Manual de procedimientosy cobranzas

MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE REFINANCIAMIENTO, COBRANZAS
Y RECUPERACIONES DE LOS CRÉDITOS OTORGADOS POR EL
FEBAN
INDICE
CAPITULO I: GENERALIDADES
1. Finalidad………………………………………………………………………………………………… 3
2. Alcance…………………………………………………………………………………………………. 3
3. Base Legal……………………………………………………………………………………………… 3
4. Normativa Interna……………………………………………………………………………………… 3
5. Glosario…………………………………………………………………………………………………. 4
CAPÍTULO II: PROCEDIMIENTO DE REFINANCIAMIENTO
1. Unidad Competente 5
2. Criterios de Refinanciamiento……………………………..………………………….……………… 5
2.1. Por el Monto de la deuda. ……………………………..………………………….…..………… 5
2.2. Condición Socio Económica del Deudor……………………………..………………………… 7
3. Refinanciamiento y Compromiso de Pago ……………………………..………………...………… 8
3.1. Refinanciamiento de Créditos Aprobados por Unidades distintas a la Unidad de Créditos 8
3.2. Incumplimiento de Compromiso de Pago……………………………..………………...…….. 8
CAPITULO III: PROCEDIMIENTO DE COBRANZA O RECUPERACIÓN EN LA VÍA
ADMINISTRATIVA
1. Unidad Ejecutora……………………………..……………………………..………………...……...... 9
2. Procedimiento de Cobranza y Recuperaciones…………………………………………...……...... 9
2.1. Cobranza Preventiva……………………………..…….……………..………………...……...... 9
2.2 Cobranza Administrativa……………………………..…….……………..………………...…….. 10
3. Procedimiento General De Cobro……………………………..…….……………..…...……...…….. 10
3.1. Identificación de los deudores de créditos otorgados por FEBAN...…………………………. 10
3.2. Etapas de la Cobranza……………………………………………………………………………. 10
3.2.1. Primer Mes de Incumplimiento de Pago……………………………………………… 10
3.2.2. Segundo Mes de Incumplimiento de Pago…………………………………………… 11
3.2.3. Tercer Mes de Incumplimiento de Pago……………………………………………… 11
4. Del Agotamiento de la Vía Administrativa……………………………………………………………. 12
4.1 Derivación de Expediente del Área de Cobranzas a la Unidad de Asesoría Legal…………. 12
5. Procedimiento de Notificación…………………………………………………………………………. 12
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CAPÍTULO IV: ACCIONES EXTRAJUDICIALES DE COBRANZA Y RECUPERACIONES
1. Unidad Ejecutora………………………………………………………………………………………. 13
2. Conciliación Prejudicial………………………………………………………………………………… 13
2.1 Revisión de los Antecedentes……………………………………………………………………. 14
2.2 Invitación a Conciliar………………………………………………………………………………. 14
2.3 Conclusión del Procedimiento de Conciliación……………………………………………………. 15
2.4 Acta de Conciliación…………………………………………………………………………………. 15
CAPÍTULO V: ACCIONES JUDICIALES DE COBRANZAS Y RECUPERACIONES
1. Unidad Ejecutora………………………………………………………………………………………. 17
2. Presupuestos para el inicio del Proceso Judicial………………………………………………….. 17
3. Elaboración de un Informe Legal……………………………………………………………………. 17
4. Impulso y Seguimiento de los Procesos Judiciales………………………………………………… 18
5. Formas Especiales de Conclusión del Proceso Judicial…………………………………………… 19
5.1. Abandono o Desistimiento……………………………………………………………………….. 19
5.2. Conciliación Judicial………………………………………………………………………………. 19
5.3. Transacción Judicial………………………………………………………………………………. 19
5.3.1. Reglas Generales para la Conciliación o Transacción Judicial……………………… 20
CAPÍTULO VI: CUSTODIA DE DOCUMENTACIÓN RELACIONADA A LAS COBRANZAS Y
RECUPERACIONES
1. De los Antecedentes del Crédito……………………………………………………………………… 20
2. Del Procedimiento de Cobranza y Recuperación…………………………………………………… 21
3. Del Procedimiento de Conciliación o Transacción Extrajudicial…………………………………… 21
4. Del Proceso Judicial……………………………………………………………………………………. 22
CAPÍTULO VII: DE LOS GASTOS OPERATIVOS…………………………………………………… 22
ANEXOS
(ANEXO A)…………………………………………………………………………………………………. 25
(ANEXO B)…………………………………………………………………………………………………. 26
(ANEXO C)…………………………………………………………………………………………………. 27
(ANEXO D)…………………………………………………………………………………………………. 28
(ANEXO E)…………………………………………………………………………………………………. 29
(ANEXO F)…………………………………………………………………………………………………. 30
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CAPITULO I
GENERALIDADES
1. FINALIDAD
Establecer en forma detallada las actuaciones que componen los procedimientos de
refinanciamiento, cobranza y recuperación de los créditos otorgados por el FEBAN, a fin de orientar
de la mejor manera a las Divisiones o Unidades del FEBAN involucradas en dichas operaciones y
permitir una conducción coordinada entre éstas.
2. ALCANCE
El presente manual tiene como ámbito de aplicación todos los créditos otorgados por el Fondo de
Empleados del Banco de la Nación y, deberá ser aplicado, especialmente, por las Divisiones o
Unidades responsables de otorgar los créditos y de conducir las cobranzas y recuperaciones de los
créditos vencidos y sobregiros de la institución.
3. BASE LEGAL
Estatuto del Fondo de Empleados del Banco de la Nación, Decreto Supremo Nº 487-85-EF y
modificatoria.
Ley de Conciliación, Ley Nº 26872 y modificada por el Decreto Legislativo Nº 1070.
Reglamento de la Ley de Conciliación, Decreto Supremo Nº 014-2008-JUS.
Código Civil, Decreto Legislativo Nº 295.
Texto Único Ordenado del Código Procesal Civil, Resolución Ministerial Nº 010-93-JUS.
Texto Único Ordenado de la Ley del Sistema de Protección al Consumidor, Decreto Supremo
Nº 006-2009-PCM
4. NORMATIVA INTERNA
Manual de Organizaciones y Funciones del Fondo de Empleados del Banco de la Nación, aprobado
por la Gerencia del Fondo de Empleados con fecha 17 de noviembre de 2006, por delegación
expresa de la CAFEBAN, según acuerdo aprobado en su Sesión No. 323.
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Estructura Organizacional actual del Fondo de Empleados del Banco de la Nación, aprobado por la
Gerencia del Fondo de Empleados con fecha 12 de julio de 2007, por delegación expresa de la
CAFEBAN, según acuerdo aprobado en su Sesión No. 332.
Manual de Área de Cobranzas de la Unidad de Créditos aprobado por la Gerencia del FEBAN
5. GLOSARIO:
 Deudor.- Afiliado o ex afiliado del FEBAN que en virtud a dicha condición obtuvo el
otorgamiento de un crédito a su favor por parte de alguna División o Unidad de la institución,
el cual se encuentra obligado a honrar su deuda en los términos en que asumió el
compromiso.
Dicha condición se extiende hacia los herederos del afiliado o ex afiliado que mantuviera
deuda con el FEBAN al momento de su fallecimiento, quienes tendrán la obligación de pagar
las deudas que el causante mantuviera con el FEBAN sobre la masa hereditaria, tal como lo
dispone el Artículo 871 del Código Civil.
 Crédito.- Compromiso de pago que adquiere un afiliado del FEBAN sobre la base de la
opinión que se tiene de él en cuanto a que cumplirá puntualmente su compromiso
económico. No incluye las aportaciones de los afiliados.
 Créditos vencidos.- Son los créditos que no han sido cancelados oportunamente según el
cronograma de pagos establecido al momento de otorgar el crédito.
 Deuda insoluta.- Es el saldo total a la fecha, es decir que incluye el capital, los intereses e
impuestos de ser el caso, menos las amortizaciones que se hubieran efectuado.
 Sobregiro de la deuda.- Cuotas dejadas de pagar que se acumulan con las cuotas
corrientes que están por vencer a futuro según el cronograma inicial.
 Créditos de Consumo.- Implica el otorgamiento de servicios o desembolsos dinerarios que
los afiliados destinarán a sus necesidades inmediatas.
 Créditos de Vivienda.- Referidos a todos los créditos hipotecarios.
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CAPÍTULO II
PROCEDIMIENTO DE REFINANCIAMIENTO
Procedimiento mediante el cual el FEBAN y un deudor con crédito vencido o sobregiro, contratan o
acuerdan un nuevo cronograma de pagos con el cual el deudor se compromete a cancelar el total
del crédito o sobregiro en el plazo convenido.
1. UNIDAD COMPETENTE
-La Unidad competente para aprobar los refinanciamientos de todos los créditos otorgados por
FEBAN a través de sus Divisiones y/o Unidades, es la Unidad de Créditos y Seguros mediante el
Área de Cobranzas.
2. CRITERIOS DE REFINANCIAMIENTO
-El momento oportuno para que la Unidad de Créditos y Seguros a través del Área de Cobranzas,
evalúe, admita y acuerde el refinanciamiento de los créditos vencidos o sobregiros con los deudores,
es durante el procedimiento de cobranza que se inicia al momento que esta área visualiza en el
sistema de cuentas corrientes los descuentos aplicados a los afiliados e identifica a los deudores con
sobregiro que deberán pagar directamente por ventanilla.
-Esta información será visualizada por el Área de Cobranzas una vez que la Unidad de Tecnología
de la Información (TEI) procese los descuentos de activos y pensionistas en el sistema de cuentas
corrientes, según la información que le proporcione el Banco de la Nación. La información que arroje
el referido sistema se presume veraz -salvo prueba en contrario- responsabilidad que en principio
recae en la Unidad de Tecnología de la Información (TEI).
-Una vez que el Área de Cobranzas de la Unidad de Créditos visualice en el sistema de cuentas
corrientes a los deudores sobregirados, comunicará a las Divisiones o Unidades otorgantes de
créditos esta situación, las cuales de estimarlo conveniente efectuarán un análisis exhaustivo de los
antecedentes obrantes en sus archivos, a fin de cotejarla con la información registrada en el sistema,
en un plazo no mayor de tres (3) días hábiles.
-A partir que la División o Unidad otorgante de crédito toma conocimiento del sobregiro comunicado
por la Unidad de Créditos y/o del análisis exhaustivo de sus antecedentes, SE DEBERÁ ABSTENER
DE OTORGAR NUEVOS CRÉDITOS A LOS DEUDORES SOBREGIRADOS QUE AUMENTEN EL MONTO
DEL SOBREGIRO.
-En cualquier etapa que se detalla en el numeral 3.2 del Capítulo III del presente manual, el Área de
Cobranzas acordará con el deudor el refinanciamiento según los siguientes criterios:
2.1. Por el monto de la deuda
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-El Área de Cobranzas acordará el refinanciamiento de los créditos vencidos o sobregiros con los
deudores, aplicando como regla general el criterio del monto de la deuda; es decir, que el
refinanciamiento se aprobará en forma proporcional al valor del crédito otorgado en moneda nacional
o extranjera según corresponda, según el siguiente detalle:
CREDITOS DE CONSUMO
MONTO DE LA DEUDA CUOTA INICIAL CUOTAS MENSUALES
MENORES DE CUATRO MIL CON 00/100 NUEVOS SOLES
(S/. 4,000)
