Manual microsoft project_2003_2007_2010

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Antonio Molina C. MANUAL MS-PROJECT 2003-2007-2010
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Curso Ms-Project
Antonio Molina Campos, Constructor Civil
Magister en Ingeniería Industrial
Universidad del Bío-Bío - Concepción - Chile
amolinac@ubiobio.cl easycom.ms.project@gmail.com
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EASYCOM
Ms-Project
2003-2007-2010
Aplicado
a
la
Construcción

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Curso Ms-Project
Preparado por: Antonio Molina C., Constructor Civil. Magister en Ingeniería Industrial UBB Hoja 2
Índice
Pág.
Introducción. 5
1. Adaptar Microsoft Project a la empresa. 6
2. Pasos para programar el Proyecto. 13
3. Programación. 19
3.1. Programación en Gantt 20
3.1.1. Como crear y personalizar campos en Project 21
3.1.2. Dibujar la Carta Gantt 25
3.2.- Programación CPM 35
3.2.1. Dibujar la Malla en Diagrama de Red 36
3.2.2. Creación de Plantillas personalizadas para Diagrama de Red. 37
3.2.2.1. Creación de Plantilla 1-CPM 37
3.2.2.2. Creación de Plantilla 2-CPM 42
3.2.3. Como mejorar la vista Diagrama de red 42
3.3.- Programación PERT 47
3.3.1. Pasos para Programar en PERT 47
3.3.2. Análisis de las mallas Optimista y Pesimista 53
3.3.3. Cambio de pesos de la fórmula de duración esperada (de) 53
4.- Costos de un proyecto de construcción en Project 55
4.1. Hoja de recursos 58
4.1.1. Como ingresar recursos Mano de Obra 58
4.1.2. Como ingresar recursos Materiales 60
4.1.3. Como ingresar recursos Herramientas 61
4.1.4. Como ingresar recursos Maquinarias 62
4.1.5. Como ingresar recursos Subcontratos 63
4.2. Análisis de costos en Ms-Project 66
4.2.1. Construcción de Presupuestos para los estados del proyecto 68
4.2.2. Asignación de recursos a las actividades – Análisis de Costos 76
4.2.2.1. Análisis de costos en área 3 (vista de formulario) 76
4.2.2.2. Análisis de costos mediante opción Asignar recursos 79
4.3. Análisis de gráficos de recursos en Ms-Project 87
4.3.1. Análisis de gráficos de recursos con costo variable 87
4.3.2. Análisis de gráficos de recursos con costo fijo 92
4.3.3. Análisis de gráficos de recursos con filtro de Grupo 95
4.4. Informes de costos en Ms-Project 97
4.4.1. Informe de presupuesto de costos en Ms-Project 98
4.4.2. Informe de presupuesto de costos en Excel 101
4.4.3. Informe de presupuesto detallado en Ms-Project 103
4.4.4. Informe de flujo de caja en Ms-Project 105
4.4.5. Impresión malla de programación 107
5. Control de obras – Seguimiento del proyecto 110
5.1. Establecer línea de base del proyecto 110
5.2. Seguimiento del proyecto 112

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5.2.1. Control de tiempos 113
5.2.2. Control de costos 114
5.2.3. Revisión de los presupuestos del proyecto 120
5.2.4. Tablas de control de proyecto 122
5.2.4.1. Construcción Tabla N°1 Control de Costos 123
5.2.4.2. Construcción Tabla N°2 Control de Costos 125
5.2.4.3. Construcción Tabla N°1 Control de Tiempos 126
5.2.4.4. Construcción Tabla N°2 Control de Tiempos 128
5.2.4.5. Construcción Tabla Estado de Pago 129
5.2.4.6. Simulación de Estado de Pago para el proyecto 133
5.2.4.7. Tabla Días corridos Versus. Días Hábiles 138
5.2.4.8. Tabla Valor Ganado (Gestión de proyectos) 143
5.2.4.9. Curvas Valor Ganado en Excel 150
6. Como utilizar las tablas de Uso de tareas y Uso de recursos 150
6.1. Vista Uso de tareas 150
6.2. Tabla de Control de cantidades de recursos en vista Uso de tareas 155
6.3. Vista Uso de recursos 158
7. Como usar lo aprendido en proyectos futuros- Organizador 161
7.1. Como actualizar proyectos entre archivos 161
7.2. Como actualizar Ms-Project con lo aprendido, Global MPT 166
8. Programación rítmica 168
8.1. Cálculo manual de la Programación Rítmica 168
8.2. Calculo en Ms-Project de la Programación Rítmica 170
9. Análisis de datos en Excel, creación de curvas S (Ms-Project 2003-2007) 175
9.1. Instalación de Complementos en Ms-Project 2003 176
9.2. Instalación de Complementos en Ms-Project 2007 177
9.3. Análisis de datos de escala temporal de Excel 180
9.4. Uso de Macro automática para Generar Curvas S 189
10. Informes visuales (Ms-Project 2007-2010) 196
10.1 Creación de Curvas S para Ms-Project 2010 202

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Dedicatoria
Dedicado a mi hijo Ignacio, trato cada día de ser más amigo tuyo y de que te sientas
cada día más orgulloso de tu padre, en esta nueva vida de Universitario que has
empezado.
Miro en tu vida y me veo yo, se de tus sueños que fueron mis mismos sueños, siento tus
penas como yo las sentí, miro tus pasos que fueron los que yo caminé en aquellos ayeres
de mi vida de Universitario.
Espero que te sientas tan orgulloso de tu padre como me siento yo de ti, te quiero hijo
mayor con toda mi alma.

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Introducción.
Este manual de Ms-Project aplicado a la Construcción pretende ser una ayuda
primero para todos mis alumnos principalmente de la Universidad del Bío-Bío. Concepción
Chile, mi alma mater, y de la Universidad del Desarrollo, y de la Universidad Federico
Santa María donde he tenido la fortuna de dictar clases. En segundo lugar para todos los
profesionales a los cuales he preparado en esta área tan apasionante de planificación de
proyectos considerando esta excelente herramienta, Ms-Project.
Ms-Project está abierto para un sinnúmero de posibilidades de planificación de
proyectos, y no todos relacionados con la ingeniería o construcción, sino muy variados y
diversos, de esta manera, como no había nada relacionado a esta área, la Construcción,
decidí realizar este manual con la experiencia en Ms-Project acumulada desde sus primeras
versiones, bueno el primer software de administración de proyectos fue en 1987 y una
versión DOS, luego en Windows use todas las versiones pasando por las mejores según yo
2003 y 2007, hasta está última versión 2010 (hasta ahora) que no me gusta pues le han
quitado algunos complementos como el PERT y la muy útil y servicial “Análisis de datos
en Excel” aunque si debo decir que programando se puede hacer una buena opción de
PERT y según algunos los informes visuales de Project 2007 y 2010 reemplazan la opción
de análisis de datos en Excel, yo no estoy totalmente de acuerdo, sin programación en
Visual Basic y/o macros no es posible obtener unas curvas de control o curvas S de
comparación de datos actuales, reales y previstos.
Para mí lo ideal es tener las versiones 2003 y 2007, la 2003 solo para “quitarle” sus
complementos y pasarlos a la versión 2007 luego de esto sin duda me quedo con Ms-
Project 2007 y utilizo en este los complementos como el análisis de datos en Excel donde
se pueden lograr graficar curvas de control (curva S) programada, real, y un sinfín de datos
de análisis necesarios para planificar todos proyectos en los distintos estados, planificado
(previsto para Ms-Project), Real y Actual. Todo este procedimiento también está includo en
el manual.
Respecto a la creación manual, este inicialmente fue una iniciativa de uno de mis
alumnos que escribió el manual, luego en virtud de la falta de un lenguaje más claro y de
que le faltaban varios pasos y explicaciones más detalladas, hoy lo he reescrito todo
considerando todas las necesidades de un proyecto de construcción, desde la concepción,
programación y costos, hasta control o seguimiento del mismo y formulación de estados de
pago.
En virtud de esto he decidido separar el manual en varios capítulos, primero todo lo
que concierne a cómo crear las mallas de programación en las técnicas más utilizadas, es
decir GANTT, CPM y PERT, luego el análisis de costos de las actividades, control y
estaos de pago, detallado y relacionado todo con un ejemplo práctico, un simple muro de
albañilería pero que presenta todas las necesidades de cualquier proyecto, siempre digo “si
aprenden a realizar un proyecto de 10 actividades, podrán realizar un proyecto de 1000
actividades, todo dependerá de ustedes”.
En este manual indico las diferencias entre las versiones 2003, 2007 y 2010, en
color negro lo común para los tres sistemas, en color azul lo particular para Project 2007 y
donde puede encontrar cada opción en el Project 2010 destacado con color rojo.

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Manual Microsoft Project. 2003/2007/2010
Ms-Project ha sido creado para un ámbito muy variado de empresas y posibilidades
de uso, nuestra área, la construcción, es una empresa muy peculiar, por esto, el sistema
(Project) se debe adaptar a la empresa y no esta al software.
El primer paso es entonces el adaptar el Ms-Project a la empresa, paso que en la
mayoría de las veces solo será necesario una vez si se toma la precaución de guardar los
cambios.
1. Adaptar Microsoft Project a la Empresa.
Para adaptar Microsoft Project a la empresa se deben seguir los siguientes pasos:
a) Menú herramientas + opciones + vista.
Nos preocuparemos de los puntos más importantes de esta opción, a medida que nos
familiaricemos más con Project, se verán otras opciones de cambio, además tanto el manual
como el curso se considera con un ejemplo práctico, y no hay mejor manera de enseñar que
con el problema o la situación “real”, entonces cuando esta suceda retomaremos algunos de
los puntos. De otra manera muchas de las opciones de esta parte son de fácil entendimiento
puesto que son de edición o manejo de texto común en todos los programas de Windows.
Al generar este manual, asumo que todos conocen Windows y las particularidades de
este y los sistemas comunes, de esta manera creo más importante darle relevancia a las
particularidades de nuestra área, la construcción.
1 Adaptar Project a la Empresa – Herramientas – Opciones- Vista
a) En la opción Vista:
 Símbolo: $ (símbolo de moneda del país respectivo)

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 Decimales: 0 (Dependiendo si se pagan o se cobran centavos o décimas de la
moneda respectiva)
Estos pasos anteriores no siempre es necesario hacerlos, depende de la
configuración que se haya efectuado en el Panel de control, en la opción
Configuración Regional, donde se configura lo referente a moneda, número,
fechas.
Es importante aquí verificar el separador de lista, que no coincida con el separador
decimal, por ejemplo si el separador decimal es coma (,), el separador de lista
debería ser punto y coma (;). Este error se denota cuando se ingresa a Project y nos
dice que ”… el separador de lista y el separador decimal coinciden…”.
Para una mejor presentación de la Carta Gantt es necesario tener presente los
cambios o mejoras que producen las siguientes opciones:
 Seleccionar la opción “Mostrar números de esquemas”
Muestra números de esquema para los proyectos, subproyectos y actividades, por
ejemplo si se ha creado un subproyecto o tarea resumen: Obra gruesa y este tiene
actividades se enumerarán de acuerdo al índice del resumen:
 Obra Gruesa
1.1. Excavaciones.
El numero de esquema está relacionado con la sangría que tengan las actividades
(dependencia), situación que veremos más adelante en el manual y curso.
 Seleccionar la opción “Mostrar tareas de resumen del Proyecto”
Es importante considerar la opción que Project nos muestre la tarea resumen del
proyecto, información global del proyecto, como duración total costo total, nombre
del proyecto, entre otros datos importante. Es necesario destacar que al estar esta
opción activa no es posible borrar todo el proyecto al seleccionar todas las
actividades en la carta Gantt, situación que se da cuando se pretende usar el archivo
como matriz para otro proyecto.
b) Menú herramientas + opciones + programación
De la opción Programación es importante considerar lo siguiente:
 Mostrar las unidades de asignación como: Valores decimales.
Inicialmente Project considera la opción: Porcentajes, situación que se da para
un trabajador que puede estar asignado un valor de % a la actividad como un
jornal asignado un 50% a la actividad de excavación. En construcción no es
usual esta manera, pues si asignamos materiales a las partidas no podemos decir
que una pieza de madera está asignada un 100% a Moldajes. Al estar
seleccionado valores decimales se podrá asignar cantidades más reales al hacer
análisis de costos para cada partida.

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2 Adaptar Project a la Empresa – Herramientas – Opciones- Programación
 Las nuevas tareas: Comienzan en la misma fecha del Proyecto.
Si la forma de proceder elegida al hacer una Gantt es generar primero el listado
de partidas y posteriormente unirlas, es conveniente que todas se alineen en la
fecha de inicio del proyecto.
 Mostrar duración en: Días.
Si bien es cierto a las actividades o tareas se pueden ingresar y cambiar varias
duraciones indistintamente (minutos, horas, días, semanas, meses), es bueno
prefijar la duración más común de uso, para nuestra área es días, como para un
proyecto mecánico podría ser horas, esto es solo la unidad que considera por
defecto y la unidad considerada en algunos informes, siendo posible cambiarla
en cualquier momento.
 Mostrar trabajo en: Días.
Hay que diferenciar duración de trabajo, situación que muchas veces se
confunde.
Duración: Es el tiempo que dura una tarea, se calcula mediante la siguiente
fórmula:
iento
n
obra
de
Cantidad
Duración
dim
Re
_
_

Trabajo: Es el esfuerzo de los recursos (mano de obra y/o maquinaria) para
producir un bien en un determinado tiempo. Para la construcción el trabajo es la
cantidad de trabajadores o maquinas utilizados en la duración de la tarea.
Por ejemplo:

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Tarea: Confección de Moldaje de Cimiento
Cantidad: 100 M2
Recursos: 1 Carpintero de 1ra y 1 Jornal
Rendimiento: 20 m2/día
Duración de la actividad: días
dia
m
m
5
/
2
20
2
100

Trabajo: 2 Trabajadores x 5 Días = 10 TD o en Construcción 10 HD (10
hombres días).
Si consideramos una Maquinaria cualquiera en esta actividad, se tiene entonces:
Recursos: 1 Carpintero 1ra + 1 Jornal + 1 maquina
Rendimiento: 25 M2/día
Duración= días
dia
m
m
4
/
2
25
2
100

Trabajo = 2 H x 4 Días = 8 HD (8 Hombres Días)
= 1 M x 4 Días = 4 DM (4 Días Maquina)
El trabajo total es 12 Días, pero como tenemos Hombres y maquinas, Project
elimina el tipo de recurso (hombre o maquina) considerando que el trabajo que
nos importa es el total.
Para el área de la construcción lo más común es Días, siendo también posible
cambiar la unidad del trabajo en cualquier momento.
 Tipo de tarea predeterminado: Duración fija.
 Desactivar la opción: “Las tareas nuevas están condicionadas por el esfuerzo”.
Project para esta opción tiene prefijado: Cantidad Fija, situación que recalcula la
duración cada vez que se ingresa un recurso nuevo, considerando un
rendimiento inicial de acuerdo a la cantidad de recursos variables (mano de obra
y/o maquinaria) y la duración de la tarea.
Por ejemplo si en la actividad anterior donde consideramos 2 trabajadores y una
duración de 5 días, Project considera entonces que se tiene un rendimiento
proporcional a la cantidad de trabajadores ingresados, de esta manera si se
cambia al doble (2 carpinteros y 2 jornales), Project re calculará la duración a la
mitad, y así de manera matemática.
En construcción esto no es siempre válido pues la cantidad de esfuerzo no es
proporcional a la cantidad de recursos (mano de obra) pues para este caso el
rendimiento que rige la duración es del carpintero, pues si queremos disminuir la
duración a la mitad bastaría con asignar 2 carpinteros y 1 jornal, si tenemos el
tipo de tarea como cantidad fija Project determinará que solo se ha subido un
33% más (1/3) y este valor reducirá la duración.
En estricto rigor en consideración a lo anterior se debe seleccionar el tipo de
tarea a: Duración Fija para que Project no cambie la duración y deje la
responsabilidad de cambiar, calcular el nuevo rendimiento y la nueva duración a
nosotros que somos los evaluadores y RESPONSABLES del proyecto.
Una vez realizados todos los cambios es importante presionar el botón .

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Con esto se guardan todos los cambios en el archivo global.mpt, cuando se crea un
proyecto nuevo, Project lo configura de acuerdo a global.mpt, de ahí la importancia de
guardar los cambios para no tener que hacerlos nuevamente.
c) Menú herramientas + opciones + calendario.
3 Adaptar Project a la Empresa – Herramientas – Opciones- Calendario
En esta parte de debe considerar las siguientes opciones:
 La semana comienza el: Lunes.
 El año fiscal comienza en: Enero
 Hora predeterminada de entrada: 8:00.
 Hora predeterminada de salida: 18:00
 Jornada laboral: 9.
 Semana laboral: 45
En Chile la semana laboral legal es de 45 Horas semanales de acuerdo a esto se calcula
la jornada diaria y las horas de entrada y salida de los trabajadores.
Si consideramos que se trabajará de lunes a viernes (5 días) jornadas iguales la jornada
laboral es: 45/5 = 9 Horas diarias.
La hora de entrada es generalmente a las 8:00 de la mañana, la cantidad que se asigne a
colación determinará la hora de salida, para una hora de colación la hora de salida es las
18:00 hrs, con 45 minutos de colación la salida será a las 17:45 Hrs.
Si se considera que trabajaran de lunes a sábado jornadas iguales (6 días), la jornada
laboral es: 45/6 = 7,5 Horas diarias.
Otra posibilidad es trabajar de lunes a viernes 8 horas y el sábado 5 horas, completando
las 45 horas semanales.

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Para cualquier tipo de jornada laboral considerada es importante establecer aquí la
jornada laboral (horas diarias) pues este valor es el que considera Project para
determinar la duración del día, y su equivalencia en horas.
Es importante la relación de este valor con la configuración del horario de trabajo del
proyecto u obra, situación que veremos más adelante en Configuración del Calendario
laboral.
Una vez realizados los cambios no olviden presionar el botón para
guardar los cambios en el archivo Global.mpt eso nos evitará volver a hacer estos cambios
cada vez que ingresemos a Project y cada vez que se cree un archivo nuevo.
Notas:
1) Todos los cambios que se realizan en Herramientas/Opciones son para los
proyectos futuros, y no olviden que Project al iniciar ya creó un proyecto (Project1), este
no tiene los cambios realizados, sugiero entonces, cerrar este proyecto y empezar con uno
nuevo, este archivo nuevo tomará todos los nuevos parámetros.
2) Se ha mencionado anteriormente el archivo Global.mpt, archivo muy importante
para un buen uso y provecho de los conocimientos y “guardar” estos conocimientos para
proyectos futuros, de tal manera se verá más adelante como guardar en el global: tablas,
campos, vistas, calendario y otros datos que será útiles en los siguientes proyectos que
deban programar.
Para Project 2010 las opciones de adaptar el Ms-Project a la empresa se encuentran en el
menú Archivo opción: Opciones
Menú Archivo opción Opciones
Las opciones son similares a 2003 y 2007, solo cambian de nombre, si es conveniente
activar la ficha de Programador, lamentablemente en Ms-Project 2010 no es posible tener

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los mismos complementos del 2003, como la muy buena herramienta Análisis de datos en
Excel, ni siquiera tiene Análisis PERT, estos son los motivos porque YO no uso Ms-Project
2010, es una pena, no sé si esto se solucionará…
Ficha Personalizar cinta de opciones

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2. Pasos para Programar el Proyecto.
El segundo paso deberá ser lo referente al proyecto propiamente tal, no olvidemos que
el primer paso fue configurar el Project a la Empresa, el segundo corresponde entonces
al proyecto o a la obra.
En general para el proyecto de deben realizar los siguientes pasos:
 Dar fecha de inicio del Proyecto
 Determinar la semana laboral y los feriados.
 Programar (Gantt, CPM, o PERT)
 Análisis de costos
 Control de la Obra
En este capítulo nos referiremos a los dos primeros (fecha de inicio, semana laboral y
feriados).
Para la fecha de inicio del proyecto:
 Menú Proyecto + información del Proyecto. (Similar para Project 2010
Menú Proyecto, botón Información del Proyecto)
En esta opción se ingresa la “Fecha de comienzo” del Proyecto si se programa a partir
de: “Fecha de comienzo del Proyecto”, esto en el caso que sepamos la fecha de inicio, de
tal manera que la programación del proyecto (Gantt, CPM o PERT) nos entregará la fecha
de término.
4 • Menú Proyecto + información del Proyecto.

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5 • Menú Proyecto + información del Proyecto. Fecha Inicio
De igual manera es posible que sepamos la fecha impuesta de término del proyecto, o
cuando debemos terminar, para este efecto se deberá cambiar primero en Programar a partir
de: Fecha de fin del Proyecto, Project entonces deja la opción de ingresar la fecha de fin y
se calculará la fecha de comienzo a partir de la programación realizada.
6 Programar a partir de fecha de fin del Proyecto.
 Menú Herramientas opción: Cambiar calendario laboral.
En esta opción se ingresará y determinará la semana laboral (días de trabajo y horas de
entrada y salida) y además los feriados considerados para que Project evite programar
jornada de trabajo para estos días.
Los pasos a continuación son para Ms-Project 2003

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7 Cambiar calendario laboral
Es importante que noten que si bien es cierto que anteriormente determinamos que las hora
de inicio era las 8:00 hrs de la mañana y la Hora de salida era las 18:00 Hrs, la figura 7 del
calendario laboral nos muestra la jornada de trabajo desde las 9:00 a las 13:00 Hrs y de las
15:00 Hrs hasta las 19:00 Hrs, esto es debido a que el proyecto fue creado antes de guardar
o prefijar en el global.mpt, desde un punto de vista académico o de aprendizaje es mejor
pues debemos saber cómo cambiar el horario para cada día de la semana.
Para configurar el horario de trabajo para toda la semana en Project 2003 seleccionar el día
lunes (la Letra L) y arrastrar hasta el viernes, luego cambiar el horario de jornada de la
mañana y tarde tal como se ve en la figura N°8.
Luego si seleccionamos cada día (no es necesario aceptar o salir del calendario), podemos
verificar que el horario de cada uno es jornada de la mañana 8:00 hasta las 13:00 Hrs y
jornada de la tarde de las 14:00 hasta las 18:00 Hrs
8 Cambio de Jornada Laborar y Horarios
Luego de esto es necesario indicar al Project los días feriados para que evite trabajar estos
días. Para esto seleccionar el día feriado y seleccionar la opción ,

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continuar de la misma manera para todos los días feriados del año actual y siguiente,
considerando que a lo menos deben estar los feriados en el periodo que durará el proyecto.
9 Creación de Feriados
Consideraré el manual de Ms-Project como un curso y clase paso a paso, por lo tanto en
este punto guardemos nuestro trabajo como “Clase1-adaptar.mpp”, considerando que en
los puntos anteriores hemos aprendido a adaptar el Project a la Empresa.
Para Ms-Project 2007 los pasos para los cambios de semana corrida y feriados son:
Menú: Herramientas Cambiar Calendario Laboral al igual que para el Ms-Project 2003 pero
los pasos a seguir para los cambios son distintos, y estos pasos son iguales al 2010 pasos
que detallo más delante.
Para Ms-Project 2010 los pasos para los cambios de semana corrida y feriados son:
Menú: Proyecto botón Cambiar Tiempo de Trabajo.
Primero debemos cambiar el horario para cada día, es decir hora de entrada, colación y
salida, los pasos son distintos al 2003 pero si son los mismos para Project 2007 y 2010.
El primer paso es 1) seleccionar la opción semana laboral, y luego 2) detalles y para
cambiar el horario de trabajo de todos los días hábiles 3) seleccionar la opción: Establecer
días(s) en estos períodos laborables específicos y luego ingresar la hora de entrada en la
mañana, salida entrada en la tarde y salida tal como se aprecia en la siguiente figura.

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Para los días feriados 1) seleccionar la opción Excepciones y 2) posicionando el cursor el
día feriado, 3) Escribir un texto en el casillero siguiente (pude ser mejor ingresar el nombre
del feriado, aunque Project reconoce un texto
cualquiera como feriado), al presionar Enter
activa el feriado para el día seleccionado. De la
misma manera se procede para los siguientes días,
obviamente debemos cambiarnos a otra línea para
crear otra excepción. Si a este feriado le queremos
ingresar un horario particular como solo trabajar
en la mañana debemos presionar 3) detalles para
la línea de excepción del día en particular. Tal
como se aprecia en la siguiente figura.
Es necesario entender que el calendario en el que hemos configurado la semana
laboral y los feriados está asignado al proyecto (archivo) que hemos llamado Clase1-
adaptar, para proyectos futuros (nuevos) deberíamos realizar todo de nuevo, a menos que

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guardemos este calendario en el Global.mpt, para esto seleccionar del menú
Herramientas la opción Organizador y de este la opción Calendario:
10 Organizador - Calendario
En el Organizador es importante destacar las distintas carpetas u opciones como Vistas,
Campos, Calendarios y otros, y las dos “ventanas” donde es posible seleccionar archivos o
el global.mpt, queremos pasar nuestro calendario que está asignado al nuestra primera
clase, seleccionar entonces la opción Calendario y en una de las dos ventanas el archivo
clase1.adaptar.mpp y seleccionar Estándar (que es el nombre que da Project al calendario)
y Copiarlo mediante el botón hacia el global.mpt. Project nos dirá que ya
existe un calendario Estándar en el global y nos pregunta si deseamos reemplazarlo,
aceptemos en el entendido que el calendario de nuestra clase1 está más completo que el
calendario inicial de Project.

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3. Generación de la Programación.
Luego de determinada la fecha de inicio del proyecto y la semana laboral y feriado
corresponde el paso a la programación propiamente tal. Se detallaran aquí los pasos para
generar una programación Gantt, en los siguientes capítulos se abordaran los pasos pasa
general una programación en CPM.
Nota:
Realmente la programación que genera Project es una CPM, pues calcula fechas
más tempranas y más tardías para cada tarea, entonces estamos en presencia una CPM en
representación Gantt y en una CPM en representación nodo actividad (Vista Diagrama de
red).
Para lo que sigue de nuestro manual, les recuerdo haber comentado que desde mi
punto de vista la mejor manera de aprender y conocer un sistema (Project) es con la
comparación real o generación real de un proyecto. Para este efecto consideraré un
proyecto pequeño, un muro de albañilería, considerando también que los pasos son válidos
y los mismos para una actividad como para 100, para un proyecto de 20 tareas como uno de
1.000.
Proyecto Muro de
Albañilería.
Especificaciones Técnicas:
1. Terreno no apto para
usar como moldaje.
2. Hormigones
Estructurales H-20, no
estructurales H-15
3. Considere emplantillado
para las fundaciones
4. Cadenas de 20x15 cm 4
fe 12 mm, estribo 6 mm cada 20
cm
5. Pilares de 15x15 4 fe 12
mm, estribo 6 mm cada 20 cm
6. Sobre Cimiento 20x15 4
fe 12 mm, estribo 6 mm cada 20
cm
7. Considere su criterio en
datos faltantes (anote su criterio
por favor)
50
20x15
S/C 4 fe d 12 mm
50
300
300
240
Pilares 15x15
(TIP)
20
Cadenas 20x15

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3.1.- Programación en Gantt
Existen varias maneras de programar, mi intención, en este manual no es enseñar
programación de obras, cada uno de Uds. puede tener o no experiencia al respecto y su
manera de programar, incluso a mis alumnos no les puedo enseñar a “programar”, esto se
adquiere con la experiencia, si les enseño técnicas de programación, y algunos “trucos”,
pero me permitiré algunas licencias en algunos puntos del desarrollo del proyecto, como
por ejemplo:
1ro Siempre programar pensando que un buen sistema de programación es aquel que
entrega la mayor cantidad de respuestas sin necesidad de más documentos que la sola
programación.
Las preguntas más importantes de la programación son:
¿Qué hacer?, ¿Dónde Hacerlo?, ¿Cuánto hacer?, ¿Cómo hacerlo?, ¿Cuándo hacerlo?
Para responder a ¿Qué hacer? Considere siempre en el nombre de la tarea que estamos
programando y que al programar indicamos “Operación”, considerar también en el nombre
la respuesta a ¿Dónde Hacerlo?, por ejemplo es distinto indicar las siguientes maneras de
denotar el nombre de una tarea:
 Nombre tarea: Moldaje
El nombre de la tarea no nos indica si se está confeccionando o comprando o
colocando o retirando el moldaje, ni el elemento o tipo de moldaje.
 Nombre tarea: Confección de Moldaje de Pilares
En este caso nos indica claramente que estamos confeccionando el moldaje, nos
responde a la pregunta: ¿Qué hacer?, Confección de Moldaje o la operación a
realizar. La pregunta ¿Dónde hacerlo? Se responde con el elemento es decir
“Pilares”
La pregunta ¿Cuánto hacer?, se responde con la cantidad a ejecutar, la cual podría ser
incorporada en el nombre de la tarea, pero se perdería información en virtud de que
debemos pensar que tanto la cantidad y unidad a ejecutar de la tarea son parte del
presupuesto, y es importante considerar la posibilidad que nos da el Project de crear y
personalizar campos.
2do Escribir en la tabla primero el camino critico (o camino principal), luego las
actividades en paralelo y al final de la lista las confecciones, esto generará una malla Gantt
más fácil de entender y realizar y mejorará la relación entre tareas en el entendido que todas
las tareas dependen de una u otra manera del camino critico.

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11 Carta Gantt, Inicial sin Campos personalizados.
Como comentaba anteriormente es necesario generar campos personalizados para mejorar
la Gantt y responder a las preguntas, y poder utilizar estos campos en tablas futuras.
3.1.1.- Como crear y personalizar campos en Project.
Microsoft Project nos da la posibilidad de personalizar campos y poder utilizarlos en
nuestro proyecto y poder generar tablas particulares y adaptadas a nuestras necesidades.
Para esto hay dos pasos a seguir:
a) Insertar una columna en la tabla activa, utilizar un campo de los disponibles y luego
personalizarlo, dando botón de la derecha en el nombre del campo y seleccionando
la opción Personalizar campo.
b) Personalizar el o los campos y luego insertar la columna con el campo ya
personalizado, este procedimiento seguiremos en el manual.
Para ambos casos siempre es conveniente diseñar la tabla manualmente con los campos
que nos entrega Project y los campos que debemos personalizar. Este paso lo veremos más
adelante cuando creemos nuestras propias tablas.
Para personalizar un campo se deben seguir los siguientes pasos:
 Menú herramientas + personalizar + campos…
 Seleccionar el tipo de campo: Numero, texto, costo, etc.
 Seleccionar un campo y cambiar su nombre: Ejemplo, Unidad (Texto 1).
 Generar la fórmula, si el campo la considera.

Para Project 2010 Menú Proyecto botón Campos personalizados.
Para nuestro caso personalizaremos los campos Cantidad y Unidad, los cuales son
Número y texto respectivamente.

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12 Pasos para Personalizar Campos
El mismo procedimiento se debe seguir para personalizar el campo Unidad.
El siguiente paso es insertar estos campos previamente personalizados en una tabla ya
creada o generar una tabla nueva e ingresarlos en esta.
Para esta primera parte del manual insertaremos los campos en la tabla activa de la
carta Gantt (Entrada). Esto es haciendo botón de la derecha en el campo que queremos
desplazar, consideremos entonces la siguiente tabla:
No Tarea Cantidad Unidad Duración
Id nombre Número1 Texto1 Duración campos
Campo personalizado
Tabla 1
Se deben insertar los campos personalizados Cantidad y Unidad y desplazar la
Duración, Cuando el campo se ha personalizado se podrá ubicar tanto por su nombre
original (número1) o por su nombre personalizado:

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13 Insertar el Campo personalizado Cantidad
Proceder de la misma manera para ingresar el siguiente campo personalizado (columna), la
tabla o vista de la Gantt debe quedar de la siguiente manera:
14 Carta Gantt con Columnas Cantidad y Unidad
Obviamente en las columnas Cantidad y Unidad se ingresa la cubicación de cada
tarea, estos valores podrán ser utilizados en tablas futuras, tanto como otros campos que
hagan relación a estos.
Recordemos que las columnas fueron ingresadas en la tabla activa de la carta Gantt,
al respecto es importante tener presente lo siguiente: Project en su vista Gantt (o Gantt de
seguimiento) distingue algunas áreas en particular, yo las he denotado como área 1, área 2 y
área 3.

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15 Áreas de trabajo de la carta Gantt
Project utiliza el área 1 para “ver” tablas, de esta manera esta área se controla con el menú
Ver opción Tablas.
El área 2 es la carta Gantt propiamente tal o lo correspondiente a la escala de tiempo y
duraciones gráficas.
El área 3, se despliega con el menú Ventana opción Dividir o botón de la derecha en un
espacio en blanco de la malla y opción Dividir. Esta área se utiliza, entre otras cosas, para
asignar recursos a las tareas, situación que ya veremos más adelante.
Para el Project 2010 el área 3 se despliega de las siguientes maneras: 1) menú Vista opción
Detalles o 2) botón de la derecha en un espacio en blanco de la Gantt y seleccionar del
menú Mostrar división.
Si consideramos que ingresamos las columnas en la tabla de Entrada podemos ver
o modificar esta tabla en el Menú Ver opción Tablas, más tablas, luego botón
es posible aquí cambiarle nombre, ingresar más campos (columnas).

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La creación de tablas nuevas se verá más adelante, donde craremos tablas de
presupuesto Previsto, actual y real, también como tablas de control de costos y de tiempo, y
tabla de estados de pago.
16 Pasos para Crear y/o Modificar una tabla.
3.1.2.- Dibujar la Carta Gantt- Vincular Tareas.
Como regla general de programación primero se debe programar el camino crítico
(camino principal) luego las actividades en paralelo y al final las confecciones. Al decir
programar para este caso en particular no me refiero a que, por ejemplo las confecciones,
deban realizarse al final sino en la tabla o en el listado de tares considerarlas al final, ya
veremos más adelante con conveniente de esto.
Para vincular las actividades se pueden seguir dos métodos:
a) Grafico, seleccionando una actividad y arrastrando a la otra hasta que se seleccione
la siguiente y se cree el vínculo.
b) Se seleccionan las actividades por secuencia (por ejemplo: Trazado y excavación) y
se presiona el botón “Vincular tareas”, para desvincular actividades se presiona el
botón “Desvincular tareas”, o simplemente dando doble clic en la línea que une la
actividad y presionando el botón Eliminar de la Ventana Dependencia entre tareas.

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17 Botones Vincular y Desvincular Tareas
18 Tipos de Enlace y Desfase entre Tareas.
Para Project 2010 los botones de vincular tareas se encuentran en el menú Tarea, la
manera de cambiar los tipos de enlace y desfase entre tareas se realiza de manera similar a
Project 2003- 2007.
No olviden que los programas de Windows son en base a objetos y por lo tanto los cambios
de estos objetos se pueden logar con botón de la derecha o doble click sobre dicho objeto.
Una vez que tengamos listas todas las Tareas de nuestro proyecto Muro de Albañilería,
Figura 19. Se pueden realizar las dependencias entre actividades.

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19 Listado de Tareas del Proyecto Muro de Albañilería.
Es bueno considerar algunos aspectos como subproyectos o tareas resumen, como
por ejemplo Obra gruesa, Terminaciones y Confecciones. Figura 20. Insertar estas tareas
posicionándose en la ubicación respectiva y mediante el Menú Insertar opción Nueva
Tarea ingresar la Tarea Resumen como una tarea normal sin duraciones (Actividades 1, 20
y 24). (Figura 20)
Para Project 2010 botón de la derecha sobre la actividad y seleccionar Insertar tarea.

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20 Tareas Resumen (Insertar Tarea)
Si están haciendo el proyecto del muro de albañilería les sugiero guardarlo como “clase2-
Gantt.mpp”.
Veamos ahora como
dar dependencia de las
tareas al subproyecto o
tarea resumen, para
esto seleccionar todas
las actividades que
pertenecen a Obra
gruesa (sin seleccionar
obra gruesa) y aplicar
sangría, con el botón
.
Realizar la misma
operación para las
siguientes tareas y su
dependecia con las
Tareas Resumen. (ver
figura 21)
Los botones para aplicar sangría y anular sangría en Project 2010, están disponibles en el
menú Tarea.

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21 Tareas Resumen y las tareas dependientes.
Luego de esto terminemos de vincular las tareas de la manera gráfica o mediante
selección y el botón Vincular tareas .
Siguiendo con lo “bueno” de
programar o tener el camino crítico
en primer lugar de la tabla es la
selección y vinculación de este,
para esto seleccionemos todo el
camino crítico arrastrando desde
Trazado Fundación hasta Retiro
de moldajes s/c Pilares... luego
presionando la tecla Control de su
teclado cliclear en Estuco y
Terminaciones, tal como se ve en
la siguiente figura.
Luego de esto presionar el
botón Vincular tareas y
tendremos todo el camino crítico
unido. (ver Figura 22)
De esta manera es fácil ver la dependencia de las tareas en paralelo o confecciones pues
estas dependen del Camino Crítico.

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22 Camino Crítico del Proyecto
Detengámonos a analizar las confecciones y el porqué fueron programadas al final
(o las dejamos al final de la lista).
23 Procesos de Confecciones
Noten que se crearon las confecciones de moldajes juntas al igual que las de enfierraduras,
esto es debido que deben considerarse como procesos únicos, esto facilitará la vinculación
y el entendimiento de la malla.
Primero seleccionar todas las tareas del proceso de Moldajes y unirlas de la misma
manera realizarlo para enfierraduras. (ver figura 24)
24 Unión de Procesos Moldajes y Enfierraduras

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Las confecciones son tareas que tienen restricciones de inicio y de término, la
restricción de inicio está dada, generalmente, por disponibilidad de recursos, o término de
actividad precedente, la de término está dada, generalmente, por la colocación del
elemento.
Una programación también nos indica un buen uso y manejo de recursos, por
ejemplo para nuestro proyecto, en la tarea Trazado Fundación podríamos haber considerado
un Trazador, pero este recurso solo tendría esa tarea que realizar, de esta manera es más
conveniente para esta considerar un Carpintero de 1ra y un jornal, entonces esta cuadrilla al
terminar el Trazado pasa a la tarea Confección de Moldaje cimiento, esta es entonces la
restricción de inicio de la confección, se debe unir desde Trazado Cimiento a conf.
Moldaje cimiento. La restricción de término de esta tarea es la colocación del elemento, es
decir colocación moldaje cimiento fundación. Recuerden unir en la dirección donde se
ejecuta el proceso. Continuar con de la misma manera para las restantes tareas de
confecciones. (ver Figura 25)
25 Gantt Proyecto Muro Albañilería
En la figura 25 se muestra la Gantt terminada de acuerdo a la configuración inicial
del Project, pero sin duda podemos y debemos mejorarla más, seguramente a ustedes les
surgen algunas interrogantes, como:
Si hemos tenido la precaución de crear primero el camino critico ¿porque no lo ha
marcado de un color diferente?
Por ejemplo si vemos la duración total de la Obra Gruesa son 6,89 días, la pregunta
que nos hacemos aquí es ¿Cuánto dura el proyecto total?, y si estos 6,89 son días hábiles,
¿cuánto dura nuestro proyecto en días corridos?, o ¿Cómo podemos ver los días
correlativos del proyecto?

