Informe evento arabe
- 1. Universidad del Pacífico Facultad de Comunicaciones Dirección y Producción de Eventos Planeación y Organización de Eventos II Maria Luisa Velasco
- 2. Alumnos: Daniel Aranda Thiare Rojas Carla Yaconi Santiago Velasco Karam Laibe Sección 14 Octubre de 2009 Indice: Introducción….....……………………………………………………………...... 3 Logo Productora….…………………………………...………........................... 4 Nuestro personal…….………………………………………………………....... 6
- 3. Objetivo Estratégico Básico…......................................................................... 7 Estrategia….…………….........…………………………………………………… 8 Introducción: En la mitología griega: Chronos ‘tiempo’; en latín, era la personificación del tiempo, según se dice en las obras filosóficas presocráticas. También se le llamaba Eion “tiempo eterno" otras fuentes afirman que era el padre de las Horas. En los mitos griegos, Chronos era el dios de las Edades (desde la Dorada hasta la de Bronce) y del zodiaco. Chronos permaneció como el dios remoto e incorpóreo del tiempo que rodeaba el universo, conduciendo la rotación de los cielos y el eterno paso del tiempo.
- 4. Ocasionalmente se aparecía a Zeus con la forma de un hombre anciano de largos cabellos y barba blancos, pero la mayor parte del tiempo permanecía como una fuerza más allá del alcance y el poder de los dioses más jóvenes. En los mosaicos grecorromanos era representado como un hombre girando la rueda zodiacal. Nombre de la Productora: Crono Producciones Slogan: “Valor a tu tiempo”. A que nos dedicaremos: Eventos Sociales, culturales y beneficencia. Valor a tu Tiempo
- 5. Misión: Nuestra misión es entregar un servicio impecable de elegancia y preocupación, con una excelente calidad y en el tiempo requerido para nuestros clientes, así simplificarles la vida. Potenciando nuestra capacidad de organización en esta área y sobresalir gracias a nuestras habilidades de puntualidad, preocupación, perfeccionismo y profesionalismo que nos destaca como Productora, para así destacarnos, evento tras evento, de nuestras competencias, brindando un servicio de confianza y calidad. Nuestro personal: Nuestro personal compuesto por un equipo de 5 personas a cargo de la producción y de la difusión del evento, con alta capacidad creativa, comprometidos con nuestros clientes, competitividad y trabajo en equipo. Somos un equipo de profesionales con grandes capacidades y metas a realizar, día a día entregamos lo mejor de nosotros para lograr un servicio de excelencia y así lograr los objetivos planteados por el cliente y mas aun. • Daniel Aranda: Director de Marketing • Thiare Rojas: R.R.H.H. • Carla Yaconi: Administración y Finanzas
- 6. • Santiago Velasco: Gerente General • Karam Laibe: Recurso Técnico • : Productor Asistente • : Diseñador Artístico Objetivo Estratégico Básico: Como productora de eventos, queremos ser mayormente reconocidos como líderes en la puntualidad y preocupación hacia nuestros clientes y sus necesidades. Queremos ver resultados óptimos de calidad y exclusividad como productora, a lo largo de la organización del evento a realizar por nosotros Las amenazas que presenta el país la convertimos en una advertencia y así estar preparados ante cualquier eventualidad, mientras que las oportunidades que presenta el mercado las transformamos en posibilidades dando seguridad a nuestro trabajo. Las debilidades son desafíos de los cuales aprendemos y trabajamos arduamente en la superación y de las fortalezas nos sostenemos como pilar fundamental. De esta manera creamos un objetivo estratégico creíble y basado en nuestras propias Fortalezas, Debilidades, Oportunidades y Amenazas. Estrategias: • Formar un lazo de cercanía con el cliente, utilizando como herramientas el uso de mails y atención personalizada.
