INTRODUCCION A LOS PROYECTOS INFORMATICOS

Notas del editor

• #6: Investigación  básica   -libertad máxima -no existen  objetivos fijos -Tiene el mayor riesgo de no  conseguir  resultado   Investigación aplicada   -libertad limitada -algunos objetivos se fijan -riesgo alto de no conseguir los resultados -los objetivos pueden cambiar con el tiempo   Investigación y  desarrollo  (I+D) -mínima libertad -aplicaciones específicas -se producen prototipos para diseñar los objetivos -se realiza un estudio de viabilidad para los objetivos  correspondientes a la  construcción  de cualquier elemento -casi nula libertad -se conoce el costo, la cantidad y la naturaleza de los  recursos
• #8: EL  SISTEMA  DE  GESTIÓN  DE PROYECTOS Para llevar a cabo los proyectos la organizaciones necesitan algunos elementos esenciales cada uno de estos se componen de entradas,  proceso de transformación y salidas Sistema de planificación -es el más importante; ya que si se elabora un mal planificación conducirá a una mala realización del proyecto -facilita las tareas que se van a realizar Sistema de información -recopila los  datos para el director del proyecto y ver si va en la vía correcta -debe ser puntual, oportuna para efectos de  control Sistema de control -es responsabilidad de director del proyecto -debe utilizar los datos para comparar el desarrollo con el plan estipulado y corregir los errores -es solo un sistema de seguimiento no de control Sistema de técnicas  y  metodologías -Es una ayuda para la realizar un gran número de tareas -Esto puede facilitar el proceso, en un mejor tiempo, disminuir errores y cálculos de costes Sistema de organización -coordinar las tareas y funciones de la gente, se organizan -se definen los  límites  en cuanto a  autoridad ,  obligaciones  y responsabilidad de cada uno -el director de proyecto cargará con la responsabilidad del proyecto. Sistema cultural -se combina los valores , creencias,  actitudes , tradiciones y comportamientos de los miembros de esa entidad -La organización debe ver un beneficio y no un costo Sistema humano -es uno de los mas complejo -se incluyen la capacidad para proporcionar  liderazgo, habilidades para crear un equipo,  comunicación y motivar a los miembros -el director va a necesitar menos habilidades técnicas, mayores habilidades conceptuales y habilidades en  relaciones humanas
• #10: DIRECCIÓN DE PROYECTOS definir como la aplicación de conocimientos, aptitudes, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto, encaminados a satisfacer o colmar las necesidades y expectativas de una organización mediante un proyecto. Para satisfacer estas necesidades de los clientes, hay que equilibrar las demandas entre: Alcance, plazos, coste y calidad Distintas necesidades y expectativas de las diferentes entidades involucradas en el proyecto. Necesidades identificadas y expectativas sin identificar.   Ya desde las más tempranas épocas de la  historia  de la humanidad la dirección de proyectos tuvo una gran importancia y repercusión. Desde la construcción de las pirámides de  Egipto  y hasta las del pueblo Maya tuvieron que utilizar la dirección de proyectos para su realización. Los constructores de esas notables  estructuras  fueron los primeros directores de proyectos del mundo. No contaban con la ayuda de ordenadores ni con herramientas de programación como la PERT (Performance Evaluation and Review Technique, técnica de  evaluación  y revisión del rendimiento) o el CPM (Critical Path Method,  método  del camino crítico), y en ocasiones ni siquiera con papel para dibujar planos. A pesar de ello, dirigieron proyectos de una complejidad excepcional utilizando las herramientas más sencillas. Aunque la dirección de proyectos tiene una antigüedad de al menos 4.500 años, hasta muy recientemente no ha sido reconocido el papel del director de proyectos como disciplina por derecho propio. Algunas universidades están comenzando ahora a ofrecer cursos de dirección de proyectos, en algún caso con rango de doctorado. Por otra parte, la llegada del  software  de programación para ordenadores personales ha hecho aumentar rápidamente el  interés  por la dirección de proyectos. En la actualidad hay proyectos de todo tipo, como por ejemplo el desarrollo de nuevos  productos , la elaboración de un plan de  marketing , la construcción de un gran edificio de oficinas, etc.... Las posibilidades son casi infinitas, lo que hace de la dirección de proyectos una disciplina casi universal. Aún en el caso de actividades aparentemente repetitivas (como por ejemplo la construcción de viviendas utilizando una y otra vez los mismos diseños) hay  variables  que harán único cada proyecto (en el ejemplo de la construcción de viviendas podría ser el terreno sobre el que se construye, las condiciones meteorológicas, etc). Es la singularidad de cada proyecto lo que plantea demandas especiales a los directores de proyecto y convierte a la vez a la dirección de proyectos en una disciplina estimulante. Un gran problema que existe en la dirección de proyectos es el no tener claros cuales   son sus características. La dirección de proyectos no es simplemente programación;   con la creciente popularidad  del software de programación para ordenadores personales, muchas personas piensan que basta con comprar software y aplicarlo para hacer una buena dirección de proyectos. Luego descubren que realmente no saben cómo aplicar ese software; esto es como empezar la casa por el tejado, puesto que es muy difícil saber qué software comprar si no se tiene unaidea muy clara de cómo dirigir proyectos y no se sabe exactamente lo que se va a hacer con dicho software. Por ejemplo, dependiendo de si se van a hacer asignaciones de recursos multiproyecto (en varios proyectos a la vez) se va a necesitar uno de los  paquetes  más potentes; por el contrario, para dirigir unos cuantos proyectos menores se puede utilizar uno de los  programas  menos potentes (y más baratos).   