Instructivos y formatos
- 1. ESTABLECER LOS SISTEMAS DE DISTRIBUCIÓN SEGÚN EL MERCADO Y LOS COSTOS DE LA CADENA. PRESENTADO POR: DIEGO GARZON JUAN MANUEL SALCEDO PAOLA SOTO ALEJANDRA GARCIA Organizar el canal en la red de distribución considerando vendedores, logística, cubrimiento, alcance, fortaleza económica y tradición en el mercado, asegurando que los actores cumplan funciones, deberes y responsabilidades para garantizar la efectividad del desarrollo del canal. INSTRUCTOR: ROBERT GUZMAN SENA GESTION LOGISTICA TOCANCIPA, MAYO DE 2012
- 2. INTRODUCCION Las empresas exitosas tienen pleno control en los diferentes procesos que interactúan dentro de ella para lograr los objetivos y metas propuestas. Nosotros somos conscientes de ello y por lo tanto implementamos mecanismos que garanticen que el funcionamiento esperado en nuestros procesos se lleve a cabo, por lo tanto se realizan los procedimientos e instructivos necesarios para que nuestros colaboradores y todo el personal que está involucrado con nuestra organización, tengan la información necesaria de la ejecución de nuestras actividades para que se hable un mismo idioma y optimizar cada vez más nuestros procesos. En la empresa, es necesario el desarrollo de una cultura orientada a la mejora continua, la sistematización de los procesos, la participación del personal, el trabajo en equipo, la creatividad. Ante la necesidad de supervivencia y competitividad, el análisis y la mejora de los procesos no es opcional, es imprescindible. Incluso podríamos decir que hoy, procesos eficaces y eficientes no aportan una ventaja competitiva, pero, por el contrario el no tenerlos es una gran desventaja.
- 3. INFORME El almacenamiento que manejamos en NUTRI-RICE, está basado en Cadenas de abastecimiento efectivas que conllevan a una distribución unificada y eficiente para poder realizar una correcta trazabilidad de nuestro producto. Para el sub proceso de almacenamiento se debe designar un encargado de dar las pautas del manejo de la cadena de abastecimiento, esto quiere decir que esta persona debe darle ubicación predefinida y en lo posible unificada en la bodega, teniendo en cuenta lo planeado. El coordinador encargado del almacenamiento debe definir e informar a los almacenistas y montacarguistas la ubicación para cada producto y lote, unificando por estanterías de un mismo lote. Se deben ubicar los productos de tal forma que los que se van a consumir primero o se van a despachar hacia el cliente queden fáciles de ubicar y con el menos desplazamiento posible para que el despacho sea eficiente. PRESERVACIÓN: la preservación se debe aplicar para todos los productos, tanto en la parte interna como en la entrega o destino cliente, todos los productos se deben identificar, tener una manipulación adecuada, mantener el embalaje en buen estado, el almacenamiento debe ser el adecuado, también aplica para los componentes constitutivos de un producto.
- 4. Inicialmente se deben seguir los procedimientos de almacenamiento para mejorar y mantener la preservación de los productos y posteriormente cumplir con rutina de aseo mínimo semanal, donde se deben limpiar todas la zonas de almacenamiento y parqueaderos con aserrín húmedo para evitar levantar polución, adicional se debe aspirar todo el polvo de los empaques y estanterías.
