Informe control interno dafp 2012 san luis feb. 19 13
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Este documento contiene las respuestas de Milton Alexis Ramírez Zuluaga, Asesor MECI, a una encuesta de reestablecimiento sobre el subsistema de Control Estratégico, Direccionamiento Estratégico y Control de Gestión de una entidad. La encuesta incluye preguntas sobre principios éticos, capacitación de empleados, planeación, gestión documental, indicadores de desempeño y controles de procesos.
Informe control interno dafp 2012 san luis feb. 19 13
- 1. SUBSISTEMA : CONTROL ESTRATÉGICO COMPONENTE AMBIENTE DE CONTROL Reestablecer Encuesta Diligenciado por: Milton Alexis Ramírez Zuluaga Cargo : Asesor MECI Fecha Diligenciamiento :19/02/2013 09:55:35 p.m. Preguntas Respuesta El documento que contiene los principios éticos de la entidad fue construido participativamente y está documentado? Se han definido y aplicado mecanismos de socialización de los valores a todos los servidores de la entidad y los particulares que ejercen funciones públicas? Se ha dado a conocer en los procesos de inducción de los nuevos funcionarios el documento que contiene los principios éticos? La entidad da cumplimiento a las políticas de Talento Humano? Sobre el Plan Institucional de Capacitación indique si se ha venido formulando de acuerdo a los lineamientos establecidos para realizarlos? Sobre los programas de inducción y re-inducción indique si se han realizado en los últimos 2 años? Sobre el Programa de Bienestar de la entidad indique si se ha realizado medición del clima laboral en los últimos 2 años? En las evaluaciones de capacitación, los servidores consideraron haber recibido conocimientos necesarios para el cumplimiento de sus funciones? Se cuenta con mecanismos de evaluación a los funcionarios? c) Evaluación por Solo si respondió SI, señale el macanismo utilizado dependencias, se califica para la evaluación: de forma general no individual Los encargados de evaluar a los funcionarios han realizado seguimiento al desempeño? Existe correspondencia entre los resultados de la
- 2. gestión de los procesos o áreas y los resultados individuales al que pertenece el servidor? Se cuenta con informes consolidados sobre los procesos de inducción y re-inducción realizados? Los funcionarios al evaluar la inducción y/o re- inducción, consideran que contribuye al conocimiento de la entidad? La Alta Dirección evidencia el compromiso y respaldo para el ejercicio del control interno? La alta dirección ha generado lineamientos para fortalecer el MECI y el Sistema de Gestión de la Calidad? Se realiza por parte del nivel directivo seguimiento y control a las políticas adoptadas en el sistema de Control Interno? Se ha realizado seguimiento al cumplimiento de los acuerdos de gestión? (Solo para entidades a las que No aplica les aplica el Título VIII de la Ley 909 de 2004) Producto del seguimiento a los acuerdos de gestión se han generado acciones correctivas, preventivas o de No aplica mejora? (Solo para entidades a las que les aplica el Título VIII de la Ley 909 de 2004) SUBSISTEMA : CONTROL ESTRATÉGICO COMPONENTE DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO Reestablecer Encuesta Diligenciado por: Milton Alexis Ramírez Zuluaga Cargo : Asesor MECI Fecha Diligenciamiento :19/02/2013 09:58:58 p.m. Preguntas Respuesta Sobre la planeación de la entidad determine: La entidad cuenta con documentos adoptados y divulgados que contienen Mision, Vision y objetivos institucionales? Para la formulación de los planes y programas la entidad tuvo en cuenta los requerimientos y expectativas de los clientes? Para la formulación de los planes y programas la entidad tuvo en cuenta el análisis o verificación de los requerimientos
- 3. legales y de presupuesto? Se ha realizado seguimiento a la planeación institucional frente al cumplimiento de las actividades propuestas? Se ha realizado seguimiento a la ejecución presupuestal? El normograma se encuentra actualizado frente a las competencias, responsabilidades o cometidos asignados a la entidad por mandato legal. Con base en los resultados de los seguimientos se han efectuado ajustes a la planeación? La implementación del MECI ha mejorado la ejecución presupuestal de su entidad, tanto de funcionamiento como de inversión? La entidad cuenta con un modelo de operación por procesos construído? Para su construcción la entidad tuvo en cuenta los requerimientos de los usuarios ? El Modelo establecido muestra las diferentes interrelaciones y cadenas de valor entre los procesos? Se han realizado revisiones a los procesos y realizado ajustes de ser necesarios? El modelo establecido cuenta con los indicadores de los procesos para realizar la respectiva medición? El modelo de operación por procesos implementado en la entidad ha facilitado: 1) Planeación 2) Ejecución 3) Evaluación 4) Comunicación 5)El modelo de operación por procesos implementado en la entidad es entendido y aplicado por todos los funcionarios? La entidad cuenta con una estructura organizacional flexible, la cual contribuye a la gestión por procesos? Se tienen en cuenta los niveles de autoridad y responsabilidad en la ejecución de los procesos? Los niveles de autoridad y responsabilidad de la entidad facilitan la toma de decisiones? En el último año se han realizado jornadas de socialización del mapa de procesos a los servidores?
