Introduccion-a Microsoft -visio-2016 en Español

¿Qué es Visio 2016?
Es una aplicación
de diagramación
que permite
trabajar de forma
visual para crear
a todo tipo de
diagramas.

Visio 2016 facilita la creación de diagramas profesionales y
versátiles que simplifican la comunicación de la información más
compleja. Visio cuenta con miles de formas que cumplen con los
estándares industriales (BPMN 2.0, IEEE, UML 2.4). Ya sea para
capturar rápidamente un diagrama de flujo que surgió durante
una lluvia de ideas en la pizarra, para diagramar una red de TI,
crear un organigrama, documentar un proceso de negocio o
dibujar el plano de una planta, Visio le ayuda a trabajar en forma
visual. Además, con Visio los diagramas cobran vida gracias a las
características de vinculación de datos, Por último, con los
Servicios de Visio puede compartir la versión única de la verdad
con la información siempre actualizada en el explorador para
permitir un consumo más amplio.

Crea diagramas profesionales
Los diagramas empresariales, como por
ejemplo, el diagrama de flujo, la escala
de tiempo, el diagrama dinámico o el
organigrama.
Diagramas de procesos, como el diagrama
de flujo de funciones cruzadas, el IDEF0
(Integration Definition for Process
Modeling), el BPMN (Business Process
Model y Notation) 2.0 y los flujos de
trabajo de Microsoft SharePoint.
Visio 2016, nos presenta plantillas integradas y las miles de
formas que cumplen los estándares de la industria, como:

Iniciar Visio
Visio se abrirá en la
página de inicio, donde
puede encontrar
plantillas de muchos
tipos de diagramas.
Las plantillas son diagramas
de ejemplo sin terminar que
sirven como puntos de
partida. Las plantillas de
Visio se suministran con
formas y herramientas de
un tipo específico de
diagrama, dispuestos
alrededor de una página en
blanco donde arrastra y
conecta las formas en un
dibujo.

Si abrimos un dibujo en blanco tendremos
la opción de usar unidades métricas o
unidades de EE.UU.
Seleccionamos la unidad, e
ingresamos a Visio.

Ventana Formas
En el lado izquierdo
se encuentra la
ventana Formas.
Contiene galerías de
símbolos con formas
Seleccionamos la que
nos presenta mejor
opción para el tipo de
diagrama que vamos a
elaborar.

Galerías y Formas
Galería de símbolos: las galerías de símbolos son contenedores que
contienen formas relacionadas. Las plantillas suelen tener más de una
galería de símbolos para que sea más fácil organizar formas en categorías.
Las galerías de símbolos tienen barras de título cerca de la parte superior
de la ventana Formas. Haga clic en una barra de título de la galería de
símbolos para ver las formas que contiene.
Las formas pueden ser una colección de formas necesaria para crear un
tipo de diagrama concreto, o bien distintas versiones de la misma forma.
Por ejemplo, la galería de símbolos Formas para diagramas de flujo
básicos contiene solamente formas de diagrama de flujo comunes. Las
formas de diagrama de flujo más especializadas se guardan en otras
galerías de símbolos, como las galerías Objetos de flujo de trabajo y CCT.

Forma: casi todo lo que contiene la plantilla que puede usar
en el diagrama es una forma, incluidos los conectores e
incluso la página. Las formas son más que iconos e imágenes,
ya que permiten personalizar su diagrama.
Las formas de Visio son objetos previamente diseñados que se
arrastran hasta la página de dibujo: son los bloques de
creación del diagrama.
Cuando se arrastra una forma desde una ventana Formas
hasta la página de dibujo, la forma original, que se denomina
forma patrón, permanece en la galería de símbolos. La forma
que se coloca en el dibujo es una copia, también denominada
instancia, de dicha forma patrón. Se pueden arrastrar hasta el
dibujo tantas instancias de la misma forma como se desee.

