Manual de instrucción de microsoft excel 2010

Manual de instrucción de

Microsoft Excel 2010

Uso básico
Prof. Edna Pérez Escobar
Catedrática Asociada

Prof. Edwin E. González Carril
Coordinador de Servicios Técnicos al Usuario

©2012: Universidad de Puerto Rico en Aguadilla | Centro de Tecnología Educativa en Multimedios

junio © 2012, primera edición
Nota: Los nombres de las compañías que aparecen en este manual de instrucción son para efectos de
identificación solamente y son una marca registrada ® de sus respectivos dueños.

Manual de instrucción de

Microsoft Excel 2010
Uso básico
Universidad de Puerto Rico
en Aguadilla

Creado por:

Prof. Edna Pérez Escobar
Catedrática Asociada
Departamento de Administración de Empresas
Prof. Edwin E. González Carril
Coordinador de Servicios Técnicos al Usuario
Centro de Tecnología Educativa en Multimedios
Revisado por:

Prof. Verenice Rodríguez Ruiz
Directora de Programas
Imprenta:

Universidad de Puerto Rico en Aguadilla

PO Box 6150, Aguadilla, PR 00604-6150
Teléfono: (787) 890-2681, extensiones: 531, 527, 529, 535y
Correo electrónico: info.cetem@upr.edu
Páginas Web: www. cetem.upr.edu | www.upragvirtual.upr.edu

Manual de instrucción de Microsoft Excel 2010, uso básico ii

Tabla de contenido
Objetivos ................................................................................................................................................. 1
Introducción............................................................................................................................................ 1
Iniciar Excel 2010 .................................................................................................................................... 1
Componentes de la pantalla de Excel ..................................................................................................... 3
Cinta de opciones o “Ribbon” ............................................................................................................. 3
Entrar datos en una hoja de trabajo ....................................................................................................... 4
Desplazamiento por la hoja de cálculo ............................................................................................... 4
Entrar texto ......................................................................................................................................... 5
Entrar números ................................................................................................................................... 6
Modificar la hoja de trabajo ................................................................................................................... 6
Seleccionar celdas ............................................................................................................................... 6
Cambiar el tamaño las columnas ........................................................................................................ 7
Cambiar el tamaño las filas ................................................................................................................. 8
Formato de las celdas ......................................................................................................................... 8
Función autoformato ........................................................................................................................ 10
Insertar o remover filas y columnas ................................................................................................. 10
Nombrar hojas de trabajo................................................................................................................. 11
Guardar un libro de cálculos ................................................................................................................. 12
Imprimir una hoja de trabajo................................................................................................................ 12
Cerrar un libro de cálculos .................................................................................................................... 13
Crear un nuevo libro de cálculos .......................................................................................................... 13
Abrir un libro de cálculos existente ...................................................................................................... 13
Salir de Excel ......................................................................................................................................... 14
Crear fórmulas ...................................................................................................................................... 14
Entrar fórmulas usando operaciones aritméticas............................................................................. 15
Entrar fórmulas usando funciones.................................................................................................... 15
Copiar fórmulas .................................................................................................................................... 16
Creación de gráficas .............................................................................................................................. 17
Prueba de destrezas ............................................................................................................................. 19
Referencias ........................................................................................................................................... 21

Manual de instrucción de Microsoft Excel 2010, uso básico #

Objetivos
Al terminar este módulo de instrucción, usted podrá:
• Iniciar Excel
• Describir los componentes de una hoja de trabajo de Excel
• Insertar texto y números en una hoja de trabajo
• Crear una hoja de cálculo simple
• Editar la hoja de cálculo
• Guardar un libro de cálculos
• Abrir un libro de cálculos existente
• Imprimir una hoja de cálculo
• Crear y copiar fórmulas de celdas adyacentes
• Diseñar una gráfica de “pie”
• Cerrar un libro de cálculos
• Terminar el programa

Introducción
En este módulo, examinarás el programa de hojas electrónicas de cálculo de Microsoft
Office 2010: Excel 2010. Esta aplicación le permite organizar datos en filas y columnas,
completar cálculos, tomar decisiones, crear gráficas, desarrollar informes y publicar datos al
Web. Las cuatro partes principales de Excel 2010 son: hojas de trabajo para entrar, calcular,
manipular y analizar datos tales como números y texto, gráficas para representar
pictóricamente los datos, base de datos para almacenar y manipular información y apoyo al
Web que permite la publicación de hojas de trabajo en formato HTML para Internet. El
propósito de este manual de instrucción es que el/la estudiante conozca las herramientas
necesarias para la creación de informes profesionales utilizando el programa Microsoft
Excel 2010.

