Manual de Access 2007 Machic

Manual Básico de Access 2007

Contenido

Introducción .................................................................................................................................................................... 4
Conceptos básicos ......................................................................................................................................................... 4
¿Qué es una base de datos? ...................................................................................................................................... 4
Partes de una base de datos ...................................................................................................................................... 4

Tablas...................................................................................................................................................................... 4
Formularios ............................................................................................................................................................. 5

Informes .................................................................................................................................................................. 5
Consultas ................................................................................................................................................................ 5
Macros..................................................................................................................................................................... 5
Módulos ................................................................................................................................................................... 5
Partes principales del programa ..................................................................................................................................... 6
Crear una base de datos en blanco................................................................................................................................ 8
Tablas ....................................................................................................................................................................... 10
Crear una tabla a partir de una plantilla de tabla ...................................................................................................... 11
Agregar nuevas tablas en vista hoja de datos .......................................................................................................... 11
Agregar nuevas tablas en vista diseño ..................................................................................................................... 12

Tipos de Datos ...................................................................................................................................................... 13

Propiedades de los campos .................................................................................................................................. 14
Guardar una tabla ..................................................................................................................................................... 15
Establecer o quitar la clave principal ............................................................................................................................ 16
¿Qué es una clave principal?.................................................................................................................................... 16
Definir la clave principal ............................................................................................................................................ 16
Quitar la clave principal ............................................................................................................................................. 17
Relaciones .................................................................................................................................................................... 18
Tipos de relaciones de tabla ..................................................................................................................................... 18

Una relación uno a varios ...................................................................................................................................... 18
Una relación de varios a varios ............................................................................................................................. 18

Una relación uno a uno ......................................................................................................................................... 18
Tipos de combinación ............................................................................................................................................... 19

Establecer el tipo de combinación ......................................................................................................................... 19
Integridad referencial ................................................................................................................................................ 20
Crear una relación de tabla ....................................................................................................................................... 20
Eliminar una relación ................................................................................................................................................ 22
Consultas ..................................................................................................................................................................... 23
Consulta de selección ............................................................................................................................................... 23

2


Crear una consulta mediante el asistente ............................................................................................................. 23

Agregar criterios a la consulta ............................................................................................................................... 24
Formularios................................................................................................................................................................... 25
Crear un formulario mediante el Asistente ................................................................................................................ 25
Informes ....................................................................................................................................................................... 26
Crear un informe mediante el Asistente para informes ............................................................................................. 26

3


Introducción
El programa Access de la suite de Office 2007 conserva gran parte de sus características y rendimiento como el

programa más utilizado para el manejo de bases de datos en el mercado de la computación y la informática, la

presentación en pantalla de los menús, barras de herramientas, botones, etc. y demás elementos que lo constituyen,

sí han tenido cambios significativos, pero siempre enfocados hacia el mayor rendimiento, desempeño y facilidad en

su manejo por quienes lo utilizan para realizar tareas diversas en cualquier ambiente, sea esté de trabajo o escolar.

Conceptos básicos

¿Qué es una base de datos?
Una base de datos es una herramienta para recopilar y organizar información. En las bases de datos, se puede

almacenar información común sobre personas, productos, pedidos, etc. o cualquier otro tipo de información

relevante.

Partes de una base de datos
Los componentes típicos de una base de datos hecha en Access son:

 Tablas

 Formularios

 Informes

 Consultas

 Macros

 Módulos

Tablas

Una tabla de una base de datos es similar en apariencia a una hoja de cálculo, en cuanto a que los datos se

almacenan en filas y columnas. Como consecuencia, normalmente es bastante fácil importar una hoja de cálculo en

una tabla de una base de datos. La principal diferencia entre almacenar los datos en una hoja de cálculo y hacerlo en

una base de datos es la forma de organizarse los datos. Para lograr la máxima flexibilidad para una base de datos, la

información tiene que estar organizada en tablas, para que no haya redundancias.