Más opciones de formas
En la parte superior de la galería de símbolos abierta, pero debajo de las barras de título de la galería de
símbolos, se encuentra una pestaña llamada Más formas. Al hacer clic en ellas abriremos un menú de opciones
para encontrar más formas que usar en su diagrama.
Mis formas: si descarga o crea galerías de símbolos personalizadas y las guarda en la carpeta Mis formas, esas
galerías de símbolos aparecerán automáticamente en este submenú. Visio crea una carpeta Mis formas
dentro de su carpeta Documentos.
Negocios, Ingeniería, Diagrama de flujo y otras categorías: desplácese por estas categorías para buscar
galerías de símbolos de otras plantillas cuando necesite incluir formas que no se encuentren en la plantilla
con la que ha empezado.
Extras de Visio : esta galería de símbolos contiene formas especiales no incluidas en otras galerías de
símbolos, como símbolos, iconos, conectores, rótulos, herramientas de ingeniería y arquitectura o títulos.
Elija tantos símbolos como desee para agregarlos a su lista de la galería de símbolos.
Abrir galería de símbolos, Nueva galería de símbolos: Abrir permite buscar en su PC o en la Red archivos de
galería de símbolos (.vss) que puede agregar a su diagrama. Nuevo abre una galería de símbolos vacía a la
que puede agregar formas arrastrando y soltando las formas en la nueva galería de símbolos. Guarde su
galería de símbolos personalizada haciendo clic con el botón secundario en la barra de título y haciendo clic
en Guardar.
Mostrar galería de símbolos del documento: esta galería de símbolos contiene todas las formas que se
encuentran actualmente en el documento, y también todas las formas que se han colocado en el documento
y se han eliminado después de la página.

Formas rápidas es la barra de título situada más arriba. Cada
galería de símbolos tiene su propio conjunto de formas
rápidas, las formas más usadas en esa galería de símbolos. La
galería de símbolos Formas rápidas mantiene juntas las formas
rápidas de todas las galerías de símbolos que usa, dándole un
lugar para encontrar las formas más populares para el tipo de
diagrama que está creando.
Si no puede encontrar una forma que desea, intente buscarla.
Haga clic en Buscar en la parte superior de la ventana Formas
y luego escriba una palabra clave.

12
Galerías y formas
Después de abrir una plantilla, se arrastran formas desde las galerías
de símbolos hasta la página de dibujo para crear el diagrama. Las
formas de las galerías de símbolos están diseñadas específicamente
para el tipo de dibujo concreto, y muchas de ellas son "inteligentes", lo
que quiere decir que tienen un comportamiento integrado ajustado al
contexto de dibujo.
Por ejemplo, puede:
Agregar texto que se mueva con una forma.
Agregar puertas y ventanas que se muevan con las paredes.
Conectar dos formas con un conector cuya posición cambie
automáticamente si se mueve una de las formas.
Arrastrar un controlador de un conector de arco para cambiar el
arco.
Arrastrar un controlador en una forma de silla para girarla.
Establecer el número de sectores en un gráfico circular.

Pasos para crear un diagrama
Existen muchos tipos de diagramas de Visio (organigramas,
diagramas de red, flujos de trabajo, planos de vivienda u
oficina), pero puede usar los mismos tres pasos básicos
para crear casi todos ellos:
1. Elegir y abrir una plantilla.
2. Arrastrar y conectar formas.
3. Agregar texto a las formas.

Crear un diagrama sencillo
Arrastre una forma desde la ventana
Formas y colóquela en la página. Deje
el puntero del mouse sobre la forma
hasta que aparezcan cuatro flechas
alrededor de los lados. Estas son
flechas de Autoconexión que le
proporcionarán varias maneras de
conectar formas automáticamente.
Mantenga el puntero del mouse sobre
una de las flechas y una aparecerá una
minibarra de herramientas que
contiene las cuatro formas principales
en el área Formas rápidas.

Para conectar dos formas, arrastre una sobre una
flecha de autoconexión de otra forma.
Coloque la forma sobre la
flecha de autoconexión y la
nueva forma aparecerá en el
diagrama conectada a la
otra.
Nota Algunas plantillas tienen otras maneras útiles
para agregar y conectar formas.

Conectar formas usando la herramienta Conector
1. En la pestaña Inicio, en el grupo Herramientas, haga
clic en Conector.
2. Haga clic en una forma y arrastre un conector a otra
forma.
3. Cuando termine, en la pestaña Inicio, en el grupo
Herramientas, haga clic en Herramienta Puntero.

Agregar texto a las formas
Haga clic en una forma una vez y empiece a
escribir. Presione Esc o haga clic en un área vacía
de la página cuando termine de escribir.
Agregue texto a un conector de la
misma forma. Después de presionar
Esc o hacer clic, seleccione de nuevo
el conector y verá una pequeña
forma de rectangulo en el texto: es
un control para mover el bloque de
texto. Haga clic y arrástrelo hacia
arriba, abajo o junto al conector.