Iniciar Excel 2010
1. Haga clic en el botón de Windows que se encuentra en la barra de tareas.
2. Haga clic en All Programs. Se mostrará la lista de los programas que tiene instalados
en su computadora.
3. Haga clic en Microsoft Office y del submenú que le aparecerá, haga clic en Microsoft
Excel 2010 para activar el programa.

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Ilustración 1

Otra forma es creando acceso directo (shortcut) a Excel a través de un icono desde
su ventana principal (Desktop). Complete los siguientes pasos para crearlo.
a) Realice los pasos 1 y 2.
b) Haga clic en Microsoft Office y posteriormente, haga right-clic en Microsoft Excel
2010.
c) Del menú corto que se muestre, haga clic en Send to y luego en Desktop (create
shortcut).

Ilustración 2

Windows pondrá en su pantalla principal un icono de acceso directo, como se
muestra en la ilustración 3, llamado Microsoft Excel. Ahora podrá hacer doble clic en
icono creado en el Desktop para activar el programa.

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Ilustración 3

Componentes de la pantalla de Excel
Una vez inicia Excel, aparece el libro de cálculo Book1 con las herramientas necesarias para
poder comenzar a trabajar.

Ilustración 4

Cinta de opciones o “Ribbon”
Las fichas o pestañas de la Cinta de opciones muestran los comandos más importantes para
cada una de las áreas de tareas en las aplicaciones. Por ejemplo, en MS Excel 2010, las

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pestañas agrupan los comandos de actividades, tales como: insertar objetos (imágenes y
tablas), crear diseños de página, trabajar con fórmulas, datos y revisar. La pestaña Home
(Inicio) proporciona un acceso fácil a los comandos de uso más frecuentes.

Ilustración 5

Entrar datos en una hoja de trabajo
En cada una de las celdas que componen la hoja de trabajo se puede entrar texto, números
y fórmulas. Simplemente haga clic en la celda donde va a entrar los datos, la celda será
seleccionada y podrá comenzar a escribir. Observe que tanto en la celda activa como en la
barra de fórmulas aparece lo que escribe.

Ilustración 6

Desplazamiento por la hoja de cálculo
Una hoja de cálculo en Excel consta de 16,384 columnas y 1,048,576 filas. La ventana sólo
despliega una parte de la hoja de cálculo por lo que es importante conocer cómo
desplazarse o moverse a través de ella.
Movimiento
Celda abajo
Celda arriba
Celda derecha
Celda izquierda

Teclado
↓
↑
→
←
[Av Pag]
Pantalla abajo
[Page Up]
[Re Pag]
Pantalla arriba
[Page Down]
[Ctrl] + [Inicio]
Celda A1
[Ctrl+Home]
Si la celda no está visible en la hoja de trabajo, utilice las barras de desplazamiento, haga
clic en la pestaña Home y del grupo Editing, seleccione Find & Select y luego seleccione el
comando Go to.

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Ilustración 7

En el cuadro de diálogo que le aparecerá en la hoja, escriba la referencia de la celda
(Ejemplo: G145). De esta manera el programa rápidamente le llevará y activará dicha celda.

Ilustración 8

Entrar texto
En Excel, cualquier grupo de caracteres que contenga letra, guión o espacio se considera
texto. Cuando entra texto en una celda, Excel alinea el mismo al lado izquierdo de la celda y
si excede el ancho de la celda, el sobrante de los caracteres se despliega en las celdas de la
derecha mientras estas otras celdas no tengan contenido.

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Ilustración 9

Entrar números
En Excel, un número puede contener solo los siguientes caracteres:
0123456789+-().$%Ee
Si una celda contiene cualquier otro caracter, incluyendo espacios, Excel lo considera como
texto. Cuando asigna cantidades numéricas a una celda, los caracteres quedan alineados a
la derecha de la celda. Ocurre lo opuesto a cuando insertamos texto.

