Guia de enseñanza Microsoft Power Point

Regional Chocó
Centro de Recursos Naturales y Biodiversidad del Chocó
GUIAS SISTEMAS
Competencia: 220501046
Resultado de aprendizaje: 22050104602
IDENTIFICACION
Competencia: Aplicar herramientas ofimáticas, redes sociales y colaborativas de
acuerdo con el proyecto a desarrollar
Modalidad de formación: Acompañamiento directo y trabajo autónomo.
RESULTADOS DE APRENDIZAJE:
• Obtener la información requerida por su especialidad utilizando redes sociales
y herramientas de trabajo colaborativo según las tendencias de las tecnologías
de la información y la comunicación.
• Aplicar herramientas ofimáticas de acuerdo con los requerimientos del cliente
• Construir bases de datos utilizando un sistema de gestión de bases de datos
relacional para uso personal en pequeñas organizaciones.
• Aplicar controles y estructuras básicas de programación de un lenguaje
orientado a eventos de acuerdo con el problema a solucionar.
Elemento de competencia:
• Realizar informes utilizando gráficos, tablas, macros y funciones básicas de la
hoja de cálculo.
• Elaborar presentaciones aplicando las funcionalidades del programa de
presentación de diapositivas.
• Crear una base de datos relacional.
• Resolver un problema utilizando un lenguaje de programación orientado a
eventos, manejador de bases de datos y herramientas ofimáticas.
• Utilizar herramientas de trabajo colaborativo.
• Crear redes sociales.
• Participar en redes sociales.
INTRODUCCION
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Estimado aprendiz.
En esta guía usted encontrara todo lo relacionado para cumplir con la primera etapa
de formación para la competencia. “Aplicar herramientas ofimáticas, redes sociales, y
colaborativas de acuerdo al proyecto a desarrollar”.
La cual se subdivide en guías de formación para poder evaluar de manera concreta las
actividades propuestas en la competencia.
En esta guía encontrara todo lo relacionado en cuanto a definición y utilización del
aplicativo Power Point.
Objetivo: Definir claramente la funcionalidad del procesador de texto en la realización
de informes, tablas, gráficos, y macros
PLANTEAMIENTO DE LAS ACTIVIDADES Y ESTRATEGIAS DE APRENDIZAJE
Apreciado aprendiz, proceda a investigar, analizar y profundizar sobre la teoría las
herramientas ofimáticas y herramientas web 2.0.
EVALUACION
Apreciado aprendiz, el temario objeto de la evaluación al final de esta guía esta
contenido a lo largo de este documento, que le proveerá todos los conocimientos para
resolver los talleres y evaluaciones planteadas por el instructor.
CRITERIOS DE EVALUACION
• Utiliza las funciones propias del procesador de palabra, hoja de cálculo y
presentador de diapositivas para la resolución de un problema.
• Utiliza las estructuras propias de un lenguaje de programación orientado a eventos
y manejador de base de datos, combinados con herramientas Ofimáticas en la
resolución de problemas.
• Crea redes sociales en la web y participa en ellas utilizando herramientas web 2.0.
• Utiliza herramientas tecnológicas de trabajo colaborativo para la resolución de un
EVIDENCIAS DE APRENDIZAJE
Una vez logrados los objetivos de la anterior experiencia, encontrara las evidencias de
su aprendizaje requeridas para cumplir el objetivo de formación.
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Microsoft PowerPoint es una aplicación desarrollada por Microsoft que permite
desarrollar presentaciones multimediales. Es ampliamente usada en el mundo
empresarial y educativo. Microsoft PowerPoint es parte del paquete Microsoft Office.
PowerPoint permite manipular texto, gráficos, videos y otros objetos, para la creación
de presentaciones multimediales. Por lo general, las presentaciones son en forma de
diapositivas con un orden lógico. Suelen utilizarse para proyectarse en pantallas
gigantes o televisores, aunque también pueden ser impresas.
Las presentaciones pueden ser guardadas y ejecutadas en formatos: PPT
(presentación), PPS (PowerPoint Show), o POT (plantilla). En PowerPoint 2007 el
formato de archivo es .pptx.
CONCEPTOS BASICOS
Iniciar Power Point, Vamos a ver las dos formas básicas de iniciar Power Point.
• Desde el botón Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior
izquierda de la pantalla. Coloca el cursor y haz clic sobre el botón Inicio se
despliega un menú; al colocar el cursor sobre Programa s, aparece otra lista
con los programas que hay instalados en tu ordenador; buscar Microsoft
PowerPoint, y al hacer clic sobre él e arrancará el programa.
• Desde el icono de PowerPoint del escritorio haciendo doble clic sobre él.
La pantalla inicial
Al iniciar PowerPoint aparece una
pantalla inicial como la que a
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continuación te mostramos. Ahora conoceremos los nombres de los diferentes
elementos de esta pantalla.
La parte central de la ventana es donde visualizamos y creamos las diapositivas que
formarán la presentación. Una diapositiva no es más que una de las muchas pantallas
que forman parte de una presentación, es como una página de un libro.
Las barras Barra del titulo
Contiene el nombre del documento sobre el que se está trabajando en ese momento.
Cuando creamos una presentación nueva se le asigna el nombre provisional
Presentación1, hasta que la guardemos y le demos el nombre que queramos. En el
extremo de la derecha están los botones para minimizar, restaurar y cerrar
Barra de acceso rápido
Esta barra puede personalizarse para añadir todos los botones que quieras. Para ello
haz clic en la flecha desplegable de la derecha y selecciona los comandos que quieras
añadir.
La Banda de opciones
Contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestañas. Al hacer clic en
Insertar, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con la inserción de los
diferentes elementos que se pueden crear en PowerPoint. Puedes acceder a todas las
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acciones utilizando estas pestañas. Pero las más habituales podríamos añadirlas a la
barra de acceso rápido como hemos visto en el punto anterior.
En algunos momentos algunas opciones no estarán disponibles, las reconocerás
porque tienen un color atenuado.
Las pestañas que forman la banda pueden ir cambiando según el momento en que te
encuentres cuando trabajes con PowerPoint. Está diseñada para mostrar solamente
aquellas opciones que te serán útiles en cada pantalla.
Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta forma
aparecerán pequeños recuadros junto a las pestañas y opciones indicando la tecla (o
conjunto de teclas) que deberás pulsar para acceder a esa opción sin la necesidad del
ratón.
Las opciones no disponibles en el momento actual se muestran semitransparentes.
Para salir del modo de acceso por teclado vuelve a pulsar la tecla ALT. Si haces doble
clic sobre cualquiera de las pestañas, la barra se minimizará para ocupar menos
espacio; de esta forma sólo muestra el nombre de las pestañas y las opciones
quedarán ocultas. Las opciones volverán a mostrarse en el momento en el que
vuelvas a hacer clic en cualquier pestaña
El área de esquema muestra los títulos de las diapositivas que vamos creando con su
número e incluso puede mostrar las diapositivas en miniatura si seleccionamos su
pestaña .
.Al seleccionar una diapositiva en el área de esquema aparecerá inmediatamente la
diapositiva en el área de trabajo para poder modificarla.
Los Botones de vistas , con ellos podemos elegir el tipo de Vista en la
cual queremos encontrarnos según nos convenga, por ejemplo podemos tener una
vista general de todas las diapositivas que tenemos, también podemos ejecutar la
presentación para ver cómo queda, etc. El icono que queda resaltado nos indica la
vista en la que nos encontramos.
El Área de notas será donde añadiremos las notas de apoyo para realizar la
presentación. Estas notas no se ven en la presentación pero si se lo indicamos
podemos hacer que aparezcan cuando imprimamos la presentación en papel.
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Cómo cerrar PowerPoint puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones:
• Hacer clic en el botón cerrar de la barra de título.
• Hacer Pulsar la combinación de teclas ALT+ F4.
• Hacer clic sobre el Botón Office y elegir la opción Salir de PowerPoint.
Si lo que queremos es cerrar la Presentación actual sin cerrar el programa
haremos:
• Clic sobre el Botón Office y elegir la opción Cerrar.
Si al cerrar no hemos guardado los cambios efectuados en la presentación, nos
preguntará si queremos guardarlos o incluso nos puede llegar a mostrar el cuadro de
diálogo asociado al menú Guardar en el caso de no haberla guardado anteriormente.
CREAR UN PRESENTACION
A continuación veremos cómo crear una nueva Presentación en blanco, esta opción se
suele utilizar cuando la persona que genera la presentación sabe manejar bien el
programa y también cuando ninguna de las plantillas que incorpora PowerPoint se
adapta a nuestras necesidades.
