Informe extenso paula zamora (1)
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Este documento describe la problemática de la inadecuada distribución del espacio en la oficina de secretaría de un colegio. Mediante una encuesta se identificó que la mayoría de las personas que trabajan allí sienten que los escritorios son demasiado estrechos y hace falta un mejor espacio para atender al público. Las posibles soluciones incluyen ampliar la oficina, utilizar escritorios adecuados para cada tarea y hacer uso de muebles modulares.
Informe extenso paula zamora (1)
- 1. INTRODUCCIÓN Con el presente trabajo se da a conocer la problemática observada en la dependencia de secretaría segundo piso, del colegio Técnico Menorah ubicado en la localidad de los mártires en la ciudad de Bogotá D.C., dicha problemática trata sobre la falta o inadecuada distribución de espacio en la oficina de la dependencia nombrada anteriormente. Mediante este trabajo se darán a conocer algunas normas por medio de las cuales se rigen los espacios adecuados para una oficina, algunos conceptos como los de distribución de espacios, sus objetivos y algunas guías que nos indiquen como se realiza una distribución eficaz del mismo. También se darán a conocer 11 normas que se deben tener en cuenta para tener una oficina que respalde la salud de los trabajadores como lo son el suelo, el agua, la luz ambiente, el ambiente, la postura, entre otras. Planteando de esta manera diversas posibles soluciones a la situación problema. 7
- 2. 1. PROBLEMÁTICA La situación problema que se observa en la dependencia de secretaría del colegio Técnico Menorah es la inadecuada distribución del espacio, a pesar de la existencia de varios escritorios y sillas, no todos cumplen con las normas y las medidas para que el trabajador se pueda sentir a gusto en su sitio de trabajo y cómodo para realizar todas y cada una de sus labores diarias. En algunos de los escritorios en donde las estudiantes realizan su practica comercial y algunas su practica empresarial son demasiado estrechos, de tal manera que quien este realizando su practica no puede adquirir una buena posición a la hora de realizar su trabajo. 8
- 3. 2. DISTRIBUCIÓN DEL ESPACIO 2.1 DEFINICIÓN La distribución del espacio hace referencia a la disposición de los puestos de trabajo en su aspecto físico, de sus componentes materiales y de la ubicación de las instalaciones para la atención y servicios tanto para el personal como para los clientes. 2.2 OBJETIVOS El objetivo de la distribución del espacio es contribuir en el incremento de la eficiencia de las actividades que realizan las unidades que conforman una organización, también busca proporcionar tanto a directivos como a empleados el espacio suficiente para poder desarrollar todas sus labores de manera eficaz y eficiente y de la misma manera brindar a los clientes un servicio en las mejores condiciones. Figura 1 Figura 1 9
- 4. 2.3. GUIAS PARA UNA DISTRIBUCIÓN EFICAZ Podemos hacer uso de algunas guías para obtener una distribución eficaz del espacio y de esta manera poder alcanzar los objetivos establecidos. Dichas guías son: Concentrar al personal en amplios locales de trabajo, con o sin divisiones interiores, con una buena iluminación, ventilación, comunicación y adaptabilidad al cambio. Evitar superficies en que trabaje un número excesivo de personas. Proporcionar cierto aislamiento a algunos pues, solo cuando sea necesario. Lograr que el trabajo fluya hacia delante formando una línea recta. Colocar las unidades orgánicas que tengan funciones similares y estén relacionadas entre si adyacentemente. Utilizar escritorios de estilo uniforme y de dimensiones acordes con las necesidades propias del trabajo. Ubicar los escritorios de manera que permitan que la luz natural pase sobre el hombro izquierdo de cada persona. Los archiveros u otros gabinetes que se encuentren en el área de trabajo deben tener una altura uniforme. Las previsiones deben realizarse con respecto a las cargas máximas de trabajo para poder hacer frente al incremento del volumen de las operaciones. Aislar en áreas a prueba de sonidos las unidades que utilizan maquinas y equipos ruidosos. Aquellas unidades que estén en contacto frecuente con los clientes deben estar ubicadas en áreas accesibles, cerca de las entradas, ascensores y zonas de recepción. Al personal cuyo trabajo requiere de máxima concentración, se le deberá situar dentro de divisiones parciales o completas. Usar preferentemente paneles o divisiones como paredes y divisiones parciales con vidrio plano u opaco que permitan buena luz y ventilación. 10