Ilustración 10

Modificar la hoja de trabajo
Seleccionar celdas
Antes de ejecutar cualquier modificación en los datos de la hoja de trabajo, tendremos que
seleccionar la celda o el grupo de celdas que va a ser editado.
•

Para seleccionar una celda, simplemente haga clic sobre la celda que desee.

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•

•
•
•

Para seleccionar un grupo de celdas adyacentes, haga clic sobre la primera celda,
mantenga presionado el botón izquierdo del ratón y arrastre hasta la última celda a
seleccionar.
Para seleccionar un grupo de celdas dispersas, haga clic sobre la primera celda,
luego mantenga presionada la tecla [Ctrl] y haga clic sobre las demás celdas.
Para seleccionar una columna haga clic sobre la letra que identifica la columna.
Para seleccionar una fila haga clic sobre el número que identifica la fila.

Ilustración 11

Para seleccionar toda la hoja de trabajo ubique el cursor en el botón superior izquierdo de
la hoja, entre la letra A que identifica la columna y el 1 que identifica la fila, y haga clic.

Ilustración 12

Cambiar el tamaño las columnas
1. Identifique la columna que desea agrandar o reducir (Ejemplo: Columna A).
2. Ubique el apuntador del mouse en la línea que divide las letras de las columnas
(Ejemplo: la línea que divide la columna A de la B).
3. Haga doble clic, sobre la línea para ajustar automáticamente el tamaño de la
columna.

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Ilustración 13

También puede ampliar o reducir el tamaño de la columna manualmente haciendo clic en la
división de ambas columnas y manteniendo el mouse oprimido, arrastre horizontalmente
hasta lograr el ancho deseado.

Cambiar el tamaño las filas
1. Identifique la fila que desea agrandar o reducir (Ejemplo: Fila 1).
2. Ubique el apuntador del mouse en la línea que divide los números de las filas
(Ejemplo: la línea que divide la fila 1 de la 2).
3. Haga doble clic, sobre la línea para ajustar automáticamente el tamaño de la fila.

Ilustración 14

También puede ampliar o reducir el tamaño de una fila manualmente haciendo clic en la
división de ambas filas y manteniendo el mouse oprimido, arrastre verticalmente hasta
lograr la altura deseada.

Formato de las celdas
Podemos cambiar la apariencia de los datos para resaltar la información más importante o
para editar el contenido de una o varias celdas.
1. Seleccione la celda o grupo de celdas que desee modificar.
2. Haga clic en la pestaña Home.
3. Del grupo Cells, haga clic en Format y luego en Format Cells.

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Aquí encontrará todas las herramientas necesarias para editar el contenido de la(s)
celda(s).

Ilustración 15

Descripción de las pestañas de la ventana Format Cells

•

•
•
•

•
•

Number: forma en que se despliegan o visualizan los números en la hoja de trabajos.
Los formatos más comunes son:
o General: en la celda se visualiza exactamente el valor introducido.
o Number: provee opciones para visualizar los números en formatos enteros y
con decimales.
o Currency: similar a la categoría Number pero permite incluir el símbolo de
dólares ($). También integra la coma (,) para cantidades que excedan los
miles.
o Percent: convierte el número en un por ciento, multiplicando el valor por 100
y le asigna el símbolo de %.
Alignment: orienta el texto de forma horizontal (con respecto a la anchura de las
celdas) o vertical (con respecto a la altura de las celdas) en la hoja de trabajo.
Font: para modificar el tipo, estilo, tamaño y color de las letras.
Border: se utiliza para crear líneas en los bordes o lados de las celdas. Seleccione
entre ningún borde, borde alrededor o borde interior para las celdas. También
puede escoger solamente los bordes que desee insertar como uno superior y/o
inferior, derecha y/o izquierda o diagonal. Además, puede modificar el estilo y el
color del borde que le asignará a estos.
Pattern: asigna un color o combinación de colores al fondo de las celdas con esta
opción.
Protection: evita que el contenido de las celdas pueda ser modificado por error
involuntario o por no tener permiso para hacerlo. Para proteger la hoja de trabajo,
active la opción Locked y presione OK. Luego haga clic en la pestaña Home. Del

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grupo Cells, haga clic en Format y luego en Protect Sheet. Puede asignar una
contraseña para desactivar la protección.
También puede utilizar los iconos la Cinta de opciones de la pestaña Home para llevar a
cabo alguno de estas actividades más rápidamente.

