informe auditoria administrativas

Loxdania J. Martinez Rivera
Azalea A. Moraga Castro
Nehisy A. Pineda Palacios

En este informe es importamte señalar los
hallazgos, conclusiones y recomendaciones y
soportar cada uno de ellos con dichas
evidencias competentes y relevantes
debidamente documentadas.
Resultados,
Conclusiones,
Recomendaciones,
Deberan tener los
siguientes atributos:
Utilidad
Objetividad
Oportunidad
Claridad
CalidadLogica
Una vez seleccionados
los enfoques de
análisis organizacional
y cuantitativos
y formulado
el diagnóstico
administrativo, al
finalizar el examen
de la organización es
necesario preparar
un informe en el
cual se consignen
los resultados de la
auditoría e identifique
claramente el área,
sistema, programa o
proyecto auditado, el
objeto de la revisión,
su duración, alcance,
recursos y los métodos
empleados.
El informe constituye un factor
invaluable debido a que posibilita
conocer si los instrumentos
y criterios aplicados contemplaban
las necesidades reales, y deja abierta
la alternativa de su presentación
previa al titular de la organización
para determinar los logros
obtenidos

Aspectos Operativo
Para abordar este
aspecto, es recomendable
seguir el orden siguiente:
01. Introducción Criterios
considerados para
emprender y ejecutar la
auditoría.
02. Antecedentes
Información que enmarca
la génesis y situación
actual de la organización.
03. Justificación Elementos
que hicieron necesaria su
aplicación.
04. Objetivos de la
auditoría Razones por las
que se efectuó la auditoría
y los fines que se persiguen
con el informe.
05. Estrategia Cursos de
acción seguidos y recursos
ejercidos en cada uno de
ellos.
06. Recursos
Requerimientos humanos,
materiales y tecnológicos
empleados.
07. Costo Recursos
financieros utilizados en su
desarrollo.
08. Alcance Ámbito,
profundidad y cobertura
del trabajo.
09. Acciones Pasos o
actividades realizados en
cada etapa.
10. Metodología Marco de
trabajo, técnicas e
indicadores en que se
sustentó la auditoría.
11. Resultados Hallazgos
significativos y evidencia
suficiente que la soporte.
12. Conclusiones
Inferencias basadas en las
pruebas obtenidas.
13. Recomendaciones
Señalamientos para
mejorar el desempeño.
14. Alternativas de
implantación Programa y
métodos viables.
15. Desviaciones
significativas Grado de
cumplimiento de las
normas aceptadas para la
auditoría.
16. Opiniones de los
responsables de las áreas
auditadas Puntos de vista
expuestos acerca de los
hallazgos, conclusiones y
recomendaciones.
17. Asuntos especiales
Toda clase de aspectos
que requieran de un
estudio más profundo.
Antes de presentar la versión
definitiva del informe, es
necesario revisarlo en términos
prácticos, con base en las
premisas que se acordaron
para orientar las acciones que
se
llevaron a cabo en forma
operativa.

Lineamientos generales para su preparacion.
a. No perder de vista el objeto
de la auditoría cuando se
llegue a las conclusiones
yrecomendaciones fi nales.
b. Ponderar las soluciones que
se propongan para determinar
practicidad y viabilidad.
c. Explorar diferentes
alternativas para transmitir las
causas y efectos inherentes a
los hallazgos, para traducirlas
en recomendaciones
preventivas o correctivas,
según sea el caso.
d. Homogeneizar la
integración y presentación de
los resultados para que exista
coherencia entre los hallazgos
y los criterios para su atención.
e. Aprovechar todo el apoyo
posible para fundamentar
sólidamente los resultados.
f. Allegar a los niveles de
decisión los elementos idóneos
para una toma de decisiones
objetiva y congruente.
g. Establecer las bases para
constituir un mecanismo de
información permanente.
h. Crear conciencia en los
niveles de decisión de la
importancia que reviste el
incumplimiento (o hacerlo
extemporáneamente) de las
medidas recomendadas.
i. Establecer la forma y
contenido que deberán
observar los reportes y
seguimiento de las acciones.
j. Tomar en cuenta los
resultados de auditorías
realizadas con anterioridad,
para evaluar el tratamiento y
cursos de acción tomados en
la implementación de
resultados.
Para que el informe tenga verdadero efecto en el
desempeño de una organización, es necesario presentarlo
en forma puntual, esto es, prestar especial atención a la
formulación de criterios, si bien susceptibles de llevarse a la
práctica, también con una visión
estratégica, para lo cual deben tomarse en cuenta los
siguientes aspectos:

La variedad de opciones para presentar los informes depende del
destino y propósito que se les quiera dar, además del efecto que se
pretende con su presentación.
En atención a estos criterios, los informes más
representativos son:
Es conveniente que antes de emitir el informe, una persona
independiente a la aplicación de la auditoría revise los
borradores y los papeles de trabajo, a fi n de verificar que
se han cumplido con todas las normas legales y éticas

Tipos de informe
Informe General
Informe Ejecutivo
Informe de Aspectos
Relevantes

InformeGeneral
•Responsable. Área o unidad administrativa encargada de
preparar el informe.
•Introducción. Breve descripción de la circunstancias que
hicieron necesario aplicar la
•auditoría, mecanismos de coordinación y participación
empleados para su desarrollo,
•duración de la revisión, así como el propósito y explicación
general de su contenido.
•Antecedentes. Exposición de la génesis de la organización,
es decir, orígenes, cambios,
•sucesos y vicisitudes de mayor relevancia que infl uyeron en
la decisión de implementar
•la auditoría.
•Técnicas empleadas. Instrumentos y métodos utilizados para
obtener resultados en
•función del objetivo
•Diagnóstico. Defi nición de las causas y consecuencias de la
auditoría, las cuales justifi can
•los ajustes o modifi caciones posibles.
•Propuesta. Presentación de alternativas de acción, ventajas y
desventajas que pueden
•derivarse, implicaciones de los cambios y resultados
esperados.
•Estrategia de implementación. Explicación de los pasos o
etapas previstas para instrumentar
•los resultados.
•Seguimiento. Determinación de los mecanismos de
información, control y evaluación
•necesarios para garantizar el cumplimiento de los criterios
propuestos.
•Conclusiones y recomendaciones. Síntesis de los logros
obtenidos, problemas detectados,
•soluciones instrumentadas y pautas sugeridas para el logro
de las propuestas.
•Apéndices o anexos. Gráfi cos, cuadros y demás
instrumentos de análisis administrativo
•que se consideren elementos auxiliares para la presentación
y fundamentación
•de la auditoría.
Informe Ejecutivo
•Responsable. Área o unidad administrativa encargada
de preparar el informe.
•Periodo de revisión. Lapso que comprendió la auditoría.
•Objetivos. Propósitos que se pretende obtener con la
auditoría.
•Alcance. Profundidad con la que se auditó la
organización.
•Metodología. Explicación de las técnicas y
procedimientos utilizados para captar y analizar
•la evidencia necesaria para cumplir con los objetivos de
la auditoría.
•Síntesis. Relación de los resultados y logros obtenidos
con los recursos asignados.
•Conclusiones. Síntesis de aspectos prioritarios,
acciones llevadas a cabo y propuestas de actuación.
Informe de Aspectos Relevantes
•Documento que se integra con base en un criterio de
selectividad, que considera los
•aspectos que reflejan los obstáculos, deficiencias o
desviaciones captadas durante el
•examen de la organización.
•Mediante este informe se puede analizar y evaluar:
•• Si se llevó a cabo todo el proceso de aplicación de la
auditoría.
•• Si se presentaron observaciones relevantes.
•• Si la auditoría está en proceso, se reprogramó o se
replanteó.
•• Las horas hombre que realmente se utilizaron.
•• La fundamentación de cada observación.
•• Las causas y efectos de las principales observaciones
formuladas.
•• Las posibles consecuencias que se pueden derivar de
las observaciones presentadas.
•Las observaciones del informe se consideran
relevantes cuando presentan las siguientes
•características:
•• Inconsistencia en la cadena de valor de la
organización.
•• Inobservancia del marco normativo aplicable.
•• Incumplimiento de las expectativas de los clientes y/o
usuarios.
•• Defi ciencia en el servicio de los proveedores.
•• Falta de información del desempeño de competidores.
•• Pérdida de oportunidades de negocio.
•• Baja rentabilidad y productividad. Entre otros
•Para apoyar el proceso de toma de decisiones del
titular de la organización, este informe
•puede presentarse acompañado de un ejemplar del
informe general o ejecutivo.

