Manual de cierre contable

CIERRE CONTABLE SAP
Manual de operación del
Usuario
Autor: Lic.Henry Clemente
SAP-FI-CO-FM
Procesos:
CIERRE CONTABLE
Periodo-Ejercicio
IVECO VENEZUELA C.A.
PROYECTO N3 TURBO

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2
Mediante el componente de tareas de cierre, es posible preparar y llevar a cabo las
operaciones necesarias para el cierre del día, del mes y del ejercicio. Para ello, el sistema
ofrece una serie de informes estándar que permite generar evaluaciones y análisis
directamente a partir de todos los saldos de cuenta contabilizados.
El objetivo primordial es :
 Creación de balances y cuentas de pérdidas y ganancias con datos confiables
 Documentación de los datos contables
Para llevar a cabo las tareas de cierre en el libro mayor, primero es necesario realizar las tareas
de cierre en las áreas de contabilidad auxiliar que utilice. Entre ellas se encuentran:
 Contabilidad de deudores y de acreedores
 Contabilidad de inventarios
 Contabilidad de activos fijos
Cierre de Contabilidad Financiera
Objetivo
Descripción de las tareas :

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3
Datos maestros
Previamente ha introducido los datos maestros necesarios para llevar a cabo los procedimientos
de este escenario.
Área de fabricación y comercialización
Datos maestros Valor Selección Comentarios
Centro de coste * Todos se requieren todos los
centros de coste
contabilizados
Maestro de
materiales
* TODOS se requieren todos los
materiales
contabilizados
Cuentas G/L * TODOS se requieren todas las
cuentas
Tabla Resumen de Procesos
Es importante señalar que no todos las transacciones en conjunto aplican para la
empresa en cuestión , es necesario definir cuales son las mas indicadas para llevar a
cabo todos los procesos de cierres indicados.
Proceso para el cierre del día
Etapa del
proceso
Referenci
a de
proceso
externo
Condición
empresarial
Rol de usuario Código de
transacción
Resultados
esperados
Actualización
de tipos de
cambio
Los tipos de
cambio para
monedas
extranjeras se
actualizan
Contable de libro
mayor
(SAP_NBPR_FINAC
C_S)
S_BCE_68000174 Los nuevos
tipos de
cambio están
disponibles en
el sistema.
Requisitos

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4
Etapa del
proceso
Referenci
a de
proceso
externo
Condición
empresarial
transacción
Resultados
esperados
cada día o
cada mes.
Espacios en
la asignación
de números
de
documento
Lista de
verificación
para buscar
espacios en
la asignación
de números
de
documento
en varios
ledgers.
Gerente de
Finanzas
(SAP_NBPR_FINAC
C_M)
S_ALR_87012342 Lista de
verificación, si
hay espacios
en las listas
de números
de
documento.
Números de
factura
asignados
dos veces
Lista de
verificación
de
documentos
asignados
más de una
vez.
Gerente financiero
(SAP_NBPR_FINAC
C_M)
S_ALR_87012341 Lista de
verificación, si
hay números
de factura
duplicados.
Visualización
del diario de
documentos
compacto
Lista de
verificación
de los datos
más
importantes
de los
documentos
contabiliza-
dos.
Contable de libro
mayor
(SAP_NBPR_FINAC
C_S)
S_ALR_87012289 Hojas de
totales,que
indican los
totales del
Debe y el
Haber para
cada tipo de
cuenta.