- 4. Los servidores entienden su participación en los procesos en el ejercicio de las funciones de su cargo y de su nivel jerárquico? SUBSISTEMA : CONTROL DE GESTIÓN COMPONENTE ACTIVIDADES DE CONTROL Reestablecer Encuesta Diligenciado por: Milton Alexis Ramírez Zuluaga Cargo : Asesor MECI Fecha Diligenciamiento :19/02/2013 10:13:13 p.m. Preguntas Respuesta Las políticas de operación de la entidad están adoptadas y divulgadas? En el ultimo año, se han socializado las políticas de operación a los servidores.? Las políticas de operación han facilitado la ejecución de los procesos y las actividades en general? Los procedimientos en la entidad están adoptados y divulgados? Se desarrollan las actividades de acuerdo a los procedimientos documentados? Se han realizado revisiones a los procedimientos por parte de los responsables de los procesos con el fin de introducir mejoras? Los procedimientos documentados han facilitado el desarrollo de los procesos? Los procedimientos con los que cuenta la entidad son suficientes y apropiados para preservar el conocimiento y buen desarrollo de los procesos? La entidad tiene definidos los controles preventivos y correctivos para los procesos o actividades? Se realiza seguimiento a los controles determinados? Los controles han contribuido a que los riesgos no se materialicen? En caso de materialización de los riesgos, los controles permiten reducir el impacto? La entidad cuenta con indicadores, que le permiten realizar la evaluación de su gestión? Se ha revisado la pertinencia de los indicadores para evaluar la
- 5. gestión de los procesos? Se ha realizado la evaluación de los indicadores teniendo en cuenta la oportunidad, finalidad, claridad, practicidad, confiabilidad, entre otros aspectos con el fin de mejorar su aplicación y utilidad? La evaluación de los indicadores ha permitido medir el cumplimiento de los factores críticos de los procesos? La información reportada por los indicadores ha facilitado la toma de decisiones? La información reportada por los indicadores ha permitido la generación de acciones tanto preventivas como correctivas? El manual de procedimientos u operaciones de la entidad fue construido, adoptado y divulgado a partir de la recopilación e integración de la información que regula las acciones de la entidad? El manual de procedimientos u operaciones es de fácil acceso para todos los servidores de la entidad? El manual de procedimientos u operaciones es utilizado como herramienta de consulta? Se ha actualizado el manual de procedimientos u operaciones cuando se presentan cambios en la operación de la entidad? La operación de la entidad cumple con la estandarización establecida en el Manual de procedimientos u operaciones? SUBSISTEMA : CONTROL DE GESTIÓN COMPONENTE INFORMACIÓN Reestablecer Encuesta Diligenciado por: Milton Alexis Ramírez Zuluaga Cargo : Asesor MECI Fecha Diligenciamiento :19/02/2013 10:15:04 p.m. Preguntas Respuesta Se cuenta con mecanismos para recibir sugerencias, recomendaciones, peticiones, necesidades, quejas o reclamos, por parte de la ciudadanía? El análisis de la información recibida de la ciudadanía y partes interesadas ha sido utilizada para para obtener información sobre necesidades y prioridades en la prestación del servicio? Se clasifica la información teniendo en cuenta los procesos de la