NO MENOR DEL 10% DEL TOTAL DE LA DEUDA
INSOLUTA
NO MENORES DE CIEN CON
00/100 NUEVOS SOLES (S/.
100)
MAYORES DE CUATRO MIL CON 00/100 NUEVOS SOLES
(S/. 4,000) Y MENORES DE DIEZ MIL CON 00/100 NUEVOS SOLES (S/.
10,000)
INSOLUTA
NO MENORES DE CIENTO
CINCUENTA CON 00/100
NUEVOS SOLES (S/. 150)
MAYORES DE DIEZ MIL CON 00/100 NUEVOS SOLES (S/. 10,000)
Y MENORES DE QUINCE MIL CON 00/100 NUEVOS SOLES (S/.15,000)
INSOLUTA
SETENTA Y CINCO CON 00/100
NUEVOS SOLES (S/. 175)
MAYORES DE QUINCE MIL CON 00/100 NUEVOS SOLES
(S/. 15,000) Y MENORES DE VEINTICINCO MIL CON 00/100 NUEVOS
SOLES (S/.25,000)
INSOLUTA
NO MENORES DE DOSCIENTOS
CON 00/100 NUEVOS SOLES
(S/. 200)
MAYORES DE VEINTICINCO MIL CON 00/100 NUEVOS SOLES
(S/. 25,000)
INSOLUTA
NO MENORES DE
DOSCIENTOS VEINTICINCO
CON 00/100 NUEVOS SOLES
(S/. 225)
CREDITOS DE VIVIENDA
MONTO DE LA DEUDA CUOTA INICIAL CUOTAS MENSUALES
MENORES DE CUATRO MIL DÓLARES AMERICANOS ($ 4,000)
INSOLUTA
CINCUENTA DOLARES
AMERICANOS ($ 150)
MAYORES DE CUATRO MIL DÓLARES AMERICANOS ($ 4,000)
Y MENORES DE DIEZ MIL DÓLARES AMERICANOS ($. 10,000)
INSOLUTA
CINCUENTA DOLARES
AMERICANOS ($ 150)
MAYORES DE DIEZ MIL DÓLARES AMERICANOS ($. 10,000)
Y MENORES DE QUINCE MIL DÓLARES AMERICANOS
($. 15,000)
INSOLUTA
CINCUENTA DOLARES
AMERICANOS ($ 150)
MAYORES DE QUINCE MIL CON 00/100 NUEVOS SOLES
($ 15,000)
INSOLUTA
CINCUENTA DOLARES
AMERICANOS ($ 150)
-Adicionalmente, de la cuota inicial el deudor deberá abonar el total de los gastos operativos
efectuados por el FEBAN, según los montos consignados en el Capítulo VII del presente manual.
-La aplicación de este criterio como REGLA GENERAL se fundamenta en que todos los créditos que
otorga el FEBAN a sus afiliados, son aprobados por las Divisiones o Unidades competentes, previa
evaluación de la capacidad crediticia de los afiliados y su respectiva liquidez real que permite
corroborar que el afiliado podrá afrontar satisfactoriamente el compromiso del pago de la deuda
asumida; por lo cual, existe una presunción que la condición socioeconómica que ostentan los
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afiliados al momento de solicitar los créditos es permanente y no variará mientras se encuentren
obligados con la institución a cancelar el total del crédito.
2.2. Condición socio económica del deudor
-Excepcionalmente y, POR UNA SOLA VEZ, el Área de Cobranzas de la Unidad de Créditos podrá
acordar con el deudor el refinanciamiento de sus créditos vencidos, con una cuota inicial y cuotas
mensuales menores a los montos preestablecidos en el numeral anterior del presente manual,
siempre que considere como un elemento relevante la condición socio económica en la que podría
encontrarse el deudor; situación que deberá acreditarse con la documentación probatoria pertinente.
-Es potestad exclusiva de la Unidad de Créditos y -en última instancia- de la Gerencia, determinar si
se encuentran frente a un deudor que requiera de un refinanciamiento excepcional por la situación
económica que ostenta; sólo de estimarlo conveniente, la Unidad de Créditos podrá solicitar un
informe socio-económico y familiar a la Unidad de Bienestar Social del FEBAN, que estudie y brinde
un diagnóstico del caso individual.
-El momento oportuno para conceder al deudor este tipo de refinanciamiento es durante todo el
procedimiento de cobranza que culmina con el vencimiento del plazo de siete (7) días hábiles
otorgado al deudor con carta notarial para que efectúe el pago del crédito vencido o sobregiro antes
que los actuados sean remitidos a la Unidad de Asesoría Legal.
-La Unidad de Créditos deberá considerar que dicho refinanciamiento comprenda necesariamente
los siguientes elementos:
(i) Intención de pago, el deudor deberá demostrar voluntad de pagar el crédito vencido o sobregiro
y seguro de desgravamen de ser el caso.
(ii) Sustento económico del pago, pese a su situación económica, el deudor deberá sustentar de
sus ingresos que cuenta con el presupuesto suficiente que pueda cubrir el pago de las cuotas
propuestas por éste.
(iii) Continuidad del pago, el deudor deberá acreditar que el ingreso con el cual cubrirá el pago de
las cuotas propuestas es permanente mientras mantenga la obligación del pago.
(iv) Cancelación del crédito vencido o sobregiro, el refinanciamiento excepcional acordado con el
deudor deberá permitir que éste cancele el crédito vencido o sobregiro incluyendo el seguro de
desgravamen de ser el caso, con lo cual el FEBAN tendrá por recuperado el 100% del capital y los
intereses de ser el caso.
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3. REFINANCIAMIENTO Y COMPROMISO DE PAGO
-En principio, el Área de Cobranzas de la Unidad de Créditos acordará el refinanciamiento
exclusivamente con el deudor; para lo cual, suscribirá un Compromiso de Pago (ANEXO A).
-Excepcionalmente, el apoderado del deudor podrá suscribir el compromiso, resultando nulo todo
acuerdo con terceros que no cumplan esta formalidad.
-En el caso que la deuda haya sido asumida por una sociedad conyugal, el refinanciamiento podrá
ser acordado con ambos cónyuges o uno de ellos; el Compromiso de Pago suscrito por uno de los
cónyuges surtirá todos sus efectos, de conformidad con lo dispuesto en el Artículo 292 del Código
Civil.
3.1. Refinanciamiento de créditos aprobados por Unidades distintas a la Unidad de Créditos
-En el caso en que el Área de Cobranzas de la Unidad de Créditos apruebe el refinanciamiento de
un crédito aprobado por una División o Unidad distinta a ésta, el Área de Cobranzas comunicará a la
correspondiente División o Unidad sobre el compromiso de pago, en un plazo no mayor de tres (3)
días hábiles de suscribirse éste, A FIN QUE ESTA DIVISIÓN O UNIDAD SUSPENDA INMEDIATAMENTE
EL OTORGAMIENTO DE OTRO CRÉDITO QUE AUMENTE LA ILIQUIDEZ DEL DEUDOR.
-Especialmente, en el caso de los créditos otorgados por la División de Servicios Médicos tales
como: préstamos PAM, Atención de salud, Franquicia-PSM, etc., el refinanciamiento deberá abarcar
todos estos conceptos, incluyendo coaseguro y gastos no cubiertos en los nosocomios de salud que
tienen convenio con FEBAN; al momento, de suscribirse el compromiso de pago, el citado
documento será remitido a la División de Servicios Médicos a fin de contar con el visto de su
Jefatura y que ésta tome conocimiento del refinanciamiento.
-Asimismo, el Área de Cobranzas de la Unidad de Créditos comunicará dentro del mismo día de
asumido el compromiso (carta de compromiso) a la Unidad de Tecnología de la Información para
que efectúe el correspondiente bloqueo en el sistema informático y la División de Servicios Médicos
proceda a paralizar los préstamos de atención a dicho afiliado y no incremente su sobregiro
impidiendo que cumpla con el compromiso asumido, sin perjuicio que el afiliado que pague al
contado por ventanilla el 20% del coaseguro reciba la correspondiente atención. Las Divisiones y
Áreas mencionadas en estos dos últimos párrafos ejecutarán las acciones descritas bajo
responsabilidad.
-La División de Servicios Médicos, a su vez, analizará y efectuará un seguimiento a cada caso en el
se efectúe un refinanciamiento y de constatar incrementos en las deudas por préstamos PAM,
Atención de salud, Franquicia-PSM, etc., comunicará sobre éstos nuevas deudas a la Unidad de
Créditos, a fin que el área de cobranzas tome las previsiones del caso.
-Los saldos por los conceptos antes citados serán refinanciados a la fecha que se acerque el afiliado
y suscriba el compromiso de pago; sin embargo existiendo cuentas en tránsito durante la fecha del
acuerdo; éstas deberán ser cargadas en la cuenta ordinaria del afiliado
-De esta manera, en el caso de préstamos PAM, Atención de salud, Franquicia-PSM, etc., el Área de
Cobranzas no acordara con el deudor un refinanciamiento por el total de la deuda pendiente sino
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únicamente el compromiso de pago por los sobregiros pendientes, comprometiéndose éste a pagar
directamente cada mes el saldo que no se le puede descontar por planilla (ANEXO B).
3.2. Incumplimiento de compromiso de pago
-Frente al incumplimiento de dos (2) cuotas pactadas según el compromiso de pago, cualquiera haya
sido el criterio de refinanciamiento empleado, el Área de Cobranzas de la Unidad de Créditos
remitirá a la Unidad de Asesoría Legal los antecedentes en un expediente que contendrá el original
de los cargos de las cartas remitidas al afiliado moroso, el compromiso de pago incumplido, el
estado de cuenta y un informe que precise las acciones de cobranza ejecutadas.
La Unidad de Asesoría Legal iniciará las acciones pertinentes conforme al procedimiento establecido
en el Capítulo IV.
CAPITULO III
PROCEDIMIENTO DE COBRANZA O RECUPERACIÓN EN LA VÍA ADMINISTRATIVA
-Es el conjunto de acciones y mecanismos que ejecuta el Área de Cobranzas de la Unidad de
Créditos a fin de impulsar a los deudores a cancelar sus cuotas impagas, reduciendo el índice de
morosidad a niveles mínimos con el consecuente incremento de la liquidez del FEBAN.
1. UNIDAD EJECUTORA
-La Unidad ejecutora de las acciones necesarias en el ámbito de su competencia para agotar la vía
administrativa de las cobranzas y recuperaciones de las acreencias del FEBAN es la Unidad de
Créditos de la División de Créditos y Seguros a través del Área de Cobranzas.
2. PROCEDIMIENTO DE COBRANZA Y RECUPERACIONES
-El Área de Cobranzas de la Unidad de Créditos agotará la vía administrativa de las cobranzas y
recuperaciones de las acreencias del FEBAN en dos fases:
2.1. Cobranza Preventiva
-Efectuar el control y seguimiento de los saldos de los créditos otorgados a los afiliados.
-Verificar permanentemente los saldos de las cuentas, notificando a aquellos beneficiarios sobre
cuotas atrasadas.
-Llevar un registro y control de los afiliados en situación de morosidad informando a las áreas
pertinentes lo siguiente: (i) Relación de deudores que están sobregirados, tan pronto tome
conocimiento de esta situación y (ii) Relación de deudores con refinanciamiento o compromiso de
pago.
La finalidad que el Área de Cobranza de la Unidad de Créditos comunique los puntos (i) y (ii)
señalados en el párrafo anterior, a las Divisiones o Unidades que han otorgado los créditos es que
éstas no sigan otorgando más créditos que puedan incrementar los saldos de estos deudores.
