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UNIVERSIDAD VERACRUZANA “ TECNOLOGÍAS DE DIGITALIZACIÓN Y APLICACIÓN OCR PARA LAS PEQUEÑAS Y MEDIANAS EMPRESAS” TESINA QUE PARA ACREDITAR LA EXPERIENCIA RECEPCIONAL DEL PROGRAMA EUCATIVO DE : LICENCIADO EN SISTEMAS COMPUTACIONALES ADMINISTRATIVOS PRESENTA: TRONCO CABRERA JULIO DE JESÚS ASESOR: Dr. CARLOS ARTURO TORRES GASTELÚ H. VERACRUZ, VER. 2008 FACULTAD DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS, ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS TURISTICAS Y SISTEMAS COMPUTACIONALES ADMINISTRATIVOS

Planteamiento del Problema ¿Cuáles son las características y funcionalidades más importantes en la elección de la herramienta de software de digitalización y aplicación OCR para pequeñas y medianas empresas?. Objetivo general Proponer una herramienta de software para la digitalización y aplicación de OCR de documentos para las pequeñas y medianas empresas.

Digitalización y reconocimiento óptico de caracteres Digitalización La digitalización es el mecanismo más sencillo, eficiente y rentable para almacenar, administrar y consultar información. La digitalización aparece como una respuesta a los problemas de conservación y difusión en el ámbito documental y bibliográfico, ofreciendo importantes ventajas respecto de otras técnicas

El Proceso de Digitalización incluye los siguientes pasos: Preparación de los documentos Proceso de digitalización Indexación Liberación

Diagrama de la digitalización de un documento

Reconocimiento óptico de caracteres (OCR) La tecnología de OCR permite que una máquina reconozca automáticamente caracteres mediante un mecanismo óptico. Normalmente el proceso OCR convierte imágenes que contienen caracteres en archivos de texto, de modo que las computadoras pueden procesarlos. Ya en formato de texto, se pueden utilizar los procesos de búsqueda e indexado para el análisis de la información y recuperación de las fuentes originales.

Gestión documental en las pequeñas y medianas empresas. En los últimos años las pequeñas y medianas empresas han cambiado a un gran ritmo, debido sobre todo a la gran evolución de las tecnologías de la información y debido a esto se hace indispensable su gestión, que se basa principalmente en la gestión adecuada de los activos tangibles y del capital intelectual de la empresa, fenómeno conocido como la gestión de contenidos. Es posible afirmar, que no puede existir gestión de contenidos sin haber desarrollado previamente una adecuada gestión de documentos.

. La gestión de documentos es un aspecto integral en la gestión de las pequeñas y medianas empresas. Es una respuesta articulada para el desarrollo de factores interrelacionados, como los siguientes: El continúo crecimiento del volumen y variedad de la información documental. La convergencia de las tecnologías asociadas a la creación, comunicación y diseminación de la información. La importancia cada vez mayor de la información como recurso clave de las organizaciones. La necesidad de gestionar este nuevo recurso de modo más eficaz.

Beneficios de la gestión documental para las pequeñas y medianas empresas Optimiza el espacio físico de almacenamiento de Información. Permite llevar a la empresa a un esquema de integración y eficiencia. Se evita el traslado de los documentos y la realización de copias. Se asegura la vida útil de los documentos. Reduce importantemente los costos de impresión y copiado. Facilita la repartición eficiente de las cargas de trabajo. Contribuye directamente a la mejora de los servicios y la atención al cliente. Desaparece el riesgo físico de pérdida de documentos.

Es necesario que esa información sea utilizada por los individuos de la organización para solucionar algún problema o desarrollar un proyecto en dicha organización; por este motivo para llegar a una buena organización del conocimiento es indispensable la colaboración del capital humano de la organización

Es por ello que surge como solución estratégica la digitalización de dichos documentos, para eliminar el gasto y el tiempo dedicados al traspaso de papeles y archivos de una persona a otra, al igual que la posibilidad de que los documentos se pierdan o traspapelen.