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5
Proceso Cierre del Mes
Etapa del
proceso
Referenci
a de
proceso
externo
Condición
empresarial
Rol de usuario Código
de
transacci
ón
Resultados
esperados
Actualización
de tipos de
cambio
Los tipos de cambio
para monedas
extranjeras se
actualizan cada día o
cada mes.
Contable de libro mayor
(SAP_NBPR_FINACC_
S)
S_BCE_6
8000174
Los nuevos tipos de
cambio están
disponibles en el
sistema.
Espacios en
la asignación
de números
de
documento
Lista de verificación
para buscar espacios
en la asignación de
números de
documento en varios
ledgers.
(SAP_NBPR_FINACC_
S)
S_ALR_8
7012342
Lista de verificación,
si hay espacios en las
listas de números de
documento.
Números de
factura
asignados
dos veces
Lista de verificación
de documentos
asignados más de
una vez.
Gerente financiero
(SAP_NBPR_FINACC_
M)
S_ALR_8
7012341
Lista de verificación,
si hay números de
factura duplicados.
Abrir y cerrar
períodos
contables
Cerrar subsistemas
de activos fijos,
deudores y
acreedores de la
contabilización del
período anterior.Se
inicia un nuevo
período contable.
(SAP_NBPR_FINACC_
S)
S_ALR_8
7003642
(OB52)
No se pueden
efectuar mas
contabilizaciones de
A/P, A/R, MM o
activos fijos en el
período anterior.
Se ha abierto un
nuevo período
contable para la
contabilización,de
modo que se pueden
procesar las
transacciones.
Indicar
contabilizacio
nes
periódicas
Los documentos
periódicos del
período indicados en
el sistema se deben
procesar.
Gerente financiero
(SAP_NBPR_FINACC_
M)
FBD1 Se crea un juego de
datos lote input con
“contabilizaciones”
para documentos
periódicos que se
pueden procesar para
contabilizar la
actividad financiera

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6
Etapa del
proceso
Referenci
a de
proceso
externo
Condición
empresarial
de
transacci
ón
Resultados
esperados
requerida.
Contabilizació
n de
contabilizacio
nes
periódicas
Los documentos
periódicos del
período indicados en
el sistema se deben
procesar.
Gerente financiero
(SAP_NBPR_FINACC_
M)
F.14 Se crea un juego de
datos lote input con
“contabilizaciones”
para documentos
periódicos que se
pueden procesar para
contabilizar la
actividad financiera
requerida.
Ejecución de
juego de
datos lote
input
Contabilización de los
documentos
periódicos
procesados en el
paso anterior.
Gerente financiero
(SAP_NBPR_FINACC_
M)
SM35 Se han contabilizado
los documentos
contables y
actualizado los
documentos
periódicos con datos
de tratamiento ('next
run on' y 'number of
runs').
Compensació
n automática
del proceso
especial de
cuenta EM/RF
Cuentas de
compensación
EM/RF
(SAP_NBPR_FINACC_
S)
F.13 Para cuentas EM/RF,
el programa intenta
crear un grupo de
documentos que se
puede compensar
desde un grupo de
documentos que no
se puede compensar
mediante la omisión
sucesiva de
documentos.
Análisis de
cuentas de
compensació
n EM/RF
Análisis de cuentas
de compensación
EM/RF y
visualización del IVA
de adquisición de la
CE.
(SAP_NBPR_FINACC_
S)
F.19 Analiza las cuentas de
compensación
(EM/RF) de entrada
de
mercancías/recepción
de factura.
Compensa-
ción
automática de
cuenta EM/RF
Compensación de la
cuenta EM/RF de
abonos/cargos
coincidentes para
efectuar más
fácilmente el análisis
(SAP_NBPR_FINACC_
S)
F.13 La cuenta EM/RF se
compensa con la
cantidad correcta del
pedido y del valor una
vez contabilizadas la
entrada de