Crear una Presentación en Blanco : Para crear una presentación en blanco
sigue los siguientes pasos: Despliega el Botón office, Selecciona la opción Nuevo, en
el cuadro de diálogo Nueva presentación haz doble clic sobre Presentación en blanco
o selecciónala y pulsa el botón Crear.
Así es como te puede quedar una presentación en blanco. Tienes una diapositiva y
dos cuadros de texto para añadir un título y añadir un subtítulo.
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Crear una Presentación con una Plantilla: Para crear una presentación con una
plantilla sigue estos pasos: Despliega el Botón Office, Selecciona la opción Nuevo, en
el cuadro de diálogo Nueva presentación haz clic sobre la categoría Plantillas
instaladas y te aparecerá un cuadro de diálogo similar al que te mostramos a
continuación.
Selecciona la plantilla de diseño que más te gusta, en la parte de la derecha te
aparecerá una vista previa de la plantilla que has seleccionado para que puedas elegir
mejor. Una vez hayas encontrado la plantilla que más se adapte a tus gustos pulsa el
botón Crear. En nuestro caso hemos elegido la plantilla Álbum de fotos moderno y así
es lo que nos ha generado:
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Este es un ejemplo de lo que se
puede hacer con esta plantilla, a
partir de aquí deberemos ir
añadiendo nuevas diapositivas
predefinidas donde colocaremos
nuestro propio contenido
utilizando la apariencia de esta
plantilla.
GUARDAR UNA PRESENTACION
A continuación veremos cómo guardar una presentación. Es importante que cada
cierto tiempo guardemos los cambios realizados en nuestra presentación para que en
el caso de que el sistema falle perdamos los menos cambios posibles.
Guardar una Presentación Para guardar una presentación podemos ir al Botón
Office y seleccionar la opción Guardar o también se puede hacer con el botón . Si
es la primera vez que guardamos la presentación nos aparecerá una ventana similar a
la que mostramos a continuación
De la lista desplegable Guardar
en seleccionaremos la carpeta
en la cual queremos guardar la
presentación. También podemos
crear una nueva carpeta con este
icono , la carpeta se creará
dentro de la carpeta que figure
en el campo Guardar en.
Después en la casilla Nombre de
archivo introduciremos el nombre
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con el cual queremos guardar la presentación y por último pulsaremos en el botón
Guardar.
Si por algún motivo queremos guardar la presentación con otro formato para que
pueda ser abierta por otra aplicación, como por ejemplo PowerPoint 97-2003,
desplegaremos la lista de Guardar como tipo: y seleccionaremos el formato adecuado
de la lista desplegable. Si el tipo de formato que seleccionamos es Prese ntación se
guardará la presentación con la extensión pptx.
Si no es la primera vez que guardamos la presentación y pulsamos en el botón de
guardar de la barra de acceso rápido o seleccionamos la opción Guardar del Botón
Office no nos aparecerá la ventana que hemos mostrado anteriormente, guardará los
cambios sin preguntar.
Guardar una Presentación como Página
Web: Para guardar una presentación como
página Web y así poder verla con un
navegador, despliega el Botón Office y haz clic
en la opción Guardar como. Al seleccionar esta
opción nos aparecerá la misma ventana que
hemos estado viendo hasta ahora.
La diferencia en esta caso reside en que
deberemos seleccionar el tipo Página Web o
Página Web de un solo archivo para poder
guardar nuestra presentación como un archivo
que pueda ser visualizado con un navegador.
De la lista desplegable de Guardar en seleccionaremos la carpeta en la cual queremos
guardar la presentación, después en la casilla de Nombre de archivo introduciremos el
nombre con el cual queremos guardarla y por último pulsaremos en el botón Guardar.
El guardar una presentación como página Web es igual que guardarla con la opción
Guardar, únicamente cambia el formato con el cual se guarda la presentación.
ABRIR UN PRESENTACION
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Veremos cómo podemos abrir una presentación ya creada para verla o para
modificarla. Para abrir una presentación deberemos ir al Botón Office y seleccionar la
opción Abrir o pulsar la combinación de teclas CTRL + A.
En esa misma sección aparecen los
nombres de las últimas presentaciones
abiertas. Si la presentación que queremos
abrir se encuentra entre esas hacemos
bastará con hacer clic en su nombre. Este
listado se ve generando a medida que
usamos PowerPoint con los últimos
documentos abiertos.
Si quieres que alguno de estos archivos
parezca siempre haz clic sobre el botón y el archivo quedará fijado en la lista, de
modo que siempre que abras el Botón Office podrás encontrarlo rápidamente.
En la lista desplegable del cuadro
Buscar en seleccionamos la unidad
en la cual se encuentra la
presentación que queremos abrir, a
continuación seleccionamos la
carpeta que contiene la presentación.
Una vez hayamos seleccionado la
presentación pulsamos en el botón
Abrir.
Para que cuando seleccionemos una
presentación aparezca una pequeña
representación de ella en la zona de la derecha
deberemos hacer clic en el botón de vistas y elegir
Vista Previa
Si tienes varias presentaciones abiertas puedes
pasar de una otra seleccionándola desde el menú
Cambiar ventanas de la pestaña Vista
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TIPOS DE VISTA
Antes de empezar a explicar cómo personalizar una presentación es importante saber
cómo manejarnos en los distintos tipos de vistas que nos ofrece PowerPoint.
El saber manejar los tipos de vistas es muy importante ya que nos va a permitir tener
tanto una visión particular de cada diapositiva como una visión global de todas las
diapositivas, incluso nos permitirá reproducir la presentación para ver cómo queda al
final.
Vista Normal: Es la que se utiliza para trabajar habitualmente, con ella podemos ver,
diseñar y modificar la diapositiva que seleccionamos. Para ver la diapositiva en esta
vista haz clic en la pestaña Vista y selecciona la opción Normal. También puedes
pulsar en el botón que aparece a la derecha en la barra de estado.
En la parte izquierda de la pantalla
aparece el área de esquema en el cual
podemos seleccionarla diapositiva que
queremos visualizar y en la parte derecha
aparece la diapositiva en grande para
poder modificarla.
En la parte inferior se encuentra el área de
notas en el cual se introducen aclaraciones
para el orador sobre la diapositiva.
Esta es la vista que más utilizarás ya que
en ella podemos insertar el texto de las
diapositivas, cambiarles el color y diseño y
es además la que más se aproxima al
tamaño real de la diapositiva.
Vista Clasificador de diapositivas
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Para ver las diapositivas en vista clasificador
tienes que hacer clic en la pestaña Vista y
seleccionar la opción Clasificador de
diapositivas.
También puedes pulsar en el botón que
aparece debajo del área de esquema en la parte izquierda. Este tipo de vista muestra
las diapositivas en miniatura y ordenadas por el orden de aparición, orden que como
podrás ver aparece junto con cada diapositiva
Con este tipo de vista tenemos una visión más global de la presentación, nos permite
localizar una diapositiva más rápidamente y es muy útil para mover, copiar o eliminar
las diapositivas, para organizar las diapositivas.
Vista Presentación con diapositivas
La vista Presentación con diapositivas reproduce la
presentación a partir de la diapositiva seleccionada,
con este tipo de vista podemos apreciar los efectos
animados que hayamos podido insertar en las
distintas diapositivas que forman la presentación.
Para ver la diapositiva en esta vista haz clic en la pestaña Vista y selecciona la opción
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Presentación con diapositivas. También puedes pulsar en el botón que aparece
debajo del área de esquema o pulsar la tecla F5.Para salir de la vista presentación
pulsa la teclaESC.
Zoom
El zoom permite acercar o alejar las diapositivas en la vista en la que
nos encontremos. Para aplicar el zoom a las diapositivas sitúate
primero en la diapositiva sobre la cual quieres que se aplique el zoom
y después selecciona la pestaña Vista y selecciona la opción Zoom.
Una vez seleccionada esta opción se desplegará una ventana
como la que te mostramos a continuación en la cual
seleccionamos el porcentaje de zoom que queremos aplicar a las
vistas. Puedes seleccionar uno de los zooms que aparecen en la
lista(33,50,66,100, ...) o bien se puede aplicar un porcentaje que
nosotros especifiquemos en el cuadro Porcentaje.
También se puede aplicar el zoom a través de la barra de estado
con el control , desplaza el marcador
para establecer el zoom que quieres aplicar.
Aquí te mostramos un ejemplo de cómo puedes aplicar el zoom a
las diapositivas del área de esquema
Como puedes apreciar las diapositivas que aparecen en el área de esquema han
aumentado su tamaño, han pasado del 33% de zoom que tenían aplicado al 150%. Lo
mismo podemos hacer con las demás áreas de trabajo, lo único que hay que hacer es
situarse antes en el área al cual queramos aplicar el zoom.
