Herramienta de monitorización compartim

Notas del editor

• #3: Antes de explicar la experiencia y los objetivos del programa, querría situar el contexto donde nos movemos: el Departamento para el que trabajamos. El Departamento de Justicia es una de las consejerías de la Generalidad de Cataluña, con competencias en materia de administración penitenciaria y ejecución penal, Administración de justicia, entidades jurídicas, mediación, justicia juvenil etc. y que cuenta con casi 14.000 trabajadores
• #4: El programa Compartim es una iniciativa del Departamento de Justicia, impulsada y desarrollada por el Centro de Estudios Jurídicos y Formación Especializada, ideada con la finalidad de crear entornos de trabajo colaborativo que acerquen a las personas a oportunidades de mejora o de resolución de los problemas que se plantean en su trabajo cotidiano. El programa vino a cubrir un déficit que ya se estaba produciendo en el área de formación y a ordenar conocimiento disperso del que casi no se sacaba provecho. El programa Compartim se fundamenta en un conjunto de personas apasionadas que interaccionan, aprenden, charlan, se enriquecen, intercambian experiencias, buenas prácticas y conocimientos. Actualmente hay 20 comunidades en funcionamiento, más de 250 integrantes activos y más de 1.500 participantes en el programa.
• #5: La metodología aplicada al programa durante estos 5 años se basa en: El impulso de las comunidades de práctica. La implantación de dichas comunidades en los distintos ámbitos de Justicia. Obligatorio: identificar el colectivo, seleccionar los temas hot topics , los dinamizadores de la comunidad, que llamamos e-moderadores;y el uso de la plataforma e-Catalunya. La definición de un plan de acción. El diseño del flujo de producción de conocimiento.
• #9: Las actas tienen, por un lado, una función de seguimiento administrativo y, por otro, una función operativa para monitorizar y optimizar el trabajo de las comunidades. Tienen un componente cualitativo y otro lado cuantitativo, ya que se parametriza la consecución de objetivos, las tareas realizadas y su interacción y el uso de diferentes herramientas en línea de la plataforma corporativa e-Catalunya. Utilización de sistema de recogida de datos en un formulario, integrado en una hoja de cálculo, de Google docs. En el formulario, cada moderador introduce: Los datos de interacción en la plataforma e-Catalunya extraídos de las estadísticas del portal Justicia.  Los contenidos más importantes extraídos de las actas de las reuniones presenciales. Otros datos específicos de su comunidad (por ejemplo, una comunidad hace uso de Moodle, otras confeccionan newsletters ...)
• #11: De otro lado, establecimos una primera fase de seguimiento cualitativo: a través del blog Gestión del conocimiento, del programa Compartim, se difunden narrativas de éxito referidas al trabajo colaborativo y la gestión del conocimiento. Como ejemplo, un vídeo de Susana Gracia, e-moderadora de la comunidad de educadores sociales, donde explica cómo cambió su trabajo con la constitución del programa: de sentirse aislada en el Centro Penitenciario de Girona a compartir sus experiencias diarias y sus conocimientos con el resto de la comunidad de educadores sociales que trabajan en diferentes puntos del territorio a través de la plataforma e-Catalunya.
• #12: Innovación metodológica (por ejemplo, la elaboración de un plan estratégico, a partir de una análisis DAFO, de la CoP de Comisión Interinstitucional de Reinserción Social y Orientación) Innovación en productos (por ejemplo, la publicación de un Programa de movilidad segura, del que les hablará a continuación Núria) Innovación en herramientas (por ejemplo, la confección de un entorno personal de aprendizaje en la CoP de juristas criminólogos en Netvibes) Con el objetivo de identificar las mejores prácticas y replicarlas cuando convenga. De otro lado, sirve para evaluar el impacto de las mismas CoP en el aprendizaje de los profesionales y también en la organización.