Mejorar el aspecto del diagrama
Para mejorar nuestro diagrama podemos utilizar
las herramientas de Fuente, estilos de forma y
Párrafo para dar formato al texto, que se
encuentran en la cinta inicio.
O bien utilizar el menú contextual, dando
clic derecho sobre una forma.

Girar y ajustar el tamaño de formas
Las acciones más comunes que se realizan con las formas tienen que ver con
características incorporadas en las propias formas. Las indicaciones visuales
ayudan a encontrar y usar rápidamente esas características.
Controladores de giro
El controlador redondo ubicado encima de una forma seleccionada se llama
controlador de giro. Arrastre un controlador de giro hacia la derecha o
izquierda para girar la forma.
Controladores de selección para cambiar el tamaño de las formas
Puede usar los controladores de selección cuadrados para cambiar el alto y
el ancho de una forma. Haga clic en un controlador de selección situado en
una esquina de la forma y arrástrelo para ampliar la forma sin cambiar sus
proporciones. También puede hacer clic en un controlador de selección
lateral de la forma y arrastrarlo para aumentar el alto o el ancho esta.

Características especiales de las formas de Visio
Las formas de Visio son mucho más que meras
imágenes o símbolos.
Las formas pueden contener datos
Puede agregar datos a cada forma
escribiéndolos en la ventana Datos de formas;
para ello, en la pestaña Vista, en el grupo
Mostrar, haga clic en Paneles de tareas y, a
continuación, en Datos de formas. Con Visio
Professional, también puede importar datos de
un origen de datos externo.
Los datos no se muestran en el dibujo de forma
predeterminada. Para ver los datos relativos a
una forma individual, abra la ventana Datos de
formas en Datos > Mostrar u ocultar > Ventana
Datos de formas y seleccione la forma.

Si quiere mostrar los datos relativos a
muchas formas a la vez, puede usar una
característica llamada gráficos de datos,
también en la pestaña Datos. En la siguiente
ilustración se muestran los datos relativos a
dos árboles al mismo tiempo.

Formas con un comportamiento especial
Muchas formas de Visio tienen un
comportamiento especial que podrá
conocer si ajusta, hace clic con el
botón secundario.
Por ejemplo la figura puede mostrar o
no los brazos.

Plantillas
Cuando se quiere crear un diagrama, podemos iniciar con una plantilla para
dicho tipo de diagrama (o el más parecido, si no existe uno exactamente
igual; siempre puede cambiar la configuración según sus preferencias). Las
plantillas de Visio ayudan a comenzar con la configuración correcta:
Galerías de símbolos con las formas necesarias para crear un tipo de
dibujo concreto
Tamaño de cuadrícula y medidas de regla apropiados
Pestañas especiales
Algunas plantillas presentan características únicas que se encuentran en
pestañas especiales de la cinta.
Asistentes que ayudan con los tipos de dibujo especiales

Modificar una forma de patrón
Cuando necesite una forma específica y no encuentre ninguna
adecuada, puede elegir una forma que se le acerque, crear una
copia en su propia galería de símbolos y personalizar esa copia
de la forma. La forma personalizada estará disponible para
todos los diagramas que dibuje.
1. Copie la forma de patrón en una galería de símbolos personalizada
como, por ejemplo, su galería Favoritos, la galería Símbolos de
documento o una nueva galería de símbolos.
2. En la galería de símbolos personalizada, haga clic con el botón
secundario en la forma de patrón y haga clic en Modificar patrón >
Modificar forma de patrón.

Aparecerá una ventana nueva con la forma
preparada para modificarla.
3. Haga cambios en la forma de patrón.
Por ejemplo, use las herramientas de
datos para crear campos Datos de formas,
las herramientas Estilos de forma de la
pestaña Inicio y las herramientas Diseño de
formas de la pestaña Programador, y
modifique lo que desee.
4. Cuando finalice, cierre la ventana. Visio
le preguntará si desea actualizar la forma.
Haga clic en Sí para guardar los cambios.