- 5. 3. ESTIMACIÓN DE LA SUPERFICIE REQUERIDA Figura 2 La estimación de la superficie es obtenida mediante una operación, una multiplicación entre el número de puestos de un mismo nivel por la cantidad de espacio que se le destina. Debe realizarse un inventario del personal actual y necesidades de espacio, el cual puede hacerse anotando para cada unidad los datos relativos a los puestos, como: listas de puestos, numero total de personal actual en servicio y el aprobado para sumarse a el, categoría de los puestos y numero de puestos por categorías, numero de puestos a los cuales les serán asignados despachos privados y numero total de puestos contemplado. La fundamentación de la asignación de espacio debe hacerse en función del tipo de escritorio y equipo auxiliar necesario para la realización del trabajo, una descripción de cada articulo del mobiliario y equipo aparte del incluido por cada individuo, requerimientos departamentales para servicios especiales como almacenes y salones de conferencias, resumen por departamentos del personal actual y categorías, superficie neta requerida para despachos individuales según las categorías, para despachos colectivos y para equipo especial y servicio, y superficie neta total requerida para el personal actual y el equipo. La suma de espacio resumido en el inventario representa la superficie requerida. A este debe añadírsele el espacio previsto en caso de incremento del volumen de las operaciones. 11
- 6. 4. METODOS PARA EL PLAN DE DISTRIBUCIÓN Presentar el proyecto de reacomodo de las oficinas en forma de un nuevo esquema o plano de distribución de espacio, para ello es necesario, reunir los instrumentos para la distribución del espacio como planos, modelos, maquetas, diskettes, y configurar los modelos por área tomando en cuenta los principios y guías fundamentales para una distribución eficiente. Revisar el arreglo tentativo y ajustes menores y todo el diseño en conjunto Para asegurarse de que ofrece la posibilidad de satisfacer los requerimientos específicos del tipo de trabajo de la organización, preparar la distribución final indicando con marcas apropiadas los flujos principales de trabajo, el nombre de las personas que habrán de ubicarse en cada unidad física, numero de identificación para el mobiliario y equipo, canceles, mostradores, gabinetes, alambrado telefónico y eléctrico, sistemas de intercomunicación para obtener una integración completa del espacio. La distribución final debe estar revisada y aprobada por los responsables de su preparación, tomando en cuenta la opinión de todos los niveles jerárquicos de la organización y las sugerencias de clientes y proveedores. 4.1 AMBIENTE FÍSICO Iluminación Se aconseja la luz difusa con preferencia a la iluminación directa, con ella se tienden a evitar los contrastes entre las zonas de sombra y las iluminadas intensamente. Los sistemas de luz indirecta son los mas apropiados para lograr una iluminación difusa, pero resultan mucho mas costosos que el alumbrado directo. Cuando utilizamos tubos fluorescentes, no se aconseja su instalación al descubierto, mas bien se recomienda la colocación de pantallas de acrílico traslucido. Figura 3 12
- 7. Luz natural Se considera que la orientación mas adecuado para conseguir una iluminación difusa consiste en disponer hacia el o los huecos que habrán de recibir la luz, esta debe llegar por el lado izquierdo de los puestos de trabajo. Figura 4 Colores de área No es recomendable emplear el color blanco en superficies o muros que hayan de recibir luz directa, ni utilizar tonos con tendencia violeta o gris intenso porque se deprimentes, al igual que los tonos con tendencia al rojo intenso producen irritabilidad y excitación. Los colores con tendencia a verde claro o azul se consideran psicológicamente fríos y sedantes, por lo que se recomienda su uso en locales orientados al sur o zonas calurosas, los colores con tendencia a ocre claro, crema o beige producen sensación de calor, por lo que es preferible utilizarlo en locales orientados al norte o zonas donde predomina el frió. Figura 5 13
- 8. Temperatura ambiente Los márgenes recomendables para el desarrollo de actividades administrativas se establecen entre 18 y 22 °C. Además del empleo de instalaciones capaces de mantener la temperatura adecuada, el empleo de colores convenientes, puede contrarrestar psicológicamente, dentro de ciertos límites, el exceso o defecto de la temperatura dominante. El aire debe ser renovado totalmente unas tres veces por hora, empleando aparatos de extracción de aire o instalaciones de acondicionamiento para conseguir una velocidad de renovación considerablemente superior de hasta diez veces por hora. Figura 6 Insonorización El problema del ruido adquiere su mayor importancia cuando el trabajo se desarrolla en locales comunes, agravándose si se utilizan concentraciones de equipos o maquinas. El volumen de ruido se mide en decibeles, unidad que de modo aproximado corresponde a una mínima variación de intensidad perceptible por el oído humano. Un local destinado a actividades administrativas, se considera ruidoso cuando en el se alcanzas unidades de orden de los 55 a 58 decibeles. Cifra que en la práctica se rebasa ampliamente en muchas ocasiones hasta llegar a 70 decibeles, y más cuando intervienen equipos y maquinas. En lugares de tráfico intenso, suelen utilizarse vidrios dobles, formados por láminas separadas por una cámara de aire y montados sobre juntas elásticas. La difusión del ruido se reduce por cualquier clase de procedimientos que impida la reflexión del sonido como paneles de fieltro y cartón perforado 14