- 5. EJECUCION PROGRAMA DE DESPACHOS Código ALM-DE-PR-01 (ALMACEN DE PRODUCTO) Fecha Enero de 2012 Versión Objetivo: Establecer todas las actividades especificas con la programación, alistamiento, cargue, transporte y entrega de producto terminado, teniendo en cuenta los registros a diligenciar para llevar un control de todos los movimientos generados con los despachos y entrega del producto al cliente. Responsable del proceso: ALMACEN Y DESPACHOS APROBACIÓN NOMBRE CARGO FECHA FIRMA Elaborado por: DIEGO GARZON Coordinador de almacén Enero 2012 Revisado por: JUAN SALCEDO Coordinador de almacén Enero 2012 Aprobado por: ALEJANDRA GARCIA Director almacén y despachos Enero 2012 ALCANCE Desde: que planeación enviá el programa semanal. Hasta: se realiza la entrega de producto terminado al cliente. DEFINICIÓN Y SIMBOLOGÍA RUT: REGISTRO UNICO TRIBUTARIO RUNT: REGISTRO UNICO NACIONAL DE TRANSITO REMISION:Es un documento que se utiliza para acreditar o dejar constancia de la entrega MANIFIESTO DE CARGA:Documento en el cual se detalla la relación de la mercancía que de un pedido constituyen carga de un medio o de una unidad de transporte ETAPAS Documento de Paso Diagrama ¿Qué Hacer? ¿Quien lo Hace? ¿Cómo se Debe Hacer? ¿ Cuando lo debe Hacer? Evidencia DILIGENCIAR . Coordinador de despachos FORMATOS: Cuando un transportador ALM-DE-F-01 1 Inicio Selección de transportador y vehículo (Director logístico-Planeación) ALM-DE-F-01 ingresa por primera vez ALM-DE-F-02 ALM-DE-F-02 ALM-DE-F-03 ALM-DE-F-03 Orden de cargue y entrega de producto Coordinador(a) y 2 ALM-DE-INS-01 Inmediato ALM-DE-INS-01 al transportador. Almacenista de despachos. Coordinador(a) de Documentos de entrega de producto despachos, Facilitador(a) 3 ALM-DE-INS-02 Inmediato ALM-DE-INS-02 al transportador. de control de conformidad y Auxiliar de facturación. Transporte y entrega de producto al 4 cliente. Transportador. ALM-DE-INS-03 A diario ALM-DE-INS-03 5 Fin FIN FIN FIN FIN FIN
- 6. CARGUE DE PRODUCTO TERMINADO Código ALM-DE-INS-01 Fecha Enero de Versión 2012 RESPONSABLE: COORDINADOR(A) Y ALMACENISTA DE DESPACHOS. El coordinador de despachos da instrucciones al portero de la empresa para el ingreso del vehículo, que previamente debe estar certificado según el formato (ALM-DE-F-03), el cual debe ser diligenciado por el coordinador de despachos cuando un vehículo ingresa por primera vez. El vehículo que cumpla el anterior numeral, queda listo para ser cargado. Una vez el vehículo haya sido admitido se le hará una inspección trimestral para verificar si son aptos o no.
- 7. Código ALM-DE-INS-02 CARGUE DE PRODUCTO TERMINADO Fecha Septiembre de Versión 2011 Confirmar con control de conformidad que esta certificada la mercancia para empezar a cargar. (Coordinador despachos). Entregar al despachador la orden de cargue y el formato (ALM-DE-F-05), que debe diligenciar durante el cargue del vehículo. El despachador, antes de empezar el cargue, verifica físicamente que la mercancía está lista para cargar y de ser así proceder al cargue del vehículo, teniendo en cuenta las instrucciones dadas por el coordinador de despachos. El despachador debe llenar el formato ALM-DE-F-05 en el cual se lleva el control de cargue, este registro se tiene en cuenta para realizar los documentos por el coordinador de despacho. El transportador debe llevar el formato ALM-DE-F-05 como soporte del cargue, una vez terminado se comparan los datos.
- 8. Verificacion de las cajas El despachador debe verificar que las cajas seencuentren correctamente rotuladas. Al momento del cargue se debe revisar todos los rótulos que coincidan con lo programado, adicional debe verificar el estado de embalaje del producto. Cuando se requieran rótulos especiales por parte del cliente se deben verificar y colocar en el respectivo producto El despachador da las instrucciones de embalaje de las cajas, en el vehículo a los auxiliares de cargue o al transportador.