Crear un organigrama sin datos externos
Un organigrama es un diagrama que muestra las
relaciones entre los empleados, los puestos y los
grupos.
Podemos dibujar un organigrama desde cero usando
las formas de organigrama y conectándolas de la
manera habitual. O también, si tiene toda la
información de los empleados en un documento
como una hoja de cálculo de Excel, Visio puede
generar un diagrama que agrega las formas y los
conectores automáticamente..
Para buscar la plantilla inicial adecuada, vaya a
Archivo > Nuevo y, en el cuadro de búsqueda,
escriba Organización.
Hay dos plantillas disponibles para organigramas.
Elija la que no incluya asistente en el nombre.

Crear automáticamente un organigrama a
partir de datos de empleados
Orígenes de datos que puede usar
Hoja de cálculo de Microsoft Excel
Archivo de texto
Directorio de Microsoft Exchange Server
Origen de datos compatible con ODBC

Columnas necesarias en el origen de datos
El origen de datos necesita tener columnas para el nombre del empleado, el
identificador único y la persona que supervisa al empleado. No importa si los
nombres de columna están en el origen de datos porque en el asistente tendrá que
identificar manualmente las columnas (o nombres de campo) que contienen el
nombre del empleado y el de su correspondiente supervisor.
Nombre del empleado La manera en que aparezcan los nombres de los empleados en
este campo será la que se use para las formas en los organigramas.
Identificador único Esta columna puede ser la columna Nombre del empleado si todos
los nombres son únicos. De lo contrario, incluya una columna con un valor que
identifique de manera única a cada empleado.
Persona que supervisa al empleado Este campo debe contener el identificador único
de cada supervisor, que puede ser un nombre o un número. En el caso del empleado
en el nivel más alto del organigrama, deje este campo en blanco.

Crear un diagrama de lluvia de ideas
1. En el menú Archivo, elija Nuevo, elija Diagrama
de lluvia de Ideas
2. Desde la galería Formas para diagramas de lluvia
de ideas, arrastre la forma Tema principal hasta la
página de dibujo. Con la forma seleccionada, escriba
el texto que desee que represente la idea principal.
3. Elija la forma Tema principal y a continuación, en
la cinta Lluvia de ideas, haga clic en Agregar tema
secundario. Un tema secundario se conectará a la
forma Tema principal y quedará subordinado a ella.

4. Agregue más temas al diagrama de lluvia de ideas mediante uno de
los siguientes procedimientos:
Agregar varios temas secundarios a la vez
1. Seleccione el tema al que desee agregarle temas secundarios y, a
continuación, en la cinta Lluvia de Ideas, haga clic en Agregar varios
temas secundarios.
2. En el cuadro de diálogo, escriba el texto de cada tema nuevo y
presione ENTRAR tras cada uno de ellos. Cuando termine de agregar todos
los temas que desee, haga clic en Aceptar.
Agregar temas uno a uno
Seleccione el tema al que desee agregarle un tema del mismo nivel o
uno subordinado y, a continuación, en la cinta Lluvia de Ideas, haga
clic en Agregar tema del mismo nivel o en Agregar tema secundario.

Crear un diagrama de red básica
Los diagramas de red básica
muestran las unidades principales de
la red y cómo están conectadas
dichas unidades. Con Visio
Professional, puede crear un
diagrama de red más detallado
empleando la plantilla Diagrama
detallado de red en 3D. La
diferencia entre la plantilla de
diagrama de red básica y la plantilla
de diagrama detallado de red es que
la plantilla Diagrama detallado de
red en 3D se incluyen más formas
de red.

Proceso para crear un diagrama de red
1. En el Cinta Archivo, Elija Nuevo, Red y, por último, haga clic en Diagrama de red básica.
2. Desde Red y periféricos, arrastre una forma Red en anillo o Ethernet hasta la página de dibujo.
3. Desde Equipos y monitores o desde Red y periféricos, arrastre formas de dispositivos de red
hasta la página de dibujo.
4. Adjunte dispositivos a la forma Red en anillo o Ethernet utilizando los conectores integrados de
la forma:
1. Haga clic en la forma Red en anillo o Ethernet.
2. Coloque el puntero sobre un controlador . Cuando el puntero se convierta en una flecha de cuatro puntas, arrástrelo hasta
un punto de conexión de una de las formas de dispositivo.
Cuando la forma de dispositivo esté correctamente conectada a la forma Red en anillo o Ethernet, el
punto de conexión se volverá de color rojo, indicando que está pegado.
Sugerencia Para ocultar un conector no utilizado, arrastre el controlador hasta la forma Red en anillo o
Ethernet.
5. Para agregar texto a una forma de red, haga clic en la forma y escriba el texto. Para mover el
texto, arrastre el controlador.
z6. Para almacenar datos con una forma, en la pestaña Vista, haga clic en Ventana Datos de formas
y, en la ventana Datos de formas, escriba los valores para los datos que desea almacenar.