Cada fila de una tabla se denomina “registro” y es donde se almacena cada información individual. Cada registro

consta de campos (al menos uno). Los “campos” corresponden a las columnas de la tabla y se deben configurar con

un determinado tipo de datos, ya sea texto, fecha, hora, numérico, o cualquier otro tipo.

4


Formularios

Los formularios se conocen a veces como "pantallas de entrada de datos". Son las interfaces que se utilizan para

trabajar con los datos y, a menudo, contienen botones de comando que ejecutan diversos comandos. Se puede crear

una base de datos sin usar formularios, editando los datos de las hojas de las tablas. No obstante, casi todos los

usuarios de bases de datos prefieren usar formularios para ver, escribir y editar datos en las tablas.

Informes

Los informes o también llamados “reportes”, sirven para resumir y presentar los datos de las tablas. Un informe se

puede ejecutar en cualquier momento y siempre reflejará los datos actualizados de la base de datos. Los informes

suelen tener un formato que permita imprimirlos, pero también se pueden consultar en la pantalla, exportar a otro

programa o enviar por correo electrónico.

Consultas

Las consultas son las que verdaderamente hacen el trabajo en una base de datos. Pueden realizar numerosas

funciones diferentes. Su función más común es recuperar datos específicos de las tablas. Los datos que desea ver

suelen estar distribuidos por varias tablas y, gracias a las consultas, puede verlos en una sola hoja de datos.

Además, puesto que normalmente no desea ver todos los registros a la vez, las consultas le permiten agregar

criterios para "filtrar" los datos hasta obtener solo los registros que desee. Las consultas a menudo sirven de origen

de registros para formularios e informes.

Macros

Las macros en Access se pueden considerar como un lenguaje de programación simplificado, que se puede utilizar

para aumentar la funcionalidad de la base de datos. Las macros contienen acciones que realizan tareas, como abrir

un informe, ejecutar una consulta o cerrar la base de datos. Casi todas las operaciones de bases de datos que

normalmente se realizan manualmente se pueden automatizar mediante macros, ahorrando así mucho tiempo.

Módulos

Los módulos, como las macros, son objetos que sirven para aumentar la funcionalidad de la base de datos. Mientras

que las macros en Access se crean seleccionando acciones de una lista, los módulos se escriben en el lenguaje de

programación de Visual Basic para Aplicaciones (VBA). Un módulo es una colección de declaraciones, instrucciones

y procedimientos que se almacenan conjuntamente como una unidad. Un módulo puede ser de clase o estándar. Los

módulos de clase se adjuntan a formularios o informes, y normalmente contienen procedimientos específicos del

formulario o el informe al que se adjunta. Los módulos estándar contienen procedimientos generales que no están

asociados a ningún otro objeto. Los módulos estándar se enumeran en Módulos en el panel de exploración, pero los

módulos de clase no.

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Partes principales del programa
Barra de
Menú Herramientas de Fichas de Grupos de Barra de Cinta de
Office Accesos Rápidos Comandos Herramientas Título Opciones

Etiquetas de
Panel de
Documentos
Exploración

Desplazamiento Barra de Registros
de Hojas

Botones de
Barra de
Vistas
NOTAS Estado

 El Menú Office muestra algunas de las opciones que aparecían anteriormente en el menú Archivo de

versiones previas a Office 2007.

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 La Cinta de opciones puede ser ocultada fácilmente dando doble clic a cualquier ficha y para volver a

mostrarla solo bastará dar 1 solo clic a la ficha deseada, cabe mencionar que la cinta de opciones se

ocultara inmediatamente por si sola después de hacer clic sobre la herramienta deseada.

 Si deja presionada la

tecla ALT por 2 ser., se

activan las etiquetas

inteligentes de acceso

con teclado y sin soltarla solo restará completar la acción presionando la tecla correspondiente a la letra o

número deseado.

