Implantación CoP programa Compartim
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El documento presenta una guía para la implementación efectiva de Comunidades de Práctica (COP) en la administración pública, destacando el programa Compartim como un ejemplo exitoso. Se describen los factores clave para el éxito, la metodología utilizada y la importancia de un e-moderador en el proceso. Además, se evalúan los resultados y se ofrecen conclusiones sobre las condiciones necesarias para garantizar la madurez y efectividad de las COP.
Implantación CoP programa Compartim
- 1. Guía para la correcta implantación de CoP en la administración pública: una experiencia de éxito, el programa Compartim Mario Pérez Montoro (UB) y Núria Vives (Dept. Justícia) 14 de mayo de 2010
- 2. Contexto organizativo Funcionamiento y metodología de las CoP Factores de éxito del programa Evaluación de la experiencia Estudio de factores críticos para la implantación de CoP Conclusiones El Programa Compartim
- 3. Un poquito de historia Inicios del programa Compartim
- 4. Contexto organizativo: el Departamento de Justicia
- 5. Objetivos de las comunidades de práctica • Facilitar el intercambio de experiencias y generar conocimiento de valor añadido para la organización • Proveer espacios de encuentro para intercambiar conocimiento • Facilitar el aprendizaje organizacional • Consolidar áreas de conocimiento (saber quién sabe qué y dónde se desarrollan temas específicos)
- 6. El programa Compartim www.gencat.cat /justicia/ compartim
- 7. Factores de éxito del programa Compartim La figura del e-moderador Metodología y evolución de las CoP Uso de la plataforma corporativa e-Catalunya Jornadas de buenas prácticas Política de incentivos económicos y profesionales
- 8. La figura del e-moderador Persona representativa de la comunidad y con capacidad de liderazgo. Respetada y con influencia en la comunidad Tiene buenas capacidades comunicativas y se adapta a nuevos entornos tecnológicos Profesional comprometido en hacer avanzar el conocimiento en su ámbito profesional. Figura clave en el proceso de desarrollo del Compartim, que reúne las siguientes características:
- 9. Una experiencia descrita por la propia e-moderadora Susana Gracia trabaja en el CP de Girona y es la e-moderadora de la comunidad de educadores sociales de centros penitenciarios “ Tenía que ir a cursos a Barcelona para poder encontrarme con los compañeros y poder discutir con ellos, o contrastar con ellos, lo que se estaba haciendo. Ahora estoy permanentemente conectada con 170 educadores de todos los centros penitenciarios.”
- 10. Metodología de las CoP: evolución Identificación del colectivo idóneo (grupo motivado) Identificación de los problemas recurrentes Identificación del e-moderador Organización de una primera reunión presencial del colectivo Continuación de las conversaciones de las CoP en línea, en la plataforma e-Catalunya A partir de Wenger, se siguieron estos pasos:
- 11. Metodología de las CoP: jornadas de buenas prácticas
- 12. Metodología de las CoP: política de incentivos y estrategias de motivación Publicación y difusión de los productos elaborados de mayor relevancia Certificación de las horas empleadas como horas de formación (por las que se obtiene más puntuación en los procesos selectivos) Incentivos económicos a los e-moderadores, pero también:
- 13. Plataforma de trabajo colaborativo: e-Catalunya ecatalunya.gencat.cat
- 14. Revisión de la metodología de la implantación Grados de madurez de las comunidades Evaluación de resultados: productos de éxito y reconocimientos. Estudio sobre los factores de éxito o de fracaso (Jordi Graells, Jesús Martínez, Antonio Olaya y Mario Pérez-Montoro) Evaluación de la experiencia Camino de esperanzas © SergioTudela CC BY
- 15. Ciclo de vida y grados de madurez de las CoP Objetivos (internos de las CoP) - cohesión - Intercambio - explicitación Objetivos (organizativos) retención estandarización documentación identif. conocim. experto calidad Objetivos (externos): - marketing - liderazgo - prestigio - atracción de recursos CoP Núcleo comunidades Método Extensión Mestizaje externo Visibilidad Observatorio Referencia nacional e internacional Fuente: Carlos Merino (2007) CoP incipiente CoP en desarrollo CoP consolidada
- 16. Evaluación de resultados: productos de éxito y reconocimientos
- 17. Algunos datos del estudio de Factores críticos para la implantación de CoP Factores críticos: Tamaño y especialización del grupo Grado de obsolescencia del conocimiento profesional Grado de jerarquización organizativa Nivel de vinculación con las TIC
- 18. Indicadores de evaluación Indicadores de producción Número de productos de conocimiento elaborados Número de consultas del colectivo profesional a los productos elaborados Indicadores de impacto Incorporación y aplicación institucional de los productos Indicadores de calidad Calidad elevada del producto (según valoración percibida por el colectivo de referencia)
- 19. Conclusiones del estudio de Factores críticos para la implantación de CoP
- 20. Conclusiones A Ninguna CoP del programa Compartim ha alcanzado la fase de madurez. Para garantizar el éxito de una CoP, no deben existir conflictos laborales. Es necesaria la intervención en la fase inicial de un experto externo que asesore a la CoP en los aspectos metodológicos. Coexistencia de reuniones presenciales y trabajo colaborativo en red. Los miembros de las CoP desarrollan su trabajo de una manera estandarizada y de mayor calidad. Asismismo, se detecta un incremento del compromiso institucional de los miembros de las CoP.
