Manuales caja
- 1. UNIVERSIDAD NACIONAL DE CHIMBORAZO FACULTAD DE CIENCIAS POLÍTICAS Y ADMINISTRATIVAS CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA ESTUDIANTES: GOROZABEL LEYDA ASIGNATURA: CONTABILIDAD INTERMEDIA I TEMA: MANUAL Y POLÍTICAS DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE LA CUENTA CAJA SEMESTRE: TERCERO “A” DOCENTE: MS. MARIO DELGADO PERÍODO ACADÉMICO: ABRIL 2016 – AGOSTO 2016 ANTECEDENTES DELCO CONSTRUCTORA CIA. LTDA. Fue fundada el 19 de marzo de 2010 por los socios Juan Antonio Pérez Oñate, Luis Alberto Castro Cáceres y María José Benítez Solís, todos Ingenieros Civiles de la Universidad Nacional de Chimborazo. La variada y amplia experiencia personal de sus gestores, tanto técnica como empresarial, señalaron rápidamente un camino ascendente aunque teniendo siempre como meta un tamaño de empresa mediana que surge de una idea de empresa de servicios muy
- 2. personalizados, en un mercado exigente y competitivo que requiere el más alto nivel de cumplimientos en calidad y plazos. En el año 2011 se incorpora un nuevo gerente general corporativo, encargado de liderar la segunda etapa de la reorganización. Desde su creación hasta la fecha, DELCO CONSTRUCTORA CIA. LTDA. además ha participado ininterrumpidamente en el desarrollo Regional y Nacional, construyendo obras que son orgullo del País y de la empresa a lo largo y ancho del mismo, siendo estas, su mejor carta de presentación; las mismas que han sido concluidas en plazo y a satisfacción de los clientes. DELCO CONSTRUCTORA CIA. LTDA. además ha ejecutado asociaciones estratégicas con diversas empresas nacionales y extranjeras para potenciar su capacidad en grandes contratos de especialidades y concesiones. Los servicios que ofrece DELCO CONSTRUCTORA CIA. LTDA. conforme consta registrada en sus estatutos, así como consta registrado en su Registro Único de Contribuyente, las actividades autorizadas para la empresa son los siguientes: 1.- Construcción de obras civiles en general, carreteras, puentes, canales de riego, obras sanitarias, obras de infraestructuras, de alcantarillado, de aguas servidas, de agua potable, construcción de edificios, escuelas, colegios, universidades, y viviendas. 2.- Servicios técnicos especializados relacionados con la construcción, ingeniería y arquitectura. Alquiler de equipo metálico y maquinaria de construcción. 3.- Importación, compra, venta y comercialización de vehículos de cualquier marca, tonelaje, características y clase así como de sus partes y repuestos. 4.- Importación, compra, venta y comercialización de toda clase de equipos y maquinaria de construcción, así como sus partes y repuestos. 5.- Importación, compra, venta y comercialización de toda clase de maquinaria industrial o automotriz. 6.- Compra, venta, intermediación, arrendamiento comercialización de bienes raíces.