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Para solucionar la primera pregunta veamos como funciona el asistente para
diagrama Gantt .
26 Asistente para Diagrama Gantt.
Seleccionar aquí Ruta critica, o también es posible incorporar otros datos o
seleccionar más opciones si optan por Diagrama de Gantt personalizado, de esta manera
pueden personalizar aun más su carta Gantt. Les sugiero revisar estas opciones y ver el
resultado obtenido si es de vuestro agrado o si les muestra la información que ustedes
necesitan. Más adelante veremos que para los efectos del curso/manual usaremos la Gantt
de seguimiento pues en esta podremos controlar y ver el avance del proyecto.
27 Carta Gantt con Ruta critica
Para ver el camino crítico en Project 2010 en menú Formato activar el casillero Tareas
criticas.

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Para la solución a las siguientes preguntas, es bueno recordar que Windows y sus
programas trabajan en base a objetos, cada elemento y área de un programa de Windows es
un objeto y como tal tiene propiedades e información.
La respuesta a cuánto dura el proyecto total se puede obtener si activamos la casilla
en la opción Opciones del Menú Herramientas. (ver
Figura 1), si queremos aun mejorar más la carta Gantt activar de igual manera la casilla
.
Para las respuestas a las preguntas es bueno conocer o comentar lo siguiente:
Los objetos muestran sus propiedades y se pueden cambiar dando doble click en
este, su información con botón de la derecha, les sugiero investigar todo dando doble click
y botón de la derecha a todos los objetos, pero eso si… sin abusar.
Pero bueno volvamos a las respuestas a las preguntas antes señaladas, para esto es
bueno conocer que en el área de la Gantt, el sector donde están las fechas es un objeto y se
llama Escala temporal y como tal tiene propiedades, den doble click sobre este y tendremos
la ventana Escala temporal. (Figura 28)
28 Ventana Escala Temporal
En la ventana Escala Temporal podemos controlar la forma en que se muestra las
columnas de tiempo, cantidad de niveles que queremos mostrar, Project por defecto se
inicia con dos niveles (Nivel intermedio y Nivel Inferior).
Por ejemplo para nuestro proyecto por la duración de este basta considerar en el
Nivel intermedio las Unidades como: Semanas, la etiqueta se refiere al formato del tiempo
que queremos que se muestre, seleccionemos el Nivel inferior y las unidades como Días

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pero para responder a las preguntas es mejor revisar la Etiqueta de la Unidad seleccionada
(Días), noten la gran variedad de etiquetas, seleccionen aquí 1,2,3,4 desde el comienzo,
noten también que en la parte inferior de esta ventana nos muestra como queda nuestra
escala temporal (carta Gantt) de acuerdo a la selecciones realizadas. Ver figura 29 con la
forma de la carta Gantt de nuestro proyecto.
En la opción Período no laborable es conveniente seleccionar
.
29 Carta Gantt - Días Seguidos
Nuestra Gantt
está casi lista, bueno
la verdad no creo que
nunca esté totalmente
lista, si cada vez
nuestra obra cambia,
la Gantt deberá
cambiar con ella,
pero por lo menos
asumamos que en
nuestra etapa de
“dibujo” o de
planificación está
“casi” lista.
Es posible
mejorar el aspecto de
la Gantt cambiando la cuadricula, el estilo de la barra, dibujando líneas entre otras, para
esto hacer botón de la derecha en un espacio en blanco de la malla (Dije espacio en blanco
no sobre una barra de tarea), con esto se tiene el siguiente menú desplegable: Esto es
similar en Project 2010.

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Seleccionar en este Cuadricula y este por ejemplo para Filas de Gantt y Columna de nivel
inferior seleccionar una línea punteada, ver el resultado final de nuestra Carta Gantt en la
Figura 30.
Como siempre les sugiero investigar el resto de las opciones.
Todas las opciones del menú anterior que se mostró haciendo botón de la derecha en
un espacio en blanco de la carta Gantt también es el mismo menú Formato, entonces es
posible obtener los pasos anteriores yendo directamente a este menú.
30 Vista Final de Carta Gantt
3.2.- Programación en CPM
Recordemos que les comenté que en estricto rigor lo que Ms-Project hace es una
CPM, y la representa mediante una Carta Gantt y una representación Nodo Actividad (para
más detalles de estas metodologías de programación ver mis apuntes: Programación Gantt-
CPM-PERT), lo anterior debido a que Project calcula siempre un camino crítico,
y calcula siempre las cuatro fechas o tiempo de todo sistema CPM, entonces
veremos ahora CPM en representación Nodo Actividad, que Ms-Project llama
Diagrama de Red.
Una de las ventajas de Ms-Project, y lo es también en los sistemas computacionales,
que nos facilita la labor y disminuye el tiempo de dedicación, de esta manera Project nos
“da” la vista CPM en nodo actividad al realizar la Gantt, pero, la manera de crear esta vista
si estamos usando Project tal como viene preconfigurado, en mi opinión no es muy
amigable ni nos entrega una información fácil de entender, es más me atrevería a decir que
“asusta” a muchos planificadores. Para comprobar estoy y que Ustedes se tomen su propia
impresión y evaluación de esta vista inicial carguemos el archivo que habíamos guardado

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anteriormente (clase2-gantt.mpp) y selecciones la vista Diagrama de Red, muévanse en la
vista y miren con detenimiento toda la malla. (Ver Figura 31). Pero, no todo es así tan
“caótico”;y me refiero específicamente a mi opinión, y al vista inicial del diagrama de Red,
Ms-Project nos entrega varias maneras de mejorar o adaptar esta vista a nuestros
requerimientos y que nos entregue toda la información que requerimos.
31 Vista Diagrama de Red del proyecto
Hay dos maneras de seguir este manual/curso
a) Enseñarles como se puede cambiar la vista diagrama de red directamente del
proyecto ya creado en vista Gantt y
b) Crear un proyecto nuevo en Vista Diagrama de red, cambiar la plantilla de la tarea,
y luego pasar esta vista al proyecto anterior, esta segunda opción más larga, desde el
punto de vista académico es mejor porque aprenderán más pasos.
Entonces empecemos esta parte creando un archivo nuevo y llamémosle: clase3-
cpm.mpp, trabajaremos en la vista Diagrama de Red
3.2.1. Dibujar la Malla en Diagrama de Red
Para dibujar una tarea en la hoja o vista diagrama de red simplemente arrastre el
mouse creando un rectángulo, creemos la primera Actividad Trazado Fundación:
La Tarea tal como se ve no nos muestra mucha información considerando nuestra
área, la construcción, y considerando lo dicho ya que una buena planificación debe
responder la mayoría de la preguntas sin necesidad de más documentos, como por ejemplo
la cantidad de obra, entre otras cosas.
Ahora si recordamos las fechas o tiempos considerados en una Tarea de CPM para
una representación típica se tiene:
CE Duración TE

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Nombre Actividad
(Operación Elemento)
CL Holgura TL
Donde: CE= Comienzo más temprano TE= Término más Temprano
CL= Comienzo más tardío TL= Término más tardío
De acuerdo a la figura anterior diseñemos una Plantilla para nuestra tarea en Project
que nos muestre toda la información requerida.
Nombre Tarea
CE TE
CL TL
Holgura Duración
Plantilla 1 Plantilla 2
De las dos posibilidades diseñadas elegiré la primera para recordar cómo se
personalizan los campos, considerando que Cantidad y Unidad son campos personalizados.
De igual manera, la idea siempre será tener varias plantillas de tareas creadas y poder
cambiar la malla en cualquier momento. La plantilla 2, se usará en las tareas resúmenes del
proyecto.
3.2.2. Creación de Plantillas personalizadas para Diagrama de Red.
3.2.2.1.- Creación de Plantilla 1- CPM
Los pasos a seguir para configurar y crear una plantilla personalizada para las tareas
son los siguientes:
Menú Formato opción Estilos de Cuadro, o botón de la derecha en un espacio en blanco
de la malla, por favor ESPACIO EN BLANCO no es una actividad, esto lo repito pues
siempre me pasa con mis alumnos que igual hacen botón de la derecha sobre la tarea y esto
solo cambiará la tarea en particular y las siguientes serán creadas tal como estaba antes.
Nombre Tarea
Cantidad Unidad
CE TE
Holgura Duración

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32 Ventana Estilos de Cuadro
Fijémonos aquí que las Tareas críticas y Tareas no críticas están creadas con la
plantilla Estándar, que es la que trae prefijada el Ms-Project, veamos el procedimiento para
crear nuestra plantilla, para esto presionen el botón: y en la ventana
Plantilla de datos, seleccionando la plantilla Estándar presionemos el botón y
en la ventana Definición de Datos presionar el botón , tenemos todo el
proceso y ventanas en la figura 33.
33 Ventanas para Crear Plantilla de Tareas

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Para este caso es más conveniente empezar desde la ventana Diseño de Celdas, esta
controla el tamaño (noten que Ms-Project inicia la plantilla Estándar en 180%), y la
cantidad de celdas por cada plantilla (máximo 4 columnas y 4 filas). El diseño inicial
elegido, considera 4 filas y 2 columnas, y considera para la primera celda el nombre de la
tarea y que este nombre ocupe ambas celdas lo que se logra con la opción
, para el tamaño de esta plantilla sugiero un 70 a
75%, luego de esto presionen en botón Aceptar con lo que tendremos la figura 34.
34 Ventana Definición de plantilla de datos
En esta ventana primero cambiemos el nombre nombremos nuestra plantilla como
Plantilla 1-CPM y personalicemos nuestra plantilla de acuerdo a los campos que
necesitamos, para esto es necesario conocer el nombre que da Project a los campos antes
vistos:
Nombre CPM Nombre Ms-Project
CE =Comienzo más temprano Comienzo
TE =Término más temprano Fin
CL =Comienzo más tardío Límite de comienzo
TL = Término más tardío Límite de finalización
Holgura Demora permisible
Duración Duración
Tabla 2 Nombres de campos para plantilla CPM en Ms-Project
En el área de campos, seleccionar los campos de acuerdo al diseño previo,
recordemos que para la Cantidad y Unidad debemos usar los campos número1 y texto1
respectivamente, los cuales pueden ser personalizados antes o posteriormente a la
asignación en la plantilla.
Cada vez que se ingrese el campo en la celda respectiva, cambiar el titulo o nombre
de este por el que queremos que se despliegue en la malla, para esto escribir en la casilla
correspondiente a la etiqueta, por ejemplo para el campo Comienzo se ha cambiado la

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etiqueta a CE: , para los campos número1 y
texto1 se han dejado en blanco para que solo se vean los valores de estos
. Ver figura 35 con la Plantilla de Tarea
denominada Plantilla 1-CPM.
35 Definición de plantilla CPM personalizada
Lugo de verificados los cambios presionar Aceptar y se tendrá la Ventana Plantilla
de datos, en esta podemos crear una nueva, copiar alguna existente, por ejemplo tomar esta
ya creada y copiarla, para cambiar algunos de los campos por campos de costos, entre otras
posibilidades, les sugiero crear varias plantillas de tareas para distinta información.
36 Ventana Plantilla de Datos con Plantilla1-CPM
En esta ventana, como ya hemos creado nuestra plantilla, y ya verificamos los datos
de esta presionar el botón Cerrar, y volveremos a la primera ventana Estilos de Cuadro,
noten que aquí podemos definir los distintos estilos para las distintas tareas de la malla, por
ejemplo Tareas críticas, Tareas no críticas, resumen, hitos, etc., nos interesan dos por el

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momento para las Tareas críticas y las Tareas no críticas en el menú desplegable Plantilla
de datos nuestra recién creada Plantilla1-CPM. (Ver Figura 37)
37 Selección de Plantilla personalizada para los cuadros de tareas.
Si presionamos el botón aceptar se podrá ver que la Tarea creada inicialmente con la
configuración inicial de Project fue reemplazada por la plantilla creada por nosotros.
Ingresemos directamente los datos como la cantidad, unidad, y duración, no olviden
para la duración si queremos ingresar la letra de la duración seguida de la cantidad por
ejemplo para horas ingresar la letra “h”, “m” para minutos, “d” para días, “s” para semanas
y “ms” para mes.
Dibujemos 2 ó 3 tareas más teniendo en cuenta lo siguiente, que si arrastramos
desde Trazado Fundación (no arrastrar desde el borde, es mejor iniciar desde del centro de
Trazado) hacia la derecha se creará una tarea unida a la anterior y si dibujamos la tarea al
lado Project la moverá al inicio de la Hoja de trabajo, esto debido a que Project realiza un
cuadriculado de acuerdo a las fechas de inicio de las actividades y las ubica en el inicio, es
posible luego de esto unirlas manualmente, de manera gráfica arrastrando de una actividad
a la otra o seleccionando ambas y presionando el botón Vincular tareas. (Ver figuras 38 y
39).

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38 Unión de tareas en Diagrama de red
39 Tareas unidas, vínculo recto
3.2.2.2.- Creación de Plantilla 2- CPM
Si hemos creado ya la Plantilla 1, la número dos será sin duda más fácil, para esto realizar
los siguientes pasos:
De la ventana Estilos de cuadro (Ver figura 36), seleccionando la Plantilla 1-CPM,
presionar el botón Copiar.
En la ventana Definición de estilos de cuadros, cambiemos el nombre de la plantilla a
Plantilla 2 – CPM, y cambiemos los campos de acuerdo al esquema de la plantilla 2 visto
anteriormente.
40 Plantilla 2- CPM

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3.2.3. Como mejorar la vista Diagrama de red
Hemos mejorado el cuadro de las tareas, usaremos para los siguientes pasos la
plantilla 1-CPM, estas aun siguen uniéndose con las líneas rectas y aun no es posible
moverlas manualmente o a algún lugar que queramos sin que Ms-Project las ubique de
acuerdo su esquema, para cambiar esto del Menú Formato seleccionar la opción Diseño.
(Ver figura 40)
En Project 2010 es similar seleccionar menú Formato y seleccionar el botón Diseño.
41 Ventana Diseño
En esta ventana seleccionar en Modo de Diseño la opción
que nos permitirá mover manualmente los cuadros en la
posición que queramos, y seleccionar en Estilo de líneas de vínculo , esto
nos dibujará líneas directas entre actividades que para las mallas CPM en nodo actividad es
más claro de distinguir las dependencias entre tareas. (Ver figura 41)
42 Malla CPM Nodo actividad

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Con todo lo anteriormente aprendido ya podríamos seguir dibujando la malla CPM
en representación Nodo Actividad de nuestro proyecto Muro de Albañilería, pero si ya lo
habíamos creado en vista Gantt, para que volver a hacerlo, aprendamos entonces a pasar
esta vista y todo este trabajo al archivo anterior, para esto guardemos este trabajo como
clase3-CPM.mpp.
Tenemos entonces dos archivos clase2-gantt en el cual el proyecto fue creado para
una vista Gantt pero que su vista Diagrama de Red (CPM Nodo actividad) está con algunos
problemas o falencias, y tenemos el archivo clase3-CPM que tiene una vista Diagrama de
Red personalizada y de acuerdo a nuestros requerimientos, la idea es pasar la vista de la
clase3 a la clase2, para esto utilizaremos el Organizador, cargar ambos archivos en
memoria y luego seleccionar del menú Herramientas la opción Organizador.
En Project 2010 presionar el comando Alt +H+O, o menú Archivo+ Información+
Organizador.
En esta ventana seleccionar la opción Vistas y en las ventanas para vistas
disponibles seleccionar en una de ellas la clase2.gantt y en la otra la clase3-CPM, tal como
se muestra en la figura 42, copiar desde la clase3 la vista Diagrama de Red a la clase2
mediante el botón , verificar que se tenga seleccionado el Diagrama de red y que sea en la
dirección correcta (clase3 a clase2), nos saldrá un mensaje de que ya existe un diagrama de
red en la clase2, aceptemos para que sea reemplazado por la vista de la clase3. Luego de
esto cerrar el organizador y verificar en la vista Diagrama de Red el resultado (Ver Figura
43)
43 Organizador: Copiar vista de Clase3 a Clase2
Nota1: La vista que se desea reemplazar no debe estar activa o en pantalla, esto es como
queremos reemplazar la vista Diagrama de red de la clase2, esta no puede estar activa en
este archivo, para evitar este problema activen cualquier otra vista, por ejemplo Diagrama
de Gantt.
Nota2: Si la vista Diagrama de Red no está del todo “ordenada” utilizar menú Formato
Diseñar ahora y la malla se redibujará.

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Luego de esto es posible mover algunas actividades de manera manual para
ubicarlas en la posición que deseen, para esto utilizar el zoom + o zoom - para
aumentar o disminuir la vista. Por ejemplo si queremos dejar el camino crítico al medio y
ambos procesos de confecciones en ambos lados, es mejor disminuir la vista al mínimo y
seleccionar todas las tareas, de manera manual intentando hace un rectángulo que las
seleccione todas. (Ms-Project no tiene un comando como seleccionar todo, tan útil en otras
aplicaciones, espero que lo pongan alguna vez). Luego de seleccionar todas las tareas
seleccionar una (del borde, esto no deselecciona las tareas) y sin solar el botón del mouse
arrastrar la malla al centro de la hoja, luego mover cada proceso a la ubicación indicada.
(Ver figura 43).
44 Vista Diagrama de red
45 Diagrama de Red ordenado
Si ponen un poco de atención notaran que los cuadros de las Tareas resumen aun
están más grandes que las tareas críticas y no criticas, esto es fácil de solucionar, pues basta
con seleccionar para todas las tareas resúmenes la Plantilla 2- CPM o simplemente
disminuir el tamaño del cuadro de la actividad.
Para cambiar a la Plantilla 2, en menú Formato opción Estilos de cuadro, seleccionar en
la ventana Configuración de estilos para: Resumen del proyecto, Tareas de resumen

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críticas y tareas de resumen no criticas seleccionar en el listado desplegable la Plantilla 2-
CPM, tal como se muestra en la figura 46.
46 Plantilla 2-CPM para tareas Resumen
Si solo quieren disminuir el tamaño en la ventana Configuración de estilos para:
Resumen del proyecto, Tareas de resumen críticas y tareas de resumen no criticas
presionar el botón , y luego el botón y en la siguiente
ventana el botón y aquí cambiar el tamaño por ejemplo a 70%, con esto se
cambia el tamaño de las tareas resumen. Si tienen una impresora de formato pequeño es
bueno tratar de hacer coincidir los cuadros de las tareas en las hojas (líneas punteadas) para
facilitar el trabajo al unir las hojas.
Para terminar esta parte es conveniente guardar este trabajo como clase3-Gantt-
CPM así recordaremos que en nuestro proyecto están bien diseñadas las vistas Diagrama
de Gantt y la Vista Diagrama de Red, el siguiente paso a seguir en nuestro proyecto es
realizar un análisis de costos de cada tarea.
Es importante destacar que hemos “copiado” la vista “Diagrama de red” solo entre
archivos, si se crea un archivo nuevo, este tendrá aun la vista Estándar, entonces si
queremos que siempre el diagrama de red sea dibujado con nuestras plantillas se debe
copiar esta vista al Global.mpt así cuando creemos una tarea esta será creada con la
plantilla personalizada. Para esto en el Organizador (Ver figura 43) seleccionar en una de
las áreas el proyecto clase3-Gantt-CPM y en la otra Global.mpt y con el botón
, copiar en la opción el Diagrama de
Red desde la clase3 hasta Global.mpt.

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3.3.- Programación PERT
En Ms-Project 2010 no es posible realizar programación PERT  lo siento si tienes la
versión 2010, no es mi culpa que no tenga programación PERT, ya saben de quien 
A diferencia de CPM que es determinístico (no considera probabilidades ni eventos
inciertos), PERT es probabilístico y considera eventos inciertos o factores que afectan el
rendimiento es decir hacen una variabilidad en la duración de la actividad y de la obra.
Algunos autores consideran que PERT no es probabilístico pues el cálculo final es
igual a una CPM, no es intención de este manual ni mía (ahora) polemizar respecto a esto,
pero a mis alumnos les muestro que PERT si es probabilístico considerando fórmula de
riesgo y la tabla de distribución normal, la idea de ahora es mostrar como Ms-Project
2003/2007 realizan programación PERT.
Para aprender a realizar PERT consideremos el mismo proyecto del muro de
albañilería pero que ahora aprenderemos como ingresar la variabilidad de este proyecto
mediante la incorporación de duraciones optimistas, medias, y pesimistas y recordemos la
fórmula que utiliza PERT para el cálculo de la duración esperada o estadística.
6
4 dp
dm
do
de


 ; para esta fórmula PERT estima una probabilidad de un 50%
La estimación de las duraciones optimistas, medias, y pesimistas tiene en si todo un
estudio que tampoco es parte de este manual (si estará a futuro en un libro más extenso de
Planificación de Obras de Construcción mediante Ms-Project donde abordaré todas las
metodologías más en extenso y como se aplican estas en el Ms-project), pero se deben
considerar algunas actividades probabilísticas, es decir que tienen variabilidad, y que esta
variabilidad se debe a factores que influyen en su rendimiento como Clima, Calidad de la
mano de obra, Calidad de los materiales, etc.
3.3.1. Pasos para Programar en PERT
Para realizar una programación PERT en Project se deben seguir los siguientes pasos:
1) Verificar y/o activar la barra de herramientas PERT, esto en Menú Ver – Barra de
Herramientas y verificar que esté la opción Análisis PERT con un tick y si no está,
activarla, con lo que pondrá esta barra en el área de barra de herramientas.

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47 Barra Herramienta Análisis PERT
2) Antes de este paso guardar el archivo como Clase1-PERT, considerando que
haremos algunos cambios en el archivo original y que este lo seguiremos ocupando
luego cuando hagamos Análisis de Costos en las Actividades.
Se deben ingresar las 3 duraciones a las actividades probabilísticas (para este
ejemplo solo consideraremos 5 actividades), se ingresaran duraciones estimadas
optimistas, medias y pesimistas para cada actividad, para esto no se han considerado
ni criterios estadísticos ni tablas estadísticas en esta estimación, de acuerdo a lo
dicho anteriormente que esto es materia de otro estudio no de este manual. El
ingreso de estas duraciones se puede realizar de dos maneras:
a. Ingresar las 3 duraciones independiente para cada actividad probabilística
mediante Formulario de Entrada PERT
b. Y/o Ingresar para todas las actividades mediante la Hoja de Entradas
PERT, esta opción es mejor pues se tienen todas las actividades y
considerando que en PERT se deben ingresar de igual manera las duraciones
para las actividades determinísticas.
48 Entrada de Duraciones

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49 Hoja de Entradas PERT
En la hoja de Entradas PERT he ingresado primero las actividades probabilísticas
(pudiendo ingresar todas a la vez), no olvidar que las duraciones deben ser ingresadas
correctamente, pues la hoja de entradas asume inicialmente días, si la duración es horas
ingresar h para denotar esto. También Ms-Project pone de titulo “Dur. Esperada” en la
columna de la duración media, lo cual es un error pues se debe ingresar aquí la duración
media o esperada, el titulo es fácil de corregir y ya hemos visto como se hace. Ms-Project
también comete un Error en el Formulario de Entrada PERT.

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50 Formulario de Entrada PERT
Para cambiar esto se deben seguir los siguientes pasos:
Menú Herramientas - Personalizar- Formularios y seleccionar Entrada PERT y luego
el botón Modificar.
51 Modificar el Formulario de Entrada PERT
Luego de presionar el botón Modificar, en la siguiente vista dar doble click a la palabra
Esperada y en la siguiente ventana cambiar la palabra Esperada por Media, y presionar el
botón Aceptar, después de esto guardar la modificación en el menú Archivo- Guardar,
luego seleccionar Archivo y Salir. Verificar que se hayan realizado los cambios.

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Luego de ingresadas las duraciones probabilísticas ingresemos las de las actividades
determinísticas, para esto como ya se tiene calculadas se debe repetir la misma duración en
optimista, media y pesimista, esto se entiende como que la duración no varia pero es
importante realizarlo pues Ms-Project realizará los cálculos de las nuevas duraciones
(esperadas) de acuerdo a la fórmula visto anteriormente.
52 Ingreso de Duraciones a Actividades Determinísticas
Noten aquí la columna Duración que tiene las mismas duraciones de la CPM, recuerden
que usamos el mismo archivo, y aun no hemos calculado.
Al presionar el botón calcular PERT se recalculará la
duración de acuerdo a las duraciones optimistas, medias y
pesimistas y de acuerdo a la fórmula de duración esperada.
Es bueno también para evitar confusiones cambiar el titulo
de la Columna Duración por Dur. Esperada (por ejemplo).
En la figura 51 se muestra la tabla con las duraciones esperadas calculadas (Columna en
azul).

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53 Duraciones Esperadas calculadas.
Noten que la duración total del proyecto ha cambiado respecto al programa en CPM, si bien
es cierto es poca la variación esto se debe a que el proyecto es pequeño y solo hemos
ingresado datos probabilísticos a 5 actividades, pero la función principal de esto es que
aprendan a usar la metodología PERT en Ms-Project.

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3.3.2. Análisis de las Mallas Optimistas y Pesimistas
Veamos ahora la malla y las distintas GANTT que realiza esta metodología.
El diagrama de Red ahora se ha calculado con la duración esperada, pero también Project
presenta otras herramientas como la Gantt Optimista, Gantt esperada (qué realmente es la
media), y Gantt pesimista.
54 Botones para las Gantt optimista, media y pesimista
Ms-Project construye la Gantt optimista en base a que ocurran todas las duraciones
optimistas, el mismo criterio usa para la Gantt media y la pesimista, obviamente estas
situaciones son muy difícil de que ocurran pero muestran los tiempos extremos para el
proyecto, por ejemplo para el muro de albañilería se tienen las siguientes fechas de término:
Fin optimista: jue 21-8-2008
Fin medio: lun 25-8-2008
Fin pesimista: mié 27-8-2008
Fin esperado: lun 25-8-2008 (Para una probabilidad de 50%), la media y la esperada es la
misma por la poca variabilidad que introducimos en las actividades y lo pequeño del
proyecto.
3.3.3. Cambio de pesos en la fórmula de duración esperada.
Como decía anteriormente el optimista y pesimista es el extremo, y el esperado para el
50% de probabilidades, pero si queremos que esta duración sea más pesimista u optimista
simplemente cambiamos los pesos de la fórmula que utiliza Ms-Project, para esto presionar
el botón Establecer pesos PERT en la ventana que se despliega (figura 53), se pueden
cambiar los pesos para la duraciones de la fórmula para la duración esperada (la sumatoria
de estos pesos debe ser 6), en la tabal inicialmente el peso para lo optimista es igual al
pesimista (1), si queremos que el resultado final de la duración esperar sea más optimista se
puede cambiar el peso de la duración optimista a 2, la media (que al igual Ms-Project está
errado y dice esperado) a 3 y la Pesimista en 1, si cambiamos estos valores y volvemos a
calcular el valor final de la de tenderá a ser más optimista.

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55 Establecer pesos PERT
Recuerden que el proyecto en si es pequeño, que la mayoría de las duraciones es en horas y
que probablemente se vea muy poca variación en los datos, pero la intención es que
aprendan a utilizar PERT en Ms-Project. Al respecto también podríamos concluir que una
metodología PERT se justifica en proyectos más grandes y con más variabilidad.
Es posible que al usar los botones PERT de error, esto generalmente se debe a una mala
instalación o que no se tienen los complementos instalados, la verdad no he investigado a
ciencia cierta porque Ms-Project produce a veces estos errores, y esos tontos errores de
traducción como confundir “media” con “esperado”, pero bueno ya alguien tendrá o tendré
tiempo para investigar y dar posibles soluciones más certeras al rspecto, de todas maneras
más adelante dedicaré una parte a la instalación de complementos, principalmente hacer
una comparación del Ms-Project 2003 y las “falta” de complementos del Ms-Project 2007
(como la falta del complemento Análisis de datos en Excel)y como solucionar esta “falta”.

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4. Costos de un proyecto de construcción en Ms-Project
Sin duda alguna todo constructor (o empresa constructora) estudia (o realiza) los
proyectos para ganar dinero, no creo que alguien diga que no, pues bueno bajo este
entendido es bueno administrar el dinero gastado de buena manera para tener utilidades,
una buena planificación (de tiempo y costos) y un buen control de los mismos hará que se
cumplan los objetivos planteados.
No explicaré acá el proceso de estudio de costos en extenso, pero si es necesario
aclarar conceptos y una breve introducción, pues si bien es cierto Ms-Project es una
herramienta, y una muy buena herramienta, esta no piensa, no hace los estudios, quien debe
tener claros los conceptos y pasos y quien es responsable ante todo es el evaluador
(Constructor, Ingeniero, Arquitecto o quien sea el profesional responsable), nunca deben
culpar al sistema (Ms-Project) de los problemas, entonces para evitar problemas (o
disminuirlos) hagan buenos estudios.
En general el estudio de presupuesto estimativo consta de pasos importantes, como
la cotización de recursos, análisis de costos y generación de presupuesto.
Es importante aclarar las diferencias entre: Análisis de Precios Unitarios, Análisis de
Costos Unitarios, Análisis de Precios y Análisis de Costos.
Primero veamos la diferencia entre Precio y Costo:
Precio es el valor de venta del producto o servicio, es el valor de venta del proyecto o de la
partida, el precio de venta necesariamente considera el costo del producto.
Costo: Es cuando nos cuenta el proyecto o cada partida en particular.
Si en construcción consideramos el Costo como nuestro Costo Directo (el costo que nos
genera la obra o partida) y a este le agregamos % de Gatos Generales (directos e
indirectos), % Gastos Financieros, % de Utilidades y % de IVA, sumando todo estos
valores se obtiene el Precio de venta.
Entonces, aclaradas las diferencias (o similitudes) entre Precio y Costo, continuemos con
los siguientes conceptos:
Análisis de Costos Unitarios: Es el estudio de costos (no olviden que los precios
consideran necesariamente los costos) a nivel de unidad de producción (de aquí porqué se
dice Unitario), en Construcción no todo debe (o puede) estudiarse de un punto de vista
unitario, por ejemplo si consideramos un metro cúbico de hormigón de cimientos, este es
igual al siguiente metro cubico y al siguiente y así todos los metros cúbicos son iguales, de
esta manera podemos asumir que todos los recursos (materiales, maquinarias y mano de
obra son proporcionales a cada metro cubico y las cantidades son iguales para todos estos),
entonces en cada partida en que todas las unidades de estudio sean iguales es posible
realizar un estudio unitario, es decir al estudiar el costo de una unidad este puede ser
asumido para todas las unidades a producir.
Análisis de Precios Unitarios: Es similar al estudio de Costos Unitarios, es decir es la
determinación de las cantidades de recursos (materiales, maquinas herramientas y mano de
obra) a nivel de unidad de producción, pero a estos costos se le deben agregar otros gastos y
utilidades y los impuestos para obtener el precio final de venta desde el punto de vista de la
unidad a producir o vender.
Análisis de Precios Unitarios= Análisis de Costos Unitarios +%Gastos Generales+%
Gastos Financieros+% Utilidades +% Impuestos

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Análisis de Costos: Cuando el estudio de costos no se puede hacer para la unidad o cuando
las unidades a estudiar son distintas entre sí se debe estudiar la totalidad de la partida y
calcular la cantidad total de recursos, y el costo total se divide por la cantidad de la partida
a ejecutar para obtener el costo por unidad.
Un ejemplo de unidades distintas es la partida “Trazado y replanteo”, el metro lineal de un
esquina es distinto a un metro lineal central, no todos los metros lineales de trazado tienen
la misma cantidad de niveletas (materiales), por lo tanto si estudiamos un metro lineal de
una esquina y obtenemos los recursos para este (rendimiento por metro lineal) para obtener
la cantidad total de recursos (o costos) no es válido multiplicar este valor por la cantidad
total de metros lineales, pues el resultado estará errado.
De la misma manera otro ejemplo es el recubrimiento de muro de madera por medio de
tableros si se quiere hacer una buena utilización de los tableros.
Análisis de Precios: Similar al análisis de costos pero se incorporan al estudio los valores
de gastos generales, financieros, utilidades e impuestos, considerando obviamente que el
estudio debe hacerse por la cantidad total de la partida.
En Ms-Project el estudio utilizado es Análisis de Costos, pues no debemos olvidar que
cuando se administra un proyecto se administran los recursos y costos directos de obras, al
realizar el estudio de esta manera se obtendrán también las cantidades de recursos
necesarias para un determinado tiempo, para de esta manera considerar las ordenes de
pedido de materiales, punto que tocaremos más adelante.
De todas maneras si como comenté el estudio debe ser realizado por Análisis de Costos,
es decir total por partida, siempre está presente el estudio unitario, si un evaluador tiene
ya realizado análisis de costos unitarios por partida bastará multiplicar por la cantidad
de obra para obtener la cantidad de recurso total a ingresar al Ms-Project. De otra
manera si se tiene el estudio de recursos y costos totales, para obtener el costo unitario
bastará entonces dividir por la cantidad total.
Para realizar el estudio de costos en Ms-Project seguiremos el siguiente diagrama:
56 Diagrama de pasos para Análisis de Costos
Hoja de Recursos
Costo Unitario del recurso
(Materiales, Maquinas-
Herramientas, Mano de
Obra, Tratos)
Análisis de Costos
Costo total por actividad
(cantidad de recursos total
por actividad)
Generación del:
Presupuesto del proyecto
Generación del:
Flujo de caja del
proyecto
Generación de:
Gráficos del proyecto

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Para mejor entendimiento y recordar los puntos tratados mostraré un Formato de Análisis
de Precios Unitarios donde detallaré gráficamente los puntos anteriores. (Ver figura 57)
57 Formato Análisis de Precios Unitarios
Ms-Project no realiza el estudio de costos exactamente como el diagrama anterior,
pero el concepto es exactamente el mismo, teniendo en cuenta que se realiza el análisis para
el total de cada actividad y considerando el diagrama de pasos descrito anteriormente.
Recordemos también que un administrador de proyecto administra los costos directos y por
lo tanto el estudio (presupuesto y flujo de caja de Ms-Project) será referido a estos, los
valores y/o porcentajes de gastos generales, financieros, utilidades y los impuestos son
propias y responsabilidad de la empresa y no es la función de este manual.
4.1. Hoja de Recursos.
OBRA:
PARTIDA:
Cantidad de Obra: Unidad:
A. Materiales
Recurso Unidad Cantidad Unitario Total
Total A
Unitario A
B. Máquinas y Herramientas
Total B
Unitario B
C. Mano de Obra
Sub. Total C
% Leyes Sociales
Total C
Unitario C
D Total Costo Directo (A+B+C)
Total Costo Unitario Directo
D. __% Gastos Generales
E. __% Gastos Financieros
F. __% Utilidades
G. __% Impuestos IVA
Total Precio Partida
Total Precio Unitario partida
Si el análisis es Unitario, la
cantidad es “1”, en caso
contrario es el total de la
actividad
Es el total de Costo
directo de la
Actividad
Si el análisis es
Unitario, la cantidad
es Rendimiento por
unidad de
producción, en caso
contrario es el total
de la actividad
Si las cantidades son
totales por partida,
los unitarios se
obtienen dividiendo
por el total de la
partida.
Para obtener el
Precio de venta se
le suman al costo
directo estos
valores.

