Manual anova 2017
- 1. ANOVA es un sistema inteligente para la gestión de restaurantes y bares que le permitirá llevar el control de su negocio, todo en un mismo lugar, con ANOVA podrás realizar las actividades diarias más rápidamente y aumentar la eficiencia de todo tu restaurante, además cuenta con un panel de administración y de estrategia de negocios para ofrecer al usuario tendencias y datos de alto impacto, convirtiendo tu restaurante en un negocio competitivo
- 2. INDICE ¿COMO AGREGAR UN INGREDIENTE? ¿QUÉ ES UNA PRESENTACIÓN? ¿CÓMO AGREGAR UN NUEVO PRODUCTO? ¿QUÉ ES UN MODIFICADOR? ¿CÓMO CREAR PROMOCIONES? 1. Un producto a precio especial. 2. Varios productos a precio especial. 3. Un producto con precio inicial y descuento al repetir. ¿CÓMO CREAR PREFILES DE PUESTO? 1. Catálogos. 2. Caja. 3. Inventario. 4. Reportes. 5. Operación. ¿CÓMO AGREGAR NUEVOS USUARIOS? ¿CÓMO UTILIZAR EL INVENTARIO? 1. Registro de mermas 2. Compras de insumos 3. Inventario Físico. Utilice el módulo de caja 1. Inicio de turno. 2. Cierre de turno 3. Entradas y Salidas de efectivo -INGRESOS -EGRESOS
- 3. ¿QUE ES EL DASHBOARD Y COMO FUNCIONAN LOS REPORTES? ¿CÓMO UTILIZAR LOS REPORTES DE VENTAS? 1. Reporte de ventas – Resumen. 2. Reporte de ventas – Ventas por producto 3. Reporte de ventas – Ventas por Mesero | Usuarios 4. Reporte de ventas – Venta por mesa ¿CÓMO UTILIZAR LOS REPORTES DE INVENTARIO? 1. Reporte de inventario – Inventario Actual 2. Reporte de inventario – Faltante 3. Reporte de inventario – Compras 4. Reporte de inventario – Mermas 5. Reporte de inventario – Consumo ¿CÓMO UTILIZAR LOS REPORTES DE CORTE DE CAJA Y GASTOS? 1. Reporte de caja – Corte de caja. 2. Reporte de gastos ¿CÓMO UTILIZAR LOS REPORTES DE CANCELACIONES Y DESCUENTOS? 1. Reporte de Cancelaciones 2. Reporte de Descuentos ¿CÓMO AGREGAR UNA NUEVA IMPRESORA? ¿CÓMO INGRESAR AL SISTEMA, AL RELOJ CHECADOR Y A SUS MODULOS PRINCIPALES? Reloj Checador ¿CÓMO INGRESAR AL SISTEMA, AL RELOJ CHECADOR Y A SUS MODULOS PRINCIPALES? ¿QUÉ ES EL MAPA DE MESAS Y COMO FUNCIONAN SUS HERRAMIENTAS? ¿COMO FUNCIONA EL COMANDERO? ¿CÓMO FUNCIONA EL COBRO RAPIDO?
- 4. ¿CÓMO AGREGAR UN NUEVO INGREDIENTE? Los ingredientes o Insumos son todos los artículos que el restaurante compra para después venderlos transformados en exquisitas recetas o simplemente venderlos tal como se compran. Para agregar un nuevo ingrediente presiona Nuevo y registra la siguiente información: Categoría. Las categorías agrupan los ingredientes que pertenecen a una determinada clasificación. Ejemplo: Verduras, Frutas, Abarrotes, Carnicería, etc. Después, las categorías se pueden filtrar para obtener un fácil acceso a los ingredientes. Para agregar una nueva categoría presiona Nueva categoría y escribe el nombre de la categoría que necesitas. Nombre. Agrega el nombre del ingrediente. Ejemplo: Jitomate Cherry, Queso Gouda, Pan para Hamburguesa, etc. Unidad de medida. Selecciona la unidad de medida en la que se porciona el ingrediente que se está agregando. Ejemplo: El jitomate utiliza porciones medidas en Kg
- 5. Precio. Agrega el costo del ingrediente, costo por unidad. Ejemplo: 1 Kg. Queso Gouda = 91 pesos. 1 Pza. Cerveza Corona = 9.85 pesos. 1 L. Salsa pomodoro = 45 pesos. NOTA: 1.- La lista de ingredientes se puede ordenar en forma ascendente o descendente dando un clic sobre algún de sus columnas 2.-Los Ingredientes se pueden editar, selecciona el ingrediente, presiona editar y nuevamente llena la información solicitada. 3.- Cualquier ingrediente se puede eliminar de la lista, selecciona el ingrediente y después borrar, el ingrediente ya no aparecerá después de aceptar el dialogo de confirmación.
- 6. ¿QUÉ ES UNA PRESENTACIÓN? Una presentación es una muestra de un ingrediente con una unidad de medida distinta. Una presentación posteriormente facilita las funciones de compras y de inventarios dentro del sistema. Ejemplo: Se ingresa al sistema el ingrediente “Limón” con unidad de medida en “kg” y un precio de $9.5 por kg, sin embargo para el restaurante puede ser más fácil contabilizar el “Limón” por cajas. Por lo tanto se puede crear una presentación con el nombre de “Caja de Limón” de 22 kg de peso. Ejemplo 2: Se ingresa al sistema el ingrediente “Cerveza Nacional” y la unidad de medida en “Unidad” y un precio de 11.66 por unidad. El restaurante, sin embargo, compra dicho artículo por cartones de 24 unidades, por lo tanto la nueva presentación será un cartón de cerveza nacional con 24 unidades del insumo cerveza nacional. Para agregar una presentación es necesaria la siguiente información: Nombre de la presentación. Elegir el insumo o ingrediente que se convertirá en una presentación. Agregar unidad de medida de la presentación. Nota: 1.- La lista de presentaciones se puede ordenar en forma ascendente o descendente dando un clic sobre alguna de sus columnas 2.-Cualquier presentación se puede editar, selecciona la presentación, presiona editar y nuevamente llene la información solicitada. 3.- La presentación se puede eliminar, únicamente selecciona la presentación y después borrar, ya no aparecerá en la lista después de aceptar el dialogo de confirmación.
