Manual de procedimientos administrativos
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El documento define e importancia de los manuales de procedimientos administrativos (MAPROS), los cuales orientan y agilizan los trámites dentro de las instituciones. Explica las ventajas de la racionalización de procedimientos, como minimizar costos y tiempos. Luego detalla las etapas para la racionalización de procedimientos y las consecuencias del análisis de procedimientos, como eliminar pasos innecesarios. Finalmente, presenta los elementos clave que debe contener un MAPRO y la simbología utilizada en los diagramas de flu
Manual de procedimientos administrativos
- 1. EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS (MAPROS) Lic. Adm. Regner Castillo
- 2. DEFINICIÓN E IMPORTANCIA Llamado también Manuales de Operaciones. Es un documento de gestión institucional, que tiene por objeto orientar, agilizar y viabilizar un trámite para la obtención de un producto o servicio, solicitado por los usuarios, dentro de un plazo prudencial, señalando las áreas responsables de su cumplimiento. Es importante para la empresa, para el usuario y para el gobierno, por cuanto permite una adecuada ejecución del trabajo, con el menor costo y en el menor tiempo posible.
- 3. VENTAJAS DE LA RACIONALIZACIÓN DE PROCEDIMIENTOS 1. Minimizar el esfuerzo, costo y tiempo de atención de las acciones administrativas. 2. Facilitar un mayor control y seguridad en el procesamiento de expedientes, eliminando trámites innecesarios. 3. Coadyuvar a mejorar el servicio público y privado facilitando el cumplimiento de sus obligaciones. 4. Orientar y capacitar al personal que ingresa o labora en las diferentes dependencias a través de los manuales de procedimientos. 5. Evaluar el funcionamiento de la entidad estatal y privada a partir de la eficacia o no eficacia de los procedimientos administrativos.
- 4. ETAPAS DE LA RACIONALIZACIÓN DE PROCEDIMIENTOS El proceso de racionalización de procedimientos comprende las siguientes etapas: Inventario de procedimientos Priorización de procedimientos Descripción de la situación actual Análisis y propuesta de racionalización de procedimientos Formulación del manual de procedimientos Aprobación e implantación Seguimiento y control de procedimientos
- 5. CONSECUENCIAS DEL ANÁLISIS DEL PROCEDIMIENTO 1. Deben eliminarse acciones realizadas por dependencias cuya participación no es significativa. 2. Podrán funcionarse los procedimientos de naturaleza similar y que tienen el mismo tratamiento. 3. Previa evaluación deben eliminarse las acciones duplicadas en la ejecución de un trámite. 4. Podrán suprimirse pasos innecesarios como resultado del estudio de la carga de trabajo en la empresa. 5. En casos necesarios deberá descentralizarse o desconcentrarse las decisiones centralizados en niveles superiores. 6. Los requisitos exigidos para la admisión de un expediente deben limitarse a los estrictamente necesarios. 7. En caso de existir disposiciones legales, que constituyan “Cuellos de Botella” en el trámite de un expediente, debe recomendarse su modificación.
- 6. EXPERIMENTACIÓN DEL NUEVO PROCEDIMIENTO El nuevo procedimiento racionalizado antes de ser aprobado oficialmente debe ser sometida a experimentación. Será expuesto a los jefes y demás personas de la oficina donde se implementará el nuevo procedimiento, debiéndose tomar nota de los comentarios y sugerencias que se presentaron pudiéndose reajustarse y perfeccionarse antes de la implantación definitiva del nuevo procedimiento.
- 7. ESQUEMA DEL CONTENIDO DEL MAPRO I. Nombre del procedimiento. Identifica la denominación del procedimiento. II. Presentación o introducción. Se menciona que es un documento de carácter instructivo, informativo y orientador, básico para el usuario de la empresa o institución. III. Objetivo. Establecer el propósito de normar y agilizar la atención de gestiones y reclamos de carácter administrativo, económico y productivo por parte de los usuarios. IV. Base Legal. Contiene las disposiciones legales que amparan y den sustento al nacimiento y vigencia del MAPRO.
- 8. V. Alcance. Comprende al ámbito de aplicación del MAPRO. VI. Aprobación, revisión y actualización. Señala la norma o resolución de aprobación y fecha para entrar en vigencia. Así como el período de duración, revisión y actualización. VII. Principios. Se hace referencia a la Ley N° 27444 Ley de Procedimiento Administrativo General. Señalándose entre otros, los principios de celeridad, de simplicidad, de responsabilidad, de imparcialidad, de presunción de la veracidad, de eliminación de exigencias y formalidades costosas, etc.