- 7. • Proporsionar confianza al cliente demostrándole día a día un progreso optimo del evento. • Realizar merchandising, para que así el cliente sienta preocupación y un estímulo por nuestros servicios. • Contar con una infraestructura acogedora y adecuada para la recepción de nuestros clientes. Que se sientan cómodos y les agrade ir a la productora. • Brindar una atención cordial y eficiente a nuestros clientes y trabajadores, para que así los clientes puedan optar por nuestros servicios. • Brindarles la máxima garantía de cumplimiento en nuestros servicios y lograr que el cliente se sienta complacido por el desempeño, el cual excederá sus expectativas. Meta: • Instalar nuestra productora en la Comuna de Las Condes generando los recursos necesarios para atender a nuestros clientes y así adquirir constantemente las últimas tecnologías para ofrecer el mejor servicio. • Lograr expandirnos en distintos lugares de Santiago con varias sucursales a largo plazo, para así poder llegar a un publico objetivo mayor. • Lograr que nuestra productora con el tiempo sea lo mas completa posible en cuanto a tipos de eventos e infraestructura, que no se limite a solo eventos corporativos, sino también poder cubrir cumpleaños, team, fiestas, lanzamientos varios, y para esto, contar con los implementos necesarios que requiere cada evento. • En un periodo de un año mas o menos pretendemos contar con 2 camionetas, las cuales se identificaran con nuestro logo y permitiéndonos trasladar nuestros equipos a los distintos eventos, ahorrándonos así, el arriendo de 1 vehículo extra. • Abarcar todo tipo de eventos en un plazo de 10 años y así lograr ofrecer una diversidad servicios tales como: Artistas Nacionales e Internacionales. Bailarines, Animadores,Actores, Cantantes, Músicos (Variedad de Estilos, Orquestas, Grupos, Solistas, etc.), Humoristas, Modelos, Promotoras y Anfitrionas. F O D A: Fortalezas: • Tenemos los mejores profesionales al servicio de los clientes. • Les brindamos a nuestros clientes una atención personalizada, con tecnología de punta.
- 8. • Contamos con nuevas alternativas y podemos ofrecer productos exclusivos. • Contamos con los mejores auspiciadores y proveedores de Santiago. • Actuamos con transparencia para ganarnos la fidelidad de nuestros clientes. Oportunidades: • Las empresas están optando por productoras para organizar sus eventos. • Los clientes quieren nuevas alternativas de eventos. • Las grandes marcas hoy en día optan por auspiciar mas eventos ayudando a las empresas a ser mas conocidas. • Full acceso a las nuevas tecnologías que se van insertando en el mercado. Debilidades: • Nuestra productora es nueva en el mercado por lo mismo somos poco conocidos. • Contamos con equipos para un alcance limitado para 1000 personas. • Nuestro personal es joven y tiene poca experiencia laboral. • Falta de infraestructura en otras comunas. • No contamos con un gran número de clientes fieles. Amenazas: • La inestabilidad socio económica del País afecta a las Empresas para el financiamiento de los eventos, afectando en forma directa nuestro desarrollo, haciendo más lento el funcionamiento. • El aumento de productoras nos afecta en que tengamos más competencia. • Competencia de productoras en nuestro sector. • Ausencia de proveedores. Resumen Ejecutivo: Antecedentes Generales
- 9. 1. Nombre: “Jerusalén, Capital Cultural 2009” 2. C.C.C: “Cultura que encanta” 3. Evento: Muestra con Show en vivo y cóctel de la cultura Árabe 4. Tipo: Artístico - Cultural, Muestra 5. Lugar: Universidad del Pacífico. 6. Dirección: Av. Las Condes 11.121, Las Condes. 7. Fecha:Viernes 20 de Noviembre del 2009. 8. Hora :19:00 hrs. a 21:00 hrs. 9. Objetivo:Dar a conocer y presentar la cultura Árabe, utilizando como motivo la celebración de que Jerusalén fue elegida como Capital mundial de la Cultura Árabe. Antecedentes Comerciales 1. Auspiciadores: 2. Patrocinadores: Universidad del Pacífico, Embajada de Palestina 3. Colaboradores: PA TV, 4. Produce:“Crono Producciones”. 5. Accesibilidad: Invitación, entrada y mixto. 6. Valor: $5.000 por persona. 7. Público objetivo: Personas que no estén relacionadas con la cultura Árabe, jóvenes y adultos entre 30 y 60 años. 8. Asistencia: 140 personas. 9. Actividades Paralelas: Cóctel, Música en vivo, danza Árabe, muestra, desfile y exhibición de la cultura Árabe en conjunto de materiales de ella. 10. Tipos de Expositores: Restaurante, bailarinas, músicos, vestuaristas. 11. Cantidad de expositores: 7 aproximadamente 12. Superficie locación: 000. 13. Infraestructura: Patio Multifuncional. 14. Servicios: Seguridad y Estacionamientos. Antecedentes Históricos 1. Versión: Primera 2. Frecuencia: 1ª vez. 3. Asistencia Anterior: 000
