Manual de correspondencia pdf

CENTRO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA
COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA

CONTENIDO
CONFIGURAR EL DOCUMENTO PRINCIPAL ................................................................................................... 5

CONECTAR EL DOCUMENTO A UN ORIGEN DE DATOS ................................................................................. 7
ACOTAR LA LISTA DE DESTINATARIOS O DE LOS ELEMENTOS ...................................................................... 9

AGREGAR MARCADORES DE POSICIÓN, LLAMADOS CAMPOS DE COMBINACIÓN
DE CORRESPONDENCIA, A LOS DOCUMENTO ............................................................................................ 11

QUÉ OCURRE AL REALIZAR LA COMBINACIÓN ......................................................................................... 12
TRABAJAR CON CAMPOS: EJEMPLOS....................................................................................................... 12
ASIGNAR LOS CAMPOS DE COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA AL ARCHIVO DE DATOS ...................... 13
ESCRIBIR EL CONTENIDO Y AGREGAR CAMPOS ........................................................................................ 14
OBTENER UNA VISTA PREVIA DE LA COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA Y FINALIZARLA ..................... 15
OBTENER UNA VISTA PREVIA DE LA COMBINACIÓN ................................................................................. 16
FINALIZAR LA COMBINACIÓN .................................................................................................................. 16
IMPRIMIR LOS DOCUMENTOS COMBINADOS. ......................................................................................... 17
CAMBIAR COPIAS INDIVIDUALES DEL DOCUMENTO ................................................................................ 17
GUARDAR EL DOCUMENTO PRINCIPAL .................................................................................................... 18
REANUDAR UNA COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA ........................................................................ 19

JOSÉ DANILO BARAHONA OLARTE
APRENDIZ SENA GRUPO 296684
FEBRERO 13 DE 2012


ÍNDICE
A
M
acotar, 10
Archivo de datos, 14 marcadores de posición, 11
Mensajes de correo electrónico, 7

C
N
campos, 12
nueva lista, 9
Cartas, 7
combinación, 4
Copias individuales, 18 O
correspondencia, 4 Ordenar, 11
Origen de datos, 8
D

destinatarios, 4 R
Directorio, 8 Reanudar, 19
documento, 4, 5 registros, 10

E S
Etiquetas, 7 Sobres, 6

F V
Filtrar, 11 vista previa, 16

FEBRERO 13 DE 2012


TABLA DE ILUSTRACIONES
Ilustración 1 Icono combinar correspondencia ............................................................................... 4
Ilustración 2 Icono paso a paso para combinar correspondencia .................................................... 4
Ilustración 3 Icono de Word ........................................................................................................... 5
Ilustración 4 Icono combinar correspondencia ............................................................................... 5
Ilustración 5 Opción sobres ........................................................................................................... 6
Ilustración 6 Cuadro opciones de sobre ......................................................................................... 6
Ilustración 7 Cuadro opciones de etiquetas ................................................................................... 6
Ilustración 8 Opción etiquetas ....................................................................................................... 6
Ilustración 9 Opción mensaje de correo electrónico....................................................................... 7
Ilustración 10 Opción directorio..................................................................................................... 7
Ilustración 11 Icono seleccionar destinatarios ................................................................................ 8
Ilustración 12 Opción usar lista existente ....................................................................................... 8
Ilustración 13 Cuadro de seleccionar origen de datos .................................................................... 8
Ilustración 14 Opción escribir nueva lista ....................................................................................... 9
Ilustración 15 Cuadro nueva lista de direcciones ............................................................................ 9
Ilustración 16 Icono editar lista de destinatarios ............................................................................ 9
Ilustración 17 Cuadro destinatarios de combinar correspondencia .............................................. 10
Ilustración 18 Cuadro de ordenar registros .................................................................................. 10
Ilustración 19 Cuadro filtrar registros........................................................................................... 11
Ilustración 20 Ejemplo estructura de combinación ....................................................................... 11
Ilustración 21 Cuadro destinatarios de combinar correspondencia .............................................. 12
Ilustración 22 Ejemplo de combinación de correspondencia ........................................................ 12
Ilustración 24 Icono asignar campos ............................................................................................ 13
Ilustración 25 Cuadro asignar campos .......................................................................................... 14
Ilustración 26 Grupo correspondencia ......................................................................................... 14
Ilustración 28 Grupo vista previa ................................................................................................. 16
Ilustración 29 Icono vista previa................................................................................................... 16
Ilustración 30 Icono finalizar y combinar ...................................................................................... 17
Ilustración 31 Cuadro combinar al imprimir ................................................................................. 17
Ilustración 32 Icono finalizar y combinar ...................................................................................... 17
Ilustración 33 Cuadro de combinar en un documento nuevo ....................................................... 18