- 7. ¿CÓMO AGREGAR UN NUEVO PRODUCTO? Los productos son todos los artículos que se venden en el restaurante, bar, cafetería, etc. Los productos se tienen que organizar de tal manera que, dentro del sistema se puedan identificar fácilmente, además es necesario indicarle al sistema si los productos tendrán ingredientes o insumos asociados, para que el sistema cada que venda un producto pueda descontar del inventario los ingredientes. Selecciona la opción Nuevo para agregar un nuevo producto y registra la siguiente información: Familia Una familia sirve para clasificar las categorías de productos, esto quiere decir que cualquier categoría que se agregue a una determinada familia, quedara dentro de dicha familia. Ejemplo: Quizá en un restaurante se manejen dos menús uno para la mañana y uno vespertino en este caso las familias pueden ser Desayunos, Comida y dentro de cada familia su menú correspondiente o simplemente las familias pueden ser Comida, Bebidas, Bebidas con alcohol, Restaurante, Bar. Las familias tienen la finalidad de organizar el acceso a las categorías de productos. Para agregar una nueva familia basta con ingresar con un clic a Nueva familia e ingresar el nombre
- 8. Categoría Una categoría es un grupo de productos, tomando el ejemplo anterior de desayunos y comida, dentro de la familia desayunos podemos crear las categorías de productos del menú de desayunos. Ejemplo: Omelettes, Chilaquiles, Jugos, etc. Para agregar una nueva categoría ingresa con un clic a Nueva categoría y agrega un nombre. Nombre Ingresa el nombre del producto, el nombre tiene que describir el producto de manera corta y sencilla ya que será visible para los clientes y para los meseros. Precio de Venta El precio de venta será el precio final que se le da al cliente por dicho platillo o producto. Productos con seguimiento en inventario y con modificadores. Después de llenar los datos anteriores, el sistema tiene dos opciones a modo de pregunta. 1. ¿Este producto tendrá seguimiento en inventario? 2. ¿Este producto tendrá variaciones o modificadores?
- 9. Seguimiento en Inventario Si la opción seleccionada para el seguimiento en inventario es si, el sistema habilitara una nueva ventana de configuración para el control del inventario y la siguiente pregunta es: ¿Crear insumo con el mismo nombre del producto? SI. Seleccionando esta opción se puede convertir un producto en un ingrediente, esta opción se ve con singularidad ya que hay productos que se venden tal cual se compran, por lo tanto, cuando se selecciona esta opción se crea un atajo para convertir el producto en un ingrediente al mismo tiempo y queda automáticamente ligado el ingrediente al producto. Ejemplo: Producto (COCA-COLA 355ml) Ingrediente (COCA-COLA 355ml) Para este caso, el ingrediente y el producto son la misma cosa, solo selecciona una categoría y agrega su costo por unidad de la misma forma en la que se agrega un ingrediente
- 10. No, se compone de otros insumos. Al seleccionar esta opción, se pueden crear las recetas de los productos, ligando uno o varios ingredientes, selecciona los ingredientes y con la flecha que se encuentra al centro de esta ventana, mueve el ingrediente para que forme parte de la receta, antes tendrás que definir la porción. Elije los ingredientes que estás interesado en inventariar con su correspondiente porción y cada que el producto se venda, los ingredientes se descargaran automáticamente del inventario. Ejemplo: Producto: Omelette de queso Ingredientes: .06 kg de Huevo .1 kg de Queso manchego
- 11. Modificadores Los modificadores funcionan como diferentes alternativas para un mismo producto, se pueden personalizar diferentes opciones para agilizar las órdenes. Si la opción seleccionada es si, el sistema habilitara una nueva ventana de configuración y los siguientes datos a registrar son: Los modificadores son obligatorios. Cuando se selecciona esta opción, el usuario tendrá que elegir forzosamente por lo menos un modificador a la hora de comandar el producto. Ejemplo: Las alitas fritas es un producto que puede variar por su tipo de salsa, sin embargo, el procedimiento es el mismo, por lo tanto los modificadores pueden ser los diferentes tipos de salsa y como modificador obligatorio, ya que el mesero tendrá que elegir por lo menos un tipo de salsa. Los modificadores son opcionales. Seleccionando esta opción los modificadores son solo una opción adicional al producto. Esta opción puede ser bien utilizada para crear ingredientes con precio extra a los productos ya que un extra es una modificación opcional, se agrega únicamente si el cliente lo solicita. Ejemplo: Cuando se vende una hamburguesa, se le puede dar la opción al cliente de agregar extras de tocino o de queso y cada porción se puede agregar con un precio extra. Mínimo y Máximo de Modificadores Selecciona la cantidad mínima y máxima de modificadores que se pueden aplicar para cada producto. Ejemplo: Las alitas de 10 Piezas se sirven mínimo con un tipo de salsa, máximo con dos.
- 12. Lista de modificadores. Si se tienen modificadores previamente agregados, aparecerán en una lista de lado izquierdo, para seleccionarlo como modificador de un producto, tienes que seleccionar el modificador y pasarlo con la flecha que se encuentra al centro de la ventana Nuevo modificador Si olvidaste dar de alta algún modificador puedes agregar uno nuevo dando clic en Agregar modificador y el sistema abrirá la ventana de modificadores para que puedas agregar uno nuevo. Si necesita ver más ejemplos de cómo funcionan los modificadores consulte el siguiente capítulo. Nota: 1.-Los productos se pueden editar, selecciona el producto, presiona editar y nuevamente llena la información solicitada. 2.- Los productos se pueden eliminar, selecciona el producto y después borrar, ya no aparecerá en la lista después de aceptar el dialogo de confirmación.