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7
Etapa del
proceso
Referenci
a de
proceso
externo
Condición
empresarial
de
transacci
ón
Resultados
esperados
de partidas abiertas. mercancías y la
recepción de factura.
Esto mantiene el
análisis de la cuenta
EM/RF en un nivel
manejable.
Compensación
manual
Si los documentos no
se compensan
automáticamente.Se
compensa
manualmente.
Gerente de acreedores
(SAP_NBPR_AP_CLER
K_M)
F-44 Documentos de
contabilidad se
compensan
manualmente.
Contabilizació
n de asientos
de corrección
Contabilización de
correcciones en los
datos financieros
actuales,para
representar mejor la
situación financiera
actual.
(SAP_NBPR_FINACC_
S)
FB50 Asegúrese de que los
registros financieros
representan las
actividades
empresariales durante
el período con la
mayor capacidad
posible.
Revaloriza-
ción de
moneda
extranjera
Las transacciones de
moneda extranjera se
deben valorar en el
tipo de cambio actual.
(SAP_NBPR_FINACC_
S)
FAGL_FC
_VAL
Las contabilizaciones
de moneda extranjera
se representarán con
“valoración de fecha
actual”.
Contabilizació
n de cargos
de impuestos
Informes financieros Gerente financiero
(SAP_NBPR_FINACC_
M)
FB41
Declaración
de IVA
(SAP_NBPR_FINACC_
M)
S_ALR_8
7012357
Declaración de IVA
Documentos
comparativos
/ Cifras de
movimientos
Informes financieros Contable de libro mayor
(SAP_NBPR_FINACC_
S)
FAGLF03
Cierre del
período
contable
anterior
Cerrar el período
contable anterior para
que no se pueda
efectuar ninguna otra
contabilización
financiera que
(SAP_NBPR_FINACC_
S)
S_ALR_8
7003642
(OB52)
No se permiten más
contabilizaciones G/L
en el período anterior.

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8
Etapa del
proceso
Referenci
a de
proceso
externo
Condición
empresarial
de
transacci
ón
Resultados
esperados
cambiaría los
resultados
notificados.
Cálculo de
intereses
sobre el saldo
(SAP_NBPR_FINACC_
S)
F.52 Cálculo de intereses
sobre el saldo
Visualización
del diario de
documentos
Lista de los
documentos
contabilizados en el
período.
(SAP_NBPR_FINACC_
S)
S_ALR_8
7012287
Lista de los
documentos
contabilizados en el
período para la
documentación.
Balance
contable
(SAP_NBPR_FINACC_
M)
S_ALR_8
7012284 o
S_PL0_86
000028
Balances contables
Comparación real/real
de balances
contables.
Proceso Cierre de Ejercicio
Etapa del
proceso
Referenci
a de
proceso
externo
Condición
empresarial
transacció
n
Resultados
esperados
Creación del
calendario
de fábrica
para el
nuevo
ejercicio
Gerente financiero
(SAP_NBPR_FINACC_M)
SCAL Se ha definido el
calendario de fábrica
para el o los
siguientes ejercicios.
Arrastre de
saldos
AP/AR
Arrastre de los
saldos A/P al nuevo
ejercicio.
(SAP_NBPR_FINACC_S)
F.07 Los saldos de
acreedor Y deudor se
han arrastrado al
nuevo ejercicio.
Arrastre de
saldos GL
(SAP_NBPR_FINACC_S)
FAGLGVT
R
Las cuentas de
balance tienen saldos
para el nuevo ejercicio
y los saldos de la
cuenta P/L se han

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9
Etapa del
proceso
Referenci
a de
proceso
externo
Condición
empresarial
transacció
n
Resultados
esperados
contabilizado en el
arrastre de resultados.
Reagrupa-
ción de
crédito con
saldo
deudor/
acreedores
(balance)
(SAP_NBPR_FINACC_S)
FAGLF101
Confirma-
ción de
saldo de
crédito con
saldo deudor
Contable de Deudores
(SAP_NBPR_AR_CLERK_
S)
F.17
Confirma-
ción de
saldo de
acreedor
Contable de Acreedores
(SAP_NBPR_AP_CLERK_
S)
F.18
Cierre final y
liberación de
informes
financieros
Se deben notificar
los resultados
financieros de la
empresa.
(SAP_NBPR_FINACC_S)
S_ALR_87
012284
Se han liberado los
resultados financieros
de la empresa.
Cierre del
período
contable
anterior
No se deben
permitir más
contabilizaciones
financieras en el
período anterior,
porque ya se han
liberado los
resultados.
(SAP_NBPR_FINACC_S)
S_ALR_87
003642
(OB52)
No se permiten más
contabilizaciones
financieras en el
período anterior.
Visualizació
n del diario
de
documentos
(SAP_NBPR_FINACC_S)
S_ALR_87
012287