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Para poder realizar el análisis de costos de cada actividad, en Ms-Project es
necesario primero ingresar los costos unitarios de los recursos del proyecto. Esto es en la
Hoja de Recursos.
La hoja de recursos se obtiene desde la barra de vistas o
menú Ver / Hoja de Recursos.
En Ms-Project 2010, Menú Vista opción Hoja recursos.
No olviden que está guardado en algún lugar el archivo
clase3-Gantt-CPM, usaremos ese archivo para continuar
con el estudio de costos para el proyecto muro de albañilería, volvamos a guardar como y
renombrémosle como “clase4-Recursos”.
58 Ventana Hoja de Recursos
Para entender esta sección crearemos algunos recursos particulares para el muro de
albañilería paso a paso con el fin de entender cada columna de esta sección.
4.1.1. Como ingresar recursos Mano de Obra:
Veamos los pasos para Ingresar el recurso Carpintero de 1ra, que consideramos en el
trazado y replanteo del muro:
En Ms-Project 2010, todas las columnas están prefijadas como filtro, es posible
entonces seleccionar los datos de acuerdo al criterio que desee el usuario.
Recurso: Maestro Carpintero de primera, con costo de $15.000 diario (incluidas las leyes
sociales).
En la columna Nombre del Recurso: Carpintero 1ra (día), se ingresa el nombre del
recurso y entre paréntesis la unidad de consumo o producción.
En la columna Tipo: Trabajo. Se selecciona Trabajo para todos los recursos que
dependen del tiempo como Mano de Obra, Maquinarias. Se selecciona Materiales para
todos los recursos que no dependen del tiempo como Materiales, Herramientas, Tratos. Se
selecciona Costo, cuando el recurso es un costo asociado a la actividad.
Yo particularmente prefiero seleccionar Material para las Herramientas con costo fijo o
depreciadas por producción (que no sean arrendadas pues estas dependen del tiempo y
entonces su tipo debe ser Trabajo), de la misma manera prefiero para Tratos seleccionar el

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tipo Material en vez de Costo, pues también la columna Tipo condiciona la columna Tasa
estándar y para Tratos al seleccionar Material es posible ingresar un costo por unidad de
producción.
Columna Etiqueta de material: Ms-Project solo tiene esta columna habilitada solo para
recursos que no dependen del tiempo, no entiendo realmente el motivo de no dejarla
habilitada para los otros recursos, pero bueno es así.
La columna Iniciales: es una columna que no le veo mucha utilidad la verdad y que
siempre la elimino de la tabla, para esto posicionar el cursor en el nombre de la columna y
presionar la tecla suprimir o botón de la derecha y seleccionar Ocultar columna, ambas
opciones no borran el campo ni la columna solo la ocultan de la tabla.
En la columna Grupo: Mano de Obra, se ingresa el grupo al cual pertenece el recurso
en cuestión, la idea es crear tantos grupos como sea necesario, por ejemplo (mano de obra,
maquinarias, herramientas, tratos, materiales).
En la columna Capacidad máxima: 1, Ms-Project inicialmente asume 1, Capacidad
máxima se relaciona con la cantidad de recursos que se dispone para realizar la obra, esto
obviamente esta solo relacionado con los recursos que dependen del tiempo (Mano de obra
y Maquinarias) pues tener más o menos de estos recursos condiciona la duración de la
actividad, en cambio los materiales no se pueden restringir ni cambiar la cantidad
determinada por la cubicación o por las especificaciones técnicas.
Si al inicio de la planificación de la obra se sabe o está condicionada la cantidad de
algunos recursos (mano de obra y/o maquinaria) se debe ingresar para que Ms-Project nos
indique si el recurso esta sobreasignado (recursos con texto rojo), también es posible que
no se sepa la cantidad de recursos y se utiliza la propia programación del proyecto y la
asignación de recursos para que nos indique la cantidad de recursos requerida para la
materialización del proyecto. (Este punto lo volveré a tocar más adelante cuando
realicemos análisis y gráficos de recursos).
En la columna Tasa estándar:15000/d, se ingresa el costo del recurso de acuerdo a la
unidad de consumo o de pago que consideremos, en este caso se ha considerado $15.000
por cada día de trabajo (15000/d), al igual que la duración si el costo es por minuto agregar
al costo /m, /h si es por hora, /s si es por semana y /ms si es por mes. Para el caso del
Carpintero 1ra como en la columna Tipo se seleccionó Trabajo Ms-Project condiciona la
columna Tasa estándar para ingresar costos por unidad de tiempo. Cuando en la columna
Tipo se selecciona Material Ms-Project condiciona la columna Tasa estándar para ingresar
costos por unidad de producción o de consumo.
Los costos ingresados para la mano de obra son con leyes sociales, y los costos de
materiales son costos netos, no olviden que un administrador de proyectos en la
planificación considera costos directos.
En la columna Tasa horas extra : Se ingresa el costo de la hora extra. Cada
administrador de proyectos podrá tener su propia metodología o sistema de trabajo, pero yo
utilizo las horas extras cuando el proyecto está ya desarrollo y como una herramienta para
suplir atraso.
En la columna Costo/uso: Se ingresa un costo asociado por cada vez que se usa el
recurso para el caso de recursos con costos fijos solo se asigna una vez independiente de la
cantidad asignada, por ejemplo si se asignan 100 ladrillos a una actividad el costo por uso
se asignaría una sola vez. Si el recurso tiene costo variable por ejemplo maquinaria o mano

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de obra el costo por uso se asigna cada vez que se asigna un recurso, es decir si se asignan 2
carpinteros de 2da a una actividad el costo por uso se asignara dos veces a la actividad.
En la columna Acumular: Prorrateo, esta columna es importante para que Project
construya el Flujo de Caja y de acuerdo a este campo se determine en que periodo del flujo
de caja considera el costo del recurso. Se selecciona Comienzo para los Materiales y
Herramientas, se selecciona Prorrateo para los recursos que dependen del tiempo es decir
Mano de Obra y Maquinarias, y se selecciona Fin para los subcontratos.
En la columna Calendario: Estándar, inicialmente Project asume para todos los
recursos que dependen del tiempo el calendario estándar (recordemos que ya hemos
cambiado la semana laboral y los feriados del calendario), es posible también luego de
crear los recursos que dependen del tiempo (mano de obra y maquinarias) configurar un
calendario particular para cada uno de estos.
En la columna Código: Es posible ingresar en esta columna un código para cada
recurso de acuerdo a la codificación de cada empresa o de su sistema de presupuesto
particular.
Para todos los recursos mano de obra se deben seguir los mismos pasos y reglas vistas
anteriormente.
4.1.2. Como ingresar recursos Materiales.
Recurso: Pieza de Pino bruto de 1”x4”x3,2 mts, con costo neto de $1000 la pieza.
Nombre del Recurso: Pino B. 1x4x3,2 mts (pza)
Tipo: Material
Etiqueta de material: pza
Grupo: Materiales
Capacidad máxima: los recursos materiales no pueden están restringidos, de acuerdo a
esto no es posible en Ms-Project cambiar o ingresar una cantidad máxima.
Tasa estándar: 1000, recuerden que el valor ingresado acá debe ser el valor neto.
Tasa horas extra:
Costo/uso:
Acumular: Comienzo, los materiales desde el punto de vista de administrador de
presupuesto de costo directo, deben ser considerados para el período inicial del flujo de
caja, es decir al comienzo.
Calendario base: Los recursos que no dependen del tiempo no tienen asignado
calendario.
Código:
Todos los materiales deben ser ingresados bajo los mismos principios considerados acá.

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59 Hoja de recursos (carpintero y pino)
4.1.3. Como ingresar recursos Herramientas
Recurso: Carretilla 90 lts, Costo unitario con rueda de goma $22.000.
Este recurso se puede considerar de dos maneras en el análisis de costos:
Primero considerando su valor por unidad de producción, para esto debemos
depreciar esta herramienta, necesitamos entonces además de su costo, la vida útil de la
carretilla, esta puede ser estipulada en tiempo o en producción que es el caso de la
carretilla, ahora cuanto produce la carretilla en su vida útil?, esto sin duda nos lo debe
entregar el fabricante o la experiencia en terreno, yo asumiré una vida útil de 100m3, pero
por favor no consideren este valor como algo real es solo con fines académicos y puede
estar muy errado de la realidad solo es solo con los fines estipulados.
Si no consideramos un costo residual el valor del costo de producción es:
3
/
220
$
3
100
000
.
22
$
_
m
m
útil
Vida
Costo


Segundo considerando el costo por unidad de carretilla, para esto al asignar se debe
tener la precaución si esta herramienta se consume totalmente en la actividad que se asigna
o es solo un porcentaje de la vida útil, por lo tanto también en esta manera de asignación
está presente el concepto de vida útil.
Caso uno por unidad de producción:
Nombre del Recurso: Carretilla 90 lts (m3)
Tipo: Material
Etiqueta de material: m3
Grupo: Herramientas
Capacidad máxima:.
Tasa estándar: $220.
Tasa horas extra:
Costo/uso:
Acumular: Comienzo.
Calendario base:.
Código:

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Caso dos por unidad de herramienta:
Nombre del Recurso: Carretilla 90 lts (unidad)
Tipo: Material
Etiqueta de material: unid
Grupo: Herramientas
Capacidad máxima:.
Tasa estándar: $22.000.
Tasa horas extra:
Costo/uso:
Acumular: Comienzo.
Calendario base:.
Código:
En la Hoja de recursos es bueno ingresar ambos tipos y decidir cuál de estos se
utiliza al hacer al análisis de costos.
Para todas las herramientas debemos considerar los mismos conceptos y reglas
vistas anteriormente.
4.1.4. Como ingresar recursos Maquinarias
El recurso maquinaria en general está considerado con costo variable, es decir
depende del, tiene un costo por unidad de tiempo pero el costo total variará de acuerdo a la
cantidad de recurso y principalmente el tiempo o duración de la actividad.
Para el caso de este ejemplo Betonera 150 lts, el costo debe ser por unidad de
tiempo dependiendo del arriendo (día, semana, mes). Si esta maquinaria es comprada se le
debe realizar la depreciación del recurso tal como se vio para el caso de las herramientas.
Puede ser considerada por unidad de producción, pero desde mi punto de vista es mejor por
unidad de tiempo, obviamente el evaluador decidirá cual sistema usa, si es por unidad de
producción el tratamiento es igual que la herramienta, si es por unidad de tiempo, tal como
veremos a continuación.
Recurso: Betonera 150 lts (día).
Nombre del Recurso: Betonera 150 lts /día)
Tipo: Trabajo
Etiqueta de material:
Grupo: Maquinarias
Capacidad máxima: Depende de la programación (cantidad requerida) o de la
disponibilidad, Ms-Project asumirá 1
Tasa estándar: 7000/d, costo de arriendo sin impuestos.
Tasa horas extra:
Costo/uso:
Acumular: Prorrateo, al igual que la mano de obra se prorratea de acuerdo a la
duración de la actividad.
Calendario base: Estándar
Código:
4.1.5. Como ingresar recursos Subcontratos.

Copia licenciada a:
Código venta:
Curso Ms-Project
Veamos ahora como se ingresan recursos de subcontrato o tratos en la hoja de
recursos y los conceptos que debemos tener claros para tal efecto.
En construcción existen muchos recursos que deben considerarse bajo el concepto de trato,
pero uno de los más comunes es el Enfierrador, los tratos se deben considerar por unidad de
producción, para este caso tenemos tres posibilidades, una que el Enfierrador sea un costo
de Kilo pero por Fabricación y Colocación, dos que sea el costo solo por Fabricación y tres
que sea el costo solo por Colocación, por lo tanto tendremos el mismo recurso bajo tres
conceptos distintos y la asignación dependerá de la actividad en particular a la cual sea
asignado.
Recurso: Enfierrador costo de trato por Kilo $250 considerando Fabricación y Colocación.
Nombre del Recurso: Enfierrador F/C (Kg)
Tipo: Material, como dije anteriormente yo prefiero seleccionar material en esta
columna en vez de costo, pues la opción costo no permite el ingreso de un valor en
Tasa estándar.
Etiqueta de material: Kg
Grupo: Tratos
Capacidad máxima.
Tasa estándar: $250
Tasa horas extra:
Costo/uso:
Acumular: Fin, los tratos deben ser considerados al término de la actividad, pues
cuando esta termina se mide y se cancela el valor total del trato, aunque se hayan dado
anticipos el valor del flujo de caja y costo debe ser considerado al final del periodo.
Calendario base:.
Código:
Recurso: Enfierrador costo de trato por Kilo $150 considerando solo Fabricación.
Nombre del Recurso: Enfierrador F (Kg)
Tipo: Material.
Grupo: Tratos
Capacidad máxima.
Tasa horas extra:
Costo/uso:
Acumular: Fin.
Calendario base:.
Código:
Recurso: Enfierrador costo de trato por Kilo $100 considerando solo Colocación.
Nombre del Recurso: Enfierrador C (Kg)
Tipo: Material.
Grupo: Tratos
Capacidad máxima.
Tasa horas extra:

Copia licenciada a:
Código venta:
Curso Ms-Project
Costo/uso:
Acumular: Fin.
Calendario base:.
Código:
60 Hoja de recursos con los recursos estudiados.
La hoja de recursos debe contener a lo menos todos los recursos que se usarán en el
proyecto (con sus costos unitarios), es posible utilizar Excel para copiar desde Project o
viceversa para facilitar esta labor, yo sugiero siempre utilizar un archivo aparte como base
de datos de recursos y que este sea utilizado en todos los proyectos, actualizando sus datos
en Excel mediante fórmulas de actualización de precios mediante el IPC o cualquier
metodología de actualización de precios que utilice el administrador de proyectos.
Al tener esta base de datos es posible copiar los recursos de esta al proyecto que se
estudie. Para este efecto consideraré una base de datos con 27 recursos llamada
recursos27.mpp y es un archivo de Project que solo tiene estos recursos, se carga este
archivo se seleccionan todos, presionar el botón copiar recursos (o control +C), luego en el
archivo “Clase4-Recursos” pegar la selección, como en nuestro proyecto tenemos ya
recursos creados se pueden duplicar algunos, para tal efecto es necesario borrar los
duplicados para evitar problemas al asignarlos a las actividades, de esta manera nuestro
proyecto ya tiene una base de datos de recursos para iniciar el análisis de costos (Ver
Figura 61).

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61 Hoja de recursos para el Muro de Albañilería para Project 2003 y 2007
62 Hoja de recursos para el Muro de Albañilería para Project 2010
Sugerencia: Mantener un solo archivo de Project (como el ejemplo archivo
recursos27.mpp) con todos los recursos que se utilicen en la empresa y utilizar este
archivo en todos los proyectos, obviamente los costos de esta planilla deben ser
actualizados por algún sistema que considere la empresa, cotización, fórmulas de Excel,
es posible copiar este archivo de Project a Excel y viceversa para utilizar las fórmulas y
facilitar la mantención de este archivo utilizado como base de datos
.
4.2. Análisis de Costos en Ms-Project

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El análisis de costos debe ser hecho para cada actividad de la programación (Ver
figura 54 Pasos para Análisis de Costos), y este es posible hacerlo en varias vistas como:
Diagrama de red, Gantt, y Gantt de seguimiento entre otras, yo prefiero inicialmente utilizar
el Diagrama de Gantt, esta tiene varias ventajas y la principal radica en la posibilidad de ver
las tablas (donde visualizaremos el presupuesto), además del análisis de costos.
Utilizaremos el archivo clase4-recursos.mpp, para los pasos siguientes.
El diagrama de Gantt que inicialmente está dividido en dos áreas es necesario crear
el área 3 (para Ms-Project Vista de formulario), de ingreso de datos de recursos y costos
esto mediante el menú Ventana opción Dividir. (Ver figura 60).
En la figura 60, el área 1 corresponde al área de tablas y se controla en el menú Ver
opción Tablas
63 Áreas de trabajo para Análisis de Costos
Área1: área de tablas, se controla con el menú Ver opción Tablas.
Área 2: Gantt
Área3: área de análisis de costos.
Para el análisis de costos nos interesa el área 3, es bueno recordar que Windows trabaja
en base a objetos, cada objeto tiene información y propiedades, las propiedades se
despliegan con doble clic en el objeto, la información relacionada al objeto es con botón de
la derecha en este. Entonces de esta manera el área 3 es un objeto y debemos cambiar la
información relacionada al análisis de costos, para esto botón de la derecha sobre el área y
seleccionar del menú desplegable la opción Costo del recurso. (Ver Figuras 63 y 64)

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64 Área 3, Costo del recurso
Nota: Esta área que ahora utilizaremos para el análisis de costos, veremos más
adelante que tiene muchos otros usos, como gráficos de recursos, usos de tareas o de
recursos entre otros.
Antes de describir como se hace el análisis de costos en Ms-Project creo que es
conveniente recordar algunos puntos respecto a los estados de todo proyecto de
construcción, esto es necesario para poder realizar los distintos presupuestos para cada
estado de nuestra obra.
65 Diagrama Estados del proyecto.
Los estados del proyecto u obra son:
1. El primer estado es el Actual (tiempo y costos), es el estado que se actualizará
constantemente y variará tal como varia la obra, esto obviamente en la medida que
sea actualizado el proyecto o se le realice el seguimiento y este a la vez sea
informado a Project. Este estado inicialmente es pensado a futuro, y en la fecha de
presentación del proyecto estos valores pasarán a formar el estado previsto al
establecer línea de base. Los campos actuales toman el valor de los campos reales
cuando se hace control del proyecto, los valores de los campos actuales son iguales
a los previstos en las etapas que aun no se han controlado o no realizado.
Tipos de campos Campo de Project
Costos Costo
Tiempos Inicio
Duración
Fin
Tabla 3 Campos para estado Actual.

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2. El estado Previsto (o estimado) es el que ofrecemos al mandante con el cual
debemos comparar los datos reales, en relación a costos y tiempos, los valores de
los campos de este estado no deben variar (a menos que hayan aumentos de obra
que cambien los costos y/o los tiempos que se habían previsto y ofrecido al
mandante). Los campos previstos se utilizan para compararlos con los campos
Reales y así poder visualizar si nuestra obra está atrasada o adelantada respecto a lo
estimado (tiempos previstos/ tiempos reales) y/o si hemos gastado más o menos
(costo previsto/costo real).
Costos Costo previsto
Tiempos Inicio previsto
Duración prevista
Fin previsto
Tabla 4 Campos para estado Previsto.
3. El estado Real, es el estado que se obtiene con el seguimiento de la obra u proyecto
(veremos en extenso los pasos para hacer control de obra más adelante). Este estado
debe tener todos los datos reales que nos permita compararlos con los previstos,
determinar las variaciones de costos y tiempos y poder tomar medidas a tiempo para
ajustarnos a lo programado o previsto (estimado). Este estado se mide en obra y se
le informa a Project tal como veremos más adelante.
Costos Costo real
Tiempos Inicio real
Duración real
Fin real
Tabla 5 Campos para estado Real.
Estos tres estados deben tener cada cual el presupuesto respectivo que dé cuenta del
proyecto en el estado correspondiente.
4.2.1. Construcción de Presupuestos para los estados del proyecto
Antes de realizar el análisis de costos, construyamos los tres presupuestos, es decir
construiremos en Ms-Project una tabla para cada presupuesto, entonces consideremos los
pasos para crear tablas:
a) Diseñar la(s) tabla(s) manualmente con los campos de Ms-Project y los campos
personalizados.
b) Personalizar los campos
c) Crear la tabla.
Para el diseño de estas tablas seguiré el siguiente procedimiento y pasos:
En la primera línea de la tabla indicaré el nombre de la columna de acuerdo al tipo
de estado, en la segunda línea los campos que utilizaremos para construir dicha tabla, con
rojo diferenciaré los campos que son personalizados, es decir que no los tiene Project
creados para la función particular, por lo tanto nosotros tendremos que adaptarlos para

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nuestra necesidad, de la misma manera con color negro los campos que Project ya los tiene
creados del tipo que se requiere en el presupuesto.
a). Diseño de las tablas de presupuesto (paso 1 para crear tablas):
a) Tabla Presupuesto Actual
No Actividad Cantidad
actual
Unidad Unitario
actual
Costo
actual
Id nombre número1 texto1 costo1 costo
Los campos “número1” y “texto1” ya fueron personalizados anteriormente, al
campo número1 se le renombró con el nombre “cantidad” y a texto1 como Unidad.
Para la columna Unitario actual utilizáremos el campo costo1, recordemos que
Project calcula costos directos totales, para este caso el valor del costo total estará en el
campo “costo”, entonces el Unitario actual debe ser calculado por la fórmula:
En base a campos:
1
cos
1
cos
número
to
to 
b) Tabla Presupuesto Real
real
Unidad Unitario
real
Costo
real
Id nombre número1 texto1 Costo2 Costo real
Los campos “número1” y “texto1” ya fueron personalizados anteriormente, al
campo número1 se le renombró con el nombre “cantidad” y a texto1 como Unidad.
Utilizaré el mismo campo (número1) para ambas tablas (Actual y Real) esto debido a que
nos resultará más fácil la actualización de las cantidades reales si estas son distintas a las
estimadas, basta entonces ingresar el valor real en el presupuesto real y este se actualizará
automáticamente en el presupuesto actual.
Para la columna Unitario real utilizáremos el campo costo2, Project calculará de
acuerdo al avance ingresado los costos reales totales, para este caso el valor del costo total
real estará en el campo “costo real”, entonces el Unitario real debe ser calculado por la
fórmula:
En base a campos:
c) Tabla Presupuesto Previsto
previsto
Unidad Unitario
previsto
Costo
previsto
Id nombre Número2 texto1 Costo3 Costo previsto

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El campo personalizado para la cantidad prevista es “número2” es distinto pues el
valor de este inicialmente deberá tomar el mismo de la cantidad actual, luego de esto no
debe variar para ser comparado con el valor del estado real y poder calcular las diferencias.
Para la columna Unitario previsto utilizáremos el campo costo3, los campos
previstos tendrán valor cuando se establezca línea de base para el proyecto, veremos esto
cuando controlemos nuestra obra en los capítulos correspondientes, Project tiene el valor
del Costo total previsto de cada actividad en el campo “costo previsto” este campo toma
valor de acuerdo al control que hacemos a cada actividad y recurso de esta, de esta manera
el Unitario previsto debe ser calculado por la fórmula:
En base a campos:
2
_
cos
3
cos
número
previsto
to
to 
b). Creación de campos personalizados (paso 2 para crear tablas):
Menú Herramientas, opción Personalizar, opción Campos…
Para Project 2010 Menú Proyecto botón Campos personalizados.
Para personalizar un campo se deben seguir los siguientes pasos:
 Menú herramientas + personalizar + campos…
 Seleccionar el tipo de campo: Número, Texto, Costo, etc.
 Seleccionar un campo y cambiar su nombre.
 Generar la fórmula, si el campo la considera.
a) Campos personalizados para “Presupuesto Actual”
Personalizaremos los campos de acuerdo al orden que hemos creado los
presupuestos, entonces de la tabla “Presupuesto Actual” solo resta personalizar la columna
“Unitario actual” mediante el campo Costo1:
En la ventana Campos pers. Primero seleccionemos el Tipo, Costo luego mediante el botón
Cambiar nombre cambiemos el nombre a Unitario actual, (Ver Figura 66).
66 Cambio nombre campo personalizado
Este campo tiene fórmula, pues Ms-Project no calcula el precio unitario, pero
tenemos el Costo total de la actividad en el campo costo y tenemos el valor de la cantidad
actual en el campo personalizado número1, construyamos la fórmula mediante el botón
Fórmula de acuerdo con los siguientes pasos:
Primero en base a selección de campos, mediante el botón
seleccionemos el campo Costo, a continuación seleccionar el símbolo de división “/”,

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luego mediante el mismo botón seleccionemos la opción Número luego Número
personalizado y finalmente Cantidad (número1), con esto se construye la fórmula
[Costo]/[Cantidad] en el cuadro de edición, (Ver Figura 67).
La segunda opción de construcción de fórmula es escribirla directamente en el
cuadro de edición, y se construye en base a los campos entre paréntesis cuadrados.
67 Fórmula para Unitario Actual
Esta fórmula [Costo]/[Cantidad] tiene un problema de cálculo y es que para valores
cero de la Cantidad esto dará indeterminado, entonces utilizaremos en el mismo cuadro de
dialogo de Fórmula el botón y en este seleccionemos de la opción General la
función IIf(expr;parte_verdadera;parte_falsa), asumo que todos los lectores de este
manual tienen conocimiento a lo menos básicos de Excel entonces no tendrán problemas en
rehacer la fórmula para que quede de la siguiente manera
IIf(Cantidad>0;[Costo]/[Cantidad];0). (Ver Figura 68).
68 Fórmula para Unitario Actual corregida
De esta manera cuando el valor de la cantidad sea mayor que cero efectuará la
división [Costo]/[Cantidad], para todos los otros casos considerará un cero en el valor del
unitario. Con esto tenemos personalizados todos los campos de la tabla “Presupuesto
Actual”.
b) Campos personalizados para “Presupuesto Real”
Personalizaremos los campos de la tabla “Presupuesto Real” en esta solo nos resta
personalizar la columna “Unitario real” mediante el campo Costo2:
En la ventana Campos pers. Primero seleccionemos el Tipo: Costo, y de los campos
seleccionemos el campo Costo2 luego mediante el botón Cambiar nombre cambiemos el

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nombre a Unitario real, y mediante el botón generemos la fórmula
IIf(Cantidad>0;[Costo real]/[Cantidad];0) igual como vimos anteriormente.
c) Campos personalizados para “Presupuesto Previsto”
Personalizaremos los campos de la tabla “Presupuesto Previsto” en esta debemos
personalizar la columna Cantidad prevista mediante el campo Número2 con el botón
Cambiar nombre cambiemos el nombre a Cantidad prevista y luego personalicemos la
columna “Unitario Previsto” mediante el campo Costo3:
En la ventana Campos pers. Primero seleccionemos el Tipo, Costo, y elijamos el
campo Costo3 luego mediante el botón Cambiar nombre cambiemos el nombre a Unitario
previsto, y mediante el botón generemos la fórmula:
IIf(Cantidad prevista>0;[Costo previsto]/[Cantidad prevista];0) o IIf(número2>0;[Costo
previsto]/[ número2];0) tal como se explicó en los puntos anteriores.
Con los pasos anteriores ya hemos personalizados los campos de Cantidades, y los
costos unitarios (Ver Figura 69), podemos entonces crear las tablas de presupuestos.
69 Campos de costos unitarios personalizados
c). Creación de Tablas de Presupuesto en Ms-Project (paso 3 para crear tablas):
Para crear una tabla en Ms-Project del menú Ver seleccionar la opción Tabla: y de
esta la opción Mas Tablas con esto tendremos la ventana Mas Tablas (Ver Figura 70),
guardemos el trabajo como Clase 4-Presupuestos.
70 Ventana Más tablas
a) Creación de la tabla “Presupuesto Actual”
En esta podemos crear una tabla vacía, ingresando cada columna, y/o copiar una
existente, elegiré esta última opción pues nos servirá esto para la creación de las siguientes

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tablas, para crear la tabla “Presupuesto Actual” mediante el botón copiemos
la tabla de Entrada pues en esta ya hemos insertado las columnas Cantidad y Unidad,
cambiemos el nombre de la tabla a Presupuesto Actual y activemos el check list
, y con el botón borremos las columnas que no están de
acuerdo al diseño de la tabla del punto 2.1.2.1, punto a, queda de la siguiente manera: (Ver
Figura 71).
71 Creación Tabla Presupuesto Actual
Luego en la posición del cursor de la figura 71 seleccionemos los campos Unitario
Actual y luego el campo Costo del menú desplegable.
Luego en la columna Titulo escribamos los títulos que queremos que aparezcan en la tabla
y solo cuando el nombre del campo sea distinto al nombre de la columna. Luego de
presionar el botón Aceptar, se crea la tabla y aparecerá en el listado y la podemos
Modificar si es necesario (Ver Figura 72).
72 Tabla Presupuesto Actual

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b) Creación de la tabla “Presupuesto Real”
Para crear esta tabla seguiremos los pasos aprendidos anteriormente, pero esta vez nos
será más útil copiar la tabla ya creada, para esto mediante el botón copiemos
la tabla de Presupuesto Actual cambiemos el nombre de la tabla a Presupuesto Real y
activemos el check list .
Luego de esto como el campo número1 (Cantidad) es un campo común que hemos
ocupado en ambos presupuestos (actual y real) para este caso solo cambiemos el nombre
del título a Cantidad real. Luego reemplazar el campo Unitario actual por Unitario real,
para este caso no es necesario escribir un título pues este es igual al nombre del campo,
luego de esto reemplazar el campo Costo por el campo Costo real. Luego de presionar el
botón Aceptar, se crea la tabla y aparecerá en el listado y la podemos Modificar si es
necesario (Ver Figura 73)
73 Tabla Presupuesto Real
c) Creación de la tabla “Presupuesto Previsto”
Para crear esta tabla seguiremos los pasos aprendidos anteriormente, pero esta vez nos
será más útil copiar la tabla ya creada, para esto mediante el botón copiemos
la tabla de Presupuesto Real cambiemos el nombre de la tabla a Presupuesto Previsto y
activemos el check list .
Como el presupuesto previsto tendrá todos los valores de costos y cantidades
presentadas al mandante, es decir son los valores que no deben cambiar (a menos que hayan
aumentos de obra) con estos nos debemos comparar para determinar las variaciones
posibles, debido a esto los campos son particulares y específicos para este presupuesto,
construyamos entonces el Presupuesto Previsto de acuerdo al diseño del punto 4.2.1.1 c,
reemplazando los campos respectivos.
Reemplazar el campo Cantidad por Cantidad prevista, borrar el título Cantidad real.
Reemplazar el campo Unitario real por Unitario previsto.

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Reemplazar el campo Costo real por Costo previsto. Luego de presionar el botón Aceptar,
se crea la tabla y aparecerá en el listado y la podemos Modificar si es necesario (Ver
Figura 74).
74 Tabla Presupuesto Previsto
Luego de creadas las tablas de presupuestos es posible dejarlas visibles en el área de
tablas de la Gantt mediante el botón o seleccionarlas desde el menú Ver opción
Tabla, en esta opción deben estar las 3 tablas creadas (Presupuesto Actual, Presupuesto
Previsto y Presupuesto Real) si hemos tenido la precaución de activar el check list
(Ver Figura 75)
75 Opciones para aplicar las Tablas creadas

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Todos estos presupuestos están vacios pues no hemos aun realizado el análisis de
costos, recordemos que inicialmente los valores estarán en el Presupuesto actual, entonces
activemos este en el área de tablas de la vista Gantt mediante las opciones antes vistas.
4.2.2. Asignación de recursos a las Actividades – Análisis de Costos
Para hacer el análisis de costos tenemos dos maneras en Ms-Project y estas son:
1ro En el área 3 (vista de formulario) (Ver Figura 63) y 2do con menú Herramientas
opción Asignar recursos, veamos más en detalle ambas maneras:
4.2.2.1. Análisis de Costos en Área 3 (vista de formulario)
Recordemos que el área 3 se obtiene dividiendo en el menú Ventana opción
Dividir o botón de la derecha en un espacio en blanco de la Gantt y seleccionar la opción
Dividir, luego en el área 3 botón de la derecha y seleccionar Costo del recurso.
76 Pasos para realizar análisis de costos Área 3
Es importante tener claro los conceptos de análisis de costos, no hago este manual
para enseñar costos, pero de todas maneras relacionaré conceptos básicos y esenciales para
los pasos futuros de este manual.
Para hacer el análisis de costos es importante tener claro los recursos que se
utilizaran, las cantidades, rendimientos, y obviamente los costos unitarios de estos, este
último punto ya debe estar definido en la hoja de recursos.
Lamentablemente muchos analistas utilizan análisis de costos (unitarios) de otras
empresas o de manuales que entrega el “mercado de la construcción”, y mucho más
lamentable es aun que los utilizan sin cambios, entiendo que si no se tiene experiencia se
utilice algún análisis sin cambios o con cambios mínimos pero luego es OBLIGATORIO
(profesional y/o moral) hacer sus propios estudios para sus obras u proyectos, luego de esto

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la experiencia hará mejorar los estudios, tener base de datos de rendimientos, considerar
factores influyentes, entre otros puntos.
Solo haré un estudio más acabado del análisis de costos con una o máximo dos
actividades para mostrar de manera más detallada que los estudios “reales” de costos
pueden ser realizados con la misma “realidad” en Ms-Project.
Para hacer un análisis de costos primero debemos hacer un diseño de la actividad,
yo sugiero dibujar o diagramar esta actividad, todos los constructores tenemos o tuvimos
clases de dibujo es decir no nos debería costar “dibujar” en papel esta actividad, o los más
avanzados en CAD o algún programa de dibujo.
Actividad a estudiar: Trazado fundacion, Cantidad: 6 ml.
77 Diseño de Trazado y Replanteo
Como la longitud del muro son 6 metros lineales, considero para esta actividad 2
niveletas fabricadas cada una con una tabla de Pino bruto de 1”x4” de 1,5 mts de largo y
dos pies derecho (pilares) de 2”x2”x1,5 mts, consideraré 5 clavos de 3” por cada niveleta,
alambre #18 para trasladar el eje de la excavación al terreno, y cal para el trazado de los
límites de la excavación, para la fabricación de estas y el trazado consideraré un carpintero
de primera y un jornal, un buen planificador también debe considerar una utilización de
recursos lo más optima que sea posible de esta manera es mejor considerar estos recursos
en vez de un Trazador, pues este no se utilizará en otras actividades, en cambio esta
cuadrilla (Carpintero 1ra y Jornal) se utilizará en las siguientes actividades de carpintería.
Entonces la cubicación de recursos es la siguiente:
Recurso Cantidad Unidad
Carpintero 1ra 1
Jornal 1
Pino B. 1”x4”x3,2 mts 1 Pza
Pino B. 2”x2”x3,2 mts 2 Pza
Clavo 2” (570 un/kg) 12/265=0,05 Kg
Alambre #18 8 ml/105ml/kg=0,08 Kg
Cal 1 Kg
Tabla 6 Cubicación de recursos para Actividad Trazado

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Respecto a las cantidades de Mano de obra Ms-Project considera la cantidad de
recursos (número de personas, no rendimientos ni HD) que utilizaremos para la actividad
en estudio, para el ejemplo en cuestión se ha considerado un carpintero y un jornal, luego
de esto Project calculará el costo y el total de Horas o días hombre para la actividad.
Ingresemos los recursos y las cantidades calculadas, en la columna Unidades, de
acuerdo al diseño de la actividad siguiendo los pasos detallados en la figura 76. (Ver
Figura 78)
78 Ingreso de recursos en área 3 para actividad “Trazado fundación”
Para que Ms-Project calcule los costos debemos presionar el botón Aceptar, o
cambiar a otra actividad o realizar una operación distinta, luego de esto los botones
Aceptar y Cancelar se cambian a Anterior y Siguiente respectivamente. (Ver Figura 79)
79 Costos de recursos para actividad “Trazado fundación”

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Antes de continuar creo necesario explicar cómo Ms-Project calcula los costos.
Calculo Costos variables, (Mano de Obra, Maquinarias) es decir todos los costos que
dependen del tiempo, se calculan de acuerdo a la siguiente fórmula:
Costo variable= Cantidad Recurso x Costo Unitario Recurso x Duración Actividad.
Ejemplo: Costo Carpintero 1ra= 1 x $15.000/día x 2 horas = $3.333
Recordemos que hemos considerado 9 horas diarias, entonces el costo por hora es
$15000/9=$1666,67, pero de este cálculo no debemos preocuparnos Ms-Project lo hace y
efectúa los cálculos de los costos para cualquier unidad de tiempo.
Calculo Costos Fijos, (Materiales, Herramientas, Tratos) es decir todos los costos que no
dependen del tiempo, estos se calculan de acuerdo a la siguiente fórmula:
Costo Fijo= Cantidad Recurso x Costo Unitario Recurso.
Ejemplo: Costo Pino B. 2”x2”x3,2 mts=1 x $1000 = $2.000
De la misma manera se calculan todos los costos. El costo total directo de la
actividad está en el campo Costo, esto se puede ver reflejado en el Presupuesto Actual, el
resto de los análisis pueden ser hechos de la misma manera, pero veamos otra posibilidad
de realizar costos que nos ofrece Ms-Project.
4.2.2.2. Análisis de Costos mediante opción Asignar Recursos
Esta segunda manera de realizar el análisis de costos es mediante el botón
Asignar recursos, Menú Herramientas opción Asignar recursos Alt+F10.
En Ms-Project 2010 menú Recursos botón Asignar Recursos
También es posible mediante la combinación de teclas Alt+F10
Para realizar el análisis de costos primero se debe seleccionar la actividad (para el
muro de albañilería de ejemplo seleccionar la actividad Excavación fundaciones), luego de
esto presionar el botón Asignar recursos de la barra de herramientas Estándar. (Ver
Figura 80). A diferencia que la manera anterior (punto 4.2.2.1. es importante acá no tocar
el área 3 pues el botón Asignar recursos se desactivará).
80 Opción Asignar recursos

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Para asignar recursos en esta ventana, buscarlos en el listado (que es el listado que
hemos generado en la Hoja de recursos), la búsqueda es distinta a la realizada en el área 3,
no es posible buscar al escribir el nombre en el listado pues esto borrará el recurso y será
reemplazado por el que pretendemos buscar, veremos más adelante como podemos hacer
para disminuir este listado o como se pueden utilizar filtros.
Consideraremos para la Actividad Excavación fundaciones los siguientes recursos:
1 jornal, Carretilla y Pala; no consideraremos entibaciones para estas excavaciones por lo
tanto no se asignaran maderas.
Actividad: Excavación fundaciones, Cantidad: 3,1 m3
Para el caso del Jornal buscarlo en el listado y en la columna Unidades asignar 1,
luego presionar Enter o el botón Asignar, el recurso asignado se ubica al inicio del listado
con un tick lo que indica que está asignado a la actividad, el costo del recurso es calculado
automáticamente y asignado al área 3, .
Recordemos que las herramientas las podemos asignar como unidad de producción
o unidad de recursos (ver punto 4.1.3), entonces la asignación de la carretilla y pala debe
ser efectuada bajo estas consideraciones, considerare la carretilla por producción y la pala
por cantidad de recurso.
Para el caso de la carretilla tenemos dos recursos creados, Carretilla (m3) para
producción, y Carretilla (unidad), si es asignada por producción debemos asignar la
cantidad de acuerdo a la actividad es decir 3,1m3 en la columna Unidades de la ventana
Asignar recursos. Esto quiere decir que la carretilla debe producir o desgastarse un total de
3,1 m3 y el costo a cobrar debe ser consecuente con esto.
La pala también está creada como producción y como unidad de recurso, utilizaré
para este caso la asignación por unidad, en este caso se debe tener presente la vida útil que
hemos considerado en la creación de la Hoja de recursos, consideré una vida útil de la pala
de 100m3, esto es solo con fines académicos, la cantidad que ustedes deben considerar debe
ser la que les detalla el fabricante o la que han medido mediante la experiencia en sus obras.
Entonces la asignación de la pala por unidad es 3,1/100=0,031.
Muchos profesionales del área de la construcción consideran todas las herramientas
en gastos generales y no en el análisis de costo de la actividad que los consume, como dije
anteriormente no es función, ni mi intención enseñar análisis de costos, pero yo considero
siempre las herramientas en el análisis de costos de la actividad para obtener el real costo
de esta. (Ver Figura 81)
81 Asignación recursos, actividad Excavación fundaciones

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Una de las ventajas de la ventana Asignar recursos, es que permanece activa para
asignar en otras actividades, y que podemos asignar en varias actividades a la vez, si se
consideran los mismos recursos, por ejemplo para todas las colocación y los retiros de
moldajes consideraré el Carpintero 1ra y el Jornal, sin cerrar la ventana Asignar recursos
con la tecla Control presionada seleccionemos todas las actividades de colocación y retiro,
luego de esto asignemos 1 Carpintero 1ra y 1 Jornal, tal como se muestra en la Figura 82.
82 Asignación de recursos a varias actividades
Noten en la ventana de recursos que no muestra costos sino dos guiones, esto es
debido a que el costo total de mano de obra considera la duración de la actividad, por lo
tanto en la asignación a varias actividades los costos variables pueden ser distintos entre
estas.
Para el caso de las colocaciones de moldajes si se consideran otros recursos,
materiales por ejemplo, estos se asignaran de manera particular para cada actividad. Es
posible que algún evaluador de costos considere todos los recursos en la actividad de
fabricación y en colocación y retiro solo la mano de obra, para este caso no será necesario
ingresar más recursos.
Asignaré a la actividad colocación de moldajes de cimientos fundación, los recursos
restantes, las cantidades asignadas deben estar cubicadas considerando vuestros
rendimientos, yo asignaré cantidades arbitrarias.
Para esto seleccionar con el cursor esta actividad (con esto se deseleccionan las
restantes).
La ventana Asignar recursos, presenta más ventajas como por ejemplo filtro de
recursos, si se tiene una base de datos de muchos recursos y resulta “molesto” buscar en el
listado, entonces es útil el filtro, para esto presionar , y activar la
opción Filtrar por, y seleccionar la opción Grupo donde escribamos el nombre del grupo
de recursos que queremos que filtre el listado, para este caso escribamos Materiales con
esto solo mostrará los Materiales además de los recursos ya asignados. (Ver Figura 83).

