GESTION DOCUMENTAL.ppt

Telefónica Soluciones
24/09/2003
La Digitalización como
recurso para la Gestión
Documental

Telefónica Soluciones 2
Agenda
 Aspectos Fundamentales sobre Gestión Documental.
 Digitalización.
 Aspectos Fundamentales
 Proceso de digitalización
 Tipos de Escáner.
 Tipología de documentos.
 Fotografía Digital.
 Conclusiones

Introducción: evolución de la TI
Tecnología posibilitante La promesa El cambio
El negocio
interconectado en red
La empresa ampliada
La empresa integrada
El equipo de alto
desempeño
El individuo efectivo
“La red”
Computación
interempresarial
Infoestructura
empresarial
Computación en
grupos de trabajo
Multimedia
personal
Reasignación de
relaciones externas
Transformación
organizacional
Rediseño de
procesos y cargos de
negocios
Aprendizaje de
eficiencia en las
tareas
Fuente: New Paradigm Learning Corporation

Introducción: los SIG no cubren
todas las necesidades
CG
V
F
C
RH
P
CP
ERP
+
GEST. DOC.
C
G
RR
HH
MAN
T
ACT.
FIJO
LIQ.
HAB
CPRAS
C
P
FAC
T
C
C
COSTO
S
EST.
VTAS
FINA
N
Gestión documental
tradicional
Gestión del conocimiento

Ineficiencias en la Gestión Documental
Tradicional
• Pérdida de tiempo en la generación de documentos compartidos.
• Pérdida de valor por no generar una base de conocimiento de la empresa.
• Gasto en materiales, accesorios y equipos de impresión por no poder
compartir documentos electrónicamente
• Gasto en espacio y material para el almacenamiento de documentos físicos.
• Desorden en el ámbito de trabajo por el exceso de papel impreso.
• Archivo descentralizado; cada ordenador y cada cajón se convierten en un
archivo.
• Pérdida de tiempo en la búsqueda de documentos y de información de los
mismos.
• Mayores tiempos y costes de distribución de documentos.
• Pérdida de tiempo en el mantenimiento de la documentación.
• Pérdida de documentos.
• Falta de seguridad y confidencialidad en el acceso a la información.
GENERACIÓN
ARCHIVO
BÚSQUEDA
Y
DISTRIBUCIÓN
MANTENIMIENTO

Mejores Prácticas en la Gestión Documental
Como consecuencia de las ineficiencias en la Gestión Documental tradicional las
organizaciones están implantando “Iniciativas de Gestión Electrónica de Documentos”.
Repositorio Central
Herramientas de Gestión
Documental
GENERACIÓN
ARCHIVO MANTENIMIENTO
BÚSQUEDA Y
DISTRIBUCIÓN

Implantación de una Gestión Electrónica de
Documentos
Una “Iniciativa de Gestión Electrónica de Documentos” incluye las siguientes
fases:
• Organización de la información de la empresa.
• Definición de políticas y estrategias de organización
• Digitalización de la documentación
• OCR e indexación de toda la documentación.
• Publicación de la documentación a la organización.
• Gestión y mantenimiento de la documentación.
Para su implantación se requieren Recursos Humanos
especializados, Tecnología y Formación

Propuesta de Valor de una Gestión Electrónica
de Documentos
Reducción de
gastos.
Generación de
una base de
conocimiento.
Mayor orden y
calidad en el
ámbito de
trabajo.
Reducción
de espacio.
Reducción de
tiempos de
búsqueda.
Implantación Gestión Electrónica de Documentos
Beneficios
BENEFICIOS:
• Ahorro de costes
• Eficiencia
• Generación de valor

Implantación de una Gestión
Electrónica de Documentos
PUBLICACIÓN,
GESTIÓN
y MANTENIMIENTO
DIGITALIZACIÓN,
OCR E INDEXACIÓN
ORGANIZACIÓN
DEL CONOCIMIENTO
• Auditoría de información.
• Estrategia de gestión del
conocimiento.
• Mapa de conocimiento.
• Definición de políticas y
procedimientos.
• Organización de archivos.
• Digitalización de
documentos e imágenes.
• OCR.
• Captura de información.
• Indexación y
clasificación.
• QA de indexaciones
automáticas.
• Publicación personalizada
de la información a
múltiples usuarios.
• Gestión de archivos.
• Mantenimiento integral de
la gestión documental.

