Informe primercuatrimestre 2013
- 1. INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO EN CUMPLIMIENTO A LA LEY 1474 DE 2011 Periodo evaluado: Jefe de Control Noviembre de 2012 a Interno, o quien haga Carlos Eduardo Ortega Zapata Febrero de 2013 sus veces Fecha de elaboración: Marzo de 2013 Subsistema de Control Estratégico Dificultades: Se requiere hacer monitoreo frecuente, para aumentar el nivel de oportunidad en el cumplimiento de los Planes de Mejoramiento y elevar la eficacia del mismo. No se realizó simulacro de evacuación durante el periodo 2012. Aunque se tiene establecido un Plan de Gestión Ambiental se ha presentado dificultad para actualizarlo por falta de disponibilidad de recursos para valorizar las acciones. Avances: La Institución tiene definidos los principios y valores que enmarcan la gestión y orientan las actuaciones de sus servidores garantizando el cumplimiento de los objetivos. Se encuentra en proceso la propuesta de reestructuración del mapa de procesos atendiendo la integración de los Sistemas de Gestión Institucionales. Se realizó la revisión por parte de la Dirección el 13 de diciembre de 2012 como seguimiento y evaluación al Sistema Integrado de Gestión. En el mes de febrero se recibió visita se seguimiento al Sistema de Gestión bajo las normas NTGCP 1000:2009 ISO 9001:2008 por parte del ente certificador con un resultado favorable para la institución de cero (o) no conformidades y quince (15) oportunidades de mejora manteniendo el certificado. La Institución lleva a cabo un monitoreo de la frecuencia, seguimiento y medición al cumplimiento de las metas y el desempeño de los procesos a través del sistema de indicadores y estadísticos SIE. Se elabora el POAI (Plan Operativo Anual de Inversiones), que incluye toda la destinación de recursos a través de proyectos para la vigencia 2013 y se adopta mediante resolución 009 del 23 de Enero de 2013. Se tienen debidamente formulados los instrumentos de planificación de la Institución para el 2013, se cuenta con 34 Planes Operativos, articulados con el Plan de Acción y el Plan de Desarrollo y un protocolo de banco de proyectos. Se publica en la página institucional los estados financieros e información presupuestal de la vigencia 2012. Se realiza rendición de cuentas interna. Se ejecutó el programa de la semana de la Ciencia del 26 al 30 de Noviembre. Se realizaron jornadas de inducción a todo el personal Administrativo durante el mes de diciembre y actividades de capacitación tales como "charlas de evaluadores", "fijación compromisos laborales y comportamentales", "presentación servicios
- 2. Emermédicas a la Brigada de Emergencias". se tienen programas permanentes para el bienestar Institucional. La Institución tiene definidos, documentados e identificados los riesgos por cada proceso, se realizó auditoria al mapa de los mismos para determinar y evaluar los controles y la administración dada a ellos, se adaptó el procedimiento de su administración según la guía emitida por el DAFP. Se cuenta con una estructura organizacional (Acuerdos 015 del 23/07/2002 y 21 del 12/12/2004), Manual de Funciones y Competencias (Resoluciones 000264 del 7/06/2007 y 547 del 17/02/2008). Subsistema de Control de Gestión Dificultades: Incumplimiento en el desarrollo de las Fases 4 y 5 de Gobierno en Línea por falta de frecuencia en reuniones y seguimiento al cumplimiento de compromisos. No se evalúa la audiencia pública de rendición de cuentas mediante encuesta a aplicada a las organizaciones sociales, usuarios y grupos de interés asistentes. Atraso de las unidades en general para presentar su Plan Operativo, el monitoreo y aval de su contenido por los Vicerrectores. Se hace necesario llevar un dato estadístico de la frecuencia, entendida como el número de veces que se presenta las causas o agentes generadores del riesgo en un periodo de tiempo determinado, con el fin de tomar decisiones de manejo y control. Es débil el seguimiento a las acciones preventivas propuestas, derivadas del mapa de riesgo. Se presenta debilidad en el sistema de seguimiento a Quejas, Reclamos y Sugerencias ya que no se asegura el tiempo de trámite y respuesta a la situación presentada. Avances: Se realizó seguimiento a los Planes Operativos de las Unidades de Gestión y al Plan de Acción para la vigencia 2012, verificando y consolidando las evidencias. Se revisó la estructuración de los Planes Operativos 2013, para asegurar el cumplimiento de las metas e indicadores del Plan de Acción Institucional 2011-2013. A través de la intranet institucional "SINAPSIS" se realiza actualización permanente de la documentación y todo lo referente a la administración del sistema Integrado de Gestión. En el periodo de Noviembre a Febrero se solicitaron y aprobaron cambios de 21 formatos, 10 instructivos, 10 Procedimientos y 1 Guía. Para la medición de los procesos se cuenta con indicadores. El Manual del Sistema Integrado de Gestión cumple los requisitos del Manual de Procedimientos y se encuentra publicado. Se mantiene a toda la comunidad politécnica informada de las actuaciones de la administración por medio del Polifacetas, redes sociales y la pagina WEB. Se diò cumplimiento al programa de Gobierno en Línea FASE 1, 2 y 3, en la página institucional se pública: Planes institucionales, Informes institucionales Trámites y servicios Normatividad legal y reglamentaria Transacciones en línea Información general a la comunidad.