- 10. 4. Otros Antecedentes: La Universidad del Pacífico posee un Patio Multifuncional el cual es muy amplio y con una capacidad para 300 personas. Ha sido usado numerosas veces para o eventos, como ferias, exposiciones, etc. Cuenta con el equipo técnico e infractructura necesaria para la realización de eventos de tipo expositivo, artístico y culturales. Para el día del evento se contará con los permisos correspondientes solicitados con anterioridad; para la utilización de los espacios a usar el día del evento (Sala Multifuncional). Se dispone además de toda la logística (Iluminación, Sonido, etc.) dispuesta por la Universidad. Introducción El evento “Jerusalén, Capital Cultural 2009 “ dará a conocer la cultura Árabe, dentro ellos encontramos sus bailes, gastronomía, vestuarios, idiomas, etc. En este evento artístico-cultural, tendremos artistas invitados los cuales nos deleitarán con sus shows de danza y música, creando una atmósfera grata y divertida, todo esto acompañado de una presentación de comidas típicas de los países Árabes. Presentaremos bailarinas de danza Árabe las cuales estarán dando su espectáculo en un momento de la tarde, de acuerdo al programa, cabe destacar que estas bailarinas que se presentaran son expertas en su área y muy conocidas en la colonia. Fundamentación Uno de nuestros fundamentos en que nos basamos para la realización de “Jerusalén, Cultura que encanta “, es que este país fue nombrado después de muchos acuerdos y años, la Capital Cultural del Mundo Árabe, lo cual nos abre una puerta y de la mano de este nuevo nombramiento realizaremos una muestra cultural de folclor, gastronomía, vestuario, ambientacion típica, entre otros . Objetivo General
- 11. Dar a conocer al público la gastronomía, música, vestuario, danzas, idioma, poesía y música árabe, utilizando como icono del evento a Jerusalén; la nueva capital mundial del mundo árabe, a través de un show en el cual se incorporará todas las actividades programadas para entretenimiento del espectador. Objetivos Específicos Degustación de la comida y bebidas Árabe Presentación de Show musical Realización de Desfile de vestuario típico Concepto Central Creativo “Jerusalem, Cultura que encanta” Como bien dice nuestro Concepto Central Creativo, nuestra idea principal e inspiración en nuestro evento, es lograr encantar a los asistentes, y para esto hemos tomado como icono a Jerusalén, ya que ha sido elegida como capital mundial de la cultura Árabe, pero no solo decirlo, ¿Cómo lo haremos? La definicón de la palabra encantar nos dice lo siguiente: "Cautivar la atención de alguien por medio de los atractivos naturales", y estamos seguro de tener lo necesario para lograr este efecto en los convocados al evento, la cultura Árabe tiene un sin fin de elementos que logran impresionar de manera positiva a las personas, a través de las danzas que mostraremos, trasmitiremos una sensualidad única y solo visible en el mundo Árabe. Por medio de la gastronomía típica deleitaremos los paladares de los asistentes, haciendo un viaje por sabores que tal vez jamás hayan probado, y por medio de la música, cmpletaremos todo nuestro perfecto ambiente del medio oriente, haciéndo olvidar que se encuentran en
- 12. Chile, los encantaremos y los llevaremos directamente a un lugar maravilloso, el Medio Oriente Estrategia y acciones a realizar Actividades: Previas: Promoción del evento Parte con el envío de las invitaciones escritas y por e-mail, con un mes de anticipación a personas del ámbito cultural, en este caso a delegados de cultura de Embajada de Palestina, Directores de Cultura de la comuna de Santiago y Las Condes, famosa bailarina árabe en Chile Teresa Labe y Director de la Carrera de Producción y Dirección de Eventos (cordinadora) y docentes. Paralelamente se estará realizando una gran venta de entradas que se adquirirán con nuestro personal de la productora, el total será de 140 unidades con un valor de adhesión de $ 5000 pesos, para que esto ocurra el personal de la productora estará vendiendo entradas durante el mes de Octubre-Noviembre y cada productor tiene como meta vender 20. Otra estrategia de promocionar este gran evento será con afiches que estarán distrubuidos en los muros de la Universidad del Pacifico, y especial mente a los docentes de está, y con algún esfuerzo a sus apoderados, ademas en locales comerciales como Cordonería Maricel, lugar el cual asisten gran cantidad de personas del perfil de nuestro publico objetivo, en aquel local también se dispondrá de entradas para las personas que deseen adquirirla. Procuraremos realizar una gran base de datos con las personas que adquieran sus entradas, con el fin de ir mandando cada cierto día, hasta el día del evento, recordatorios y poder realizar un seguimiento de ellas. Día del Evento:
- 13. A las 18:50 Hrs. Será la recepción del evento, donde las anfitrionas estarán dando la bienvenida a las personas. A las 19:00 Hrs. dará comienzo al evento, en el cual se les invitará a las personas a participar de nuestras actividades a mencionar: • 2 Shows de Danza Árabe, (3 bailarinas) • Multimedia (exposición en data show ) • Show Danza del Vientre, (1 bailarina) • Concursos • Grupo de Música en vivo • Sorteos Locación: • Patio Multifuncional Universidad del Pacífico, Av. Las Condes 11.121 Beneficiarios: • Patrocinadores • Colaboradores • Docentes invitados • Personas de la comunidad Árabe residentes en Chile • Invitados Descripción detallada del Evento Como productora Nuestro propósito para este evento es lograr que nuestros invitados puedan conocer el Medio Oriente; tanto su cultura como gastronomía. Realizaremos un
- 14. evento el cual se dividirá en muchas actividades relacionadas a su cultura, daremos a degustar a los invitados sus comidas, se podrá mostrar su música, bailes típicos, vestuario y costumbres. Los invitados serán recibidos por una hermosa entrada hecha de madera como la entrada de un palacio y esta estará cubierta por géneros y una hermosa cortina de separación de ambiente. Desde la entrada hasta el interior del evento estará ambientado en los colores claros. En el interior, los invitados podrán encontrarse con una decoración muy variada de telas, accesorios de decoración. Tendremos 2 puntos de descanso, a los costados del Patio Multifuncional, los cuales incluirán; cortinas, alfombras, cojines, narguiles (Pipas de vidrio, ocupadas para la sociabilización, después de una café o comidas), entre otros accesorios y estos espacios se encontraran un poco mas iluminados que las mesas de los invitados, al igual que el escenario, para poderlos destacar en la ambientación. Para la comodidad de los invitados, dispondremos de mesas y sillas las cuales estarán ambientadas para 6 personas (por mesa), en estas mismas se encontrara, en el centro de la mesa, un pequeño coctel (típico árabe) como bienvenida para partir el evento, vino y champaña, mientras que las pequeñas muestras de gastronomía se irán repartiendo a su debido tiempo para que las personas degusten y se interioricen con la gastronomía oriental. La degustación consistirá en comida caliente (hojas de parra, quepe, rellenos, etc.), dulces árabes y taruk (bebida alcohólica típica árabe). En el escenario central se preparará con una ambientación árabe y el suelo será adornado con lentejuelas doradas. Todo el evento estará dirigido por una animadora, la cual se encontrara con la típica vestimenta árabe, la cual será la encargada de presentar adecuadamente a los artistas que deleitaran al público con sus dotes musicales, de baile, de vestuaristas y de gastronomía entre otras actividades a realizar en el evento. Junto con agradecer la asistencia a los invitados, patrocinadores y colaboradores, se dará por finalizado el evento.
- 15. Propuesta de ambientacion Nuestra puesta en escena debe ser perfecta, por lo que después de investigar las diversas manifestaciones artísticas utilizadas por la cultura árabe, hemos hallado una serie objetos que darán a nuestro evento el efecto y sentimientos que deseamos transmitir. La entrada será una imitación de la entrada típica a una tienda árabe y para lograr una maravillosa bienvenida para los invitados, ocuparemos diversas telas de distintos colores colgadas en la entrada detrás de una cortina, junto al diseño de una gran entrada a un palacio árabe, introduciéndolos en nuestro mundo árabe. El público tendrá que mover con sus manos las telas colgantes para poder entrar al fascinante palacio árabe, donde se encontrarán con mesas y sillas las cuales estarán adecuadas para seis personas, preferentemente tres parejas cada una. Las mesas para los invitados estarán decoradas con telas coloridas y solo encontrarán un plato en el centro de la mesa con un pequeño coctel de bienvenida para dar inicio al evento, y copas para cada uno, vino y champaña. Para la ambientación de iluminación se ocupara una luz tenue, preferentemente colores cálidos, como el rojo, naranja y amarillo, lo que nos situara aún más en la nación árabe, nos preocuparemos de que esta iluminación de el ambiente adecuado para centrar la atención en los artistas invitados a compartir su show con los asistentes. En el escenario central montaremos una escenografía la cual constara una ventana, la cual mostrará el paisaje del exterior del palacio, un desierto estilo oasis, donde se encontrarán los músicos y contaran con una ambientación árabe y el suelo será adornado con lentejuelas plateadas para dar efecto de agua, donde bailaran y tocaran los músicos. En el sector de los invitados, se hará la ambientación de un palacio árabe, con todo tipo de artefactos, ya sean telas, lámparas, velas, mesitas, alfombras, cojines, etc.