- 6. entidad? La información suministrada por las fuentes externas (comunidad, proveedores, organismos de control o de regulación, organismos de cooperación o de financiación, otras entidades u organismos públicos o privados) es utilizada como insumo para el desarrollo de los procesos? Los procedimientos de consulta pública son abiertos, sistemáticos y ofrecen igualdad de acceso para todos los interesados o afectados? La entidad cuenta con mecanismos para la administración de la información que se origina y procesa en su interior? Las tablas de retención documental se mantienen actualizadas de acuerdo a lo dispuesto en la Ley 594 de 2000? La información proveniente de las fuentes internas (manuales, informes, actas, actos administrativos) es utilizada como insumo para el desarrollo de los procesos? La entidad cuenta con mecanismos de verificación para garantizar la oportunidad de la información? Las Tablas de Retención Documental (T.R.D.) han contribuido a la mejora en el desarrollo de los procesos, (Ley 594 de 2000)? La realimentación del cliente interno ha contribuido para la mejora de los procesos? La entidad cuenta con un mecanismo organizado o sistematizado para la captura, procesamiento, administración y distribución de la información? Se ha realizado actualización y/o mantenimiento a los sistemas de información de la entidad? Se verifica la oportunidad y veracidad de la informacion reportada a los diferentes sistemas gubernamentales de informacion? Las herramientas o instrumentos tecnológicos utilizados por la entidad han garantizado la integridad de la información? Los sistemas de información utilizados facilitan la generacion de informacion y su presentación de manera clara y comprensible para la ciudadanía y partes interesadas? SUBSISTEMA : CONTROL DE GESTIÓN COMPONENTE COMUNICACIÓN PÚBLICA
- 7. Reestablecer Encuesta Diligenciado por: Milton Alexis Ramírez Zuluaga Cargo : Asesor MECI Fecha Diligenciamiento :19/02/2013 10:23:56 p.m. Preguntas Respuesta La entidad ha definido la política y el plan de comunicaciones? Están definidos claramente los canales de comunicación entre la dirección de la entidad y los demás servidores? Se cuentan con mecanismos de seguimiento y evaluacion al funcionamiento de los canales de comunicación internos? Se ha revisado el plan de comunicación y de ser necesario se efectuaron los ajustes pertinentes? El plan de comunicaciones ha facilitado el flujo de información en la entidad tanto descendente, ascendente y transversal, contribuyendo al logro de los objetivos institucionales? En desarrollo de la política de Democracia participativa determine: La entidad ha determinado la información institucional obligatoria, de acuerdo a su función administrativa? Se publicó oportunamente (a más tardar en el primer trimestre del año) en la pagina web, la información sobre el plan institucional, identificando los programas, proyectos, metas y recursos financieros y humanos presupuestados? Se divulgan los indicadores definidos por la entidad para evaluar su gestión, a traves de la página web y otros medios de amplia cobertura? La ciudadanía y organizaciones sociales tienen acceso a información sobre los procedimientos de vinculación del recurso humano a la entidad? Se cuenta con mecanismos que permitan verificar la calidad y veracidad de la información que se reporta a los diferentes sistemas gubernamentales de información? Conoce y tiene en cuenta para sus procesos de atención a la ciudadanía los lineamientos establecidos en la Ley 962 de 2005 (Antitrámites)? La información disponible para el ciudadano y partes interesadas (Leyes, decretos, actos administrativos o documentos de interés general) se ha mantenido actualizada ? Los formularios oficiales publicados a traves de medios tecnológicos o electrónicos se encuentran actualizados?