- 9. Código ALM-DE-INS-02 CARGUE DE PRODUCTO TERMINADO Fecha Septiembre de Versión 2011 Cargue de cajas. Cuando el despachador termina de entregar los materiales programados con las respectivas observaciones del cargue le anexa el control de cantidades de cargue y lo entrega al coordinador para que proceda a registrar la información en el sistema y a la elaboración de documentos que debe llevar el transportador.
- 10. ENTREGA DE DOCUMENTOS AL Código ALM-DE-INS-02 TRANSPORTADOR Fecha Enero de Versión 2012 RESPONSABLE: COORDINADOR(A) DE DESPACHOS, FACILITADOR(A) DE CERTIFICACION Y AUXILIAR DE FACTURACIÓN. 1. Remisión(es): Imprimir documento(s). Con tres copias (facturación, transportador y cliente), además se debe enviar copia por correo electrónico a control de conformidad para que emita el o los respectivos certificados. 2. Control diario de entregas (ALM-DE-F-07): Diligenciar y se le debe entregar al transportador.
- 11. ENTREGA DE DOCUMENTOS AL Código ALM-DE-INS-02 TRANSPORTADOR Fecha Enero de Versión 2012 Manifiesto de carga (ALM-DE-F-08): Si aplica para el destino, diligenciar y entregar al transportador. (Formato consta de tres copias). 4. Factura(s): Las emite el proceso financiero (facturación 5. .Certificado de calidad (CCF-CR-F-01): Se deben anexar a la(s) respectiva(s) remisiones y/o facturas, los emite control de conformidad NOTA: Facturación es el área que entrega todos los documentos relacionados con el despacho al transportador.
- 12. Código ALM-DE-INS- TRANSPORTE Y ENTREGA DE PRODUCTO 03 AL CLIENTE Fecha Versión Enero DE 2012 RESPONSABLE: TRANSPORTADOR Transportador debe disponer el vehículo en condiciones Técnico mecánicas aceptables para el transporte de mercancía. Tipo de carrocería furgón, herméticamente sellado, para evitar filtración de agua, polvo o cualquier tipo de contaminación. Estar certificado por la empresa para el transporte de mercancía, según formato ALM-DE-F-02. Disponer de auxiliar de carga, para el cargue de producto en las instalaciones de la empresa y descargue de producto en las instalaciones del cliente. El auxiliar de carga debe estar afiliado a una EPS y ARP y portar los respectivos documentos de afiliación. El transportador y/o conductor debe estar afiliado a una EPS y ARP y portar los respectivos documentos de afiliación. Firmar el informe de despachos en constancia de que recibió el producto en excelente estado de empaque y las cantidades relacionadas en el mismo. Leer y seguir las instrucciones registradas en el control diario de entregas y solicitar al cliente que complete la información relacionada con este. Entregar el producto en la hora y fecha indicada por el coordinador(a) de despachos. Hacer firmar y colocar sello en las respectivas copias de los documentos con la cual entrega el producto al cliente. Devolver a Nutri-Rice S.A.S (facturación) Los documentos firmados y sellados por el cliente.
