Guia PráCtica Nº 2

Microsoft Access 2007 Computación e Informática
GUÍA PRÁCTICA Nº 2

CREAR RELACIONES

A continuación se muestra paso a paso como crear una relación entre dos tablas.
1. Cierra todas las tablas abiertas, sólo deja activa la ventana de base de datos, da clic en
el botón Relaciones de la ficha Herramientas de base de datos de la barra de
herramientas de acceso rápido.
2. Access muestra la lista de tablas que deseas ver relacionadas. Selecciónalas todas y
da clic en Agregar.

3. Se muestran las tablas existentes.

4. Para crear una relación entre dos campos de dos tablas basta con hacer un clic
sostenido al campo de la primera tabla y arrastrarlo hasta llegar sobre el campo de la
segunda tabla.

5. Al soltar el botón del ratón se mostrará el cuadro de diálogo Modificar Relaciones,
en este cuadro de diálogo comprueba que el campo relacionado se muestra en las dos
tablas, si esto no es así, selecciona el campo apropiado de la lista desplegable que se
muestra. Si la relación requiere de más campos, da clic en la celda en blanco y elije el
otro campo. Posteriormente da clic en Crear.

6. Para asignar una determinada combinación entre las tablas da clic en el botón Tipo
de combinación. Aquí podrás decidir si sólo se incluyen las filas donde los campos
combinados de ambas tablas sean iguales, o incluir todos los registros de la primera
tabla y sólo aquellos registros de la segunda tabla donde los campos combinados sean
iguales, o incluir todos los registros de la segunda tabla y sólo aquellos registros de la
primera tabla donde los campos sean iguales. Luego da clic en aceptar.

Lic. Roberto Carlos Cahua Muñoz


7. Para terminar, da clic en el botón Crear. Se mostrará la relación de tabla que
estableciste.

8. Da clic en el botón cerrar, te preguntará si deseas guardar la relación creada. Da clic
en Si

CREAR UNA CONSULTA A TRAVÉS DEL ASISTENTE
Para crear una consulta a través del asistente, realiza los siguientes pasos:
1. Abre la base de datos, en la ficha Crear, da clic en el botón Asistente para consultas

2. Entonces se mostrará la ventana Nueva consulta, donde se muestran cuatro opciones
de asistentes para la creación de consultas. A continuación se describe cada una de ellas.
a. Asistente para consultas sencillas: Como su mismo nombre lo dice crea consultas
simples. b. Asistente para consultas de tabla de referencias cruzadas: Ayuda a crear una
consulta de tabla de referencias cruzadas.
b. Asistente para búsqueda de duplicados: Crea una consulta que busca los registros
duplicados de una tabla o consulta.
c. Asistente para búsqueda de no coincidencias: Crea una consulta que busca registros
de una tabla que no tiene registros relacionados en otra tabla.
3. Para este ejemplo elige el Asistente para consultas sencillas. Luego presiona el botón
Aceptar.

4. A continuación se visualizará el siguiente cuadro de diálogo, selecciona los campos
necesarios de las tablas: facultad, escuela y Alumno, que son las tablas en que se basará
la consulta que se está creando, luego presiona el botón Siguiente.

5. Indica la consulta que deseas realizar, puede ser de forma detallada o en resumen.



6. En la siguiente ventana, asigna el título facultad_consulta a la consulta y presiona el
botón Finalizar.

7. Finalmente se mostrará la consulta realizada.

CREAR UNA CONSULTA EN LA VISTA DE DISEÑO

Para ello, realiza los siguientes pasos:
1. Abre la base de datos, en la ficha Crear de la barra de herramientas de acceso rápido

selecciona el botón Diseño de Consulta
2. A continuación se mostrará el cuadro de diálogo Mostrar Tabla, donde debes
seleccionar tablas o consultas en las que se basará la consulta que estás creando, luego
pulsa el botón Agregar. Una vez agregado los objetos, pulsa el botón Cerrar.

3. Ahora en la ventana Consulta, se muestra las tablas agregadas y en la parte inferior
hay una cuadrícula. En esta cuadrícula inserta los campos que se consultarán, para
insertar los campos, arrastra el campo desde la tabla o da clic en la primera celda
Campo, y de forma inmediata se mostrará el listado de campos.

4. Para terminar guarda la consulta, dando clic en el botón Guardar y cierra la
ventana.

Crear un formulario mediante la herramienta Formulario en
blanco
Si el asistente o las herramientas de creación de formulario no se ajustan a tus
necesidades, puedes usar la herramienta Formulario en blanco para crear un formulario.


Puede ser una forma muy rápida de crear un formulario, especialmente si estás
pensando en incluir sólo unos pocos campos.
Para crear un formulario en blanco, realiza lo siguiente:
1. En la ficha Crear, en el grupo Formularios, da clic en blanco.

2. Access abre un formulario en blanco en la vista Presentación y muestra el panel Lista
de campos.

3. En el panel Lista de campos, da clic en el signo más (+) situado junto a la tabla o las
tablas que contienen los campos que desees ver en el formulario.
4. Para agregar un campo al formulario, da doble clic en él o arrástralo hasta el
formulario. Para agregar varios campos a la vez, mantén presionada la tecla CTRL y da
clic en varios campos. A continuación, arrástralos hasta el formulario.

