Learning tool M3T1_Efficiency and management of time

Módulo 3: LIDERAZGO
Formaciónparatutores
Desarrollado en el marco del Proyecto Erasmus + 2018-1-RO01-KA202-049191
TOTVET – Formación de tutores y profesionales de la formación profesional
para un aprendizaje en el puesto de trabajo o una formación dual de calidad
El presente proyecto ha sido financiado con el apoyo de la Comisión Europea. Esta publicación
(comunicación) es responsabilidad exclusiva de su autor. La Comisión no es responsable del uso que
pueda hacerse de la información aquí difundida.

Resumen
Con esta herramienta de aprendizaje tú, como tutor de empresa:
 aprenderás a:
 Listar las tareas y funciones del trabajo para el que el
aprendiz se está formando
 Identificar los objetivos de aprendizaje y los recursos y
tiempo necesarios
 entenderás cómo ser organizado y cuidadoso y sabrás cómo
adaptarte a las necesidades del trabajo
 Serás capaz de planificar, priorizar y organizar no solo tus
funciones y tareas sino también las del aprendiz que está bajo
tu responsabilidad para que pueda llevarlas a cabo

Puntos principales
INTRODUCCIÓN
Eficiencia
Habilidades de gestion del tiempo
ORGANIZA Y PLANIFICA
Recursos de aprendizaje: consejos y recursos para la gestión del tiempo
PLANIFICAR LA FORMACIÓN
Programa formativo
ORGANIZAR LA FORMACIÓN
El método de los cuatro pasos
Estudio de caso: Planificar y organizar
PROMOVER LA INDEPENDENCIA Y LA CREATIVIDAD
El modelo de acción completa
Trasladar la competencia profesional
Ted Talk: Cómo tener el control de tu tiempo libre

INTRODUCCIÓN
EFICIENCIA ¿Por qué es tan importante?
La eficiencia consiste en
utilizar los recursos
mínimos para lograr el
máximo número de
resultados
NO HAY TIEMPO QUE PERDER
Como tutor de empresa debes trabajar
con eficiencia porque debes:
o Cumplir con tus responsabilidades
como trabajador y como tutor de
empresa
o Estar a cargo del aprendiz,
distribuir sus tareas y gestionar su
trabajo

HABILIDADES DE GESTIÓN
DEL TIEMPO
¿Por qué son tan importantes?
La gestión del tiempo no es un
concepto difícil como tal, sin
embargo, es sorprendente lo
difícil que es ponerlo en
práctica. Requiere invertir algo
de tiempo de antemano para
priorizar y poder organizarte.
Sin embargo, una vez está esto
hecho, te darás cuenta, que
haciendo pequeños ajustes
tienes tiempo suficiente para
hacer todo lo que tienes que
hacer.
Estas habilidades son realmente
importantes al dar instrucciones al
aprendiz. Como tutor de empresa
debes ser consciente del tiempo que
le va a costar al aprendiz hacer las
tareas que le has asignado. Debes
organizar la formación del aprendiz,
sus funciones y sus tareas y cuadrar
todo en tiempos.
Además, debes ser eficiente al
gestionar tu tiempo para llegar a
todas tus responsabilidades.

ORGANIZA Y PLANIFICA
 Tú, como tutor de empresa, tienes que planificar, priorizar y organizar tanto
tus tareas como las de los aprendices.
 Hay 3 preguntas básicas y 3 acciones que tienes que tener en cuenta al
organizar tus tareas:
1) ¿QUÉ tengo que hacer?
 ENUMERA las tareas.
2) ¿CUÁNDO tengo que hacer esas tareas?
 Establece una FECHA DE EJECUCIÓN o FECHA DE ENTREGA
3) ¿CÓMO voy a organizar estas fechas?
 Utilizando diferentes HERRAMIENTAS DE PLANIFICACIÓN:
cuadernos, calendarios, agendas, el calendario de Outlook,
Wunderlist, el calendario de Google…