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Utiliza el botón
Utiliza el botón para ajustar el zoom de modo que se vea el contenido completo
de la vista en el tamaño de la ventana con la que estamos trabajando. Puedes acceder
a esta opción igualmente desde la barra de herramientas haciendo clic en el botón en
la barra de estado, a la derecha del control de zoom.
TRABAJAR CON DIAPOSITIVAS
Cuando creamos una presentación podemos después modificarla insertando,
eliminando, copiando diapositivas, etc. A continuación veremos paso a paso cómo
podemos realizar cada una de estas operaciones que siendo tan sencillas tienen una
gran utilidad.
Insertar una nueva diapositiva
Para insertar una nueva diapositiva te
aconsejamos que si te encuentras en la
vista normal selecciones la pestaña
diapositiva del área de
esquema ya que de esta forma es más
fácil apreciar cómo se añade la nueva
diapositiva a la presentación.
Puedes añadir una diapositiva de dos
formas: Pulsa en el botón Nueva
diapositiva que se encuentra en la pestaña
Inicio. O bien utiliza las teclas Ctrl + M para
duplicar la diapositiva seleccionada.
Una vez realizado esto podrás apreciar que
en el área de esquema aparece al final una
nueva diapositiva. Si tienes una diapositiva
seleccionada inserta la nueva después de
esta.
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Como puedes ver en la imagen dela derecha, si hacemos clic en la flecha que se
encuentra bajo el botón Nueva diapositiva, podremos elegir su diseño o tema.
Puedes escoger entre diferentes diseños, o incluso cargar una en blanco. Aunque no
estés seguro de cómo quieres crear tu diapositiva.
Copiar una diapositiva
Si estás situado en la vista normal te aconsejamos selecciones la pestaña de
diapositiva del área de esquema ya que te será más fácil situarte en el lugar dónde
quieres copiar la diapositiva.
• Para copiar una diapositiva en una misma presentación puedes hacerlo de varias
formas: Selecciona la diapositiva que quieres copiar y pulsa en el botón
que se encuentra en la pestaña Inicio. Después selecciona la diapositiva detrás de
la cual se insertará la diapositiva a copiar y pulsa el botón pegar.
• Si prefieres utilizar el menú contextual, haz clic sobre la diapositiva que quieres
copiar con el botón derecho (sabrás qué diapositiva tienes seleccionada porque
alrededor de ella aparece un marco de color). Cuando se despliegue el menú
contextual selecciona la opción Copiar. Después haz clic con el botón derecho del
ratón sobre la diapositiva detrás de la cual se insertará la diapositiva a copiar. Por
último selecciona del menú contextual la opción Pegar.
• Otra forma de hacerlo es a través de las teclas, para ello en vez de utilizar el menú
contextual para copiar y pegar utiliza las teclas CTRL + C (copiar) y CTRL + V
(pegar). Para copiar una diapositiva en la vista clasificador de diapositivas sigue los
mismos pasos que acabamos de describir anteriormente.
Si quieres copiar más de una diapositiva selecciónalas manteniendo pulsada la tecla
CTRL, si las diapositivas están consecutivas puedes seleccionarlas manteniendo
pulsada la tecla SHIFT y seleccionando la última diapositiva. Una vez seleccionadas
sigue los mismos pasos de copiar, posicionar y pegar.
Duplicar diapositiva
Otra forma de copiar una diapositiva es
duplicándola, la diferencia es que duplicar sirve
para copiar una diapositiva en la misma
presentación mientras que con copiar puedes
copiar la diapositiva en otra presentación.
Para duplicar primero selecciona las diapositivas a duplicar. Una vez seleccionadas
puedes duplicarlas de varias formas, elige la que más cómoda te resulte:
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• Hazlo desde la banda de opciones desplegando el menú Nueva diapositiva y
seleccionando la opción Duplicar diapositivas seleccionadas
• O bien utilizando la combinación de teclas Ctrl + Alt + D
Mover diapositiva.
Para mover las diapositivas de
lugar dentro de una misma
presentación tienes que
seleccionar la diapositiva que
quieras mover y sin soltar el
botón izquierdo del ratón
arrástrala hasta la posición
donde quieres situarla.
Al desplazarla verás que el
puntero del ratón es una flecha
con un rectángulo debajo y
aparece una línea entre
diapositiva, esta línea indica
en qué posición se situará la
diapositiva, por ejemplo si
queremos colocar la primera
diapositiva entre las
diapositivas 5 y 6, moveremos
el ratón hasta que la línea esté
entre la 5 y la 6.
Una vez te hayas situado en la posición donde quieres poner la diapositiva suelta el
botón del ratón y automáticamente la diapositiva se desplazará a la posición e incluso
se reenumerarán las diapositivas.
Para mover una diapositiva estando en el área de esquema pulsa con el botón
izquierdo del ratón sobre y sin soltarlo arrástralo hasta la posición donde quieras
moverla, una vez situado suelta el botón y automáticamente la diapositiva se
desplazará y se reenumerarán todas las diapositivas.
Como puedes apreciar en
estas imágenes la diapositiva
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número siete ha pasado a ocupar la posición número 6 y la que ocupaba la posición 6
pasa a ser la 5.
Otras formas de mover.
Otra forma de mover una diapositiva es cortándola y después pegándola en el lugar
adecuado, de esta forma puedo mover una diapositiva de una presentación a otra.
Para ello deberemos tener abiertas las dos presentaciones, primero seleccionamos las
diapositivas a mover, después las cortamos (utilizando el botón de la pestaña
Inicio, utilizando el menú contextual, o las teclas Ctrl + X), luego nos posicionamos en la
diapositiva después de la cual queremos dejar las que movemos (dentro de la misma
presentación o en otra), y por último pegamos de la misma forma.
Eliminar diapositivas
Selecciona las diapositivas a eliminar, si están consecutivas
puedes seleccionarlas manteniendo pulsada la tecla SHIFT y
seleccionando la última diapositiva, en cambio si no están
unas al lado de otras mantén pulsada la tecla CTRL para
seleccionarlas. Una vez seleccionadas puedes eliminarlas de
varias formas, elige la que más cómoda te resulte: Desde la pestaña Inicio y
seleccionando la opción Eliminar. Otra forma de eliminar diapositivas es utilizando el
menú contextual que aparece al pulsar sobre una diapositiva con el botón derecho y
seleccionando Eliminar diapositiva; La última forma de eliminar es pulsando la tecla
SUPR.
LAS REGLAS Y GUIAS
Antes de empezar a saber cómo insertar gráficos, imágenes,
texto, etc es conveniente conocer las reglas y guías ya que
nos serán útiles para situar los objetos y el texto dentro de la
diapositiva
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Las Reglas
Para hacer visibles las reglas vamos a
la pestaña Vista y seleccionamos la
opción Regla, si ya está visible
aparecerá una marca al lado izquierdo
de la opción Regla.
Una vez seleccionada aparecerá una
regla horizontal y otra vertical pero sólo
en la vista Normal. Con la regla
podremos saber a qué distancia
situamos cada objeto ya que en las
reglas aparece una marca en cada
regla (horizontal y vertical) mostrando
la posición del puntero del ratón
La Cuadrícula
La cuadrícula está formada por líneas
que dividen la diapositiva en
secciones, creando pequeños
cuadrados, tales que nos será más
fácil situar los objetos de forma
alineada en la diapositiva. La
cuadrícula no aparece al imprimir o al
visualizar la presentación.
Para mostrar la cuadrícula, marca la
opción Líneas de cuadrícula en la
pestaña Vista (junto a la Opción
Reglas). Este será el resultado:
Podemos modificar las propiedades de la cuadrícula, haciendo clic derecho sobre la
diapositiva, y eligiendo Cuadrícula y
guías en el menú contextual.
Se muestra una ventana como esta.
Accedemos a la misma ventana
desde la pestaña Formato, en la
sección Organizar, desplegando el
menú Alinear y pulsando
Configuración de cuadrícula.
Si quieres que se visualice la
cuadrícula marca la opción Mostrar
cuadrícula en la pantalla.
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También podemos hacer que los objetos se ajusten a la cuadrícula o/y a otros objetos
de la diapositiva, para ello tienes que activar la casilla correspondiente ("objetos a la
cuadrícula" o/y" objetos a otros objetos"). Ajustar objetos a la cuadrícula hace que
cuando colocamos un objeto en la diapositiva, éste se coloque en el punto de la
cuadrícula más cercano.
El cuadro Configuración de la cuadrícula nos permite definir el tamaño de las celdas
que forman la cuadrícula. Cuanto más grande sea el tamaño del espaciado, menos
precisión tenemos para colocarlos objetos en la diapositiva pero será más fácil colocar
los objetos alineados. Podemos hacer que estos cambios se conviertan en
predeterminados, es decir, podemos hacer que las diapositivas siempre aparezcan
con las guías y las cuadrículas, para ello pulsaremos en el botón Establecer como
predeterminado.