- 9. en muros y techo, revestimiento de escayola o materiales porosos, pavimentos de materiales amortiguadores del ruido, formación de compartimientos mediante separaciones en locales comunes. Figura 7 5. INADECUADA DISTRIBUCIÓN DEL ESPACIO Teniendo en cuenta la información anterior, la inadecuada distribución del espacio se da a partir del incumplimiento de los diversos parámetros y normas expuestos. 5.1. CAUSAS Se considera que la causa principal a la cual se le atribuye la inadecuada distribución del espacio es el hecho de que tanto empleados como empleadores no tienen conocimiento de las normas y parámetros que rigen dicha distribución, y quienes conocen acerca del tema no muestran alguna clase de interés en mejorar este aspecto en su área de trabajo ni en la de los demás. 15
- 10. 5.2 ENCUESTAS Para conocer la opinión de las personas que laboran o han laborado en la dependencia de secretaría del colegio Técnico Menorah respecto a la problemática de la inadecuada distribución del espacio en dicho sitio, se realizó una encuesta conformada por 5 preguntas. La encuesta se le realizó a 10 personas entre las cuales se encuentran las secretarias, auxiliares y un pequeño número de estudiantes que realizaron su práctica comercial en dicha dependencia. PREGUNTAS Responda las siguientes preguntas: 1. ¿Cree usted que el espacio de la dependencia de secretaría está distribuido adecuadamente? 2. ¿Considera usted que hay espacio suficiente en los escritorios para realizar las labores? 3. ¿Cree usted que el número de sillas y de escritorios es apropiado para las personas que laboran en dicha dependencia? 4. En el momento de realizar sus labores en esta dependencia, ¿ha notado temperaturas no apropiadas para el ambiente de trabajo? 5. ¿Siente usted que hace falta un lugar específico para atención al público? 5.2.1 TABULACIÓN PREGUNTA SI % NO % TOTAL % 1 3 30 7 70 10 100 2 1 10 9 90 10 100 3 6 60 4 40 10 100 4 8 80 2 20 10 100 5 5 50 5 50 10 100 Gráfica 1 16
- 11. 5.2.2 GRÁFICAS PREGUNTA 1 ¿Cree usted que el espacio de la dependencia de secretaría está distribuido adecuadamente? PREGUNTA 1 30 % 70 % NO SI Gráfica 2 PREGUNTA 2 ¿Considera usted que hay espacio suficiente en los escritorios para realizar las labores? 10 5 0 SI SI NO Gráfica 3 PREGUNTA 3 ¿Cree usted que el número de sillas y de escritorios es apropiado para las personas que laboran en dicha dependencia? 17
- 12. PREGUNTA 3 40 % 60 % Gráfica 4 SI NO PREGUNTA 4 En el momento de realizar sus labores en esta dependencia, ¿ha notado temperaturas no apropiadas para el ambiente de trabajo? 9 8 7 6 5 Gráfica 5 4 80% 3 20% 2 1 0 SI NO PREGUNTA 5 ¿Siente usted que hace falta un lugar específico para atención al público? PREGUNTA 5 6 5 4 3 2 PREGUNTA 5 Gráfica 6 1 0 SI NO 18
- 13. 5.3 SOLUCIONES Teniendo en cuenta la encuesta mostrada anteriormente, observamos que el personal que trabaja o ha trabajado en la dependencia de secretaria del colegio Técnico Menorah, ha sentido y esta de acuerdo con los aspectos relacionados a la inadecuada distribución del espacio por tanto a continuación se planteará algunas posibles soluciones. - Ampliar la dependencia de secretaría, ya sea buscando un lugar más apropiado o remodelando el lugar actual. - Utilizar un escritorio apropiado para las estudiantes que realicen su práctica comercial, acorde a las necesidades y al espacio requerido para el computador y la impresora. - Hacer uso de escritorios modulares, de manera que se gane espacio quitando los escritorios actuales ya que estos están en la mitad de la secretaría ocupando bastante espacio por ser individuales. 19
- 14. 6. CONCLUSIONES Las temperaturas inadecuadas que se sienten al trabajar en la dependencia de secretaría se deben al espacio reducido. Una consecuencia a largo plazo es la falta de productividad y de eficacia en las personas que allí laboren, debido al calor, al poco espacio para moverse y para realizar todos los trabajos. Se debe hacer uso de los escritorios modulares en forma de “L” para ganar espacio para la movilidad en la dependencia. Se debe tener en cuenta el lugar adecuado para la atención al público. Se debe tener presente que el número de personas que laboran en la dependencia debe ser el mismo de sillas y escritorios. 20