BIBLIOTECAS VIRTUALES
GESTION DE ARCHIVOS
GESTION DE FLUJOS DE TRABAJO
• Catalogación de fondos
• Búsqueda y recuperación de fondo digital/físico
• Publicación/Consulta de fondos digitales
• Préstamos/Adquisiciones
• Organización física de los archivos
• Descripción/Indización de materiales
• Expurgo/Depuración
• Gestión de autorizaciones.
• Definición de los flujos de trabajo
• Creación de documentos modelo
• Vinculación de documentos al proceso
Herramientas de Gestión Documental
Base de
Datos
Documental
(textos,
imágenes,
video,
sonido,
otros)
Internet
Intranet
GESTORES
DE
CONTENIDO

Agenda
 Conclusiones

Qué es la Digitalización
 “Expresar datos en formato digital”. (RAE)
 “Convertir una magnitud física o una señal en una secuencia de números
según ciertas reglas” (Diccionario Vox)
 Operación de transformar algo analógico –entendido como algo físico y
real- en algo digital –entendido como conjunto de unidades lógicas
denominadas bits.
 Conversión de una imagen (fotografía, dibujo o texto) en un formato que
podamos almacenar y modificar con el ordenador.
 Proceso por el cual se obtiene fotos electrónicas tomadas de una escena
o escaneadas de documentos (fotografías, manuscritos, textos impresos e
ilustraciones).

Por qué Digitalizar
 Elimina el extravío de
documentos.
 Permite un acceso rápido y fácil
a la información.
 Permite almacenar información
en múltiples formatos
electrónicos.
 Controla el acceso a la
información.
 Mejora los tiempos de acceso
para la búsqueda de
documentos.
La creciente necesidad de información ha provocado la necesidad de
almacenar acceder y distribuir documentación.
 Protege la información
 Agiliza el servicio a los clientes.
 Permite una fácil distribución de
documentos vía Internet o
intranet.
 Protege los documentos contra
la acción de agentes externos y
deterioro de los mismos.
 Optimiza el espacio físico
convirtiendo montones de papel
en soportes ópticos.

Agenda
 Conclusiones

Aspectos Fundamentales de la
Digitalización
1. Formato de las Imágenes
2. Resolución de las Imágenes
3. Calidad de las Imágenes
4. Memoria que ocupa una imagen
5. Compresión de las Imágenes
6. OCR: La conversión de documentos escritos a documentos
electrónicos

 Algunos de los factores que se debe tener en cuenta a la hora de elegir un
formato de archivo para visualización son los siguientes:
 Resolución.
 Calidad de imagen.
 Cantidad de memoria que ocupa.
 Nivel de compresión.
 Hay múltiples formatos de archivo disponibles en el mercado. Podemos
saber el formato de una imagen gracias a su extensión. Estos son algunos
de los más utilizados:
 TIFF: mejor resolución y compatible con IBM y Mac.
 GIF y JPEG: los más comunes para las imágenes de acceso Web.
 PDF: se usa frecuentemente para imprimir y ver documentos de
múltiples páginas.

Nombre y
versión actual
TIFF 6.0 (Tagged
Image File
Format)
GIF 89a
(Graphics
Interchange
Format)
JPEG (Joint
Photographic Expert
Group)
JFIF (JPEG File
Interchange Format)
Flashpix 1.0.2
ImagePac,
Photo CD
PNG 1.2
(Portable
Network
Graphics)
PDF 1.3 (Portable
Document Format)
Extensión .tif, .tiff .gif .jpeg, jpg, .jif, .jfif .fpx .pcd .png .pdf
Profundidad
de bits
Bitonal a 1 bit,
escala de grises o
color de paleta de
4 u 8 bits; hasta
color de 64 bits
Bitonal, escala de
grises o color
entre 1 y 8 bits
Escala de grises a 8 bits;
color a 24 bits
Escala de grises a
8 bits; color a 24
bits
Color a 24
bits
1-48 bits; color a
8 bits, escala de
grises a 16 bits,
color a 48 bits
Escala de grises a
4 bits; color a 8
bits; soporta hasta
64 bits para color
* Descomprimido
Sin pérdida
* Con pérdida:
JPEG
* Descomprimido
* Con pérdida
JPEG
Con pérdida: JPEG
* Descomprimido
sin pérdida
* Con pérdida:
JPEG
Compresión Sin perdida
Con
pérdida:
Formato
patentado
por Kodak
"Sin
Sin pérdida

2. Resolución de las Imágenes
 Es el número de píxeles mostrados en la imagen por las unidades de
longitud.
 Normalmente se mide en Píxeles por Pulgada (ppi), aunque también es
muy habitual medirla en Puntos por Pulgada (dpi)
 La resolución es directamente proporcional al numero de Píxeles que se
usen para representar cada unidad de área.
 La resolución, en ocasiones, marca la calidad de la imagen, aunque para
determinar la resolución de una imagen hay que tener en cuenta el medio
de distribución final.
Imagen de alta resolución:
 Mayor número de píxeles
para representar cada
unidad.
 Reproduce más detalle
 Hay transiciones de color
más sutiles.
Imagen de baja resolución:
 Menor número de píxeles
para representar cada
unidad.
 Reproduce menos detalles.
 Hay menos transiciones de
color.

