10. gestión documental
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El documento habla sobre la gestión documental, que es el proceso de analizar y controlar sistemáticamente la información creada u obtenida por una organización. Esto incluye mantener la información en un formato accesible y clasificar los registros organizacionales y aquellos que no lo son. Además, la gestión documental puede proporcionar ventajas económicas y competitivas a una organización.
10. gestión documental
- 2. Proceso administrativo que permite analizar y controlar sistemáticamente la información registrada que crea, recibe, mantiene o utiliza una organización en correspondencia con su misión, objetivos y operaciones. Concepto
- 3. Proceso para mantener la información en un formato que permita su acceso oportuno. Concepto (2)
- 4. Plasman actos y hechos. Posibilitan que las actuaciones documentadas ocurran. Reflejan un contenido, tienen una estructura y un significado en función del contexto en el que se generen, transmitan y conserven. Documentos administrativos
- 5. Los documentos que contienen información registrada mediante diferentes técnicas (audio, video, escritura, fotografía, etc.) como resultado de sus operaciones y actuaciones. Registros organizacionales
- 6. Publicaciones y documentos que se mantienen en bibliotecas para actualización, referencia o investigación. Folleto, catálogos, propaganda. E-mails que no corresponden con operaciones de la organización. Documentos personales. Publicaciones de la organización (pósteres, folletos, manuales, circulares, excepto el ejemplar que queda como prueba de su existencia). Borradores, notas, hojas de trabajo. Documentos que no constituyen registros organizacionales
- 7. Características informativas del documento Documento Contenido Estructura Contexto Presentación Registros Fisicos. Registros Electrónicos.
- 8. Con la GD se pretende asegurar un manejo efectivo y oportuno de los registros organizacionales con el mínimo de inversiones. Los registros organizacionales ocupan mucho espacio del área funcional. Para su conservación deben adquirirse medios que resultan costosos. El procesamiento de información debe ser realizado por especialistas. Ángulo económicos de la gestión documental
- 9. La no localización oportuna de la información, puede generar gastos insospechados para la organización. La gestión documental es un proceso que protege a la organización ante cualquier situación de riesgo y que facilita el desarrollo, la toma de decisiones y la seguridad económica de la organización. Ángulo económico de la gestión documental
- 10. Las iniciativas de una gestión documental sistemática pueden crear nuevas oportunidades de negocio. (wal- mart, pañales y cerveza). La información registrada es un componente importante de un objeto o servicio comercial. (patentes). Las prácticas de gestión documental confieren ventajas competitivas que pueden incrementar las ganancias. (cadena de valor y toma de decisiones). Gestión documental como fortaleza
- 11. Vínculos Gestión del conocimiento Gestión de la información Gestión documental
- 12. 1. Determinar los plazos de retención de documentos. 2. Garantizar que exista correspondencia con las leyes y regulaciones oficiales. 3. Manejo de registros organizacionales inactivos. 4. La organización de los registros organizacionales activos para su recuperación. (fuentes de bases de datos). 5. Protección de registros vitales. Vínculos
- 13. La generación de un documento es el acto de explicitación de una determinada información que la organización transfiere entre diferentes instancias como parte de su gestión. Gestión documental
- 14. El sistema se crea en correspondencia con las necesidades de la organización, contar con herramientas y medios técnicos adecuados que permitan cumplir con las expectativas. Tener presente: ¿Quién y con qué frecuencia empleará la información? ¿Qué nivel de restricciones de acceso debe haber para cada tipo de registro? ¿Por cuánto tiempo será válida la información? ¿Cuáles serían los medios técnicos idóneos para acceder, procesar y producir registros de los documentos y las informaciones? Integración de sistemas documentales e informacionales
- 15. Archivo institucional. Concepción archivística. Mantenimiento. Fotocopias. Correspondencia. Impresión. Organización de eventos. Departamento legal. Confusión con vínculos
- 16. Registren 5 documentos que puedes encontrar en casa dando la siguiente información acerca de ellos. Nombre del documento / registro. Descripción breve. Plazo de retención. Lugar de ubicación. Clasificación (activo, inactivo, vital). Dueño del documento / registro. Práctica en equipo