Matriz de Control de Gastos: Una nueva solución para mejorar la rentabilidad de su negocio
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El documento presenta una matriz de control de gastos diseñada para mejorar la rentabilidad de los negocios mediante la optimización de los gastos en diversas áreas. Se enfatiza la importancia de establecer reglas y metas claras, así como de fomentar una cultura organizacional enfocada en el control y la reducción de costos. Además, se sugieren medidas para identificar y eliminar gastos innecesarios, asegurando una adecuada justificación y revisión de presupuestos.
Matriz de Control de Gastos: Una nueva solución para mejorar la rentabilidad de su negocio
- 1. Página 1 “Cuando es obvio que los objetivos no pueden ser alcanzados, no ajustes los objetivos, ajusta los pasos de acción.” Confucio
- 2. Matriz de Control de Gastos Una nueva solución para mejorar la rentabilidad de su negocio Diciembre 2014
- 3. Página 3 Escenario de reducción de margen Ventas Gastos Escenario de pérdidas Ventas Gastos Contexto Incremento en gastos supera el crecimiento en ingresos Márgenes negativos por no adaptar los gastos a menores ingresos
- 4. Quitemos las máquinas de café. Página 4 Hagamos menos capacitaciones. No hagamos la fiesta del área. “Los gastos son como las uñas” ¿Qué se requiere en realidad? Ahorros sostenidos en el tiempo Captura de aprendizaje y buenas prácticas Reacciones comunes Tratamiento y control estandarizado (“cross”) Reduzcamos el gasto en viajes.
- 5. Página 5 ¿Qué NO es? ¿Qué es? Cambio cultural en la organización Estructura que incorpora roles y responsabilidades No es un proyecto puntual de reducción de gastos No implica una ruptura con los procesos y responsabilidades actuales No solo es un presupuesto base cero Mecanismo adicional de control de gastos (agregar funciones) Concepto
- 6. Estructura de la Matriz de Control Página 6 Viajes Capital Humano Alquileres Telecom T.I. PAQUETES DE GASTOS ENTIDADES Finanzas Comercial Operaciones T.I. Entidades Unidades de Negocio / agrupaciones de centros de costo. Paquetes de gastos Gastos que pertenecen a una misma categoría. Dueños y gestores de paquetes Encargados de definir reglas y metas que optimicen la gestión de gastos. Gerencia General
- 7. Página 7 ENTIDADES Finanzas Comercial Operaciones T.I. Gerencia General Dueño de paquete Gestor de paquete Posición jerárquica elevada Autoridad y soporte político Posición jerárquica intermedia Conocimiento técnico, capacidad analítica Roles del dueño y gestor de paquete Viajes Capital Humano Alquileres Telecom T.I. PAQUETES DE GASTOS
- 8. Proceso de presupuestación Página 8 Presupuesto Año N+1 Habitualmente se presupuesta: ► Tomando el presupuesto del año anterior. ► Añadiendo un % de incremento (inflación). Presupuesto Año N
- 9. Página 9 Controlar las desviaciones en el presupuesto y establecer acciones correctivas Definir reglas, “drivers” y metas de gasto que guíen la elaboración del presupuesto Definir y aprobar el presupuesto anual conforme a las reglas definidas Establecer reglas, “drivers” y metas de gastos Elaborar el presupuesto Controlar la ejecución del presupuesto Se incorporan mecanismos adicionales de control de gastos en cada proceso Procesos de optimización y control de gastos
- 10. Procesos de optimización y control de gastos Página 10 Definen políticas, “drivers” y metas a cumplir para los paquetes de gastos. Establecer reglas, “drivers” y metas de gastos Elaborar el presupuesto Controlar la ejecución del presupuesto Procesos Control adicional ENTIDADES Finanzas Comercial Operaciones T.I. Gerencia General Viajes Capital Humano Alquileres Telecom T.I. PAQUETES DE GASTOS Dueños y gestores de paquetes
- 11. Página 11 Establecer reglas, “drivers” y metas de gastos Elaborar el presupuesto Controlar la ejecución del presupuesto Procesos Procesos de optimización y control de gastos Revisan presupuesto por paquetes. Si no se cumplan las reglas definidas, solicitan a los dueños de entidades la modificación del presupuesto. Control adicional ENTIDADES Finanzas Comercial Operaciones T.I. Gerencia General Viajes Capital Humano Alquileres Telecom T.I. PAQUETES DE GASTOS Dueños y gestores de paquetes