5. Con las herramientas del grupo Controles en la ficha Formato, se puede agregar al
formulario un logotipo, un título, números de páginas o la fecha y la hora.

6. Si deseas agregar al formulario una mayor variedad de controles, cambia a la vista
Diseño haciendo clic con el botón secundario en el formulario y eligiendo Vista Diseño.

7. A continuación, podrás usar las herramientas del grupo Controles de la ficha Diseño.
8. Da clic en la herramienta correspondiente al tipo de control que desees agregar. Por
ejemplo, para crear un cuadro combinado, da clic en la herramienta que lleva ese
nombre.

9. En la cuadrícula de diseño del formulario, da clic en el lugar donde desees colocar la
esquina superior izquierda del control.

10. Como este control está asociado con un asistente, éste se iniciará y te guiará para
configurar el control.
11. En el cuadro de diálogo mostrado selecciona la opción que el cuadro combinado
busque los valores en una tabla o consulta y da clic en siguiente.



12. Selecciona la tabla facultad y da clic en siguiente

13. Específica los valores que deseas incluir en el cuadro combinado, en este caso,
selecciona descripción de facultad y da clic en siguiente.

14. Indica el orden en que deseas que aparezcan los elementos en el cuadro de lista,
selecciona descripción de facultad, en orden Ascendente y da clic en siguiente.

15. Ajusta el ancho que deseas que tengan las columnas y da clic en siguiente.

16. Indica el campo en el que deseas almacenar el valor de la opción seleccionada en el
cuadro combinado y da clic en siguiente.

17. Coloca el nombre de la etiqueta que deseas para el cuadro combinado y da clic en
Finalizar.


18. El control que acabamos de establecer, se colocará en la vista de diseño del
formulario.

19. Si deseas ver como va quedando el formulario, da clic en vista formulario , y se
mostrará lo siguiente:

CONSTRUIR UN INFORME EN VISTA DE DISEÑO
Para este ejemplo necesitamos de una consulta desarrollada anteriormente, esta
consulta, muestra una relación de alumnos con su respectiva facultad y escuela.
Para iniciar el diseño del informe sigue los siguientes pasos:
1. Selecciona la ficha Crear, luego selecciona el botón Diseño de Informe.

2. En la vista diseño, el informe muestra tres partes.

- Encabezado de página: Sección en donde se coloca los títulos que se mostrarán sólo
una vez por página, en esta sección, puedes clocar cualquier tipo de control.
- Detalle: Sección en donde se colocan los controles que mostrarán la información con
los registros de la tabla o consulta.
- Pie de página: Sección donde se colocan mayormente observaciones, textos, funciones
de fecha y hora, número de página, etc. Sólo aparece una vez por página en la parte
inferior en todas las páginas impresas.
3. Establece como origen de informe a la consulta facultad_consulta.

4. Selecciona el comando Agregar Campos existentes.

5. Selecciona los campos necesarios, tanto a la sección de encabezado como de detalle.



6. En el encabezamiento del informe inserta los siguientes controles:
a. Imagen, selecciona una imagen que poseas en tu disco duro, modifica el tamaño hasta
alcanzar el tamaño deseado.
b. Una etiqueta y escribe como texto "Relación de alumnos"

Insertar Número de Página
1. Selecciona la ficha Herramientas para Informe, la ficha Diseño, luego el comando
Insertar número de página.

2. Selecciona el formato Página N de M, la posición Final de página [pie de página], la
alineación al Centro. Pulsa Aceptar.

3. El número de página quedará insertado en el Pie de página

Insertar Fecha y Hora
1. Elige el comando Fecha y hora

2. Al mostrarse el cuadro de diálogo Fecha y hora, elige los primeros formatos tanto
para la fecha como para la hora y pulsa el botón Aceptar.

3. Si estos elementos se insertan en otro lado que no sea Pie de página arrástralas hasta
allí sin ningún problema.+

Ordenar y Agrupar
En un informe se puede ordenar hasta por diez campos o expresiones.


Para realizar la agrupación, realiza los siguientes pasos:
1. Selecciona la ficha Diseño, del grupo Agrupación y totales, selecciona la opción
Agrupar y ordenar.

2. Da clic en Agregar Grupo y selecciona el campo desc_facu.

3. Arrastra el campo desc_facu hacia la sección desc_facu.

4. Para agregar más opciones, da clic en Más.

5. Cuando se rellena la columna Campo/expresión, Access establece el tipo de orden a
Ascendente. Pero si deseas puedes cambiarlo a Descendente (con Z en la parte
superior).

Totales por Grupo
Para establecer totales por grupo, realiza lo siguiente:
1. Selecciona la opción Más, da clic en el control Sin Totales, luego marca las casillas
para Mostrar total general, totales de grupo como % de total general.

2. Inserta etiquetas de: porcentaje, total y total general.
3. Vista Diseño, en esta vista, el diseño del informe se visualizará de la siguiente forma:

4. Vista Presentación


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