Introducción a las hojas de cálculo con Excel

Hojas de cálculo
Ing. Oscar Isaac Tinajero Maldonado
Computación 1

Temario
• Hojas de cálculo.
• Inicio en Excel.
• Inserción de los datos.
• Almacenamiento de una hoja de cálculo.
• Entrada de datos.
• Operadores.
• Funciones.
• Fórmulas: generación y corrección de errores.
• Libros de trabajo.
• Referencias.

Hojas de cálculo
• Una hoja de cálculo es una herramienta sumamente útil para que
las personas puedan trabajar con números y realizar cálculos con
ellos. La hoja de cálculo nos permite trabajar con una gran
cantidad de datos y números, y gracias a una gran variedad de
funciones que la integran podemos realizar cálculos matemáticos,
estadísticos, técnicos y financieros.

Estructura de la hoja de cálculo
• La hoja de cálculo organiza y almacena la información en un área
de trabajo en forma de matriz, muy similar al de una hoja de
papel cuadriculado. Está conformada por un número determinado
de filas y columnas, que a su vez son totalmente identificables.

• Las columnas están representadas por letras en la parte superior y
las filas son nombradas con números que se visualizan en el
costado izquierdo. La intercesión de las filas y las columnas dan
forma a las celdas.

Para qué sirve una hoja de cálculo
Podría decirse que la hoja de cálculo de Excel puede usarse con
múltiples funciones, tales como:
• Organizar y gestionar enormes cantidades de datos. (Ordenar listas
y conjuntos de datos aplicando criterios establecidos, guardarlos e
imprimirlos).
• Aplicar fórmulas básicas o avanzadas para obtener resultados.
• Graficar de diversas maneras los datos y presentarlos de forma
simple.
• Construir plantillas y formatos de Excel totalmente automatizadas.

Cuadro
De
Nombres
Barra de herramientas
de acceso rápido
Título del libro Búsqueda
Opciones
Pestañas
Barra de Fórmulas
Filas
Celda activa
Columnas
Hojas de cálculo
Barras de
desplazamiento

Hoja y libro
• La hoja es el principal elemento de Excel, ya que a partir de ella
se define el área de trabajo y al contar con varias hojas,
relacionadas entre sí, se conforma un libro.
Generalmente, cuando abrimos un Excel en blanco, este nos carga
por defecto una hoja y nosotros podemos ir agregando las hojas
que vayamos necesitando.
• Estas hojas se pueden personalizar, dándoles por ejemplo un
nombre, asignándole un color o protegerla con una contraseña.

Crear un libro
1. Abra Excel
2. Seleccione Libro en
blanco. (También
puede presionar
Ctrl+N).

Introducción
manualmente
1. Seleccione una celda vacía
(como A1) y, después, escriba un
texto o número.
2. Presione Enter o Tabulador para
pasar a la siguiente celda.
Observación: La tecla Tabulador
desplaza a la derecha, mientras que
la tecla Enter desplaza hacía abajo.

Rellenado de datos en una
serie
1. Escriba el principio de la
serie en dos celdas (por
ejemplo, enero y febrero,
o bien 2014 y 2015).
2. Seleccione las dos celdas
que contienen la serie y
después arrastre el
controlador de relleno en
sentido vertical u
horizontal por las celdas.

Almacenamiento de una hoja de cálculo

Guardar un libro localmente
1. Seleccione Archivo >
Guardar (también puede
dar clic en el icono de
guardar)
2. Seleccione “Este PC” o
“Examinar”.
3. Agregue un nombre al
libro.
4. Seleccione la ubicación
donde lo guardará.

Ejercicio 1
• Se desea realizar una agenda semanal que tenga de encabezado
(columnas) los días de la semana (empezando por Domingo y
terminando por Sábado) y el separador de las filas sean las horas
del día (empezando por 0:00 y terminando en 23:00).
• Ejemplo:
Hora Doming
o
Lunes Martes Miércoles Jueves Viernes Sábado
0:00
1:00
…

Textos de números
• En una hoja de cálculo, se
pueden ingresar valores
numéricos como texto. Esto es
útil cuando se necesita
mantener el formato original de
un número, como un número de
teléfono o un código postal.
Para ingresar un texto de
número, simplemente se debe
agregar una comilla simple (')
antes del número. Por ejemplo,
si se quiere ingresar el número
12345 como texto, se debe
escribir '12345 en la celda
correspondiente.