Las Guías
Las guías no son más que unas líneas
discontinuas que dividen la diapositiva en
cuatro secciones iguales, de esta forma
podemos conocer el centro de la
diapositiva y repartir la información mejor.
Estas guías son imaginarias ya que no
aparecerán al imprimir o visualizar la
presentación. Para mostrar las guías
despliega el menú contextual, haciendo
clic derecho sobre la diapositiva, y
selecciona la opción Cuadrícula y guías.
Aparecerá una ventana como la que te mostramos a continuación. Si quieres que se
visualicen las guías marca la opción Mostrar guías de dibujo en la pantalla. El
resultado es el siguiente:
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MANEJAR OBJETOS
Los objetos son los elementos que podemos incorporar en una diapositiva, por
ejemplo un gráfico, una imagen, textos, vídeos, sonidos, etc. Estos objetos tienen sus
propias características y propiedades que más adelante analizaremos con más detalle
y sobre ellos podemos realizar las mismas funciones que hemos visto con las
diapositivas, es decir, seleccionar, mover, copiar, eliminar, etc.
Seleccionar Objetos
Para seleccionar un objeto o elemento de la diapositiva únicamente
tienes que hacer clic sobre él. Si aparece el marco del objeto con
este aspecto, haz clic sobre el marco y el objeto pasará a estar
seleccionado.
El marco tomará un aspecto diferente como el que te mostramos a
continuación
Para quitar la selección haz clic en cualquier parte fuera del marco.
Si tienes que seleccionar varios objetos mantén pulsada la tecla SHIFT (mayúsculas) y
con el ratón selecciona los objetos.
Si quieres dejar de seleccionar uno de los objetos que tienes seleccionados
manteniendo pulsada la tecla CTRL selecciona el objeto que quieras quitar de la
selección.
Copiar Objetos
Para copiar un objeto de una diapositiva tenemos que seguir los siguientes pasos:
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• Primero seleccionar el objeto haciendo clic sobre él hasta que el marco tome
este aspecto; Puedes seleccionar varios a la vez si lo deseas como hemos
visto en el punto anterior.
• Luego dar la orden de copiar. Esto lo podemos hacer de varias formas: Con las
teclas (Ctrl + C),con la opción Copiar del menú contextual (clic con el botón
derecho del ratón);- o con el icono de la banda de opciones.
• A continuación posicionarse en la diapositiva donde queremos pegar el objeto.
Podemos copiar el objeto en la misma diapositiva o en otra. Para cambiar de
diapositiva utiliza el área de esquema.
• Por último dar la orden de pegar. Esto también lo podemos hacer de varias
formas: con las teclas (Ctrl + V);- con la opción Pegar del menú contextual (clic
con el botón derecho del ratón), - o con el icono pegar de la banda de
opciones.
Verás que en la diapositiva aparecerá el nuevo objeto pero lo más probable es que se
sitúe encima del objeto que has copiado por lo que tendrás que moverlo hasta su
posición definitiva. Esto lo vemos en el siguiente apartado. La acción copiar duplica el
objeto, ya que ahora tenemos dos objetos iguales
Duplicar Objetos
Si queremos copiar el objeto en la misma diapositiva
podemos utilizar el método de duplicar objetos que
consiste en hacer una copia exacta del objeto u objetos
que tenemos seleccionado/s.
Para duplicar un objeto primero tienes que seleccionarlo,
después desplegar el menú Pegar de la pestaña Inicio y
seleccionar la opción Duplicar. También puedes utilizar
las teclas Ctrl+ Alt+ D.
Al duplicar el objeto aparece su copia casi encima. A continuación te mostramos un
ejemplo de cómo quedaría la diapositiva al duplicar un objeto.
Mover Objetos
Mover arrastrando: Para mover un objeto lo primero que tienes que hacer es
seleccionar el objeto haciendo clic sobre él, verás que aparece un marco a su
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alrededor, sitúate sobre él (pero no sobre los círculos que hay en el marco) y verás
que el cursor toma el siguiente aspecto , pulsa el botón izquierdo del ratón y
manteniéndolo pulsado arrastra el objeto, cuando hayas situado el objeto donde
quieres suelta el botón del ratón y verás que el objeto se sitúa automáticamente en la
posición que le has indicado
Mover cortando: Si quieres mover un objeto de una diapositiva a otra tendrás que
seleccionar el objeto haciendo clic sobre el marco, pulsar Ctrl + X para cortar el objeto,
después situarte en la diapositiva a la que
quieres mover el objeto y finalmente pulsar
Ctrl + V para pegar el objeto. En este caso
el objeto habrá desaparecido de su
posición original. Esto lo puedes hacer
también con las opciones Cortar y Pegar
de la pestaña Inicio y del menú contextual.
Si nosotros movemos un gráfico de una
diapositiva a otra es posible que en la
diapositiva original quede una sección
reservada a insertar un contenido aunque
éste lo hayamos quitado.
Para eliminar esa sección selecciona el marco y pulsa SUPR.
Distancia entre objetos
PowerPoint te permite medir la distancia que existe entre dos
objetos o bien la distancia desde un objeto hasta otro punto que
nosotros queramos (por ejemplo el margen de una diapositiva,
etc.) Para medir la distancia entre objetos tienes que activar lo
primero las guías, verás que al activar las guías aparecen en la
diapositiva dos líneas (una horizontal y otra vertical) que dividen
la diapositiva en 4 partes iguales.
Haz clic en uno de los extremos de la guía que quieres utilizar
para medir cuando el puntero del ratón toma la forma de una
flecha, y arrastra la guía hasta el primer objeto, después suelta
el botón del ratón. A continuación arrastra la guía hasta la
posición del segundo objeto manteniendo pulsada la tecla Shift,
verás que aparece un pequeño recuadro en el que te va
indicando la distancia desde el primer objeto hasta donde se encuentra en estos
momentos la guía.
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Modificar el tamaño de los objetos
Para modificar el tamaño de un objeto, bien sea para aumentar o disminuir, tienes que
visualizar el marco del objeto haciendo clic sobre el objeto, en el marco del objeto
tenemos ocho círculos o puntos. Estos puntos sirven para modificar el tamaño del
objeto, si te sitúas en los puntos de las esquinas verás que el puntero del ratón se
convierte en una flecha de dos direcciones que te permitirán modificar al
mismo tiempo el ancho y alto del objeto, para ello tienes que hacer clic en el círculo
cuando aparece la flecha, mantener pulsado el botón izquierdo del ratón y arrastrarlo
hasta darle el tamaño deseado, después suelta el botón del ratón.
Los puntos que se encuentran situados en la mitad de los lados verticales tienen una
función similar a los situados en las esquinas pero con la diferencia de que estos
únicamente permiten modificar el ancho del objeto. Cuando posicionas el cursor sobre
estos puntos, este toma esta forma . Los puntos que se encuentran situados en la
mitad de los lados horizontales permiten modificar el alto del objeto. Cuando
posicionas el cursor sobre estos puntos, este toma esta forma .
Girar y Voltear
PowerPoint permite aplicar otros cambios
a los objetos, puedes cambiar su
orientación (por ejemplo girar un dibujo
30 grados hacia la derecha para dejarlo
inclinado), también puedes voltear los
objetos (cuando volteas un dibujo por
ejemplo hacia la derecha lo que obtienes
es la imagen que aparecería en un
espejo puesto de forma vertical frente al
objeto original).
No todos los objetos de una diapositiva se pueden girar, las imágenes y los dibujos
Autoforma son algunos de los objetos que sí podemos girar y voltear. Para girar o
voltear un objeto primero tienes que seleccionarlo, una vez seleccionado despliega el
menú Girar de la pestaña Formato. A continuación selecciona el tipo de giro que
quieras realizar entre los que te propone. Si seleccionas la opción Girar 90º a la
izquierda automáticamente el objeto experimenta un giro de 90 grados a la izquierda.
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Si seleccionas la opción Girar 90º a la derecha automáticamente el objeto experimenta
un giro de 90 grados a la derecha. Si seleccionas la opción Voltear horizontalmente
automáticamente se obtiene su simétrico cogiendo como eje de simetría la vertical.