- 13. ¿QUÉ ES UN MODIFICADOR? Por lo general en los restaurantes existen productos que pueden variar sus ingredientes según la elección del cliente, los modificadores son las posibles variaciones, o modificaciones que pueden tener los productos. Ejemplo: En un restaurante de hamburguesas, el cliente al ordenar tiene la opción de elegir entre papas a la francesa o aros de cebolla como acompañamiento para su hamburguesa, por lo tanto, la hamburguesa es el producto principal y los modificadores son papas a la francesa y Aros de cebolla. Ejemplo 2: Para el caso de una cafetería, cuando el cliente ordena un té chai, puede elegir entre varios jarabes de sabor, en este caso los modificadores son los jarabes, Durazno, Fresa, Vainilla, etc. En Ambos casos los modificadores facilitan el trabajo de tomar pedidos, ya que agrupa varias opciones disponibles para un solo producto. Para registrar un modificador es necesaria la siguiente información: Nombre. Elige un nombre que describa el modificador, el nombre del modificador es visible para los clientes, meseros y para las personas que elaboran los productos. Precio extra. El precio extra no es obligatorio, pero los modificadores marcados con algún precio extra se sumaran al precio del producto.
- 14. Con Seguimiento en inventario Si Cuando se selecciona la opción “Si” se puede crear una receta para dicho modificador, selecciona los ingredientes y agrégalos a la receta con su correspondiente porción y cada que se seleccione un modificador con receta, el sistema descontara del inventario las porciones asociadas. Nota: 1.- Cualquier modificador se puede editar, selecciona el modificador, presiona editar y nuevamente llene la información solicitada. 2.- El modificador se puede eliminar, únicamente selecciónalo y después borrar, ya no aparecerá en la lista después de aceptar el dialogo de confirmación.
- 15. ¿CÓMO CREAR PROMOCIONES? Agrupa las promociones en una familia que se activa automáticamente con las promociones del día. Puedes elegir entre tres opciones de promoción: 1. Un producto a precio especial. Un producto a precio especial funciona para configurar un producto con un precio nuevo. Para crear la promoción tendrás que elegir un nombre para tu promoción, seleccionar el producto en promoción, registrar el nuevo precio y seleccionar los días que la promoción estará visible.
- 16. 2. Varios productos a precio especial. Tener paquetes con varios productos en promoción ayuda a los clientes a ordenar fácilmente, también es una excelente herramienta para orientar al cliente a consumir aquellos productos que nos interesa vender. Con esta opción se pueden agrupar varios productos con un precio especial, útil para crear promociones 2x1 o paquetes con varios productos diferentes. Para agregar una nueva promoción, tendrás que registrar un nombre, seleccionar los productos y la cantidad, agregar a la lista, seleccionar los días en que se habilitara la promoción y el nuevo precio que se le dará a todos los artículos agregados a la lista.
- 17. 3. Un producto con precio inicial y descuento al repetir. En algunos restaurantes trabajan con productos de Refill, si se quiere tener la opción entre marcar un producto cuando se va cobrar por primera vez o cuando es una repetición, esta promoción está diseñada para seleccionar entre ambas opciones, llevando un control del consumo de cada repetición. Para agregar una nueva promoción necesitas registrar el nombre de la promoción, seleccionar el producto, registrar un precio inicial, un precio de repetición y los días que quieres que se habilite la promoción.
- 18. ¿CÓMO CREAR PREFILES DE PUESTO? Se pueden agregar los puestos de trabajo de cada uno de los usuarios que acceden al sistema. De esta manera se podrá tener con certeza que los usuarios únicamente estarán desarrollando las funciones que les corresponden. Para crear un nuevo perfil de puesto, registra la siguiente información: Nombre del perfil. El nombre del perfil se puede agregar libremente. Ejemplo: Mesero, Capitán de Meseros, Gerente, Sub-Gerente, Administrador. Determinar las funciones que podrá realizar cada perfil de puesto. Debajo del nombre existen 5 pestañas que dividen el funcionamiento completo del sistema. Se tiene que seleccionar la función y activar o desactivar las acciones que podrá realizar cada perfil.
- 19. 1. Catálogos. Si se selecciona la opción de catálogos se pueden encontrar las funciones administrativas de los productos, los ingredientes y algunas funciones cómo usuarios, perfiles y la configuración de impresoras, las acciones para cada función son: ver, agregar, modificar y borrar. 2. Caja. Dentro de la opción de caja se encuentran tres funciones, las primeras dos opciones son para apertura y cierre de caja, se puede elegir permitir acción, lo correspondiente a que puedan abrir o cerrar un turno de venta. Para la función de entradas y salidas de caja, se puede seleccionar entre ver, agregar, modificar o borrar. 3. Inventario. En la opción de inventarios, se pueden otorgar permisos para modificar directamente los inventarios, conteo físico, mermas y compras, al seleccionar acción se otorgan permisos para acceder y manipular cualquiera de estas tres funciones.
- 20. 4. Reportes. Las funciones de reportes, por lo regular son funciones disponibles para puestos gerenciales o administrativos ya que involucra conocer las ventas históricas del restaurante, se pueden agregar permisos para acceder a ellos de manera personalizada, ver, imprimir, exportar a Excel o enviar por correo son las acciones que podemos realizar para cada función. 5. Operación. Las funciones que están dentro de operación, son todas las acciones que involucra tomar un pedido o una orden de un cliente, se tendrá que analizar qué funciones se le asignaran a cada perfil.