• #13: Ya para finalizar, comentarles que el año 2009, junto con Jordi Graells y Joana Soteras, realizamos un estudio de los costes que suponía la aplicación de un producto de conocimiento elaborado por una comunidad de práctica del Compartim: la CoP de educadores sociales de centros penitenciarios. El colectivo de educadores sociales está formado por 190 miembros que se encuentran repartidos en 11 centros penitenciarios del Departamento de Justicia. Una parte del grupo, constituido en comunidad de práctica, se dedica a elaborar productos de conocimiento que después socializan con todo el grupo profesional en una jornada presencial. El año 2008 se constituyó un subgrupo con la finalidad de elaborar un Programa de movilidad segura en los centros penitenciarios para dotar a los educadores de una herramienta para tratar los delitos de tráfico en clave socioeducativa. El año 2009 efectúamos un estudio en el que se establecieron indicadores de impacto, de ahorro de costes y tiempo y de satisfacción personal de los profesionales que lo elaboraron. El público destinatario del programa eran más de 2.900 personas con delitos de tráfico (2.472 cumpliendo penas alternativas a la prisión y 445 ingresadas en prisión) y, de forma preventiva, el 100% de la población reclusa. A partir de dicho estudio se demostró el ahorro de costes y tiempo que implica trabajar colaborativamente. Pueden consultar dicho estudio en la página que Justicia tiene en Slideshare: www.slideshare.net/justicia Dado el tiempo de que dispongo, voy a referirme únicamente al ahorro de costes y tiempo. De un lado, tenemos el ahorro en comunicaciones. En la elaboración del Programa y durante el año 2008 se hicieron 2.416 consultas al repositorio de ficheros publicados en la plataforma corporativa e-Catalunya, lo cual supone un ahorro de 2.416 MB (los ficheros tenían una media de 1 MB de tamaño) de ahorro en envío de ficheros por la red de comunicaciones. De la inversión hecha en redes de comunicación, se infirió que el coste de envio de un correo electrónico era de unos 0,018 € Pero también supone el ahorro de otros costes; por ejemplo, en llamadas telefónicas: trabajando en la plataforma tecnológica se produce un descenso de las llamadas telefónicas, que suelen tener un coste que va desde los 0 a los 0,1 €/minuto En cuanto al ahorro de tiempo, las aplicaciones que nos ofrece la plataforma e-Catalunya permiten que las CoP se comuniquen ahorrando tiempo en comparación con las llamadas telefónicas o la gestión y la lectura de los mensajes de correo electrónico. El acceso a ficheros y documentos se calcula multiplicando: El número de consultas durante el 2008 al repositorio compartido = 2.416 consultas La ganancia estimada en minutos respecto a la búsqueda en otras redes obtenida en una prueba heurística con un usuario: 8 minutos El ahorro total es de 2.416 x 8 minutos = 19.328 minutos o 322,1 horas o 42,95 días De otro lado, tenemos un ahorro en desplazamientos: los educadores sociales están distribuidos por todo el territorio catalán (vean el mapa de centros penitenciarios) Cuando no teníamos plataforma, se hacían 11 reuniones, que se redujeron a 8 con la plataforma = ahorro de 3 jornadas x 8 miembros de la CoP = 24 jornadas. Lo cual supone un ahorro de 1.584 € en concepto de dietas o de 24 jornadas en tiempo 24 jornadas x 220 km/ahorro viaje = 5.280 km ahorrados x 0,30 €/km dieta = 1.584 € Pero el mayor coste económico se cuantificaría al externalizar el estudio a una consultoría: ello supone un ahorro de entre 10 y 20.000 euros. Para finalizar, hay que destacar que todo ello supone un gran ahorro en formación, ya que, si comparamos el impacto de un curso tradicional (únicamente los asistentes y coste muy superior que hay que pagar a un docente) con la confección del Programa de movilidad segura (coste parecido de pagar a un e-moderador y un coordinador de grupo, pero con un impacto mucho mayor, ya que, en aquel momento, un total de 125 educadores habían leído y aplicado el Programa de movilidad segura a sus tareas profesionales)