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Para poder utilizar la combinación de correspondencia cuando desee crear un conjunto de
documentos, debe realizar loa siguientes pasos:

1) Configurar el documento principal.
2) Conectar el documento a un origen de datos.
3) Acotar la lista de destinatarios o de elementos
4) Agregar marcadores de posición, llamados campos de combinación de
correspondencia, a los documento
5) Obtener una vista previa de la combinación de correspondencia y finalizarla.

También puede realizar una combinación de correspondencia utilizando el panel de
tareas Combinar correspondencia, que le dirigirá paso a paso a lo largo del proceso.
Para utilizar el panel de tareas, en el grupo Iniciar Combinar correspondencia de la
ficha Correspondencia, haga clic en Iniciar Combinar correspondencia y, a
continuación, haga clic en Paso a paso por el Asistente para combinar
correspondencia.

1

Ilustración 1 Icono combinar correspondencia

2

Ilustración 2 Icono paso a paso para combinar correspondencia

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Configurar el documento principal

Para realizar la configuración del documento principal se deben seguir estos pasos
importantes:

1. Inicie Word

De manera predeterminada se abre un documento en blanco. Déjelo abierto. Si lo cierra,
no estarán disponibles los comandos del paso siguiente.

Ilustración 3 Icono de Word

2. En el grupo Iniciar Combinación de Correspondencia de la ficha Correspondencia,
haga clic en Iniciar Combinación de Correspondencia.

Ilustración 4 Icono combinar correspondencia

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3. Haga clic en el tipo de documento que desea crear.

Puede crear:

 Un conjunto de sobres El remite es el mismo en todos los sobres, pero la
dirección de destino es única para cada uno de ellos. Haga clic en Sobres y
especifique sus preferencias para el tamaño del sobre y el formato del texto en la
ficha Opciones de sobre del cuadro de diálogo Opciones de sobre.

Ilustración 5 Opción sobres

Ilustración 6 Cuadro opciones de sobre

 Un conjunto de etiquetas de dirección Cada etiqueta muestra el nombre y la
dirección de una persona, pero el nombre y la dirección de cada etiqueta son
únicos. Haga clic en Etiquetas y especifique sus preferencias para el tipo de
etiqueta en el cuadro de diálogo Opciones para etiquetas.

Ilustración 8 Opción etiquetas Ilustración 7 Cuadro opciones de etiquetas

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 Un conjunto de cartas modelo o mensajes de correo electrónico El
contenido básico es el mismo en todas las cartas o mensajes, pero cada uno
contiene información específica para cada destinatario, como su nombre, dirección
o cualquier otra información. Haga clic en Cartas o en Mensajes de correo
electrónico para crear esos tipos de documentos.

Ilustración 9 Opción mensaje de correo electrónico

 Un catálogo o directorio Para cada elemento se indica el mismo tipo de
información, como su nombre o su descripción, pero el nombre y la descripción de
cada uno es único. Haga clic en Directorio para crear este tipo de documento.

Ilustración 10 Opción directorio

Conectar el documento a un origen de datos
Para combinar información en el documento principal, debe conectarlo a un origen de
datos, también llamado archivo de datos. Si no dispone previamente de un origen de
datos, puede crearlo durante el proceso de combinación de correspondencia.

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Elegir Un Archivo De Datos
1) En el grupo Iniciar combinación de correo de la ficha Correspondencia,
haga clic en Seleccionar destinatarios.

Ilustración 11 Icono seleccionar destinatarios

2) Siga uno de estos procedimientos:

 Si tiene una hoja de cálculo de Microsoft Office Excel, una base de datos de
Microsoft Office Access u otro tipo de archivo de datos, haga clic en Usar lista
existente y busque el archivo en el cuadro de diálogo Seleccionar origen de
datos.