- 3. 7.- Compra, venta, comercialización, corretaje, administración, permuta, agencia miento, explotación, arrendamiento y anticresis de bienes inmuebles urbanos y rurales. 8.- Compraventa, importación, distribución y comercialización de materiales de construcción. INTRODUCCIÓN La importancia de tener controles internos en las organizaciones, ha ido incrementada, en las últimas décadas, debido a lo fácil y seguro que resulta medir la eficacia y productividad de la empresa y cada uno de sus departamentos de esta. En las empresas el efectivo es la sangre que le da vida a la organización, de ahí se desprende la importancia que tiene la buena administración del dinero, mediante la
- 4. aplicación de sistemas y controles internos en el área de efectivo que contribuyan a salvaguardar los activos, garantizando así la concentración de todos los métodos que son parte de los controles internos aplicados a las actividades diarias de la empresa. El presente Manual se lo realiza con la finalidad de brindar adecuado control y manejo de los recursos financieros de la compañía, para esto se debe considerar la instrumentación de los mecanismos necesarios que permitan administrarlos con la máxima eficiencia, seguridad y transparencias posibles, donde el área de Caja se constituye muy activa en la parte operativa de la administración financiera de esta empresa. En este sentido, con la finalidad de asegurar la adecuada operación de la Caja en todas las Áreas y Departamentos de DELCO CONSTRUCTORA CIA. LTDA. se emiten estas políticas en las que se definen los aspectos que se deben considerar en el manejo de los recursos financieros y en las salvaguardas de documentos y en general, a todas aquellas actividades que involucran la participación de los responsables de caja, buscando en todo momento seguridad y transparencia en su ejecución. OBJETIVO Establecer las políticas que deberán observar en el desarrollo de sus actividades, los responsables de la Caja en todas las Áreas y Departamentos de DELCO CONSTRUCTORA CIA. LTDA., buscando que se lleven a cabo con las medidas de seguridad y tramos de control adecuados, que garanticen el correcto manejo y salvaguarda de los recursos que se canalizan u operan en esta área de la empresa. Así como controlar el cumplimiento de todos los procesos y funciones de la caja para simplificar la
- 5. responsabilidad por falla o errores que se pueden cometer dentro de las actividades que se realizan y así facilitar las labores de auditoria. POLÍTICAS 1. Para la realización de depósitos del efectivo no es necesario establecer un horario, los mismos se pueden realizar en el transcurso del día, puesto que el manejo de efectivo dentro de la empresa será al mínimo posible. 2. El monto máximo que se deberá tener en caja para proceder al depósito es de $200,00.
- 6. 3. El monto máximo para realizar pagos en efectivo es de $50,00. 4. Para evitar posibles desviaciones de fondos por parte de los custodios se deben realizar arqueos de caja los mismos que se deberán realizar sin previo aviso a bien estime conveniente el Departamento de Contabilidad. 5. Las personas que deberán intervenir el proceso de arqueo de caja es el Contador y el Auxiliar Contable. 6. El proceso de arqueo de caja se lo podrá realizar con previa autorización de Gerencia, y en caso de ausencia del mismo será valedera la autorización del contador/a. 7. Todas las personas involucradas en el proceso de arqueo de caja están en la obligación de prestar todas las facilidades que sean necesarias para que este proceso no se vuelva tedioso para las partes que intervienen en el mismo. 8. En cuanto a las sanciones DELCO CONSTRUCTORA CIA. LTDA. establece lo siguiente: En caso de sobrante. La empresa puede admitir sobrantes, siempre y cuando su origen sean motivos de error en cambios. En caso de ser por dicho motivo considero oportuno que el valor del excedente, la empresa cree un fondo que al final de año se proceda a la devolución de dichos dineros para todos los trabajadores de la empresa para que puedan disponer de ellos y realizar cualquier acto social que no atente a los intereses de la empresa. Si fuese por otro motivo se debería poner controles: a).- La primera vez llamada de atención verbal. b).- Llamada de atención escrita. c).- Sanción económica de esta el valor del sobrante, pero como base mínima el 10% de su sueldo. En caso de faltante.
