Informesci julio2012
- 1. INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO - LEY 1474 DE 2011 Período evaluado: MARZO – JUNIO DE Jefe de Control Interno, 2012. BEATRIZ GARCÍA AGÁMEZ o quien haga sus veces: Fecha de elaboración: 25 DE JUNIO DE 2012. Subsistema de Control Estratégico Avances 1. Ante el Comité Coordinador de Control Interno y Gestión de Calidad fueron presentadas las siguientes propuestas: • Manual de Inducción y Reinducción Laboral, el cual permitirá mayor celeridad al proceso de inducción, ya que este documento recoge información general de la institución y las situaciones administrativas en que pueden encontrarse los servidores públicos. • Modelo de encuesta emitida por el Departamento Administrativo de la Función Pública para evaluar el clima laboral, la cual será adoptada por la universidad, y para su aplicación se seleccionará una muestra de los funcionarios vinculados a la institución. • Establecimiento de una política respecto a las condiciones que deben cumplir los funcionarios de la Universidad para servir de codeudores en las matrículas de estudiantes. 2. Mediante Acuerdos del Consejo Superior Universitario, se establecieron las siguientes políticas institucionales: • Acuerdo 09 de 2012: Procedimiento para el otorgamiento del título Honoris Causa. • Acuerdo 12 de 2012: Amplía la política de estímulos e incentivos para egresados de la Universidad de Sucre, establecida mediante Acuerdo 18 de 2010. 3. El Consejo Académico aprobó los Programas de Extensión y Proyección Social de otras dos Facultades, así: • Resolución 65 de 2012: Facultad de Ciencias de la Salud • Resolución 66 de 2012: Facultad de Ingeniería 4. Con el fin de garantizar la prestación eficiente de los servicios, la satisfacción del cliente y el mantenimiento del Sistema de Gestión de Calidad, durante los meses de abril a junio de 2012, se brindaron las siguientes capacitaciones con el auspicio del Ministerio de Educación Nacional y el Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación, ICONTEC: • Seguimiento y Medición de la Prestación del Servicio, Mejora Continua, Acciones Correctivas y Preventivas, dirigidas a funcionarios del nivel directivo y profesional. • Técnicas de Auditorías Integradas y Redacción de Hallazgos, dirigidas al equipo Auditores Internos de Calidad. 5. A través de la División de Recurso Humano, con el apoyo de la Oficina de Archivo Central y Correspondencia, se socializó a funcionarios del nivel técnico y asistencial el software de Gestión Documental que será implementado en el Archivo Central para controlar y agilizar la ubicación y préstamo de documentos. 6. Ejecución del plan de capacitación período 2010-2015 para el personal docente. 7. Se inició el trámite para la Acreditación del Centro de Diagnóstico Médico – CDM con el Sistema Único
- 2. de Acreditación en Salud – SUA; de la Universidad ante la Comisión Nacional del Servicio Civil – CNSC. Asimismo, la Acreditación de los Laboratorios bajo la Norma ISO/IEC 17025:2005, requisitos generales para la competencia de los laboratorios de ensayo y de calibración. Dificultades Definición de mecanismos para medir el impacto de las capacitaciones. Aplicación de la metodología para el manejo y administración de los riesgos. Subsistema de Control de Gestión Avances 1. Revisión por parte del Comité Coordinador de Control Interno y Gestión de Calidad, de la propuesta para modificar la Resolución 260 de 2008 de Rectoría, con el fin de incluir el análisis de causas de las quejas, reclamos y sugerencias presentadas por la comunidad. 2. En la página web se incluyó también la publicación de los actos administrativos emitidos por los Consejos de Facultad, para facilitar el acceso de la comunidad a la información. 3. Se encuentra publicado en la página web, la cartilla ilustrativa y el informe Rendición de Cuentas mayo 2011 – mayo 2012, que será presentado en la audiencia a realizarse el 25 de julio de 2012. 4. Con el objetivo de afianzar los canales de comunicación entre la dirección de la universidad, los servidores y la comunidad en general, se asignó partida presupuestal para dar continuidad a la emisión del periódico institucional, durante la vigencia de 2012. 5. Atendiendo lo establecido en las Tablas de Retención Documental, la Oficina de Archivo Central y Correspondencia inició la organización del Archivo Histórico de la institución. Dificultades Adecuación de un área de atención al usuario. Subsistema de Control de Evaluación Avances 1. La Oficina de Control Interno de Gestión continúa con la labor de fomentar la Cultura de Autocontrol, Autorregulación y Autogestión, mediante la emisión del Boletín “Sembrando Valores”, para que la comunidad universitaria ponga en práctica estos principios del Sistema de Control Interno. 2. El 57.5% de las dependencias elaboró su plan de mejoramiento vigencia 2012 y el 80% de las acciones establecidas a 31 de mayo de 2012 fueron atendidas. 3. Se dio inicio a la suscripción de planes de mejoramiento individual, atendiendo los resultados de la evaluación del desempeño y la autoevaluación de los servidores públicos. Dificultades Implementación del 100% de los Planes de mejoramiento por procesos e individuales.
- 3. Estado general del Sistema de Control Interno El estado de avance en la implementación del Modelo Estándar de Control Interno en la Universidad de Sucre, correspondiente a la evaluación del año 2011, presenta un porcentaje de ejecución del 92.6% y el Sistema de Gestión de Calidad del 79.71%, lo que conllevó a proponer acciones para mejorar en las debilidades detectadas. Recomendaciones Realizar seguimiento a los planes de acción, planes de mejoramiento, mapas de riesgo y a la medición con los indicadores ____________________________________________________ (Firmado) BEATRIZ GARCÍA AGÁMEZ