- 21. ¿CÓMO AGREGAR NUEVOS USUARIOS? Los usuarios que van a utilizar el sistema tendrán que tener una contraseña única y un perfil asignado para poder operar el sistema, cuando se le asigna un perfil a un usuario se le otorgan los permisos configurados dentro de cada perfil y los usuarios verán en pantalla únicamente las funciones que les corresponden hacer. Los perfiles aparecen de lado izquierdo, por lo tanto los perfiles de puesto tendrán que estar cargados en el sistema antes de crear un usuario. Existe un usuario Dueño con perfil de administrador que tiene contraseña predeterminada “123” y que tiene control total de las funciones del sistema. Todos los usuarios generan un historial de las actividades que realizan desde el momento que llegan al trabajo y checan entrada. Para agregar un usuario es necesario registrar:
- 22. ¿CÓMO UTILIZAR EL INVENTARIO? Utiliza el inventario para controlar las entradas y salidas de insumos o ingredientes, podrás elegir entre tres opciones: 1. Registro de mermas Se sabe que en los restaurantes existen desperdicios o mermas, debido a un error en la cocción de la carne o por una mala rotación de los ingredientes, por la razón que sea, se necesita llevar un control y registró de esas mermas. Para registrar una merma será necesario identificar el ingrediente y agregar la cantidad que se desperdició para después pasarlo con la flecha hacia el resumen de mermas, una vez que se de enviar, el sistema modificara el inventario y restara las porciones desperdiciadas para no afectar los reportes, además las mermas se pueden registrar por unidad o por presentación si es que el ingrediente tiene alguna presentación hecha. Cada que se registre una merma el sistema guardara un histórico que podrá ser consultado en reportes.
- 23. 2. Compras de insumos Todos los ingredientes o insumos comprados tendrán que pasar por esta sección si se quiere llevar un control adecuado del inventario. Las compras de insumos es la entrada de materia prima para la producción, como activo, debe cuidarse y registrase cada movimiento. Para registrar una compra, se tendrá que registrar con que proveedor se está comprando, ingresar la fecha de compra y la fecha en la que entra al inventario, además tus ingredientes se pueden buscar por la categoría a la que corresponden y si se tienen hechas presentaciones podrás agregar la compra en sus diferentes muestras, necesitas agregar la cantidad y mover la compra con la flecha hacia el resumen de compras, también podrás cambiar los precios si es necesario y una vez que des enviar el sistema sumara tus compras al inventario.
- 24. 3. Inventario Físico. El inventario físico funciona para hacer conteos de ingredientes o insumos cada cierto tiempo, es una buena forma para hacer auditorias, en este módulo podrás registrar la cantidad que se tiene físicamente y automáticamente el sistema modifica el inventario comparando las ventas registradas en el sistema con lo que en realidad se tiene y de esta forma el sistema podrá determinar pérdidas o sobrantes en los productos. Inicia un inventario físico contando la cantidad que se tiene en tu almacén de cada ingrediente, después registra la información en el sistema, puedes filtrar los ingredientes por su respectiva categoría, agrega la cantidad y con la flecha mueve los ingredientes hacia el resumen de inventario y una vez que presiones el botón de enviar el inventario se ajustara a las cantidades ingresadas.
- 25. ¿CÓMO UTILIZAR LA CAJA DE DINERO? Utilice el módulo de caja para iniciar o se cerrar un turno de venta, además administra las entradas y salidas de dinero. 1. Inicio de turno. Ninguna función de operación se podrá ejecutar sino se ha iniciado turno, al iniciar un turno de caja, se está indicando al sistema la hora y la cantidad de dinero con la que se iniciara a vender, por lo tanto el sistema calculara todas las ventas y movimientos de efectivo registrados durante es turno. Ingresa al sistema la cantidad de billetes o monedas que se tiene de cada denominación y acepta el dialogo de confirmación.
- 26. 2. Cierre de turno Al cerrar un turno, el sistema contabilizara todos los movimientos de caja realizados, desde el momento que se inicia un turno hasta que se cierra. Antes de cerrar la caja recuerda retirar las propinas en efectivo y en tarjeta ya que el sistema restara automáticamente las propinas de caja, en la parte inferior de esta ventana el sistema te indica cuanto debes retirar de propinas. Para cerrar un turno, cuenta el dinero de caja e ingresa al sistema la cantidad de billetes o monedas que se tiene de cada denominación y acepta el dialogo de confirmación. Después de cerrar el turno, el sistema crea un balance general, contabilizando: + Ingresos (Ventas en efectivo, Ventas en tarjeta e Ingresos adicionales) - Egresos (Compras, gastos y retiros) - Propinas (Efectivo y Tarjeta) = Total en caja
- 27. 3. Entradas y Salidas de efectivo Cualquier movimiento de efectivo diferente a las ventas diarias, puede ser registrado en este módulo. Ingresos Cualquier ingreso independiente a las ventas se puede registrar, se puede llevar un control de ingresos agrupando dichos ingresos en categorías. Si se quiere agregar una categoría nueva presione el botón de +Nueva categoría y agrega un nombre libremente Para registrar un ingreso nuevo, se tiene que seleccionar una categoría, un concepto y un monto.
- 28. Gastos Los pagos y gastos de un restaurante es algo con lo que si tiene que estar lidiando día con día, es por eso que existe un módulo exclusivo, donde se pueden registrar los gastos diarios. Los gastos se pueden agrupar en diferentes categorías para poder identificarlos más fácilmente. Si se quiere agregar una categoría nueva presione el botón de +Nueva categoría y agrega un nombre libremente Para registrar un gasto nuevo, se tiene que seleccionar una categoría, un concepto y un monto. Nota: 1. Los egresos y los ingresos registrados en el turno de venta actual, se irán agrupando en forma de lista dentro del módulo de entradas y salidas de efectivo en la sección de caja, pero una vez cerrado el turno los registros pasan a ser parte de los históricos, que podrán ser consultados en la sección de gastos en el módulo de reportes. 2. Los gastos e ingresos se pueden editar o borrar siempre y cuando no se cierre el turno de venta.