- 7. a) Si dicho faltante es por monto menor a $50, la empresa no puede admitir faltantes, en caso de existir faltante la responsabilidad será directamente del custodio, se acompañará con una llamada de atención por escrito. b) Si dicho faltante es por monto mayor a $50 hasta $200, la empresa no puede admitir faltantes, se acompañará una hoja compromiso firmada por el representante legal de la compañía y el custodio, en el cual el custodio se obliga a cancelar a la empresa los valores originados por faltante y la forma como va a cancelar. A esto se acompañará se acompañará con una llamada de atención por escrito. Si dicho faltante es por un monto mayor a $200, se aplicará lo mencionado en el párrafo anterior y se solicitará la salida inmediata del trabajador de la empresa. c) Independientemente de los citado anteriormente, si el faltante es originado intencionalmente por el custodio, se iniciará las acciones legales correspondiente por parte de la empresa y se solicitará la salida del trabajador de la empresa, dejando constancia firmada por parte del custodio del error cometido y sus responsabilidad de cancelación de los dineros hacia la empresa. 9. En caso de que el encargado de caja faltare al trabajo se designará y cualquier empleado de la empresa para ocupar su puesto. Más sin embargo en caso de arqueros de caja, se suspendería hasta el que el empleado principal regrese a su puesto de trabajo. 10. Se debe establecer una rotación de empleados para la elaboración de cheques para de esta manera asegurar que el efectivo sea manejado y contabilizado correctamente. 11. En el momento que se realice el proceso de arqueo de caja; las operaciones comerciales de la empresa no deben detenerse, ya que el realizar un proceso de arqueo no implica dejar de atender al público. CONCLUSIONES El presente manual está orientado a las políticas administrativas, los métodos y procedimientos que están relacionados a los procesos de compra y venta. Permitiendo el
- 8. logro de los objetivos financieros y económicos, la eficiencia de las operaciones y el cumplimiento de las disposiciones vigentes en el Ecuador. El sistema de control interno debe ajustarse a las necesidades y requerimientos de cada organización, debe consistir en un sistema que permita tener una seguridad razonable de que las acciones tomadas por la administración se ajustan a los objetivos corporativos y están sujetos a las normas y leyes regulables del Ecuador. Las presentes políticas fueron establecidas en función de las necesidades actuales de la compañía, la administración deberá vigilar que se cumpla eficientemente. RECOMENDACIONES
- 9. Se debe revisar y actualizar periódicamente las presentes políticas en función a las necesidades de la empresa y de futuros cambios que ayuden a crear valor y proporcionen una ventaja competitiva. Se recomienda que el presente manual sea conocido e implementado íntegramente en cada una de las funciones y actividades de las respectivas áreas a fin de que se aplicación sea obligatoria en el desarrollo de las actividades laborales rutinarias. Para que el presente manual de políticas y procedimientos proporcione un sistema de control interno con eficiencia y eficacia se recomienda contar con programas de capacitación y motivación apropiado del talento humano; creando una filosofía en donde cada integrante de la compañía conozca el estilo de la administración, los valores, políticas y procedimientos fin de evitar hechos inusuales ya sean estos errores no intencionales o fraudes e ilícitos en las operaciones de la empresa.
- 10. Objetivo General
- 11. Diseñar procedimientos para optimizar un proceso de Control Interno en la empresa DELCO CONSTRUCTORA CIA LTDA, que se adapte a las necesidades de la misma y que proporcione mayor y mejor manejo en las diferentes áreas Administrativo-Contable y Financiera que permita la toma de decisiones de forma clara y oportuna, fortaleciendo el sistema del control interno y así permitirá minimizar errores y fraudes. A continuación se realizará un cuestionario para posterior preceder a la elaboración del manual de procedimiento de la cuenta Caja. ¿Cuál es la actividad económica a la que se dedica su empresa? Conforme consta registrada en sus estatutos, así como consta registrado en su Registro Único de Contribuyente, las actividades autorizadas para la empresa son: 1.- Construcción de obras civiles en general, carreteras, puentes, canales de riego, obras sanitarias, obras de infraestructuras, de alcantarillado, de aguas servidas, de agua potable, construcción de edificios, escuelas, colegios, universidades, y viviendas. 2.