Función autoformato
A partir de la versión 2007, Excel ha creado una colección de estilos de tabla
preestablecidos que puede aplicar a un grupo de celdas. Estos incluyen tipo y color de letra,
bordes y orientación del texto y los números.
1. Seleccione el grupo de celdas a las cuales quiere aplicar el nuevo formato.
2. Haga clic en la pestaña Home y del grupo Styles, seleccione Format as Table.

Ilustración 16

3. Una vez haya seleccionado el autoformato, presione OK.

Insertar o remover filas y columnas
En ocasiones es necesario actualizar la hoja de trabajo y por consiguiente insertar o eliminar
datos de filas o columnas.
1. Haga clic sobre una celda de la fila o columna que desea añadir o eliminar.
2. Haga clic en la pestaña Home y del grupo Cells, haga clic en Insert, Insert Sheet
Rows o Insert Sheet Columns para añadir filas o columnas, respectivamente. Las
columnas se añaden a la derecha de la celda activa y las filas se añaden sobre la
celda activa.

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Ilustración 17

Para eliminar filas o columnas,
1. Seleccione la fila o la columna que desea eliminar
2. En la pestaña Home, haga clic en Delete que se encuentra en el grupo Cells.
Si necesita seleccionar filas o columnas que no están adyacentes debe dejar presionada la
tecla [Ctrl] en su teclado hasta que finalice la selección y luego realice el proceso deseado.

Nombrar hojas de trabajo
Inicialmente cada libro de cálculos contiene tres hojas de trabajo llamadas Sheet1, Sheet2 y
Sheet3. Para moverse de una hoja a otra, simplemente hacemos clic sobre su nombre en la
parte inferior izquierda de la ventana de Excel. Podemos asignar nombres más significativos
a las hojas de modo que se puedan identificar de acuerdo a su propósito. También se le
puede añadir color a la pestaña que identifica la hoja.
Para esto:
1. Haga doble clic sobre el nombre de la hoja que desea renombrar (Ejemplo: Sheet1).
2. Escriba el nombre que identificará la hoja de ahora en adelante y presione [ENTER]
para aceptarlo.

Ilustración 18

Para asignarle color a la pestaña de la hoja de trabajo:
1. Haga right-clic sobre la pestaña que acaba de nombrar. Seleccione la opción Tab
Color… para asignarle color a la pestaña.
2. Haga clic en el color deseado.

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Ilustración 19

Guardar un libro de cálculos
Para guardar un libro de cálculos haga clic sobre el icono
ubicado en el extremo superior
izquierdo o haga clic en la pestaña File y seleccione Save As o Save.

Imprimir una hoja de trabajo
1. Antes de imprimir verifique que la impresora esté conectada y lista para imprimir.
2. Puede seleccionar el grupo de columnas y filas de la hoja de trabajo que desea
imprimir. El grupo de celdas que seleccione se denomina el área de impresión. Si no
selecciona un área, Excel automáticamente selecciona el área basado en las celdas
utilizadas.
3. Haga clic en el la pestaña File y seleccione Print para modificar las opciones de
impresión.
4. Modifique las opciones de impresión, tales como tipo de impresora, cantidad de
copias entre otras.
5. Finalmente, haga clic en Print para comenzar la impresión de la hoja de trabajo.

Ilustración 20

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Cerrar un libro de cálculos
Una vez hayamos terminado con un libro de cálculos debemos cerrarlo, ya que liberará
memoria de su computadora.
1. Haga clic en la pestaña File y luego en Close.

Crear un nuevo libro de cálculos
Si desea crear un nuevo libro de cálculos,
1. Haga clic en la pestaña File y luego en New.
2. La pantalla se dividirá en 3 columnas. La columna central muestra una galería de
plantillas que podemos usar para crear una nueva hoja de cálculos. La columna
derecha muestra una previsualización del template que ha seleccionado. Si no
desea usar ninguna plantilla, haga clic en Blank workbook y luego en el botón
Create.