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83 Filtro de recursos en Asignar recursos.
En la actividad colocación de moldajes cimiento fundación agregué los recursos
detallados en la Figura 84:
84 Asignación recursos actividad Colocación moldaje fundación
Es esta actividad además de los recursos ya asignados se requiere un recurso que no
está en el listado, por ejemplo clavo de 3”, para ingresar este nuevo recurso podemos
hacerlo directamente en la Hoja de recursos como hemos aprendido o agregarlo escribiendo
su nombre directamente en la ventana Asignar recursos, al final del listado, luego de esto
hacer doble clic en el nombre para ingresar el resto de los datos en la ventana Información
del recurso, en la opción General de esta ventana ingresar: Grupo: Materiales, Tipo:
Material, Etiqueta de material: Kg y en la opción Costo consideraré $500 para el valor del
Kg de clavo de 3”. (Ver Figura 85)
Todos los recursos que no hemos ingresado antes, podemos ingresarlos
directamente en la ventana Asignar recursos, visto anteriormente, así también en el área 3,
escribiéndolos directamente al final de esta, luego al dar doble clic en el nombre se procede
de la misma manera vista anteriormente.

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85 Ingreso de datos para recursos nuevos
Luego de esto asignar 0,5 kg de clavo de 3” a la actividad analizada.
Para el caso de la confecciones es posible también asignar los recursos como grupo,
la metodología de cálculos de recursos puede ser propia de cada evaluador de costos, yo
consideraré el siguiente método para todas las confecciones de moldajes que consideran los
mismos recursos pero cantidades distintas, de acuerdo a la siguiente tabla.
Cantidades de recursos
No Actividad Cantidad Carpintero
1ra
Jornal Pino
1x4
Pino
2x2
Clavo
2”
Clavo
3”
1 Conf. Moldaje cimiento 8,6 m2 1 1 10 7 0,5 0
2 Conf. Moldaje s/c 3,0 m2 1 1 3,5 2,5 0,2 0
3 Conf. Moldaje pilares 3,9 m2 1 1 4,5 3,2 0,3 0
4 Conf. Moldaje cadenas 8,6 m2 1 1 10 7 0,5 0
Tabla 7 Cubicación de recursos para actividades de Confección de moldajes.
Para hacer el análisis de costos de las actividades seleccionemos todas las
actividades de confección de moldajes, luego ingresar los recursos y sus cantidades
correspondientes a Conf. Moldaje cimiento, Ms-Project ingresará a todas las actividades
seleccionadas los mismos recursos y sus cantidades (Ver Figura 86), luego de esto
seleccionar la actividad Conf. Moldajes s/c y en el área 3 cambiar las cantidades por las de
la tabla en los recursos que hayan cambios, de manera similar se procede para Conf.
Moldaje pilares. (Ver Figura 87).
Nota:
Para este caso en particular opté por ingresar las cantidades para la actividad 1,
Conf. Moldajes cimiento, considerando que los mismos recursos y sus cantidades se
repiten a lo menos en una actividad más, y resulta entonces más fácil cambiar solo dos
actividades que cambiarlas todas.
Como dije anteriormente no es mi intención enseñar análisis de costos, en esta
metodología calculé los recursos de las actividades 2,3 y 4 en base a la actividad 1 y
considerando proporciones, por ejemplo el Pino 1x4 está en una relación (10 pza/8,6 m2),
entonces para la actividad 2 la cantidad de Pino 1x4 es (10 pza/8,6 m2)*3 m2=3,49 pza.

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86 Ingreso de recursos a actividades de confección
87 Ingreso de recursos a actividades de confección
Para el resto de las actividades podemos seguir cualquiera de los dos métodos vistos
anteriormente, es decir asignar recursos mediante el menú desplegable en el área 3, o
asignarlos por medio de la ventana Asignar recursos.
También es posible que tengan algunos proyectos donde se han estudiado los
análisis de costos de actividades similares, que pueden tener las mismas cubicaciones y los
mismos recursos, o pueden tener cantidades de obras distintas y por consiguiente
cantidades de recursos distintas, considerando que la cantidad de recursos que se debe
ingresar debe ser consecuente con la cantidad de obra de cada actividad.
Para enseñarles como pueden copiar los análisis de costos de otros proyectos,
considerando el supuesto que ustedes puedan tener proyectos ya estudiados con actividades
similares y que además en la construcción el tiempo es oro (aunque creo que en todo orden
de cosa lo es), y todo lo que podamos hacer para economizar este recurso tan escaso y
valioso es bienvenido, les enseñaré el famoso “copiar – pegar” en Ms-Project.

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Bueno yo por esas casualidades de la vida tengo un archivo donde están todos los
análisis de costos de las actividades ya realizados, utilizaré este archivo para “pegar” los
análisis en el archivo de ejemplo.
Quiero dejar claro (como en varias veces antes en este manual) que los análisis de
costos son irreales no están hechos para ser utilizados como referencia para obras u
proyectos, solo pretender ser ejemplo de los pasos para realizar los pasos de análisis de
costos en Ms-Project.
Aclarado lo anterior para copiar análisis anteriores debemos abrir ambos archivos
(para mi caso Clase 4-Presupuesto y Presupuesto completo), luego de esto en ambos
archivos cerrar el área 3 (vista de formularios) y desde la barra de vistas seleccionar Uso
de tareas, pueden ver en esta vista que se muestran los recursos de todas las actividades,
para nuestro caso no hemos hecho el análisis de la actividad “Conf. y coloc.
emplantillado” entonces seleccionar del archivo, Presupuesto completo, los recursos de
esta actividad y botón de la derecha en la selección y del menú desplegable seleccionar
Copiar asignación (Control + C), luego en el archivo Clase4-Prespuestos, seleccionar la
línea que corresponda a la misma actividad y desplegar el menú con botón de la derecha y
seleccionar la opción Pegar, con esto hemos pegado los recursos de la actividad de un
presupuesto antiguo a un presupuesto nuevo (Ver Figura 88).
88 Copiar recursos de proyecto antiguo a proyecto nuevo.
Para las siguientes actividades realizaré el mismo proceso de copiar y pegar Análisis
de costos del proyecto Presupuesto completo al Clase4-Presupuestos. Para el caso de las
actividades de confección y colocación de enfierraduras quiero recordarles que el
subcontrato de enfierraduras está dividido en Fabricación (Enfierrador F (kg)), en
Colocación (Enfierrador C (kg)), y en Colocación y Fabricación (Enfierrador F/C (kg)) y
se ha asignado de acuerdo a la operación que realice el subcontratista.
Nota: El proyecto antiguo del cual se quieren pegar los análisis de costos no debe estar
CONTROLADO.

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Al haber realizado los análisis de costos de todas las actividades, por cualquier
método (área 3 (vista de formularios), o Asignar recursos o Copiar-Pegar desde otro
proyecto), podemos apreciar que el Presupuesto Actual debe desplegar los costos de todas
las actividades, las tareas resúmenes y la tarea resumen del proyecto (costo total), recuerden
que estos costos son solo de referencia académica.
Es bueno a esta altura, si no lo han hecho ya, guardar el archivo sigamos por el
momento con el mismo nombre es decir Clase4-Presupuestos.
Verifiquemos además que los otros presupuestos Presupuesto Real, y Previsto,
permanecen con sus costos en cero, pues aun no se ejecutan para el caso del Real y aun no
se asignar los valores para el caso previsto, ya veremos estos y su utilidad cuando
aprendamos como Ms-Project realiza el control de obra o seguimiento.
89 Proyecto con Costos Actuales
Con el proyecto terminado en lo que se refiere al análisis de costos estimados, antes
de imprimir presupuestos, flujo de caja, debemos revisar el estudio, lo primero que
debemos revisar son los recursos, sus cantidades, gráficos, entender los gráficos y como los
podemos utilizar para mejorar nuestra planificación, luego de esto podemos revisar los
informes de Presupuesto y Flujo de caja.

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4.3. Análisis de gráficos de recursos en Ms-Project
En este capítulo aprenderemos a revisar los gráficos de recursos (solo los más
importantes, el resto es responsabilidad de ustedes), para revisar los gráficos seleccionar de
la Barra de vistas el botón Gráfico de recursos, o menú Ver opción Gráfico de recursos.
Para Ms-Project 2010 Gráficos de recursos se puede seleccionar mediante la Barra de vistas
botón Gráfico de recursos, o menú de Tarea opción Ver.
Antes de seleccionar la opción Gráfico de recursos, es conveniente para esta primera
parte del estudio cerrar la vista de formularios (Área 3) para poder ver los gráficos
generales del proyecto y no particular para cada actividad (pasos que veremos más
adelante), entonces dejar la vista del proyecto tal como se aprecia en la Figura 89, luego de
esto presionar el botón Gráfico de recursos.
Nota: Como el archivo de ejemplo de planificación del proyecto muro de albañilería tiene
fecha de inicio jue 07-08-08, para actualizarlo a una fecha más actual, supondré una fecha
de inicio para el 9 de abril del 2012, ya veré de acuerdo al avance de la escritura de este
manual su fecha definitiva de inicio para que nos coincida con la fecha de presentación al
mandante y la fecha de control de obra de acuerdo a la figura 65 Diagrama Estados del
proyecto.
4.3.1. Análisis de Gráficos de recursos con costo variable
La vista Gráfico de recursos se puede apreciar en la Figura 90, acá al igual que para
el análisis de costos nombraré esta vista en dos áreas solo para efectos académicos y
diferenciar estas áreas en esta vista.
90 Gráfico de recursos
En el Área 1 podemos seleccionar el recurso a graficar en el área de gráficos (Área
2) mediante la barra de desplazamiento. El Área 2 es donde se grafican los datos para el
recurso seleccionado, ya veremos con más detalle las distintas opciones para ver
información y cambiar los gráficos y su utilidad. Si no se ve un gráfico y tiene recursos
asignados dar doble clic al botón de desplazamiento al inicio de la barra del área 2.

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Si cambiamos los recursos con la barra de desplazamiento del Área 1, podemos ver
que están todos los recursos del proyecto, (todos los creados en la hoja de recursos,
asignados o no a las actividades), esto es porque no están filtrados, ya veremos más
adelante el uso de filtros y su utilidad.
También es posible cambiar la escala temporal del gráfico mediante las opciones de
Zoom Alejar – Acercar , (Para Ms-Project 2010 Menú Vista opción Zoom),
opciones que más que hacer un zoom a la vista cambian la escala de tiempo del gráfico
desde minutos hasta semestres.
Analicemos el gráfico del carpintero que tenemos en la Figura 90, el gráfico en si
tiene una sección en azul (en nivel 1) y sobre este en rojo, esto indica que el recurso
carpintero de 1ra esta sobreasignado en una unidad, considerando para esto la capacidad
máxima que inicialmente considera Project igual a uno y que dejamos tal cual para poder
analizarlas en este momento. Este gráfico es una curva de contrato y despido del carpintero,
en estricto rigor nos indica lo siguiente:
Lunes 9 de abril necesitamos un carpintero, el martes 10 necesitamos dos, el
miércoles 11 necesitamos uno (deberíamos despedir uno), los días jueves y viernes no
necesitamos carpinteros por lo tantos deberíamos (de acuerdo al gráfico) despedir el que
nos quedaba y volver a contratarlo los días lunes 16 y martes 17 de abril. Esto que nos
indica Ms-Project es imposible de hacer desde el punto de vista social o de planificación
del recurso humano, entonces debemos decidir con cuantos recursos Carpintero de 1ra
contaremos en nuestra obra, de acuerdo al gráfico la cantidad máxima de recursos son dos,
pero esta cantidad solo es necesaria un día del total de nueve en los que se requieren
carpinteros.
Seguramente si ustedes van a decirle a su jefe que necesitan 2 carpinteros para
vuestro proyecto, recibirán un rotundo NO, buen la verdad si yo fuera el jefe les diría lo
mismo, pero esperaría de ustedes una respuesta a este No tan rotundo, por ejemplo: “Está
bien pero el día que necesitamos dos carpinteros y tendremos solo uno, ese día
probablemente nos atrasaremos por tener menos recursos, o tendremos que utilizar
horas extras para disminuir o eliminar este atraso y eso por consiguiente subirá los
costos, entonces señor Jefe, está de acuerdo en asumir esta responsabilidad?”, bueno
pueden usar los lenguajes que ustedes quieran pero la verdad es que trato de indicarles que
un planificador debe poder ver el futuro en los proyectos ante cualquier variación y
proyectar soluciones, y los distintos escenarios al analizar los datos que nos presenta el Ms-
Project.
Para todos los recursos que dependen del tiempo el análisis es similar, ¿pero cómo
se procede ante la posibilidad de que el jefe si nos diga que podemos tener los recursos que
hemos solicitado?, que no necesariamente es el máximo, es decir si de acuerdo a la curva
ocupacional (para cualquier recurso variable) necesitamos 4 unidades, y de acuerdo a los
análisis y peticiones con el jefe acordamos en trabajar con 3, que presenta una buena media
de trabajo, esta cantidad es entonces la capacidad máxima del recurso en cuestión, para
cambiar el valor desde el gráfico del recurso presionar el botón Hoja de recursos de la
barra de vistas y cambiar la Capacidad máxima al valor acordado, luego volver el cursor a
la línea del recurso y nuevamente regresar al Gráfico de recursos presionando el botón
correspondiente en la barra de vistas.

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Ahora analicemos los costos de los recursos que dependen del
tiempo, también teniendo como ejemplo al Carpintero de 1ra, para
esto en el área de gráfico con el botón de la derecha desplegar el
menú, vean que tenemos seleccionada la opción Unidades de
recursos asignadas, que gráfica las unidades de recursos, también
asumo que han visto que hay varias opciones disponibles a graficar,
no las veremos todas, solo las de costos, asumo que ustedes lo harán
considerado su espíritu investigador. De este menú seleccionemos primero la opción costo
y analicemos el gráfico resultante.
Antes de analizar el gráfico cambiemos la escala temporal de este dando doble clic
en esta y de la opción Nivel inferior, seleccionar del menú desplegable la opción 1,2,3,4
(Desde el comienzo). (Ver Figura 91)
91 Gráfico de costos del recurso Carpintero 1ra
Este gráfico nos indica que el primero y segundo día gastaremos $15.000
respectivamente, $6.667 el tercero, $3.333, del cuarto al séptimo día no gastaremos en
carpintero, el octavo, y $10.833 el noveno día que es el último día que necesitaremos
carpintero en nuestro proyecto.
Antes de establecer comentarios o juicios de este gráfico, quiero que veamos cual es
el costo total de carpintero que nos presenta Ms-Project, para esto en el menú desplegable
del área de gráfico seleccionar Costo acumulado, el gráfico cambia automáticamente al
tipo Área escalonada, yo considero que este tipo no es el apropiado para esta información
de costo acumulado, aprovechemos esto para cambiar el tipo de gráfico, para esto demos
doble clic en el grafico, con lo que se desplegará la ventana Estilos de barra (Ver Figura
92)

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92 Ventana Estilos de barra
Esta ventana está dividida en dos secciones a la derecha los gráficos para el recurso
en particular y a la izquierda para el o los recursos filtrados (veremos más adelante como
filtrar y el uso de esta opción para nuestro análisis).
El la sección de Recurso para Costos totales (esta opción de costos totales varía de
acuerdo al tipo de información que seleccione en el menú desplegable), seleccionar en
Mostrar cómo: línea, como decía desde mi punto de vista este tipo de gráfico es más
indicado para costos aculados. (Ver Figura 93)
93 Gráfico Costo acumulado (Gráfico de Línea)
De acuerdo al gráfico el costo total que según Ms-Project tenemos considerado para
recurso Carpintero 1ra es de $50.833, esta valor, como decir para que no resulte
complicado para Ms-Project ni para nosotros, pero este valor NO es el valor que realmente
gastaremos (en caso de que lo real se ajuste a lo programado).
Ms-Project nos entrega el valor de tiempo efectivamente asignado a la actividad
(seleccionar trabajo en el menú desplegable) , por ejemplo si tenemos un solo carpintero
con un costo de $15.000/día y este trabaja solo en dos actividades que se ejecutan en días
seguidos estas a su vez solo duran medio día cada una, entonces el Project nos entregará el

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costo de carpintero de acuerdo a la siguiente fórmula:(1*$15000 *0,5)+ :(1*$15000
*0,5)=$15.000.
El valor real que debemos informar es = 1 Carpintero * 2 días * $15.000= $30.000,
considerando que tendremos al carpintero dos días y debemos pagarle los días completos
(obvio más impuestos).
Entonces ¿Quiere decir qué Ms-Project nos entrega valores errados de mano de
obra?. Bueno la respuesta es sí y no… y no es una metáfora esto del sí y no, sino que si
queremos informar al Jefe que el valor a considerar para Carpintero es el que entrega
Project, entonces este valor está errado, pero si queremos entregar el valor de tiempo
efectivo por el recurso, entonces este valor está bien. Pero ¿Qué valor nos sirve?, está bien,
no diré ambos porque no terminaríamos nunca con este análisis metafórico, (pero la verdad
nos sirven ambos), el que deberíamos informar al jefe y considerar en el presupuesto es el
valor que considere todas las unidades de recursos que tengamos y la cantidad de tiempo
que los tengamos, esta información si la entrega Ms-Project con bastante detalle, y quiero
dejar claro TODOS pero todos los software de análisis de costos hacen este mismo análisis
de costo, el costo total de mano de obra (y maquinarias) debemos realizarnos nosotros en
alguna planilla de cálculo, los sistemas de planificación como Ms-Project presenta ventajas
para la elaboración de estos cálculos pues nos muestra de manera fácil el tiempo que
debemos disponer de los recursos con costos variables.
Entonces, recordemos que decidimos (o nuestro jefe decidió) trabajar en nuestro
proyecto con un carpintero y este estará contratado por nueve días, además consideramos
entonces también trabajar con horas extras, siempre les dejo alguna duda a mis alumnos, o
alguna pregunta planteada, bueno no había dejado ninguna hasta ahora y he aquí una para
que ustedes lectores la puedan resolver antes de llegar al final, no sé si pondré la respuesta
en alguna parte del manual o esperaré que quien sepa la respuesta me la envié por email,
aquí va entonces la pregunta: ¿De acuerdo a la programación y al análisis de recursos,
necesitaremos trabajar realmente con horas extras el día dos?, justifique su respuesta
obviamente no solo diga Si o No…
Bueno pero no nos alejemos del manual, obtengamos el valor de Carpintero 1ra
que debemos informar al jefe y considerar en nuestro presupuesto, para esto con los datos
de Project he realizado una simple planilla en Excel, en esta podemos, por fin, obtener el
costo total del Carpintero de 1ra y es $135.000 (más leyes sociales) versus los $50.333
que nos entrega Ms-Project y que es el costo por tiempo efectivo, en la planilla he
considerado además un gráfico para el jornal a modo de ejemplo. (Ver Figura 94).
Les sugiero realizar siempre gráficos similares para todos los recursos con costos
variables (mano de obra, maquinarias), y con estos también se puede obtener el costo total
de cada grupo de recursos, considerando un gráfico resumen, o sumando las cantidades
parciales, o ustedes pueden idear un sistema mejor en base a la información entregada por
Project, y de esto no me cabe ninguna duda.

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Recurso: Carpintero 1ra
Costo Día
Tiempo
Proyecto 1 2 3 4 5 6 7 8 9
Cantidad 1 1 1 1 1 1 1 1 1
Costo Total
Recurso: Jornal
Costo Día
Tiempo
Proyecto 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
cant J. 2 2 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
Costo Total
$ 15.000
$ 135.000
$ 8.000
$ 88.000
94 Gráfico de costo total de Carpintero (Excel en base a datos de Ms-Project)
4.3.2. Análisis de Gráficos de recursos con costo fijo.
Para el caso de los recursos con costos fijos, analizaremos el ladrillo, entonces para
esto desplazar en el área 1 hasta este recurso, y en él área de gráficos seleccionemos
Unidades de recursos asignadas mediante el menú desplegable. (Ver Figura 95)
95 Gráfico Unidades de recursos para ladrillo.
De este gráfico seguramente diríamos que los días cuatro, cinco y ocho se necesitan
225 unidades de ladrillos, es decir 675 unidades, pero ¿Cómo puede ser estos si en el
análisis de costo solo asigné 450 unidades (verifiquen esto, seleccionando del menú
Ventana la opción Dividir) (Ver Figura 96)

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96 Gráfico recurso, Ventana dividida
Ms-Project en las unidades de recursos asignadas nos muestra un rendimiento diario
programado de acuerdo a la cantidad que ingresamos y la duración de la actividad, es decir:
450 unidades /2 días=225 Unidades día. Si la actividad albañilería iniciara a las 8:00 Hrs.
de la mañana del día cuatro esta terminaría a las 18:00 hrs. del día cinco, pero esta no inicia
a las 8:00 Hrs. de la mañana sino a las 11:00 Hrs. AM del día cuatro, si cambian la escala
temporal hasta ver los minutos (cada 15 minutos) pueden ver el inicio y termino de cada
actividad del proyecto.
Para ver las cantidades que necesitamos cada día debemos seleccionar del menú
desplegable la opción Trabajo. (Ver Figura 97)
97 Gráfico Trabajo, para recurso ladrillo
Este gráfico si nos muestra la cantidad programada para cada día, nos indica que el
día cuatro del proyecto necesitamos 150 ladrillos, 225 unidades para el día cinco y en el
día ocho necesitamos 75 unidades.
Esta información es valiosa para un buen planificador, nos sirve para programar
nuestros pedidos de materiales, en este caso para el recurso ladrillo, no creo que ustedes
pedirán de acuerdo al grafico las cantidades diarias que nos muestra, Ms-Project espera que

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programemos de manera más profesional, entonces: ¿Cuantos ladrillos pedimos? y
¿Cuando pedimos estos ladrillos?, son dos preguntas que estoy tentado a dejarlas
planteadas al igual que la anterior, pero creo que esta vez las responderé yo, o les indicaré
los pasos que debemos considerar para obtener las respuestas.
Responderé a las preguntas en orden, primero para responder a:
¿Cuántos ladrillos pedimos?, esto depende de varios factores, primero la capacidad de
almacenaje, y del consumo de recursos. Es decir si tenemos una capacidad de almacenaje
mayor o igual a 450 ladrillos debemos pedirlos todos para que estén disponibles el primer
día de trabajo de esta actividad.
¿Cuando pedimos estos ladrillos?, esta pregunta se refiere a cuánto tiempo antes pedimos
el material para que esté en obra y no atrasarnos, para esto consideremos el esquema de la
figura 98.
98 Esquema de tiempos de pedido de materiales
Para determinar la fecha de pedido del material, es necesario a lo menos tener claros
dos tiempos.
El tiempo 1 (T1) está determinado por el tiempo que se demoran en procesar la orden de
pedido en la oficina central y enviarla al proveedor, para el ejemplo yo asumiré tres días.
El tiempo 2 (T2) es el tiempo que se demora en procesar la orden de pedido el proveedor
hasta el momento que realiza el despacho y tiempo de traslado, yo para todo este tiempo
consideré cuatro días, entonces para este supuesto caso la orden del material desde la obra
debe ser enviada a lo menos con 7 días hábiles para evitar atrasos.
Para todas las opciones de gráficos anteriores y las siguientes, como hemos visto,
podemos dividir el área de gráfico de recursos, y mostrar en esta nueva sección información
importante para el análisis, como Programación, Costo, Trabajo, Notas y Objetos, y además
poder combinar con cualquiera de la información disponible del gráfico. (Ver Figura 99).

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99 Gráfico recursos, pantalla dividida.
Espero que se den cuenta de la utilidad de estos gráficos y que les hayan quedado
claros los puntos anteriores, pero, aun hay más provecho y opciones de la opción Gráficos
de recursos que podemos y debemos conocer.
4.3.3. Análisis de Gráficos de recursos con filtro de Grupo.
Hasta el momento solo hemos visto recursos sin filtrar, en el área de recursos están
todos los que creamos en la hoja de recursos, estén asignados al proyecto o no,
independiente de su grupo, o tipo, entonces es necesario saber cómo poder filtrar estos
recursos como para poder responder a preguntas tales como: ¿Cuánto tenemos planificado
gastar en todos los materiales?, ¿Cuál es el recurso más incidente en el total de gasto de
materiales?, estas preguntas pueden ser realizadas para cada grupo de recursos como mano
de obra, maquinarias, tratos y el grupo que hayamos creado y que queramos ver costos y
datos totales.
Para ver los tipos de filtros para los recursos, revisar el menú Proyecto, opción
Filtro para, tenemos varias opciones de filtro, además de Más filtro, donde podemos crear
filtros personalizados, considerando campos y operaciones de filtro.
En Ms-Project 2010 en menú Formato seleccionar Filtro y la opción
correspondiente.
Si bien todas son útiles, algunas más otras obviamente menos, yo uso
principalmente la opción Grupo… donde podemos escribir el nombre del grupo que
queremos filtrar, para el ejemplo escriban Materiales, es importante tener claro el nombre
que hemos escrito en la columna grupo de la Hoja de recursos, por ejemplo si escribimos
Material, no nos mostrará recursos (a menos que haya algún grupo material y recursos en
este). (Ver Figura 100)

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100 Filtro para recursos (filtro Grupo…)
Luego de esto tendremos en el área 1 solo los recursos del grupo Materiales, para
poder graficar datos totales del botón seleccionar del menú Formato la opción Estilos de
barra o doble clic en el área de gráfico.
Para Ms-Project 2010 en Menú Formato seleccionar botón Estilos de barra
En el área de gráfico seleccionar del menú desplegable la opción Costo acumulado,
luego doble clic en esta área y en la sección Recurso filtrado en la opción Costos totales,
Mostrar cómo: seleccionar el gráfico Línea y cambiar el color a Rojo (por ejemplo), en la
sección Recurso (de la misma ventana), seleccionar en Mostrar cómo: también Línea y
verificar que el color sea distinto al elegido anteriormente, presionar Aceptar.
Para mayor información, dividir la ventana de gráficos si la ha cerrado (vista de
formularios), para encontrar el recurso más incidente en el costo basta mover la barra de
desplazamiento del área 1 hasta se muestre la curva en azul que sea más incidente, para el
caso del ejemplo del muro de albañilería es el cemento corriente. Si ha seguido
correctamente los pasos anteriores debería tener su proyecto de la manera que se muestra en
la Figura 101.

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101 Grafico Costo total grupo: Materiales y Cemento corriente
Con el gráfico respondemos a las dos preguntas planteadas, el costo total estimado
de Materiales para el muro de albañilería son $319.904, y el recurso más incidente es el
Cemento corriente. El costo total del cemento no se muestra en este gráfico, pero en la
ventana de información se muestran los parciales seleccionando la opción Costo, tal como
se muestra en la Figura 101.
De manera similar a las vistas anteriormente podemos revisar el resto de los
recursos, determinar capacidades máximas, costos totales y parciales planificados,
reprogramar el proyecto antes esta revisión o tomar medidas de ajuste si las estimamos
necesarias, antes de pasar al siguiente punto que revisar los informes que nos entrega
Project para presentarlos al mandante.
4.4. Informes de costos en Ms-Project
Por supuesto antes de presentarles a nuestro Jefe y/o mandante los informes de
presupuesto y flujo de caja (entre otros) debemos revisarlos, arreglarlos y conocerlos bien,
y estar preparados antes las preguntas que seguro nos harán, bueno es lo que veremos en
este punto.
Para acceder a los informes en Ms-Project 2003 menú Ver opción Informes, en Ms-
Project 2007 menú Informes opción Informe. En Ms-Project 2010 menú Proyecto botón
Informes.
Project 2007 y 2010 tienen informes Visuales que
pretenden reemplazar a la opción Análisis de datos de
escala temporal en Excel, sin logarlo según mi opinión, no
se aun si optaré por un capitulo analizando estos Informes visuales.
Ms-Project tiene varios informes disponibles, solo veremos los más importantes para un
proyecto de construcción, y principalmente porque son los que se necesitan para presentar

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al mandante, veremos los bueno y lo malo de estos informes, y como podemos arreglar la
presentación, de ser posible.
El problema de estos informes de Ms-Project es la rigidez de su estructura, que si
bien es cierto se puede modificar, esta modificación es bastante limitada, yo en general no
uso los informes de Project directamente, lo bueno es que primero muchos informes
puedes ser realizados en base a tablas personalizadas, y segundo que estas tablas pueden ser
exportadas a Excel y ahí construir un informe con más detalles y de mejor presentación.
Además no olviden que en Ms-Project debemos trabajar con costos directos, y por lo tanto
no son los costos que debemos presentar al mandante, al mandante se le presenta el Precio
de venta, y sugiero este informe final hacerlo en base al de Project pero en una planilla de
cálculo Excel, o para los más avanzados si sabe Visual Basic y macros pueden generar sus
propios informes de manera más fácil y automática.
4.4.1. Informe de Presupuesto de costos en Ms-Project
Luego de seleccionada la opción Informes se despliega la ventana Informes (Ver
Figura 103)
102 Ventana Informes
Para seleccionar el informe de presupuesto de Ms-Project, dar doble clic en el botón
Costos, luego en Presupuesto, se tiene el informe de la figura 103.
103 Informe Presupuesto (tabla costo)

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Seguramente pueden ver que el informe inicial para un 99,9% de los constructores
no tiene utilidad tal cual está, bueno mi intención es enseñar a arreglar lo que se pueda (y
nos permita Project) y mejorar para una presentación como seguramente ese 99,9% espera.
Ms-Project inicialmente confecciona el informe en base a la tabla de costos y con
parámetros prefijados, para cambiar estos realizar los siguientes pasos: Cerrar el informe,
luego doble clic en botón Costos, y seleccionar Presupuesto en ventana Informe de costos
(no presionar el botón seleccionar, solo un clic), y luego presionar el botón Modificar, nos
desplegará la ventana Informe de tareas, realizar en estas los siguientes pasos:
1) En la opción Definición seleccionar en Tabla: Presupuesto Actual (Figura 104)
104 Informe de tarea: opción Definición
2) En la opción Detalles deseleccionar Mostrar totales (Figura 105)
105 Informe de tarea: opción Detalles

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3) En la opción Ordenar deseleccionar Mostrar totales, cambiar el primer criterio a Id
y activar . (Ver Figura 106)
106 Informe de tarea: opción Ordenar
Luego de estos cambios presionar Aceptar y luego doble clic en Presupuesto o el
botón Seleccionar con esto nos despliega el informe que hemos modificado (Ver Figura
107), bueno en mi opinión, igual este informe aun no es para dejar conforme al 99,9% de
los planificadores (o lectores de este manual), no quiero dar ahora porcentajes de
aceptación (prefiero no hacerlo ), pero si les aseguro que aun podemos mejorar la
presentación aun más, pero no es Ms-Project sino en Excel o cualquier planilla de cálculo.
107 Informe de Presupuesto modificado en base a tabla Presupuesto Actual

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Este informe (Figura 107) está bastante mejor que el anterior (Figura 103),
podríamos presentarlo al Jefe pues es un buen informe de Costo directo, y es generalmente
él quien le agrega los porcentajes faltantes para llegar al precio de venta, bueno pueden
ustedes ser también los responsables de este paso, entonces veremos cómo podemos hacer
para generar un presupuesto de precio de venta, solo los pasos generales he, no esperen que
les haga todo .
4.4.2. Informe de Presupuesto de costos en Excel
Como hemos generado las tablas de costos (Presupuesto Actual, Presupuesto Real y
Presupuesto Previsto) entonces les indicaré los pasos para crear en una planilla de cálculo
con el presupuesto de precio de venta en base al presupuesto de costo directo. Para esto
seguiremos los siguientes pasos:
Cerrar la vista previa del informe y la ventana Informes, para los pasos tomaré la
tabla de Presupuesto Actual, pero es obvio que puede ser cualesquiera de ellos dependiendo
del informe y de la etapa del proyecto que se trate.
Los pasos a seguir son los siguientes:
Paso 1: Para Ms-Project 2003 y Para Ms-Project 2007 en menú Herramientas seleccionar
opción Opciones y en la opción Seguridad activar
Para Ms-Project 2010 en
menú Archivo seleccionar Opciones luego Centro de confianza y el botón
y en Formato heredado
.
Paso 2: Del menú Archivo seleccionar la opción Guardar como y en Tipo seleccionar
Libro de Microsoft Excel, (en Ms-Project 2010 seleccionar Libro de Excel), cambiémosle
nombre al archivo a Presupuesto Actual, recuerden la ubicación de donde están guardando
su archivo, no es raro que al mejor planificador se le olvide o no se fije donde esta
guardando sus archivos o que carpeta es, les sugiero además guardar la fecha del archivo en
algún lugar o en el mismo nombre del archivo.
También pueden guardar en vez de Libro de Excel una Tabla dinámica de Microsoft
Excel, los pasos son similares, aunque los resultados obtenidos en Excel serán distintos,
para nuestras necesidades solo ocuparemos Libro de Excel.
Luego de cambiado el nombre, presionar el botón Aceptar, con lo que se activa la
ventana Asistente para exportación presionar el botón Siguiente hasta la sección
Opciones de equivalencia, activar acá cualesquiera de los check box (o los tres) y luego
presionar el botón Siguiente (Ver Figura 108)

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108 Asistente para exportación-Opciones de equivalencia
Luego de esto tenemos la ventana de la Figura 109, en donde deberíamos ingresar
los campos de acuerdo a la tabla que queremos crear en Excel, bueno tanto como Ms-
Project como yo sabemos que no se acordaran de los nombres de los campos o de que
nuestro tiempo siempre es limitado así que todo lo que sea para economizar este recursos es
bienvenido, en virtud de esto Ms-Project creó el botón al presionar este
nos despliega un listado de tablas, elijamos de este listado Presupuesto Actual y al
presionar el botón Aceptar nos traslada todos los campos de esta tabla a la ventana
Asistente para exportación – Equivalencia de tareas (Ver Figura 109), luego al presionar
Finalizar nos crea un archivo de Excel del nombre ingresado.
109 Asistente para exportación – Equivalencia de tareas
Posteriormente cargar desde Excel el archivo que Ms-Project nos creó, tenemos la
tabla Presupuesto Actual en Excel, en esta planilla es posible entonces crear o modificarla
para construir un Presupuesto de Precio de venta. Yo les sugiero crear una planilla donde
tengan hojas de cálculo para determinar el costo estimado de mano de obra, gastos

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generales, gastos financieros, leyes sociales y el Presupuesto de Precio de venta el cual es
creado en base a las anteriores planillas y teniendo como base el presupuesto de costo
directo (Ver Figura 110).
110 Planilla Excel para General el Presupuesto de Precio de venta.
En esta planilla ya he modificado básicamente el presupuesto de costo directo, no
creo necesario profundizar en los pasos en Excel, no es parte de este manual, quizás en una
futura nueva versión les entregue las planillas y los pasos para generar el presupuesto de
venta.
4.4.3. Informe de Presupuesto detallado en Ms-Project
Seguramente ustedes querrán ver detalles de la asignación de recursos a las
actividades, (análisis de costos en las actividades), veamos los pasos para obtener este
informe en Ms-Project.
De la ventana Informes, seleccionar el botón Costos y luego para el informe
Presupuesto presionar el botón Modificar en la opción Definición cambiar el Nombre a:
Informe Presupuesto Detallado o a Presupuesto Actual Detallado en la opción Detalles,
seleccionar de la sección Asignación , activar y
, la opción Ordenar está correcta con el informe anterior (debería
estar ordenada de manera ascendente por el criterio Id), luego de esto presionar el botón
Aceptar. (Ver Figura 111).

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111 Pasos para Informe de costos detallado.
Luego de estos pasos no deben presionar o seleccionar la opción de Presupuesto
pues al cambiarle nombre al informe estamos personalizando y creado nuestros propios
informes y estos estarán disponibles en la opción (botón) Personalizados de la ventana
Informes, entonces cierren la ventana Informes de costos y presionen el botón
Personalizados (Ver Figura 112)
112 Informes personalizados
En la ventana Informes personalizados podemos crear nuevos informes, copiar,
modificar, entre otras opciones, además de ir directamente al Organizador, opción que
veremos más adelante con más detalle. Para ver el informe creado presionar el botón Vista
Previa.

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113 Vista previa Informe presupuesto detallado.
Este informe nos presenta detalles del análisis de costos que hemos hecho para cada
actividad. Este informe tal como está no puede ser enviado con esta estructura a Excel, pero
en el punto anterior que aprendimos (Punto 4.4.1.2), si seleccionamos la opción
de la ventana Opciones de equivalencia del Asistente
para exportación nos generará el informe de costos con los recursos asignados en cada
actividad. (Ver Figura 108).
4.4.4. Informe de Flujo de Caja en Ms-Project
Seguramente querremos tener detalles impresos de las asignaciones (recursos) hechas
a cada actividad en el presupuesto, es decir informe que nos imprima el análisis de costos
para cada actividad.
Seleccionar del menú Informes la opción Informes… y en Informes de costos
seleccionar Flujo de caja, con esto nos generará el informe de la Figura 114.

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114 Informe de Flujo de Caja Semanal
Este informe que genera inicialmente Ms-Project es un Flujo de Caja semanal,
Project ha ingresado los costos de acuerdo lo que hemos seleccionado en la columna
Acumular de la Hoja de recursos.
En este informe podemos cambiar el periodo dependiendo de la duración de nuestro
proyecto, y de los requerimientos del Mandante o Jefe, también podemos crear informes
personalizados y guardarlos para proyectos futuros.
Para aprender esto, cerrar la vista previa el informe de flujo de caja y en la ventana
Informes de costos, presionar el botón Modificar (seleccionando una vez el flujo de caja
en caso de no estar seleccionado), cambiar el nombre a Flujo de caja Semanal y presionar
el botón Aceptar, luego nuevamente presionar el botón Modificar ahora cambiar el
nombre a Flujo de caja Mensual y en la opción columna seleccionar del menú desplegable
Meses y presionar el botón Aceptar (Ver Figura 115).