 Si necesita ayuda interactiva sobre alguna

herramienta o grupo de comandos, solo tendrá que

posicionar el puntero por 2 ser. sobre la herramienta o

sobre la flecha inferior derecha de cada grupo de

comandos.

7


 La barra de herramientas de accesos directos inicialmente contiene solo algunos de

las herramientas más utilizadas, pero está pude ser modificada agregándole o

quitándole herramientas.

Para agregarle herramientas solo tendrá que dar clic

derecho a la herramienta que desee agregar y escoger la

opción Agregar a la barra de herramientas de acceso

rápido.

Si lo que desea es quitarle herramientas, solo bastará

con dar clic derecho a la herramienta que desea quitar y

seleccionar la opción Eliminar de la barra de

herramientas de acceso rápido.

Crear una base de datos en blanco
1. Abra Access y en la página Introducción a Microsoft Office Access, haga clic en Base de datos en blanco.

8


2. En el panel derecho Base de datos en blanco, escriba un nombre para la nueva base de datos en el

cuadro Nombre de archivo, sí desea cambiar la ubicación del archivo, haga clic en Examinar , situado

junto al cuadro Nombre de archivo, busque la nueva ubicación y, a continuación, haga clic en Aceptar.

3. Por último haga clic en el botón Crear.

4. Access creará la base de datos y, a continuación, abre una tabla vacía denominada “Tabla1” en la vista

Hoja de datos, y sitúa el cursor en la primera celda vacía de la columna Agregar nuevo campo, al que

inteligentemente Access asigna un tipo de dato adecuado a los datos que recibe.

9


NOTA Solo restará agregar los campos y sus registros.

Tablas
Una tabla contiene datos sobre un tema en concreto, como empleados o productos. Cada registro de una tabla

contiene información sobre un elemento, como un determinado empleado. Un registro se compone de campos, como

un nombre, una dirección y un número de teléfono. Los registros se suelen denominar también filas y los campos,

columnas.

1. Registro o fila

2. Campo o columna

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Siempre debe empezar a diseñar una base de datos creando primero sus tablas, incluso antes de crear otros objetos

de base de datos. La base de datos puede contener muchas tablas, cada una de ellas con información sobre un

tema diferente. Cada tabla, a su vez, puede contener muchos campos de diferentes tipos, como texto, números,

fechas e imágenes.

Crear una tabla a partir de una plantilla de tabla
Puede crear tablas con campos relacionados con Contactos, Tareas, Problemas, Eventos o Activos, etc., a partir de

una de las plantillas de tablas para estos temas que se incluyen en Office Access 2007.

1. Abra la base de datos.

2. En la ficha Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Plantillas de tabla.

3. A continuación, seleccione una de las plantillas disponibles de la lista, las cuales insertan una nueva tabla

en la vista Hoja de datos y con los campos acordes a los registros que almacenarán.

Agregar nuevas tablas en vista hoja de datos
Para agregar a una base de datos existente una nueva tabla en la vista hoja de datos, realice lo siguiente:


2. Presione la herramienta Tabla del grupo Tablas en la ficha Crear.

NOTA Se habrá agregado otra ficha representando la nueva tabla de la base de datos la cual se nombrará de forma

consecutiva y conservará las mis características de la tabla principal (tabla1).

11


Agregar nuevas tablas en vista diseño
Insertar una tabla, empezando en la vista Diseño permite crear primero la estructura de la nueva tabla, para que en

seguida se escriban los datos cambiando a la vista Hoja de datos, o bien, introduzca los datos con algún otro

método, como una operación de pegar o anexar datos.


2. En la ficha Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Diseño de tabla.

3. En la estructura mostrada de la nueva tabla, escriba un nombre para el 1er. campo en la columna Nombre

de campo y, a continuación, seleccione un tipo de datos en la lista Tipo de datos, según la información a

contener en dicho campo. Si lo desea, puede escribir una descripción para cada campo en la columna

Descripción. Esa descripción se muestra en la barra de estado cuando el punto de inserción se encuentra

en ese campo y se utiliza como texto de la barra de estado para todos los controles que cree arrastrando el

campo hasta un formulario o informe. También si lo desea puede modificar las propiedades de los campos

según la información que contendrán.