-Contar con un Directorio actualizado de la cartera de los deudores del FEBAN; para lo cual, podrá
asistirse con la búsqueda en las páginas Web de RENIEC o SUNAT, entre otros medios de
información.
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2.2 Cobranza Administrativa
-Recibir, clasificar y centralizar los cobros por recuperación de créditos vencidos.
-Constatar permanentemente en el sistema informático los descuentos que se efectúen a los
afiliados que mantengan créditos pendientes de pago con el FEBAN, de esta forma identificará a
aquellos deudores que pese a no tener liquidez y estar obligados a realizar sus correspondientes
amortizaciones directamente en ventanilla, se han atrasado en sus pagos.
-Ejecutar las acciones necesarias en el ámbito de su competencia para recuperar los créditos
vencidos otorgados a los beneficiarios del sistema, para lo cual seguirá el procedimiento establecido
en el numeral 3 del Capítulo III del presente manual.
3. PROCEDIMIENTO GENERAL DE COBRO
3.1. Identificación de los deudores de créditos otorgados por FEBAN
-El Área de Cobranzas identificará a los deudores visualizando en el sistema de cuentas corrientes
los descuentos aplicados por el Banco de la Nación, momento en el cual advertirá quienes son los
afiliados que no tienen liquidez y deben pagar directamente en ventanilla ese mes y los siguientes.
-UNA VEZ QUE EL ÁREA DE COBRANZAS TOME CONOCIMIENTO DE ESTE HECHO COMUNICARÁ A
LAS DIVISIONES O UNIDADES OTORGANTES DE CRÉDITOS, A FIN QUE ÉSTAS BAJO
RESPONSABILIDAD, NO SIGAN OTORGANDO MÁS CRÉDITOS QUE PUEDAN INCREMENTAR LOS
SALDOS DE ESTOS DEUDORES.
Asimismo, el Área de Cobranzas solicitará a las referidas Unidades que le remitan los antecedentes
de los créditos objeto de cobranza que sustenten la aprobación de los mismos, tales como: Cartas
de Garantía, Letras u otros documentos con los que el afiliado se comprometió a fin que se le
otorgue el préstamo o crédito; asimismo, requerirá las referencias personales, tales como: nombre
completo, Nº de Documento de Identidad, domicilio y teléfono actuales; la referida documentación e
información deberá ser remitida a la Unidad de Créditos en un plazo no mayor de tres (3) días
hábiles, bajo responsabilidad.
La División de Servicios Médicos deberá prever que en el caso de viudas y/o titulares sin
dependientes que utilicen el Programa de Asistencia Médica y suscriban cartas de garantía por
gastos no cubiertos, se cargue provisionalmente al autoseguro y las cuotas del coaseguro
respectivamente, con el fin de salvaguardar los intereses del FEBAN, en caso se produzca el
fallecimiento del afiliado, procediéndose posteriormente a la convalidación con la liquidación real.
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El Área de Cobranzas de la Unidad de Créditos evaluará las condiciones del crédito y devolverá los
antecedentes respectivos a las Divisiones o Unidades que hubieran otorgado los créditos
comunicándoles que ha dado inicio a las acciones de cobranza.
3.2. Etapas de la Cobranza
3.2.1. Primer mes de incumplimiento de pago
-Una vez que el Área de Cobranzas tome conocimiento del atraso en el pago y evalúe los
antecedentes de la deuda, podrá comunicarse telefónicamente con el afiliado deudor y tramitar el
envío de una carta simple (ANEXO C) en un plazo no mayor a siete (7) días calendarios, a fin de
informarle sobre su deuda e invitarle que se acerque a las ventanillas del FEBAN a efectuar el pago
de la misma.
-Si el afiliado deudor no efectuara el correspondiente pago dentro de los siete (7) días calendarios
siguientes a la notificación de la carta simple, el Área de cobranzas se comunicará con éste
telefónicamente reiterándole el asunto de la primera llamada y carta remitida, advirtiéndole además
del monto de sobregiro.
-En este sentido, no deberá haber transcurrido un mes contado a partir que el Área de Cobranzas
tome conocimiento del atraso del pago del afiliado sin que haya efectuado la remisión de la carta
simple al deudor.
3.2.2. Segundo mes de incumplimiento de pago
-Transcurrido el primer mes sin que el deudor efectué el pago y habiendo llegado la siguiente fecha
de descuento o pago por ventanilla el Área de Cobranzas deberá comunicarse telefónicamente con
el deudor y tramitar el envío de una carta simple (ANEXO D) en un plazo no mayor a siete (7) días
calendarios, a fin de informarle sobre su sobregiro que constituye la acumulación de dos (2) meses e
invitarle que se acerque a las ventanillas del FEBAN a efectuar el pago del mismo.
-Si el deudor no efectuara el correspondiente pago dentro de los siete (7) días calendarios siguientes
a la notificación de la carta simple, el Área de cobranzas se comunicará con éste telefónicamente
reiterándole el asunto de la primera llamada y carta remitida, advirtiéndole además del monto del
doble sobregiro.
-En este sentido, no deberá haber transcurrido un mes contado desde que venció el primer mes del
atraso del pago de la deuda sin que el Área de Cobranzas haya remitido una segunda carta simple
al deudor.
3.2.3. Tercer mes de incumplimiento de pago
-Transcurrido el segundo mes sin que el deudor efectué el pago y habiendo llegado la siguiente
fecha de descuento o pago por ventanilla el Área de Cobranzas deberá remitir una Carta Notarial al
deudor, la cual deberá indicar: (i) El monto del sobregiro, que constituye una acumulación de tres
meses, (ii) Un plazo no mayor de siete (7) días calendarios para efectuar la cancelación total del
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sobregiro, para lo cual deberá acercarse al Área de Cobranzas y (iii) Un apercibimiento expreso que
advierta al deudor que en caso de no efectuar el pago en el plazo señalado se iniciarán las acciones
legales correspondientes. (ANEXO E).
-En este sentido, no deberá haber transcurrido un mes contado desde que venció el segundo mes
del atraso del pago de la deuda sin que el Área de Cobranzas haya remitido la Carta Notarial
respectiva al deudor exigiéndole el pago total del sobregiro.
-Lo que significaría que en total el deudor habrá recibido dos (2) cartas simples y una (1) carta
notarial de parte de la institución a fin que efectúe su pago, desde el primer mes en que incurrió en
atraso. Sin perjuicio, de las llamadas telefónicas que adicionalmente haya efectuado el Área de
Cobranzas de la Unidad de Créditos.
4. DEL AGOTAMIENTO DE LA VÍA ADMINISTRATIVA:
-Con la remisión de la Carta Notarial y vencido el plazo de siete (7) días sin que el deudor efectúe el
pago del sobregiro, el Área de Cobranzas de la Unidad de Créditos dará por agotada la vía
administrativa y remitirá los antecedentes a la Unidad de Asesoría Legal con un informe que precise
las acciones de cobranza ejecutadas y recomiende el inicio de las acciones legales.
4.1 Derivación de expediente del Área de Cobranzas a la Unidad de Asesoría Legal
-El Área de Cobranzas de la Unidad de Créditos remitirá a la Unidad de Asesoría Legal los
antecedentes en un expediente que contendrá el original de los cargos de las cartas simples y carta
notarial remitida al deudor, el estado de cuenta y el respectivo informe, en un plazo que no deberá
exceder de la siguiente fecha de descuento o pago por ventanilla.
5. PROCEDIMIENTO DE NOTIFICACIÓN
-El acto de la notificación de cartas o comunicaciones tiene por objeto poner en conocimiento de los
deudores el interés del FEBAN en el pago de sus créditos vencidos o sobregiros y las acciones que
estuviera por iniciar a fin de recuperar sus acreencias.
-Los deudores tomarán conocimiento de los requerimientos de pago por parte del FEBAN, una vez
que reciban las cartas o comunicaciones que el Área de Cobranzas de la Unidad de Créditos y
Seguros dirija válidamente hacia ellos o al momento que reciban las llamadas telefónicas que dicha
área pudiera efectuar.
-SIN PERJUICIO, DE LO DISPUESTO EN EL PÁRRAFO ANTERIOR LA FALTA DE COMUNICACIÓN DE
PARTE DEL FEBAN DEL REQUERIMIENTO DE PAGO DE CRÉDITOS VENCIDOS O SOBREGIROS A SUS
DEUDORES, NO EXIME A ÉSTOS DE LA OBLIGACIÓN DE CUMPLIR CON LOS COMPROMISOS
ASUMIDOS DE LOS QUE TIENEN EFECTIVO CONOCIMIENTO DESDE EL MOMENTO QUE
OBTUVIERON LOS CRÉDITOS.
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-La notificación de cartas o comunicaciones escritas se regulará por las reglas de notificación de
cédulas judiciales señaladas en los Artículos 160º y 161º del Texto Único Ordenado del Código
Procesal Civil; no obstante, dichas comunicaciones no tendrán apariencia de notificación o escrito
judicial pues se trata de cartas privadas, tal como se advierte de los Anexos del presente manual.
-Asimismo, el FEBAN no empleará ninguna forma de notificación dispuesta en el Artículo 24-B del
Texto Único Ordenado de la Ley de Protección al Consumidor o alguna otra forma que prohíba la
ley.
CAPÍTULO IV
ACCIONES EXTRAJUDICIALES DE COBRANZA Y RECUPERACIONES
-Las acciones extrajudiciales son impulsadas por el Área de Recuperaciones de la Unidad de
Asesoría Legal una vez culminado el proceso de cobranza y se inicia en aquellos casos en que
habiéndose agotado la vía administrativa, la cobranza ha sido infructuosa y el deudor mantiene una
deuda atrasada que aumenta el valor de su saldo deudor.
1. UNIDAD EJECUTORA
-La Unidad ejecutora de las acciones extrajudiciales en el ámbito de su competencia para recuperar
las acreencias del FEBAN es la Unidad de Asesoría Legal a través del Área de Recuperaciones.
-En principio, la acción extrajudicial que promueve la Unidad de Asesoría Legal, es la conciliación
prejudicial, excepcionalmente, podrá optarse por la transacción extrajudicial la cual tendrá similares
características a la transacción judicial referida en el numeral 5.3 del Capítulo V del presente
manual.
2. CONCILIACIÓN PREJUDICIAL
Está dirigida a procurar un acuerdo conciliatorio con el deudor se trata de la última fase en la que el
FEBAN le da la oportunidad al deudor moroso de honrar sus deudas voluntariamente sin
intervención del Órgano Jurisdiccional, por lo cual, el acuerdo conciliatorio constará en todos los
casos en un Acta de Conciliación con mérito ejecutivo con la cual la institución tendrá expedito su
derecho de iniciar las acciones judiciales pertinentes frente al incumplimiento de la otra parte.
2.1 Revisión de los antecedentes
13