- Servicios técnicos especializados relacionados con la construcción, ingeniería y arquitectura. Alquiler de equipo metálico y maquinaria de construcción. 3.- Importación, compra, venta y comercialización de vehículos de cualquier marca, tonelaje, características y clase así como de sus partes y repuestos. 4.- Importación, compra, venta y comercialización de toda clase de equipos y maquinaria de construcción, así como sus partes y repuestos. 5.- Importación, compra, venta y comercialización de toda clase de maquinaria industrial o automotriz. 6.- Compra, venta, intermediación, arrendamiento comercialización de bienes raíces. 7.- Compra, venta, comercialización, corretaje, administración, permuta, agencia miento, explotación, arrendamiento y anticresis de bienes inmuebles urbanos y rurales. 8.- Compraventa, importación, distribución y comercialización de materiales de construcción. ¿Cree que es necesario establecer un horario de depósito del efectivo? si, no porque No es necesario ya que dinero en efectivo, se tiene mínimo, ya que nuestros clientes por política de la empresa, cualquier abono o cancelación se nos hacen directamente a nuestra cuenta bancaria. ¿Cuál es el monto máximo que se debe mantener en caja para realizar el depósito? Un monto máximo de hasta $200,00
- 12. ¿Hasta qué montos considera que se debe realizar pagos en efectivo? Hasta $50,00 ¿Porque motivos se debe realizar un arqueo de caja? Para evitar posibles desviaciones de fondos por parte del custodio. ¿Quiénes son las personas que intervienen en el proceso de arqueo de caja? Auxiliar contable y contador. ¿Es necesario tener la autorización para realizar el arqueo de caja? Para dar inicio del proceso de arqueo es necesario contar con la autorización de la gerencia y en caso de ausencia autorización del contador será más que valedero. ¿Cuáles son los inconvenientes que se pueden presentar en el proceso del arqueo de caja? Ninguna por cuanto las personas involucradas en el proceso de control están en la obligación de prestar todas las facilidades. ¿En caso de encontrar inconvenientes que sanciones aplicaría? 1.- En caso de sobrante. La empresa puede admitir sobrantes, siempre y cuando su origen sean motivos de error en cambios. En caso de ser por dicho motivo considero oportuno que el valor del excedente, la empresa cree un fondo que al final de año se proceda a la devolución de dichos dineros para todos los trabajadores de la empresa para que puedan disponer de ellos y realizar cualquier acto social que no atente a los intereses de la empresa. Si fuese por otro motivo se debería poner controles: a).- La primera vez llamada de atención verbal. b).- Llamada de atención escrita. c).- Sanción económica de esta el valor del sobrante, pero como base mínima el 10% de su sueldo. 2.- En caso de faltante. Si dicho faltante es por monto menor a $50, la empresa no puede admitir faltantes, en caso de existir faltante la responsabilidad será directamente del custodio, se acompañará con una llamada de atención por escrito. Si dicho faltante es por monto mayor a $50 hasta $200, la empresa no puede admitir faltantes, se acompañará una hoja compromiso firmada por el representante legal de la compañía y el custodio, en el cual el custodio se obliga a cancelar a la empresa los valores originados por faltante y la forma como va a cancelar. A esto se acompañará se acompañará con una llamada de atención por escrito.
- 13. Si dicho faltante es por un monto mayor a $200, se aplicará lo mencionado en el párrafo anterior y se solicitará la salida inmediata del trabajador de la empresa. Independientemente de los citado anteriormente, si el faltante es originado intencionalmente por el custodio, se iniciará las acciones legales correspondiente por parte de la empresa y se solicitará la salida del trabajador de la empresa, dejando constancia firmada por parte del custodio del error cometido y sus responsabilidad de cancelación de los dineros hacia la empresa. ¿En caso de que falte la persona responsable de caja, quien ocuparía su lugar? Se designaría y cualquier empleado de la empresa ocupar su puesto. Más sin embargo en caso de arqueros de caja, se suspendería hasta el que el empleado principal regrese a su puesto de trabajo. ¿Cree usted que es conveniente que exista rotación de las personas que elaboran cheques para asegurar que el efectivo sea manejado y contabilizado correctamente? Si es conveniente. ¿Cree usted que al momento de realizar el arqueo caja se deberán suspender las actividades? si, no por que Las operaciones comerciales de la empresa no deben detenerse, motivo por el cual el realizar un proceso de arqueo no implica dejar de atender al público.