Retorno automático del texto
• En ocasiones, el contenido de una
celda puede ser demasiado largo
para ajustarse completamente en
una sola celda. En esos casos, se
puede activar el retorno
automático del texto para que el
contenido se muestre en varias
líneas dentro de la misma celda.
Para activar esta función, se debe
seleccionar la celda o rango de
celdas, y luego hacer clic en la
opción "Ajuste de texto" en la
barra de herramientas.

Números
• En las hojas de cálculo, se pueden ingresar
valores numéricos directamente en las celdas.
Esto incluye números enteros, decimales,
porcentajes, fracciones, etc. Simplemente se
debe escribir el número deseado en la celda
correspondiente.

Fecha y hora
• Excel tiene la capacidad de manejar
fechas y horas de manera eficiente. Para
ingresar una fecha, se puede escribir
directamente en el formato deseado (por
ejemplo, "dd/mm/aaaa" o
"mm/dd/aaaa"). Excel reconocerá
automáticamente la entrada como una
fecha y la formateará correctamente.
Para ingresar una hora, se puede utilizar
el formato "hh:mm" o "hh:mm:ss".

Autocorrección
• Excel cuenta con una
función de autocorrección
que puede ayudar a corregir
automáticamente errores
comunes de escritura. Por
ejemplo, si se escribe "teh"
en una celda, Excel puede
corregirlo automáticamente
a "the". Esta función se
puede habilitar o
deshabilitar según las
preferencias del usuario.

Desactivación de la facilidad
de autocompletar
• La facilidad de autocompletar
en Excel permite ahorrar
tiempo al sugerir y completar
automáticamente datos
basados en patrones previos.
Sin embargo, en algunos
casos, puede resultar molesto
o no deseado. Para desactivar
la facilidad de autocompletar,
se debe ir a las opciones de
Excel, seleccionar "Avanzadas"
y desmarcar la opción
"Habilitar autocompletar de
celdas".

Autollenado
• El autollenado es una función
útil que permite copiar
rápidamente el contenido de
una celda o serie de celdas en
celdas adyacentes. Para utilizar
el autollenado, se debe
seleccionar la celda o rango de
celdas que se desea copiar y
arrastrar el controlador de
relleno (esquina inferior derecha
de la celda seleccionada) hacia
abajo o hacia la dirección
deseada. Excel detectará el
patrón de los datos y completará
automáticamente el resto de las
celdas.

Programación del
autollenado
• Excel también permite
programar el autollenado
con secuencias
personalizadas. Por ejemplo,
se puede establecer una
secuencia de meses, días de
la semana o números. Para
programar el autollenado, se
debe ingresar manualmente
los primeros elementos de la
secuencia y luego utilizar el
autollenado para completar
el resto de los elementos.

Importación de una lista de
la hoja
• En algunas ocasiones, se
puede tener una lista de
elementos en una hoja de
cálculo y se desea utilizar esa
lista como opciones para el
autollenado. Para hacer esto,
se debe seleccionar el rango
de celdas que contiene la
lista, ir a "Opciones de Excel"
y seleccionar "Opciones
avanzadas". En la sección
"General", se debe hacer clic
en "Editar personalizaciones"
y agregar la lista deseada.

Uso del autollenado con números
• El autollenado también es útil para generar secuencias numéricas.
Por ejemplo, se puede ingresar un número inicial y luego utilizar
el autollenado para generar automáticamente los números
siguientes en una serie ascendente o descendente.

Configuración de una serie de autollenado
• Excel permite configurar series personalizadas para el
autollenado. Esto es útil cuando se necesita repetir una secuencia
específica de elementos. Para configurar una serie de autollenado,
se debe ir a "Opciones de Excel", seleccionar "Avanzadas" y hacer
clic en "Editar personalizaciones" en la sección "General".