- 3. Subsistema de Control de Evaluación Dificultades: La entidad cuenta con indicadores que miden el nivel de cumplimiento de los objetivos, planes y procesos, pero es necesario formular indicadores que midan la efectividad o el impacto, demostrando con esto la madurez del Sistema. Avances: Se llevó a cabo la evaluación del Sistema de Control Interno para determinar su efectividad bajo las directrices del Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP), con un resultado MECI del 98.13%. De acuerdo a la información suministrada, el modelo esta en un desarrollo óptimo y se debe continuar con actividades de mantenimiento para su sostenimiento a largo plazo y con un puntaje en CALIDAD del 94%, lo que representa que se está gestionando de acuerdo con el modelo NTCGP1000:2009, el cual fue presentado a los Líderes responsables de los componentes para la implementación del Plan de Mejoramiento de acuerdo a las debilidades y recomendaciones dadas por la Dirección de Control Interno. Se presentó la evaluación del Sistema de Control Interno Contable, teniendo como base el instructivo No. 020 del 14 de diciembre de 2012, emitido por la Contaduría General de la Nación, presentando como fortalezas el análisis trimestral de los Indicadores Financieros: endeudamiento, rendimiento del activo, razón corriente, los que son socializados a través del Sistema de Información Estadística de la Entidad. Se realizaron sesiones de trabajo, para la actualización de los riesgos del proceso, en donde se diò la identificación, evaluación y formulación de acciones para la administración y tratamiento de los mismos, posteriormente, la Dirección de Control Interno realizó Auditoría de seguimiento y efectuó la valoración de ellos, los resultados de la auditoría permitieron evidenciar la eficiencia, entre otras fortalezas, lo que arrojo una calificación correspondiente al nivel ADECUADO, lo que equivale al rango entre 4.0 - 5.0. En la vigencia 2012 se logró la ejecución del 100% de las actividades programadas por la Direcciòn de Control Interno, aprobadas por el Comité de Control Interno, el cual incluye presentación de Informes de Ley, Auditorías a distintas Unidades de Gestión, seguimiento al cumplimiento de los Planes de Mejoramiento resultantes de la Auditorías Internas de Calidad (Formato FM05), de la Auditoria Integral Regular y de las Auditorias Especiales ejecutadas por los entes de Control Externo (Contraloría General de Antioquia). La Dirección de Control Interno, realizó seguimiento y evaluación del grado de efectividad y cumplimiento del Plan Operativo Institucional, el cual presentó un índice de avance del 84% al 31 de diciembre de 2012. En la institución se viene implementando Planes de Mejoramiento por proceso, cada líder es el responsable de éste; adicionalmente los programas curriculares cuentan con plan producto de los procesos de autoevaluación y acreditación institucional y los planes suscritos con los entes de control.
- 4. Se realizaron seguimientos a los riesgos institucionales y al Sistema de Control Interno Contable. Se cuenta con un Plan de Comunicaciones ajustado y ejecutado con orientaciones de la Rectoría. _________________________ (Original Firmado)