M3U3_Estructura.pdf
- 1. CURSO VIRTUAL: EXPEDIENTE ELECTRÓNICO DE ARCHIVO Unidad 3: Estructura del documento electrónico de archivo Módulo 3: Documento electrónico
- 2. Curso virtual: Expediente Electrónico de archivo Unidad 3: Estructura del documento electrónico de archivo Módulo 3: Documento Electrónico Contenido temático Estructura física 1 Estructura Lógica 2 <a href="https://www.flaticon.es/iconos-gratis/lista" title="lista iconos">Lista iconos creados por Icongeek26 - Flaticon</a>
- 3. Curso virtual: Expediente Electrónico de archivo Unidad 3: Estructura del documento electrónico de archivo Módulo 3: Documento Electrónico Estructura física 1 Estructura física Formatos Almacenamiento y producción Software
- 4. Curso virtual: Expediente Electrónico de archivo Unidad 3: Estructura del documento electrónico de archivo Módulo 3: Documento Electrónico Permite contener la información para que pueda ser recuperada e interpretada por un software específico. De este depende su disponibilidad en el tiempo. Formato •Los formatos permiten que el documento electrónico sea auténtico, íntegro, fiable y usable durante todo el ciclo de vida. •Normalizar los formatos de documentos electrónicos como audio, video, imágenes, etc. •Utilizar formatos abiertos que garanticen la recuperación, lectura e interoperabilidad del documento electrónico a lo largo del tiempo. •Formatos que permitan embeber o anexar los metadatos establecidos en el esquema de metadatos. •Formatos compatibles con los mecanismos de autenticación y validación del documento electrónico. •Garantizar la preservación a largo plazo.
- 5. Curso virtual: Expediente Electrónico de archivo Unidad 3: Estructura del documento electrónico de archivo Módulo 3: Documento Electrónico Medios o herramientas usados (hardware y software) para producir documentos electrónicos, según la necesidad. Son importantes porque garantizan que el documento cumpla con las características de autenticidad, integridad, fiabilidad y disponibilidad Medios de almacenamiento y reproducción <a href="https://www.flaticon.es/iconos-gratis/servid or" title="servidor iconos">Servidor iconos creados por Freepik - Flaticon</a> <a href="https://www.flaticon.es/iconos-gratis/softwar e" title="software iconos">Software iconos creados por Freepik - Flaticon</a>
- 6. Curso virtual: Expediente Electrónico de archivo Unidad 3: Estructura del documento electrónico de archivo Módulo 3: Documento Electrónico • Sistemas de información corporativos. • Sistemas de administración de documentos. • Servidor de archivos. • Páginas web disponibles a través de internet. Software • Medios de captura, como: cámaras digitales, escáneres, grabadoras de sonido, entre otros. • Herramientas de reproducción, como: reproductores de video, reproductores de audio, visualizadores de imágenes, entre otros. • Servidores de archivo. • Otros medios de almacenamiento: magnéticos, ópticos o de estado sólido. Hardware <a href="https://www.flaticon.es/iconos-gratis/servidor" title="servidor iconos">Servidor iconos creados por Freepik - Flaticon</a> <a href="https://www.flaticon.es/iconos-gratis/software" title="software iconos">Software iconos creados por Freepik - Flaticon</a>
- 7. Curso virtual: Expediente Electrónico de archivo Unidad 3: Estructura del documento electrónico de archivo Módulo 3: Documento Electrónico Las entidades públicas deben contar con un sistema de gestión documental que permita: • Formatos que permitan embeber o anexar los metadatos establecidos en el esquema de metadatos. • Parametriza acceso y facilita disponibilidad • Autenticidad - metadatos • Integridad mediante agrupación por series y expedientes • Parametriza tiempos de retención y disposición final - TRD • Preservación a largo plazo Software <a href='https://www.freepik.es/vectores/dispositivos-digitales'>Vector de dispositivos digitales creado por storyset - www.freepik.es</a>
- 8. Curso virtual: Expediente Electrónico de archivo Unidad 3: Estructura del documento electrónico de archivo Módulo 3: Documento Electrónico Estructura Lógica 2 Estructura lógica Contenido Metadatos Mecanismos de autenticación
- 9. Curso virtual: Expediente Electrónico de archivo Unidad 3: Estructura del documento electrónico de archivo Módulo 3: Documento Electrónico <a href="https://www.flaticon.es/iconos-gratis/electronica" title="electrónica iconos">Electrónica iconos creados por Freepik - Flaticon</a> La estructura lógica implica la forma en que se registra e identifica el documento electrónico, con el fin de asegurar que este cumpla con las características de autenticidad, integridad, fiabilidad y disponibilidad. La identificación puede incluir (*) Ilustración tomada de la Guía Técnica para la gestión de documentos y expedientes electrónicos
- 10. Curso virtual: Expediente Electrónico de archivo Unidad 3: Estructura del documento electrónico de archivo Módulo 3: Documento Electrónico Contenido del documento - corresponden a la información que se desea transmitir en el documento electrónico. Para definirlos se deben considerar: • Necesidad: (para qué, para quién, qué tipo de información). • Objeto y fin del documento: (que requisitos satisface, cual es el objetivo a satisfacer, que tipo de información se puede ofrecer, cual uso se va a dar a la información). Contenido Definir: • Plantillas normalizadas para crear los documentos. • Esquemas para la construcción del contenido – imagen corporativa. • Fuentes de información confiables y los responsables, para obtener los datos o el contenido – flujos documentales. • Los datos o contenidos mínimos a incorporar en la creación. • Los datos o contenidos mínimos requeridos en el ingreso o captura. • Los responsables que construirán el contenido de los documentos electrónicos.