Si seleccionas la opción Voltear verticalmente automáticamente se obtiene su
simétrico cogiendo como eje de simetría la horizontal. Observa, que manteniendo el
cursor sobre la opción deseada, el objeto gira para que veamos el resultado. Pero el
cambio no será real si no pulsamos. A continuación te mostramos unos ejemplos de
como queda un objeto girado y volteado
Si prefieres girar el objeto libremente sólo tendrás que hacer clic
sobre unos puntos verdes que aparecen alrededor del objeto
(son puntos que se pueden arrastrar con lo cual giraremos el
objeto), en la punta del puntero del ratón aparece una flecha en
forma de circunferencia, sitúate sobre el punto verde que quieras
y después arrastra el ratón hacia la posición que tu deseas y
verás como la figura gira, una vez conseguido el giro deseado
suelta el botón izquierdo del ratón.
Alinear y distribuir
PowerPoint nos permite también
cambiar la posición que ocupan los
objetos dentro de la diapositiva e
incluso cambiar la posición de alguno
de ellos en función de otro objeto.
Distribuir objetos dentro de una
diapositiva consiste en desplazar los
objetos para que haya la misma
distancia entre ellos bien sea distancia
horizontal o vertical.
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Alinear objetos consiste en hacer que todos se ajusten a una misma línea imaginaria.
En los dos casos hay que seleccionar primero los objetos y desplegar el menú Alinear
de la pestaña Formato.
Después elegimos el tipo de alineación o distribución que deseamos de la lista
siguiente. Podemos marcar la casilla Alinear a la diapositiva si queremos que la
alineación se haga en función de la diapositiva y así los objetos de la diapositiva y la
diapositiva guarden la misma distancia. A continuación te mostramos unos ejemplos
de cómo quedan los objetos al alinearlos o a distribuirlos.
Ejemplo: Distribuir Objetos Después Distribuir Horizontalmente obtenemos esto
Ordenar objetos
En PowerPoint al
igual que en Word puede suceder que insertes varios
objetos unos encima de otros (por ejemplo insertar una
imagen y después insertar un rectángulo) y que alguno
de ellos oculte al otro, para gestionar ese tema
PowerPoint incorpora la opción ordenar que te permitirá mover los objetos a planos
distintos por ejemplo traer a primer plano un objeto que estaba detrás de otro y que
por eso no se veía.
Para ordenar objetos primero tienes que seleccionar el objeto
al que quieras cambiar su orden. Una vez seleccionado haz
clic en la pestaña Formato y despliega una de los dos menús:
Traer al frente o Enviar al fondo. A continuación selecciona el
tipo de orden que quieras realizar.
Si seleccionas la opción Traer al frente el objeto que tengas
seleccionado pasará a ser el primero por lo que si los pones
encima de otro este objeto tapará a los que tiene debajo.
Si seleccionas la opción Traer adelante el objeto que tengas
seleccionado pasará una posición hacia adelante.
Si seleccionas Enviar al fondo este objeto pasará a ser el último por lo que cualquier
objeto que haya encima de él lo tapará.
Si seleccionas Enviar atrás este objeto pasará una posición atrás
A continuación te mostramos un ejemplo de lo que supone ordenar los objetos
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Una de las opciones que podemos utilizar para trabajar
con la ordenación de elementos es utilizar el panel
Selección y visibilidad, para ello haz clic en Panel de
selección.
Puedes esconder los objetos haciendo clic en su
correspondiente botón . Con los botones Mostrar todo y
Ocultar todas esconderás o volverás a mostrar todos los
elementos.
Utiliza las flechas para cambiar el orden de los objetos en la diapositiva.
Puedes cambiar su nombre para reconocerlos mejor haciendo clic sobre su texto o
seleccionándolos y pulsando la teclaF2.
Eliminar objetos
Para borrar un objeto tienes que
seleccionar el/los objeto/s a eliminar
manteniendo pulsada la tecla SH IFT.
Después los puedes borrar pulsando la tecla
SUPR. Con esto eliminarás texto, gráficos,
imágenes, etc. pero la sección reservada a
estos objetos se mantiene aunque vacía:
Si quieres también borrar estas secciones
tienes que pulsar nuevamente SU PR.
Vamos a aprovechar para nombrar dos
acciones que son muy útiles, sobre todo
cuando estamos eliminando. Los comandos deshacer y rehacer, estos comandos
sirven para deshacer (o rehacer) la última operación realizada.
• Para Deshacer la última operación realizada podemos: -
Seleccionar la opción Deshacer de la barra de acceso rápido,
- o con las teclas Ctrl + Z Haciendo clic en el triángulo del
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botón se despliega una lista con las últimas operaciones realizadas. Sólo nos queda
marcar las que queremos deshacer.
• Para Rehacer la última operación realizada podemos: - Seleccionar la opción
Deshacer de la barra de acceso rápido, o con las teclas Ctrl + Y.
Del mismo modo que para deshacer, ponemos rehacer varias operaciones
marcándolas de la lista desplegable asociada al botón.
TRABAJAR CON TEXTO
En las diapositivas podemos insertar textos y aplicarles casi las mismas operaciones
que con un procesador de texto, es decir, podemos modificar el tamaño de la letra,
color, forma, podemos organizar los textos en párrafos, podemos aplicarles sangrías,
etc. A continuación veremos paso a paso todas las operaciones más comunes
relacionadas con los textos.
Insertar texto
Antes de insertar texto en una diapositiva es conveniente seleccionar un patrón
adecuado al contenido que vayamos a introducir, por eso es conveniente que antes
seleccionemos uno de los diseños que PowerPoint nos ofrece para facilitarnos la
tarea. Una vez seleccionado el diseño sigue estos pasos para añadir texto:
Haz clic en el recuadro de la diapositiva en el cual quieras insertar el texto,
automáticamente el texto que aparecía (Haga clic para agregar titulo) desaparecerá y
aparecerá el punto de inserción; Empieza a insertar el texto; Cuando hayas terminado
de introducir el texto haz clic con el ratón en otra parte de la diapositiva o pulsa la tecla
ESC dos veces.
Añadir texto nuevo
Es posible que con los textos de esquema
que incorporan las plantillas de
PowerPoint no sea suficiente por lo que
tendrás que insertar nuevos cuadros de
texto para añadir más contenido a la
diapositiva.
Para añadir un nuevo cuadro de texto haz clic en el botón Cuadro de texto de la
pestaña Insertar. Verás como el cursor toma este aspecto, donde quieras insertar el
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nuevo cuadro de texto haz clic con el botón izquierdo del ratón, manteniéndolo pulsado
arrástralo para definir el tamaño del cuadro de texto y suéltalo cuando tengas el
tamaño deseado. Dentro del cuadro tienes el punto de inserción que te indica que
puedes empezar a escribir el texto.
Introduce el texto, Una vez hayas terminado de insertar el texto haz clic en otra parte
de la diapositiva o pulsa dos veces ESC,
Cambiar el aspecto de los textos
PowerPoint nos permite cambiar la fuente, el tamaño
y el color de los textos fácilmente. Para ello tenemos
la sección Fuente en la pestaña Inicio o utilizando el
cuadro de diálogo Fuente.
Primero tienes que seleccionar el texto al que quieres cambiarle el aspecto. Para abrir
el cuadro de diálogo hacemos clic en la flecha que se encuentra al pie de la sección.
Se abrirá una ventana similar a la que te mostramos a continuación:
En la sección Fuente para texto latino: selecciona de la lista el tipo de letra que quieras
aplicar. También lo puedes hacer desde la barra de formato con .En
Estilo de fuente: indícale si quieres que sea cursiva, negrita, negrita y cursiva, etc.
En Tamaño selecciona las dimensiones de la letra o desde el menú; Puedes también
utilizar los botones para aumentar o disminuir el tamaño de la letra. Podemos aplicar
otros efectos como puede ser el subrayado, con sombras, relieve, etc. Estos efectos
podrás combinarlos a tu gusto.
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También es posible cambiarles el color a los textos, para ello de la lista desplegable
Color de fuente selecciona el que más te guste, si de la lista que aparece no te gusta
ninguno, pulsa en el botón Más colores, aparecerá la ventana que te mostramos a
continuación y de la pestaña Estándar selecciona el que más te guste. Una vez
seleccionado el color deseado pulsa Aceptar. Utiliza la pestaña Espaciado entre
caracteres, para establecer el kerning del texto (la separación entre cada letra o
carácter). Alinear un párrafo es distribuir las líneas que lo componen respecto a los
márgenes del cuadro del texto.
Para aplicar una alineación puedes utilizar los iconos de la la barra de formato o
desplegar el menú Formato y seleccionar Alineación, después elige la que más te
guste. Existen 4 tipos de alineación:
Izquierda que sitúa al texto lo más cerca del margen izquierdo
Derecha que sitúa al texto lo más cerca del margen derecho
Centrado que centra el texto
Justificado Acopla el texto al ancho del cuadro de texto
Las Sangrías
Una sangría es el desplazamiento hacia la derecha de un párrafo, las
sangrías son útiles para dar un formato menos compacto al texto y
cuando queremos crear un esquema de los temas junto con sus
subtemas que trataremos en una lección, proyecto, etc.