- 21. Gracias!
Notas del editor
- #4: El año 2005, unas cuantas personas del Departamento de Justicia, asesoradas por dos expertos, se reúnen para decidir hacia donde irá el programa de gestión del conocimiento que se está gestando en el Departament: nace el programa Compartim
- #5: El Departamento de Justicia es una de las consejerías de la Generalidad de Cataluña, con competencias en materia de administración penitenciaria, Administración de justicia, entidades jurídicas, mediación, etc. Los inconvenientes que presenta esta organización para desarrollar un proyecto gestión conocimiento son: No existe un contexto claro que habilite la creación de nuevo conocimiento. El conocimiento reside en los profesionales, que están dispersos en el territorio. Además, este conocimiento no se recoge en ningún soporte documental, sino que se encuentra encapsulado en las personas que lo han aprendido a partir de su práctica profesional.
- #7: El programa Compartim se inicia hace 5 años y nace con dos objetivos fundamentales: - Crear un contexto de creación de conocimiento - Establecer los circuitos y mecanismos para la explotación del conocimiento colectivo que se genere Se decide poner en marcha un programa piloto. Así, inicialmente, se implanta el programa, a pequeña escala, para evaluar los beneficios y los inconvenientes que se deriven. El programa piloto se inicia con la CoP de trabajadores sociales de centros penitenciarios. 4 meses después, se extiende a 13 CoP más de dos ámbitos competenciales diferentes (administración de justicia y administración penitenciaria) y otro ámbito transversal. Actualmente, el programa Compartim lo forman un total de 19 grupos (en algunos casos comunidades de práctica, en otros equipos de trabajo): Actividad física y deporte de centros penitenciarios Ámbito social de la rehabilitación Archivos judiciales Asesoramiento penal de adultos Asesores de justicia juvenil Bibliotecas judiciales CIRSO de Tarragona Centros de justicia juvenil Educadores sociales de centros penitenciarios Equipo de asesoramiento técnico de la familia Juristas criminólogos de centros penitenciarios Mediación Medio abierto de justicia juvenil Mediación penal juvenil Monitores artísticos de centros penitenciarios Atención a la víctima del delito Prevención y mediación comunitaria Psicólogos de centros penitenciarios Trabajo social de centros penitenciarios
- #9: También contamos con la figura del coordinador, que actúa a modo de enlace entre los e-moderadores de las distintas comunidades de un ámbito específico y la dirección. Así se garantiza la coincidencia entre las actuaciones de la comunidad y los objetivos estratégicos de la organización.
- #12: Anualmente, cada CoP celebra su jornada de buenas prácticas:, que tienen un papel determinante en el ciclo final del proceso
- #14: e-Catalunya e s una plataforma corporativa de la Generalidad, impulsada por la Dirección General de Atención Ciudadana y desarrollada tecnológicamente por la Universidad Politécnica de Cataluña. Con e-Catalunya se pretendió desarrollar, integrar y poner en marcha una plataforma de colaboración y de red social basada en software libre. La plataforma se estructura en torno a portales. Dentro de cada portal, los usuarios pueden expresarse, relacionarse e interactuar mediante herramientas de colaboración como blogs, wikis, foros, repositorios de archivos, etc. e-Catalunya utiliza mecanismos de red social basados en la información explícita introducida por sus usuarios o en información obtenida por el propio sistema. Cada una de estas comunidades interactúa en un espacio propio, que puede ser de acceso público o privado (en este caso, sólo para miembros registrados) y cada grupo elige las herrramientas que quiere utilizar en su espacio. Los grupos, además, también cuentan con otras utilidades como listas de distribución, RSS, alertas automáticas de novedades, etc. para facilitar la comunicación entre los miembros del grupo. Los miembros de un grupo pueden hacer aportaciones, responder y comentar las aportaciones de otros, adjuntar y descargar archivos, editar documentos comunes, enviar mensajes de correo a toda la comunidad, etc. Cada grupo cuenta con personal de administración y de moderación imprescindible para motivar la participación y organizar el conocimiento generado.
- #15: En primer lugar, al evaluar la metodología de implantación del programa, nos dimos cuenta de que el ciclo de vida de una comunidad de práctica es más corto de lo que imaginábamos y, por otro lado, las experiencias de éxito no han sido tantas como esperábamos. Todo ello nos ha llevado a modificar algunos aspectos de la metodología de la implantación del programa. En segundo lugar, analizamos los grados de madurez de las distintas comunidades siguiendo la pauta que nos explicó Carlos Merino, investigador del Instituto Universitario de Investigación en Administración del Conocimiento e Innovación de Empresas ( IADE) y que os mostraré a continuación. Además, al cabo de un tiempo, comenzamos a recoger frutos en forma de premios, distinciones y presencia en diversos congresos y jornadas nacionales e internacionales sobre la materia. Y, por último, recientemente, las mismas personas que “fundaron” el Compartim allá por el año 2004 elaboraron también un estudio inédito sobre los factores de éxito o de fracaso. En seguida analizaremos algunos de estos factores.