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Tipos de Datos

Tipo de
datos Almacena Tamaño

Texto Caracteres alfanuméricos Hasta 255 caracteres.

Se utiliza para texto o para texto y números que no se emplean en
cálculos, como Id. de producto.

Memo Caracteres alfanuméricos (con una longitud mayor de 255 Hasta 1 gigabyte de caracteres o 2
caracteres) o texto con formato de texto enriquecido. gigabytes de almacenamiento (2
bytes por carácter), de los cuales
puede mostrar 65.535 caracteres en
Se utiliza para texto que contiene más de 255 caracteres o que
un control.
utiliza formato de texto enriquecido. Las notas, las descripciones
largas y los párrafos con formato como negrita o cursiva son
ejemplos comunes de datos para los que se utilizaría un campo
Memo.

Número Valores numéricos (enteros o valores fraccionarios). 1, 2, 4 u 8 bytes, o 16 bytes cuando
se utiliza para Id. de réplica.
Se utiliza para almacenar números utilizados en cálculos, salvo los
valores monetarios, para los que se utiliza el tipo de datos Moneda.

Fecha/Hora Fechas y horas. 8 bytes.

Se utiliza para almacenar valores de fecha y hora. Tenga en cuenta
que cada valor almacenado contiene un componente de fecha y
otro de hora.

Moneda Valores monetarios. 8 bytes.

Se utiliza para almacenar valores monetarios (importes).

Autonumérico Valor numérico único que Office Access 2007 inserta 4 bytes o 16 bytes cuando se utiliza
automáticamente cuando se agrega un registro. para Id. de réplica.

Se utiliza para generar valores exclusivos que se puedan emplear
como clave principal. Tenga en cuenta que en los campos
autonuméricos los valores pueden aumentar secuencialmente en
un incremento especificado o aleatoriamente.

Sí/No Valores booleanos. 1 bit (8 bits = 1 byte).

Se utiliza para campos Verdadero/Falso que pueden contener uno
de dos valores posibles: Sí/No o Verdadera/Falso, por ejemplo.

Objeto OLE Objetos OLE u otros datos binarios. Hasta 1 gigabyte.

Se utiliza para almacenar objetos OLE de otras aplicaciones de

13


Microsoft Windows.

Datos Fotografías, imágenes, archivos binarios, archivos de Office. Para los datos adjuntos comprimidos,
adjuntos 2 gigabytes. Para los datos adjuntos
no comprimidos, alrededor de 700 k,
Es el tipo de datos que se prefiere para almacenar imágenes
según la capacidad de compresión
digitales y cualquier tipo de archivo binario.
de los datos adjuntos.

Hipervínculo Hipervínculos. Hasta 1 gigabyte de caracteres o 2
gigabytes de almacenamiento (2
bytes por carácter), de los cuales
Se utiliza para almacenar hipervínculos y proporcionar acceso con
puede mostrar 65.535 caracteres en
un solo clic a páginas Web a través de una dirección URL
un control.
(localizador uniforme de recursos) o a archivos a través de un
nombre en formato UNC (convención de nomenclatura universal).
Puede crear también vínculos a los objetos de Access almacenados
en una base de datos.

Asistente para En realidad no es un tipo de datos; inicia el Asistente para Basado en una tabla o consulta: el
búsquedas búsquedas. tamaño de la columna asociada.

Se utiliza para iniciar el Asistente para búsquedas y crear un campo Basado en un valor: el tamaño del
que utilice un cuadro combinado para buscar un valor de otra tabla, campo Texto utilizado para
consulta o lista de valores. almacenar el valor.

Propiedades de los campos

Utilice esta propiedad
de campo Para

TamañoDelCampo Definir el tamaño máximo de los datos almacenados con el tipo de datos Texto,
Número o Autonumérico.