Edición de los
datos
• Una vez que los datos están ingresados en una
celda, se pueden editar fácilmente. Simplemente
se debe hacer clic en la celda y editar el
contenido directamente. Además, se pueden
utilizar las teclas de navegación y edición (como
las teclas de flecha y la tecla "Supr") para moverse
y modificar los datos.

Sustitución del contenido de una celda
• Si se desea reemplazar
completamente el
contenido de una celda
con nuevos datos, se debe
seleccionar la celda y
escribir el nuevo
contenido. El contenido
anterior será reemplazado
automáticamente.

Edición del contenido de una celda
• Si se desea editar solo una
parte del contenido de una
celda, se debe hacer doble
clic en la celda o
seleccionarla y presionar la
tecla F2. Esto permite
editar el contenido de la
celda sin reemplazarlo por
completo.

Orden de propiedad de los operadores
• En Excel, los operadores matemáticos
y lógicos siguen un orden de
precedencia conocido como orden de
propiedad. Esto determina el orden
en el que se evalúan las operaciones
en una fórmula. Por ejemplo, los
operadores de multiplicación y
división tienen una propiedad superior
a los operadores de suma y resta, por
lo que se evalúan primero.
Operadores de
Agrupación
() {} []
Exponentes ^ √
Multiplicación y
División
× ÷
Suma y Resta + -

Números negativos dentro
de una fórmula
• En Excel, se pueden utilizar números
negativos dentro de una fórmula para
realizar cálculos matemáticos. Para
ingresar un número negativo, se debe
colocar un signo de menos (-) delante
del número. Por ejemplo, si se quiere
restar 5 de 10, la fórmula sería "=10-
5". Si se desea utilizar un número
negativo como parte de una fórmula
más compleja, se debe asegurar de
colocar los paréntesis adecuados para
asegurar el orden correcto de las
operaciones.

Anatomía de una función
• En una hoja de cálculo, una función es una fórmula predefinida
que realiza cálculos o devuelve un valor específico. Una función
consta de tres elementos principales: el nombre de la función, los
argumentos y los paréntesis. El nombre de la función indica la
operación que realizará, los argumentos son los valores o rangos
de celdas en los que se aplicará la función y los paréntesis
delimitan los argumentos.

Argumentos
• Los argumentos en una función son los valores o rangos de celdas
que se utilizan como entrada para la operación de la función.
Pueden ser números, texto, referencias a celdas o rangos,
constantes o incluso otras funciones. Al utilizar una función, es
importante proporcionar los argumentos correctos en el orden
adecuado según la sintaxis de la función.

Funciones de Lotus 1, 2, 3
• Lotus 1-2-3 fue una popular suite
de software de hojas de cálculo
antes de la aparición de Excel.
Excel incluye muchas funciones
de compatibilidad con Lotus 1-2-3
para facilitar la transición de
usuarios de Lotus a Excel. Estas
funciones de Lotus pueden ser
utilizadas en Excel para realizar
cálculos y análisis.

Funciones más utilizadas
• Excel ofrece una amplia gama de funciones predefinidas para realizar
diversas operaciones. Algunas de las funciones más utilizadas incluyen:
• SUMA: Calcula la suma de un rango de celdas.
• PROMEDIO: Calcula el promedio de un rango de celdas.
• MAX: Devuelve el valor máximo de un rango de celdas.
• MIN: Devuelve el valor mínimo de un rango de celdas.
• CONTAR: Cuenta el número de celdas que contienen valores numéricos en un
rango.
• SI: Evalúa una condición y devuelve un valor si es verdadera y otro valor si es
falsa.

Autosuma
• La función Autosuma es una herramienta rápida y conveniente
para sumar automáticamente un rango de celdas adyacentes. Se
puede acceder a la función Autosuma haciendo clic en el botón
correspondiente en la barra de herramientas o utilizando el atajo
de teclado (Alt + =). Excel detectará automáticamente el rango de
celdas contiguas y generará la fórmula de suma correspondiente.