Ilustración 21

Abrir un libro de cálculos existente
Para abrir un libro de cálculos previamente creado,
1. Haga clic en la pestaña File y luego en Open.
2. Le aparecerá el cuadro de diálogo Open. Busque y seleccione el archivo que desea
abrir y luego haga clic en el botón Open.

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Ilustración 22

Salir de Excel
Para cerrar el programa Excel, haga clic sobre el botón Close o seleccione el comando Exit
desde la pestaña File.

Ilustración 23

Crear fórmulas
Se puede asignar una fórmula a una celda y Excel calcula el resultado. Una fórmula es una
combinación de números constantes, referencias a celdas, operaciones aritméticas y/o
funciones cuyo resultado aparece en la celda donde se crea la fórmula.

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Entrar fórmulas usando operaciones aritméticas
1. Seleccione la celda donde creará la fórmula. En este lugar será donde obtendrá el
resultado de la misma (Ejemplo: celda E3).
2. Escriba el signo de igual ( = ) para iniciar el desarrollo de una fórmula. En este caso
multiplicaremos Costo por unidad (celda C3) por la Cantidad (celda D3) para calcular
el Costo estimado.
3. Seleccione las celdas y los operadores aritméticos (^ % * / + -) correspondientes que
compondrán la fórmula.
En este caso, seleccione la celda C3, escriba el símbolo de asterisco (*) y luego
seleccione la celda D3.
4. Oprima [ENTER] para aceptar el cambio. Podrá observar que el resultado de la
multiplicación de la celda C3 y D3 se observa en la celda donde creamos la fórmula,
celda D3. La fórmula se visualizará en la Barra de fórmulas de la siguiente manera:

Ilustración 24

Entrar fórmulas usando funciones
Una fórmula puede incluir una función o tarea computacional predeterminada. Las fórmulas
están divididas por varias categorías. Las mismas se pueden acceder desde la pestaña
Formulas, en el grupo Function Library.
Para utilizar una fórmula de sumatoria:
1. Seleccione la celda que contendrá la fórmula. En esta celda es donde se mostrará el
resultado.
En este caso, deseamos obtener el total de la columna de Costo por Unidad, por lo
que seleccionaremos la celda C10.
2. En la pestaña Formulas, haga clic en la categoría AutoSum del grupo Function
Library y seleccione la función AutoSum.
3. Podrá observar que al activar esta función, Excel automáticamente desarrolla la
fórmula y la presenta en la celda para su aceptación o rechazo, marcando con líneas
entrecortadas el grupo de celdas que sumará.
4. Si el grupo de celdas que se desean sumar está correcto, oprima la tecla de [ENTER],
de lo contrario, deberá seleccionar el grupo de celdas que desea sumar y
posteriormente oprima la tecla de [ENTER] para aceptar el cambio.
5. Si activamos nuevamente la celda C10, observaremos en la barra de fórmulas
aparecerá =SUM(C3:C8). Esta fórmula indica que se va a efectuar una suma de los
valores que se encuentran en las celdas de la C3 hasta la celda C8.

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Ilustración 25

Copiar fórmulas
El copiar fórmulas permite reutilizar las que ya se han generado. Las fórmulas repetitivas
sólo se crean una vez y se copian a las celdas que sean necesarias. Se recomienda utilizar la
opción Fill Handle (Autorelleno) de la celda que contiene la fórmula y arrastrar a las que la
necesiten.
En este ejemplo, copiaremos la fórmula de Costo estimado de la celda D3 a la celda D8.
Para esto:
1. Haga clic en la celda que tiene la fórmula (Ejemplo: D3).
2. Haga clic en el Fill Handle de la celda y arrastre hasta la celda D8.
Observará que se copió la fórmula en todas las celdas donde arrastró el Fill Handle y
automáticamente Excel llevó a cabo los cálculos correspondientes, facilitándonos el
proceso.

Ilustración 26

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Creación de gráficas
Antes de crear una gráfica debemos planificar, identificar qué queremos representar en ella
y cómo queremos que luzca. En este caso, crearemos una gráfica de columna 3D para
representar el costo estimado por tipo de gasto.
Para esto:
1. Seleccione el área o los datos que utilizará para crear la gráfica. Recuerde, si los
datos no están adyacentes, utilice la tecla [Ctrl] para seleccionarlos.
2. Haga clic en la pestaña Insert, y del grupo Chart, haga clic en el estilo de gráfica que
desea crear con los datos que seleccionó en el Paso 1.