-A fin de iniciar el correspondiente procedimiento de conciliación el Área de Recuperaciones de la
Unidad de Asesoría Legal deberá revisar el expediente remitido por el Área de Cobranzas de la
Unidad de Créditos que contiene los originales de todas las actuaciones de cobranza, analizando los
siguientes aspectos de forma:
(i) Aspectos de Forma, el incumplimiento de la obligación, validez de la notificaciones efectuadas y
debido agotamiento de la vía administrativa conducido por el Área de Cobranzas de la Unidad de
Créditos
-De existir alguna observación en las acciones realizadas, la Unidad de Asesoría Legal devolverá el
expediente en un plazo no mayor de siete (7) días calendarios de recibido éste, indicando la
observación, advirtiendo que la vía administrativa no se ha agotado debidamente.
-En dicho supuesto, el Área de Cobranzas subsanará la observación y devolverá el expediente a la
Unidad de Asesoría Legal a fin de continuar con el trámite.
-Asimismo, el Área de Recuperaciones de la Unidad de Asesoría Legal solicitará los antecedentes
del crédito a la División o Unidad que hubiera otorgado el crédito o a la Unidad de Logística, según
corresponda, documentación que deberá ser remitida en un plazo no mayor de tres (3) días hábiles,
a fin de analizar los siguientes aspectos de fondo:
(ii) Aspectos de Fondo, analizar la naturaleza del crédito, condiciones del contrato, garantías
ofrecidas y todos los aspectos jurídicos relevantes de la acreencia, a fin de determinar la pretensión
a conciliar más conveniente para el FEBAN, la misma que se consignará en la solicitud de
conciliación.
2.2 Invitación a conciliar
- Una vez constatado el debido agotamiento de la vía administrativa y habiendo determinado la
pretensión a conciliar más conveniente para la institución, el Área de Recuperaciones de la Unidad
de Asesoría Legal, deberá remitir al Centro de Conciliación la correspondiente solicitud que
contenga los requisitos legales pertinentes, a fin de invitar al deudor a la conciliación.
-Recibida la solicitud, el Centro de Conciliación iniciará y conducirá el procedimiento de conciliación
conforme a la Ley de Conciliación vigente.
-La asistencia a las audiencias de conciliación está a cargo de los apoderados del FEBAN con
facultades expresas para conciliar, quienes podrán ser acompañados por el (a) Responsable del
Área de recuperaciones.
14