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115 Creación de Informes personalizados de Flujo de Caja
Para ambos informes es posible además agregar detalle de los recursos si activamos
la opción .
No olviden que cada vez que cambiamos nombre al informe este estará disponible
en la opción Personalizados, entonces tendremos estos informes para poder ocuparlos en
cualquier momento de nuestro proyecto, o para proyectos futuros mediantes el
Organizador, herramienta esencial de Ms-Project que veremos más adelante.
4.4.5. Impresión Malla de Programación
Para imprimir la malla de programación, sea GANTT, CPM O PERT el
procedimiento es similar para cualesquiera de ella.
El primer paso es activar la vista de la malla que deseamos imprimir, por ejemplo la
malla Gantt, es importante dejar en claro que se imprimirá tal como esté en pantalla, es
decir con el zoom que tengamos activado, con la tabla desplegada, entre otras opciones,
entonces antes de imprimir les sugiero configurar la vista y sus detalles y utilizar la opción
Vista preliminar antes de la impresión definitiva.
Un paso importante es revisar la configuración de la página, para esto seleccionar del
menú Archivo la opción Configurar página, en Ms-Project 2010 menú Archivo opción
Imprimir y seleccionar Configurar página. También si seleccionamos Vista previa se
accede a la configuración mediante el botón Configurar página. (Ver Figura 116).
116 Configuración de Página

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No es necesario que analicemos las opciones Página y Márgenes de la ventana de
configurar página, así que veremos lo importante de conocer de Encabezado, Pié de
página, Leyenda y Vista.
En las opciones Encabezado y Pié de página es importante saber que Ms-Project
divide el encabezado de la hoja de impresión en tres áreas: Izquierda, Centro y Derecha y
en cada una de estas áreas es posible ingresar información como la detallada en la figura
117.
117 Ingreso de Información para Encabezado y Pié de página
Si tienen una impresora normal para la impresión de la malla, es posible que
necesiten más de una hoja para la impresión total, entonces toda la información que se haya
ingresado en cualquier área será repetida en todas las hojas, seguramente tendrán que cortar
los márgenes y pegar las hojas individuales para construir una sola “gran hoja” con toda la
malla, será más fácil de revisar que hojas separadas.
Es mejor imprimir la malla en un plotter o impresora de formato continuo, sino se
dispone de estos medios de impresión, no dudo de vuestro ingenio para la impresión de
calidad.
En la opción Leyenda al igual que Pie y Encabezado de página también se divide en
tres áreas, pero además genera un cuadro de información de la gráfica de las tareas, y esta
información el usuario puede elegir donde se ubicará y dependerá de la opción elegida en
Leyenda en: es la opción prefijada e imprime la leyenda en cada hoja que se
necesite para la malla, imprime solo una hoja con la leyenda, y
no imprime leyenda. Si para vuestras mallas se necesitan varias hojas les sugiero o usar una
página de leyendas o simplemente no imprimir que la información que imprime es básica y
muy fácil de entender al mirar la malla.
Un ejemplo de impresión (vista preliminar) la podemos ver en la figura 118.
Para imprimir las vistas de CPM o PERT los pasos son similares a los vistos
anteriormente, con algunas diferencias, como por ejemplo, no es posible en CPM ni PERT
imprimir alguna tabla anexada a la malla, en la opción Vista no es posible configurar por lo
tanto opciones referidas a impresión de columnas.

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118 Ejemplo de Impresión de Malla Gantt
La opción Vista, permite configurar las columnas a imprimir en el caso de la Gantt,
y las Notas agregadas a cada actividad en caso de haberlo hecho y otros datos que podrían
ser importantes para ustedes.
Luego de haber revisado los recursos, revisar gráficos de contrato y despido, acordar
cantidades máximas, revisado presupuesto, flujos de caja, haber hechos los ajustes
necesarios, y una vez que estemos de acuerdo que esta es la planificación que deseamos
presentar al mandante, es tiempo entonces de presentar toda la información en la propuesta
y esperar los resultados, esto entonces requerirá fijar todos los datos (establecer línea de
base) para realizar el seguimiento de nuestro proyecto, punto que veremos en el siguiente
capítulo.

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5. Control de Obra –Seguimiento del proyecto
Obviamente el control de obra o seguimiento lo realizaremos una vez que nos hemos
ganado la propuesta, asumiré entonces esto para poder revisar los pasos para realizar el
seguimiento de nuestro proyecto.
Antes de ver los pasos para realizar el seguimiento, revisemos los tres presupuestos
que hemos hecho. (Ver Figura 119)
119 Tablas de presupuestos. Actual, Previsto, Real.
Si se fijan los presupuestos Previsto y Real están en cero, el previsto porque aun no
hemos establecido la línea base, (paso que veremos y explicaré más adelante), es el que
deberemos usar para comparar con la realidad. El presupuesto Real está en cero porque aun
no hacemos control de nuestro proyecto, este tendrá valores a medida que controlemos las
actividades e informemos al Ms-Project esta realidad.
El primer paso antes de ver los pasos para el seguimiento es pasar las cantidades
actuales a la columna “Cantidad Prevista” simplemente copiando y pegando de uno a otro.
Para hacer el control utilizaremos la vista Gantt de Seguimiento y en esta configuremos la
escala temporal y la cuadricula tal como tenemos la Gantt normal, dejemos el Presupuesto
previsto en el área de tablas, dividir la pantalla para mostrar la vista de formulario,
seleccionar Trazado fundación y guardar el archivo con el nombre: Clase 5- Para control.
Nota: (Para poder hacer control en tiempo real cambié la fecha de inicio del proyecto al
20-02-2012)
5.1. Establecer línea de base del proyecto.
El primer paso y más importante es Establecer línea de base para el proyecto, con esto
se “llenan” los campos previstos tanto de costos como de tiempos, datos que utilizaremos
como efecto de comparación, ya que son estos los datos que presentaremos al mandante y
con estos también nos controlaran tanto nuestro jefe como el mandante del proyecto.
Línea de Base, para Ms-Project 2003 del menú de Herramientas seleccionar la opción
Seguimiento y luego Guardar línea de base. En Ms-Project 2007 del menú de

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Herramientas seleccionar la opción Seguimiento y luego Establecer línea de base. En
Ms-Project 2010 del menú de Proyecto presionar el botón Establecer línea base.
120 Ventana Establecer línea de base
La primera vez que se establece línea de base, siempre debe ser para el proyecto
completo, con esto se llenaran los campos previstos con los datos que están en los campos
actuales, de costos (costo previsto), de tiempos (comienzo previsto, duración prevista y fin
previsto) y trabajo (trabajo previsto),. Luego cuando el proyecto esté en desarrollo podemos
guardar Plan provisional guardando datos de la línea de base y/o comienzos y fin de las
actividades para la fecha de control. Cuando el proyecto esté en desarrollo también es
posible guardar línea de base para tareas seleccionadas, por ejemplo si hay aumento de obra
en algunas actividades y este aumento cambia las fechas de inicio, fin y los costos, y
posiblemente fechas de término del proyecto, entonces se debe guardar una nueva línea de
base, recuerden que nos compararan con los datos previstos y si hay aumento de obra deben
y cambian los datos, estos deben reemplazar a los valores previstos antiguos.
Presionar el botón Aceptar y vean las diferencias entre las vistas antes y después del
proceso (Ver Figura 121). Volvamos a guardar el archivo con el mismo nombre.
121 Vista Gantt seguimiento antes y después de Línea de base

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Al guardar o establecer línea de base los costos totales actuales y los costos de cada
recursos se pasan a los correspondientes previstos, y estos permanecerán fijos para el
posterior control, de la misma manera como expliqué antes los tiempos actuales pasaran a
los campos de tiempo previstos, entonces, ya está listo nuestro proyecto para ejecutarse y
empezar el seguimiento de este.
5.2. Seguimiento del proyecto.
Asumamos que nuestro proyecto tiene 2 días de ejecutado, que hemos medido en
terreno lo real y que tenemos que realizar el control al proyecto, es decir informar al Ms-
Project de esta realidad.
Para realizar el seguimiento o control debemos tener en cuenta lo siguiente:
Fecha de estado o de control: es la fecha hasta donde hemos medido los datos reales y que
informaremos al Project. La fecha de estado se informa en Menú Proyecto opción
información del proyecto, Fecha de estado. Para nuestro ejemplo consideraré le fecha de
progreso el 21-02-2012
Líneas de progreso: Son líneas que podemos elegir mostrarlas o no en nuestro proyecto,
son intervalo de tiempo que nos indica la fecha de estado o la fecha de hoy en nuestra malla
de programación. Para el proyecto elegiré y
luego presionar el botón Aceptar. (Ver Figura 122)
122 Línea de estado del proyecto.
Guardemos en este punto nuestro proyecto con el nombre: clase6-control, debido a
que ya tenemos varias actividades controladas.
La línea de progreso en la fecha de estado nos muestra una línea vertical para la
fecha de estado que ingresamos en el punto anterior, en todas las actividades donde esta
línea es triangular o escalonada indica que esta actividad debe ser controlada para la fecha

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de estado estipulada, cuando hagamos control veremos el cambio en las actividades donde
se haya informado la realidad.
El control o seguimiento del proyecto se hace a dos niveles, Control de tiempo y
Control de costos, ambos si a nivel de actividades y de recursos.
5.2.1. Control de tiempos
Con el control de tiempo, debemos informar a Ms-Project los tiempos reales para la
actividad a controlar, es decir porcentaje de avance (% completado), fecha de comienzo
real, fin real, duración real y duración restante, no necesariamente debemos ingresar todo,
pues si informamos por ejemplo comienzo y fin real estamos implícitamente informando la
duración, si ingresamos fecha de comienzo y 100% completado estamos informando
duración real, fin real. Veremos más en detalle en el proyecto de ejemplo estos conceptos.
Para realizar este control, seleccionemos la actividad a controlar, (Trazado
fundación) luego de esto del menú Herramientas seleccionar la opción Seguimiento y
luego Actualizar tareas. (Ver Figura 123).
123 Ingreso de datos de tiempos, Actualizar tareas
Para la actividad Trazado y Fundación he asumido lo siguiente: Que el inicio de la
actividad es la programada (20-02-2012) y que todos los tiempos se produjeron de manera
normal (es decir la duración y fin real igual a lo previsto), para esto ingresar él %
completado en 100% y Ms-Project asumirá los campos reales faltantes iguales a los
previstos (estimados). Seleccionen de nuevo la misma opción (ventana Actualizar tareas)
para ver el resultado. (Ver Figura 123).
Podemos ver que Project asumió la fecha de Fin, y asumió la duración real igual a la
estimada (2 horas), y la duración restante 0 horas.
Cuando la duración de una actividad es menor o fracción de día no ingresar la fecha
de fin real pues Ms-Project asumirá la hora límite de salida es decir para nuestra
configuración las 18:00 hrs, si ingresamos la fecha de comienzo real asumirá las 8:00 hrs.
Para estos casos es preferible ingresar duración real y restante y las fechas de comienzo y
fin de las actividades predecesoras y sucesoras.
El ingreso de estos datos produjo cambios en la malla y en los costos reales
(veremos estos costos en el punto siguiente). En la malla, la actividad Trazado Fundación
está con un 100% de avance, la línea de estado está en la fecha de estado, el color de la
actividad cambió de rojo (critica) a azul (completada).
El ingreso de datos de tiempos reales puede producir cambios en los costos de los
recursos, y es el siguiente paso que se debe revisar en el seguimiento de todo proyecto, es
entonces el punto que revisaremos a continuación.

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5.2.2. Control de costos
El ingreso de datos reales referentes a tiempo, como los vistos en el punto anterior,
realiza cálculos de costos reales, revisemos todo lo referente al control de costos que
debemos conocer para nuestros proyectos.
El control de costos se realiza en el área 3 (Vista de formulario), Ms-Project calcula
los costos reales y el costo total real lo guarda en el campo Costo real, pero este cálculo
inicial Project lo hace para facilitar nuestro trabajo, revisemos los datos entonces:
Los costos variables (costo mano de obra, maquinarias) Ms-Project los calcula de
acuerdo a la siguiente fórmula:
Costo real variable recurso: Cantidad Real recurso * unitario real recurso* duración real
actividad.
Para la actividad Trazado Fundación los costos reales varaibles son iguales a los
previstos pues se mantuvieron los parámetros de cálculo de la fórmula.
Los costos fijos (costos materiales, herramientas, subcontratos) Ms-Project los
calcula de acuerdo a la siguiente fórmula:
Costo real fijo recurso: Cantidad Real recurso * unitario real recurso.
Inicialmente Ms-Project asume los costos fijos reales iguales a los previstos, esto
tiene varias ventajas y justificaciones, como por ejemplo:
El control cuesta dinero, el hacer control es un gasto (que todas las empresas deben
considerar), es un costo pues se debe disponer de profesionales que midan en terreno
(cantidades reales, rendimientos reales, entre otros) y que midan en oficina (costos unitarios
reales, facturas de compra de materiales, entre otros), es un gasto además por el tiempo
necesario para hacer esta medición.
Alguien quizás se podría preguntar ¿Entonces si el control cuesta dinero, es mejor
no hacer control?, la respuesta obvia es NO, no hay que dejar de hacer el control es un
punto muy importante en todo proyecto, no da el estado de este proyecto para tomar
medidas a tiempo para enmendar posibles atrasos y aumentos de costo, pero si hay que
hacer control a lo importante de la actividad ( y del proyecto), es por esto que Ms-Project
asume todos los costos fijos reales iguales a los previstos, los recursos poco incidentes en el
costo de la actividad no necesitamos controlarlos o informarlos, entonces lo mejor es
asumirlos iguales, sin variación, y así nosotros nos preocupamos de los recursos
importantes y lo debemos hacer de la siguiente manera.
Asumiré que para esta actividad realizaremos el control para los siguientes recursos
y los datos reales medidos en terreno y son de acuerdo a los siguientes casos:
Primer caso de control, que la cantidad real de un recurso sea distinta a la prevista
Pino B. 1x4x3,2 mts (pza):
Cantidad real 2 piezas, (prevista una pieza)
Costo Unitario real igual al previsto, esto debido a que compramos este recurso al
mismo precio cotizado ($1.000 la pieza).
Para realizar el control de este recurso, ingresar la cantidad real en la columna
“Unidades” de la vista de formulario (área 3) y presionar Aceptar.
Ms-Project recalculó los costos con la fórmula vista anteriormente (Costo fijo real
recurso), y el costo real del recurso es desplegado en la columna Costo real del la vista
formulario, si comparamos el costo previsto $1.000 que es el costo estimado con el costo

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real $2.000 nos indica que hemos gastado el doble de lo considerado en este recurso. (Ver
Figura 124)
124 Vista Formulario: Costo recurso, ingreso datos para Pino B.1x4x3.2 mts.
Un buen planificador al hacer seguimiento y detectar diferencias entre lo real y lo
estimado (previsto) debe buscar los motivos, preguntarse los porqués, en este caso la
cantidad de recurso real fue distinta a la estimada para el pino 1x4, entonces ¿A qué se debe
esta diferencia?
Los posibles motivos son:
1) Mala cubicación, la cantidad de obra fue mal estimada. En nuestro caso no pasó eso,
pues es la misma cantidad (6 ml).
2) Pérdida, mala utilización del recurso. Para nuestro caso tampoco pasó esto, las dos
piezas de Pino 1x4 están utilizadas en la actividad.
3) Mal rendimiento estimado.
Para nuestro caso el rendimiento estimado (Re) era: Re=1 pza/6 ml=0,17 pza/ml.
El rendimiento real (Rr) fue: Rr=2 pza/6 ml = 0,34 pza/ml
Entonces hemos estimado mal el rendimiento para el pino 1”x4”x3,2 mts, esto
implica revisar nuestros estudios y si efectivamente está mal estimado guardar este
rendimiento real para proyectos futuros.
En estudios que he realizado anteriormente planteo que siempre es mejor utilizar
tablas estadísticas de rendimientos y estimar más probabilísticamente las duraciones, pero
eso es materia de otro libro o apunte o discusión, lamentablemente no de este manual de
Project.
Segundo caso de control, que unitario real de un recurso sea distinto al previsto
Pino 2x2x3,2 mts (pza)
Cantidad real 2 piezas (igual a la prevista)
Costo Unitario real $1.300 la pieza, distinto al previsto.
El resto de los parámetros son iguales a los previstos.
Para realizar el control de este recurso, primero seleccionar el recurso y luego
seleccionar el botón información del recurso o doble clic en el nombre del recurso en el
área 3, en la ventana Información del recurso, en la opción Costo cambiar de $1.000
(precio previamente cotizado) a $1.300 que es el precio real al que compramos las piezas de
pino de 2”x2”.
Presionen el botón Aceptar y vean el cambio de costo total del recurso, costo total
previsto (estimado) $2.000, costo total real $2.600. (Ver Figura 125).
Este cambio de precio unitario cambiará los costos de los análisis de todas las
actividades que tengan considerado este recurso, esto debido al nuevo costo unitario del
recurso.

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125 Vista Formulario: Costo recurso, cambio costo unitario para Pino B.2x2x3.2 mts.
En este caso de control, de cambio de precio unitario del recurso, puede ser debido
principalmente a los siguientes motivos:
1) Mala cotización, quizás no se realizó, no se llamó a los proveedores para actualizar
precios.
2) No se consideró el tiempo desde la cotización al inicio del proyecto, y la variación
de los impuestos (IPC para Chile).
3) El proveedor cambió el precio de venta del recurso.
Antes del ver el tercer caso de control realicemos el seguimiento en las siguientes
actividades ingresando los datos reales medidos en terreno, para esto seleccionemos
primero “Excavación fundaciones” y luego ingresemos los datos de tiempos, en menú
Herramientas opción Seguimiento y Actualizar tareas…
Esta actividad se atrasó, de acuerdo a los informes su duración real fueron 1,2 días,
por lo tanto basta ingresar en la ventana Actualizar tareas en el casillero Duración real:1,2d
y en Duración restante: 0d. Recuerde no ingresar la fecha de comienzo esta vez pues si lo
hace Ms-Project asumirá que el inicio es a las 8:00 hrs.
Luego de esto presionar Aceptar y Project asumirá la actividad terminada en un
100% las fechas de comienzo y fin real con el atraso ingresado, de la misma manera
calculará los costos de acuerdo a las fórmulas vistas anteriormente. El costo del Jornal
aumentó de $8.000 (previsto) a $9.600 (real) esto debido al aumento del la duración de la
actividad de 1 día a 1,2 días. Para el caso de los restantes recursos no se realizará control
debido a que el costo no es significativo (recuerden que el control cuesta).
Tercer caso de control, que Costo total real de un recurso sea distinto al previsto
Para la siguiente actividad “Conf. y coloc. Emplatillado” realicemos los mismos
pasos anteriores, considerando la siguiente información de terreno “La actividad se realizó
de manera prevista de acuerdo a los tiempos”, es decir en Actualizar tareas ingresemos
100% en % completado y presionemos Aceptar. Con esto Project asume todos los costos
reales iguales a los previstos y espera que Usted ingrese el efectivamente real de acuerdo a
las mediciones o datos entregados, para esto el informe es el siguiente: “En el recurso
cemento corriente se gastaron $7000 para esta actividad”, en informe no indica si se gastó
más cantidad de sacos, o si el costo unitario cambió, es importante revisar luego el motivo
de esta variación o pedir un informe más detallado.
Esto puede ser debido a:
1) Un sobrecosto en el flete o
2) Un cambio solo atribuible a esta actividad,
Para este caso de control se cambia directamente el costo real del recurso en el área 3 (vista
de formulario), presionemos Aceptar para que Project recalcule el costo.

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Seguramente en nuestros proyectos habrán cambios de recursos, además de
cantidades y precios, es decir que hayamos considerado recursos de más o que nos haya
faltado algún recurso de los que estimamos inicialmente, y este recurso nuevo es un costo
que se agrega al análisis estimado, esto es en cuarto caso de control
Cuarto caso de control, que no consideramos cierto recurso en el análisis de coso.
Para la actividad “Colocación moldaje cimiento fundación” el informe llegado
desde obra es el siguiente:
Recursos cantidades reales:
cuartón 3x3x2,4 mts (pza) 14 piezas
pino 2x2x3,2 mts (pza) 12 piezas
Se agregó a esta partida el recurso: Desmoldante madera sikaform, 1 Kg, $2400.
Este recurso no estaba en el análisis de costo ni estaba en la base de datos de
recursos, entonces antes de hacer el control, al final del análisis (área 3), escribir y
completar los datos tal como se vio anteriormente. (Doble clic en el nombre del recurso
nuevo y luego ingresar el resto de los datos)
Este nuevo recurso antes del control debe estar de la siguiente manera:
Luego efectuemos el control de tiempo, Herramientas, opción Seguimiento y
Actualizar tareas, e ingresemos los datos reales entregados en el informe.
126 Control con recurso no previsto en el análisis inicial.
El recurso que no estaba considerado en la estimación inicial de costos, no aumenta
el costo previsto, pero si aumenta el costo real de la partida y obviamente el costo actual.
Quinto caso de control, la actividad se está ejecutando a la fecha de control.
Antes de analizar el presupuesto real sigamos haciendo control a las actividades que
están en el tiempo de estado, para la siguiente aprenderemos a controlar actividades que
aun no estar terminadas 100% en la fecha de control.
Por favor quiero dejar claro que quizás para la actividad “Coloc. enfierradura
pilares” no se ajuste al estudio que haremos, pues si al termino de la jornada llevamos una

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hora de trabajo, de la actividad que tiene una duración estimada de 2 horas, lo más probable
es que se decida continuar una hora extra para terminar esta partida, es más esta actividad
es a trato por lo tanto esto no tendrá un aumento en el costo de mano de obra, pero si un
posible atraso. Pero de acuerdo a la malla de programación esta actividad es válida como
ejemplo “académico” desde el punto de vista de control que quiero plantear en Ms-Project,
esto por lo tanto es extrapolable a cualquier actividad “más importante” que se esté
ejecutando a la fecha de control de vuestros proyectos.
Informe de terreno de la actividad “Coloc. enfierradura pilares”:
Duración a la fecha: 15 minutos
Cantidad ejecutada: 1 kg
Con estos datos es posible calcular los rendimientos reales, la duración restante,
determinar si estamos atrasados o adelantados y de acuerdo a los cálculos realizar el control
de la actividad.
Los datos previstos son:
Duración estimada (prevista) 2 horas
Cantidad de obra: 15 kg
Rendimiento estimado: 15kg/2 hrs = 7,5 kg/hora = 67,5 kg/día (para día de 9 hrs de trabajo)
Los datos reales son:
Rendimiento real = 1kg/0,15 hora=6,7 kg/hora = 60,3 kg/día
De acuerdo a esto, estamos atrasados, el rendimiento es más bajo que el estimado, entonces
si seguimos o se considera este rendimiento para lo que falta de producir, la duración
restante es:
Duración real=(15kg-1k)/6,7kg/hora=2 horas
El avance entonces es (1kg/15Kg)*100=6,67%, de la misma manera se puede calcular en
base a los tiempos, es decir (0,15hrs/2,15hrs)*100=6,69% (duración hasta el control
dividido por la duración total estimada)
Para realizar el control, seleccionemos la actividad y en el menú Herramientas
opción Seguimiento y Actualizar tareas, ingresar la duración real (0,15 hrs) y la duración
restante 2 horas y presionar el botón Aceptar, revisemos luego de esto lo calculado por Ms-
Project. (Ver Figura 127 a y b)
127 a y b Ingreso de datos para actividad en ejecución
Project calculó el % de avance, 7%, determinó la fecha de comienzo de acuerdo al
término de la actividad precedente, la fecha de fin aun no está calculada pues la actividad
aun está en ejecución. Respecto a los costos Ms-Project los estima de acuerdo al estado de
la columna Acumular de la hoja de recursos, pero de todas maneras es estimativo y no se
puede variar hasta que la actividad esté terminada en un 100%. Para el caso de esta

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actividad el recurso Enfierrador se consideró como subcontrato y su estado de pago es Fin,
por lo que aun no se considera imputado este al estado real.
Para nuestro proyecto, aun debemos informar el estado real para las actividades de
confecciones, estas actividades tienen holgura considerable, entonces lo más probable que
no tengamos que preocuparnos de su atraso si lo hubiese a menos que este sea de tal
magnitud que atrase el proyecto, entonces en virtud del tiempo que siempre es escaso
veremos como informar a todas estas actividades el control de tiempo real igual al estimado
(es decir ingresar 100% a todas las actividades) y luego nos preocuparemos de ingresar el
costo real de los recursos de acuerdo a lo informado por el encargado de control.
Para esto tenemos dos posibilidades la primera es seleccionar todas las actividades
de confección y luego del Menú Herramientas, opción Seguimiento y Actualizar tareas en
% completado ingresar 100, (Ver Figura 128).
Este paso Ms-Project realiza para todas las actividades seleccionadas control de
tiempo de acuerdo a lo previsto y asume los costos reales iguales a los previstos, esperando
que el evaluador ingrese lo informado.
128 Ingreso de avance para múltiple selección.
La segunda opción de control para múltiple selección es utilizar el comando de Ms-
Project para este efecto, del menú Herramientas opción Seguimiento seleccionar
Actualizar proyecto… (Ver Figura 129).
129 Ventana Actualizar proyecto
En esta ventana seleccionar Actualizar trabajo completado al:, seleccionar fecha
el casillero correspondiente, por defecto para nosotros es la fecha de control que
ingresamos anteriormente. Si se activa se calculará él % que lleve
la actividad a la fecha estipulada, si se activa se ingresará o 0% o
100% no valores intermedios. También es posible reprogramar el trabajo restante para que
empiece en una fecha estipulada.
Seleccionemos los datos de la figura 129 y presionemos Aceptar.

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En las actividades de confección realicemos el control de costos de acuerdo a lo
aprendido, ingresemos datos supuestos de terreno, como distinta cantidad real de recursos,
distintos unitarios reales, o cambiemos en Costo real de algunos recursos, la idea es que
luego veamos las variaciones en los distintos presupuestos.
5.2.3. Revisión de los Presupuestos del proyecto.
En este punto revisaremos los distintos presupuestos generados anteriormente,
recordemos que hemos generado un presupuesto por cada estado de la obra:
Presupuesto Actual: es el presupuesto que tiene el estado actual de la obra y
proyectado, asume todas las variaciones de los datos reales considerando los datos aun
estimados. (Ver Figura 130)
130 Presupuesto Actual
Presupuesto Real: es el presupuesto que tiene los datos reales, muestra lo gastado a
la fecha. (Ver Figura 131)

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131 Presupuesto Real
Para el caso del ejemplo, llevamos a la fecha gastado $204.717, los costos reales
totales para cada actividad controlada son los que se muestran en el presupuesto, en este
presupuesto también es posible ingresar la cantidad real de la partida, y esta se actualizará
en el Presupuesto Actual.
Las actividades no controladas tienen costo real total en $0, las cantidades de obra
inicialmente se consideraron igual a las estimadas, y si hay variación se ingresa cuando se
informe su valor real.
Presupuesto Previsto: tiene la línea base, es decir los costos estimados
inicialmente, este presupuesto no debería variar (a menos que haya aumento de obra), es el
presupuesto presentado al mandante, contra estos datos nos compararan (y nos debemos
comparar) para determinar los aumentos o disminución de costos. (Ver Figura 131)

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132 Presupuesto Previsto
5.2.4. Tablas de control de proyecto.
Hagamos el siguiente ejercicio mental, revisen en Ms-Project el Presupuesto Real y
vean cuanto es el valor final real de la actividad “Colocación moldaje cimiento fundación”,
memoricen el valor, luego vean el Presupuesto Previsto y vean que valor total de la misma
partida que teníamos estimado, comparen mentalmente ambos valores, hagan este mismo
proceso mental con a lo menos dos actividades más. ¿Se acuerdan de los valores?, ¿Es fácil
hacer control con presupuestos separados?, ¿Que es lo ideal para hacer control de costos?.
Responderé las preguntas desde mi punto de vista en el orden que se hicieron:
Seguramente no se acordaban de los valores exactos, o era difícil mantener estos valores al
cambiar de presupuesto. Hacer el control con presupuestos separados es difícil hacer el
control. Bueno para la última respuesta lo idea es tener tablas de control que consulten los
tres estados, es decir Actual. Real y Previsto, esto veremos que nos facilitará el control de
los proyectos.
5.2.4.1. Construcción Tabla No1 Control de Costos.
La primera tabla de control la construiremos agrupándolos datos por estado de la
obra, es decir primero el estado Actual, segundo el estado Real y al final el estado Previsto,
pudiendo ser cualquier otro que estimen ustedes como planificadores del proyecto.
Recuerden que los pasos establecidos con anterioridad para crear una tabla es
primero hacer el diseño de esta con los campos personalizados, el diseño es el del esquema
de la figura 133, los campos ya están todos personalizados pues corresponden a los
diferentes presupuestos creados con anterioridad.

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133 Esquema de tabla de control No1
De acuerdo a lo anterior crearemos la tabla de control tomando el Presupuesto
Actual como base, entonces en el menú Ver opción Tabla y luego Más tablas…,
seleccionen en la ventana el presupuesto Actual y presionen el botón Copiar. Cambien el
nombre a “Tabla No1 Control de Costos” y activen , luego al final de los
campos de la ventana Más tablas ingresemos los campos de acuerdo al esquema anterior
desde el N°4, estos son:
N° Campo Nombre o Título
1 Cantidad Cantidad Actual
2 Unitario actual
3 Costo Costo Actual
4 Cantidad Cantidad Real
5 Unitario real
6 Costo real
7 Cantidad prevista
8 Unitario previsto
9 Costo previsto
10 Variación de costo
Tabla 8 Campos para Tabla No1 Control de Costos
Recuerden que el campo Cantidad se comparte entre el estado Actual y el Real,
por lo tanto es necesario diferenciar el estado con el título de la columna.
El campo Variación de costo, es un campo que utiliza Ms-Project para determinar
la variación entre el costo real y el previsto, existen también otros campos que tienen el
valor de la variación del comienzo, del fin, de la duración y del trabajo. (Ver Figura 134)
No Actividades
Cant. Unit. Total Cant. Unit. Total Cant. Unit. Total
Campos Actuales Campos Reales Campos Previstos

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134 Creación “Tabla No1 Control de Costos”
Aplicar esta tabla en el área de tablas, abrir además la ventana para ver y analizar
todas las columnas tal como se muestra en la figura 135.
135 Tabla No1 Control de Costos
Esta tabla esta indudablemente mejor estructurada para revisar el control de costos,
no necesitamos recordar los valores de cada presupuesto o estado, por ejemplo para la
partida que antes habíamos hecho el ejercicio mental, ahora podemos ver que en la
actividad “Colocación moldaje cimiento fundación” el costo real gastado es de $31.611, y

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el costo que teníamos estimado era de $25.611, es decir hubo una variación de sobrecosto
de $6.000 para esta partida. En la misma tabla se puede apreciar que en nuestro presupuesto
a la fecha llevamos gastados de más $26.400, $9.600 corresponden a obra gruesa y $16.800
a confecciones.
5.2.4.2. Construcción Tabla No2 Control de Costos.
La tabla anterior si bien es cierto está bien, nos presenta ventajas al estar separada
por estado, podríamos crear una tabla basada en la No1, pero que agrupe todos los campos
del mismo tipo, es decir agrupamos todas las cantidades, todos los unitarios y todos los
costos, tal como el diagrama de la figura 136.
136 Esquema de tabla de control No2
Para crear esta tabla, en el Menú Ver, opción Tablas seleccionar Más Tablas… y
seleccionando la “Tabla No1 Control de Costos”, activen , y presionar el
botón Copiar, recuerden copiar no Modificar (que en los cursos que he dictado muchas
veces he visto a algunos alumnos que igual presionan el botón Modificar), Modificar
modificará la tabla y si le cambiamos nombre se perderá la inicial.
Cambiemos el nombre a “Tabla No2 Control de Costos”, luego sin más cambio
presionemos el botón Aplicar.
La tabla No2 está inicialmente tal como la No1, pero con la opción de mover
columnas la podemos ordenar de acuerdo al esquema, (presionar con botón izquierdo sobre
el nombre de la columna y “arrastrarla” a la posición indicada).
Mover también la columna Unidad antes de Cantidad actual, y verificar que la
Columna variación de costo quede al final, al lado de las columnas, Costo real y Costo
previsto, considerando que es la variación entre estos dos costos. (Ver Figuras 137 y 138)
137 Mover columnas para tabla No2
138 Tabla No2 Control de Costos
No Actividades Cant. Cant. cant. Unit. Unit. Unit. Total Total Total
actual real prev. actual real prev. actual real prev.

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Con las tablas de control No1 y No2, tenemos “casi” todas las necesidades de
comparación de control de costos, digo “casi” pues aun es posible diseñar alguna más, pero
eso se los dejo a ustedes, en el siguiente paso veremos tablas de control de tiempos.
5.2.4.3. Construcción Tabla No1 Control de Tiempos.
Con las tablas anteriores revisamos los datos de costos controlados, ahora
construiremos de manera similar tablas de control de tiempos, en la primera de esta, al igual
que la de costo agruparemos los datos por estado del proyecto, es decir Actual, Real y
Previsto, tal como se muestra en el esquema de la figura 139.
139 Esquema para Tabla No1 Control tiempos
Los campos para la creación de esta tabla son:
Campos versiones
anteriores a Project 2010
Campos para Project
2010
Nombre o Título
Comienzo Comienzo actual
Duración Duración actual
Fin Fin actual
Comienzo real
Duración real
Fin real
Comienzo previsto Comienzo de línea base
Duración prevista Duración de línea base
Fin previsto Fin de línea base
Variación de **
Tabla 9 Campos creación Tabla No1 Control de Tiempos
Para la variación del tiempo, Ms-Project tiene tres campos, Variación de comienzo,
Variación de la duración y Variación del fin, su uso y función se explica por sí sola, para la
tabla No1 no utilizaré estos campos, ya veremos el porqué y en que tabla la usaré.
Para crear la tabla en Project seleccionar del menú Ver la opción Tabla y luego
Más tablas…, en la ventana Más tablas podemos crear una tabla nueva (vacía) e ingresar
los campos o tomar algunos de los presupuestos cambiar el nombre a “Tabla No1 Control
de tiempos”, activar , y borrar las columnas de costo, dejando los Campos
Id, Indicadores, Nombre, Unidad. Los campos se puede eliminar presionando la tecla Supr
del teclado de su computador o con el botón .
Luego de esto ingresar en orden los campos detallados en la tabla anterior, el titulo
solo ingresarlo para los tres primeros campos, para los siguientes no es necesario pues el
nombre del campo es igual al título. (Ver Figura 140).
No Actividades
Cmzo. Dur. Fin Cmzo. Dur. Fin Cmzo. Dur. Fin
Campos Actuales Campos Reales Campos Previstos

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140 Creación Tabla No1 Control tiempos
Luego de esto presionar el botón Aceptar y luego aplicar la tabla No1 de control de
tiempos.
Seguramente al aplicar las columnas de la tabla quedaron de la manera que se
detalla en la figura 141, para solucionar este problema al igual que Excel basta dar doble
clic en el vértice de ambas columnas, o doble clic en el nombre de la columna y presionar
el botón . (Ver Figura 142)
141 Tabla No1 Control tiempos, no muestra las fechas
142 Tabla No1 Control de tiempos

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5.2.4.4. Construcción Tabla No2 Control de Tiempos.
La tabla No2 de control de tiempo la construiremos de manera similar a la de costos,
es decir la copiamos (Menú Ver- Tablas-Más tablas…), cambiamos el nombre a “Tabla
No2 Control de tiempos”, activamos , luego presionar el botón Aceptar y
Aplicar.
Recuerden que la tabla No2 la concebimos con agrupación de campos de acuerdo a
su tipo, para esta tabla he considerado los campos de variación de manera similar al
diagrama de la figura 143.
143 Esquema para tabla No2 de control de tiempos.
Una vez aplicada la Tabla No2, con opción de mover columnas la debemos ordenar
de acuerdo al esquema, (presionar con botón izquierdo sobre el nombre de la columna y
arrastrarla a la posición indicada). Una vez agrupados los campos iniciales (comienzos,
duraciones y fin), insertemos las columnas de variación de acuerdo a su tipo, presionando
botón de la derecha en el nombre de la columna posterior a la posición de ingreso, para la
tabla en Duración actual, Fin actual, en el caso de Fin previsto se insertará la columna antes
de este campo, luego con la opción mover “moverla” al final. (Ver Figura 144).
144 Tabla No2 Control de tiempos
Similar análisis al de costos podemos hacer en estas tablas, pero referido al tiempo,
por ejemplo podemos ver que la fecha de término prevista para nuestro proyecto era el
2/3/2012 y por los atrasos hasta ahora informados el proyecto tiene un fin proyectado para
No Actividades Cmzo. Cmzo. Cmzo. Variac. Dur. Dur. Dur. Variac. Fin Fin Fin Variac.
actual prev. real cmzo actual real prev. dur. actual real prev. fin

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el día 5/03/2012, es decir hay que tomar medidas para reducir este atraso, que puede ser
mejorar los rendimientos, incorporar más tecnología, entre otros.
Las tablas anteriores pueden ser mejoradas si incorporamos por ejemplo columna
con % de avance, trabajo, (actual, real, previsto), hay un sinfín de posibilidades, todo
depende del planificador y las limitaciones y posibilidades de Ms-Project obviamente.
5.2.4.5. Construcción Tabla Estado de Pago.
En este punto les enseñaré a cómo crear una tabla de estado de pago, si bien es
cierto esta no es una tabla de control, si debe crearse en base al control del proyecto.
La función principal de la tabla estado de pago es cobrar lo construido a la fecha,
veremos acá como crear la tabla, simularemos estados de pago.
No olviden que como el planificador trabaja con costos directos, y Ms-Project de la
misma manera informa costos directos, el estado de pago que generaremos acá para ser
presentado al mandante debemos exportarlos a Excel, y los valores de costo directo deben
ser incrementados en los porcentajes antes vistos para presentar un precio de venta (Costo
directo +% Gastos Generales+% Gastos financieros+% utilidades + % Impuestos = precio
de venta)
Diseño de la tabla
Hay varias maneras de crear tablas de estado de pago, puede ser en virtud de la
cantidad de obra realizada, del avance de la actividad, de la duración, no olvidemos sí que
todo está relacionado, por lo tanto yo crearé un tipo de tabla de control, si ustedes no usan
este tipo o no es de su agrado, espero que con el conocimiento que adquieran en este punto
puedan crear y diseñar sus propias tablas de control.
Como debemos cobrar lo que nosotros “ofrecimos” al mandante es decir lo previsto,
tomaremos este presupuesto como base para la tabla, en la figura 145 se muestra el diseño
de tabla con las columnas y los campos de Project y personalizados.
145 Esquema Tabla estado de pago
Los campos personalizados del esquema anterior están con color rojo, el resto son
campos que ya Ms-Project tiene definidos.
El Campo (1) es el campo % Completado que es el porcentaje que nos indica Ms-
Project de acuerdo al control que hemos realizado en cada actividad.
El Campo (2), para la columna % a cobrar, resuelve el problema de que no siempre
podemos cobrar el total del avance que llevamos a la fecha, porque según contrato, por
ejemplo solo se nos permite cobrar actividades terminadas en un 100%, o a veces
actividades que tienen menor avance, o porque la fecha de estado de pago no coincide
plenamente con el avance informado al Project, por cualquiera de estos motivos u otros, el
estado de pago se generará de acuerdo al porcentaje a cobrar ingresado por el planificador,
he usado para esta columna el campo % físico completado y lo he usado principalmente
porque Project agrega un símbolo de % al valor ingresado, puede ser también un campo
numérico el utilizado para este efecto.
No Actividad % % a Total E.P. E.P. Saldo por % Total Liquido a
Cant. Unitario Total Completado Cobrar Ejecutado Anterior Actual cobrar Retención Retención Pagar
número1costo3 (1) (2) costo4 costo5 costo6 costo7 Número3 costo8 costo9
Campos Previstos

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El resto de los campos se determinaron por su tipo, si el valor corresponde a dinero
use un campo de costo, y empecé con el costo4, pues el último utilizado anteriormente fue
el costo3.
Respecto al funcionamiento y fórmulas de cada columna y campo nuevos se debe
considerar lo siguiente antes de crear la tabla:
% a Cobrar (% físico completado): Es el porcentaje acumulado a cobrar de la partida
para el estado de pago, este valor se informa, por lo tanto no tiene fórmula.
Total Ejecutado (costo4): es el valor acumulado para el estado de pago. Está relacionado
con el % a cobrar y el valor presentado al mandante para la partida (costo previsto). La
fórmula es la siguiente:
Fórmula en base a campos
E.P. Anterior (costo5): es el Estado de Pago anterior que se cobró, de haber estados de
pago anteriores, de ser el primero E.P. este valor será cero, es un valor acumulado, este
valor se informa por lo tanto no tiene fórmula.
E.P. Actual (costo6): es el valor a cobrar de lo efectivamente realizado en este estado de
pago, es decir el total ejecutado menos lo que ya hayamos cobrado en los estados de pago
anteriores. La fórmula es la siguiente:
Saldo por cobrar (costo7): es el dinero remante que nos queda pro cobrar, siempre y
cuando el porcentaje a cobrar (% a cobrar) sea menor al 100%. Es el valor presentado al
mandante menos lo que hemos cobrado a la fecha. La fórmula es la siguiente:
% retención (número3): En muchos contratos retienen dineros del presupuesto, puede ser
esto por varios motivos pero el más común es por “buena ejecución de la obra”, con esto el
mandante “se asegura” de que las posibles fallas o errores o reparaciones sean arregladas
por la empresa, el mandante retiene este monto hasta que sea reparada la falla, si todo está
correcto o se ha reparado todo estos fondos se devuelven pasado un tiempo. Todo esto debe
estar claro y establecido en las bases administrativas y/o contrato. Como Ms-Project no
tiene más campos de porcentaje disponibles para ocupar, usé un campo numérico y el
siguiente libre es decir el número3, este valor se informa, por lo tanto no tiene fórmula.
Total Retención (costo8): es el monto de la retención de cada actividad para el estado de
pago actual, por lo tanto se calcula en base al estado de pago actual. La fórmula es la
siguiente:

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Líquido a Pagar (costo9): es el dinero que efectivamente cobraremos en el estado de pago
actual luego de todas las retenciones. La fórmula es la siguiente:
Personalización de los campos
No olviden que el segundo paso antes de crear la tabla es personalizar los campos,
para esto en el menú Herramientas seleccionen Personalizar y luego Campos
Personalizaremos en el orden que están el diagrama de la figura 145, cambiando los
nombres de los campos de acuerdo al título de la columna e ingresando la fórmula detallada
anteriormente cuando corresponda.
Recuerden que las fórmulas las pueden crear en base a los botones y
o escribirla directamente con los campos entre paréntesis cuadrados tal como
se muestra a continuación para el campo Total Ejecutado.
[Costo previsto]*[% físico completado]/100, para el resto de los campos proceder de
manera similar. (Ver Figura 146)
146 Personalización de campos para Tabla Estado de Pago
Una vez personalizados todos los campos podemos crear la tabla Estado de Pago.
Creación de la tabla Estado de Pago
Para crear la tabla estado de pago debemos considerar como base el presupuesto
previsto, entonces en el menú Ver opción Tablas, y luego Más tablas… en la ventana

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seleccionar la tabla “Presupuesto previsto” del listado y presionar el botón Copiar, cambiar
el nombre a “Tabla Estado de Pago”, activar e ingresar a continuación del
Costo previsto los campos personalizados en el orden que están en el esquema de la figura
145, en la siguiente tabla he resumido los campos, el nombre personalizado para cada uno,
los únicos campos que debemos ingresar un titulo son %Completado y % físico
completado, pues estos no son campos personalizables, para el resto no es necesario pues
el titulo será el nombre del campo, entonces se debe dejar en blanco este espacio cuando
creemos la tabla. (Ver Figura 147).
Campo Nombre personalizado
del campo
Título
% Completado % Avance
% físico completado % a Cobrar
Costo4 Total Ejecutado
Costo5 E.P. Anterior
Costo6 E.P. Actual
Costo7 Saldo por cobrar
Número3 % retención
Costo8 Total Retención
Costo9 Líquido a Pagar
Tabla 10 Tabla Campos para Estado de Pago
147 Creación de Tabla Estado de Pago
La tabla Estado de pago, para el primer estado de pago debe ser como la de al figura
148.