- 8. En desarrollo de la política de Democracia participativa determine: La entidad cuenta con mecanismos para obtener información de la ciudadanía? Las peticiones, quejas y reclamos son sistematizados, clasificados y analizada su información? La entidad ha establecido un mecanismos de seguimiento a la calidad y oportunidad de respuesta a los derechos de petición? La entidad consulta con comunidad, veedurías o grupos de interés para obtener información sobre temas de interés frente a la prestación de los servicios o necesidades apremiantes que deban ser resueltas? En desarrollo de la política de Democracia participativa determine: La entidad cuenta con los lineamientos de planeación requeridos para realizar rendición de cuentas? La entidad implementa estrategias de comunicación y difusión para motivar la participación de organizaciones sociales, de usuarios y grupos de interés en el proceso de rendición de cuentas a la ciudadanía? En el último año se realizó la audiencia pública de rendición de cuentas a la ciudadanía ? La entidad evalúa la audiencia pública de rendición de cuentas mediante encuesta a aplicada a las organizaciones sociales, usuarios y grupos de interés asistentes? Tres o más organizaciones sociales representativas de la comunidad presentaron su evaluación a la gestión institucional en la audiencia pública de rendición de cuentas? La entidad divulga los resultados de la rendición social de cuentas, se realizó por lo menos, a través de la página web, publicaciones, comunicados, y ante las organizaciones sociales, usuarios y grupos de interés que participaron en el proceso? La toma de decisiones incorpora en planes de mejora y programas institucionales la información presentada por los grupos de interés y veedurías en la rendición social de cuentas? Además de la Audiencia pública de Rendición de Cuentas, se realizan otras reuniones y encuentros con la ciudadanía y grupos de interés para evaluar resultados de la gestión pública? La entidad cuenta con los canales de comunicación internos y externos para socializar la información generada? La entidad verifica la funcionalidad de sus canales de
- 9. comunicación (pagina web, carteleras, edictos, perifoneo, entre otros) para garantizar su efectividad? Se revisa y actualiza de ser necesario los métodos, recursos e instrumentos utilizados para la divulgación de la información? La entidad cuenta con un área de atención al usuario que facilite el acceso a la información sobre los servicios que ofrecen? Las herramientas o instrumentos tecnológicos utilizados por la entidad han garantizado a los ciudadanos y partes interesadas el facil acceso para la obtención de los servicios ofrecidos (Ley 962 de 2005)? SUBSISTEMA : CONTROL DE EVALUACIÓN COMPONENTE AUTOEVALUACIÓN Reestablecer Encuesta Diligenciado por: Milton Alexis Ramírez Zuluaga Cargo : Asesor MECI Fecha Diligenciamiento :19/02/2013 10:25:28 p.m. Preguntas Respuesta La entidad utiliza o ha utilizado alguna herramientas para realizar autoevaluación a los procesos, con el fin de determinar la efectividad del Sistema de Control Interno? Se han realizado mediciones del Sistema de Control Interno con las herramientas diseñadas para tal fin? Se han generado acciones correctivas, preventivas y de mejora producto de las mediciones del Sistema de Control Interno? Las acciones de mejora producto de la autoevaluación del control han fortalecido el funcionamiento de control interno y el conocimiento sobre el mismo por parte de los funcionarios? La entidad realiza un seguimiento a la gestión institucional haciendo uso de los indicadores de los procesos? La autoevaluación de la gestión (indicadores) ha permitido monitorear el cumplimiento de los objetivos del proceso? La autoevaluación de la gestión (indicadores) ha permitido monitorear el cumplimiento frente a las metas de gobierno? SUBSISTEMA : CONTROL DE EVALUACIÓN COMPONENTE EVALUACIÓN INDEPENDIENTE
- 10. Reestablecer Encuesta Diligenciado por: Milton Alexis Ramírez Zuluaga Cargo : Asesor MECI Fecha Diligenciamiento :19/02/2013 10:27:22 p.m. Preguntas Respuesta La Oficina de Control interno o quien haga sus veces realiza seguimientos al Sistema de Control interno para determinar su efectividad? La Oficina de Control Interno o quien haga sus veces viene realizando el Informe Pormenorizado de Control Interno (Ley 1474 de 2011 art. 9) para tener insumos al momento de elaborar el Informe Ejecutivo Anual? La Oficina de Control Interno o quien haga sus veces coordina con los lideres de los procesos la autoevaluación del control como insumo del Informe Ejecutivo Anual? Los resultados del Informe Ejecutivo Anual fueron presentados a la alta dirección? Se han tomado decisiones con base en los resultados de la medición del sistema de control interno? La entidad cuenta con un Programa Anual de Auditoría aprobado?