- 12. Página 12 Establecer reglas, “drivers” y metas de gastos Elaborar el presupuesto Controlar la ejecución del presupuesto Procesos Área de Finanzas Dueños y gestores de paquetes Revisan y analizan las desviaciones por paquetes. Solicitan justificaciones a los dueños de entidades y CECOS. Emite reportes mensuales de ejecución del presupuesto y proyecciones. Dueños de entidades Con el apoyo del gestor de paquete, definen planes de acción para corregir desviaciones. Área de Finanzas Consolida la información de los planes de acción para elaborar nuevo “rolling”. Comité mensual de Control Matricial Dueños/gestores de paquetes y dueños de entidades exponen desviaciones y planes de acción. Procesos de optimización y control de gastos Control adicional ENTIDADES Finanzas Comercial Operaciones T.I. Gerencia General Viajes Capital Humano Alquileres Telecom T.I. PAQUETES DE GASTOS
- 13. Procesos de optimización y control de gastos Página 13 ► Cultura de control de gastos. ► Retroalimentación de buenas prácticas. ► Ahorros sostenibles. Establecer reglas, “drivers” y metas de gastos Elaborar el presupuesto Controlar la ejecución del presupuesto Procesos Procesos
- 14. Fuentes de ahorros por paquetes Página 14 Medidas Definición Corregir errores o eliminar gastos no prioritarios o innecesarios. Definir políticas de gastos de aplicación inmediata. Comparar gastos de unidades similares para identificar buenas prácticas replicables. Justificar detalladamente la necesidad de todos los conceptos a gastar, sin tomar en cuenta el histórico. Revisar contratos con proveedores para encontrar opciones más económicas. Revisión detallada del presupuesto Reglas Comparaciones internas Base cero Análisis de contratos
- 15. Página 15 • Eliminar presupuesto de movilidad para centros de costo que no tienen personal asignado. • Retirar del presupuesto el gasto en vigilancia del inmueble que se vendió en el primer trimestre. Fuentes de ahorros por paquetes Medidas Ejemplos Revisión detallada del presupuesto Reglas Comparaciones internas Base cero Análisis de contratos
- 16. Fuentes de ahorros por paquetes Página 16 Medidas Ejemplos • Los pasajes deben adquirirse con anticipación mínima de 2 semanas. • Los traslados en taxi desde la oficina se permiten después de las 9 pm y deben ser aprobados por el Gerente del área. Revisión detallada del presupuesto Reglas Comparaciones internas Base cero Análisis de contratos
- 17. Página 17 Ejemplo ilustrativo: gasto anual en atenciones al personal Driver = S/. persona Meta Gasto anual (S/. / empleado) Fuentes de ahorros por paquetes Medidas Ejemplos Revisión detallada del presupuesto Reglas Comparaciones internas Base cero Análisis de contratos
- 18. Página 18 Ejemplo ilustrativo: gasto anual en pasajes Presupuesto anual en pasajes N° viajes a Trujillo N° viajes a Piura N° viajes a Chiclayo Costo estimado por pasaje Costo estimado por pasaje Costo estimado por pasaje N° trabajadores que viajarán N° trabajadores que viajarán N° trabajadores que viajarán Total anual Trujillo Total anual Chiclayo Total anual Piura Fuentes de ahorros por paquetes Medidas Ejemplos Revisión detallada del presupuesto Reglas Comparaciones internas Base cero Análisis de contratos
- 19. Fuentes de ahorros por paquetes Página 19 Medidas Ejemplos Revisión detallada del presupuesto Reglas Comparaciones internas Base cero Análisis de contratos • Realizar nueva licitación para consolidar servicios de varias regiones en un solo proveedor. • Cambiar la frecuencia de mantenimiento preventivo de los equipos de 15 a 23 días.
- 20. Página 20 Ciclo de madurez en la aplicación de ahorros Ejemplos: Rotación de gestores de paquetes. Evaluar esquemas de “hosting” basados en la nube. Fuentes de ahorros por paquetes Medidas Revisión detallada del presupuesto Reglas Comparaciones internas Base cero Análisis de contratos Racionalizar Mejorar Innovar Ejemplo: Comparar bolsas de minutos de telefonía móvil. Ejemplo: Revisar esquema de distribución de costos de servicios de TI.