Para crear el esquema con sangría se aconseja escribir primero el
esquema completo y después aplicar la sangría. Para aplicar una
sangría sigue estos pasos: Una vez introducido el texto selecciona el
texto al cual quieres aplicar la sangría. A continuación pulsa en el botón
Aumentar Sangría que se encuentra en la pestaña Inicio. Cuando se
aplica la sangría también disminuye el tamaño de la letra. Al igual que puedes
aumentar la sangría también puedes reducirla con el botón Disminuir Sangría.
Numeración y viñetas
El funcionamiento de la numeración y las viñetas es similar a las
sangrías, únicamente cambia que en las numeraciones y viñetas
además de aplicar una sangría, se le añaden símbolos o números
delante del párrafo. Las numeraciones son muy útiles para crear un
índice típico. Cuando desarrollemos el tema dentro de la lección
incluiremos la numeración que le corresponde respecto al índice.
Si quieres saber cómo manejar la numeración y las viñetas sigue
estos pasos: Primero te aconsejamos escribir el texto sin sangría ni
numeración. Después aplica al texto la sangría que corresponda
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Para ello utilizan los botones de la sección
Párrafo de la pestaña Inicio.
Si quieres aplicar una numeración pulsa en su
botón análogo
Selecciona el estilo que más te guste haciendo
clic sobre él, en nuestro caso por ejemplo hemos
seleccionado.
En vez de utilizar letras y números podemos utilizar símbolos, Incluso podemos utilizar
otras imágenes seleccionando la opción Numeración y viñetas al pie del listado y
haciendo clic en el botón Imagen o utilizar otros símbolos pulsando en el botón
Personalizar... de este cuadro de diálogo
TRABAJAR CON TABLAS
En una diapositiva además de insertar texto, gráficos, etc. también podemos insertar
tablas que nos permitirán organizar mejor la información. Como podrás comprobar a
continuación las tablas de PowerPoint funcionan igual que en Microsoft Word
Crear una tabla
Para insertar una tabla en una diapositiva sigue
estos pasos:
Despliega el menú Tabla de la pestaña Insertar.
Si lo haces a través de la opción Insertar tabla te
aparecerá una ventana en la que podrás indicar el
número de columnas y filas.
Una vez determinado el tamaño de la tabla pulsa Aceptar y aparecerá una tabla en la
diapositiva junto con una nueva barra de herramientas que te permitirá personalizar la
tabla.
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Otra opción para crear la tabla es desplegar el menú y
establecer su estructura utilizando la rejilla. Los cuadros
naranjas delimitan el tamaño de la tabla que aparece
indicado en la cabecera del listado.
Para insertar texto en la tabla únicamente sitúate en el
recuadro (celda) donde quieras escribir, el cursor se
convertirá en un punto de inserción y podrás empezar a
escribir.
Para cambiar de celda puedes hacerlo con las flechas o con la tecla de Tabulador.
Eliminar una tabla, fila o columna
Para eliminar una tabla tienes que hacer clic sobre uno de
los bordes de la tabla para seleccionarla y pulsar SUPR.
Para eliminar una fila sitúate en alguna de las celdas de la fila a
eliminar y en la pestaña Presentación selecciona la opción
Eliminar filas.
Para eliminar una columna sitúate en una de las celdas que
pertenezcan a la columna que quieras eliminar y en la pestaña Presentación
selecciona la opción Eliminar columnas.
Si quieres eliminar dos o más columnas o filas al mismo tiempo solo tienes que
seleccionar varias celdas utilizando la tecla SHIFT (Mayus) y después elegir Eliminar
filas o Eliminar columnas.
Insertar filas o columnas
Al igual que podemos eliminar filas y
columnas también podemos insertar
nuevas filas o columnas en una tabla
que ya tenemos creada y que por
cualquier motivo tenemos que ampliar.
Para insertar una nueva fila primero tenemos que saber a qué altura de la tabla
queremos insertarla, después nos situaremos en alguna celda de la fila más próxima al
lugar donde queremos insertar la nueva fila, a continuación utilizaremos las opciones
Insertar filas en la parte inferior (por debajo de la fila en la que nos encontramos) o
Insertar filas en la parte superior (por encima de la fila en la que nos encontramos).
Para insertar una nueva columna el proceso es similar: Sitúate en la columna más
cercana al lugar donde quieras insertar la nueva columna, después selecciona una
opción de la pestaña Presentación: Insertar columnas a la izquierda o Insertar
columnas a la derecha según donde quieras situar la nueva columna.
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Bordes de una tabla
Modificar el formato de una tabla consiste en modificar
su aspecto cambiándole por ejemplo el color, los
bordes, etc. A continuación veremos cómo podemos
cambiar el color y los bordes de una tabla, para poder
modificar una celda primero deberemos hacer clic sobre
ella o seleccionar varias a la vez;
En la pestaña Diseño, que se encuentra agrupada en
Herramientas de tabla, puedes elegir qué bordes
quieres mostrar desplegando el menú Bordes.
Puedes establecer el formato de estos bordes desde la
sección Dibujar bordes. Como puedes ver en la
parte derecha de la banda aparecen estas opciones
estas te permitirán modificar el estilo que quieres
aplicar a los bordes.
Elige el ancho o grosor del borde que quieres
ponerle a la tabla utilizando el segundo desplegable.
Selecciona después el color desplegando la lista y haciendo clic sobre el que te gusta
del cuadro desplegable Color de la pluma. En la parte derecha podemos seleccionar
las opciones Dibujar tabla o Borrador para crear nuevos bordes de tabla o borrarlos.
Color de relleno
Si quieres cambiar el color de fondo de la tabla sigue estos
pasos: Selecciona una celda o más y despliega el menú
Sombreado de la pestaña Diseño.
De la lista desplegable selecciona el color que más te
guste, en el caso de no encontrarlo pulsa en Más colores
de relleno...y elige el que te guste, después pulsa Aceptar.
Puedes hacer que no tenga color de relleno seleccionando
la opción Sin relleno. Selecciona cualquiera de las otras
opciones para insertar Imágenes como fondo, degradadoso
Texturas.
Combinar o dividir celdas
Combinar celdas consiste en convertir 2 o más celdas en una sola por lo que dejará
de haber borde de separación entre una celda y otra ya que serán una sola. Esto nos
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puede servir por ejemplo para utilizar la primera fila para escribir el título de la tabla.
En este caso habría que combinar todas las celdas de la primera fila en una sola.
Mientras que dividir celdas consiste en partir en dos una celda.
Para combinar celdas tienes que seleccionar las celdas que quieres combinar,
después pulsa en el botón Combinar celdas de la pestaña Presentación.
Para dividir una celda en dos elige la celda que quieres dividir y pulsa en el botón
Dividir celdas.
TRABAJAR CON GRAFICOS
Los gráficos se utilizan muy a menudo en
las presentaciones por su facilidad de
esquematizar gran cantidad de
información. PowerPoint incluye muchos
tipos de gráficos que más adelante podrás
ver.
Insertar un gráfico
Para insertar un gráfico en una diapositiva
únicamente tienes que pulsar en el botón
Gráfico de la pestaña Insertar. Se abrirá un
cuadro de diálogo para que escojas el tipo de
gráfico que quieres mostrar, selecciona uno y
pulsa Aceptar.
En la lista de la izquierda selecciona el tipo de
gráfico que te gusta, inmediatamente te
aparecerán unos subtipos de gráficos en la zona
de la derecha de la ventana que están
relacionados con el tipo genérico que has
elegido anteriormente
Selecciona el gráfico que más te guste, pero te
aconsejamos que si quieres que te sea de
utilidad busca gráficos que permitan
representar y captar la información fácilmente.
PowerPoint insertará el gráfico en la
diapositiva y te mostrará la hoja de datos de
ejemplo que contiene las cantidades que se
representan en el gráfico
Ten en cuenta que PowerPoint utiliza Excel para crear los gráficos, por lo que puedes
utilizar todas sus características para su creación.
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En la hoja de datos la primera columna que
aparece es la que representa lale ye nda, la
primera fila(1er trim., 2do trim....) representa el eje
X (horizontal) y las cantidades serán
representadas en el ejeY.
Este dibujo es la representación de la hoja de
datos que te hemos mostrado anteriormente.
Una vez insertado el gráfico es muy fácil de
modificar los datos de la hoja de datos,
únicamente sitúate sobre la celda que quieras modificar e inserta el nuevo valor que
inmediatamente verás representado en la gráfica.