2.3 Conclusión del procedimiento de conciliación
El procedimiento de conciliación concluirá de la siguiente forma:
(i) Acuerdo total del FEBAN y el deudor, el Acta de conciliación contendrá el acuerdo conciliatorio
total que satisfaga la pretensión requerida por la institución, consignando de manera clara y precisa
los derechos, deberes y obligaciones ciertas, expresas y exigibles acordadas por las partes.
(ii) Acuerdo parcial del FEBAN y el deudor, los acuerdos parciales serán excepcionales, previa
evaluación de la Unidad de Asesoría Legal de una propuesta alternativa de parte del deudor que
pese a no ajustarse a la totalidad de la pretensión planteada inicialmente, pueda satisfacer o
convenir a los intereses de la institución.
(iii) Falta de acuerdo entre el FEBAN y el deudor, el Acta de conciliación consignará
expresamente que las partes no llegaron a ningún acuerdo.
(iv) Inasistencia del deudor a dos (2) sesiones, el Acta de conciliación consignará la inasistencia
reiterada del deudor, hecho que producirá en el proceso judicial que se instaure, presunción legal
relativa de verdad sobre los hechos expuestos por el FEBAN en el Acta de Conciliación y
reproducidos en la demanda.
2.4 Acta de Conciliación
(i) Si el procedimiento de conciliación concluyera de las formas (i) ó (ii) señaladas en el
numeral anterior: el Acta con acuerdo conciliatorio constituirá título de ejecución; por lo cual, los
derechos, deberes u obligaciones ciertas, expresas y exigibles que consten en dicha acta se
ejecutarán a través del proceso de ejecución de resoluciones judiciales.
-El acuerdo conciliatorio debe comprender además del compromiso de pago de parte del deudor por
el total del crédito otorgado, el desembolso por el total de los gastos operativos que hubiera
efectuado el FEBAN, según los montos consignados en el Capítulo VII del presente manual.
-En este supuesto, el Área de Recuperaciones de la Unidad de Asesoría Legal, devolverá el
expediente al Área de Cobranzas de la Unidad de Créditos con una copia del Acta de Conciliación, a
fin que dicha Área se encargue de hacer el seguimiento del cumplimiento del pago del deudor en los
términos acordados en el acta.
-Asimismo, devolverá a la División o Unidad que le hubiera proporcionado los antecedentes del
Crédito objeto de cobranza, el expediente o legajo correspondiente.
-En caso de retraso en (2) dos de las cuotas pactadas por parte del deudor, el Área de cobranzas de
la Unidad de Créditos informará a la Unidad de Asesoría Legal que el deudor ha incumplido con el
15

acuerdo conciliatorio dentro de un plazo de siete (7) días calendarios, remitiendo nuevamente el
expediente al Área de Recuperaciones de la Unidad de Asesoría Legal, a fin que la Unidad de
Asesoría Legal inicie las acciones judiciales correspondientes según lo dispuesto en el Capítulo V
del presente manual.
-De ser así el Área de Recuperaciones de la Unidad de Asesoría Legal recabará las copias
fedateadas de los cargos de las cartas simples y carta notarial remitida al deudor, el estado de
cuenta, el informe de la Unidad de Cobranza que recomienda el inicio de las acciones prejudiciales,
el informe de la Unidad de Cobranza que recomienda el inicio de las acciones judiciales por
incumplimiento del acuerdo conciliatorio y devolverá el expediente al Área de Cobranzas de la
Unidad de Créditos.
-Asimismo, solicitará a la División o Unidad que hubiera otorgado el crédito o a la Unidad de
Logística, según corresponda, el expediente del Crédito que contiene los antecedentes del crédito
objeto de cobranza, y recabará las copias fedateadas o legalizadas que fueran necesarias como
medios probatorios para iniciar las acciones judiciales.
-Una vez recabadas las referidas copias devolverá a la División o Unidad que hubiera proporcionado
los antecedentes objeto de cobranza, el expediente de crédito con los antecedentes originales.
(ii) Si el procedimiento de conciliación concluyera de las formas (iii) y (iv) señaladas en el
numeral anterior: el Área de Recuperaciones de la Unidad de Asesoría Legal, habrá agotado las
acciones prejudiciales necesarias para obtener un compromiso voluntario del pago de la acreencia
por parte del deudor; por lo cual, frente a la negativa de éste, iniciará las acciones judiciales
pertinentes según lo dispuesto en el Capítulo V del presente manual.
-En este caso, el Área de Recuperaciones de la Unidad de Asesoría Legal recabará las copias
fedateadas de los cargos de las cartas simples y carta notarial remitida al deudor, el estado de
cuenta y el informe de la Unidad de Cobranza que recomienda el inicio de las acciones prejudiciales
y devolverá el expediente al Área de Cobranzas de la Unidad de Créditos.
-Asimismo, recabará las copias fedateadas o legalizadas, según corresponda, del expediente de
Créditos que contiene los antecedentes del crédito objeto de cobranza y devolverá a la División o
Unidad que hubiera proporcionado los antecedentes objeto de cobranza, el expediente de crédito
con los antecedentes originales.
- La Unidad de Asesoría, mantendrá en sus archivos los originales de todas las Actas de
Conciliación cualquiera fuera el modo de conclusión del procedimiento conciliatorio y las copias
fedateadas o legalizadas de los antecedentes que servirán de anexos para las demandas y otros
escritos que presente en el proceso judicial.
16