- #16: Según Carlos Merino, una comunidad de práctica que se mantenga en el tiempo pasa por distintos niveles de madurez: En el nivel 1: La CoP se concibe como un grupo de trabajo dinámico al que se dota de medios para mejorar su dinámica de interacción. La principal necesidad radica en un escritorio compartido, accesible y organizado En el nivel 2: La CoP se concibe como un entorno de conocimiento referencial en el que están involucrados gestores de tareas y agentes interesados. Se empiezan a publicar resultados y aparecen personas interesadas en realizar consultas. Y alcanza la cumbre con el nivel 3: La CoP se institucionaliza como una unidad especializada que actúa como antena u observatorio sobre la práctica en cuestión. No sólo genera contenidos sino que desarrolla una labor de integración de información dispersa y juicio experto.
- #17: Octubre 2009: Premio al mejor blog corporativo en los Premios Blogs Catalunya al blog Gestió del coneixement, Gestión del conocimiento, donde se recogen las mejores aportaciones de los miembros del Compartim en distintos entornos. Febrero 2010: premio al mejor caso práctico del año en el Congreso Expoelearning Decenas de productos de conocimiento elaborados 4 publicaciones elaboradas por CoP Presencia en congresos y jornadas 4 jornadas globales de buenas prácticas Publicación El trabajo colaborativo en la Administración Además, durante estos 6 años, el Departamento ha ido incrementando su presencia en la web 2.0 y dentro de estos espacios el programa Compartim genera muchos contenidos y archivos multimedia: tanto en entornos personales de aprendizaje (Netvibes) como en las redes sociales más conocidas (Facebook, Twitter) y en repositorios de vídeos, fotografías y presentaciones (Youtube, Flickr, Slideshare)
- #18: El estudio realizado por Martínez, Olaya, Graells, Pérez-Montoro parte de la hipótesis que determinades variables estructurales (demográficas, culturales, organizativas, etc.) y dinámicas (funcionamiento interno de la CoP, características del coordinador y el e-moderador…) pueden predecir el éxito o el fracaso de la CoP. Estas variables se agruparon en estos cuatro factores críticos: Tamaño y especialización del grupo: en la administración hay un alto grado de especialización de los colectivos. El tamaño del grupo profesional suele tener relación con el grado de especialización y con el nivel de demanda de sus servicios. Grado de obsolescencia del conocimiento profesional: actualización rápida o frecuente del conocimiento del grupo profesional analizado. Se detectó que varias comunidades precisan una mayor actualización que otros grupos (p.e. juristas criminólogos de prisiones o asesores técnicos judiciales). En el polo opuesto: monitores artísticos o trabajadores sociales. Grado de jerarquización organizativa: clara distinción también entre grupos con estructuras jerarquizadas muy pronunciadas y con escaso nivel de autonomía (en general, los colectivos adscritos a prisiones) frente a otros colectivos con poca jerarquización y con un alto grado de autonomía en la ejecución de sus tareas (bibliotecarios o archiveros judiciales). Nivel de vinculación con las TIC: uno de los elementos distintivos de la función pública moderna reside precisamente en el nivel de vinculación con las TIC para poder desempeñar el trabajo. Algunos colectivos han empezado a introducirse en las TIC mientras que otros colectivos (en especial bibliotecarios y archiveros judiciales) ya traían la lección aprendida. Y este es un importante factor teniendo en cuenta que gran parte de las tareas de la comunidad se realiza a través de herramientas colaborativas en línea, herramientas 2.0 y fundamentalmente en la plataforma de trabajo colaborativo e-Catalunya.
- #19: Asimismo, se establecieron como decisivos los siguientes indicadores de evaluación. (Se considera como criterio de éxito la existencia de valores positivos en tres tipos de indicadores de evaluación…)
- #20: Del estudio sobre los factores críticos destaco las variables de éxito que me han parecido más interesantes: Los miembros de las comunidades de más éxito no sufren incidencias que puedan afectar al clima laboral. Se han dado de alta en e-Catalunya. Valoran bastante positivamente la calidad y la utilidad del producto de conocimiento desarrollado. Valoran bastante el trabajo colaborativo. La principal franja de edad va desde los 31 a los 40 años. Así pues, la conclusión del estudio destaca la lista de indicadores estadísticamente significativos para discriminar escenarios de éxito de las CoP: Indicadores de escenario: Pertenecer al ámbito transversal No tener incidencias laborales Compatibilizar el desarrollo del trabajo y el trabajo colaborativo Tener la condición de funcionario interino y con un perfil joven Indicadores de evolución Haberse dado de alta en e-Catalunya Utilizar e-Catalunya Recibir permiso para asistir a sesiones presenciales Hacer uso intensivo de Internet (más de 25 horas a la semana)