Formato Personalizar el modo en que aparece el campo cuando se muestra o imprime.

LugaresDecimales Especificar el número de posiciones decimales utilizadas al mostrar números.

NuevosValores Indicar si el valor de un campo Autonumérico aumenta o recibe un valor aleatorio.

MáscaraDeEntrada Mostrar caracteres de edición como guía para la entrada de datos.

Título Definir el texto que se muestra de forma predeterminada en las etiquetas de los
formularios, informes y consultas.

ValorPredeterminado Asignar automáticamente un valor predeterminado a un campo cuando se agregan
nuevos registros.

ReglaDeValidación Proporcionar una expresión que debe ser verdadera cuando se agrega o cambia el
valor del campo.

TextoDeValidación Especificar el texto que aparece cuando un valor infringe la expresión
ReglaDeValidación.

Requerido Exigir que se especifiquen datos en un campo.

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PermitirLongitudCero Permitir que se especifique (estableciendo la propiedad en Sí) una cadena de longitud
cero ("") en un campo Texto o Memo.

Indizado Agilizar el acceso a los datos de un campo mediante la creación y utilización de un
índice.

CompresiónUnicode Comprimir el texto almacenado en este campo cuando se especifica una gran cantidad
de texto (> 4.096 caracteres)

ModoIME Controlar la conversión de caracteres en la versión asiática de Windows.

ModoDeOracionesIME Controlar la conversión de caracteres en la versión asiática de Windows.

EtiquetasInteligentes Anexar una tarjeta inteligente al campo.

SóloAnexar Permitir el control de versiones (estableciendo la propiedad en Sí) de un campo Memo.

FormatoDeTexto Seleccionar Texto enriquecido para almacenar texto como HTML y permitir el formato
de texto enriquecido. Seleccionar Texto sin formato para almacenar sólo texto.

AlineaciónDelTexto Especificar la alineación predeterminada del texto dentro de un control.

Precisión Especificar el número total de dígitos permitidos, incluidos los que aparecen a la
derecha y a la izquierda de la coma decimal.

Escala Especificar el número máximo de dígitos que pueden almacenarse a la derecha y a la
izquierda de la coma decimal.

4. Tras agregar todos los campos, guarde la tabla :

5. Puede comenzar a escribir datos en la tabla en cualquier momento. Para ello, cambie a la vista Hoja de

datos, haga clic en la primera celda vacía y comience a escribir. Si, tras escribir algunos datos, desea

agregar uno o varios campos a la tabla, comience a escribir en la columna Agregar nuevo campo en la

vista Hoja de datos, o bien, agregue los nuevos campos mediante los comandos del grupo Campos y

columnas en la ficha Hoja de datos.

Guardar una tabla
Después de agregar campos a una tabla, debe guardar su diseño. Cuando guarde una tabla por primera vez,

asígnele un nombre que describa la información que contiene. Puede utilizar hasta 64 caracteres (letras o números),

incluidos espacios.

1. Haga clic en el botón Office y, a continuación, haga clic en Guardar.

NOTA Para guardar una tabla, también puede:

 Haga clic derecho sobre la ficha de documento de la tabla y, a continuación, haga clic en Guardar en

el menú contextual.

 Haga clic en Guardar en la Barra de herramientas de acceso rápido.

15


2. Si es la primera vez que guarda la tabla, escriba un nombre para la tabla, seleccione una ubicación y, a

continuación, haga clic en Aceptar.

Establecer o quitar la clave principal

¿Qué es una clave principal?
Una clave principal es un campo o conjunto de campos de la tabla que proporcionan a Microsoft Office Access 2007

un identificador exclusivo para cada fila. En una base de datos relacional como Office Access 2007, la información se

divide en tablas distintas en función del tema. A continuación, se utilizan relaciones de tablas y claves principales

para indicar a Access cómo debe volver a reunir la información. Access utiliza campos de clave principal para asociar

rápidamente los datos de varias tablas y combinar esos datos de forma significativa.

