Manuales Administrativos
- 1. REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA I.U.P SANTIAGO MARIÑO EXTENSION SAN CRISTOBAL MANUALES ADMINISTRATIVOS ALUMNO: CASTRO ISRAEL C.I 19.769.783 SAN CRISTOBAL DICIEMBRE 2013
- 2. Manual Administrativo Son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática la información de una organización que sirven una herramienta mas eficaz para transmitir conocimientos y experiencias, porque ellos documentan la tecnología acumulada hasta ese momento sobre un tema.
- 3. Ventajas y desventajas Ventajas Desventajas 1. Logra y mantiene un sólido plan de organización. 1. Existe el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentación y rigidez. 2. Sistematiza la iniciación, aprobación y publicación de las modificaciones necesarias en la organización. 2. Su deficiente elaboración provoca serios inconvenientes en el desarrollo de las operaciones 3. Determina la responsabilidad de cada puesto y su relación con los demás de la Organización. 3. Algunas consideran que es demasiado caro, limitativo y laborioso preparar un manual y conservarlo al día. 4. Sirve como una guía en el adiestramiento de novatos. 4. Muy sintética carece de utilidad: muy detallada los convierte en complicados.
- 4. Clasificación Por su naturaleza o área de aplicación Micro-administrativos: Son los manuales que corresponden a una sola organización. Pueden referirse a ella en forma general o circunscribirse a alguna de sus áreas en forma específica. Macro-administrativos: Son los documentos que contienen información de más de una organización. Meso-administrativos: Incluyen a una o más organizaciones de un mismo sector de actividad o ramo específico. El término meso-administrativo se usa normalmente en el sector público, aunque también puede emplearse en el sector privado.
- 5. Por su contenido De organización: Contienen información detallada referente a los antecedentes, legislación, atribuciones, estructura, organigrama misión y funciones organizacionales. Cuando corresponden a un área específica incluyen la descripción de puestos; de manera opcional pueden presentar el directorio de la organización. De procedimientos: Constituyen un instrumento técnico que incorpora información sobre la sucesión cronológica y secuencial de operaciones concatenadas entre sí para realizar una función actividad o tarea específica en una organización. Manual de Historia: Su propósito es proporcionar información histórica sobre el Organismo: sus comienzos, crecimiento, logros, administración y posición actual. Manual de organización: Su propósito es exponer en forma detallada la estructura organizacional formal a través de la descripción de los objetivos, funciones, autoridad y responsabilidad de los distintos puestos, y las relaciones.
- 6. Manual de políticas: Consiste en una descripción detallada de los lineamientos a ser seguidos en la toma de decisiones para el logro de los objetivos. Una adecuada definición de políticas y su establecimiento por escrito, permite: a) Agilizar el proceso de toma de decisiones b) Facilitar la descentralización, al suministrar lineamientos a niveles intermedios. c) Servir de base para una constante y efectiva revisión. Manual de contenido múltiple: Cuando el volumen de actividades, de personal o simplicidad de la estructura organizacional, no justifique la elaboración y utilización de distintos manuales, puede ser conveniente la confección de este tipo de manuales. Un ejemplo de este manual es el de "políticas y procedimientos", el de "historia y organización", en si consiste en combinar dos o más categorías que se interrelacionan en la práctica administrativa.
- 7. POR SU FUNCION ESPECÍFICA Esta clasificación se refiere a una función operacional específica a tratar. Dentro de este apartado puede haber los siguientes manuales: Manual de producción: Consiste en abarcar la necesidad de interpretar las instrucciones en base a los problemas cotidianos tendientes a lograr su mejor y pronta solución. La necesidad de coordinar el proceso de fabricación (fabricación, inspección, ingeniería industrial, control de producción), es tan reconocida, que en las operaciones de fabricación, los manuales se aceptan y usan ampliamente. Manual de compras: El proceso de comprar debe estar por escrito; consiste en definir el alcance de compras, definir la función de comprar, los métodos a utilizar que afectan sus actividades. Manual de ventas: Consiste en señalar los aspectos esenciales del trabajo y las rutinas de información comprendidas en el trabajo de ventas (políticas de ventas, procedimientos, controles, etc.). Al personal de ventas es necesario darle un marco de referencia para tomar decisiones cotidianas.
- 8. Manual de Finanzas: Consiste en asentar por escrito las responsabilidades financieras en todos los niveles de la administración, contiene numerosas instrucciones especificas a quienes en la organización están involucrados con el manejo de dinero, protección de bienes y suministro de información financiera. Manual de contabilidad: Trata acerca de los principios y técnicas de la contabilidad. Se elabora como fuente de referencia para todo el personal interesado en esta actividad. Este manual puede contener aspectos tales como: estructura orgánica del departamento, descripción del sistema contable, operaciones internas del personal, manejo de registros, control de la elaboración de información financiera. Manual de crédito y cobranzas: Se refiere a la determinación por escrito de procedimientos y normas de esta actividad. Entre los aspectos más importantes que puede contener este tipo de manual están los siguientes: operaciones de crédito y cobranzas, control y cobro de las operaciones, entre otros. Manual de personal: Abarca una serie de consideraciones para ayudar a comunicar las actividades y políticas de la dirección superior en lo que se refiere a personal. Los manuales de personal podrán contener aspectos como: reclutamiento y selección, administración de personal, lineamientos para el manejo de conflictos personales, políticas de personal, uso de servicios, prestaciones, capacitación, entre otros.
- 9. Manual técnico: Trata acerca de los principios y técnicas de una función operacional determinada. Se elabora como fuente básica de referencia para la unidad administrativa responsable de la actividad y como información general para el personal interesado en esa función. Ejemplos de este tipo de "Manual técnico de auditoría administrativa". Manual de adiestramiento o instructivo: Estos manuales explican, las labores, los procesos y las rutinas de un puesto en particular, son comúnmente más detallados que un manual de procedimientos. Otra clasificación aceptada de los manuales administrativos se refiere a las necesidades que tienen las oficinas y de acuerdo a su ámbito de aplicación; pueden elaborarse manuales con una cobertura mayor o menor.
- 10. Tipos de Manuales Existen diversas clasificaciones de los manuales, a los que se designa con nombres diversos, pero que pueden resumirse de la siguiente manera: •Por su alcance •De procedimientos. •Generales o de aplicación universal. •de contenido múltiple (manual de Técnicas) •Departamentales o de aplicación especifica. •Por su función especifica o área de actividad. •De puestos o aplicación individual. •De personal. •Por su contenido •De ventas. •De historia de la empresa o institución. •De producción o ingeniería. •De organización. •De finanzas. •De políticas. •Generales, que se ocupen de dos o más funciones especificas. •Otras funciones.