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10
Actualizar Tipos de Cambio:
Una de las Actividades iniciales en las actividades de cierre es actualizar los tipos de cambio:
Finanzas  Gestión financieras  Libro mayor  Entorno Opciones actuales  Introducir
tipos de cambio
Transacción : S_BCE_68000174
Números de Documentos :
Ubicación mediante reportes de números de documentos que se han asignado más de una
vez en el Intervalo:
Finanzas  Gestión financiera  Libro mayor  Sistema de información  Informes de libro
mayor (Nuevo)  Documento  General  Asignación números documento discontinua.
Números de Facturas asignados dos veces:
El programa crea una lista que muestra todos los documentos por número de cuenta del
acreedor o el deudor, que ocurren repetidamente en un número de referencia, es decir que existe
una factura duplicada.
mayor (Nuevo)  Documento  General  Números de factura asignados doblemente:
Transacción:S_ALR_87012341
O la siguiente :
Contabilidad principal -> Gestión de informes -> Documentos -> Nº factura asignados por
duplicado.
Visualización del Diario de Documentos
mayor (Nuevo)  Documento  General  Diario compacto de documentos
Código de transacción: S_ALR_87012289.

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11
Cierre del Mes:
El ajuste de tipo de cambio se aplica nuevamente para el cierre de mes, como lo indica el la
fase inicial del cierre diario al igual que la verificación de la duplicidad de los registros
Contables. Finalmente aplicamos propiamente la transacción para el cierre:
Transacción OB52
Resultado
No se pueden efectuar mas contabilizaciones A/P, A/R, o MM en el período anterior. Para ver un
informe de antigüedad del acreedor, utilice la transacción S_ALR_87012085 o el acceso vía
menús Finanzas  Gestión Financiera  Acreedores  Sistema de información  Informes para
contabilidad acreedores Acreedores partidas..
Para ver un informe de antigüedad del deudor, utilice la transacción S_ALR_87012178 o el
acceso vía menús Finanzas  Gestión Financiera Deudores  Sistema de información  Informes
para contabilidad deudores Partidas deudores
Registro de Contabilizaciones Periódicas
Con esta opción puedo definir registros contables que se realizan todos los meses de la misma
manera, estos los puedo agrupar en masas y ahorrar tiempo
Finanzas  Gestión financieras  Libro mayor  Contabilización  Documentos de referencia
 Documento periódico.

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12
Transacción : FBD1
1. Efectúe las entradas siguientes en la pantalla Entrar contab.periódica: Datos cabecera:
Nombre de campo Descripción Acciones y valores de usuario Comentarios
Sociedad 1000
1º ejecución el <primer día del mes actual>
Ultima ejecución el <primer día del mes siguiente>
Intervalo en meses <seleccione el intervalo requerido> p. ej., 01
Día de ejecución <seleccione la fecha requerida> p. ej., 01
Plan de ejecución
Tomar importes em
moneda local
<Seleccionar>
Copiar textos <Seleccionar>
Tomar importe del
impuesto en
moneda local
<Seleccionar>
Clase de
documento
SA
Moneda MXN
Moneda/T/C
Referencia
Fe.conversión
Texto
cab.documento
Div.interloc.
ClvCT 40
Cuenta <Seleccionar cuenta> p. ej., 635000
In.CME
Cl.Mov.
2. Seleccione Continuar.
3. En la pantalla Entrar contab. Periódica Añadir Posición cta., efectúe las entradas siguientes:

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13
Nombre de
campo
Descripción Acciones y valores de usuario Comentarios
Cuenta de
mayor
Sociedad
Importe * p. ej., 10000
Calcular
Impuestos
División
Centro de coste * p. ej., 1101
Pedido
Centro de
Beneficio
Red
Documento de
Compras
Cantidad
Asignación
Texto
ClvCt 50
Cuenta * p. ej., 111000
CME
CMov
4. Seleccione Continuar.
5. En la pantalla Entrar contab. Periódica Añadir Posición de cta. mayor, efectúe las entradas siguientes:
Nombre de
campo
Importe * p. ej., 10000
Fecha valor * p. ej., primer día del mes
actual
La fecha valor es necesaria
en el caso de cuentas
bancarias con grupo de