PROPUESTA DE IMPLEMENTACIÓN
La implementación de
las recomendaciones
constituye uno de
los aspectos clave
para afectar en
forma efectiva a
la organización,
ya que representa
el momento de
transformar las
propuestas en
acciones específicas
para cumplir con
el propósito de la
auditoría.
La
implementacion
se realiza en tres
fases
1.Preparacion
del Programa
2.Integracion
de Recursos
3.Ejecucion
del programa

Presentacion del Programa
• Determinar las actividades que deben efectuarse
y la secuencia de su realización.
• Establecer el tiempo de duración de cada
actividad y el total de la implementación.
• Estimar los requerimientos de personal,
instalaciones, mobiliario y equipo.
• Delimitar claramente las responsabilidades del
personal responsable de su ejecución.

Los métodos de
implementación
aceptados para
traducir las
recomendaciones en
acciones
específicas son
Instantáneo
En paralelo
Parcial o por
aproximacion
es sucesivas
Combinación
de métodos
Proyecto
piloto
Métodos de implementación

Método instantáneo
Refiere la posibilidad de implementar las recomendaciones contenidas en
los resultados de la auditoría en forma inmediata, tomando en cuenta que
sean viables de ejecutar y que existan las condiciones para hacerlo
eficazmente.
Método del proyecto piloto
Consiste en realizar un ensayo con los resultados de la auditoría en sólo una
parte de la organización, con la finalidad de medir sus efectos, lo que
facilita introducir cambios en una escala reducida y llevar a cabo cuantas
pruebas sean necesarias antes de implementarlosen forma global.

Método en paralelo
Representa la operación simultánea, por un periodo determinado, tanto del ambiente
o condiciones normales de trabajo, como las que se van a implementar, lo que permite
efectuar modificaciones y ajustes sin problemas, al tiempo que deja que las nuevas
condiciones funcionen libremente antes de suspender las anteriores.
Combinación de métodos
Constituye el empleo de más de un método para implementar las recomendaciones,
tomando en cuenta el efecto que los cambios administrativos puedan provocar en la
organización.
Método parcial o por aproximaciones sucesivas
Consiste en seleccionar parte de los resultados de la auditoría e implementarlos
procurando hacerlo sin causar grandes alteraciones y avanzar al siguiente paso sólo
cuando se haya consolidado el anterior, lo que permite un cambio gradual y
controlado.

Integración de recursos
Una vez estructurado el programa de implementación, se
deben reunir los recursos para ponerlo en marcha.
Después, se debe desarrollar toda la base documental
para fundamentar técnica y normativamente la
implementación y, en su caso, el acondicionamiento físico
de las instalaciones.
Por último, de acuerdo con los requerimientos de la
auditoría y el programa de implementación, se lleva a
cabo la selección y capacitación del personal que va a
colaborar en su ejecución.

Ejecucion del Programa
Cumplidos los pasos anteriores, se procede a
implementar la recomendaciones mediante el empleo
del método seleccionado y la realización de las
actividades programadas.
Es necesario que el personal que participa en el
proceso reciba la información y orientación oportunas
para interactuar en condiciones óptimas.
En forma simultánea se tiene que efectuar el
seguimiento y evaluación de los avances que se hayan
realizado

PRESENTACIÓN DEL INFORME
El informe final aprobado se hará del conocimiento
de:
• Titular de la organización
• Órgano de gobierno
• Órgano de control interno
• Niveles directivos
• Mandos medios y nivel operativo
• Grupo(s) de filiación, corporativo(s) o sectorial(es)
• Dependencia globalizadora (en el caso de instituciones públicas)
De acuerdo con las normas de funcionamiento, convenios de coordinación, convención
sectorial, enfoque estratégico y relaciones con el entorno, el informe se puede hacer extensivo
a las instituciones con las que interactúa la organización, a los grupos
de interés, clientes y proveedores, con el objeto de fortalecer o reconsiderar los
criterios para desarrollar el trabajo en conjunto.

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