1. Clave principal

2. Clave externa

Definir la clave principal
Si tiene una tabla en la que cada registro contiene un número de identificación exclusivo, como un número de Id. o un

número de serie o código, ese campo podría convertirse en una buena clave principal. Para que una clave principal

funcione correctamente, el campo debe identificar inequívocamente cada fila, no debe contener un valor vacío o nulo

y casi nunca (o, preferiblemente, nunca) debe cambiar.

Para definir explícitamente la clave principal, debe utilizar la vista Diseño.


2. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla en la que desea establecer la clave

principal y, en el menú contextual, haga clic en Vista Diseño.

16


3. Seleccione el campo o los campos que desea utilizar como clave principal.

4. En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Clave principal.

NOTA Se agregará un indicador de clave a la izquierda del campo o campos que ha especificado como clave

principal.

Quitar la clave principal
Cuando quite la clave principal, el campo o campos que hacían la función de clave principal ya no servirán como

identificadores principales de un registro. Sin embargo, al quitar una clave principal no se elimina el campo o los

campos de la tabla. Lo que se quita es la designación de clave principal de esos campos.

Al quitar la clave principal se quita también el índice que se creó para ella.


2. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla a la que desea quitar la clave

principal y, en el menú contextual, haga clic en Vista Diseño.

3. Seleccione el campo o los campos a los que eliminará la clave principal.

4. Antes de quitar una clave principal, debe asegurarse de que no interviene en ninguna relación de tabla. Si

intenta quitar una clave principal para la que existe una relación, Access le advertirá de que debe eliminar

primero la relación.

5. En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Clave principal.

17


Relaciones
Tras crear una tabla para cada tema en la base de datos, es preciso proporcionar a Access 2007 los medios para

recopilar de nuevo esa información cuando sea necesario. Para ello, se colocan campos comunes en las tablas que

están relacionadas y se definen las relaciones entre las tablas. De ese modo, se pueden crear consultas, formularios

e informes que muestren a la vez la información de varias tablas.

1. Id. de empleado aparece en ambas tablas; como clave principal ...

2. y como clave externa.

Tipos de relaciones de tabla
Existen tres tipos de relaciones de tabla, las cuales son:

Una relación uno a varios

Cuando un registro de una tabla puede relacionarse con varios registros de las otras. Por ejemplo: en una tabla de

Clientes y en otra de Pedidos, puede cada cliente realizar varios pedidos.

Una relación de varios a varios

Cuando varios registros de una tabla pueden relacionarse con varios de las otras. Por ejemplo: en una tabla de

Productos y en otra de Pedidos, un solo pedido puede incluir varios productos, a su vez un único producto puede

aparecer en varios pedidos.

Una relación uno a uno

En una relación uno a uno, cada registro de la primera tabla sólo puede tener un registro coincidente en la segunda

tabla y viceversa. Este tipo de relación no es común porque, muy a menudo, la información relacionada de este modo

se almacena en la misma tabla.

18


Tipos de combinación
Una consulta de varias tablas combina la información de más de una tabla haciendo coincidir los valores de los

campos comunes. Esta operación se denomina combinación. Uno de los valores que se puede especificar para

cada relación es el tipo de combinación, que indica a Access qué registros se van a incluir en el resultado de una

consulta.

Combinación
Opción relacional Tabla izquierda Tabla derecha

1. Incluir sólo las filas donde los campos combinados de ambas Combinación Filas Filas
tablas sean iguales. interna coincidentes coincidentes

2. Incluir TODOS los registros de 'Clientes' y sólo aquellos Combinación Todas las filas Filas
registros de 'Pedidos' donde los campos combinados sean externa izquierda coincidentes
iguales.

3. Incluir TODOS los registros de 'Pedidos' y sólo aquellos Combinación Filas Todas las filas
registros de 'Clientes' donde los campos combinados sean externa derecha coincidentes
iguales.