Autocalcular
• Autocalcular es una función que
permite ver rápidamente los
resultados de ciertas operaciones
matemáticas en una selección de
celdas sin necesidad de crear
fórmulas. Por ejemplo, al
seleccionar un rango de celdas con
números, Excel mostrará
automáticamente la suma, el
promedio y otros valores
estadísticos en la barra de estado.

El asistente para funciones
• Excel proporciona un asistente para funciones que ayuda a los
usuarios a seleccionar y utilizar funciones de manera guiada. El
asistente para funciones se encuentra en la barra de fórmulas y
proporciona una interfaz interactiva para seleccionar la función
deseada, ingresar los argumentos y obtener el resultado. El
asistente para funciones es especialmente útil para aquellos
usuarios que no están familiarizados con la sintaxis de las
funciones o que desean explorar las diferentes opciones
disponibles.

• El asistente para funciones se divide en
varias secciones, como la selección de la
función, la descripción de la función, los
argumentos requeridos y opcionales, y un
cuadro de vista previa del resultado. A
medida que se selecciona una función y
se ingresan los argumentos, el asistente
proporciona información útil sobre cada
argumento y sugiere ejemplos para
facilitar su comprensión. Una vez que se
completan todos los argumentos, se
puede obtener el resultado de la función
directamente desde el asistente.

• El uso del asistente para funciones es una excelente manera de
aprender y explorar las diferentes funciones disponibles en Excel,
ya que proporciona una interfaz intuitiva y amigable. También
ayuda a minimizar los errores de sintaxis al guiar al usuario paso a
paso durante el proceso de creación de la función.

Fórmulas: generación y corrección de errores

Referencia circular
• Una referencia circular ocurre
cuando una fórmula hace
referencia directa o
indirectamente a sí misma. Esto
crea un ciclo de dependencia en
las celdas y puede causar errores
en los cálculos. Excel detecta y
muestra un mensaje de
advertencia cuando se encuentra
una referencia circular. Para
solucionar este error, es
necesario identificar la celda o
celdas que causan la referencia
circular y modificar las fórmulas
para eliminarla.

Valores de error
• En Excel, existen varios valores de
error que pueden aparecer en una
celda cuando ocurre algún problema
con una fórmula o con los datos de
entrada. Algunos de los valores de
error más comunes incluyen:
• #DIV/0!: Indica que se está dividiendo
por cero.
• #N/A: Indica que no se pudo encontrar
un valor.
• #VALOR!: Indica un tipo de dato
incorrecto en la fórmula.
• #REF!: Indica una referencia
incorrecta a una celda que ha sido
eliminada o movida.
• #¡NOMBRE?: Indica que Excel no
reconoce un nombre utilizado en
la fórmula.
• Cuando aparece un valor de error,
es importante identificar la causa
del error y corregirlo para obtener
resultados precisos y confiables.

Lista alfabética de funciones de Excel
• Excel ofrece una amplia gama de funciones predefinidas que
pueden ser utilizadas para realizar cálculos y análisis de datos.
Estas funciones están organizadas en una lista alfabética para
facilitar su búsqueda y selección. Algunas de las funciones más
comunes incluyen SUMA, PROMEDIO, MAX, MIN, CONTAR, SI,
BUSCARV, entre muchas otras. La lista alfabética de funciones
proporciona información sobre la sintaxis de cada función, los
argumentos que requiere y la descripción de su funcionalidad.

Resumen de las principales combinaciones de
teclas
• Excel ofrece una serie de
combinaciones de teclas que permiten
acceder rápidamente a diversas
funciones y realizar acciones comunes.
Algunas de las combinaciones de teclas
más utilizadas incluyen:
• Ctrl+C: Copiar el contenido de una
celda o rango de celdas.
• Ctrl+V: Pegar el contenido copiado en
una celda o rango de celdas.
• Ctrl+Z: Deshacer la última acción
realizada.
• Ctrl+A: Seleccionar todo el contenido
de la hoja de cálculo.
• F2: Editar el contenido de una celda.
• F4: Repetir la última acción realizada.
• F9: Calcular todas las fórmulas en la
hoja de cálculo.
• Ctrl+S: Guardar el libro de trabajo
actual.
• Estas combinaciones de teclas ayudan a
agilizar el trabajo en Excel y a realizar
tareas de manera más eficiente.