- 21. Diagnóstico del modelo de presupuesto 2 – 4 semanas 1 Página 21 Diseño del modelo matricial de gastos 10 – 16 semanas Ciclos semanales Despliegue del nuevo presupuesto 10 - 20 semanas 2 3 4 Acompañamiento en la ejecución del presupuesto Actividades principales ► Entendimiento del modelo de presupuesto y control: ► “Drivers”. ► Organización y personas. ► Procesos. ► Tecnología. ► Definición de las bases del futuro modelo: ► Paquetes de gastos. ► Entidades. ► Capacitación a dueños y gestores de paquetes. ► Definición de: ► Directrices de presupuesto, variables y metas de ahorro. ► Requerimiento funcional del software de soporte al presupuesto matricial. ► Flujos de procesos. ► Formatos de reportes de seguimiento y control. ► Cronogramas de implementación de ahorros. ► Asistencia en: ► Evaluación de desviaciones. ► Revisión de planes de acción. ► Creación de reportes para la Alta Gerencia. ► Acompañamiento en las reuniones de seguimiento. ► Acompañamiento en la creación del presupuesto. ► Revisión de los presupuestos preliminares. ► Facilitación de reuniones entre dueños de paquetes y entidades. ► Asistencia en la revisión y consolidación del presupuesto. Enfoque metodológico EY
- 22. Mejora del control en la elaboración del presupuesto ► Reglas uniformes y “drivers” que guían la elaboración del presupuesto. Página 22 Ahorros y cambio cultural ► Ahorros entre 5-10%. ► Cultura con mayor foco en control y ahorro de gastos. Mejora del control en la ejecución del presupuesto ► Mayor visibilidad sobre la ejecución de los gastos. ► Identificación y control de desviaciones. Beneficios
- 24. Página 24 4 2 1 Contar con apoyo de la Alta Dirección 5 Se obtienen mejores resultados con operaciones / unidades similares Gestionar el cambio en especial con los responsables de paquetes. Dotar de continuidad a las reuniones mensuales de seguimiento Incorporar los resultados de los paquetes a las evaluaciones de desempeño 3 Consejos para ejecutar un proyecto de Matriz de Control
- 25. Matriz de Control de Gastos Una nueva solución para mejorar la rentabilidad de su negocio Diciembre 2014
Notas del editor
- #3: The Input area of the Beam is a shape with a picture fill. To change this, ensure you have the image you wish to use (ideally a .jpg or a .png file) in an accessible folder. The image should have a ratio of 1:1 to ensure it does not appear distorted. When choosing an Input image, follow the principles on The Branding Zone. Customize the Input area of the Beam as described below. In the View tab, click Slide Master from the Presentation Views group. Right-click on the Input graphic and select Format Picture. From the Fill menu, select Picture or texture fill and click Insert from file. Navigate to the folder containing the image you wish to insert in the Input area. Highlight the image and click Insert. You can now preview the image before continuing. If you are happy with how it looks, click OK to continue. Otherwise, repeat the process until you are happy with your selected image. To exit from Slide Master View, click Normal from the Presentation Views group in the View tab. The change you made to the Input graphic should now be visible on the slide.
- #26: The Input area of the Beam is a shape with a picture fill. To change this, ensure you have the image you wish to use (ideally a .jpg or a .png file) in an accessible folder. The image should have a ratio of 1:1 to ensure it does not appear distorted. When choosing an Input image, follow the principles on The Branding Zone. Customize the Input area of the Beam as described below. In the View tab, click Slide Master from the Presentation Views group. Right-click on the Input graphic and select Format Picture. From the Fill menu, select Picture or texture fill and click Insert from file. Navigate to the folder containing the image you wish to insert in the Input area. Highlight the image and click Insert. You can now preview the image before continuing. If you are happy with how it looks, click OK to continue. Otherwise, repeat the process until you are happy with your selected image. To exit from Slide Master View, click Normal from the Presentation Views group in the View tab. The change you made to the Input graphic should now be visible on the slide.