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14
status de campo YB05. En
otros casos, la fecha valor
no es necesaria.
6. Rellene los detalles del documento y seleccione Grabar.
Contabilización de Contabilizaciones Periódicas
En esta actividad, se contabilizan las contabilizaciones periódicas. El sistema verifica si la
contabilización periódica existe en el sistema con una fecha de contabilización dentro del período
que se contabiliza. Antes se deben haber indicado los registros de la Data correspondiente
Finanzas  Gestión financieras  Libro mayor  Operaciones periódicas  Contabilizaciones
periódicas  Ejecutar
Transacción : F.14
1. En la pantalla Crear docs. contables a partir de documentos periódicos, indiquen los datos los
datos necesarios

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15
Nombre de
campo
Sociedad 1000
Ejercicio <ejercicio actual>
Intervalo de
liquidación DE
<fecha de inicio> p. ej., <primer día del mes
actual>
Intervalo de
liquidación A
<fecha de finalización> p. ej., <último día del mes
en curso>
Nombre del
juego datos BI
<seleccione un nombre> Si es necesario. Sino
asigna un nombre de juego
de datos batch input
aparte, es el programa el
que establece el nombre
del juego de datos batch
input SAPF120.
2. Seleccione Ejecutar.
Resultado
Se crea un juego de datos batch input con contabilizaciones para documentos periódicos que se pueden
procesar para contabilizar la actividad financiera requerida.
Se crea un juego de Datos y se llama :
Sistema  Servicios  Batch Input  Carpeta
Transacción SM35

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16
Compensaciones Automáticas EM/RF
Esta actividad trata la compensación automática de cuentas EM/RF. El número de pedido y la
partida se utilizan para comparar documentos.
Finanzas  Gestión financieras  Libro mayor  Operaciones periódicas  Compensar
automáticamente  Sin modelo de moneda de compensación
Transacción
F.13
La cuenta EM/RF se compensa con la cantidad correcta del pedido y del valor una vez
contabilizadas la entrada de mercancías y la recepción de factura. Esto mantiene el análisis de la
cuenta EM/RF en un nivel manejable. El sistema genera un informe que muestra los detalles de
los documentos no compensados y compensados, con información del documento de
compensación.
Análisis de Cuentas de Compensación EM/RF
El programa analiza las cuentas de compensación de entrada de mercancías/recepción de
factura (EM/RF) en una fecha clave especificada, y genera contabilizaciones de corrección, en

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caso necesario. Estas son necesarias para visualizar las siguientes operaciones contables
correctamente en el balance:
 Mercancías entregadas, pero no facturadas
 Mercancías facturadas, pero no entregadas
El programa selecciona todas las partidas de cuentas de compensación EM/RF que están
abiertas en la fecha clave especificada. Si las partidas abiertas por número de pedido y partida
no tiene un saldo en la moneda local igual a cero, se crean contabilizaciones de corrección en un
juego de datos batch input para estas partidas. Con un saldo acreedor, la operación se considera
entregada, pero no facturada. Con un saldo deudor, la operación se considera facturada, pero no
entregada.
Las contabilizaciones de corrección se crean por sociedad, cuenta de compensación EM/RF,
cuenta asociada y división. Todas las contabilizaciones se anulan en la fecha de contabilización
de anulación especificada. Si no se ha indicado ninguna fecha, el programa anula las
contabilizaciones el día después de la fecha clave.
Si se utilizan monedas locales paralelas, el saldo en la primera moneda local también determina
la operación. Si el saldo en la primera moneda local es cero, la clave de operación se determina
a partir de la moneda paralela.
Compensaciones Manual
Si hay documentos que no se pueden compensar automáticamente. (Si el saldo de las partidas a
ser compensadas no es 0), pueden ser compensadas manualmente.
Menú Sap.
Finanzas  Gestión Financiera  Deudores / Proveedores / Libro Mayor  Cuenta  Compensar

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