NOTA Cuando selecciona la opción 2 ó 3, se muestra una flecha en la línea de relación. Esta flecha apunta al lado

de la relación en el que se muestran sólo las filas coincidentes.

Establecer el tipo de combinación

1. En el cuadro de diálogo Modificar relaciones, haga clic en Tipo de combinación.

2. En el cuadro de dialogo Propiedades de la combinación, haga clic en la opción que desee y, a


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Integridad referencial
El propósito de la integridad referencial es evitar los registros huérfanos y mantener las referencias de las relaciones

de tabla sincronizadas.

Suponga que tiene una relación de uno a varios entre las tablas Transportistas y Pedidos y desea eliminar un

transportista. Si el destinatario que desea quitar tiene pedidos en la tabla Pedidos, dichos pedidos quedarán

"huérfanos" si elimina el registro Transportista. Los pedidos todavía contendrán un Id. de transportista, pero el Id. ya

no será válido, porque el registro al que hace referencia ya no existe.

La integridad referencial se aplica habilitándola para una relación de tabla. Una vez habilitada, Access rechazará

todas las operaciones que infrinjan la integridad referencial de esa relación de tabla.

Crear una relación de tabla
Cuando se crea una relación entre tablas, los campos comunes no tienen que tener los mismos nombres, si bien sus

nombres suelen coincidir. Sin embargo, dichos campos tienen que tener el mismo tipo de datos. No obstante, si el

campo de clave principal es un campo Autonumérico, el campo de clave externa puede ser un campo de tipo Número

si la propiedad Tamaño del campo de ambos campos tiene el mismo valor.


2. En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Relaciones.

NOTA Si aún no ha definido ninguna relación, aparecerá automáticamente el cuadro de diálogo Mostrar tabla.

Si no aparece, en la ficha Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Mostrar tabla.

20


3. Seleccione una o varias tablas o consultas y, a continuación, haga clic en Agregar. Cuando termine de

agregar tablas y consultas a la ventana Relaciones, haga clic en Cerrar.

4. Arrastre un campo (normalmente el campo de clave principal) de una tabla al campo común (la clave

externa) en la otra tabla. Para arrastrar varios campos, presione la tecla CTRL, haga clic en cada uno de los

campos y, a continuación, arrástrelos.

5. Aparecerá el cuadro de diálogo Modificar relaciones, donde comprobará que los nombres de campo

mostrados son los campos comunes de la relación. Si un nombre de campo es incorrecto, haga clic en él y

seleccione un nuevo campo de la lista. Para exigir la integridad referencial de esta relación, active la casilla

de verificación Exigir integridad referencial.

6. Haga clic en Crear.

NOTA Se dibujará una línea de relación entre las dos tablas. Si activó la casilla de verificación Exigir integridad

referencial, la línea aparecerá más gruesa en los extremos. Además, sólo si activó la casilla de verificación Exigir

integridad referencial, aparecerá el número 1 sobre la parte gruesa de un extremo de la línea de relación y aparece

el símbolo de infinito (∞) sobre la parte gruesa del otro extremo.

21


NOTAS

Para crear una relación uno a uno, ambos campos comunes (normalmente los campos de clave principal y de

clave externa) tienen que tener un índice único. Esto significa que la propiedad Indexado de estos campos debe

tener el valor Sí (sin duplicados). Si ambos campos tienen un índice único, Access crea una relación uno a uno.

Para crear una relación uno a varios, el campo ubicado en el lado "uno" de la relación (normalmente, el campo de

clave principal) tiene que tener un índice único. Esto significa que la propiedad Indexado de este campo debe tener el

valor Sí (sin duplicados). El campo ubicado en el lado "varios" de la relación no debe tener un índice único. Puede

tener un índice, pero debe permitir los duplicados. Esto significa que la propiedad Indexado de este campo debe

tener el valor No o Sí (con duplicados). Cuando un campo tiene un índice único y el otro no, Access crea una relación

uno a varios.