Modificar el tipo de gráfico
Como podrás apreciar cuando estás trabajando con un gráfico en la barra de
herramientas estándar aparecen nuevos botones como pueden ser estos que te
mostramos y que iremos explicando a lo largo del tema.
Haciendo clic en el botón Editar datos se abrirá la ventana de Excel de nuevo para que
puedas modificar los datos introducidos.
Utiliza las opciones de Diseño rápido para decidir con unos pocos clics aspectos
relativos a tu gráfico. También puedes cambiar sus
colores desde el desplegable Estilos de diseño.
Para modificar el tipo de gráfico hemos de hacer
clic en el botón Cambiar tipo de gráfico de la
pestaña Diseño, se abrirá de nuevo el cuadro de
diálogo de selección de Gráfico y podrás cambiar
su apariencia.
A continuación te mostramos una imagen de cómo
queda el gráfico que anteriormente te habíamos
mostrado al cambiar el tipo de gráfico a circular.
Opciones de diseño
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Puede utilizar los botones de la sección Etiquetas de
la pestaña Presentación para ocultar o mostrar
etiquetas del gráfico, como por ejemplo la leyenda,
el título, los rótulos de los ejes, etc...
Incluso puedes mostrar la Tabla de datos para que quede algo así:
Cuando tenemos la ventana de Excel abierta se nos activa una opción muy útil,
Cambiar entre filas y columnas:
Si quieres que en el gráfico aparezcan unas líneas horizontales y/o
verticales para interpretar mejor los valores representados, pulsa
en los botones de la sección Ejes de la pestaña Presentación. Este
es el resultado:
Si quieres modificar el color o estilo de alguna de
las series que componen el gráfico (una de las
barras que se representan en el gráfico, el área del
gráfico, etc.) primero selecciónala en la sección
Selección actual o haciendo clic directamente sobre
ella en el gráfico.
Luego aplica los
cambios de color
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o de estilo que prefieras utilizando las opciones correspondientes. Para eliminar un
gráfico haz clic sobre él y pulsa SUPR.
TRABAJAR CON ORGANIGRAMAS
Al igual que podemos insertar gráficos en las presentaciones también se pueden
insertar diagramas, su utilización es muy sencilla y a continuación lo descubrirás.
Crear un Organigrama
Para crear un organigrama tienes que
seleccionar de la pestaña Insertar la opción Sm
artArt. Aparecerá una ventana como la que te
mostramos con los tipos de diagramas que te
ofrece PowerPoint. Nosotros elegiremos un
organigrama de Jerarquía.
Selecciona el tipo de diagrama que más se
adapte a tus necesidades y pulsa Aceptar.
Una vez insertado el organigrama aparecen las nuevas pestañas de organigramas
Diseño y Formato:
A través de esta barra podrás controlar todas las operaciones que puedes realizar con
el organigrama. Agregar forma te permite insertar una nueva rama o un nuevo nivel en
el organigrama. En Diseño podrás controlar la mayoría de aspectos relacionados con
los niveles y ramas del organigrama. Estas opciones variarán en función del tipo de
diagrama que utilicemos. Utiliza el desplegable Diseños para cambiar el organigrama y
seleccionar uno de la misma familia, en este caso muestra todos los organigramas
pertenecientes a la categoría Jerarquía.
En el desplegable Estilos encontrarás diferentes estilos para aplicar a tu diagrama.
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Al pasar el ratón por encima de uno de ellos verás una pre visualización en el
organigrama de la diapositiva.
Añadir texto en los cuadros de un diagrama
Para añadir texto en los cuadros de algún
tipo de diagrama que incorpora PowerPoint,
como puede ser un organigrama,
únicamente tienes que hacer clic con el
botón izquierdo del ratón sobre el cuadro
del diagrama en el que quieras insertar
texto y verás como aparece el cursor para
que insertes el texto.
Agregar relaciones en el organigrama
Para añadir nuevos niveles en un organigrama tienes que
situarte primero en el cuadro del nivel a partir del cual quieres
insertar el nuevo nivel. Después en la pestaña Diseño
despliega el menú Agregar Forma y selecciona la opción
Agregar forma debajo.
Para añadir nuevos cuadros en un mismo nivel tienes que
situarte en el cuadro del nivel dónde vas a insertar el nuevo
cuadro teniendo siempre en cuenta que PowerPoint añadirá
el nuevo cuadro ala derecha del cuadro seleccionado.
Después en la pestaña Diseño despliega el menú Insertar
Forma y selecciona la opción Agregar forma delante o
Agregar forma detrás, según la posición que quieras que
tome.
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Después de Agregar forma delante
Para añadir un ayudante tienes que situarte donde quieres insertar la nueva rama y
después en la pestaña Diseño desplegar el menú Insertar Forma y seleccionar
Agregar asistente.
Organizar los elementos de un diagrama
PowerPoint te permite modificar la posición de las
ramas que dependen de un cuadro, por ejemplo le
podemos decir que todos los cuadros que dependan del
que tenemos seleccionado se sitúen a la izquierda, etc.
Para modificar el Diseño tienes que seleccionar el
cuadro que quieras y después desplegar el menú
Diseño de la pestaña Diseño.
Si seleccionas Dependientes a la izquierda por
ejemplo te aparecerá algo similar a lo que te
mostramos a continuación
Los elementos dependientes del que está
seleccionado (B2), se posicionan todos a la
izquierda
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DIBUJAR FORMAS
PowerPoint nos permite crear nuestros propios dibujos, partiendo de líneas o trazos,
de figuras básicas o de formas predefinidas. A estas figuras, se les denomina Formas.
Dibujar una forma
Para dibujar una forma en nuestra presentación, debemos elegir el tipo de forma,
desplegando el botón Formas en la pestaña Inicio o en la pestaña Insertar:
• La sección Líne as, nos permite dibujar líneas rectas, curvas, flechas.
Estas líneas también pueden ser conectores. Si acercamos un
conector a otra forma, aparecen unos puntos rojos. Uniendo ahí el
conector, este permanece unido aunque desplacemos la forma.
En Líneas también disponemos de las
herramientas de dibujo forma libre y mano
alzada.
• La última sección corresponde a los Botones de
acción. Al insertar una de estas formas, podremos
elegir, por ejemplo, que al pulsar sobre el botón
vaya a una determinada diapositiva, o ejecute un
programa.
• El resto de formas son formas prediseñadas, que
aunque en un principio se insertan del mismo
modo, al modificarlas veremos que algunas
pueden tener propiedades diferentes
Una vez seleccionada una forma, hacemos clic sobre
ella. Después, hacemos clic sobre la parte del
documento donde queremos que comience, y
arrastramos sin soltar el botón hasta donde
queremos que acabe.
No todas las formas se comportan así. Algunas,
como las líneas, pueden crear una curva a cada clic,
o que cada clic cree un vértice. Para finalizar el
dibujo, habrá que hacer doble clic.
Modificar la forma: Una forma es un objeto, así que
para modificarlo nos sirve todo lo aprendido objetos
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Cuando una forma está seleccionada, aparece rodeada por una serie de puntos, que
nos permitirán modificar su forma:
Los círculos en las esquinas del marco, nos permiten estirar la forma desde la esquina,
mientras que los cuadraditos en el centro del marco permiten alargar o ensanchar la
figura.
Pulsando el círculo verde, y arrastrando hacia un lado u otro,
rotaremos la figura; Moviendo el rombo amarillo, modificamos la
figura, pero de forma independiente para cada tipo de forma. Por
ejemplo, se puede agudizar la punta en alguna flecha o modificar la
curvatura de la boca si incluimos una forma de cara.
Si la forma seleccionada está compuesta por varias formas,
podemos modificarlas independientemente pulsando el icono
Modificar puntos, en la pestaña Formato.
Esta opción no está disponible en formas que no sean libres
(lasque tienen el rombo amarillo), y para poder hacerlo, primero
debemos pulsar en Convertir a forma libre.
Al Modificar los puntos, cada figura que compone la forma principal se rodeará de
unos puntos negros que nos permitirán redimensionarla
Texto en una forma
Para incluir texto en una forma, basta con escribir el texto con la forma seleccionada.
Luego, lo trataremos como un cuadro de texto normal.
Estilos de forma Una vez creada la forma, podemos modificar su estilo (color,
sombreado, relieve...).El estilo por defecto cambia en función del diseño de la
diapositiva. Los iconos que nos permitirán hacerlo, se encuentran en la pestaña
Formato,
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Y también en la sección Dibujo, de la pestaña Inicio
Pulsando en Relleno de forma, accedemos a un desplegable
que permite modificar el fondo de la forma. Podremos darle un
color liso, eligiéndolo de la paleta, o un color con degradado,
pulsando en Degradado. Si preferimos que el fondo sea una
imagen, podemos elegir una textura en el desplegable
Texturas, o un archivo de imagen pulsando en Imagen...