Libros de trabajo
• En Excel, un libro de trabajo es el archivo principal que contiene
una o varias hojas de cálculo. Cada libro de trabajo se guarda con
la extensión ".xlsx" y puede contener datos, fórmulas, gráficos y
otros elementos. Los libros de trabajo permiten organizar y
gestionar diferentes conjuntos de datos o análisis en un único
archivo.

Selección de las hojas
• En un libro de trabajo de Excel, se pueden tener múltiples hojas
de cálculo. Para seleccionar una hoja en particular, se puede hacer
clic en su pestaña en la parte inferior de la ventana de Excel.
También es posible utilizar las teclas de navegación (Ctrl+PgUp
para hojas anteriores y Ctrl+PgDn para hojas siguientes) o utilizar
el cuadro de diálogo "Mover o copiar hojas" para seleccionar una
hoja específica.

Borrado de una hoja de
cálculo
• En Excel, se puede borrar una hoja
de cálculo si ya no es necesaria.
Para hacerlo, se debe hacer clic
derecho en la pestaña de la hoja
que se desea borrar y seleccionar
la opción "Eliminar" o "Borrar".
También se puede acceder a esta
opción desde el menú contextual
de la pestaña de la hoja. Antes de
borrar una hoja, es importante
asegurarse de que no se pierdan
datos o información importante.

Inserción de hojas de cálculo
• Para insertar una nueva hoja de cálculo en un libro de trabajo de
Excel, se puede hacer clic derecho en una pestaña existente y
seleccionar la opción "Insertar" o "Insertar hoja". También es
posible utilizar el atajo de teclado Shift+F11 para insertar una
nueva hoja antes de la hoja actual. La inserción de hojas de
cálculo permite organizar y separar diferentes conjuntos de datos
dentro del mismo libro de trabajo.

Desplazamiento de hojas de cálculo
• En Excel, se puede desplazar o mover una hoja de cálculo dentro
del libro de trabajo para cambiar su posición. Para hacerlo, se
puede hacer clic y arrastrar la pestaña de la hoja hacia la
izquierda o la derecha. También es posible utilizar el cuadro de
diálogo "Mover o copiar hojas" para especificar la ubicación exacta
de la hoja dentro del libro de trabajo.

Cambio del nombre de las
hojas de cálculo
• Es posible cambiar el nombre
de una hoja de cálculo en
Excel para identificarla de
manera más significativa. Para
cambiar el nombre de una
hoja, se debe hacer doble clic
en la pestaña de la hoja y
escribir el nuevo nombre.
También se puede hacer clic
derecho en la pestaña de la
hoja, seleccionar "Cambiar
nombre" y escribir el nuevo
nombre.

El menú contextual
• El menú contextual en Excel
proporciona acceso rápido a
diversas opciones y funciones
relevantes según el contexto
en el que se encuentre el
usuario. Al hacer clic derecho
en una celda, una hoja o un
objeto, se muestra el menú
contextual que ofrece
opciones específicas para esa
área seleccionada.

• Algunas de las opciones
comunes en el menú contextual
incluyen cortar, copiar, pegar,
eliminar, cambiar el formato de
celdas, insertar filas o
columnas, ordenar y filtrar
datos, entre otras. El menú
contextual es una herramienta
útil para acceder rápidamente
a las funciones y acciones
relevantes según la situación.

Referencias
• Excel Para Todos. (s.f.). Hoja de cálculo. Recuperado el 22 de
febrero de 2023, de https://excelparatodos.com/hoja-de-calculo/
• Microsoft. (s.f.). Aprendizajes en vídeo de Excel. Recuperado el 22
de febrero de 2023, de
https://support.microsoft.com/es-es/office/aprendizajes-en-v%C3
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