Para gestionar tus tareas y las de tu aprendiz tienes que:
 Conocer las funciones y tareas del puesto de trabajo para el que se
está formando el alumno-aprendiz.
 Tener claros los objetivos formativos, los recursos técnicos y el
tiempo necesario.
 Establecer metas concretas, fijando tiempos y explicando los
procedimientos, técnicas o métodos más adecuados.
 Planificar con antelación las siguientes acciones a desarrollar.
 Realizar el seguimiento del plan de trabajo y proponer acciones
correctoras en caso de incumplimiento.
 Detectar obstáculos a la formación y buscar alternativas o
modificar la planificación.
 Ser ordenado y cuidadoso para transmitir la importancia de la
organización, el orden y la planificación.
 Adaptarte a las necesidades de tu trabajo, a las del alumno-
aprendiz y a los posibles imprevistos. Fuente original: pg.96, Fundación Bertlesman

¿Cómo podemos no descuidar nuestro
trabajo y nuestras responsabilidades a la
vez que gestionamos el aprendizaje del
aprendiz?
Visita estos dos sitios web para ver diferentes consejos y
recursos para ser más organizado y gestionar el tiempo
con eficiencia.
Haz clic AQUÍ para leer (en inglés): 20
Quick Time Management Tips to
Super Boost Your Productivity,
escrito por Celestine Chua, fundadora
de Personal Excellence donde publica
sus consejos sobre cómo ganar en
productividad y lograr la excelencia en
la vida.
Haz clic AQUÍ para leer (en
inglés): How to make the
most of your working day,
publicado en The New York
Times Business

PLANIFICAR LA FORMACIÓN
El aprendizaje en el puesto de trabajo o la formación profesional dual se
distribuye entre:
 La formación en la empresa a cargo del tutor de empresa
 La formación en la escuela a cargo del tutor de escuela
Estas dos figuras deben reunirse antes de empezar con la formación para
ver cómo se va a distribuir la formación en uno y otro lugar.
Para gestionar de manera eficiente estas reuniones, tú, como tutor de
empresa, debes describir al detalle cuáles son las áreas de trabajo en
tu empresa.
Esta descripción permitirá que ambas partes realicéis la planificación
de la formación en general de forma efectiva y oportuna.

¿CÓMO DESCRIBIR AL DETALLE EL TRABAJO?
1) Analiza QUÉ se hace normalmente en la empresa
 Teniendo en cuenta tu puesto de trabajo y otros
departamentos.
2) Desglosa las FUNCIONES diarias.
 Describe el puesto de trabajo. Qué se debe hacer y
cómo se debe hacer. Desglosa paso a paso las funciones
del trabajo.
3) Compara tus REQUISITOS con los del tutor de
escuela.
 Valora cómo ‘teoría’ y ‘práctica’ se pueden relacionar.

Una vez que sabes cuáles son las funciones y los requisitos que
deben cumplir los aprendices en el puesto de trabajo, debes
reunirte con el tutor de la escuela para planificar la
formación en general.
Consulta la legislación aplicable en materia de EFP de
tu país o región y comprueba si, en este sentido, existe
algún documento formal que debes cumplimentar.
Por ejemplo, la escuela y la empresa pueden tener que firmar un
acuerdo formal que, entre otros, cubra los siguientes aspectos:
o El programa formativo
o Cómo se va a evaluar el aprendizaje
o Un plan de seguimiento del aprendiz
o El número de reuniones que tienen que tener la empresa y la
escuela
o La regularidad de estas reuniones
o El calendario, días laborales y horario del aprendiz.

PROGRAMA FORMATIVO
 El programa formativo incluye QUÉ se tiene que enseñar en la
empresa.
 Teniendo esto como guía los tutores de empresa deben establecer un
calendario formativo para saber cuándo se van a impartir los
contenidos.
En este sentido, es realmente importante tener un calendario
común con la escuela. Es importante seguir una ruta
formativa lógica.
 En caso de que el tutor de la empresa no sea la persona que está a
cargo de la formación en la empresa, es importante estar
coordinados y dejarle claro a la gente involucrada en la formación
QUÉ y CÓMO tienen que enseñarle al aprendiz.