- 29. ¿QUE ES EL DASHBOARD Y COMO FUNCIONAN LOS REPORTES? El módulo de reportes le ofrece información sobre, ventas, gastos, inventarios y tendencias de su negocio, funciona mediante los históricos que se generan por los movimientos realizados por cada usuario, ofreciendo reportes especializados para la administración de restaurantes y bares. Disfrute de informes útiles, para identificar, fortalezas y debilidades de su negocio, mida la actividad de sus usuarios y analice de qué manera puede hacer crecer su negocio. Los reportes se dividen en 6 categorías principales y un Dashboard o Tablero de administración principal. 1. Reportes de venta. 2. Reportes de inventario. 3. Reportes de caja. 4. Reportes de gastos. 5. Reportes de cancelaciones. 6. Reportes de descuentos. Dashboard o Tablero de administración principal. El tablero de administración principal es la primera pantalla que aparece al ingresar al módulo de reportes, y muestra la información del negocio más importante, además mediante una gráfica se puede apreciar el comportamiento de las ventas, está información se puede ver por día, semana o mes.
- 30. ¿CÓMO UTILIZAR LOS REPORTES DE VENTAS? Utilice el reporte de ventas para analizar sus ventas, todo en un solo lugar y visto desde diferentes perspectivas, utilice los reportes para mejorar las ventas y medir la eficiencia de sus vendedores. Cada uno de los reportes se puede ajustar por periodo de tiempo, exportarse a Excel, imprimir o enviar por correo. Solo se toma en cuenta las ventas cobradas, cuentas abiertas con artículos marcados, no modifican los reportes. Existen 4 tipos de reportes de venta 1. Reporte de ventas – Resumen. La venta resumida es un global de las ventas diarias, cada fila corresponde a un día y las columnas nos dan detalles como la fecha, cheque promedio, ventas en efectivo, ventas en tarjeta y el total de ventas, información que se puede ordenar de forma ascendente o descendente dando clic en alguna de las columnas y al final de cada columna se muestran los totales.
- 31. 2. Reporte de ventas – Ventas por producto Las ventas por producto ofrecen un detalle de los productos vendidos durante un intervalo de tiempo, se puede seleccionar entre la venta de productos, promociones, modificadores o ambas, también podrás apreciar cuales son los productos más vendidos y los que tienen menor rotación ordenando con un clic la columna que dice cantidad, además en la parte inferior derecha se encuentra el total de ventas.
- 32. 3. Reporte de ventas – Ventas por Mesero | Usuarios Los reportes por usuario son una excelente herramienta para medir la productividad de nuestros vendedores ya que muestra la relación de la venta y las mesas atendidas por usuario. Cuando se paga a los vendedores por bonificaciones, este es un excelente panel para determinar las comisiones de los meseros, además en este reporte se registran las entradas y salidas del personal, determinando los días trabajados por usuario.
- 33. 4. Reporte de ventas – Venta por mesa El reporte de ventas muestra las mesas atendidas y/o cobradas. Cada una de las filas corresponde a una mesa, por lo tanto cada una de las columnas nos detalla información importante acerca de la mesa, la información se puede ordenar de forma ascendente o descendente dando clic en alguna de la sus columnas, por ejemplo; dando un clic en la columna de total se ordena la información de mayor a menor y de esa manera podremos conocer cuáles son las mesas con mayor consumo en un determinado tiempo. Este reporte le puede funcionar para dar principal atención a aquellas áreas del restaurante con mayor oportunidad de negocio, combinando los mejores meseros con las mesas que tienen mayor flujo de gente o tickets más altos. Consulta los tickets virtuales de cada una de las mesas, una función bastante útil para realizar cualquier aclaración o simplemente para ver las cuentas ya cerradas.
- 34. ¿CÓMO UTILIZAR LOS REPORTES DE INVENTARIO? Utilice los 5 reportes diferentes de inventario para conocer en todo momento el valor de la mercancía y para monitorear las entradas y salidas de insumos. Cada uno de los reportes se puede ajustar por periodo de tiempo, exportarse a Excel, imprimir o enviar por correo. Para obtener datos correctos, los productos deben estar agregados con sus respectivos ingredientes y porción, para que el sistema pueda medir bien el consumo. Solo se toma en cuenta las ventas cobradas, cuentas abiertas con artículos marcados, no modifican los reportes. 1. Reporte de inventario – Inventario Actual El reporte de inventario actual es una radiografía del almacén, cada que se inserte una compra, se venda un producto, se realice una merma o se realice un inventario físico, se irá sumando o descontando automáticamente en este módulo según sea el caso, además cualquier movimiento en el inventario físico, se registrara en la última columna como último inventario.