CAPÍTULO V
ACCIONES JUDICIALES DE COBRANZAS Y RECUPERACIONES
-La interposición de acciones judiciales es la última vía por la que opta la institución y es iniciada por
la Unidad de Asesoría Legal toda vez que el proceso de cobranza y demás acciones prejudiciales no
han impulsado al deudor a honrar sus deudas voluntariamente.
1. UNIDAD EJECUTORA
-La Unidad ejecutora de las acciones judiciales en el ámbito de su competencia para recuperar las
acreencias del FEBAN es la Unidad de Asesoría Legal, propiamente dicha.
2. PRESUPUESTOS PARA EL INICIO DEL PROCESO JUDICIAL
-El Área de Recuperaciones de la Unidad de Asesoría Legal recomendará el inicio del proceso
judicial cuando concurran los siguientes elementos:
(i) Agotamiento efectivo de la vía administrativa, procedimiento conducido por el Área de Cobranzas
de la Unidad de Créditos y;
(ii) Un Procedimiento de conciliación debidamente conducido por el correspondiente Centro de
Conciliación, en el cual se hubiera presentado cualquiera de los siguientes supuestos:
-Habiendo sido invitado a conciliar el deudor, éste falta a las dos (2) audiencias convocado.
-Asistiendo el deudor a la Audiencia de Conciliación se hubiera negado a conciliar con el
FEBAN.
-Habiendo suscrito un acuerdo conciliatorio el deudor incumple con la obligación.
3. ELABORACIÓN DE UN INFORME LEGAL:
-El Área de Recuperaciones de la Unidad de Asesoría Legal elaborará un informe legal señalando
los antecedentes de la deuda, precisando la manera en que han concurrido los dos (2) presupuestos
referidos en el numeral anterior.
-El referido informe recomendará el inicio de las acciones judiciales y emitirá opinión sobre el
proceso judicial que debe iniciarse según la conveniencia del FEBAN y teniendo en cuenta la
17

naturaleza del crédito, condiciones del contrato, garantías ofrecidas por el deudor y todos los
aspectos jurídicos relevantes de la acreencia.
-El informe será remitido a la Jefatura de la Unidad de Asesoría Legal conteniendo como anexos las
copias fedateadas de todas las comunicaciones remitidas al deudor durante el proceso de cobranza,
el informe del Área de Cobranzas que recomiende el inicio de las acciones prejudiciales, la copia
legalizada del Acta de Conciliación y, de ser el caso, la copia fedateada del informe del Área de
Cobranzas de la Unidad de Créditos que precise que el deudor ha incumplido con el acuerdo
conciliatorio y que la Unidad de Asesoría Legal inicie las acciones judiciales correspondientes así
como un estado de cuenta del deudor.
-Asimismo, adjuntará las copias fedateadas o legalizadas, según corresponda, de los documentos
que obren en el expediente crédito objeto de cobranza que haya sido requerido a la División o
Unidad que hubiera otorgado el crédito o a la Unidad de Logística, según corresponda.
-La Jefatura de la Unidad de Asesoría Legal derivará los actuados al personal a su cargo
responsable del seguimiento, control y representación judicial de los procesos civiles seguidos por el
FEBAN, quienes adjuntarán como anexos de la demanda y conformarán el falso expediente que
obrará en los archivos de la Unidad de Asesoría Legal, la documentación referida en el párrafo
anterior.
-Los abogados encargados de interponer las correspondientes demandas contarán con un plazo
máximo de siete (7) días hábiles, contados a partir del día que la Jefatura le derive los actuados, a
fin de presentar el referido escrito al Juzgado competente.
4. IMPULSO Y SEGUIMIENTO DE LOS PROCESOS JUDICIALES:
-La Unidad de Asesoría Legal mantendrá informada al Área de Cobranzas de la Unidad de Créditos
sobre el proceso judicial iniciado, remitiéndole –bajo responsabilidad- un informe trimestral con copia
a la Gerencia de las acciones judiciales seguidas y el estado actual del proceso hasta que éste
finalice con una decisión que se procurará durante toda la conducción del proceso judicial sea
enteramente favorable para el FEBAN.
-La Jefatura de la Unidad de Asesoría Legal conducirá reuniones de trabajo bimestrales con los
abogados encargados del seguimiento, control y representación judicial de los respectivos procesos
civiles y con el (a) Responsable de las Recuperaciones, quien deberá mantener las labores de
supervisión y seguimiento de todos los procesos civiles que se iniciaron en virtud a los informes
legales señalados en el numeral 3 del presente capítulo hasta que dichos procesos culminen
satisfactoriamente.
18

5. FORMAS ESPECIALES DE CONCLUSIÓN DEL PROCESO JUDICIAL
5.1. ABANDONO O DESISTIMIENTO
-En principio, ningún proceso judicial iniciado por el FEBAN a fin de recuperar sus acreencias podrá
culminar por Abandono o Desistimiento, salvo casos excepcionales.
5.2. CONCILIACIÓN JUDICIAL
-Sin perjuicio, que en la vía administrativa o en la etapa prejudicial, el deudor no haya mostrado
voluntad de cancelar el crédito vencido o sobregiro, situación que motivó el inicio de las acciones
judiciales, el FEBAN podrá conciliar con el demandado, en cualquier momento del proceso judicial,
siempre que no se haya expedido sentencia en segunda instancia, cuando éste presente una
propuesta de pago favorable que implique la cancelación total de la deuda, preferentemente al
contado o en cuotas mensuales cuyos montos se adecuen a los criterios de refinanciamiento
empleados por la Unidad de Créditos y Seguros detallados en el numeral 2.1 del Capítulo II del
presente manual.
-Dicha propuesta será plasmada en la fórmula conciliatoria la cual una vez que sea aceptada por
ambas partes, motivará que el Juez instructor dé por concluido el proceso judicial.
-La propuesta conciliatoria incluirá los gastos operativos en los que hubiera incurrido el FEBAN en
las etapas de la cobranza administrativa y prejudicial, así como en el impulso del correspondiente
proceso judicial.
-La conciliación judicial se regulará por lo dispuesto en los Artículos 323 a 329 del Texto Único
Ordenado del Código Procesal Civil.
5.3. TRANSACCIÓN JUDICIAL
-Está dirigida a procurar un acuerdo, mediante el cual el FEBAN y el deudor se hagan concesiones
recíprocas, que impliquen el sacrificio de las pretensiones invocadas por ambas partes, las que no
implican equivalencia o proporcionalidad; y, en base a estas concesiones dar por finalizado el litigio
o controversia después de iniciado el proceso judicial.
-Por regla general, salvo casos excepcionales, el FEBAN no podrá renunciar a sus pretensiones de
cobro y recuperación del crédito otorgado; por lo cual, sólo será materia de transacción la renuncia
de acciones legales en contra del demandado tales como resolución del contrato, desalojo del
inmueble, ejecución de garantía, entre otras, siempre que éste se comprometa a pagar el crédito
vencido o sobregiro según corresponda, al contado o en cuotas mensuales cuyos montos se
19