Ilustración 12 Opción usar lista existente

Ilustración 13 Cuadro de seleccionar origen de datos

 Si todavía no tiene un archivo de datos, haga clic en Escribir una nueva lista y
utilice entonces el formulario que se abrirá para crear su lista. La lista se guarda
como archivo de base de datos (.mdb) que se puede utilizar posteriormente.
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Ilustración 14 Opción escribir nueva lista

Ilustración 15 Cuadro nueva lista de direcciones

Acotar la lista de destinatarios o de los elementos
Para acotar la lista de destinatarios o utilizar un subconjunto de los elementos contenidos
en el archivo de datos, siga este
procedimiento:

1) En el grupo Iniciar
combinación de correo de
la ficha Correspondencia,
haga clic en Editar lista de Ilustración 16 Icono editar lista de destinatarios
destinatarios.
2) En el cuadro de diálogo Destinatarios de la combinación de
correspondencia, siga uno de estos procedimientos:

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 Seleccionar registros individuales Este método resulta muy útil si la lista es
breve. Active las casillas de verificación junto a los destinatarios que desee incluir
y desactive las que aparecen junto a los destinatarios que desee excluir.

Ilustración 17 Cuadro destinatarios de combinar correspondencia
 Ordenar registros Haga clic en el título de columna del elemento por el que
desee ordenar. La lista se ordena en orden alfabético ascendente (de A a Z). Haga
clic en el encabezado de columna otra vez para ordenar la lista en orden alfabético
descendente (de Z a A).

Ilustración 18 Cuadro de ordenar registros
 Filtrar registros Esta función resulta útil si la lista contiene registros que no
desee ver o incluir en la combinación. Una vez filtrada la lista, puede utilizar las
casillas de verificación para incluir y excluir registros.

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Ilustración 19 Cuadro filtrar registros

Agregar marcadores de posición, llamados campos de combinación
de correspondencia, a los documento
Una vez conectado el documento principal a un
archivo de datos, estará listo para escribir el texto
del documento y agregar marcadores de posición
que indiquen dónde aparecerá la información única
en cada copia del documento.

Los marcadores de posición, como los de
direcciones y saludos, se denominan campos de
combinación de correspondencia. Los campos de
Word se corresponden a los encabezados de
columna del archivo de datos que seleccione.

Colocando un campo en el documento principal,
indica que desea que en esa ubicación aparezca
una determinada categoría de información, como
un campo o una dirección.

Ilustración 20 Ejemplo estructura de combinación

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QUÉ OCURRE AL REALIZAR LA COMBINACIÓN
Al combinar, la información contenida en la primera fila del archivo de datos remplaza los
campos del documento principal para crear el primer documento combinado. La
información de la segunda fila del archivo de datos remplaza los campos para crear un
segundo sobre, y así sucesivamente.

Ilustración 21 Cuadro destinatarios de combinar correspondencia

Ilustración 22 Ejemplo de combinación de correspondencia

TRABAJAR CON CAMPOS: EJEMPLOS
Los campos se pueden combinar y separar con signos de puntuación. Por ejemplo, para
crear una dirección, puede colocar los campos en el documento principal de esta manera:
«Nombre» «Apellidos»

«Dirección»

«Ciudad», «Estado o provincia»
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Para elementos que se utilizan con frecuencia, como bloques de dirección o líneas de
saludo, Word proporciona campos compuestos que agrupan entre sí una serie de
campos. Por ejemplo:

 El campo Bloque de direcciones es una combinación de varios campos que incluye el
nombre, los apellidos, la dirección y la ciudad.


ASIGNAR LOS CAMPOS DE COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA AL
ARCHIVO DE DATOS
Para asegurarse de que Word encontrará una columna del archivo de datos que
corresponda a todos los elementos de dirección o de saludo, puede que sea necesario
asignar los campos de combinación de correspondencia de Word a las columnas del
archivo de datos.

Para asignar los
campos, haga clic
en Asignar campos en
el grupo Escribir e
insertar campos de la
ficha Correspondencia. Ilustración 24 Icono asignar campos

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Se abrirá el cuadro de diálogo Asignar campos.

Ilustración 25 Cuadro asignar campos

ESCRIBIR EL CONTENIDO Y AGREGAR CAMPOS
1 En el documento principal, haga clic donde desee insertar el campo.