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148 Tabla para Estado de Pago No1
5.4.2.6. Simulación de Estado de Pago para el proyecto.
Simularemos algunos estados de pago para probar y arreglar la tabla que hemos
realizado, si arreglar, pues aun hay pasos que mejorar, pero prefiero hacer estas
“reparaciones” en virtud de probar esta tabla y ver sus falencias, pues desde el punto de
vista académico es más ventajoso aprender de ver el problema y solucionarlo a que le den
todo hecho.
Para probar la tabla, o generar el primer estado de pago, necesitamos informar él %
a Cobrar para las actividades que tengan algún % de avance. Este porcentaje real fue
informado por el encargado de control de acuerdo a la siguiente tabla:
Tabla 11 Porcentajes a Cobrar para E.P.No1
Actividad % Avance % a Cobrar
Trazado Fundación 100% 100
Excavación fundaciones 100% 100
Conf. y coloc. Emplatillado 100% 80
Colocación moldaje cimiento fundación 100% 50
Coloc. enfierradura pilares 7% 0
Conf. Moldaje cimiento 100% 100
Conf. Moldaje s/c 100% 100
Conf. Moldaje pílares 100% 100
Conf. Moldaje cadenas 100% 100
conf. Enf. Pilares 100% 100
conf. Enf. s/c 100% 100
conf. Enf. Cadenas 100% 100

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Ingresar en la Tabla Estado de Pago los porcentajes informados, de acuerdo al
contrato él % de retención es un 5%, luego del ingreso de estos datos la tabla queda como
se muestra en la figura 149, acá encontramos el primer problema y una oportunidad de
mejora.
149 Tabla Estado de Pago sin suma de totales
Antes de tocar el problema, analicemos algunos de los cálculos que ha realizado la
tabla, para el caso de la Actividad Trazado Fundación como él % a Cobrar ingresado es
un 100%, el monto Total Ejecutado es igual al Costo previsto ($8.500), de igual manera el
Estado de Pago Actual también es $8.500 debido a que este es el primer estado de pago por
lo tanto no hay descuento de estados de pago anteriores, el porcentaje de retención para esta
partida es $425 equivalente a 5%, el Líquido a Pagar es entonces $8.075.
En cambio para las actividades Conf. y coloc. Emplatillado y Colocación moldaje
cimiento fundación en las cuales él % a Cobrar es un 80% y un 50% respectivamente, los
cálculos se efectúan con los porcentajes ingresados.
Asumo que seguramente ustedes se han dado cuenta del problema de la tabla, bueno
sino es así, les ayudo, el problema es que la tabla no suma los totales, si se fijan en la tabla
los valores para las líneas Resumen están en Cero, este problema lo solucionamos en
personalización de campos, pero ahora seleccionemos esta opción de la siguiente manera,
presionando botón de la derecha del mouse sobre el nombre de la columna Total Ejecutado
y del menú desplegable seleccionar Personalizar Campos. (Ver Figura 150).
150 Opción Personalizar campos…
Al seleccionar esta opción desde la tabla Estado de Pago nos lleva directamente a la
ventana Campos pers. y con el campo donde activamos el menú desplegable seleccionado
para activar la suma de los valores para la línea de Resumen de la opción Cálculo de filas

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de resumen de grupo y tarea activar y del menú desplegable seleccionar
Suma. (Ver Figura 151).
151 Activación de la opción Suma para las filas resumen.
Realizar los mismos pasos para todos los campos de costos sin salir de la ventana
Campos pers., luego de esto la tabla queda de la manera mostrada en la figura 152.
152 Tabla Estado de Pago No1

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Recordemos que este es el primer estado de pago, si este es por ejemplo quincenal,
el segundo estado de pago deberá ser preparado para esa fecha de acuerdo al informe
entregado.
Con fines académicos y para probar esta tabla con un segundo estado de pago solo
asumiré cambios en el avance en las actividades cuyos porcentajes están de color rojo.
Tabla 12 Porcentajes a Cobrar para E.P.No2
Antes de ingresar estos nuevos porcentaje es importante guardar el archivo de Ms-
Project, para tal efecto guardemos con el nombre Clase6-E.P.1, luego de esto debemos
copiar los valores de la columna Total Ejecutado a la columna E.P. Anterior,
posteriormente ingresemos los valores de los % a Cobrar en la columna correspondiente
para Estado de Pago No2. (Ver Figura 153)
153 Tabla Estado de Pago No2
Actividad % Avance % a Cobrar E.P. 1 % a Cobrar E.P.2
Trazado Fundación 100% 100 100
Excavación fundaciones 100% 100 100
Conf. y coloc. Emplatillado 100% 80 100
Colocación moldaje cimiento fundación 100% 50 80
Coloc. enfierradura pilares 80% 0 50
Conf. Moldaje cimiento 100% 100 100
Conf. Moldaje s/c 100% 100 100
Conf. Moldaje pílares 100% 100 100
Conf. Moldaje cadenas 100% 100 100
conf. Enf. Pilares 100% 100 100
conf. Enf. s/c 100% 100 100
conf. Enf. Cadenas 100% 100 100

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Luego de esto guardemos luego como Clase6.E.P.2 comparemos ambas estados de
pago.
Es importante guardar los archivos de Ms-Project con el nombre relacionado con el
Estado de Pago, pues si no hemos impreso o queremos revisar los datos basta cargar el
archivo correspondiente luego activar en el menú Ver- Tablas y seleccionar del listado la
tabla Estado de Pago. Proceder de la misma manera para todos los estados de pago que se
realicen en el transcurso del proyecto.
He dicho antes que trabajamos con costo directo, es decir esta tabla de estado de
pago tal como está no puede ser presentada al mandante para cobrar, pues no tiene los
precios de venta, pero si recordamos el inicio del capítulo de costos donde expliqué que el
precio de venta es:
Con esto es fácil visualizar que hacer para generar una planilla con estado de pago
con precios, para esto pasar esta tabla a Excel, tal como vimos en el punto 4.4.2 para la
generación de presupuesto en Excel, el procedimiento acá es similar.
Yo les aconsejo hacer una gran planilla donde tengan todo, incluyendo los cálculos
de los porcentajes de la formula anterior, generar planillas de traspaso mediante Project,
copiarla luego a la planilla principal para que se reactualice automáticamente.
Como ejemplo les presento la planilla generada en Excel de la figura 154.
154 Ejemplo de Planilla Excel con Estado de Pago para Precio de Venta.

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5.2.4.7. Tabla Días corridos Versus. Días Hábiles
En construcción es común que los mandantes o las empresas soliciten los días
corridos del proyecto, hasta el momento solo hemos visto días hábiles, pues Ms-Project
calcula directamente estos y los días corridos no, si hemos configurado la Gantt para que la
tarea de resumen del proyecto nos muestre la cantidad total de días, (Ver Figura 155), esto
obviamente no es suficiente siempre estará la pregunta ¿En cuántos días me entregaras el
proyecto?, la respuesta en (por ejemplo) 25 días hábiles, no satisfará a nuestro mandante, el
debe saber cuántos días corridos o totales debe esperar para “disfrutar” de su proyecto.
155 Días corridos en vista Gantt
Ms-Project en el campo duración solo nos mostrará la duración efectiva de la
actividad, sin considerar el tiempo no laborable, por lo tanto en esta columna solo mostrará
el tiempo hábil en las distintas unidades que se haya ingresado para cada actividad.
156 Vista diagrama de Gantt para análisis de días corridos
Si analizamos nuestro proyecto “Muro de albañilería”, la columna Duración, nos
muestra solo los días hábiles que se necesitan para realizar el proyecto, para este caso 10,11
días. Esta columna además nos muestra la duración de cada actividad en distintas unidades,
de acuerdo a como le hayamos informado, y obviamente solo tiempo hábil, por ejemplo la
actividad “Conf. Albañilería” tiene una duración de 2 días hábiles, pero el tiempo
transcurrido entre el comienzo de esta actividad hasta que se entrega es mayor y se conoce
como tiempo corrido o días corridos que es lo más común para el área de la construcción.

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Recordemos también que el proyecto tiene tres estados: El estado actual que no
sindica el cómo vamos y como terminaremos de seguir todo tal cual, es una proyección de
lo que ha pasado y lo que aún nos falta. El estado previsto nos indica lo que estimamos
inicialmente en cuanto a costos y tiempos. El estado real nos indica lo real hasta el
momento es lo informado a la fecha de estado.
Entonces podemos hacer algunas preguntas, ¿Cuál es la duración actual del proyecto
en días corridos?, ¿Cuál es la duración actual de las actividades en días corridos?, ¿Cuáles
son las duraciones previstas para ambos casos?, para responder estas preguntas
generaremos algunas columnas con fórmulas que nos permite Ms-Project.
Para tal efecto crearé tres columnas con fórmulas para responder a las preguntas y
que sean de utilidad, como por ejemplo la columna Duración si puede tener varias
unidades, crearé una columna de duración con días hábiles actuales, también una columna
con días corridos actuales, y una columna con los días previstos.
Ms-Project tiene varias fórmulas para realizar o usar en operaciones de fechas,
indicaré en color Rojo las formulas para Ms-Project 2010.
Para calcular el tiempo laboral (días hábiles actuales) entre dos fechas:
ProjDateDiff( fecha1; fecha2; calendario )
Devuelve la duración entre dos fechas en minutos.
Sintaxis
fecha1 Necesario; Variable. La fecha usada como comienzo de la duración.
fecha2 Necesario; Variable. La fecha usada como fin de la duración.
calendario Opcional; String. El calendario que se va a usar cuando se calcula la duración.
Si no se especifica calendario, el valor predeterminado para el recurso actual es el
calendario de recursos o bien, para la tarea actual, el calendario de tareas o el calendario
estándar si no existe calendario de tareas.
Entonces para calcular el tiempo entre las fechas actuales en horas dividimos por 60 y este
por 9 para obtenerlo en días, fórmula es:
(ProjDateDiff([Comienzo];[Fin])/60)/9 Para versiones anteriores a 2010
(ProjDateDiff([Comienzo programado];[Fin programado])/60)/9 Para Project 2010
Nota: Para Ms-Project 2010 se puede usar comienzo y fin o la primera fórmula, pues la
fecha de Inicio programado es igual a la fecha en el campo Comienzo al igual que fin y fin
programado.
Para poder obtener el tiempo corrido (días corridos actuales) entre dos fechas:
DateDiff( intervalo; fecha1; fecha2; primer_día_semana; primera_semana_año )
Devuelve un tipo de datos Variable (Long) que especifica el número de intervalos de
tiempo entre dos fechas especificadas.
Sintaxis
intervalo Necesario; expresión de cadena que representa el intervalo de tiempo que se usa
para calcular la diferencia entre fecha1 y fecha2, este intervalo puede ser “m”, “h”, “d”, “s”
para minutos, horas, días y semanas respectivamente.
fecha1, fecha2 Necesario; Variable (Date). Dos fechas que se desean usar en el cálculo.
primer_día_semana Opcional; un valor constante que especifica el primer día de la
semana. Si no se especifica, se supone que es el domingo.

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primera_semana_año Opcional; un valor constante que especifica la primera semana del
año. Si no se especifica, se supone que la primera semana es la semana en la que transcurre
el 1 de enero.
Entonces la fórmula definitiva para poder calcular el tiempo transcurrido entre dos fechas
actuales es:
DateDiff("h";[Comienzo];[Fin])/24 Para versiones anteriores a 2010
DateDiff("h";[Comienzo programado];[Fin programado])/24 Para Project 2010
Nota: Para Ms-Project 2010 se puede usar comienzo y fin o la fórmula para versiones
anteriores, pues la fecha de comienzo programado es igual a la fecha en el campo
comienzo al igual que fin y fin programado.
Consideré calcular el tiempo en horas y el resultado dividirlo por 24 para llevarlo a
días (las horas totales del día, laborales y no laborales), pues si considero días “d” el
resultado para duraciones de actividades menores a un día (horas) será cero.
Para poder obtener el tiempo corrido (días corridos previstos) entre dos fechas:
Para el cálculo de los días corridos previstos la fórmula básicamente es la misma
anterior pero teniendo en consideración dos puntos importantes:
a) Las fechas deben ser las previstas, y
b) Hay que considerar que la fórmula dará error cuando las fecha previstas aun no se
informen, es decir cuando no se haya establecido línea de base, entonces el valor de
estas fechas será NOD.
Para esto hay que considerar la incorporación de otras funciones de Project:
IIf( expr; parte_verdadera; parte_falsa ), y
ProjDateValue( expr ) que devuelve el valor de fecha de una expresión.
Por lo tanto la fórmula definitiva para obtener los días corridos previstos es:
IIf([Comienzo previsto]<>ProjDateValue("NOD") And [Fin previsto]
<>ProjDateValue("NOD");DateDiff("h";[Comienzo previsto];[Fin previsto])/24;0)
Para Ms-Project 2010 es la misma fórmula.
Entonces diseñemos una tabla con las columnas y campos vistos anteriormente,
utilizaré los campos numéricos personalizados con las fórmulas antes detalladas: (Ver
Tabla N°13)
Tabla 13 Diseño de tabla con días corridos
Para personalizar los campos de acuerdo a las fórmulas creadas, seleccionar menú
Herramientas, opción Personalizar luego los Campos para Project 2003/2007 y para
Project 2010 menú Proyecto y presionar el botón Campos personalizados.
número4= (ProjDateDiff([Comienzo];[Fin])/60)/9
número5= DateDiff("h";[Comienzo];[Fin])/24
No Actividad Cantidad Unidad Duración
Días habiles
actuales
Días corridos
actuales
Días corridos
previstos
Id nombre número1 texto1 duración número4 número5 número6

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número6= IIf([Comienzo previsto]<>ProjDateValue("NOD") And [Fin previsto]
<>ProjDateValue("NOD");DateDiff("h";[Comienzo previsto];[Fin previsto])/24;0)
Crear la tabla en menú Ver opción Tablas y luego Más tablas… para Ms-Project
2003/2007 y para Project 2010 menú Vista botón Tablas opción Más tablas…
157 Fórmula Días corridos previstos

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Para el caso de las líneas de resumen, y principalmente la resumen del proyecto es
necesario definir como se calculará el tiempo, elegir que este sea calculado por la misma
fórmula creada para las actividades seleccionando en: Cálculo de las filas de resumen de
grupo y tarea (Ver Figura 157).
Agregar a la tabla las fechas actuales y previstas para efectos de comparación, de
todas maneras los campos personalizados pueden ser parte de otras tablas, ustedes como
buenos planificadores no me cabe la menor duda que crearan más tablas y utilizarán estos
campos en ellas. La tabla final Días corridos la podemos ver en la Figura 158.
158 Tabla días corridos
Al inicio de este punto hice algunas preguntas: a) Cuál es la duración del proyecto
en días corridos?, b) ¿Cuál es la duración de las actividades en días corridos?, c) ¿Cuáles
son las duraciones previstas para ambos casos?, bueno todas las respuestas a estas
preguntas las podemos obtener de la tabla de la figura 158.
Para la pregunta a) la respuesta es 14 días corridos
Para la pregunta b) la respuesta está en la columna Días corridos actuales.
Para la pregunta c1) la respuesta es 11,38 días corridos
Para la pregunta c2) la respuesta está en la columna Días corridos previstos.
Nuestro proyecto está atrasado respecto a lo previsto, teníamos previsto entregar al
mandante el proyecto en 11,38 días corridos y actualmente de suceder lo que no hemos
construido tal cual lo previsto terminaremos nuestro proyecto en 14 días corridos, eso
implica que debemos mejorar los rendimientos, agregar más tecnología o reprogramar
nuestro proyecto entre otros posibles cambios.

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5.2.4.8. Tabla Valor Ganado (Gestión de proyectos)
El Método del Valor Ganado (EVM por sus siglas en ingles) es una técnica de
gestión de proyectos que permite controlar la ejecución de un proyecto a través de su
presupuesto y de su calendario de ejecución.
Definición Según PMBOK (11)
Gestión del Valor Ganado / Earned Value Management (EVM):
“Una metodología de gestión para integrar alcance, cronograma y recursos, y para medir
el rendimiento y el avance del proyecto en forma objetiva. El rendimiento se mide
determinando el costo presupuestado del trabajo realizado (es decir, el valor ganado) y
comparándolo con el costo real del trabajo realizado (es decir, el costo real). El avance se
mide comparando el valor ganado con el valor planificado.”
El análisis de valor ganado se realiza puntualmente para medir el estado del
proyecto a la Fecha de estado por medio de la respuesta a las tres siguientes preguntas.
Luego de obtener la respuesta a estas preguntas, los datos del Valor Ganado pueden ser
fácilmente calculadas:
 Que tanto trabajo se planificó? (Valor Planeado)
 Que tanto trabajo actualmente se ha completado? (Valor Ganado)
 Que tanto ha costado completar el trabajo actual? (Costo Actual)
El valor planeado (PV) representa el costo del presupuesto para todas las tareas que fueron
planeadas empezar y terminar en el momento del análisis.
El valor ganado (EV) representa la suma de todo el costo del presupuesto del trabajo
realizado en el momento del análisis.
El Costo Actual (AC) es el costo real del trabajo realizado en el momento del análisis.
Al inicio se suele presentar la confusión de costo actual con la figura del valor ganado,
también con el porcentaje alcanzado con el valor ganado. Para la facilidad de entendimiento
es importante recordar que el EVM está basado en el presupuesto inicial del proyecto.
Microsoft Project tiene tres tablas relacionadas con el Valor Ganado (Valor
Acumulado) que se pueden obtener a través del Menú Ver opción Tablas y luego Más
Tablas… para Ms-Project 2003/2007 y para Project 2010 seleccionar del Menú Vista
botón Tablas y opción Más tablas, estas tablas son:
 Valor acumulado
 Indicadores de costo del valor acumulado
 Indicadores de programación del valor acumulado
Les sugiero antes de aplicar cada tabla, presionar el botón Modificar y activar el
chek box Visible en el menú. (Ver Figura 159)
159 Activar Visible en el menú para las tablas Valor Ganado
1
El PMBOK es una colección de procesos y áreas de conocimiento generalmente aceptadas como las
mejores prácticas dentro de la gestión de proyectos. El PMBOK es un estándar reconocido internacionalmente
(IEEE Std 1490-2003) que provee los fundamentos de la gestión de proyectos que son aplicables a un amplio
rango de proyectos, incluyendo construcción, software, ingeniería, etc.

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La tabla “Valor acumulado” de Ms-Project nos despliega las columnas e
información de la Figura 160, la explicación de cada una de estas la veremos a
continuación, recuerden que los datos son a la Fecha de estado.
160 Tabla Valor acumulado de Ms-Project
Es importante conocer los siguientes conceptos asociados a la información
entregada 2
:
Valor planeado: PV (CPTP) Es el costo presupuestado del trabajo programado y contiene
los costos previstos acumulados de fase temporal hasta la fecha de estado o la fecha actual.
es el presupuesto autorizado asignado al trabajo que debe ejecutarse para completar una
actividad o un componente de la estructura de desglose del trabajo.
Valor acumulado: VA (CPTP) Es el costo presupuestado del trabajo realizado, contiene el
valor acumulado del porcentaje completado de la tarea, del recurso o de la asignación,
multiplicado por los costos previstos de fase temporal. El CPTR se calcula hasta la fecha de
estado o la fecha actual. Esta información también se conoce como valor acumulado.
(CPTP) es entonces lo que se debería llevar gastado según la programación de la línea de
base a la fecha de estado
AC (CRTR) Es el Costo Real del Trabajo Realizado (CRTR) o lo que exactamente ha
costado el trabajo realizado, también denominado AC del inglés Actual Cost.
VP Es la variación de programación del valor acumulado muestra la diferencia en términos
de costo entre el progreso actual y el plan de línea base de una tarea, de todas las tareas
asignadas de un recurso o de una asignación hasta la fecha de estado o la fecha actual.
Puede utilizar el valor VP para comprobar los costos y determinar si las tareas o
asignaciones van según lo programado.
2
http://office.microsoft.com

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VC (variación de costo del valor acumulado) muestra la diferencia entre cuánto debería
haber costado y cuánto ha costado en realidad alcanzar el nivel actual de finalización hasta
la fecha de estado o la fecha actual.
CEF El campo CEF (estimación al finalizar) muestra el costo total esperado de una tarea,
según el rendimiento hasta la fecha de estado. CEF también se denomina previsión al
finalizar.
En versiones anteriores de Ms-Project 2010, CEF era el equivalente al campo Costo
programado. Se calcula como sigue: CEF = CRTR + (Costo previsto * - CPTR) / IRC.
CPF Es el costo presupuestado al finalizar, para nuestro caso es igual al costo previsto.
VAF (variación al finalizar) muestra la diferencia entre el presupuesto en el momento de la
finalización (CPF) y el costo estimado al finalizar (CEF). En Project, el CEF es el campo
Costo total y el CPF es el campo Costo previsto de la línea de base asociada. En el gráfico
de la figura 161 podemos apreciar el significado de cada una de las variables.
161 Gráfico Valor Acumulado
(3)
La tabla Indicadores de valores del costo acumulado (Ver Figura 162), nos aporta algunos
otros datos de análisis además de los ya vistos, y estos son4
:
%VC (Porcentaje de variación de costo) muestran la relación entre la variación de costo
(VC) y el costo presupuestado del trabajo realizado (CPTR) expresada como un porcentaje.
Indica la variación entre lo que debería haber costado y lo que ha costado realmente
conseguir el nivel de finalización actual hasta la fecha de estado o la fecha actual.
Existen dos categorías de campos %VC.
 %VC (campo de tareas)
 %VC (campo de tareas con fases temporales)
3
Gráfico adaptado de http://www.gestiondeproyectos.com.es.
4

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IRC (Índice de rendimiento de costos) se muestra la relación entre los costos
presupuestados (o de línea base) y los costos reales del trabajo realizado hasta la fecha de
estado del proyecto o la fecha actual. La versión con fase temporal de este campo muestra
los valores distribuidos en el tiempo.
Existen dos categorías de campos IRC.
 IRC (campo de tareas)
 IRC (campo de tareas con fases temporales)
IRPC (Índice de rendimiento para completar) muestra la relación entre el trabajo restante
que debe realizarse y los fondos que quedan por gastar en la fecha de estado.
Ms-Project calcula el IRPC de la siguiente manera:
IRPC = (CPF - CPTR) / (CPF - CRTR)
Agregue el campo IRPC a una vista de tareas para mostrar o filtrar por la relación entre el
presupuesto restante disponible y el costo restante programado. Esto le puede resultar útil
para ver si tiene alguna posibilidad de tener un exceso de fondos para la tarea, de quedarse
sin dinero o de ver si la tarea va según el plan previsto.
162 Tabla Indicadores de valores del costo acumulado
La tabla Indicadores de programación del valor acumulado (Ver Figura 163)
nos aporta un dato más además de los detallados, esta tabla básicamente nos permite
analizar los índices de rendimientos del proyecto.
El campo nuevo que incorpora esta tabla es5
:
IRP (Índice de rendimiento de la programación) muestra la relación entre el costo
presupuestado del trabajo realizado y el costo presupuestado del trabajo programado
(CPTR/CPTP). El IRP a menudo se usa para calcular la fecha de finalización del proyecto.
5

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La versión de fase temporal de este campo muestra los valores distribuidos a lo largo del
tiempo.
Existen diversas categorías de campos IRP.
 IRP (campo de tareas)
 IRP (campo de fases temporales de tareas)
163 Tabla Indicadores de programación del valor acumulado
5.2.4.9. Curvas Valor Ganado en Excel
Además de las tablas vistas anteriormente es posible crear otras dependiendo del
conocimiento y necesidad del planificador, o enviar datos a Excel para poder graficar
curvas S de control de valor acumulado, en Project 2003 es posible utilizando Análisis de
datos de escala temporal en Excel, también es posible enviar datos desde la vista Uso de
tareas, copiando y pegando en Excel y graficando directamente o generando una macro
automática para repetir los pasos automáticamente.
Para enseñar los pasos que podamos replicar en todas las versiones (Project
2003/2007 y 2010) utilizaré la vista Uso de tareas para la generación de las curvas de
control de Valor Ganado. (Para más detalles de estas vistas ver capítulo 6)

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Recordemos que los datos de Valor ganado son hasta la Fecha de estado y en
nuestro proyecto solo hemos informado dos días de control, por lo tanto realizaré el control
hasta el 28 de febrero. Entonces cambiar la fecha de estado en Menú Proyecto información
del proyecto a la indicada, luego hacer un control estimado variando cantidades, fechas, y
datos reales, guardare el archivo como Clase7-control 28 febrero.
Luego del control seleccionar de la barra de vistas Uso de tareas, y en el área de
detalles dar doble clic para desplegar la ventana estilos de detalles y seleccionar los campos
CPTP, CRTR y CPTP. (Ver Figura 164).
164 Selección de Campos para graficar Valor Ganado
CPTP Corresponde al Valor programado del trabajo, CRTR es el valor real del trabajo
realizado y CPTR es el valor acumulado del trabajo realizado.
Una vez seleccionado estos campos, seleccionar solo la tarea resumen del proyecto,
en la columna Detalles y seleccionar Copiar, (Ver Figura 165), luego abrir Excel y
pegarlos en la celda C2
165 Selección de celdas para pegar en Excel
El copiar desde esta vista a Excel no considera los nombres de las filas ni los
nombres de las columnas o escala temporal para nuestro caso, ambas situaciones las
remediaremos en Excel.
Seguramente a algunos de ustedes se les ha ocurrido copiar la tabla activa en esta
vista a Excel, pero bueno para lo que queremos ahora generar no nos servirá de nada, ni
tampoco usar Guardar como en el comando de Project y guardar la Tabla de uso de tareas
que tiene Project como una hoja de Excel, pues lamento decirle que tampoco sirve no nos

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guarda los detalles sino solo la tabla que tiene generada, por lo tanto solo nos queda el
viejo y útil comando Copia- Pegar.
Entonces copiar la selección en Excel, celda C2, luego en la celda B1 ingresar la
fecha de un día antes del proyecto, para nuestro caso 19 de febrero y arrastrar hasta el
último día de datos, luego ingresar ceros para el primer día y copiar el formato del día
siguiente, ingresar los nombres de los campos en la columna A. (Ver Figura 166)
166 Datos en Excel para graficar.
Seleccionar el grupo de datos, incluyendo nombres y seleccionar del menú Insertar
un Gráfico de línea, mejorar en este por ejemplo la ubicación de la leyenda, y otras mejoras
que seguramente ustedes le harán. (Ver Figura 167).
167 Gráfico Valor Acumulado (Valor ganado)

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6. Como utilizar las Tablas de Uso de tareas y Uso de recursos
Las tablas o vistas de Uso de tareas y Uso de recursos son muy buenas herramientas
de Project debido a eso les dedicaré este capítulo, aunque ya he hablado de ellas y las
hemos aplicado en algunos puntos, pero aun tienen más uso para la construcción.
Estas vistas pueden ser desplegadas como vista principal, Figura 168a, o como parte
de otra como por ejemplo Gantt de seguimiento, Figura 168b. La información es la misma
pero referida en el primer caso a todo el proyecto, en el segundo en particular a la actividad
seleccionada.
168 Vistas Uso de tareas a) Vista principal, b) Vista particular actividad
6.1. Vista Uso de tareas
Primero analicemos la vista Uso de tareas, que información nos entrega y el provecho
que podríamos sacar de la información. Analizaremos primero esta vista como principal,
entonces cierren la vista de formulario, y luego de la barra de vista seleccionar Uso de
tareas.
Esta vista es similar a la Gantt en lo referido a las área de trabajo, inicialmente tenemos
el área de tablas (área 1) y el área de información de información de Uso de la tarea (área
2). Para el caso del área 1, podemos desplegar cualesquiera de las tablas que hemos creado
anteriormente o modificar la tabla de Uso de Project, por el momento dejaremos esta.
La vista Uso de tareas nos muestra un detalle de todas las tareas del presupuesto y los
recursos del análisis de costo de cada actividad.
El trabajo Ms-Project lo entiende de dos maneras, para los recursos con costo fijo
(materiales, herramientas, tratos) el trabajo es igual a las cantidades de recursos
consideradas en el análisis de costo. En cambio para los recursos con costo variable es el
trabajo o esfuerzo que despliega el recurso para esa actividad, para la mano de obra es
Hombre Día (HD) U hora Hombre (HH), para la maquinaria es Hora o Día maquina (HM o
DM), y se mide en tiempo. El cálculo del trabajo es:
La tabla de uso que activa Ms-Project en el área 1 no tiene la cantidad de recursos
que hemos considerado en el análisis de costos, entonces insertemos esta columna,
haciendo botón de la derecha en la columna Unidad y seleccionemos Insertar Columna,

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luego del menú desplegable Nombre del campo seleccionemos el campo Unidades de
asignación y presionen el botón Aceptar, la vista debe quedar como la figura 169.
169 Ejemplo Uso de tareas
Para el caso de la actividad “Trazado Fundación” Ms-Project calcula lo siguiente
para la mano de obra: Carpintero 1ra (día): Trabajo 0,22 días, Jornal (día): Trabajo 0,22
días. Esto se obtiene de acuerdo a los siguientes datos:
Duración actividad: 2 horas
Cálculo trabajo para Carpintero:
Trabajo= No trabajadores * duración partida
1 Hombre* 2 Horas = 2 HH = 2 Hrs/9 Hrs/día=0,22 Hombres Días (HD)
0,22 Carpintero Días
Cálculo trabajo para Jornal:
0,22 Jornal Días
Trabajo total partida= Trabajo Carpintero + Trabajo Jornal
0,22 Carpintero Días +0,22 Jornal Días = 0,44 HD
Para la actividad “Conf. y coloc. Emplatillado” los cálculos que ejecuta Ms-Project son
los siguientes:
Duración de la partida: 3 horas
Cálculo trabajo para Jornal (día):
0,33 Jornal Día
Cálculo trabajo para Albañil (día):
1Hombre* 3 Horas = 3 HH = 3 Hrs/9 Hrs/día=0,33 Hombres Días (HD)
0,33 Albañil Días
Cálculo trabajo para Betonera 120 lts (día):
Trabajo= No maquinarias * duración partida
1 Maquina* 3 Horas = 3 MH = 3 Hrs/9 Hrs/día=0,33 Maquina Días (MD)
0,33 Maquina Día

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Trabajo total partida= Trabajo Jornal + Trabajo Albañil + Trabajo Maquina
0,33 Días +0,33 Días +0,33 Días = 1 Día.
De la misma manera podemos ver en la tabla que el trabajo total para el proyecto es de
19,92 días (trabajo) y la duración para este es 10,11 días hábiles.
Recuerden que en los capítulos anteriores comenté que trabajo y duración de una
actividad son conceptos distintos, aquí los vemos con más claridad de acuerdo a los
cálculos y a la información entregada en la planilla.
En el área de información de uso de la tarea, la información inicial que nos entrega
Ms-Project es referida a trabajo para cada recurso que depende del tiempo (Mano de Obra
y Maquinaria) y cantidad de recursos para los recursos que no dependen del tiempo
(materiales, herramientas, y tratos), pero referido a la unidad de tiempo de la escala
temporal. (Ver Figura 170).
170 Tabla de uso, información de vista de uso
Por ejemplo para la actividad “Excavación fundaciones” el trabajo total requerido
de 2 días (de trabajo) se dividen en 0,78 días de trabajo para el primer día del proyecto y
0,42 días de trabajo para el segundo, y que este trabajo está referido al único recurso que
depende del tiempo en esta actividad (Jornal). En cambio para el recurso carretilla
“mueve” 2,01 m3 el primer día y 1,09 m3 el segundo totalizando los 3,1 M3
correspondiente a esta.
Para el día uno del proyecto el trabajo total es de 2,78días (trabajo) y 1,22 días
corresponden a obra gruesa.
Como comenté antes esta es la información que inicialmente presenta Ms-Project
tanto en el área de tablas como en el área de uso de la tarea. Pero es posible desplegar más
información en ambas áreas, ya vimos que en el área de tablas insertamos la columna
“Unidades de asignación” de la misma manera podemos crear tablas nuevas para esta área o
insertar columnas nuevas.
En el área de uso de tareas también es posible ingresar información que necesitemos
para mejorar el análisis del proyecto.
Para esto es posible proceder de dos maneras:
En el área de uso de tares, dar doble clic con el botón izquierdo del mouse, con esto
se despliega la ventana “Estilos de detalle”, o botón de la derecha y del menú desplegable

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elegir “Estilos de detalle”, para Project 2003 y 2007 menú Formato opción Estilos de
detalle. Project 2010 menú Formato botón Agregar detalles. (Ver Figura 171).
171 Estilos de detalle
En la sección de Campos disponibles hay muchos que son de utilidad para las
necesidades de la construcción, en la sección Mostrar estos campos están todos los
campos con los cuales se construye la tabla Uso de tareas, entonces si queremos desplegar
más solo bastará pasar de una sección a otra los campos con el botón Mostrar, de manera
contraria para quitar de la sección Mostrar estos campos se selecciona y presiona el botón
Ocultar. Los campos de esta sección también pueden ser ordenados con los botones
Mover.
Como ejercicio construyamos nuestra tabla de Uso de tareas con los siguientes
campos: Costo, Costo real, Costo previsto y Costo acumulado.
172 Vista Uso de tareas con campos de costos

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Podemos complementar esta información insertando columnas en el área de tablas,
como columnas de costos, de avance, de tiempo. Luego veremos cómo generar una tabla de
uso personalizada y complementaria a las tablas de control.
Una manera rápida de insertar campos en el área de uso es desplegando el menú
contextual en esta área con botón de la derecha y seleccionando los campos que queramos,
pudiendo ser todos los de este menú. (Ver Figura 173)
173 Menú contextual para vista Uso de tareas.
Esta información, del área de uso de tareas, no es posible importarla directamente a
Excel tal como vimos para los presupuestos, si podemos pasar tablas que hayamos creado a
una hoja de Excel o mejor aun a tabla dinámica, pero los datos que hemos desplegado en
ambas áreas tal como están desplegados no es posible. Pero, no todo está perdido, podemos
seleccionar y con el simple y siempre “bien usado” Copiar-Pegar podemos pegar esta
información a Excel, pero si requerirá de un trabajo extra, y tener claro lo siguiente:
a) No pasa los nombres de las columnas,
b) Si en el área de uso tenemos más de un dato (más de una fila), en el área de tablas
siempre tendremos solo una línea por recurso, de esta manera al copiar pegar
debemos tener en cuenta esta incompatibilidad de filas entre estas áreas.
c) Las áreas deben ser copiadas y pegadas por separado.
d) Se selecciona toda el área “tocando” con el curso el vértice del área respectiva,
luego de esto copiar y pegar en Excel. (Ver Figura 174)
174 Selección de área
En mi opinión esta tabla de Uso de tarea es bastante buena y se puede obtener
bastante información, pero no se puede sacar un buen “provecho”, seguro coincidimos que