- 11. Curso virtual: Expediente Electrónico de archivo Unidad 3: Estructura del documento electrónico de archivo Módulo 3: Documento Electrónico Son los datos que describen el contexto, el contenido y la estructura de los documentos y su gestión a lo largo del tiempo (Norma ISO 15489-1). Metadatos del documento electrónico (*) Ilustración tomada de la Guía Técnica para la gestión de documentos y expedientes electrónicos
- 12. Curso virtual: Expediente Electrónico de archivo Unidad 3: Estructura del documento electrónico de archivo Módulo 3: Documento Electrónico Cada organización debe desarrollar e implementar un modelo de metadatos cuya responsabilidad estará a cargo de un equipo multidisciplinario conformado por especialistas archivistas, ingenieros de sistemas y abogados entre otros. Metadatos para la gestión de documentos electrónicos Consultar Anexo 6 Guía Técnica para la gestión de documentos y expedientes electrónicos Ventajas: • Facilita búsquedas y análisis • Facilita la estandarización • Ayuda a la integración • Gestión del cambio • Más seguridad • Mejora los informes • Desarrollos más ágiles • Mejor gobernanza de datos <a href="https://www.flaticon.es/iconos-gratis/electronica" title="electrónica iconos">Electrónica iconos creados por Freepik - Flaticon</a>
- 13. Curso virtual: Expediente Electrónico de archivo Unidad 3: Estructura del documento electrónico de archivo Módulo 3: Documento Electrónico Mecanismos de autenticación La autenticación es el mecanismo por medio o a través del cual se puede verificar la identidad de un usuario, una aplicación o un documento electrónico. • Identificar en el mercado, los mecanismos más adecuados • Identificar que los mecanismos de autenticación y validación estén basados en estándares. • Definir, de acuerdo con el tipo y valoración del documento electrónico, el mecanismo a utilizar más apropiado para garantizar la autenticidad, integridad y no repudio del documento electrónico. • Definir los responsables del uso y administración de los mecanismos de autenticación y validación. • Definir las actividades necesarias para demostrar el buen uso y administración de los mecanismos de autenticación y validación. • Definir a qué tipo de documentos y en qué casos se aplica el mecanismo de autenticación y validación. Consultar Anexo 6 Guía Técnica para la gestión de documentos y expedientes electrónicos <a href="https://www.flaticon.es/iconos-gratis/correcto" title="correcto iconos">Correcto iconos creados por Aldo Cervantes - Flaticon</a>
- 14. Curso virtual: Expediente Electrónico de archivo Unidad 3: Estructura del documento electrónico de archivo Módulo 3: Documento Electrónico Bibliografía <div>Iconos diseñados por <a href="https://www.flaticon.es/autores/mangsaabguru" title="mangsaabguru">mangsaabguru</a> from <a href="https://www.flaticon.es/" title="Flaticon">www.flaticon.es</a></div> • REPOSITORIO NORMATIVO. Archivo General de la Nación. https://normativa.archivogeneral.gov.co/ • Rangel, P. Erika, L; Merchán, H. Carlos, A; Guía para la gestión de documentos y expedientes electrónicos (2018). Ministerio de Tecnologías de la Información y Comunicaciones. Recuperado en: https://www.archivogeneral.gov.co/sites/default/files/Estructura_ Web/5_Consulte/Recursos/Publicacionees/DocumentoOficialV1_Gui aDocumentoYExpedienteElectronico26_ENE%202018_v3.pdf