adecuen a los criterios de refinanciamiento empleados por la Unidad de Créditos y Seguros
detallados en el numeral 2.1 del Capítulo II del presente manual. Asimismo, el deudor afrontará los
gastos operativos en los que hubiera incurrido el FEBAN en las etapas de la cobranza administrativa
y prejudicial, así como en el impulso del correspondiente proceso judicial.
-La transacción judicial se regulará por lo dispuesto en los Artículos 334 a 339 del Texto Único
Ordenado del Código Procesal Civil.
5.3.1. Reglas Generales para la conciliación o transacción judicial:
-En el caso que el proceso judicial concluya de la forma señalada en los numerales 5.2 ó 5.3, la
fórmula conciliatoria o acuerdo de transacción debe comprender además del compromiso de pago
de parte del deudor por el total del crédito otorgado, el desembolso por los gastos administrativos
que hubiera efectuado el FEBAN.
-En este supuesto, la Unidad de Asesoría Legal remitirá al Área de Cobranzas de la Unidad de
Créditos una copia del Acta de Conciliación o Transacción judicial, a fin que dicha Área se encargue
de hacer el seguimiento del cumplimiento del pago del deudor en los términos acordados en ésta.
-En caso de retraso en una (1) de las cuotas pactadas por parte del deudor, el Área de cobranzas de
la Unidad de Créditos comunicará este hecho en un plazo no mayor a siete (7) calendarios, a la
Unidad de Asesoría Legal, a fin que la Unidad de Asesoría Legal reanude las acciones judiciales
pertinentes e inicie el proceso de ejecución correspondiente.
CAPÍTULO VI
CUSTODIA DE DOCUMENTACIÓN RELACIONADA A LAS COBRANZAS Y RECUPERACIONES
1. DE LOS ANTECEDENTES DEL CRÉDITO
-En principio, las Divisiones o Unidades competentes de otorgar los créditos, tales como la Unidad
de Créditos y Seguros, División de Servicios Médicos, Unidad de Inmuebles, Unidad de
CEREBANES, etc, son las responsables de custodiar los antecedentes que originen su
otorgamiento, con los cuales se constate las condiciones de los créditos y los alcances de los
compromisos asumidos por los afiliados beneficiados con los créditos.
-Asimismo, las referidas Divisiones o Unidades deberán remitir bajo responsabilidad al Área de
Cobranzas de la Unidad de Créditos los antecedentes, cada vez que ésta se los solicite de acuerdo
a lo dispuesto en el numeral 3.3 del Capítulo III del presente manual, sin perjuicio que el Área de
Cobranzas devuelva dichos documentos una vez que haya evaluado los antecedentes del crédito.
20

-De igual forma, en el caso que los antecedentes del crédito fueran solicitados por la Unidad de
Asesoría Legal a fin de iniciar las acciones legales correspondientes, las referidas Divisiones o
Unidades deberán remitir bajo responsabilidad lo solicitado a la brevedad, sin perjuicio que la Unidad
de Asesoría Legal devuelva el expediente original una vez que recabe las copias que estime
pertinentes.
-El Área de Cobranzas de la Unidad de Créditos o la Unidad de Asesoría Legal no podrán iniciar las
acciones de cobranzas y recuperaciones, según sus competencias, si las Divisiones o Unidades que
otorgaron los créditos no proporcionan oportunamente el acervo documentario pertinente que
contenga los antecedentes del crédito impago.
-En el caso, que las Divisiones o Unidades responsables de otorgar los créditos objeto de cobranza
hubieran remitido sus antecedentes a la Unidad de Logística a fin que ésta custodie su archivo,
deberán comunicarlo al Área de Cobranzas o a la Unidad de Asesoría Legal al momento que éstas
requieran la información.
-De ser así, el Área de Cobranzas o la Unidad de Asesoría Legal trasladaran el requerimiento de los
antecedentes del crédito objeto de cobranza a la Unidad de Logística, la cual deberá alcanzar
oportunamente los antecedentes solicitados.
2. DEL PROCEDIMIENTO DE COBRANZA Y RECUPERACIÓN
- El Área de Cobranzas de la Unidad de Créditos es la responsable de mantener en sus archivos
todos los expedientes que contengan los documentos originales emitidos durante el proceso de
cobranza y recuperación conducido bajo su dirección.
-Los documentos originales generados por el Área de Cobranza de la Unidad de Créditos durante el
proceso de cobranza y recuperación con el cual se agote la vía administrativa está bajo la exclusiva
responsabilidad de dicha área, sin perjuicio que derive el expediente a la Unidad de Asesoría Legal
en el caso que corresponda iniciar acciones legales, con el cargo que éste será devuelto en el menor
plazo posible previa obtención de las copias pertinentes.
3. DEL PROCEDIMIENTO DE CONCILIACIÓN O TRANSACCIÓN EXTRAJUDICIAL
-La Unidad de Asesoría Legal mantendrá en su archivo general separado por materias las Actas de
Conciliación originales correspondientes a todos los procedimientos de Conciliación prejudicial que
conduzca.
21

-El archivo de las actas de conciliación prejudicial originales es de exclusiva responsabilidad de la
Unidad de Asesoría Legal, sin perjuicio, que alcance las copias que fueran solicitadas por el Área de
Cobranzas de la Unidad de Créditos.
4. DEL PROCESO JUDICIAL
-La Unidad de Asesoría Legal mantendrá en su archivo de expedientes judiciales cada uno de los
falsos expedientes judiciales que se conformen según se inicien los procesos judiciales
correspondientes que recabarán todas las actuaciones judiciales que esta Unidad impulse,
incluyendo las actas de conciliación o transacción judicial, en el eventual caso que el proceso
concluyera de alguna de estas formas especiales.
CAPÍTULO VII
DE LOS GASTOS OPERATIVOS
Todos los gastos operativos que efectúe el FEBAN en las etapas de cobranza administrativa,
ejecución de acciones prejudiciales y judiciales serán asumidos por el deudor y se calcularán de la
siguiente manera:
ETAPA GASTO PORCENTAJE DE LA U.I.T.
COBRANZA
ADMINISTRATIVA
Carta Simple 0.30 % (1) UIT
COBRANZA
ADMINISTRATIVA
Carta Notarial 0.75 % (1) UIT
PREJUDICIAL Conciliación Prejudicial 2.30 % (1) UIT
JUDICIAL Presentación de demanda
0.35 % (1) UIT más el valor
de la tasa judicial
22

JUDICIAL
Presentación de escrito que
no requiere tasa
0.35 % (1) UIT
JUDICIAL
Por forma especial de
conclusión del proceso
0.35 % (1) UIT más el valor
de la tasa judicial
23

(ANEXO A)
MODELO DE COMPROMISO DE PAGO
Lima,
Señores:
FONDO DE EMPLEADOS DEL BANCO DE LA NACION
Presente.-
Yo,__________________________________, identificado con Documento Nacional de Identidad Nº _______________,
me presento con el fin de regularizar la cancelación de la deuda que mantengo pendiente con el Fondo de Empleados
del Banco de la Nación -FEBAN, respecto al siguiente crédito:______________________________________________.
Me comprometo a efectuar los siguientes pagos a continuación especificados:
1. El día ___________________________del presente año cancelo la suma de ___________________________
como cuota inicial y la suma de _____________________________________equivalente a los gastos
operativos efectuados por el FEBAN.
2. A partir del mes de _______________________del presente año, y en adelante la suma de
___________________, hasta el mes de ___________ del año _______, hasta cancelar mi deuda pendiente.
3. La fecha límite para abonar las cuotas mensuales referidas en el numeral anterior son todos los ________ de
cada mes.
4. Los pagos serán efectuados directamente en las oficinas del FEBAN o abonados a la Cuenta Corriente en
moneda _____________________ Nº _______________________ del Banco de la Nación, los pagos que se
efectúen a la referida cuenta, serán comunicados personalmente a la Sra. Magaly Valverde, Responsable del
Área de Cobranzas de la Unidad de Créditos dentro del plazo de 24 horas de efectuar el depósito, por el que
suscribe o tercero autorizado presentado el Certificado de depósito correspondiente, a fin que sea registrado
en la Unidad de Créditos.
5. En el caso que mi persona o el tercero autorizado no pudieran acercarse personalmente a la sede del FEBAN,
confirmaré por vía telefónica a la Responsable del Área de Cobranzas de la Unidad de Créditos la ejecución
del pago -dentro del plazo de 24 horas de efectuar el mismo- remitiendo vía fax el certificado de depósito,
hasta regularizar la entrega personal. (teléfono 4289411 –Anexo 245).
Dejo constancia, que el incumplimiento de una cuota especificada en el presente documento dará origen al inicio, por
parte del FEBAN, a las acciones legales correspondientes, destinadas al recupero de sus acreencias.
Atentamente,
________________________________ ______________________________________
(FIRMA DEL AFILIADO) POR EL FEBAN
NOMBRES Y APELLIDOS:
DOCUMENTO DE IDENTIDAD:
HUELLA DIGITAL:
25