- 9. VIII. Descripción narrativa del procedimiento. 8.1. Nombre específico del procedimiento: Precisar y codificar 8.2. Requisitos: Diversos (de acuerdo a la naturaleza del procedimiento) 8.3. Procedimiento: Etapas, oficinas responsabilidad, acciones que deben ejecutarse (inicio y término). IX. Diagrama de flujo del procedimiento (Flujograma). Representación gráfica del recorrido funcional del procedimiento administrativo pertinente. X. Glosario de términos. Lista de conceptos de carácter técnico relacionados con el contenido y técnicas de elaboración de los manuales de procedimientos que sirven de apoyo para su uso o consulta.
- 10. LOS FLUJOGRAMAS Diagrama del Flujo (fluxograma) Son diagramas que expresan gráficamente las distintas operaciones que forman parte de un procedimiento, estableciendo secuencias cronológicas. Puede contener información sobre el método de ejecución de operaciones, el itinerario de las personas, el itinerario de documentos, la distancia recorrida, el tiempo empleado, etc. TIPOS DE FLUXOGRAMA Puede ser de formato vertical y horizontal a) Formato Vertical Cuando las secuencias de las operaciones va de arriba hacia abajo, efectuadas para alcanzar un propósito.
- 11. DIAGRAMA DEL PROCESO DE CAPACITACIÓN IDENTIFICAR NECESIDADES DE CAPACITACION OBJETIVO: CAPACITACION RECOPILACION DE INFORMACION INSTRUMENTO FINANCIERO MATERIALDE INFORMACION PROGRAMACIONORGANIZACIONEVALUACIONEJECUCION ELABORACION PROGRAMA DE CAPACITACION EJECUCION PROGRAMA DE CAPACITACION EVALUACION PROGRAMA DE CAPACITACION EVALUACION DEL CAPACITADO
- 12. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN DE PERSONAL RECEPCION DE EXPEDIENTES EVALUACION DE EXPEDIENTES ANTECEDENTES DESFAVORABLES IMPRESION GENERAL DESFAVORABLE PUNTUACION DESFAVORABLE DECISION NEGATIVA INCAPACIDAD FISICA ANTECEDENTES DESFAVORABLES ENTREVISTA PRELIMINAR PRUEBADE EMPLEO SELECCION PRELIMINAR ENTREVISTA FINAL EXAMEN MEDICO ASIGNACION DELEMPLEORECHAZO
- 13. b) Formato Horizontal Secuencia de las operaciones que van de izquierda a derecha. Esquema del proceso de matricula en la Universidad Nacional del Callao. DIRECCIÓN DE ESCUELA BANCO CENTRO DE COMPUTO FACULTAD Recoger: • Record de notas • Boleta de pago • Ficha de pre-matricula Pago de Derecho de Matricula Entregar: • Boleta de pago • Ficha de pre-matricula Recepcional: • Reporte de matricula firmado por el profesor consejero
- 14. SIMBOLOGÍA BÁSICA UTILIZADOS EN UN TRÁMITE ADMINISTRATIVO ASME (La American Society Of Mechanical Engineers) La Sociedad Americana de Ingenieros Mecánicos (Diagramación de Sistemas Administrativos). • OPERACIÓN (cuando algo se cambia, se crea o se agrega) – escribir un oficio. Recepcionar bienes de ingreso al almacén. • TRANSPORTE (cuando algo se mueve de un sitio a otro) – trasladar un oficio de una oficina a otra oficina en el curso de un trámite administrativo.
- 15. Simbología estándar de procedimientos administrativosDocumento Multi-documentos proceso decisión Terminal o inicio de control Adjunto de documentos Archivo transitorio Archivo definitivo Registro de documentos Documento provisional
- 16. Simbología estándar de procedimientos administrativosSecuencia Conector Demora Documento Destruido Comienzo del proceso Flujo de documentos Flujo de información. Transporte o desplazamiento
- 17. ESTACIONAMIENTO PROVISIONAL (Espera momentánea) – un oficio en espera del conserje. ESTACIONAMIENTO DEFINITIVO (almacenamiento o archivo definitivo) archivar el documento decepcionado por el usuario en la atención de la obtención del título profesional de C.P.C. INSPECCIÓN (verificación y/o comprobación) – verificar los requisitos de obtención de Título profesional de C.P.C. ANSI (American National Standard Institute) El Instituto Nacional Americano de Normas (Procesamiento Electrónico de datos)