Crear una escala de tiempo de Visio para
administrar las revisiones de los empleados
El proceso de revisión del rendimiento puede suponer una época de tensión para
todos en una compañía. A veces, los profesionales y directivos de recursos humanos
se encuentran divididos entre la obligación de ajustarse a unos plazos muy cortos
por un lado y la necesidad de evaluar a los empleados cuidadosamente por otro.
Dado que las revisiones de rendimiento normalmente determinan subidas salariales,
promociones e incluso el empleo futuro, los empleados necesitan saber que se está
prestando al proceso la atención que requiere.
Microsoft Office Visio® 2016 permite crear diagramas de escala de tiempo que
resalte los hitos clave y las tareas principales, que muestre el tiempo transcurrido y
que esté siempre actualizada.
Observación: Aunque Visio nos permite elaborar este tipo de diagrama
sabemos que la herramienta más adecuada para administrar este tipo
de situaciones, es Project 2016.

35
Creación de fondo propio
Cree una página de fondo y asígnela a una o más páginas de primer plano.
Por ejemplo, para convertir el logotipo de su empresa en un fondo, cree una página de fondo
con su logotipo corporativo en ella. El logotipo aparecerá en cada página a la que se asigne esa
página de fondo.
1.Haga clic en una ficha de página en la parte inferior izquierda de la ventana y, a
continuación, haga clic en Insertar.
Aparece el diálogo Configurar página.
2.En la ficha Propiedades de página, junto a Tipo, seleccione la opción Fondo.
3.Agregue las formas y el texto que desee que aparezcan en el fondo.

36
Modificar un fondo o una marca de agua personalizados
Las formas de una página de fondo se modifican de la misma manera que las de una página de
primer plano.
Haga clic en la ficha de página de fondo para que se muestre ese fondo en la ventana de
dibujo.
Modifique las formas y el texto del fondo.
SUGERENCIA: Para ver cómo afectan los cambios a todo el dibujo, visualice la página de fondo
en una ventana y la página a la que está asignada en otra.

37
Asignar un fondo o una marca de agua personalizados a una página de primer plano
En la página a la que desea asignar el fondo, haga clic con el botón secundario del mouse en la
ficha de página de fondo, haga clic en Configurar página y, a continuación, en la ficha
Propiedades de página.
En la lista Fondo, haga clic en el nombre del fondo que desea asignar.
El fondo aparece detrás de las formas de la página de primer plano.
NOTAS:
• Sólo es posible asignar un fondo a una página de primer plano.
• Cuando se asigna un fondo a una página de primer plano, las formas del fondo son visibles al
visualizar la página de primer plano, aunque no se pueden modificar desde ella.

38
Creación de formas propias
Puede crear sus propias formas personalizadas y agregarlas a su galería de de símbolos no se puede editar, haga
clic en el título de la Galería de símbolos y, a continuación, haga clic en Modificar galería de
símbolos.
símbolos Favoritos o a una galería de símbolos personalizada que cree. La forma se convierte en un forma patrón.
Cuando arrastra una forma patrón a una página de dibujo, cree una copia (o una instancia) del
patrón. El propio patrón permanece en la Galería de símbolos para que puede usar varias
veces para crear nuevas copias del patrón en las páginas de dibujo.
Para crear una forma de patrón y agregarlo a una galería de símbolos
1. Abra la Galería de símbolos Favoritos o una galería de símbolos personalizada que ha creado.
Para abrir la carpeta Favoritos, haga clic en Más formas en la ventana formas, elija Mis formas
y, a continuación, haga clic en Favoritos.
2. Si la Galería
Haga clic con el botón derecho en el nombre de una galería de símbolos y, posteriormente, en
Modificar galería de símbolos, para alternar la edición.

39
Creación de formas propias
Un icono de asterisco Un asterisco rojo indica que una
galería de símbolos se puede modificar. aparece en la
barra de título, lo que indica que la galería de símbolos se
puede modificar.

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