- 35. El reporte de inventario actual cuenta con tres alertas que determinan si nuestro almacén abastece nuestra producción. Las alertas se activan tomando como referencia las ventas trimestrales, dependiendo del flujo de ventas, el sistema es como determinara el abastecimiento necesario y activara la alerta correspondiente. Manita verde Indica que el insumo abastecerá más de 3 días de producción. Signo de admiración amarillo Indica que el insumo está próximo a agotarse, al activarse esta alerta el sistema detecta no más de 3 días de producción Sirena Roja Si se activa esta alerta es porque ya no se cuenta con existencias de ese insumo o el insumo ya no nos abastecerá por más de 2 días. Si se quieren saber más detalles de los inventarios físicos, acceda al botón de “Ver informe detallado”, donde podrá consultar los días, las horas en las que se realizaron inventarios, quien realizo los inventarios, la cantidad de artículos que se inventariaron y el valor total de los inventarios. Cada fila corresponde a un día, pero si lo que necesitas, es saber con exactitud los productos que se inventariaron, al final de cada fila hay un botón con más detalles. “Ver detalles”
- 36. Este reporte será útil para auditar exactamente los insumos que entraron al almacén, las cantidades y el valor individual de los insumos inventariados. 2. Reporte de inventario – Faltante En este reporte se resume la información del inventario a sobrante o faltante por lo tanto es ideal mantener este reporte en ceros. La fórmula para determinar si existe un faltante o un sobrante es: Inventario final = Inventario inicial + compras - mermas - consumo de ventas. Utilice este reporte para detectar robos hormigas o malas prácticas al momento de porcionar o de servir los productos.
- 37. 3. Reporte de inventario – Compras En el reporte de compras se muestra la sumatoria de todas las compras en determinado tiempo, podemos ver las compras en sus diferentes presentaciones. Además ingresando a la opción de ver registro se alberga información más detallada como, los proveedores, fecha y hora, el usuario que ingreso la compra la referencia y el precio por cada uno de los proveedores, además de poder ver los detalles de cada uno de los insumos ingresados.
- 38. 4. Reporte de inventario – Mermas Cada que se registra una merma ira directamente al histórico de este reporte, para que usted pueda analizar las mermas durante un determinado periodo de tiempo, los productos que más se desperdician y las causas por las que se están mermando los productos. Ahora todos los desperdicios o mermas podrán ser contabilizados para saber cómo y cuándo tomar medidas al respecto.
- 39. 5. Reporte de inventario – Consumo En el reporte de consumo podrás analizar la rotación de insumos, ver el consumo en ciertos periodos de tiempo o en días significativos con mucha afluencia de gente, esto para saber que se consumió esos días y en qué cantidad. Para no quedarte a media operación, ten certeza de lo que compras sabiendo cuanto consumes.
- 40. ¿CÓMO UTILIZAR LOS REPORTES DE CORTE DE CAJA Y GASTOS? Utilice los siguientes reportes para monitorear las funciones principales de la caja de dinero, el histórico de los cortes de caja y el de los gastos. Cada uno de los reportes se puede ajustar por periodo de tiempo, exportarse a Excel, imprimir o enviar por correo. Los reportes se pueden ver una vez que se cierra el turno. 1. Reporte de caja – Corte de caja. En este reporte se irán guardando los cortes de caja, selecciona la fecha en la que se abrió el turno y una vez cerrado el turno el reporte de caja estará disponible para poder verlo, se pueden abrir varios turnos en un mismo día y los turnos se irán agrupando en una lista delegable, donde podrás seleccionar el corte de caja que deseas consultar. En la opción de ver informe detallado podrás ver a que corresponde cada ingreso o gasto.
- 41. Además de ofrecer un resumen de los ingresos, egresos y las propinas, también se puede ver el detalle de los movimientos realizados, “Ver informe detallado Dando un clic sobre los signos de “+” que se encuentran al inicio de cada fila, se puede conocer específicamente los movimientos realizados, como las mesas atendidas o las ventas a las que corresponden cada uno de los ingresos.
- 42. 2. Reporte de gastos Existen gastos o costos de diferente naturaleza, gastos por producción, por distribución, fijos y o variables, sea cual sea el caso, lo recomendable es tener todos los gastos registrados para poder justificar hacia dónde va el dinero. Este reporte dependerá de los gastos que se registren en módulo de caja “Egresos”, mientras este el turno abierto se podrán borrar, agregar o editar los egresos dentro del mismo módulo de caja y una vez que se cierre el turno de caja se genera este histórico de reporte de gastos, que no se puede editar. Se puede filtrar la información de los gastos por categoría modificando la lista delegable que se encuentra en la parte superior derecha de esta ventana, además con un clic en alguna de las columnas de esta ventana se puede ordenar la información de forma ascendente o descendente. Cada una de las filas corresponde a un día, pero si lo que usted necesita es saber con exactitud que se gastó en un determinado día, puede ingresar al botón de detalles que se encuentra al final de cada fila.
- 43. ¿CÓMO UTILIZAR LOS REPORTES DE CANCELACIONES Y DESCUENTOS? Utilice los siguientes reportes para monitorear la razón de las cancelaciones y descuentos, los reportes serán útiles para saber cuándo tomar medidas. Cada uno de los reportes se puede ajustar por periodo de tiempo, exportarse a Excel, imprimir o enviar por correo. Las cancelaciones y descuentos del día aparecerán después de cerrar el turno. 1. Reporte de Cancelaciones Analiza la cantidad de dinero que se va en cancelaciones mediante un histórico, cada que se cancela un producto el sistema registra la cancelación y manda la información a este módulo. En este reporte se puede filtrar la información por cada uno de los usuarios que autorizaron las cancelaciones, útil para determinar cuál de nuestros gerentes tiene mayor índice de cancelaciones. Para conocer más información de las cancelaciones al final de cada fila se encuentra un botón con más detalles, ingrese para conocer los motivos por los que se están haciendo descuentos.
- 44. 2. Reporte de Descuentos El sistema registra el monto total de descuentos que se generan en el día y los va agrupando en este reporte, cada una de las filas corresponde a un día, si se necesita conocer con exactitud los detalles de los descuentos entre al botón de “Detalles” Este reporte será útil para conocer porqué motivo se están haciendo descuentos, quien los está autorizando y en que fechas.