Análisis comparativo Funcionalidad Herramientas de software ABBY FineReader 8.0 Professional Edition Able2Extract 5.0 Professional Readiris Pro 9 Interfaz Digitalizar Interfaz Propia Interfaz TWAIN del escáner       Opción para abrir documentos Abrir archivos PDF Abrir imágenes       Digitalización de documentos Escaneo de documentos Reconocimiento de caracteres Imprimir desde el programa          Parámetros de digitalización Resolución Digitalización en gris Digitalización en blanco y negro Digitalización a color Brillo               

Digitalizar páginas dobles    Trazar y editar bloques Trazar área de reconocimiento Trazar bloque de texto Trazar bloque de tabla Trazar bloque de imagen Seleccionar objetos Agregar parte de bloque Cortar parte de bloque Eliminar bloques Agregar separador vertical Agregar separador horizontal Eliminar separador Borrador Alisar las líneas del texto                                        Plantillas de bloque    Opciones de Reconocimiento Reconocer varios bloques Reconocer todas las paginas seleccionadas Reconocer todas las páginas no leídas.          Idiomas    Revisar y editar texto Ninguno Estándar Completo         

Diccionario Agregar palabras Importar palabras Eliminar palabras          Editar tablas    Guardar en formatos externos Enviar páginas seleccionadas a: Microsoft Word Microsoft con ventana de zoom Microsoft Excel Microsoft Power Point Portapapeles Adobe Reader/Acrobat Enviar todas las páginas a: Microsoft Word Microsoft con ventana de zoom Microsoft Excel Microsoft Power Point Portapapeles Adobe Reader/Acrobat                                     Opciones de guardado en formatos establecidos Opciones de distribución Opciones de tamaño de papel Parámetros de texto Parámetros de imágenes             Procesamiento por lotes   

Tareas automatizadas Aplicación de bloques de texto Aplicación de bloques de tabla Aplicación de bloques de imagen Rotar y voltear imagen Dividir imagen Recortar imagen Corregir resolución Ajustes de imagen Revisión de ortografía                           

Justificación de utilizar la herramienta de software ABBYY FineReader 8.0 Professional Edition en las pequeñas y medianas empresas Este análisis comparativo se decidió llevar a cabo con el propósito de satisfacer las necesidades de digitalización y aplicación de OCR de los documentos con los que cuentan las pequeñas y medianas empresas con el fin de facilitar la edición de ellos mismos y ahorrar tiempo y espacio en sus oficinas y evitar tener que transcribir papel por papel y lo mejor es tener todo en orden de manera digitalizada.

A continuación se presentan los resultados de las tablas comparativas por lo cual se recomienda la herramienta ABBYY FineReader 8.0 Professional Edition para las pequeñas y medianas empresas. ABBYY FineReader 8.0 Professional Edition Able2Extract 5.0 Professional Readiris Pro 9 Calificación 93.40 44.81 86.96

ABBY FINEREADER 8.0 PROFESSIONAL EDITION Interfaz para digitalizar Opción para Abrir documentos Digitalización de documentos Parámetros de digitalización Digitalizar páginas dobles Trazar y editar bloques Plantillas de bloque Opciones de reconocimiento Interfaz propia Interfaz TWAIN Abrir PDF Abrir imágenes Escaneo de documentos Reconocimiento de caracteres Resolución Digitalización en gris Trazar área reconocimiento Trazar bloque de texto Reconocer varios bloques Reconocer una o todas las páginas seleccionadas Imprimir desde programa Digitalización a color Digitalización en blanco y negro Brillo Trazar bloque de tabla Trazar bloque de imagen Seleccionar objetos Agregar parte de bloque Cortar parte de bloque Eliminar bloque Separador Alisar líneas de texto Funcionalidades

ABBY FINEREADER 8.0 PROFESSIONAL EDITION Idiomas Revisar y editar texto Diccionario Editar tablas Opciones de guardado Guardar en formatos externos Procesamiento por lotes Tareas automatizadas Completo Estándar Agregar palabras Importar palabras Microsoft Word Microsoft con ventanas de zoom Eliminar palabras Microsoft Excel Microsoft Power Point Portapapeles Adobe Reader/Acrobat Funcionalidades Opciones de distribución Opciones de tamaño de papel Parámetros de texto Parámetros de imagen Aplicación de bloques de texto Aplicación de bloques de tabla Aplicación de bloques de imagen Rotar y voltear imagen Dividir imagen Recortar imagen Corregir resolución Revisión de ortografía

Conclusión El crecimiento exponencial del valor de la información y la administración moderna, han definido que el uso de una herramienta de software de digitalización y OCR de la información en las pequeñas y medianas empresas, pase de ser una opción empresarial costosa a una necesidad estratégica vital.

En el mundo actual para las pequeñas y medianas empresas, requieren que la información tanto interna como externa relacionadas a sus actividades esté disponible en el momento preciso a fin que la toma de decisiones sea la mas atinada, de allí la importancia vital de tener una herramienta de software para la digitalización y OCR de información.

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