Mail Merge
- 1. M AIL M ERGE Mar í a I. Torres Acevedo Referencia: Asistente de Microsoft Office Word
- 2. Contenido ¿ Qu é es Mail Merge ? Definiciones Documento principal Recurso de los datos Campos Modelo de carta con los campos insertados Pantalla activada Partes de la barra PASOS Paso 1 Paso 2 Paso 3 Paso 4 Modelo de carta Paso 5 Paso 6
- 3. ¿ QUE ES MAIL MERGE? Es una función que permite crear en masa: Formas de cartas Marbetes (labels) Sobres Directorios Correo electrónico Fax Paso 1 / Paso 2 / Paso 3 / Paso 4 / Paso 5 / Paso 6 Contenido
- 4. DEFINICIONES Documento principal ( Main document ): Es el documento que contiene texto y gr á ficas en la versión del documento de Mail Merge. Contenido
- 5. Data Resources Recurso de los datos ( Data Resources )- es una base de datos que contiene los datos individuales del destinatario (recipient). Contenido
- 6. Merge Fields (Campos) Es un c ó digo de instrucciones que usa Microsoft en un campo que se insertar á en el documento principal autom á ticamente. Ejemplo: Apellido, Nombre, T í tulo Se almacenarán en el campo del documento principal Contenido
- 7. CAMPOS INSERTADOS EN EL DOCUMENTO PRINCIPAL El “Mail Merge” produce un documento individual. Contenido
- 8. Pantalla Barra View Toolbars Mail Merge Función: Tools Letters and Mailing Mail Merge Show toolbar PANEL Contenido
- 9. BARRA “MAIL MERGE” Main document set up Abrir base de los datos Listado destinatarios Insertar bloque de direcciones Insertar campo de saludo Insertar campos Insertar otros campos Ver los datos en el documento Iluminar los campos Cotejar errores Propagar los datos Registros Organizar los datos Merge nuevo documento Encontrar Entrada Merge impresor Merge correo electr ó nico Merge al fax Contenido Paso 1 / Paso 2 / Paso 3 / Paso 4 / Paso 5 / Paso 6
- 10. PASO 1 “Wizard Mail Merge” Documento nuevo Page set up (si no dispone de membrete, centralizar verticalmente el documento). Grabar el documento Seleccionar Tools+Letter and Mailing+Mail Merge Contenido Paso 1 / Paso 2 / Paso 3 / Paso 4 / Paso 5 / Paso 6
- 11. PASO 2 Seleccionar “Use the current document” Pulse “next” Contenido Paso 1 / Paso 2 / Paso 3 / Paso 4 / Paso 5 / Paso 6
- 12. Paso 3 Seleccionar Type a new List Pulsar Create Contenido Paso 1 / Paso 2 / Paso 3 / Paso 4 / Paso 5 / Paso 6
- 13. Paso 3 Completar primer registro. Pulse “customize” para a ñadir un campo. Contenido Paso 1 / Paso 2 / Paso 3 / Paso 4 / Paso 5 / Paso 6
- 14. Paso 3 A ñ adir campos Pulse “Add” para incluir “Job Title”. Contenido Paso 1 / Paso 2 / Paso 3 / Paso 4 / Paso 5 / Paso 6
- 15. Paso 3 Completar los campos de nuevos registros. Pulse “New Entry” Observe los registros entrados. Contenido Paso 1 / Paso 2 / Paso 3 / Paso 4 / Paso 5 / Paso 6
- 16. Paso 4 Mecanografiar la carta Insertar “Date” Dar los espacios correspondientes Pulsar “Address Block” Pulsar “Greeting Line” Dar los espacios Escribir el cuerpo de la carta Contenido Paso 1 / Paso 2 / Paso 3 / Paso 4 / Paso 5 / Paso 6
- 17. Modelo carta Observe los campos insertados. Contenido Paso 1 / Paso 2 / Paso 3 / Paso 4 / Paso 5 / Paso 6
- 18. Paso 5: Buscar el destinatario Contenido Paso 1 / Paso 2 / Paso 3 / Paso 4 / Paso 5 / Paso 6 View Merge Data Records Edit recipient list
- 19. Paso 5: Vista previa de la carta Pulse en la barra de herramientas el View Merge Data o el Previous or next record . Si es otro registro pulsar Find Entry Observe los datos registrados en el listado. Contenido Paso 1 / Paso 2 / Paso 3 / Paso 4 / Paso 5 / Paso 6
- 20. Paso 5: Vista previa de la carta Pulse en la barra de herramientas el View Merge Data o el Previous or next record . Si es otro registro pulsar Find Entry Observe los datos registrados en el listado. Contenido Paso 1 / Paso 2 / Paso 3 / Paso 4 / Paso 5 / Paso 6
- 21. Find entry Escribir el nombre en el campo. Seleccionar todos los campos Contenido Paso 1 / Paso 2 / Paso 3 / Paso 4 / Paso 5 / Paso 6
- 22. Paso 6: Completar el Mail Merge Puedes imprimir la carta directamente o archivarla. Recuerda archivar el documento con otro nombre. Editar las cartas. Contenido Paso 1 / Paso 2 / Paso 3 / Paso 4 / Paso 5 / Paso 6
- 23. Archivar Puedes imprimir la carta directamente o archivarla. Recuerda archivar el documento con otro nombre. Contenido Paso 1 / Paso 2 / Paso 3 / Paso 4 / Paso 5 / Paso 6
- 24. Pr á ctica Seguir las instrucciones de los ejercicios asignados. Aplicar Mail Merge aplicando los pasos estudiados. Contenido Paso 1 / Paso 2 / Paso 3 / Paso 4 / Paso 5 / Paso 6