Durante mucho tiempo ha sido costumbre decir que la dirección de proyectos es la planificación, programación y control de actividades del proyecto para conseguir objetivos en cuanto a rendimiento,  dinero  y tiempo en un  trabajo  con un alcance determinado. Normalmente de esos tres objetivos, sólo se pueden cumplir dos ya que el hecho de hacer énfasis en dos de ellos cualesquiera, influirán negativamente en el restante. Por tanto, es importante que el director del proyecto dilucide qué dos de esos tres objetivos (mayor rendimiento, un coste escaso y un tiempo de realización bajo) son prioritarios sobre el que resta dependiendo de las características de cada proyecto en particular. ORGANIZACIÓN DEL PROYECTO INFORMÁTICO   El proyecto  informática debe ser entendido como una decisión estratégica de la  empresa , bien como consecuencia de una necesidad de informatizar una tarea o bien para mejorarla, por propia  evolución  o por cambios estratégicos. Al abordar un proyecto se deben considerar los recursos necesarios, algunos de ellos son: Físicos Sistema central Periféricos Comunicaciones Lógicos      Estructuras de almacenamiento    Monitores  de comunicaciones Lenguajes Utilidades Métodos de desarrollo Control de  seguridad  y desarrollo    Humanos      Selección   Formación   Incentivación En  función  de la disponibilidad de los distintos recursos se evalúa la viabilidad del proyecto, es decir, la garantía de acabarlo con éxito, así como el beneficio que reporta a la empresa (Viable + Rentable = Proyecto iniciable). Sin embargo la evaluación de la viabilidad es compleja en un proyecto informático, ya que a menudo no es posible estimar de forma correcta el coste (tiempo, trabajo, recursos, etc.) que va a conllevar una parte del proyecto. Existen unas metodologías para sistematizar todos estos cálculos que se verán en temas siguientes, pero siempre existe un grado de incertidumbre dentro de estas estimaciones. Sobre la rentabilidad inciden directamente el tiempo de desarrollo y el tiempo de explotación, incluso si el proyecto va dirigido a un cambio en la infraestructura de la empresa, como un nuevo  programa  gestor de  contabilidad  o a mejora de las  comunicaciones , conlleva un coste para la empresa, aunque al departamento solicitante le salga gratis. Por ello es practica recomendable dentro de grandes  empresas  facturar los trabajos a cada departamento, dentro de la empresa, para que estén a cargo de su propio  presupuesto , con objeto de que se evalúen las necesidades con criterio más restrictivo y racional y solo se soliciten trabajos plenamente justificados.
• #11: LA ELABORACIÓN DE UN PROYECTO INFORMÁTICO Un Proyecto Informático lo componen un conjunto de tareas independientes cuyo objeto es la realización de un software que automatice el sistema de Información requerido por el usuario. Un proyecto nace a partir del momento en que se formulan sus necesidades. La persona que se vaya a encargar de su dirección tiene el deber de estudiarlas con los usuarios (clientes) y hacer el estudio de viabilidad en sus dos principales vertientes: *Técnica * Económica Se debe llevar a cabo una previsión para realizar la determinada aplicación de software en una fecha prevista y ponerlo en marcha con recursos limitados tales como materiales, programas y personas que no posean necesariamente ni el mismo  lenguaje  ni los mismos objetivos laborales. Las razones del  fracaso de un proyecto informático , aparte de las citadas en las archifamosas  leyes  de Murphy, son: * Ausencia del estudio de viabilidad para ajustarse a unas necesidades claramente explicitadas y comprendidas. * Especificaciones vagas, incompletas o incluso cambiantes. * Falta de utilización de herramientas adecuadas para poder validar el  comportamiento  del sistema en el futuro, donde es necesario disponer de una buena herramienta de  simulación . * Mala estimación de costes. * Reparto inadecuado de las tareas entre los miembros del equipo. * Ausencia o mal seguimiento que se llevan a cabo en momentos inoportunos o que no se ajustan a la realidad.   Ante este sombrío panorama no debemos desanimarnos ya que se puede tener la falsa impresión de que el más mínimo error nos va a llevar al fin prematuro del proyecto. Afortunadamente, esto es solo una impresión (presuponer de antemano lo que va a ocurrir), pero existen técnicas para llevarlo a buen puerto y es conveniente que al realizarlo por primera vez éste sea supervisado por una persona experta, que debe comprobar que se van cumpliendo todas y cada una de las etapas. A lo largo de mi vida profesional he dirigido un número suficiente de proyectos para poder permitirme, humildemente claro, el aconsejar los pasos a seguir, así como las decisiones a tomar si algo sale mal. Todo ello es muy subjetivo porque también hay que contar con la preparación de la persona que lo vaya a desarrollar, así como una serie de cualidades que no voy a acometer en estos momentos, ya que no es el propósito que se persigue con este artículo. Más bien se trata de proveer de las técnicas o conocimientos de base indispensables para dirigir un proyecto informático (este término esta utilizado para reducir el campo sobre el tema que se toca). Un proyecto consta de varias fases básicas, desde que se lanza y formaliza la idea de automatización (se le designa con el nombre de informatización) hasta su implantación.