Ilustración 27

Observe que la gráfica se creó en la misma hoja donde creó la tabla. Usted puede mover la
misma, como si fuera una imagen, clipart, textbox, shape o cualquier otro objeto.
Si desea moverla a una hoja a parte, simplemente haga clic en la pestaña Design, de Chart
Tools (pestañas que aparecen al seleccionar la gráfica) y en el grupo Location, haga clic a
Move Chart. Le aparecerá un cuadro de diálogo que le ofrecerá dos opciones:
1. New sheet: Le permite mover la gráfica a una nueva hoja. La misma ocupará toda la
hoja y saldrá de tamaño completo de la misma.
2. Object in: Le ofrece la opción de dejarla como un objeto dentro de una hoja de
cálculo en particular. Le permite seleccionar a su vez la hoja de cálculo que desea
colocarla.
Al seleccionar la gráfica, aparecerá una nueva pestaña en la cinta de opciones, titulada
Chart Tools. Ésta contiene una serie de funciones que puede aplicarle a la gráfica
seleccionada.

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•
•
•

Design: Permite cambiar el tipo de gráfica, cambiar el grupo de datos de la gráfica,
cambiar la estructura y hasta el estilo de la gráfica.
Layout: Permite añadir título, leyenda o describir cada componente de la gráfica.
Format: Permite aplicar formato personalizado a cada ítem dentro de la tabla. Como
por ejemplo, cambiar el color de una sola columna (con doble clic se selecciona la
columna deseada).

Ilustración 28

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Prueba de destrezas

Objetivo
Determinar el nivel de comprensión y el manejo de las destrezas básicas del estudiante en
el programa para crear hojas de cálculo Microsoft Excel 2010.

Instrucciones
(Tiempo estimado: 15 minutos)
1. Utilice los datos que se muestran en la siguiente tabla para crear una hoja de trabajo
nueva.
Gastos universitarios (primeros dos años)
1er año 2do año Total
Hospedaje y transportación 1200
1550
Matrícula y libros
1700
1777
Otros
829
966
Total
2. Calcule la fila y la columna Total utilizando la función AutoSum.
3. Cree una gráfica de “pie” que presente la distribución de los gastos universitarios
por categoría. Para ello, seleccione las celdas que contienen las categorías de los
gastos y las que contienen los totales por categoría.
4. Finalmente, guarde el trabajo en la carpeta de Documents asignándole como
nombre su número de estudiante (Ejemplo: 844051234).
Su hoja de trabajo deberá lucir similar a la ilustración 29.

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Ilustración 29

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Referencias
AGI Creative Team. (2011). Microsoft Office 2010 Digital Classroom. Wiley.
Bott, E., & Siechert, C. (2010). Microsoft Office 2010 Inside Out. Microsoft Press.
Grauer, R., Poatsy, M. A., Hulett, M., Krebs, C., Mast, K., Hogan, L., & Lawson, R. (2010). Exploring
Microsoft Office 2010, Volume 1. Prentice Hall.
Habraken, J. (2010). Microsoft Office 2010 In Depth. Que.
Hunt, M., & Waxer, B. M. (2010). Microsoft Office 2010: Illustrated Fundamentals. Course
Technology.
Murray, K. (2010). Microsoft Office 2010 Plain & Simple. Microsoft Press.
Shaffer, A., Carey, P., Finnegan, K. T., Adamski, J. J., & Zimmerman, B. B. (2010). New Perspectives on
Microsoft Office 2010: Brief. Course Technology.
Shelly, G. B. (2011). Discovering Computers and Microsoft Office 2010: A Fundamental Combined
Approach. Course Technology.
Shelly, G. B., & Vermaat, M. E. (2010). Microsoft Office 2010: Introductory . Course Technology.
Shelly, G. B., & Vermaat, M. E. (2010). Microsoft Word 2010: Introductory. Course Technology.
Shoup, K. (2010). Teach Yourself Visually Office 2010. Visual.
Walkenbach, J., Tyson, H., Groh, M. R., Wempen, F., & Bucki, L. A. (2010). Office 2010 Bible. Wiley.

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