2 Utilice el grupo Escribir e insertar campos de la ficha Correspondencia

Ilustración 26 Grupo correspondencia

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3 Siga uno de estos procedimientos:

Bloque de direcciones con nombre, dirección y otra información

Línea de saludo

Campos individuales


Obtener una vista previa de la combinación de correspondencia y
finalizarla
Una vez agregados los campos al documento principal, estará listo para obtener una vista
previa de los resultados de la combinación. Cuando esté satisfecho con la vista previa,
puede completar la combinación de correspondencia.

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OBTENER UNA VISTA PREVIA DE LA COMBINACIÓN
Puede obtener una vista previa de los documentos combinados y realizar los cambios
antes de completar efectivamente la combinación.
Para obtener la vista previa, siga uno de estos procedimientos en el grupo Vista previa
de resultados de la ficha Correspondencia:

Ilustración 28 Grupo vista previa

 Haga clic en Vista previa de resultados.
 Hojee cada documento combinado utilizando los botones Próximo
registro y Registro anterior del grupo Vista previa de resultados.
 Obtenga una vista previa de un documento específico haciendo clic en Buscar
destinatario.

Ilustración 29 Icono vista previa

FINALIZAR LA COMBINACIÓN
Puede imprimir los documentos combinados o modificarlos individualmente, así como
imprimir o cambiar todos los documentos o sólo un subconjunto de ellos.

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IMPRIMIR LOS DOCUMENTOS COMBINADOS.
1. En el grupo Finalizar de la ficha Correspondencia, haga clic en Finalizar y combinar y,
a continuación, en Imprimir documentos.

Ilustración 30 Icono finalizar y combinar

2. Decida si desea imprimir todo el conjunto de documentos, sólo la copia que está visible
en cada momento, o bien un subconjunto del total de los documentos, que se especifica
mediante los números de registro.

Ilustración 31 Cuadro combinar al imprimir

CAMBIAR COPIAS INDIVIDUALES DEL DOCUMENTO
1. En el grupo Finalizar de la ficha Correspondencia, haga clic en Finalizar y combinar y,
a continuación, en Editar documentos individuales.

Ilustración 32 Icono finalizar y combinar

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2. Elija si desea editar todo el conjunto de documentos, sólo la copia que está visible en
cada momento, o bien un subconjunto del total de los documentos, que se especifica
mediante los números de registro. Word guarda las copias que desea editar en un solo
archivo, con un salto de página entre cada copia del documento.

Ilustración 33 Cuadro de combinar en un documento nuevo

GUARDAR EL DOCUMENTO PRINCIPAL

Hay que recordar que los documentos combinados que guarde son independientes del
documento principal. Es conveniente guardar el propio documento principal si desea
utilizarlo para otra combinación de correspondencia.
Cuando guarde el documento principal, también puede guardar su conexión con el archivo
de datos. La siguiente vez que abra el documento principal, se le pedirá que indique si
desea volver a combinar la información del archivo de datos en el documento principal.

 Si hace clic en Sí, se abre el documento con la información del primer registro ya
combinada.
 Si hace clic en No, se rompe la conexión entre el documento principal y el archivo de
datos. El documento principal se convierte en un documento normal de Word y los
campos se reemplazan con la información del primer registro, exclusivamente.

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REANUDAR UNA COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA
Si tiene que dejar de trabajar en una combinación de correspondencia, podrá guardar el
documento principal del sobre y reanudar la combinación más adelante. Microsoft Office
Word conserva la información del origen de datos y de los campos. Si estaba utilizando el
panel de tareas Combinar correspondencia, Word vuelve al lugar donde estaba en el
panel de tareas cuando reanude la combinación.

1) Cuando esté listo para reanudar la combinación, abra el documento.
Word muestra un mensaje que le pide que confirme si desea abrir el documento, que
ejecutará un comando SQL.
2) Puesto que este documento está conectado a un origen de datos y desea recuperar esos
datos, haga clic en Sí. Si estuviera abriendo un documento que no supiera que estaba
conectado a un origen de datos, podría hacer clic en No para impedir accesos
posiblemente malintencionados a los datos.
Aparece el texto del documento, junto con los campos insertados.
3) Haga clic en la ficha Correspondencia y reanude el trabajo.

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