- 45. ¿CÓMO AGREGAR UNA NUEVA IMPRESORA? Después de cargar los productos tendrás que configurar una única vez en que impresora o área se van a imprimir cada uno de los tickets, para este paso también tienes que tener las impresoras ya instaladas en tu computadora. Las impresoras imprimirán los productos o las funciones que tú le indiques. Primero será necesario ingresar el nombre de la Zona de impresión, el nombre puede ser agregado libremente, después tendrás que seleccionar el tamaño del ticket y seleccionar los tipos de tickets que se van a imprimir.
- 46. Existen tres tipos de tickets diferentes: 1. Producción. En el ticket de producción, se imprimen los productos, el sistema envía la orden de producción a su correspondiente área, por lo tanto se tiene que relacionar el producto a la zona donde se va imprimir. Cuando seleccionas la opción de producción, se habilita una ventana de configuración, donde aparecen todos los productos combinados en una lista, la lista se puede ordenar por categoría o se pueden buscar directamente los productos, selecciona el producto y muévelo con las flechas que se encuentran al centro hacia el lado derecho para agregar los productos a su correspondiente área. Nota: Cada que se agrega un nuevo producto se tiene que seleccionar en que impresora se va imprimir, de lo contrario el producto no se imprimirá. Esta configuración se hace una sola vez, después de relacionar los productos con las impresoras, el sistema lo repetirá automáticamente cada que se comanden los productos. 2. Venta. Seleccionando esta opción, el sistema imprimirá las cuentas y/o las notas de venta, por lo regular, esta opción se selecciona únicamente para la zona de impresión de caja, por lo tanto, si se tienen varios equipos enlazados se tienen que seleccionar todos los equipos para esta zona de impresión.
- 47. 3. Operaciones administrativas. Esta opción imprime los tickets de administración, el reporte de corte de caja, o cualquier reporte en general como ventas o inventarios además de las cancelaciones, descuentos y comprobantes de ingresos o de egresos En caso de tener varias computadoras será necesario indicar que computadoras van a imprimir en la zona de impresión que se está agregando. Selecciona la impresora que utilizaras para imprimir en la zona de impresión que se está configurando.
- 48. ¿CÓMO INGRESAR AL SISTEMA, AL RELOJ CHECADOR Y A SUS MODULOS PRINCIPALES? La ventana principal del sistema cuenta con un teclado numérico donde los usuarios escriben su clave para ingresar al sistema. Existe una clave predeterminada de Dueño/Administrador “123” que tiene control total del sistema, a partir de esta clave se pueden ir agregando nuevos usuarios. 1Reloj Checador Todos los usuarios sin excepción tienen que registrar entrada en el reloj checador antes de empezar a utilizar el sistema. Para registrar entrada o salida, entra al botón de reloj checador, digita tu clave, selecciona entrada o salida y luego checar. La sumatoria de los días trabajados los podrás consultar en el reporte de Ventas/Venta por mesero.
- 49. Módulos principales Después de ingresar la clave de administrador elige la opción deseada 1. Administración. Concentra todos los procesos administrativos de un restaurante, configuración del sistema, alta de productos, creación de promociones, alta de nuevos usuarios, inventarios, caja y reportes. 2. Operación Contiene todas las funciones que se necesitan para tomar un pedido, abrir mesas, comandar productos, aplicar descuentos, dividir cuentas, pagar cuentas, etc.
- 50. ¿QUÉ ES EL MAPA DE MESAS Y COMO FUNCIONAN SUS HERRAMIENTAS? El mapa de mesas es la primera ventana que aparece al entrar al módulo de operaciones, funciona para administrar y controlar las ventas de piso o de mostrador. Al centro de esta ventana se irán guardando las mesas o las cuentas abiertas, en la parte superior derecha se encuentra el botón de nueva mesa y cobro rápido y de lado izquierdo se encuentra una barra de herramientas o funciones que se pueden aplicar para las mesas activas, según se vayan necesitando. Nueva mesa Las mesas son dinámicas, esto quiere decir que se irán agregando conforme se van ocupando, al ingresar al botón de nueva mesa se tiene que agregar el nombre de la mesa y el número de comensales, el nombre se puede agregar con letra o numero según se necesite y el número de comensales servirá para determinar el cheque promedio por persona.
- 51. Las mesas cambian de color según el estado en el que se encuentran: 1. Verde El verde Indica que es una mesa nueva y que no tiene artículos agregados. 2. Amarillo El amarillo indica que la mesa está ocupada con artículos marcados. 3. Rojo El rojo indica que la mesa ya pidió la cuenta ya que automáticamente después de imprimir el ticket de venta la mesa cambia a esté color, pero si se siguen comandando productos la mesa cambiara nuevamente al color amarillo. Nota: 1. Una vez que se agrega una mesa, el sistema automáticamente abre el comandero. 2. No se pueden repetir los nombres de las mesas. 3. Las mesas no desaparecen hasta que se paga la cuenta.
- 52. Herramientas El mapa de mesas cuanta con un panel de herramientas situado de lado izquierdo, estas herramientas se personalizan para cada uno de los usuarios, cada usuario vera únicamente las funciones que a las que tú le des acceso. Si necesita mayor información consulta la sección de perfiles de puesto. Ver información: Cada que abrimos una mesa, podemos consultar toda su información seleccionando la mesa y presionando la opción de “ver información”, podrás consultar el usuario que atiende la mesa, los comensales, los productos marcados, fecha y hora que se abrió la mesa y el ultimo pedido marcado. Capturar productos Continua agregando productos a la mesa, seleccionando la mesa y el botón de capturar productos, después de seleccionar este botón, se abrirá el comandero para comenzar a marcar los pedidos. Imprimir ticket Una vez que el clienta pida la cuenta, selecciona su mesa y después imprimir ticket, esto nos arrojara una impresión con la nota de venta del cliente y el desglose de los productos que consumió, para obtener este ticket tendrás que personalizar una zona de impresión para las ventas, donde mandaremos la cuentas. Si se necesita más información acerca de las zonas de impresión, consulte la sección de zonas de impresión dentro de este manual.