- 16. En el techo se encontraran telas adornadas al estilo árabe, las cuales estarán tomadas en el centro del cielo y a los costados del patio multifuncional, mientras que en las otras partes, estas se encontraran sueltas para dar la sensación de una carpa árabe. A los costados del patio multifuncional, se ambientara con una variedad amplia de telas con distintos colores, con mostacillas y partirán del cielo hasta llegar al suelo. Tendremos 2 puntos de descanso, a los costados del patio multifuncional, los cuales incluirán; cortinas, alfombras, cojines, narguiles (Pipas de vidrio, ocupadas para la sociabilización, después de una café o comidas), entre otros accesorios y estos espacios se encontraran un poco mas iluminados que las mesas de los invitados, al igual que el escenario, para poderlos destacar en la ambientación. Estas estarán divididas por telas transparentes con mostacillas en ellas y tomadas en el centro, para que los invitados puedan ver los espacios ambientados. Programa tentativo del Evento Programa montaje tentativo Patio multifuncional 20/Nov./09(Día del evento) 07:30hrs à Montaje de Luces, Sonido, Amplificación, Proyección y pantallas Prueba de sonido, iluminación y proyección 08:35hrs à Ingreso de proveedor de alfombra 08:45hrs à Montaje escenario y su decoración 08:50hrs à Instalación y montaje de alfombra patio multifuncional
- 17. 09:45hrs à Inicio de ambientación 13:00hrs à Almuerzo personal 14:30hrs à Finalización de últimos detalles de ambientación 14:40hrs à Ingreso de inmobiliaria (mesas y sillas) a Universidad 14:55hrs à Orden y montaje de sillas y mesas y su distribución 15.30hrs à Ingreso de artistas para prueba de sonido, y dejar sus respectivos vestuarios 16:30hrs à Llega comida Árabe y se alista cocina para el posterior cóctel 18:00hrs à Ingresa animador oficial para prueba de sonido. Programa del evento tentativo 18:30hrs --> Se abren las puertas para la recepción del publico 19.00hrs --> Comienzo del evento con una degustacion. Paralelamente música ambiental y video documental 19:20hrs --> Animador da la bienvenida al público y los invita a compartir un noche cultural 19:35hrs --> Inicio del espectáculo con grupo folclórico de Palestina
- 18. 19:55hrs --> Espectaculo Árabe con grupo de baile 20:10hrs --> Animador sale a saludar al público y a contarles un poco de las raíces de Medio Oriente 20.20hrs --> Bailarinas, al compas de la música, entregan los regalos publicitarios 20:30hrs --> Agradecimientos a los personalidades colaboradoras 20:40hrs --> Desalojo del publico 20:50hrs --> Fin del Evento Programa desmontaje tentativo 21:00hrs --> Inicio desmontaje 21:10hrs --> Retirada de mobiliario 21:40hrs --> Desarme de decoradores del escenario 22:00hrs --> Desmontaje de parrillas de iluminación y sonido 21:30hrs --> Desmontaje de estaciones de descanso 22:00hrs --> Aseo del espacio 22:40hrs --> Fin desmontaje 22:50hrs --> Entrega del espacio Presupuesto Tentativo
- 20. Comunicado de Prensa “Jerusalen, Capital Cultural 2009”, Jerusalén durante el 2009, celebra ser la Capital Cultural del Mundo Arabe. Para El próximo viernes 20 de noviembre, desde las 19:00 e realizará una muestra cultural y musical en el Patio multifuncional de la Universidad del Pacífico, ubicado en Av. Las Condes 11.121. la cual consta de una serie de actividades relacionadas con la cultura arabica, que prometen encantar a los asistentes. El evento consistirá en comidas típicas, degustaciones, danzas, desfiles, concursos y diversos expositores árabes los cuales son parte de este fabuloso evento.
- 21. Crono Producciones ha comentado haberse dado cuenta de la necesidad de que las personas conozcan un poco más acerca de esta mística cultura, presente de diversas maneras a lo largo y ancho del globo. Anexos: Carta de autorización Santiago, 1 de Junio de 2009 Señor Sergio Mera Director Carrera Dirección y Producción de Eventos Universidad del Pacífico
- 22. Presente Distinguido Director: Por medio de la presente nos dirigimos a usted en calidad de estudiantes en primer año de la Carrera Dirección y Producción de Eventos para saludarle, y solicitarle los permisos correspondientes para la utilización del Patio Multifuncional, el día 20 de Noviembre del presente año, espacio que tenemos contemplados a utilizar para llevar a cabo nuestro Evento Final en la asignatura de Planeación y Organización de Eventos II, bajo la dirección de la docente del ramo María Luisa Velasco. Junto a esta la carta le adjuntamos el boceto del proyecto “Oriente en Plenitud”. El proyecto consiste en Agradeciendo de antemano vuestra disposición, le saluda atentamente, “Crono Producciones”.