EJEMPLO
 Escaneado de una página de 8 x 10 pulgadas a 200 ppp.
 Esta página sólo se va a leer en un monitor de ordenador.
 90% de los píxeles han sido desechados.
 La imagen se ajusta pero el texto ya no se lee.
3. Calidad de las Imágenes
 La calidad de las imágenes no siempre viene representada por el uso de una
resolución mayor.
 Para obtener una buena calidad lo primero es tener en cuenta el tipo de
documento escaneado.
 Los píxeles sólo representan la información que tiene el documento. No hay
que pensar que por muchos ppp que se le pongan a un documento va a
tener mejor calidad.
 Actualmente, los software gráficos permiten retocar las imágenes con el
finalidad de mejorar los documentos originales: se puede eliminar manchas
oscuras, limpiar fondos, dar nitidez al texto.

 La memoria que ocupan los documentos está en relación con la resolución
que se utilice en el escaneado de los documentos.
 A continuación se muestra una tabla que resume la cantidad de memoria
que ocupan algunos documentos a diferentes resoluciones y colores:
Tipo de original Destino Método escaneado
Tamaño de
memoria
Pantalla 75 ppp / 24 bits 0,4 MB
Impresora
B/N
300 ppp / 8 bits 2 MB
Impresora
color
300 ppp / 24 bits 6 MB
Pantalla 75 ppp / 1 bit 66 KB
Impresora 300 ppp / 8 bit 8 MB
OCR 300 ppp / 1 bit 1 MB
Pantalla 75 ppp / 24 bits 1,6 MB
Impresora 300 ppp / 24 bits 25 MB
Fotografía 10x15 cm
Texto o dibujo en blanco y
negro tamaño DIN-A4
Foto DIN-A4 en color

Imagen de 24 KB en formato JPEG. Tamaño medio

FOTO DE 24 MB

5. Compresión de las Imágenes
 Tiene la finalidad de reducir el tamaño de los archivos para facilitar su
almacenamiento, procesamiento y transmisión.
 Existen técnicas de compresión estándar y patentadas.
 Se recomienda usar técnicas estándar porque son totalmente compatibles
con cualquier software de recuperación.
 Se caracteriza por tener o no tener pérdida de información del documento
original
 Compresión sin pérdida: no desecha información, y por tanto cuando se
descomprime la imagen es idéntica al original. (Utilizado para el
escaneado bitonal)
 Compresión con pérdida: compensa o desecha información menos
importante basada en un entendimiento de la percepción visual.
(Utilizado para el escaneado tonal).

6. OCR
 OCR (Optical Character recognition) : Software de reconocimiento óptico
de caracteres.
 Convierte una documento escaneada en texto.
Ventajas:
 Posibilita las búsquedas
a texto libre por todo el
texto del documento.
 Indización automática:
puede directamente
capturar información del
texto.
 Se puede manipular,
corregir o insertar
comentarios, como a
cualquier documento de
texto normal.
Inconvenientes:
 Tiene muchas
limitaciones.
 No reconoce
documentación escrita,
o por lo menos en bajo
porcentaje.
 Necesita un tiempo de
entrenamiento bastante
importante.
 El nivel de éxito no es
muy alto incluso con
softwares muy potentes.

Agenda
 Conclusiones

1. Preparación de los
Documentos
2. Proceso de
Escaneado
3. Indización de los
Documentos
4. Grabación de las
imágenes
Proceso de Digitalización

1. Preparación de los documentos
En esta fase se deben realizar fundamental estas dos tareas:
 Limpiar los documentos de elementos externos y acomodarlos para poder
ser escaneados:
 Quitar grapas, clips, marcos de las diapositivas, etc.
 Desdoblar los documentos.
 Separar los documentos por lotes para ser procesados más fácilmente.
Los criterios para separar los documentos pueden ser:
 Tamaños y formatos
 Características de los documentos como por ejemplo, el color o si
están impresos o manuscritos.
 Resoluciones

 Escaneado de los documentos:
 Los documentos se introducen en las unidades de captura (caso de
escáner de alto volumen)
 Se supervisa que la entrada de documentos se haga de una forma
correcta.
 Se revisa la calidad con la que salen las imágenes que se van
procesando.
 Finalizado el proceso, se vuelve a colocar los documentos en su
estado original.
 Tratamiento de la imágenes por medio de software especializados. Estos
softwares permiten:
 Visualizar las una imágenes ya digitalizadas.
 Manipular las imágenes ya sea para mejorar su calidad, modificar su
contenido o cambiar su apariencia. Las parametrizaciones habituales
son:
- Formato de la imagen: Resolución o tamaño que se quiere
conseguir.
- Color de la imagen: B/N, color o escala de grises.
- Página a doble cara o sencilla, etc.
2. Proceso de Digitalización