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la información numérica es buena pero mejor y más clara es siempre una información
gráfica, con los pasos anteriores de “copiar-pegar” podemos con algo de trabajo obtener
buenos gráficos a partir de los datos.
También para Ms-Project 2007 y Project 2010 pueden usar la opción Informes
visuales (menú Informe opción Informes visuales), con esta nueva opción (que no creo
que le dedique mucho de mi tiempo a esta en el manual) es posible crear nuevas plantillas,
editar las existentes, desplegar a Excel o Visio los informes, e incluso seleccionar los
campos, (Ver Figura 175), luego de esto nos genera tablas dinámicas y gráficos los que
podemos cambiar y personalizar, personalmente no me gusta mucho esta opción, yo
prefiero sin duda la opción que el Sr. Microsoft quitó de Project 2007 y 2010 el
complemento Análisis de datos de escala temporal de Excel, opción que si veré más en
extenso y a esta si le dedicaré un capítulo especial.
175 Generación Informes Visuales
6.2. Tabla de Control de cantidades de recursos en vista Uso de tareas
La vista Uso de tareas yo la uso además para suplir un problema de control de cantidad
de recursos reales versus previstas que tienen las tablas anteriores y la manera de hacer el
control de costos, esto es debido a que las tablas de control y los presupuestos desplegados
(y los campos personalizados) son especificas o para actividad o para recursos, no hay
manera de generar una tabla en la cual se puedan mezclar campos de actividades y recursos
en la misma tabla, o por lo menos yo no lo he encontrado. No quiero decir que el problema
es de Ms-Project pues este tiene campos para actividad y para recursos (aunque son los
mismos), pero veremos que la tabla de Uso de tareas si mezcla ambos estados y entonces en
esta podemos suplir dicho problema.
Para graficar más el problema recordemos la manera de ingresar la cantidad real de los
recursos, en el área 3, en la columna Unidades están solo las cantidades actuales (Ver
Figura 176) (recuerden que antes de hacer control los campos actuales son iguales a los

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previstos), si reemplazamos este valor por el real (y fue lo hicimos) borramos el previsto
pues no hay campos de cantidades previstas de recursos asignados.
176 Columna Unidades para ingreso de cantidades reales para el control
Seguramente muchos planificadores querrán tener registro de las cantidades
previstas y que no sean reemplazadas por las reales, bueno esto es posible de hacer en la
vista Uso de tareas.
En el área de tabla insertemos el campo Cantidad prevista e insertemos también el
campo Cantidad e ingresemos como titulo Cantidad real, tal como se muestra en la figura
177.
177 Tabla Uso de tareas, con columnas Cantidad prevista y Real
Los campos son los mismos que hemos personalizado antes, inicialmente en la tabla
solo tiene valor en la fila que corresponde a la actividad (en la figura 6 para Trazado
Fundación y 3,1 para Excavación fundaciones), pero en las filas que corresponden a los
recursos tiene valor 0 (por ejemplo en la figura para la actividad Excavación fundaciones)

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entonces en esta columna debemos ingresar las cantidades estimadas (previstas) de cada
recurso antes de hacer el control (en la figura para la actividad Trazado Fundación).
Yo inserte las columnas en la tabla de Uso de Ms-Project, obviamente podemos
crear una tabla separada e insertar las columnas que creamos necesarias para controlar a
nivel de recursos.
Cree una nueva tabla de nombre “Tabla control de recursos”, no detallaré el paso
a paso para crearla pues estoy seguro que no será problema para ustedes el hacerla por sus
propios medios, los campos que inserté están en la figura 178. Para los usuarios del manual
estarán todos los archivos de clases a disposición de ellos, y ya verán en el capítulo 7 como
usar lo aprendido en proyectos futuros mediante el Organizador que cada archivo tiene
todos los campos, fórmulas, vistas, tablas y que estas pueden ser ocupadas en cada proyecto
que queramos, entonces si les dejo los archivos tendrán todas las tablas, campos, vistas y
demás “cosas” que hayamos creado en el transcurso de este manual.
178 Tabla Control de recursos
Como lamentablemente a veces no todo es perfecto, si pasamos esta tabla a Excel
con la opción Guardar como seleccionando el tipo “Libro de Microsoft Excel”, Ms-
Project pasará esta tabla como una tabla de actividades y no anexará los recursos (Ver
Figura 179).
179 Tabla Control de recursos en Excel (Guardar como)

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Para solucionar este problema usemos los comandos que a todo el mundo salva
“Copiar – Pegar”, para esto seleccionen el vértice de la tabla y activen el comando Copiar
y luego en una Hoja de Excel simplemente activar Pegar, luego si hay que hacer arreglos,
como colocar los títulos a las columnas, sangrías a los recursos, y cualquier arreglo que
ustedes quieran para mejorar esta tabla. (Ver Figura 180).
180 Tabla Control de recursos en Excel (Copiar – Pegar)
6.3. Vista Uso de recursos
Esta vista Uso de recursos muestra información de trabajo referida al recurso, es
decir a diferencia de la vista de Uso de tareas que genera el listado en base a actividades y
los recursos asignados a cada una, Uso de recursos genera el listado en base a cada recurso
y las actividades en que está asignado. (Ver Figura 181)
Para desplegar esta vista, seleccionar el botón Uso de recursos de la barra de vistas,
Menú Ver opción Uso recursos, Ms-Project 2010 de Menú de Vista seleccionar botón Uso
de recursos.
181 Vista Uso de recursos

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Esta vista está dividida en dos áreas, el área de tablas y el área de uso, y como decía
la vista Uso de recurso es referida al recurso y su uso en todas las actividades en las que
está asignado, por ejemplo del área de tabla podemos obtener la siguiente información el
Carpintero 1ra (día) está asignado a once actividades y el trabajo total de este recurso son
3,39 días (3,39 HD). En el área de uso encontramos información similar pero referida a la
unidad de tiempo, indica la distribución diaria de la cantidad de trabajo total (3,39 días),
nos muestra que para los días uno y dos se necesita 1 día de trabajo, para el día tres 0,23
días y así sucesivamente hasta el día diez que se termina de ocupar el carpintero.
El carpintero anteriormente analizado, depende del tiempo por lo tanto genera
trabajo, en cambio un recurso que no depende del tiempo como el Pino B. 1x4x3,2 mts
(pza) no genera trabajo, Project muestra en la columna y filas de trabajo las unidades de
asignación en el área uno y las cantidades necesarias por unidad de tiempo. Desde el punto
de cantidades esta vista en el área de tablas indica que se necesitan 34,5 piezas para todo el
proyecto y la distribución parcial de este recurso está en las actividades donde está
asignado. En el área de uso, nos indica las cantidades requeridas por unidad de tiempo, nos
indica que el primer día se necesitan 18 piezas y el segundo 16,5 piezas con lo que se
completa la cantidad total requerida.
En esta vista al igual que la vista Uso de tareas, podemos agregar más información
tanto en el área de tabla como en el área de uso.
Por ejemplo yo agregué en el área de tablas columnas de trabajo (trabajo actual,
trabajo real, trabajo previsto) y costos (costo actual, costo real y costo previsto), y en el área
de uso pueden agregar información igual que lo aprendido en la Vista Uso de tareas por
medio del menú desplegable y/o la opción Estilos de detalle… (Ver Figura 182).
182 Vista Uso de recursos con columnas nuevas
Recuerden que pueden crear sus propias tablas o modificar las existentes, yo al
ingresar las columnas de trabajo y costos modifique la tabla de uso existente.
Si quisiéramos ingresar los campos personalizados como cantidad, o costo unitarios
no se pueden ingresar en esta tabla, ni siquiera estarán disponible y esto debido a que los
creamos como campos para tareas, podemos crear campos nuevos asignados a los recursos
(si es que lo requieren). Revisemos lo anterior, dando botón de la derecha en cualquiera de

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las columnas de la tabla (de los títulos) y del menú desplegable seleccionar la opción
Personalizar campos… (Ver Figura 183).
183 Campos personalizados para recursos
Noten que esta activa la opción recursos, y que los campos (en la figura campos de
costos) no están personalizados, podemos personalizar campos de recueros para cualquier
requerimiento. No crearé ni personalizaré campos pues el procedimiento necesario ya lo
hemos aprendido en los puntos anteriores.

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7. Como usar lo aprendido en proyectos futuros (uso Organizador)
Seguramente se han preguntado, ¿Cómo usar las tablas en otros proyectos?, ¿Cómo
podemos usar los campos personalizados en otros proyecto?, en resumen ¿Cómo podemos
usar lo aprendido en otros proyectos?. Bueno ahora veremos que si hay manera de usar todo
lo que hemos aprendido en proyectos futuros, incluso en proyectos pasados o en ejecución
que podremos actualizar con las nuevas tablas, campos, vistas etc.
Para eso usaremos el Organizador, que es una excelente herramienta de Ms-
Project, ya hemos visto y usando algunas funciones de esta herramienta (subcapítulo 3.2.3),
pero seguro no le dieron la importancia que tiene.
Recordemos cómo se activa el Organizador, para Project 2003 y 2007 menú
Herramientas opción Organizador, En Project 2010 presionar el comando Alt +H+O, o
menú Archivo+ Información+ Organizador. (Ver Figura 184).
Antes de activar guardemos nuestro archivo “clase6-control” con el nombre
“proyecto estrella”, si es un nombre un tanto peculiar pero ya verán que es así para poder
acordarnos y relacionar este archivo y todo lo que hemos hecho (tablas, campos, vistas,
informes, entre otros), con el nombre particular que le hemos puesto.
Recuerden que podemos usar todo lo aprendido, que tenemos en el archivo
“proyecto estrella”, en proyectos antiguos o en ejecución y en proyectos nuevos.
184 Organizador
7.1. Como actualizar proyectos entre archivos.
Ya vimos como actualizar proyectos antiguos o en ejecución cuando realizamos las
plantillas CPM, ahora ha cambiado bastante nuestro proyecto, tenemos muchas tablas,
campos, vistas, formularios entre otros, veremos cómo actualizar mediante el organizador.
Recordemos algunos puntos ya vistos, como que el Organizador tiene dos áreas
importantes con un menú desplegable cada una de estas, en la figura podemos ver que en
una de estas está el “Global.MPT” y en la otra el “proyecto estrella”, ya volveré a hablar
más en extenso de las particularidades del Global.MPT, pero ahora veamos como actualizar
entre proyectos.
La manera de actualizar proyectos antiguos o en ejecución es entre archivos,
consideraré un archivo pasado como proyecto en ejecución y que no está actualizado con

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todo lo aprendido, los archivos no deben estar controlados, si usan un archivo controlado no
olviden eliminar la línea de base y de progreso antes de hacerlo.
Entonces ustedes carguen cualquier proyecto antiguo o en ejecución, yo cargaré el
archivo clase3-Gantt-CPM, si ustedes quieren probar los comandos antes de intentar en
vuestros proyectos es bueno usar las clases anteriores, recuerden que el archivo que
actualizaremos solo tiene las plantillas de CPM y dos campos personalizados y el proyecto
estrella tiene todo lo que hemos aprendido hasta ahora.
Verifiquemos los campos, vistas y tablas que
tienen el archivo clase3, por ejemplo si activamos el
menú Ver opción Tablas las disponibles se muestran
en la figura 185.
Podemos ver que no tenemos tablas nuevas en
este archivo, esto es debido a que no las hemos
creado aun o como es un proyecto “antiguo” no
habíamos aprendido lo necesario para crear tablas,
también es posible si ustedes usan un archivo antiguo
y si han creado tablas pero no las tienen activas para
el menú.
Para verificar que campos hemos creado
podemos usar el comando Herramientas–
personalizar – campos, o simplemente seguir los
pasos que veremos más adelante donde verificaremos
que pasos tenemos creados y cuales nos faltan.
Antes del siguiente paso, recuerden que en el archivo que queremos actualizar
(clase3-Gantt-CPM) no puede estar activa la vista que deseamos reemplazar, es decir si
queremos actualizar la vista de Gantt de seguimiento no puede esta estar activa, entonces
en este archivo seleccionemos una vista que nunca hemos variado, pocas nos quedan la
verdad pues hemos mejorados casi todas las disponibles en la barra de vistas, pero aun es
posible seleccionar alguna vista o formulario que no hemos variados, para esto de la barra
de vista activen el botón Mas Vistas y del listado seleccionen, por ejemplo, Formulario
detalles de tarea. Luego de esto activen el Organizador desde cualquier archivo, yo lo
activaré desde el archivo clase3-Gantt-CPM.
En una de las áreas de listado del Organizador seleccionen el archivo “proyecto
estrella” y en la otra el archivo “clase3-Gantt-CPM”, para que sigamos los mismos pasos
activemos a la izquierda la clase3-Gantt-CPM y en la derecha el archivo proyecto estrella,
vean la diferencia en los listados por ejemplo de la opción Vistas, para copiar todas las
vistas seleccionen todo el listado en el área de proyecto estrella y mediante el botón copian
peguen todo al archivo clase3-Gantt-CPM (Ver Figura 186).
185 Tablas del proyecto clase3

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186 Organizador, Copiando vistas a proyecto antiguo
Cuando presionemos el botón Copiar saldrá el mensaje de la figura 187, este
nos indica que algunas vistas existen en la clase3, y si deseamos reemplazarlas por las del
archivo proyecto estrella, obviamente para mi caso es Si a todo y debería ser para ustedes
también a menos que no estén seguros o que las vistas de su proyecto estrella sean más
antiguas o incompletas que el del proyecto a actualizar.
187 Mensaje de advertencia de Project
Actualicemos de la misma manera todas las opciones desde el “proyecto estrella”
al archivo que queremos actualizar “clase3-Gantt-CPM”, sigamos esta actualización en el
siguiente orden:
1) Vistas
2) Campos (para Tareas y Recursos)
3) Tablas (para Tareas y Recursos)
4) Informes y
5) Calendarios, y si ustedes tienen más opciones que hayan modificado (como formularios
por ejemplo) actualicen también sus proyectos antiguos o ejecución.
Para el caso de Tablas hay que actualizar las tablas que hemos creado para las tareas
y para los recursos, como lo hemos hecho nosotros creamos varias tablas para las
actividades (a nivel de estas) (Ver Figura 188) y tablas que creamos y modificamos para
los recursos que creamos cuando aprendimos a usar las Vistas de Uso de tareas y Uso de
recursos (Ver Figura 189).

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188 Organizador, Tabla para Tareas
189 Organizador, Tablas para Recursos
Luego de haber actualizado todo, presionemos el botón Cerrar del Organizador, y
verifiquen nuevamente las tablas que tenemos ahora disponibles mediante el menú Ver
opción Tablas. (Ver Figura 190).
Comparen los menús y las tablas disponibles de las figuras 185 y 190.

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190 Menú Tabla luego de la actualización
Hemos visto que podemos actualizar archivos, en ejecución o antiguos, con
esto hemos agregado todo creado del archivo proyecto estrella a un archivo en ejecución,
(clase3-Gantt-CPM) para este caso no se habían creado los recursos ni hechos análisis de
costos, ni menos control, por lo tanto la gran mayoría de las tablas estarán vacías y se
actualizaran a medida que se realicen en este proyecto los pasos faltantes.
Para el caso de los recursos, el listado del proyecto estrella no se pasa al clase3, pero
se pueden copiar fácilmente de uno a otro, basta seleccionar todos los recursos del proyecto
estrella y pegarlos en el clase3, luego de esto hacer el análisis de costos como aprendimos
anteriormente. Guarden el nombre de este archivo como “proyecto actualizado”.
De manera similar debemos proceder para pasar todo lo aprendido a un proyecto
nuevo, todo esto a nivel de archivos.
Para esto crear un proyecto nuevo, menú Archivo opción Nuevo, seleccionar
Proyecto en blanco, verifiquen que no hay nada de lo que hemos creado anteriormente,
solo están las tablas que tiene Project, los campos no están personalizados, solo están los

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informes de Project, luego de esto proceder de la manera vista anteriormente pasando por
medio del Organizador todo lo que hemos realizado en el proyecto estrella.
Esta manera de actualizar proyectos entre archivos las pueden usar en cualquier
momento, pero principalmente cuando no quieren que quede nuestro “conocimiento y
trabajo” disponible para todos, cada opción que se pase al global.mpt quedará en el
computador disponible parea cualquier usuario de este, yo les aconsejo siempre tener el
proyecto estrella o su propio archivo con su campos personalizados, tablas, vistas, informes
y todo lo que ustedes hayan creado y usar este archivo para actualizar sus proyecto o crear
proyectos nuevos con todo lo aprendido.
Si no queremos que nos copien nuestro trabajo, o disminuir la posibilidad de esto, el
usar el Organizador entre archivos es la mejor opción, en cambio si queremos que todo lo
aprendido esté siempre para todos los que usen el computador y obviamente Ms-Project
debemos usar la siguiente opción.
7.2. Como actualizar Ms-Project con lo aprendido, Global MPT.
Todo lo que vimos en el punto anterior fue actualización entre archivos y que no
quedaba dicha actualización en el computador, es decir cada vez que creemos un archivo de
Project este estará tal como inicialmente está configurado inicialmente.
Todo lo que se haga en este paso quedará en el computador y Ms-Project de la
misma manera todo lo que hemos creado estará disponible para todos los que usen Project,
si es la determinación de la Empresa (o de ustedes) que estén siempre las tablas, campos,
vistas y todo lo creado, lo que veremos más adelante es la opción, en cambio si no
queremos que tengan disponible todo y solo usarlo de manera particular lo aprendido
entonces la opción es entre archivos.
En el archivo “proyecto estrella” activen nuevamente el Organizador (menú
Herramientas opción Organizador), en un lado dejaremos esta vez Global.MPT y en la
otra área el proyecto estrella, tal como la figura 191.
191 Organizador para actualizar (copiar) a Global.MPT
Actualicemos de la misma manera que el punto anterior todas las opciones desde el
“proyecto estrella” al “Global.MPT”, sigamos esta actualización en el siguiente orden:
1) Vistas
2) Campos (para Tareas y Recursos)
3) Tablas (para Tareas y Recursos)

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4) Informes y
5) Calendarios, y si ustedes tienen más opciones modificadas del Organizador actualícenlas
también en el Global.MPT.
Luego de esto si creamos un proyecto nuevo, este estará con todo disponible para
poder usarlo (Ver Figura 192), obviamente las tablas estarán en cero, las vistas vacías, pero
por ejemplo si queremos crear una CPM en la vista diagrama de Red al crear una tarea esta
será de acuerdo a las plantillas creadas, de igual manera estarán todas las tablas disponibles
para este nuevo proyecto.
192 Revisión de lo aprendido en un proyecto nuevo.

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8. Programación rítmica
Decidí escribir todo lo referente a Programación rítmica en un capítulo separado por
la importancia de este sistema, debido a que es un sistema que se aplica a la construcción
pero a programación repetitiva, como villas, poblaciones, condominios de casas iguales.
Recuerdo una vez en uno de los cursos que dicté a unos profesionales del área de la
construcción hice la siguiente pregunta: ¿Es posible aplicar programación rítmica en
construcción de edificios?, esta vez tampoco dejaré esta pregunta planteada para ustedes
sino que les contaré que las respuestas en general fueron rotundos No, bueno la realidad es
que si podemos aplicar programación rítmica en la construcción de edificios pero solo en
terminaciones, en obra gruesa obviamente no es posible.
No explicaré con un montón de teoría como funciona una programación rítmica sino
con un ejemplo práctico el que calcularé paso a paso de manera manual y luego desarrollaré
el mismo proyecto en Ms-Project.
Para el ejercicio consideremos el proyecto de la figura 193, una villa de 5 casas iguales.
193 Plano - Villa 5 viviendas.
8.1. Cálculo manual de la Programación Rítmica
Para realizar una programación rítmica primero debemos programar la casa 1 o
unidad singular de manera “normal” es decir Gantt, o CPM, para determinar las duraciones
y el o los caminos críticos, luego con esta programación determinamos las actividades que
compondrán la programación rítmica, a lo menos debería ser el camino critico, pues este
nos indica la duración total de la casa, la duración de las actividades de la programación
rítmica debe ser en enteros o fracciones de media duración, para el ejemplo de estudio
asumiré la siguiente tabla.
Actividad Duración
Trazado 0,5
Excavaciones 1
Muros 2
Techumbre 1
Terminaciones 1
14 Tabla Actividades para Programación rítmica

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Quiero dejar en claro, pero muy en claro, que este listado de actividades es solo con
los fines académicos de enseñar Programación rítmica y que estas actividades no son
realmente todas las de la programación de una vivienda normal, para el caso de estudio el
resultado será exactamente el mismo.
Luego de esto debemos elegir el Ritmo (R) para nuestra programación, el ritmo es
por lo general la duración que más se repite, es el desfase en el inicio de cada partida con
respecto a la anterior, determina el número de cuadrillas (NC) y la cantidad de tiempos
muertos (TM).
Para valores menores a uno NC es igual a uno
Para valores negativos TM es igual a cero.
La elección del Ritmo debe considerar todos los puntos anteriores, si elegimos la
duración menor tendremos muchas cuadrillas (NC), y si elegimos la duración mayor
tendremos más tiempos muertos (TM)
Actividad Duración NC
(R=0,5)
TM
(R=0,5)
NC
(R=1)
TM
(R=1)
NC
(R=2)
TM (R=2)
Trazado 0,5 0,5/0,5=1 0 1 1-05=0,5 1 2-0,50=1,5
Excavaciones 1 1/0,5 = 2 0 1/1=1 0 1 2-1=1,0
Muros 2 2/0,5= 4 0 2/1=2 0 1 2-2=0
Techumbre 1 1/0,5 = 2 0 1/1=1 0 1 2-1=1,0
Terminaciones 1 1/0,5= 2 0 1/1=1 0 1 2-1=1,0
Total 11 0 6 0,5 5 4,5
15 Cálculo de NC y TM para elección del Ritmo
De acuerdo a la tabla anterior podemos concluir que el tiempo menor genera
muchas cuadrillas lo que puede tener problemas de calidad, mucho control, pero si tiene la
ventaja de obtener el menor tiempo, también podemos ver que la duración mayor tiene
muchos tiempos muertos y la mayor duración para el proyecto, elegiré entonces para el
ritmo la duración igual a Uno.
El número de viviendas o casas a construir se denomina N, y para este caso N=5-
El número de actividades se denota por A, este número debe incluir todas las
actividades realizadas por cada cuadrilla como actividad independiente, por ejemplo si
elegimos el ritmo igual a uno, para la actividad Muros debemos considerar dos actividades
la actividad Muros para la cuadrilla 1 (Q1) y la actividad Muros para la cuadrilla 2 (Q2), es
decir A = total de cuadrillas.
Las fórmulas de cálculo de tiempo para la programación rítmica son las siguientes:
Duración de la unidad singular o casa 1 (t1):
Donde A= el número de actividades considerando cada cuadrilla
R= el Ritmo elegido
Duración del proyecto total (Tt)
Donde N= el número de viviendas a construir.
t1, R son la duración de la casa 1 y el Ritmo respectivamente.

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De acuerdo a lo anterior la Programación rítmica es la siguiente:
N. Actividad Dur Q 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
1 Trazado 0,5 Q1 C
1
T
M
C
2
T
M
C
3
T
M
C
4
T
M
C
5
T
M
2 Excavaciones 1 Q1 C1 C2 C3 C4 C5
3 Muros 2 Q1 C1- Q1 C3- Q1 C5- Q1
4 Q2 C2- Q2 C4- Q2
5 Techumbre 1 Q1 C1 C2 C3 C4 C5
6 Terminacione
s
1 Q1 C1 C2 C3 C4 C5
16 Programación Rítmica
Los tiempos de acuerdo a las fórmulas son los siguientes: t1=A*R=6*1= 6
Tt=t1+R(N-1)=6+1(5-1)=10
8.2. Cálculo en Ms-Project de la Programación Rítmica
Veamos ahora como realizar esta programación rítmica en el Ms-Project. Para
Project 2003 y 2007 del menú Insertar seleccionar Tarea repetitiva, en Ms-Project 2010
de la ficha Tarea, en el grupo Insertar, haga clic en la parte inferior del botón Tarea y, a
continuación, haga clic en Tarea periódica.
Antes de hacer este ejercicio verifiquen de tener bien configurado lo relacionado
con el horario de trabajo, en Herramientas opción Opciones (9 horas diarias) y en
Herramientas opción Configurar calendario laboral e ingresar las fechas de inicio,
colación y término de la jornada laboral para la semana de trabajo (8:00-13:00 y 14:00-
18:00), yo asumo que esto está claro y ya solucionado, más aun si han pasado el Calendario
del proyecto estrella a su nuevo proyecto o al Global.MPT, pero si no es así, no está mal
recordar esto, que es uno de los grandes problemas iniciales y muy fácil de corregir.
Dar fecha de inicio del proyecto el 19/03/2012.
194 Información de tarea repetitiva, para actividad Trazado, 1er Paso.

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En el Nombre de tarea: ingresar el nombre de la tarea repetitiva, como sugerencia
indicar las casas que se harán en esta actividad, para Trazado, escribir por ejemplo
“Trazado Q1 Casas1-5”.
En Duración: se ingresa la duración de la actividad en unidades de tiempo, para el
caso de trazado la duración es 0,5d.
El Patrón de repetición es cada cuanto se repite la actividad para este cado Trazado
se repite cada 1 día laborable.
El Intervalo de repetición indica cuando empieza la actividad (Comienzo:) y cada
cuantas veces se repetirá (Terminar después de:) esto está relacionado con las cuadrillas y
la cantidad de casas en las que trabajará, en este caso la cuadrilla 1 (Q1) realizará 5 casas,
también en vez de indicar las repeticiones podemos indicar la fecha de término en
(Terminar el:), yo personalmente prefiero indicar las repeticiones en vez de fecha de
término. Para esta actividad consideraré fecha de inicio 19/03/2012 y que la actividad
terminará después de 5 veces. (Ver Figura 194). Luego presionar Aceptar.
Como sugerencia seguir los siguientes pasos para realizar una programación rítmica
en Ms-Project.
1ro Ingresar los datos, nombre, repeticiones en la vista Información de la tarea
repetitiva. (Ver Figura 194).
2do Desplegar las actividades repetitivas y editar sus nombres para cada actividad,
casa y cuadrilla (Ver Figura 195).
3ro Unir las actividades repetitivas, seleccionándolas todas y presionado el botón
Vincular tareas (Ver Figura 196).
195 Edición de nombres de tareas repetitivas, 2do paso-
196 Vincular tareas repetitivas, 3er Paso

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Luego cerrar la tarea principal y posicionarse en la segunda línea y nuevamente
seleccionar Tarea repetitiva del menú Insertar.
La segunda actividad es Excavaciones, la cuadrilla 1 (Q1) realizará las 5 casas,
entonces el nombre que ingresaremos será “Excavación Q1 Casa1-5”, la duración es un
día, el Patrón de repetición es un día laborable, pondré la fecha de inicio igual a la fecha de
comienzo del proyecto, y luego uniré las actividades para determinar el comienzo de la
segunda actividad con respecto a la primera, esta actividad se repetirá 5 veces. (Ver Figura
197).
197 Información de tarea repetitiva, para Excavación
Realizar los pasos 2 (edición de nombres de actividades) y 3 (enlaces de
actividades) para Excavación, luego de esto se realiza el siguiente paso para las
programación rítmica.
4to Unir las actividades de la actividad a la siguiente, para esto abrir ambas
actividades principales y de la primera actividad de trazado “Trazado Q1 Casa 1” vincular a
la primera actividad de Excavación “Excavación Q1 Casa 1”. Para este caso en particular
como hay un tiempo muerto de 0,5 días de las actividades de trazado, al hacer la unión
entre las primeras actividades se pierde este tiempo muerto (y el ritmo) por lo que hay de
dar un desfase entre actividades, dando doble clic en la línea ingresar el desfase de 0,5d.
(Ver Figura 198).
198 Ingreso de desfase (Tiempo Muerto)

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La siguiente actividad “Muros” tiene dos cuadrillas para su ejecución (Q1 y Q2) por
lo tanto son dos actividades, “Muros Q1–Casa 1,3,5” y “Muros Q2-Casa 2,4” y deben ser
creadas como dos cuadrillas.
Para la actividad “Muros Q1–Casa 1,3,5” sigamos los mismos pasos vistos
anteriormente en el cual el primero ingresar lo siguiente: Duración 2d, el Patrón de
repetición cada 2 días laborales, el comienzo igual a la fecha de inicio del proyecto y se
repetirá 3 veces (esta cuadrilla trabajará en 3 casas). (Ver Figura 199).
199 Información de tarea repetitiva para actividad Muros Q1
Realicen los dos pasos siguientes (2do y 3er paso) y que son editar nombres y
vincular las tareas, que se deben realizar tal como vimos anteriormente.
El cuarto paso implica abrir la actividad “Excavación Q1 Casa1-5” y vincular las
primeras actividades (“Excavación Q1 Casa 1” y “Muros Q1–Casa 1”) para este caso no
hay que considerar desfases pues las actividades precedentes no tienen tiempos muertos
asociados.
Luego de esto crear la Actividad de Muros para la cuadrilla 2, “Muros Q2-Casa 2,4”,
de la misma manera que vimos anteriormente, no olviden que esta cuadrilla solo trabaja en
2 casas por lo tanto se debe ingresar
Para el cuarto paso deben cuidar en unir las actividades que corresponden, para este
caso se deben vincular desde “Excavación Q1 Casa 2” a la actividad “Muros Q2-Casa 2”, si
se fijan todo sigue un orden lógico, siempre se unen entre las mismas casas, excavación
casa 2, a muros casa 2.
Y en general cuando son dos cuadrillas para una actividad, la cuadrilla impar trabaja
en casas impares, y la cuadrilla par trabajará por lo tanto en casas pares, si siguen esta
simple regla podrán simplificar también la confección de la programación rítmica, que
realmente no es una metodología complicada pero si requiere de seguir ciertos pasos y
rigurosidad en estos, en el ejemplo solo programamos cinco casas, lo normal de construir
son muchas más y entonces requerirá mucho más cuidado.

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Para las siguientes actividades seguir los mismos pasos descritos anteriormente,
recuerden cerrar la última actividad principal para crear la siguiente, no olviden también
seguir los pasos descritos anteriormente (cuatro pasos para programación rítmica).
Para que se despliegue la duración total del proyecto del menú Herramientas
seleccionar la opción Opciones y en Vista seleccionar ,
en la Escala temporal para el Nivel inferior seleccionar ,
la programación rítmica terminada se puede ver en la Figura 200.
200 Programación rítmica 5 viviendas
Para esta programación pueden ustedes realizar todo lo aprendido, es decir análisis
de costos, presupuestos (actual, previsto, real), realizar control, tablas de control, estados de
pago, es decir se puede tratar como cualquier otro sistema de programación como Gantt,
CPM y PERT, de la misma manera podemos usar el Organizador para pasar todas las tablas
a este proyecto, o si han pasado todo al Global.MPT todo estará siempre disponible para
todos los proyectos nuevos.
La programación rítmica por defecto es crítica en todas las actividades, pues
cualquier atraso en una de ella produce atrasos en cadena en las siguientes actividades.
Yo solo vinculé las primeras actividades de cada actividad resumen, lo correcto
sería unirlas todas, también se puede hacer esta vinculación a medida que avanza el
proyecto.
Para el caso de edificios les comenté que solo es aplicable a terminaciones de pisos
iguales, por ejemplo al terminar pisos de baño del 1er piso, pasar al del 2do, entonces las
casas podrían equivaler a los pisos, la manera de construir la programación rítmica es
exactamente igual a la vista anteriormente.

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9. Análisis de datos en Excel, creación de Curvas S (Project 2003-2007)
Una buena herramienta para comparar los estados del proyecto es la curva S (curvas de
control), de avance acumulado, de costo acumulado, para los estados Actual, Estimado y
Real.
Todas las tareas contribuyen con su costo (actual, estimado o real) a su costo
acumulado, en la figura 188 muestro un gráfico de ejemplo que fue generado por la opción
Informes visuales de Project 2007.
201 Ejemplo Curva S Actual para el proyecto
Para la figura, el costo acumulado se le llama “Curva S” porque es similar a una
letra S, Se observa un crecimiento lento al inicio del proyecto, un crecimiento exponencial
en las fases intermedias, y una nueva ralentización hacia el final cuando ya estamos
próximos a agotar todo el presupuesto, esta curva es característica no solo en los costos, de
manera similar se comporta en el avance de la obra, lento al inicio, exponencial en obra
gruesa y lento nuevamente en terminaciones.
Bueno tenía decidido, o casi decidido, no hablar de los informes visuales de Project
2007 y 2010 pero ya me convencí a mi mismo de que si los mostraré, siguen sin gustarme
mucho, prefiero el antiguo y querido Análisis de datos en Excel, pero pensándolo bien, este
manual en primera instancia no es para mí sino para ustedes los planificadores que usan y
usaran Project y que quieren aprender lo más posible de este sistema y como aplicarlos en
vuestras obras de construcción, bueno pero para los informes visuales tendrán que esperar
el próximo capítulo.
0
100000
200000
300000
400000
500000
600000
700000
0
20000
40000
60000
80000
100000
120000
140000
20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 1 2 3 4 5
Semana 8 Semana 9 Semana 10
T1
2012
Costo
acumulado
Costo
Curva S Actual
Costo Costo acumulado

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Aunque parezca muy repetitivo y “casi” innecesario según algunos, quiero volver a
decir lo mismo, Para poder hacer el seguimiento del proyecto debe controlarse, para poder
controlarlo debe estar guardada una línea de base (o establecida en Ms-Project 2007-2010).
Pero volvamos a lo importante en este punto, crear Curva S en Ms-Project no es tan
directo como presionar un botón (ojalá fuera así), en Project 2007 y 2010 con los informes
visuales se puede logar una curva S de costo actual acumulado y trabajo actual acumulado
relativamente fácil, lo complicado es logar en un gráfico las tres curvas (o por lo menos
dos) para poder compararlas (Actual, Real y Prevista).
En Ms-Project 2003 hay una muy buena herramienta (complemento) que nos
permite realizar gráficos mediante Excel, bueno la verdad esta herramienta no nos gráfica
directamente pero si nos permite pasar muchos datos desde Project a Excel y bueno desde
este programa hacer lo que necesitemos, para este caso curvas de control.
Inicialmente los complementos no están instalados, por lo menos los que
necesitaremos (o el que necesitamos para nuestro objetivo), pero ¿Que es un
complemento?, bueno es un “pequeño programa” de modelo de objetos componentes
(COM) que permite realizar operaciones en base a pasos preestablecidos en este.
Inicialmente no todos los complementos están instalados, los pasos para hacerlo es lo que
veremos ahora.
9.1. Instalación de Complementos en Ms-Project 2003
En el menú Ver seleccionar Barra de herramientas y luego Personalizar, y del
listado Categorías elegir Todos los comandos y del listado Comandos seleccionar
ComAddInsDialog y arrástralo a la barra de herramientas y luego cerrar la vista
Personalizar. (Ver Figura 202)
202 Insertar complementos COM

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Luego de cerrar la vista personalizar seleccionar este botón (Complementos COM)
de la barra de herramientas con los que se despliega el listado de complementos disponibles
para Ms-Project 2003. (Ver Figura 203).
203 Complementos COM para Ms-Project 2003
Para que estén activos realizar lo siguiente, primero desactivarlos
(si quieren desactiven solo la opción que usaremos o
también pueden realizar lo mismo con todos los complementos disponibles), luego Cerrar
la ventana Complementos COM. Luego abrirla nuevamente y ahora activar
o todos los que antes habíamos desactivado y volvemos a
cerrar la ventana de complementos.
En la opción Barra de herramientas (menú Ver, Barra de herramientas) está la
opción Análisis, activarla y esta nos desplegará la barra de herramientas con los
complementos activados, mover esta barra a una ubicación más definitiva en la cinta de
herramientas. (Ver Figura 204)
204 Barra de herramientas Complementos COM para Project 2003
9.2. Instalación de Complementos en Ms-Project 2007
Ms-Project 2003 tiene varios complementos útiles como Análisis PERT y Análisis
de daros de escala temporal de Excel, el segundo de este y que veremos más adelante no
está para Project 2007, fue eliminado, pero en este capítulo veremos cómo podemos hacer
para instalarlo. En estricto rigor los señores creadores de Project 2007 dicen que está

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herramienta fue reemplazada por los Informes visuales, lo que a mí no me parece tan así,
situación que analizaré más adelante.
Si buscan en la ayuda de Ms-Project 2007, este desplegará el siguiente mensaje o
texto:
“El Asistente para análisis de datos de escala temporal en Excel complemento COM (Modelo de
objetos componentes) no se incluye en Microsoft Office Project 2007. En su lugar, use los informes
visuales para analizar los datos del proyecto mediante el uso de los informes de los gráficos
dinámicos de Microsoft Office Excel.”
Si tienen solo el Project 2007 entonces no podrán tener este complemento, lo siento
mucho, no es mi culpa , es del señor Gate (supongo que fue él, como es el jefe), pero no
todo está perdido si además de tener el Project 2007 también tienen el 2003 están salvados
podemos “sacar” los complementos del 2003 y pasarlos al 2007, en caso contrario pues no
les quedará otra que usar los Informes visuales.
Los complementos que están disponibles en Ms-Project 2007 son los de la figura
205, con los pasos que veremos más adelante podremos obtener además los de Project 2003
y obviamente el que nos interesa “Análisis de datos de escala temporal de Excel”.
205 Complementos COM para Project 2007
Yo asumiré para este paso que ustedes tienen ambas versiones, entonces los pasos
para obtener estos complementos en Project 2007 son los siguientes:
Primero instalar Ms-Project 2003, luego instalar Ms-Project 2007 y cuando nos
alerte que existe una versión anterior y nos pregunte si deseamos actualizar, o dejarla sin
tocarla pues optemos por dejarla “tranquila” (por ahora ), esto hará que tengamos ambas
versiones instaladas.
Luego instalar los complementos en Ms-Project 2003 tal como vimos en el punto
9.1. cerrar Project 2003 y cargar Ms-Project 2007.
En Project 2007 realizar los mismos pasos para instalar los complementos vistos en
el punto 9.1. (desactivar y activar los complementos), ahora Project 2007 leerá todos los
complementos de la versión 2003 y los tendrá disponibles (Ver Figura 206), realizar el
mismo procedimiento desactivarlos, cerrar la ventana Complementos COM y luego abrir
nuevamente esta ventana y volver a activarlos, volver a cerrarla.