(ANEXO B)
MODELO DE COMPROMISO DE PAGO
Lima,
Señores:
FONDO DE EMPLEADOS DEL BANCO DE LA NACION
Presente.-
Yo, ________________________________, identificado con Documento Nacional de Identidad Nº
__________________, me presento con el fin de regularizar la cancelación de la deuda que mantengo pendiente con el
Fondo de Empleados del Banco de la Nación -FEBAN, respecto al siguiente crédito:_____________________________.
Me comprometo a efectuar los siguientes pagos a continuación especificados:
1. A partir del mes de ________________ del presente año, y en adelante la suma de ____________________,
hasta cancelar el valor de mi sobregiro; sin perjuicio de los descuentos mensuales que el Banco de la Nación
aplicará a mis haberes por planilla.
2. La fecha límite para abonar las cuotas mensuales referidas en el numeral anterior son todos los ________ de
cada mes.
3. Los pagos serán efectuados directamente en las oficinas del FEBAN o abonados a la Cuenta Corriente en
moneda ________________________ Nº ____________________ del Banco de la Nación, los pagos que se
efectúen a la referida cuenta, serán comunicados personalmente a la Sra. Magaly Valverde, Responsable del
Área de Cobranzas de la Unidad de Créditos dentro del plazo de 24 horas de efectuar el depósito, por el que
suscribe o tercero autorizado presentado el Certificado de depósito correspondiente, a fin que el abono sea
registrado en la Unidad de Créditos, previo pago de los gastos operativos, esto es, ______________________
que deberán abonarse directamente en Caja.
4. En el caso que mi persona o el tercero autorizado no pudieran acercarse personalmente a la sede del FEBAN,
confirmaré por vía telefónica a la Responsable del Área de Cobranzas de la Unidad de Créditos la ejecución
del pago -dentro del plazo de 24 horas de efectuar el mismo- remitiendo vía fax el certificado de depósito,
hasta regularizar la entrega personal. (teléfono 4289411 –Anexo 245).
Dejo constancia, que el incumplimiento de una cuota especificada en el presente documento dará origen al inicio, por
parte del FEBAN, a las acciones legales correspondientes, destinadas al recupero de sus acreencias.
Atentamente,
_______________________________________ _________________________________________
(FIRMA DEL AFILIADO) POR EL FEBAN
NOMBRES Y APELLIDOS:
DOCUMENTO DE IDENTIDAD:
HUELLA DIGITAL:
26

(ANEXO C)
MODELO DE PRIMERA CARTA SIMPLE
Ciudad, _____________________
(FECHA)
Carta Nº
Señor (a):
______________________________
______________________________
(NOMBRE DEL AFILIADO Y DIRECCIÓN)
Asunto: Requerimiento de Pago
Es grato dirigirnos a usted a fin de saludarlo (a) y recordarle que en virtud al crédito______________________________
________________________________________________________________________________________________
contraído con nuestra institución el día _____________________, usted adeuda a la fecha el pago de una (1) cuota
mensual equivalente a ______________________________, correspondiente al mes de ___________ del presente año.
En este sentido, lo (a) invitamos a acercarse a las instalaciones del FEBAN a fin de abonar al contado las cuotas
pendientes de cancelar o hacerlo directamente en la Cuenta Corriente en moneda _______________________ Nº
________________________, dentro del plazo de siete (7) días calendarios, contados a partir de la fecha de notificación
de la presente carta.
Le agradeceremos su confirmación de depósito o pago directo, en forma personal o mediante tercero autorizado
presentado el Certificado de depósito correspondiente a nuestro (a) Responsable del Área de Cobranzas
Sr.(a)_______________________________a fin que el abono sea registrado en la Unidad de Créditos, previo pago de
los gastos operativos, esto es, ___________________, que deberán abonarse directamente en Caja.
En el caso que su persona o el tercero autorizado no pudieran acercarse personalmente a la sede del FEBAN, sírvase
confirmar por vía telefónica a la Responsable del Área de Cobranzas de la Unidad de Créditos la ejecución del pago -
dentro del plazo de 24 horas de efectuar el mismo- remitiendo vía fax el Certificado de Depósito, hasta regularizar la
entrega personal (teléfono 4289411 –Anexo 245), a quien además podrá efectuar cualquier consulta o solicitud de una
entrevista personal.
Muchas gracias por su atención.
Atentamente,
SI AL MOMENTO QUE LE FUERA REMITIDO ESTE DOCUMENTO USTED YA HUBIERA CANCELADO LA
REFERIDA CUOTA, SÍRVASE HACER CASO OMISO AL PRESENTE REQUERIMIENTO.
27

(ANEXO D)
MODELO DE SEGUNDA CARTA SIMPLE
Ciudad, _____________________
(FECHA)
Carta Nº
Señor (a):
______________________________
______________________________
Asunto: Reitera requerimiento de pago
Referencia: Nuestra Carta Nº________________
Bastante preocupados por la no atención de su deuda referente al crédito______________________________________
contraído con nuestra institución el día _____________________, que a la fecha comprende dos (2) cuotas mensuales
equivalentes a _____________________________________, correspondientes a los meses de ___________ y
___________ del presente año, dejadas de pagar.
Lo (a) exhortamos a acercarse a las instalaciones del FEBAN a fin de abonar al contado las cuotas pendientes de
cancelar o hacerlo directamente en la Cuenta Corriente en moneda _______________________________ Nº
________________________, dentro del plazo de siete (7) días calendarios, contados a partir de la fecha de notificación
de la presente carta.
Esperando en esta oportunidad ser atendidos sin postergaciones, le agradeceremos su confirmación de depósito o pago
directo, en forma personal o mediante tercero autorizado presentado el Certificado de depósito correspondiente a
nuestro (a) Responsable del Área de Cobranzas Sr.(a)_______________________________a fin que el pago sea
registrado en la Unidad de Créditos, previo pago de los gastos operativos, esto es, ___________________, que deberán
abonarse directamente en Caja.
Muchas gracias por su atención
Lo saluda,
SI AL MOMENTO QUE LE FUERA REMITIDO ESTE DOCUMENTO USTED YA HUBIERA CANCELADO LAS
REFERIDAS CUOTAS, SÍRVASE HACER CASO OMISO AL PRESENTE REQUERIMIENTO.
28

29
(ANEXO E)
MODELO DE CARTA NOTARIAL
Ciudad, _____________________
(FECHA)
Carta Nº
Señor (a):
______________________________
_____________________________________________
Asunto: Último requerimiento de pago
Referencia: Nuestras Cartas Nº________y
Nº_________
Es grato dirigirnos a usted a fin de saludarlo (a) y recordarle que en virtud al crédito______________________________
contraído con nuestra institución el día _____________________, usted adeuda a la fecha el pago de tres (3) cuotas
mensuales equivalentes a ___________________________________________, correspondientes a los meses de
___________, ___________ y ___________ del presente año.
En razón de que a pesar de nuestras comunicaciones habidas con las cartas en referencia, además de las llamadas
telefónicas en los últimos dos (2) meses, usted no ha efectuado los correspondientes pagos, le exhortamos por última
vez a acercarse a las instalaciones del FEBAN a fin de abonar al contado las cuotas pendientes de cancelar o hacerlo
directamente en la Cuenta Corriente en moneda ____________________________ Nº ________________________,
dentro del plazo de siete (7) días calendarios, contados a partir de la fecha de notificación de la presente carta.
Asimismo, le comunicamos que vencido el plazo señalado en el párrafo anterior daremos por agotada la vía
administrativa de cobranza sin que su persona muestre voluntad alguna de pago y lamentaremos tener que trasladar el
cobro a la Unidad de Asesoría Legal.
Ello indudablemente además de los perjuicios económicos que le acarrearán los intereses, costos y costas, por el inicio
del cobro en la vía legal correspondiente, traerá consigo un deterioro crediticio a su persona frente a la institución.
Sírvase proceder a la confirmación de depósito o pago directo, en forma personal o mediante tercero autorizado
presentado el Certificado de depósito correspondiente a nuestro (a) Responsable del Área de Cobranzas
Sr.(a)_______________________________a fin que el pago sea registrado en la Unidad de Créditos, previo pago de los
gastos operativos, esto es, ___________________, que deberán abonarse directamente en Caja.
Atentamente,
SI AL MOMENTO QUE LE FUERA REMITIDO ESTE DOCUMENTO USTED YA HUBIERA CANCELADO LAS
REFERIDAS CUOTAS, SÍRVASE HACER CASO OMISO AL PRESENTE REQUERIMIENTO.

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