Una vez digitalizadas las imágenes, lo más habitual es someterlas a un proceso
de
indización. Existen varios fundamentalmente tres formas de indizar:
 Indización manual: una vez que la imagen ha sido procesada, se sacan los
términos clave por los que luego va a ser recuperado el documento.
 Captura de índices de forma automática: se entrena al escáner para que
capture algunos términos que siempre se encuentran en el mismo lugar de
la páginas (muy útil en formularios). Para esto hay que someter los
documentos a un OCR.
 Marcadores: Sólo en el caso de que la imagen se encuentre en formato
PDF. Este sistema te permite poner un marcadores en las palabras por las
que se quiere recuperar el documento.
3. Indización de los Documentos

 El dispositivo de grabación se elegirá en función de:
 Uso posterior de las imágenes
 Frecuencia con la que se vayan a consultar las imágenes
 Volumen de documentos escaneados y peso de los mismos.
 Tipo de acceso que se desea tener: on line / off line.
 Los dispositivos más utilizados son:
 CD-ROM
 DVD
 Cintas magnéticas
 Servidores
4. Grabación de las imágenes

Agenda
 Conclusiones

Tipos de Escáner
Escáner Características
Es muy similar en sus características al escáner plano, la gran
diferencia es que en el escáner plano la luz viene desde abajo (similar
a una fotocopiadora) mientras que en el escaner cenital la luz sale de
un elemento superior. Esto es muy recomendable para libros
encuadernados.
Cenital
Son escáneres orientados a documentos opacos como son negativos
o diapositivas. Estos tipos de escáner pueden obtener resoluciones de
3.000 x 3.000 ppp.
Transparencias
Escáner de rodillo
Son los modelos más versátiles, permitiendo escanear fotografías,
hojas sueltas, periódicos, libros encuadernados e incluso
transparencias, diapositivas o negativos con los adaptadores
adecuados. Dentro de este tipo de escáner exiten distintos tipos los de
uso doméstico, los de medio rendimiento y los de alto rendimiento.
Plano
Se basan en un sistema muy similar al de los aparatos de fax: un
rodillo de goma arrastra a la hoja haciendola pasar por una rendija
donde está situado el elementos capturador de imagen. Esta muy
destinado a documentación que se componga de hojas sueltas.

Agenda
 Conclusiones

Tipología de Documentos
Tipo de documento Escáner
Modo
digitalización
Mapas y planos (mayor que A3)
Diapositivas y
escaner de B/N o color
Negativos o placas de cristal
Escaner plano
con o sin Grises o color
Revistas o periódicos (tamaño sábana o tabloide)
Escaner plano
Microfilm y
B/N (binario), grises o
color
Documentos o libros manuscritos
Escaner plano
Microfilm y Grises o color
Documentos o libros manuscritos Cámara digital Grises o color
Documentos impresos con predominio de fotografías,
ilustraciones... sobre texto Escaner plano Grises o color
Documentos impresos con predominio de texto sobre fotografías,
ilustraciones... Escaner plano B/N (binario)
Libros impresos con predominio de fotografías, ilustraciones...
sobre texto
Escaner cenital
Escaner plano Grises o color
Libros impresos con predominio de texto sobre fotografías,
ilustraciones...
Escaner cenital
Escaner plano B/N (binario)

Agenda
 Conclusiones

Fotografía Digital
 Entendemos por Fotografía Digital aquellas tomadas con cámaras digitales.
 Tiene gran aceptación por parte de los profesionales.
 El formato digital se basa en el
almacenamiento de la imagen
mediante dígitos.
 Se mantendrá inalterable a lo
largo del tiempo.
 La reproducción puede ser
repetida tantas veces como se
desee.
 Los duplicados son de la misma
calidad que los originales.
 Se pueden realizar retoques
informáticos.
 Es una tecnología
relativamente inmadura.
 La calidad es suficiente para la
mayoría de los trabajos
profesionales pero es inferior a
la que se puede conseguir con
materiales químicos.
VENTAJAS INCONVENIENTES

Agenda
 Conclusiones

Conclusiones
 La digitalización es una herramienta muy útil dentro de un Sistema de
Gestión Documental.
 Para llevar a cabo la digitalización es necesario realizar un estudio
previo que nos permita saber:
- Qué es lo que queremos digitalizar (tipos de documentos, tamaños,
etc.)
- Cómo lo vamos a digitalizar (resolución, formato, calidad, etc.)
- Para qué vamos a digitalizar (acceso más rápido, archivado
menos costoso, etc.)

Conclusiones
 Los principales beneficios de la digitalización son:
- Acceso mucho más rápido a la documentación.
- Ahorro de espacio físico en las oficinas.
- Copia de la documentación original, inalterable a lo largo del
tiempo.
 La digitalización es un proceso costoso y complicado ya que
requiere de una buena tecnología: software y hardware.

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