ORGANIZAR LA FORMACIÓN
 Una vez que tenemos el programa formativo y sabemos quién se va a
encargar de cada parte, tenemos que centrarnos en nuestra parte del
programa.
 Para ser más efectivos y aprovechar al máximo el tiempo de formación
sugerimos seguir el método de los cuatro pasos:
1) Preparar 2)Demostrar
3) Imitar 4)Practicar
Es de suma importancia ADAPTAR y GESTIONAR la formación de
principio a fin. Así como el aprendiz adquiere más conocimiento y
experiencia, nosotros, como tutores de empresa, podemos darle
más responsabilidades y autonomía.
A lo largo de este tema y con el fin de ayudarte a organizar
la formación, te ofrecemos varios consejos.
Fuente original: Guía sistema DUALVET.

1) PREPARAR
 Como tutor de empresa, lo primero que debes hacer es estar listo para
recibir y ayudar al aprendiz cuando llegue a la empresa.
 Debes tener claro cómo os vais a organizar y cómo le vas a explicar todo.
 Debes preparar el espacio de trabajo del aprendiz. Tiene que tener todo
lo necesario para desempeñar sus tareas: materiales, herramientas,
dispositivos electrónicos, contraseñas, cuentas de la empresa…
2) DEMOSTRAR
 Para enseñarle cómo se hace algo, primero hazlo tu solo mientras él o
ella te mira.
 Luego, divide la tarea en pasos y repite el trabajo mientras explicas cada
paso. Permítele hacer preguntas.
 Por ultimo, repite todo el proceso de nuevo, puedes hacerlo del tirón,
como siempre, o de forma más didáctica paso a paso.
Fuente original: Guía sistema DUALVET.

3) IMITAR
 Siguiendo tus instrucciones, los aprendices tienen que imitar tu
trabajo y realizar la tarea ellos solos. Si no saben llevarla a cabo,
pueden hacer preguntas.
 A continuación, tal y como tu has hecho, tienen que realizar una
explicación paso a paso del trabajo hecho. De este modo, veremos si
han entendido todo el proceso.
 Por ultimo, tienen que intentar hacer la tarea del tirón, sin ninguna
guía o comentario que indique el paso a paso.
4) PRACTICAR
 Tienen que practicar de forma individual, haciendo preguntas si es
necesario.
 Así, ganarán experiencia, rutina y mejorarán su forma de hacer las
tareas.
 Además, así como vaya pasando el tiempo, gestionarán mejor el
tiempo y serán más eficientes. Fuente original: Guía sistema DUALVET.

ESTUDIO DE CASO:
ORGANIZAR Y
PLANIFICAR
Fuente original pg.97, Fundación Bertlesman
Actuación: El tutor de empresa le explica que antes de salir del taller, hay que
revisar todas las órdenes de trabajo, para ver en qué consiste la actuación, si es
una instalación nueva, una avería y la descripción hecha por el cliente, etc.
Le señala que cada orden le permite preparar el material que puede
necesitar para cada caso, comprobando todo lo que lleva en la furgoneta, así
como en su maletín de herramientas.
Todo esto le permitirá perder el menor tiempo posible cuando esté en
el local del cliente, evitando tener que volver en otra ocasión y consiguiendo así
ahorrar costes, tiempo y dando un buen nivel de servicio al cliente.
Situación: El alumno-aprendiz pierde
mucho tiempo en las visitas a los locales de
los clientes, ya que no lleva el material bien
preparado.

PROMOVER LA INDEPENDENCIA Y LA
CREATIVIDAD
El objetivo de la formación profesional
dual es que los aprendices adquieran
una competencia profesional.
Se trata prioritariamente de permitir
que los aprendices actúen de forma
adecuada, independiente y responsable
en su marco laboral.
Cuanta más independencia gane el
aprendiz en su trabajo, mejor
podrán organizar los tutores las
tareas y los tiempos.

EL MODELO DE ACCIÓN COMPLETA
¿CÓMO FUNCIONA?
Los aprendices trabajan bajo las condiciones de una rutina de
trabajo cotidiana real.
Además, contribuyen a los resultados de la empresa, sintiendo que
su trabajo es «valioso», lo que fomenta su motivación y el efecto del
aprendizaje. En una situación ideal se consideraría al instructor
como experto responsable de ese trabajo realizado. La formación
aligeraría tu carga de trabajo y no te causaría esfuerzos adicionales.
Este modelo formativo acelera la
independencia y la motivación del
aprendiz.