- 13. DATOS PROPIETARIO DEL CODIGO: ALM-DE-F-01 VEHICULO Fecha de versión: Enero, 2012 FECHA: NOMBRE DEL INSPECTOR: NOMBRE: IDENTIFICACION: RUT: NIT: DIRECCION: CIUDAD: NUMERO DE CUENTA: AHORROS BANCO: CORRIENTE TELEFONO FIJO: CELULAR: VEHICULO MARCA: PLACA: MODELO: COLOR: RUNT: EMPRESA TRANSPORTADORA: ESTACAS FURGON FIRMA DEL INSPECTOR FIRMA DEL PROPIETARIO NOTA :Por favor diligenciar nombre y cedula legible
- 14. Código ALM-DE-F-02 DATOS CONDUCTORES Enero de Versión 2012 FECHA: NOMBRE DEL INSPECTOR: NOMBRE: IDENTIFICACION: PASADO JUDICIAL: DIRECCION: CIUDAD: TELEFONO: CELULAR: EPS: ARP: LICENCIA DE CONDUCCION: VENCIMIENTO: SI PORQUE: COMPARENDOS: NO Se compromete a cumplir con las normas internas de NUTRI-RICE S.A.S nombradas a continuación. - Utilizar overol negro. - Botas punta de acero. - Utilizar Casco. - Barrer el vehículo antes de ingresarlo - FIRMA DEL INSPECTOR FIRMA DEL CONDUCTOR
- 15. CODIGO: INSPECCION DE VEHICULOS Y ACTUALIZACION DE ALM-DE-F-03 DATOS Fecha de versión: Enero de 2012 FECHA : NOMBRE DEL INSPECTOR: NOMBRE CONDUCTOR: PLACA: 1. DOCUMENTOS 1.1.SEGURO OBLIGATORIO No: VENCE: 1.2.CERTIFICADO DE REVISION TECNOMECANICA: VENCE: NO 2. INSPECCION DE LA CABINA CUMPLE CUMPLE PLAZO CALIFICACION 2.1. Luces: Altas, bajas, direccionales, freno, parqueo, cabina. 2.2. Alarma retroceso 2.3. Espejos retrovisores 2.4. Parabrisas y limpiabrisas 2.5. Estado de llantas 2.6. Cinturones de seguridad 2.7. Kit de carreteras con extintor de 20 libras 2.8. Estado general del vehículo NO 3. INSPECCION DEL FURGON / CARROCERIA CUMPLE CUMPLE PLAZO CALIFICACION 3.1. Estado del furgón / carrocería 3.2. Caja de herramientas 3.3. Estado general del piso y laterales 3.4. Equipos de amarre y dispositivos tensores 3.5. Estado general de las carpas y lonas Diligencie la calificación y marque con una X el resultado de la selección: (se saca el promedio de los resultados . solo aprueban los que tengan del 90% hacia arriba). APROBADO CALIFICACION RECHAZADO FIRMA DEL INSPECTOR FIRMA CONDUCTOR/ PROVEEDOR DE SERVICIO DE TRANSPORTE
- 16. Código ALM-DE-F-04 PROGRAMACION DIARIA DE DESPACHOS Y VEHICULOS Fecha Septiembre 2011 Versión FECHA: DESTINO: CANTIDAD CANTIDAD ORDEN ORDEN FECHA TRANSPORTADOR CODIGO CLIENTE/DESCRIPCION EN CAJAS DE DE DE UNIDADES VENTA COMPRA ENTREGA CORDINADOR(A) DE DESPACHOS: NOTA: Por favor diligenciar nombre y cedula legible
- 19. INSTRUCTIVO RECIBO DE MATERIA PRIMA ALM-RE-INS- Código VERIFICACION DE ESTADO DE LA 01 CARGA Fecha ENERO de Versión 2012 Si la carga viene en contenedor se revisa que los sellos estén en buen estado y el consecutivo de acuerdo a la remisión. Ningún vehículo debe traer carga por fuera de furgón o carrocería, todo el material tiene que venir completamente aislado de toda contaminación. Si viene en tracto camión de estacas se verifica que la carpa este bien amarrada y que contenga los sellos si son necesarios. NOTA: Antes de comenzar el descargue de cualquier producto se debe avisar al proceso de control de conformidad para que realicen la inspección y lo aprueben.
- 20. ALM-RE-INS- Código VERIFICACION DE ESTADO DE LA 01 CARGA Fecha AENERO de Versión 2012 Se verifica el estado en el que llega la materia prima en el vehículo. Se verifica el estado del producto, que este bien sellado, que no presente síntomas de humedad, contaminación ni peso menor al normal.