Eliminar una relación
Para quitar una relación de tabla, es preciso eliminar la línea de relación en la ventana Relaciones. Observe que si

se quita una relación, también se quita la integridad referencial para esa relación si está habilitada. Como resultado,

Access ya no evitará automáticamente la creación de registros huérfanos en el lado "varios" de una relación.


2. En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Relaciones.

1. En la ficha Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Todas las relaciones, y aparecerán todas las

tablas que tengan relaciones, mostrando las líneas de relación.

2. Haga clic en la línea de relación correspondiente a la relación que desee eliminar. La línea de relación

aparece con mayor grosor cuando está seleccionada y presione la tecla SUPRIMIR. O bien, haga clic con el

botón secundario y, a continuación, haga clic en Eliminar.

3. Access mostrará el mensaje de confirmación a lo que responderá Sí, en caso de que este realmente seguro

de eliminar la relación.

22


NOTA Si se está usando alguna de las tablas empleadas en la relación de tabla, quizás por otra persona u otro

proceso, o bien, en un objeto de base de datos abierto (como puede ser un formulario), no se podrá eliminar la

relación. Primero se deben cerrar todos los objetos abiertos que usen estas tablas para poder quitar la relación.

Consultas
Una consulta es un objeto que se utiliza para filtrar y revisar los datos de una tabla o consulta que cumplen con

determinados criterios, también pueden utilizarse para crear otros objetos a partir de ellas como tablas, formularios,

informes, etc., así mismo para la modificación de los registros contenidos. Una consulta puede obtener sus datos de

una tabla o de varias, de consultas existentes, o de una combinación de ambas opciones.

Consulta de selección
Una consulta de selección se puede usar para crear subconjuntos de datos que sirvan para responder a preguntas

específicas. También se puede usar para suministrar datos a otros objetos de base de datos. Una consulta de

selección es un tipo de objeto de base de datos que muestra información en una vista Hoja de datos.

Crear una consulta mediante el asistente


2. En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Asistente para consultas.

3. En el cuadro de diálogo Nueva consulta, haga clic en Asistente para consultas sencillas y, a


23


4. Siga los pasos del asistente seleccionando las opciones deseadas y presionando Siguiente hasta llegar al

último paso de guardar la consulta, y haga clic en Finalizar.

NOTA Access mostrará todos los registros en la vista Hoja de datos.

Agregar criterios a la consulta

Para limitar el número de registros que se devuelven en los resultados de la consulta, puede especificar criterios. Un

criterio de consulta se puede considerar como una condición que se especifica para un campo. El criterio especifica

una condición, basada en los valores del campo, que expresa lo que desea incluir en la consulta.

1. Abra la consulta en vista Diseño y agregue los criterios en la fila Criterios del campo o campos que utilizará

como referencia.

24


2. Para ver los resultados, cambie a la vista Hoja de datos, o bien ejecute la consulta.

NOTA Se mostrarán únicamente los datos que cumplan con los criterios.

Formularios
Un formulario es un objeto que se utiliza para escribir, modificar o mostrar los datos de una tabla o consulta. Los

formularios se pueden usar para controlar el acceso a los datos, como qué campos o filas de datos se van a mostrar.

Crear un formulario mediante el Asistente
1. En la ficha Crear, en el grupo Formularios, haga clic en Más formularios y, a continuación, en Asistente

para formularios.

2. Siga las instrucciones que figuran en las páginas del Asistente para formularios. En la última página del

asistente, haga clic en Finalizar.

25


Informes
Un informe o también conocido como reporte es un objeto que se utiliza para preparar en pantalla los datos de una

tabla o consulta para posteriormente ser impresos.

Crear un informe mediante el Asistente para informes
1. En la ficha Crear, en el grupo Informes, haga clic en Asistente para informes.

2. Siga las instrucciones de las páginas del Asistente para informes y en la última página, haga clic en

Finalizar.

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