Pasos del modelo de la acción completa:
1. Informar: los aprendices se
familiarizan con el contexto de las
tareas y se informan de lo que
tienen que hacer.
3. Decidir: el plan compilado se
discute con el tutor y se toma una
decisión sobre el procedimiento
final.
Fuente original: pg 142. Cómo implantar con éxito la
formación profesional dual. El enfoque DUALVET
2. Planificar: los aprendices planifican
el desarrollo de la tarea, el material
que van a necesitar y el tiempo de
ejecución del trabajo

4. Poner en práctica: los aprendices llevan a
cabo una serie de tareas de acuerdo con la
planificación. La tarea del tutor es observar el
método de trabajo de los aprendices, ayudarles
y asegurarse de que se cumplan las normas en
materia de seguridad.
6. Evaluar: finalmente, el resultado y también
el enfoque del trabajo son analizados por el
tutor.
5. Controlar: los aprendices son los que
controlan en primer lugar los resultados
del trabajo, si es necesario, mediante una
hoja de control

Trasladar la competencia profesional
Como tutor de empresa, tienes que asumir el reto de encontrar tareas y
trabajos para los aprendices fuera de tu ámbito de trabajo y en actividades que
resulten de procesos de trabajo. Como hemos dicho, cuando los alumnos
adquieran más experiencia y conocimientos, podremos darles más
responsabilidades.
Para delegar tareas debes ser organizado y gestionar el tiempo a la perfección.
QUÉ TIPO DE TAREAS PUEDO DELEGAR?
 Tienen que ser tareas que supongan un reto sin llegar a ser demasiado
exigentes.
 Tienen que encajar en el plan de formación.
 Deberían ser parte del trabajo diario y dar resultados útiles para la empresa.
 No se trata únicamente de que los aprendices adquieran nuevas habilidades
y conocimientos para ser perfectos. Las tareas que se les encargan deberían
transmitir competencia profesional.

CÓMO DERIVAR AL APRENDIZ TAREAS DE TUS PROPIAS
TAREAS DURANTE LA JORNADA LABORAL
1. Échale un vistazo a tu trabajo: ¿Cómo es una jornada laboral
«normal» o «típica»? ¿Qué tareas se dan todos los días?
¿Cuáles se dan de vez en cuando?
2. Documenta por escrito tus funciones laborales: ¿Existe una
descripción del trabajo o del lugar de trabajo? ¿Documentas
tu trabajo con evidencias? ¿Hay manuales disponibles que
describan las funciones laborales importantes o el manejo de
dispositivos, máquinas o herramientas de trabajo? ¿Hay un
manual sobre la gestión de la calidad para tu área de trabajo?

3. Échale un vistazo al plan de formación interno de la empresa: ¿Qué
conocimientos, habilidades y competencias deberían adquirir
los aprendices durante el periodo de formación? ¿Qué
habilidades deberían dominar ya al llegar a tu departamento?
4. Compara tus funciones laborales y las del plan de formación interno
de la empresa: ¿Dónde pueden practicar los aprendices algo que
ya han aprendido? ¿Dónde está la correspondencia entre tu
trabajo y el contenido y habilidades que los aprendices deberían
aprender de tí? ¿Es tu trabajo demasiado exigente para los
aprendices?
5. Como resultado de esta comparación, ahora tienes una lista de
temas con los que el aprendiz deberá tratar durante los próximos días y
semanas

Mira la TedTalk “How to gain
control of your free time”.
 Reflexiona sobre las ideas de la autora Laura Vanderkam.
 Laura Vanderkam rompe con el mito de que no hay tiempo suficiente en la
semana para que los profesionales que trabajan puedan llevar una vida
feliz, equilibrada y productiva.
 Cada semana tiene 168 horas. ¿Cómo encontrar tiempo para lo que más
nos importa? La experta en gestión del tiempo Laura Vanderkam estudia
lo ocupada que está la gente y ha descubierto que muchos de nosotros
sobrestimamos drásticamente nuestros compromisos cada semana, a la
vez que subestimamos el tiempo que tenemos para nosotros mismos. Ella
ofrece algunas estrategias prácticas para ayudarnos a encontrar más
tiempo para lo que nos importa, para que podamos "construir las vidas que
queremos en el tiempo que tenemos".
HAZ CLIC AQUÍ
PARA VER LA
CHARLA TED

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