- 53. Cerrar cuenta Paga las cuentas entrando en esta opción, para cerrar la cuenta o la mesa se necesita registrar el pago, selecciona la mesa que deseas cerrar y después este botón. Para pagar la cuenta necesitamos ingresar la cantidad que estamos recibiendo y seleccionar el método de pago, efectivo o tarjeta son las opciones a elegir, también se pueden recibir pagos combinados, con efectivo y tarjeta, de lado derecho de esta ventana se irán registrando los pagos parciales, además podrás registrar las propinas en efectivo y en tarjeta. Después de pagar la cuenta el sistema nos arroja el cambio y nuevamente imprime una nota de venta, esto con la intención de darle al cliente un comprobante de pago.
- 54. Dividir mesa Dividir una mesa es una operación muy común dentro de los restaurantes y sucede con regularidad en las mesas con muchos comensales ya que para ellos puede ser más sencillo pagar únicamente lo que cada quien consumió. Para realizar esta operación, selecciona la mesa, después entra a “Dividir mesa” y en la parte superior de esta ventana, selecciona el número de veces en el que vas a dividir la mesa para mover con las flechas los artículos a las mesas. Nota: 1. Quedará la cuenta principal y las mesas sub-divididas llevaran el mismo nombre de la mesa pero con un número consecutivo. Ejemplo: 5, 5.1, 5.2. Juntar mesa En caso de que se quieran combinar dos cuentas, selecciona alguna de las mesas que se desea combinar, después el botón de juntar mesa y en seguida la segunda mesa que se desea juntar y para termina la operación confirma con el botón de aplicar
- 55. Cambiar mesero Cambie de mesero si es necesario, esta herramienta funciona para ceder las mesas a otros usuarios. Selecciona la mesa, después, “cambiar mesero” y podrás elegir entre una lista de usuarios disponibles. Aplicar descuento Los descuentos por lo regular son funciones más controladas que requieren de autorización, consulte la sección de perfiles para determinar los usuarios autorizados para realizar esta operación. Los descuentos se pueden aplicar por porcentaje o por cantidad de dinero, agregue la cantidad con el teclado que se muestra en pantalla y seleccione o agregue un motivo por el cual se está realizando el descuento, al finalizar la operación el sistema imprimirá un ticket como comprobante de autorización que requiere de una firma del responsable. Cancelaciones Las cancelaciones por lo regular son funciones que requieren de autorización al igual que los descuentos, consulte la sección de perfiles para determinar los usuarios autorizados para realizar esta operación. Se podrá cancelar uno o más productos al mismo tiempo, de lado derecho de esta ventana se encuentran los productos desglosados en una lista, seleccione el o los productos que deseas cancelar, selecciona o agrega un motivo y para terminar la operación presiona el botón azul con la leyenda “Cancela” Al finalizar la operación el sistema imprimirá un ticket con el detalle de los productos que se cancelaron además de
- 56. ¿COMO FUNCIONA EL COMANDERO? El comandero contiene los productos, organizados; primero dentro de una familia y después dentro de una categoría. Las familias aparecen de lado izquierdo y las categorías de productos al centro, después de elegir la categoría, las categorías se desplazan de lado izquierdo, dejando ahora los productos al centro, si quieres cambiar de familia, en la parte superior se habilita un botón con la leyenda “Regresar a familias” Para pedir el producto basta con seleccionarlo y se agregara a nuestra lista de pedido, si el producto contiene modificadores obligatorios, al seleccionarlo se abrirán automáticamente las diferentes opciones configuradas, si el modificador es opcional se habilitara la opción de modificador para cambiar manualmente la opción que se necesita. Manda el pedido a producción con el botón azul “Enviar”
- 57. Además en la parte inferior del sistema se encuentran algunas funciones útiles para agilizar el servicio. Repetir último producto Agiliza los pedidos con esté botón, útil para marcar el último producto comandado y no tener que volverlo a buscar. Multiplicador Multiplica un producto seleccionado por una cantidad mayor, agiliza las comandas y pedidos de un mismo producto, primero tendrás que marcar el producto deseado, seleccionarlo de la lista de pedidos que se encuentra de lado derecho, presionar este botón y seleccionar el número de veces que lo necesitas. Modificador Si el producto marcado, cuenta con modificadores opcionales ya programados, se habilitara el botón de modificadores para poder seleccionar alguno. Consulte la sección de modificadores si se necesita conocer más información acerca de los modificadores opcionales y los modificadores obligatorios. Comentario Agrega un comentario para ser más específico con tus órdenes, puedes agregar libremente cualquier comentario adicional del cliente para la elaboración de sus platillos, selecciona el producto y escribe con el teclado alfanumérico todo aquello que el cliente haya pedido, el comentario únicamente saldrá en el ticket de producción. Borrar Se pueden borrar los productos seleccionados siempre y cuando no hayas presionado el botón de enviar, de lo contrario se convierte en una cancelación y requiere de autorización.
- 58. ¿CÓMO FUNCIONA EL COBRO RAPIDO? El cobro rápido es una venta puntual, no se crea una mesa, se abre directamente el comendero para empezar a marcar los artículos y una vez que se manda el pedido se abre el módulo de caja para cobrar la cuenta, esta función normalmente se utiliza para ventas rápidas y de mostrador, como cafeterías o restaurantes donde el cliente paga antes de recibir su orden. Nota: 1. Cuando se cobra con esta función, en el reporte de ventas por mesa se guardan con la etiqueta de cobro rápido 2. Cuando se cobra con esta función, no se pueden hacer cancelaciones de los productos, por lo que es recomendable pedir la confirmación del cliente en varias ocasiones.