Pulsando en Sin relleno, dejaremos sólo el contorno de la
forma.
El desplegable Contorno de forma, nos
permite modificar el trazo que define la
forma, su contorno. Podremos elegir el
color, quitar el contorno de la forma
(pulsando en sin contorno), el Grosor, si
queremos que sea punteado una línea
discontinua, podemos elegirlo
pulsando en Guiones, o modificar la forma de una flecha en
el desplegable Flechas.
El desplegable Efectos de forma, nos
permite aplicar ciertos efectos visuales,
como sombras, iluminación, reflejos o
efectos en 3D a nuestras formas
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.
PowerPoint incluye unos estilos prediseñados, (Estilos rápidos), que aplicarán una
combinación de colores y efectos sobre las formas seleccionadas, que podremos
modificar. Para aplicar uno de estos estilos, seleccionaremos la forma creada y
elegiremos uno de los estilos, pulsando en Estilos rápidos, o eligiéndolo en Estilos de
forma.
INSERTAR SONIDOS Y PELICULAS
Otro elemento muy útil a la hora de diseñar presentaciones son elementos multimedia
como sonido y películas. En PowerPoint podemos insertar en nuestras presentaciones
sonidos e incluso películas.
Insertar sonidos en una presentación
Para insertar un sonido en una presentación
despliega la pestaña Insertar y elige Sonido.
Después aparecerá una lista donde podrás insertar
un sonido que ya tengas almacenado en tu
ordenador (con la opción Sonido de archivo), o
grabar tú mismo el sonido e incluso insertar como
sonido una pista de un CD de audio.
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Cuando la banda de opciones sea de un tamaño
reducido, este icono aparecerá en el desplegable
Clip multimedia.
Insertar sonidos de la galería multimedia
Despliega la pestaña Insertar y elige Sonido,
Después selecciona Sonido de la Galería
multimedia....En el panel de tareas aparecerá la lista
de sonidos que incorpora la galería multimedia de
PowerPoint. Para insertar el sonido, haz doble clic
sobre él, después te preguntará si quieres que se
reproduzca automáticamente el sonido o cuando
hagas clic sobre él.
Una vez hayas elegido el sonido, en la diapositiva
verás que aparece un altavoz que representa al
sonido
Cambiar las propiedades del sonido
Para modificar los parámetros de alguno de los
sonidos insertados en la diapositiva podemos utilizar la nueva pestaña opciones que
aparecerá. En ella encontramos estas Opciones de sonido:
Si marcas la casilla Repetir la reproducción hasta su
interrupción el sonido no parará hasta que cambies
de diapositiva. Esto puede ser útil cuando queremos
incluir una música de fondo a la diapositiva.
En Reproducir sonido, podemos elegir si el sonido se
reproduce Automáticamente al iniciar la diapositiva, si
lo hace al Hacer clic encima, o si se reproduce para
Todas las diapositivas.
Podemos también refinar las propiedades del sonido.
Despliega la pestaña Animaciones, y haz clic en el
botón Personalizar animación. Aparecerá un cuadro
de diálogo con el listado de los elementos en pantalla.
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En ese listado despliega el cuadro referente al sonido y selecciona la opción Opciones
de efectos... como te mostramos a continuación.
Se abrirá la ventana Reproducir sonido
En esta ventana podemos hacer que el sonido
se inicie en la diapositiva y continúe en las
siguientes diapositivas (útil para definir una
música de fondo para toda la presentación), y
otras opciones que puedes ver.
Insertar sonidos desde un archivo Despliega la
pestaña Insertar y despliega Sonido. Después
selecciona Sonido de archivo; Te mostrará una
ventana en la que tendrás que buscar la ruta del
archivo de sonido, una vez lo encuentres pulsa
Aceptar.
Insertar pista de un CD de audio Despliega la
pestaña Insertar y despliega Sonido.
Después selecciona Reproducir pista de
audio de Cd..Te mostrará la siguiente
ventana:
Indícale desde qué pista hasta qué pista
quieres reproducir y pulsa Aceptar.
Insertar películas desde la galería multimedia
Despliega la pestaña Insertar y despliega
Película. Después selecciona Películas de la
galería Multimedia... Aparecerá una lista con
las distintas películas que incorpora la
galería de PowerPoint. Haz doble clic sobre
la que te guste para insertarla en la diapositiva.
Insertar películas desde un archivo
Despliega la pestaña Insertar y despliega Película. Después selecciona Película de
archivo.... Te mostrará una ventana en la que tendrás que buscar la ruta del archivo de
película, una vez lo encuentres pulsa Aceptar.
ANIMACIONES Y TRANSMISIONES
En las presentaciones podemos dar
movimiento a los objetos que forman
parte de ellas e incluso al texto
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haciéndolas así más profesionales o más divertidas, además de conseguir llamar la
atención de las personas que la están viendo.
Animar Textos y objetos
Para animar un texto u objeto lo primero que hay que hacer es seleccionarlo, a
continuación ir a la pestaña Animaciones y Personalizar animación; Después
aparecerá en el panel de Personalizar animación.
En este panel aparece el botón desplegable Agregar efecto en la cual
seleccionaremos el tipo de efecto que queramos aplicar, incluso podremos elegir la
trayectoria exacta del movimiento seleccionándola del menú Trayectorias de
desplazamiento.
Podemos utilizar el botón Quitar para eliminar alguna animación que hayamos
aplicado a algún texto.
En la lista desplegable Inicio podemos seleccionar cuándo queremos que se aplique la
animación (al hacer clic sobre el ratón, después de la anterior diapositiva, etc.).
Las demás listas desplegables cambiarán en función del tipo de movimiento y el inicio
del mismo.
La Velocidad suele ser una característica común por lo que podemos controlarla en
casi todas las animaciones que apliquemos a un objeto.
La lista que aparece debajo de velocidad nos muestra las distintas animaciones que
hemos aplicado a los objetos de la diapositiva, como podrás comprobar aparecen en
orden.
El botón Reproducir te muestra la diapositiva tal y como quedará con las animaciones
que hemos aplicado.
Ocultar diapositivas
La función ocultar diapositivas se puede utilizar para reducir una presentación por
problema de tiempo pero sin que perdamos las diapositivas que hemos creado. Para
generar una presentación más corta pero sin perder las diapositivas que no
visualizamos.
Para ocultar las diapositivas únicamente tienes que seleccionar la diapositiva que
quieres ocultar y después desplegar la pestaña Presentación con diapositivas y elegir
Ocultar diapositiva.
Transición de diapositiva
La transición de diapositiva nos permite determinar cómo va a producirse el paso de
una diapositiva a la siguiente para producir efectos visuales más estéticos. Para
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aplicar la transición a una diapositiva despliega la pestaña Animaciones y selecciona
una de las opciones de Transición a esta diapositiva
Los diferentes diseños te permite seleccionar el movimiento de transición entre una
diapositiva y la siguiente. Hay una lista muy larga de movimientos.
En la lista Velocidad podemos indicarle la velocidad de la transición
entre una y otra diapositiva.
Incluso podemos insertar algún sonido de la lista Sonido.
En la sección Avanzar a la diapositiva podemos indicarle que si para pasar de una
diapositiva a la siguiente hay de hacer clic con el ratón o bien le indicas un tiempo de
transición (1 minuto, 00:50segundos, etc..)
Si quieres aplicar estas características a todas las diapositivas pulsa en el botón
Aplicar a todo.
Ensayar intervalos
Ensayar intervalos te permite
calcular el tiempo que
necesitas para ver cada
diapositiva sin prisas.
Para calcular el tiempo que necesitas tienes que ir a la pestaña Presentación con
diapositivas y elegir la opción Ensayar Intervalos, después verás que la presentación
empieza a reproducirse pero con una diferencia, en la parte superior izquierda aparece
una especie de contador que cronometra el tiempo que tardas en pasar de una
diapositiva a otra pulsando algún botón del ratón.
En el recuadro blanco te mostrará el tiempo para la
diapositiva actual y el recuadro del tiempo que aparece
en la parte derecha muestra la suma total de intervalos,
es decir, el tiempo que transcurrido desde la primera
diapositiva.
La flecha sirve para pasar a la siguiente diapositiva, el botón para pausar el
ensayo de intervalos y para repetir la diapositiva (para poner a cero el cronómetro
de la diapositiva.
Una vez terminas el ensayo PowerPoint te pregunta si quieres conservar esos
intervalos para aplicarlos a cada diapositiva de la presentación. Si contestas que sí
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verás que aparece una pantalla en la que te muestra en miniatura las diapositivas y
debajo de cada una aparece el tiempo utilizado para ver cada una de ellas.
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