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206 Complementos COM Project 2007 obtenidos de Project 2003
En la opción Barra de herramientas seleccionar ahora la opción Análisis en donde
estarán los complementos activados y nuestro muy apreciado Análisis de datos de escala
temporal en Excel. (Ver Figura 207)
207 Barra de Herramientas Análisis con complementos COM
Esta opción nos activa la barra de herramientas de complementos, con los nuevos
complementos extraídos de Project 2003, arrastrarla hasta la cinta de herramientas (Ver
Figura 208), para poder utilizar el Análisis de datos de escala temporal para generar las
curvas S.

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208 Nueva barra de herramientas Complementos COM para Project 2007
9.3. Análisis de datos de escala temporal de Excel
Los pasos para usar el complemento Análisis de datos de escala temporal de Excel,
son iguales para Ms-Project 2003 y Ms-Project 2007, por lo tanto no haré diferencia entre
ambos software pues el resultado es el mismo, el archivo resultante para Excel se llamará
igual, pero no olviden que para Project 2007 tenemos este complemento solo porque lo
hemos “sacado” del Project 2003, de la misma manera quiero aclarar que estos pasos para
extraer este complemento no funcionan si pretendemos hacer lo mismo para Project 2010,
no es posible pasar estos complementos del 2003 al 2010, ni PERT, ni el Análisis de datos
de escala temporal, en internet encontré una rutina para poder hacer que Ms-Project calcule
PERT, es muy probable que la incluye en algún anexo del manual.
El procedimiento de uso de este complemento lo realizaremos en Ms-Project 2007,
para esto carguen el Proyecto estrella (o clase6-control), pues este tiene el primer control
ya informado, luego de esto activen el Botón Analizar datos de escapa temporal en Excel
que nos despliega la siguiente figura.
209 Asistente para análisis de datos de escala temporal –Paso 1 de 5
Seleccionen Proyecto completo y luego presionen el botón Siguiente, el paso 2 nos
muestra las áreas de Campos disponibles y Exportar los campos, en esta última área
debemos Agregar todos los campos que queremos “pasar” a Excel. (Ver Figura 210).

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En este capítulo mostraré paso a paso lo que deberíamos hacer para poder graficar
en Excel las Curvas S de Trabajo (actual, real y previsto), Costos (actual, real, previsto) y
Avance del proyecto, mostraré los datos que nos entrega este complemento y que datos nos
faltan y los pasos en Excel para obtenerlos y/o generar las fórmulas, luego de estos
exhaustivos pasos les mostraré la macro que hace todo esto automáticamente, pero eso es
de otro capítulo.
Entonces los datos a graficar son los siguientes:
No Dato Proyecto Campo Ms-Project
1 Trabajo Actual Trabajo
2 Trabajo Real Trabajo Real
3 Trabajo Previsto Trabajo Previsto
4 Costo Actual Costo
5 Costo Real Costo Real
6 Costo Previsto Costo Previsto
7 Avance Físico Real Porcentaje completado
8 Avance Físico Real Acumulado Porcentaje completado acumulado
9 Avance Físico Previsto PVC
10 Avance Físico Previsto Acumulado PVP
Tabla 17 Datos para Excel
Ms-Project no calcula el Avance Físico previsto, entonces tendremos que calcularlo,
utilizaremos un campo cualquiera de los disponibles (obviamente debe ser un campo
desocupado), yo utilizaré el campo PVC, de la misma manera si no calcula el previsto
tampoco calculará el valor acumulado por lo tanto utilizaré PVP para obtenerlo en Excel.
Pasar los campos al área Exportar campos en el orden establecido (Ver Figura 211).

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Luego de pasar todos los campos presionar el botón Siguiente para pasar al paso 3,
(Ver Figura 212) ingresemos en Desde la fecha desde donde deseamos pasar los datos a
Excel, como quiero graficar las Curvas S de todo el proyecto ingresaré un día antes de la
fecha de inicio para poder considerar el valor Cero como inicio, en Hasta se ingresa la
fecha que determina el último rango de traspaso de datos a Excel, los datos se pasaran
entonces entre las fechas Desde y Hasta. En el menú desplegable Unidades se elige el
tiempo para la columna de la matriz e indican cada cuanto Project pasará datos a Excel
(horas, días, semanas, meses, trimestres, años), esto dependerá de la duración total del
proyecto y de los requerimientos contractuales, si un proyecto dura una semana (como este)
la Unidad no puede ser meses o semanas pues solo generaría una sola columna, elegiré para
nuestro proyecto Días, luego presionar Siguiente.
En el paso 4, pregunta ¿Desea representar los datos de escala temporal en gráficos
de Excel?, responder esto es que tenemos más de dos unidades en nuestros datos y
no queremos que Excel grafique automaticamente, si seleccionamos Si nos aparecerá un

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aviso indicando lo anterior, presionar Siguiente, para en el último paso pasar los datos
presionando el botón Exportar datos (Ver Figura 213).
Al presionar el botón Exportar datos nos genera una planilla de texto en Excel
llamada TimeData.txt (Ver Figura 214), la renombraré como TimeData-Graficos.xls.
214 Planilla TimeData
Recuerden que los datos del proyecto que necesitamos para graficar no estaban
todos en los campos de Ms-Project, campos que pasamos a Excel, entonces debemos
mediante fórmulas y pasos más o menos engorrosos arreglarlos para luego de esto poder
graficar las curvas S.
Como primer paso cambiemos los nombres de los campos de Ms-Project por los de
los datos del proyecto de acuerdo a la tabla 17, esto se puede realizar en Project con la
opción de Buscar y Reemplazar, presionar el botón Reemplazar todos. (Ver Figura 215).

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215 Primer paso de arreglo de datos en Excel
Como segundo paso, debemos crear algunas fórmulas que nos faltan antes de
graficar, Ms-Project generó algunos totales de columnas, pero no de las filas, entonces las
debemos crear nosotros.
Para nuestro proyecto el total de las filas o de los datos de proyecto lo debemos
generar en la columna S, la formula es =SUMA(C4:R4) esta se arrastra hasta la última fila
de la planilla y copiamos el formato de la columna R. (Ver Figura 216).
216 Segundo paso, generación de Total de Filas
Creemos ahora la fórmula para Avance Físico Previsto, esto se obtiene con el
Trabajo previsto para el periodo dividido por el total de trabajo para la partida, es decir para
el primer día la fórmula es =C5/S5, si S5 es igual a cero (como en este caso el resultado

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será error , por lo tanto incorporaré la fórmula de Si condicional, entonces la
fórmula queda de la siguiente manera =SI(S5>0;C5/S5;0), esta la debemos “arrastrar por la
fila correspondiente pero para evitar errores debemos fijar la columna S en la fórmula,
entonces la fórmula final es =SI($S5>0;C5/$S5;0). (Ver Figura 204).
217 Creación de fórmula de Avance Físico Previsto
El Avance Físico Previsto Acumulado es más fácil del calcular pues es
simplemente acumular los datos del Avance Físico previsto, es igual a la celda superior más
la celda anterior (Ver Figura 218), luego arrastrar esta fórmula hasta la columna R.
218 Calculo de Avance Físico Previsto Acumulado
Tenemos ya las fórmulas para Avance Físico Previsto y para Avance Físico
Previsto Acumulado pero solo para las dos primeras filas, para copiar en el resto de las
filas de las restantes actividades podemos realizar un filtro de Excel, primero filtremos
Avance Físico Previsto. (Ver Figura 219)
219 Filtro para Avance Físico Previsto

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Seleccionar toda la primera fila, donde tenemos la formula que hemos creado y esta
arrastrarla hasta la última fila. Quitar el filtro de Avance Físico Previsto y filtrar ahora
Avance Físico Previsto Acumulado y seleccionar la fila donde están las fórmulas y
copiarlas hasta el final de la planilla. Luego de esto quitar la orden de filtro para la planilla.
Ms-Project no incorporó las fórmulas del Total de las partidas para los avances
físico real y acumulado (Ver Figura 220), pero el valor de Avance Físico Real lo podemos
calcular en base al Trabajo Real, por lo tanto el Avance real es igual al Trabajo real divido
por el total de trabajo a realizar, y este es el Total Trabajo Actual (columna S), pues este
tiene el trabajo que debemos realizar con las variaciones reales incluidas. (Ver Figura 208).
220 Campo Avance Físico Real sin fórmula
221 Fórmula para Campo Costo Real
El Avance Físico Real Acumulado es el acumulado del parcial y la fórmula es la
celda superior más la anterior, tal como se vio anteriormente. (Ver Figura 218).
Para el caso de Avance Físico Previsto y Acumulado procedamos de la misma
manera que para los Avances reales, pero el divisor para este es el total previsto (columna

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S), pues este valor no varía y es el que hemos comprometido con nuestro mandante. (Ver
Figura 222)
222 Fórmula de cálculo de Avance Físico previsto
Una vez calculados estos totales parciales debemos calcular los Totales acumulados
que son los valores que debemos graficar (recuerden la Curvas S se grafican del valor
absoluto). De manera similar he calculado incidencias del Avance Físico Incidencia
(Real/Previsto) Acumulado y Avance Costo Incidencia (Real/Previsto) Acumulado.
Las fórmulas de cálculo de los valores acumulados ya las saben, y asumo también
sabrán como generar estas líneas para la planilla TimeData-Graficos.xls
Acumulados
Trabajo Actual Acumulado
Trabajo Previsto Acumulado
Trabajo Real Acumulado
Costo Actual Acumulado
Costo Previsto Acumulado
Costo Real Acumulado
Avance Físico Actual Acumulado
Avance Físico Previsto Acumulado
Avance Físico Real Acumulado
Avance Físico Incidencia (Real/Previsto) Acumulado
Avance Costo Actual Acumulado
Avance Costo Previsto Acumulado
Avance Costo Real Acumulado
Avance Costo Incidencia (Real/Previsto) Acumulado
Tabla 18 Campos Acumulados para Graficar

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En la planilla es posible mejorar todo lo que ustedes requieran, pintar las celdas, las
filas, líneas, etcétera, la imaginación para esto (y la necesidad) será de vuestra
responsabilidad, (Ver Figura 223).
223 Planilla de ejemplo para generar Curvas S
Para graficar basta seleccionar los datos (filas) y graficar, les sugiero generar los
gráficos en hojas independientes de acuerdo al tipo, por ejemplo yo solo graficaré trabajo,
selecciono entonces las tres filas de trabajo y elegiré gráfico de líneas.
224 Curvas S de Avance Físico.

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De la misma manera y en hojas separadas graficar los costos, avance de costos y
todos los gráficos que según ustedes puedan ser útiles con los datos que tenemos en la
planilla Excel.
Hay que tener claro que cada avance (control) que se ingrese al Ms-Project
producirá diferencias en las curvas Actuales y Reales, entonces cada vez que se requieran
nuevos gráficos se debe utilizar la herramienta Análisis de datos de escala temporal de
Excel, les sugiero mantener la primera planilla como matriz, y copiar en esta los nuevos
datos (sin borrar las filas de totales pues estas tienen formulas que recalcularán los datos)
generados en la TimeData, como la matriz ya tiene las fórmulas de totales y los gráficos,
solo tendremos que generar las fórmulas de las filas parciales y todo se reactualizará.
Bueno supongo ¿están pensando lo que creo que están pensando?, ¡igual es bastante
trabajo hacer esto!, aunque un planificador no debería tener problema con los gráficos y el
cálculo de los datos, tengo que coincidir con ustedes que si es un trabajo que “ojala no
hiciéramos” o como una vez dije el control cuesta, tiempo y dinero, la idea es siempre
“gastar menos”, en este caso menos tiempo, entonces en el siguiente paso les enseñaré a
como no hacer todos los pasos anteriores y usar una macro para que esta realice todo por
nosotros.
9.4. Uso de Macro automática para Generar Curvas S
Como les decía, los pasos anteriores los hace una macro automática, bueno porque
no empecé por mostrar la macro y no perder tiempo en el punto anterior, la respuesta es
simple, prefiero enseñarles los criterios con los cuales se creó la macro y las necesidades
que la crearon, las necesidades son una gran oportunidad de superación y para crear.
La macro fue producto de una investigación de Tesis de Grado para optar al Grado
de Licenciado en Ciencias de la Construcción de la Universidad del Bío-Bío, esta
investigación de la cual fui profesor guía dio como resultado esta macro, mi alumno de ese
entonces Giovanni Aravena, hoy titulado y trabajando. Como docente siempre busco
alumnos y/o alumnas que den más pasos hacia delante de lo acostumbrado, de lo normal,
todos mis alumnos y alumnas me hacen sentir orgullos, pero algunos como Giovanni, me
hacen sentir aun más orgullo de la labor tan gratificante de ser Docente Universitario.
Bueno la macro que usaremos ahora fue una de las primeras que creó Giovanni,
luego creó otras más completas y con más “adornos”, y que abocaban otros temas como
presupuesto, esta macro la MacroGio nos facilitará enormemente el trabajo y los pasos
para usarla son los siguientes.
Activar el botón Análisis de datos de escala temporal de Excel y pasemos los
mismos campos que para el punto 9.3 de acuerdo a la tabla 16, los pasos (1 al 5) son
exactamente los mimos vistos anteriormente.
Para que ustedes no regresen en el manual a revisar los pasos anteriores y si solo
quieren generar las Curvas S en base a esta macro, me tomaré la libertad de repetirlos paso
a paso hasta generar la planilla TimeData en Excel.

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Los datos del proyecto y los campos de Ms-Project son los siguientes:
No Dato Proyecto Campo Ms-Project
9 Avance Físico Previsto PVC
10 Avance Físico Previsto Acumulado PVP
Tabla 19 Datos para generar la planilla TimeData en Excel
Ms-Project no calcula el Avance Físico previsto, entonces tendremos que calcularlo,
utilizaremos un campo cualquiera de los disponibles (obviamente debe ser un campo
desocupado), yo utilizaré el campo PVC, de la misma manera si no calcula el previsto
tampoco calculará el valor acumulado por lo tanto utilizaré PVP para obtenerlo en Excel.
Pasar los campos al área Exportar campos en el orden establecido (Ver Figura 225).
Luego de pasar todos los campos presionar el botón Siguiente para pasar al paso 3,
(Ver Figura 226) ingresemos en Desde la fecha desde donde deseamos traspasar los datos a
Excel, como quiero graficar las Curvas S de todo el proyecto ingresaré un día antes de la
fecha de inicio para poder considerar el valor Cero como inicio, en Hasta se ingresa la
fecha que determina el último rango de traspaso de datos a Excel, los datos se pasaran
entonces entre las fechas Desde y Hasta. En el menú desplegable Unidades se elige el
tiempo para la columna de la matriz e indican cada cuanto Project pasará datos a Excel
(horas, días, semanas, meses, trimestres, años), esto dependerá de la duración total del
proyecto y de los requerimientos contractuales, si un proyecto dura una semana (como este)
la Unidad no puede ser meses o semanas pues solo generaría una sola columna, elegiré para
nuestro proyecto Días, luego presionar Siguiente.

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En el paso 4, pregunta ¿Desea representar los datos de escala temporal en gráficos
de Excel?, responder esto es que tenemos ms de dos unidades en nuestros datos y no
queremos que Excel grafique automaticamente, si seleccionamos Si nos paracerá un aviso
indicando lo anterior, presionar Siguiente, para en el último paso Exportar los datos
presionando el botón Exportar datos (Ver Figura 227).
Al presionar el botón Exportar datos nos genera una planilla de texto en Excel
llamada TimeData.txt, la renombraré como TimeData.xls.
Luego de esto cargar la macro MacroGio, para que esta funcione deben estar
activada la opción que permite habilitarlas.
Les sugiero si no confían en esta u otra macro no habilitar este centro de confianza,
por lo menos yo doy fe que esta macro solo hace los pasos automáticos para generar las
Curvas S y nada “oscuro”, de todas maneras es buena opción solo habilitar las macros para
probarla y luego desactivar esta opción.
Los pasos para realizar esta operación en Excel 2007 son los siguientes, del Botón
de Office seleccionar y de Opciones de Excel seleccionar

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y luego y activar habilitación de
las macros ,
(Ver Figura 228).
228 Habilitación de macros para Excel 2007
Luego de estos pasos, cargar la macro MacroGio, volver a la hoja TimeData y
activar la macro (desde esta hoja) en el menú Vista del botón Macro seleccionar Ver
macros, buscar en el listado SUPERMACRO, y ejecutarla. (Ver Figura 229).
229 Activación SUPERMACRO

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Luego de unos segundos la macro debería generar todos los pasos vistos en el punto
9.3, crear las fórmulas, ordenar los datos, pintar celdas, filas y uno que otro maquillaje, y lo
mejor genera hojas con las Curvas S para Trabajo, Costos, Avance Físico, Avance de
Costos además de los datos de TimeData que fue renombrada a Datos de escala temporal.
(Ver Figura 230), yo renombraré esta nueva planilla como TimeData-Macro.xls.
230 Hoja de Excel y Curvas S generada por la macro MacroGio
Los gráficos creados los veremos en la hoja siguiente, recuerden es una macro
inicial, que si hace mucho más fácil la labor está más que claro, también se puede mejorar,
y de hecho como les comenté anteriormente fue mejorada para realizar otras labores
además, con un menú en base a botones y demás, pero eso pertenece al autor y a la
Universidad bueno en parte al profesor guía igual , pero yo asumo que muchos de ustedes
saben programar en macro, y que dominan en menor o mayor grado Visual Basic y que
vuestro espíritu investigativo y de superación les hará crear más macros con muchas otras
opciones.
Recuerden también que la opción Análisis de datos de escala temporal para Excel es
un complemento para Ms-Project 2003, que yo les enseñé como poder “sacar” este
complemento para poder usarlo en Ms-Project 2007, pero que esto no es posible de hacer
para Ms-Project 2010, por lo tanto si ustedes solo tienen la versión 2010 solo podrán usar
los informes visuales, que según algunos reemplaza a la opción de Análisis de datos, pero
según yo, los informes visuales son buenos pero no se puede lograr lo que hemos hecho acá
con la macro, a menos que programen obviamente y así programando en Visual Basic y

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macros se le abrirá un nuevo horizontes donde los límites los pondrán ustedes y bueno este
escaso recurso, el tiempo, de todas maneras veré en un próximo capítulo como hacer curvas
de control (curvas S) para Project 2010.
231 Curvas S para Trabajo
232 Curvas S para Costo

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233 Curva S para Avance Físico
234 Curvas S para Avance de Costos

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10. Informes visuales (Ms-Project 2007-2010)
Si tienen Project 2003 y 2007 puede con los pasos anteriores generar Curvas S, paso a
paso o con la macro MacroGio, o también pueden usar los Informes visuales de Project
2007, pero si solo tienen la versión 2010, no les quedará otra que usar esta opción, por lo
tanto como el manual lo llamé Ms-Project 2003-2007-2010 creo necesario o me veo
obligado a escribir un capítulo para que puedan usar esta opción.
Abran el archivo clase6-control y activen los informes visuales, en Project 2007
menú Informe opción Informes visuales, en Project 2010 del menú Proyecto presionar el
botón Informes visuales. (Ver Figura 235)
235 Informes Visuales (Ms-Project 2007-2010)
Los pasos a seguir son los mismos para Project 2007 y 2010 así que no haré
diferencia en estos, yo sin embargo generaré los informes en Project 2007.
Hay bastantes informes disponibles para ser generados en Microsoft Excel y/o Visio,
yo mostraré los (o el más) importante, asumo, como siempre, que ustedes investigaran los
otros.
Se pueden crear nuevas plantillas para graficar en el botón Plantilla nueva, se
pueden editar los existentes en el botón Editar plantilla y se puede Administrar plantillas
existentes en el botón respectivo.
En general los gráficos son del tipo Actividades versus Tiempo (el tiempo genera
las columnas y las actividades las líneas), se elige en
como la función
principal de esto es generar Curvas S, entonces me abocaré a ello, para esto seleccionen la

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Opción Uso de tareas. De Uso de tareas seleccionen el informe Flujo de caja y seleccionen
Días para el Nivel de datos de uso, luego presionen en botón Editar plantilla
(presionaremos editar solo para aprender el funcionamiento, pero podríamos haber ido
antes directamente al gráfico). (Ver Figura 236)
236 Edición de Plantilla Flujo de caja (para Curva S)
Por esta opción de Selector de campos, es que muchos dicen que los informes
visuales reemplazan al complemento Análisis de datos de escala temporal para Excel,
bueno en parte tienen razón se parece mucho y básicamente hace muchos pasos similar y
gráfica directamente, pero a mí no me gusta tanto comparativamente hablando digo. Quizás
algún día pueda sacarle el provecho quizás programando macros y en visual, pero por ahora
lo uso tal cual.
Primero seleccionen el gráfico sin hacer ningún cambio en los campos, ni más ni
menos campos, presionemos el botón Cancelar y en Crear informes activemos Microsoft
Excel y desactivemos Visio en Mostar plantilla de informes creada en:
luego presionen el botón Ver.
Luego de esto generará el gráfico y una tabla dinámica en Excel, el gráfico inicial
que nos ha mostrado es bastante “feo” y no nos muestra ni mejora los informes anteriores,
pero si tocan con el puntero del mouse el gráfico podrán ver al lado derecho de este el
listado de campos y los campos que están seleccionados y que generan el gráfico
propiamente tal.
Para poder cambiar el periodo o rango de grafico seleccionemos la hoja Uso de
tareas, (Ver Figura 237).

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237 Gráfico inicial Flujo de caja para Curva S
Al seleccionar la Hoja Uso de tareas, nos muestra la tabla de la figura 238, además
de la lista de campos de tabla dinámica a la derecha de esta.
Esta tabla inicialmente nos muestra solo el trimestre T1 , al abrir este periodo
nos mostrará las semanas y abriendo estas nos mostrará los días (Ver Figura 238).
238 Selección del periodo a graficar.

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Luego de seleccionado el periodo a días seleccionar ahora la hoja Gráfico1,
239 Curva S para Costo Actual Acumulado
Al lado izquierdo del gráfico se seleccionan o deseleccionan los campos a graficar,
probemos ahora con Trabajo actual (Trabajo) y Trabajo Actual Acumulado (Trabajo
acumulado), deseleccionar los campos de costos y activar los de trabajo (Ver Figura 240).
240 Gráfico para Trabajo actual y acumulado

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Para cambiar el tipo de gráfico botón de la derecha en el gráfico a cambiar, en este
caso el Trabajo acumulado y del menú desplegable elegir la opción
de este seleccionar Tipo de líneas y presionar el botón
Aceptar. (Ver Figuras 241 y 242).
241 Selección de tipo de gráfico
242 Curva S para Trabajo Actual Acumulado

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Generar curvas S de Costo Actual y de Trabajo Actual es bastante fácil (pues están
los datos acumulados), pero para poder generar todas las curvas de Costo para poder
comparar por ejemplo Costo Actual, Real y Previsto todos en un solo gráfico (tal como se
vio en la macro), esto no será tan fácil, es decir mediante “solo” Informes visuales no es
posible. De la misma manera no es posible generar las tres curvas de trabajo (Actual, Real,
Previsto) en un solo gráfico por medio de estos Informes visuales.
Ms-Project genera la mayoría de los campos necesarios para poder crear a partir de
estos los otros campos que necesitamos para graficar, los campos acumulados son más
fáciles de crear en Excel.
En la tabla 20 he generado un listado de los campos del proyecto que necesitamos
para poder graficar las Curvas S y los datos que podemos obtener directamente de Ms-
Project, los datos en color rojo no están disponibles directamente por lo tanto se deben crear
en Excel.
No Dato de Proyecto Campo Ms-Project
Trabajo Actual Acumulado Trabajo acumulado
Trabajo Real Acumulado
Trabajo Previsto Acumulado
Costo Actual Acumulado Costo acumulado
Costo Real Acumulado
Costo Previsto Acumulado
9 Avance Físico Previsto
10 Avance Físico Previsto Acumulado
Tabla 20 Tabla con campos para graficar Curvas S
Si pasamos los campos de Ms-Project y utilizamos otros campos en reemplazo de
los que no están disponibles, al pasar estos campos en la tabla dinámica generada en Excel
no tendremos disponibles todos los campos que hemos solicitado y tampoco podremos
ingresar fórmulas nuevas (el el área de la tabla dinámica) entonces no nos quedará más
opción que desplegar todos los campos, seleccionarlos y copiarlos en un área distinta al
área ocupada por la tabla dinámica y crear en ese nuevo sector las columnas y fórmulas
nuevas y luego de esto graficar las Curvas S.
Una labor de “enanos” lo sé, pero no sé si habrá otra posibilidad, no soy experto en
tablas dinámicas, si ustedes usan Project 2003 y 2007 les sugiero usar la macro MacroGio,
si usan Ms-Project 2010 bueno aprender Visual Basic, macros, investigar…. Los informes
Visuales tiene varias funciones más y/o crear una macro exclusivamente para esta versión
que realice las curvas S, lamentablemente yo no la tengo…. Por ahora.

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10.1. Creación de Curvas S para Ms-Project 2010
No quiero dejar el manual sin creación de curvas de control para Ms-Project 2010
que es una herramienta tan útil para todos los planificadores de proyectos de la
construcción.
Dije al inicio del manual que yo prefiero usar Project 2007 luego de “quitarle” los
complementos al Project 2003 esto principalmente por la herramienta de Análisis de datos
de escala temporal para Excel, pero no podía dejar a Ms-Project 2010 como “el malo de la
Película” y la verdad no lo es, entonces en este capítulo quiero enmendarme y enmendar
algo a esta versión explicando los pasos para crear curvas de control o curvas S en Excel
con los datos de Project.
Los pasos los seguiré para Ms-Project 2010 pero son válidos también para las dos
versiones anteriores, vistas en este manual (2003 y 2007), considero para Project 2010 ya
que en este no se puede usar ni el complemento antes comentado ni la macro automática
detallada en los capítulos anteriores..
Utilicemos para este ejemplo el “proyecto estrella” o la “clase6-control”, y
seleccionemos la vista Uso de tareas, recuerden que esta vista se divide en dos secciones
que arbitrariamente yo denominé Área 1 a la sección de tablas y Área 2 a la sección de los
datos de uso o detalles. En el Área 1 creamos una tabla nueva con campos personalizados,
pero para la generación de las curvas de control (Curvas S) no es relevante que tabla
tengamos activa en esta sección, pues “pasaremos” a Excel datos desde el área de detalles.
Para este ejemplo no pasaré ningún campo acumulado, como Trabajo acumulado,
Costo acumulado, y Porcentaje completado acumulado, pues estos los generaremos
directamente en Excel.
De manera similar pasaré a Excel los campos para poder graficar los tres estados del
proyectos, estados que detallé anteriormente y que quiero recordarles ahora por lo
importante que es graficar estos y poder compararlos en un mismo gráfico, además que en
general los planificadores solo graficas los estados Previstos y real.
Estado Previsto tiene los valores de lo estimado a futuro (costo previsto, comienzo
previsto, duración prevista, fin previsto, trabajo previsto), es lo que ofrecimos al mandante
o comprometido con nuestro jefe.
Estado Real tiene los datos reales informados a la fecha de control (costo real,
comienzo real, duración real, fin real, trabajo real. Cuando el proyecto no se ha empezado
(o no informado o controlado) estos datos están en cero o no NOD para las fechas.
Estado Actual tiene los datos proyectados, es decir lo real informado a la fecha de
control más lo previsto o aun no informado (costo, comienzo, duración, fin, trabajo).
El estado actual nos indica como terminaría el proyecto de suceder todo lo que resta
aun de la manera que se estimó, nos muestra entonces que más caro o más barato saldrá el
presupuesto. Nos indica cual sería la fecha de término del proyecto con lo real que ha
sucedido a la fecha del control y si continuáramos de la manera prevista lo que aun no se ha
ejecutado.
Cuando el proyecto está terminado y completamente informado (controlado) los
campos actuales (de costos, tiempo y trabajo) son iguales a los datos reales, de ahí la
importancia de hacer el control de los proyectos.
Es importante revisar constantemente este estado pues nos indica las posibilidades
de mejoras de acuerdo a los costos, tiempos y trabajos por realizar.

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No Campo Ms-Project
1 Trabajo
2 Trabajo Real
3 Trabajo Previsto
4 Costo
5 Costo Real
6 Costo Previsto
7 Porcentaje completado
Tabla 21 Campos para Excel
Entonces tal como aprendimos en el Capítulo 6 “Como usar las tablas de uso de
tareas y uso de recursos”, pasemos al área de detalles los campos de la Tabla 21, dando
doble clic en esta sección y en la ventana pasaremos los campos de Project de la tabla, el
resto de campos que no tiene Project los generaremos en Excel. (Ver Figura 243)
243 Selección de datos para sección de detalles.
Una vez seleccionados los campos podemos ordenarlos con los botones de Mover
hacia arriba o abajo, luego de esto presionar el botón Aceptar.
Utilizaremos solo la sección de resumen del proyecto para el ejemplo, es posible
seleccionar todas las actividades, pero para graficar las curvas S basta solo el resumen
como veremos más adelante, de la misma manera también debemos seleccionar la escala
temporal de la columna que pasaremos a Excel en la
opción Escala temporal (Menú Vista - Escala
Temporal), yo optaré por días (Ver Figura 244).
Para el rango de datos seleccionar en la
columna Detalles solo las filas correspondientes al
resumen del Proyecto, (Ver Figura 245), no
necesitamos pasar los datos correspondiente a las
actividades, pues solo graficaremos datos resúmenes,
es posible que algunos planificadores necesiten
mostrar o realizar informes con estas tareas, en este
244 Selección de Escala de tiempo de
los datos

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caso pueden pasar todos los datos de las actividades seleccionando en la escala temporal y
arrastrando a la derecha hasta el fin del proyecto, de esta manera tendrán una tabla similar a
la vista y creada por la opción Análisis de datos de escala temporal en Excel, pero insisto,
no necesitamos ahora estos datos.
245 Selección de rango de datos para copiar a Excel.
Toda esta selección la debemos pasar a Excel, los pasaremos con los comandos
Copiar – Pegar, peguemos entonces la selección en una hoja de Excel.
Esta manera, la única, de copiar la información desde Project tiene algunos
inconvenientes, no graves afortunadamente y que solucionaremos más adelante, y estos
son:
1. No copia los nombre de las columnas (tiempo o período de tiempo),
2. Si seleccionamos los nombres de los campos en la columna Detalles, nos selecciona
todo el período que dura el proyecto pero no podemos seleccionar (o pegar) un día
antes del inicio del proyecto que será útil para graficar la curva S desde cero.
Los pasos para crear las Curvas S en Excel son los siguientes:
1. Copiemos la selección en la celda C2,
2. Eliminemos todas las letras del prefijo de trabajo que utiliza Project y no nos sirven
en Excel para poder realizar operaciones con estos datos, para nuestro ejemplo es la
letra “d” correspondientes a días de trabajo, utilizar para esto la opción
Reemplazar, y reemplacémoslas por un blanco “ “. (Ver Figura 246)
246 Reemplazo de prefijo de trabajo
3. luego de esto en la celda B1 ingresemos la fecha anterior al período de inicio del
proyecto, primer día para mi caso y es el 19-febrero, basta con ingresar el primero y

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luego arrastrar hasta el fin del proyecto. En la primera columna ingresemos ceros y
copiemos los formatos de la columna siguiente (Ver Figura 247).
4. En la primera columna ingresar los nombres de los campos (o filas), desde Ms-
Project lamentablemente no podemos seleccionar estos nombres y pegarlos en
Excel, así que no nos quedará otra posibilidad que escribirlos (Ver Figura 247).
247 Ingreso de Fechas y datos para primera columna.
5. Crear las filas de datos acumulados para cada parcial, la última columna (fecha de
fin actual) del proyecto tendrá la fecha más tardía de término y los valores totales
de este, copiar los formatos correctos para todas las filas y celdas. (Ver Figura
248).
248 Creación de fórmulas de valores acumulados
Antes de seguir, en este mismo punto repasemos y analicemos los conceptos
de fechas de fin, para esto en Ms-Project podemos visualizar la Tabla No2 Control
de tiempos que hicimos unos capítulos atrás Menú Vista opción y
seleccionar la tabla comentada (Ver Figura 249).
El Fin Actual (campo Fin) Lun. 05-03-2012 nos muestra cual sería el fin de
seguir nuestro proyecto tal como los estimamos en lo aun no construido, Fin de
línea de base (campo Fin previsto para Project 2003 y 2007) vie. 02-03-2012 nos
muestra el Fin que planificamos y que ofrecimos al mandante y nuestro jefe, lo ideal
es que ambos terminen iguales (Fin real = Fin estimado), hasta el momento nuestro
proyecto está atrasado 0,22 días hábiles.

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249 Fechas de Fin del Proyecto
6. Pero sigamos con los pasos para crear las curvas S, muchos planificadores crean las
curvas S con los valores acumulados, por ejemplo muestra el costo acumulado para
cada periodo de tiempo y la última fecha nos debe mostrar el costo total gastado. Yo
particularmente prefiero graficar las curvas de control (curvas S) para los valores
absolutos es decir considerando el porcentaje relativo acumulado para el fin del
proyecto será un 100%, de todas maneras es bueno graficar también los acumulados
y poder realizar comparaciones.
El acumulado absoluto entonces es el acumulado parcial dividido por el total del
proyecto, esto es válido para los datos actuales y los previstos, pero para el caso del
real se debe considerar el total actual para cada ítem respectivo, es decir para el
Trabajo real acumulado del primer periodo la fórmula es =B12/$Q10, el divisor es
el Trabajo actual acumulado (para el ejemplo la celda total actual es $Q10), para el
Costo real acumulado absoluto la fórmula es =B15/$Q13, el divisor es entonces el
Costo actual acumulado. (Ver Figura 250).
250 Cálculo de valores absolutos para graficar.
Los valores absolutos nos presentarán más información al graficarlos, para esto
sigamos con los pasos siguientes.
7. Graficaré en hojas distintas las distintas curvas de control. Cambiemos nombres a
las hojas, para la hoja de Curvas S de Trabajo del menú Insertar seleccionemos

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Gráficos de Línea y en el menú Diseño activar el botón Seleccionar datos, o botón
de la derecha en el área de grafico y opción Seleccionar datos, seleccionar de la hoja
de datos el rango correspondiente a los trabajos (actual, previsto y real) desde los
nombres hasta el último período, luego presionar Aceptar, el gráfico que nos entrega
Excel lo podemos ver en la Figura 251.
251 Grafico inicial para Curvas S de trabajo
8. Para mejorar la presentación de este grafico realizar los siguientes pasos:
a. Dar botón de la derecha en las leyendas y seleccionar la opción Formato de
leyenda y en esta seleccionar Inferior y arrastrar el gráfico para aumentar
su tamaño. (Ver Figura 252)
252 Grafico Curvas S para trabajos paso 8a

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b. Nuevamente dar botón de la derecha en el gráfico el menú desplegable
activar la opción Seleccionar datos y luego seleccionar Trabajo real
acumulado absoluto, presionar el botón Editar y luego cambiar el rango a
desplegar, hasta el período real informado (solo hasta cuando los valores se
vuelven constante) (Ver Figura 253).
253 Grafico Curvas S para trabajos paso 8b
c. Luego dar botón de la derecha en el eje vertical del gráfico (eje de %) y
seleccionar la opción Dar formato a eje, y cambiar la opción Máxima de
Automática (1,2) a Fija (1,0) para que el máximo valor a graficar sea 100%.
En esta misma opción es posible configurar los rellenos de este, colores de
líneas entre otros. (Ver Figura 254).
254 Selección de valores del eje.

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Luego de esto el gráfico ya mejorado queda tal como vemos en la figura 255.
255 Curva S para comparación de trabajos actual, previsto y real.
9. Realizar similares pasos para las curvas S de costos (Ver Figura 256)
256 Curvas S para Costos
10. Para el caso de las curvas de avance, están claros los datos de avance informados,
pero el avance previsto no está como datos en Ms-Project pero si podríamos
obtenerlo en base al trabajo previsto, en el entendido que si recordamos que el
trabajo se obtiene de la siguiente fórmula:
Trabajo=N° recursos incidentes x duración actividad
Donde:
N° recursos incidentes, es la cantidad de recursos que inciden en la
duración por lo tanto aportan trabajo a la actividad y son Mano de Obra y
Maquinarias
Duración actividad es la duración de la actividad en unidades de tiempo.
Por lo tanto si consideramos el trabajo previsto:
Trabajo previsto=N° recursos previstos x duración prevista

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Esto quiere decir que si la actividad se ejecutó de acuerdo a lo previsto se realizó
con los mismos recursos y duración prevista es decir sin variación y se ejecutó
100% de acuerdo a lo estimado.
Entonces graficaré Avance acumulado versus el avance previsto absoluto, tal como
se puede apreciar en la Figura 257.
257 Curva S de avance informado versus previsto.
Si vemos los datos con los cuales construimos este gráfico el avance informado era
un 35% y para esta fecha el previsto es de un 30,4% (calculado por el trabajo previsto), Ms-
Project calcula el Porcentaje avance de acuerdo a la cantidad de partidas informadas y no
de acuerdo al trabajo realizado, debido a esto si queremos saber realmente si estamos
atrasados a esta fecha en cantidad de trabajo realizado y por realizar es mucho mejor
considerar las Curvas de control (curvas S) en base a los trabajos, es decir el primer gráfico
que he analizado y creado en este capítulo.
Siempre es bueno también analizar y comparar los gráficos de datos absolutos
(rango 0% a 100%) y valores acumulados (Ver Figuras 258 y 259)
258 Curva S Costos Acumulados

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259 Curva S Trabajos acumulados
Los gráficos son sin duda buenos elementos de información y análisis de datos para
toda la organización, y principalmente en construcción las curvas S o curvas de control son
una herramienta muy utilizadas tanto de gráficos absolutos (rango de 0% a 100%) gráficos
de las figuras 255, 256 y 256 como de valores acumulados figuras 258 y 259.
La información gráfica también debe ser complementada con información tabulada,
ya hemos creado varias tablas, tal como los distintos presupuestos para los estados del
proyecto actual, previsto y real, también tablas de control de costos y tiempos, tabla de
estado de pago, tablas para Tareas y para Recursos (Ver Figura 260).
260 Tablas creadas en Manual
También Project dispone de más información y mediante esta es posible también
generar más tablas para suplir necesidades de información dependiendo del área.
También hay información y necesidades del área de la construcción, como por
ejemplo una columna con los días corridos, que en muchos proyectos se exige, debido a
esto escribiré un capitulo de tablas extras y campos personalizados para necesidades
inmediatas como días corridos.
Para los ejemplos anteriores de creación de curvas S, no sería mala idea crear una
macro en Excel para que se realice todo automático…. 

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