Memorandum diapositivas
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Este documento describe los tipos de memorándum, sus partes, formatos y usos. Explica que los memorandums son documentos internos que se usan para comunicar información breve dentro de una organización. Describe cuatro formatos comunes de memorandums y especifica que los memorandums múltiples se usan para informar a varios destinatarios simultáneamente.
Memorandum diapositivas
- 1. LENGUAJE CONTABILIDAD PRIMERO “C”
- 3. • Según admite la Real Academia Española (RAE) un memorándum es, en su aceptación básica, un informe donde se expone algo que debe ser tenido en cuenta para un determinado asunto o acción. También puede ser un cuaderno o anotador donde se apuntan las cosas que un individuo debe recordar.
- 4. ¿Para que se elaboran los memorandos?
- 5. AREA DE CIRCULACION DENTRO DE UNA DEPENDENCIA EL MEMORANDUM ES ESTABLECIENDO UN DOCUMENTO COMUNICACIÓN EN DOS INTERNO PLANOS ENTRE ELLAS
- 6. La tienen todos los miembros o servidores de una entidad, sin distinción de ninguna clase.
- 8. OTRAS CARACTERISTICAS Se redacta en tercera persona Se refiere por completo al tema planteado(es especifico-exacto) No usa rodeos de palabras Las oraciones son directas ,claras y cortas No llevan saludo ni despedida Es un medio de comunicación que da a conocer asuntos breves o extensos según el modelo
- 10. 1. Lugar y fecha Arequipa, 02 de Julio del 2012 2. Código MEMORANDUM Nº117-12-DIP
- 11. 3. Destinatario Señor: VICENTE VARGAS PALOMINO Jefe de la Unidad de Planificación 4. Asunto Asunto: Último plazo entrega Plan Educativo ____________________________________________________________ ______
- 12. 5. Texto Considerando que hasta este momento usted no ha cumplido con enviar a esta división el Plan Educativo del tercer trimestre le doy un último plazo de dos días para remitirlo, a partir de la fecha; en su defecto, me veré obligado de comunicar esta irregularidad a la dirección.
- 13. 6. Antefirma, firma y postfirma Atentamente, ….…………………………………… ING. JUAN SOTO ESCOBAR Jefe DIV. PROGRAMACIÓN 7. «Con copia», pie de pagina c.c. Archivo JSE/jhq
- 14. Arequipa, 02 de Julio del 2012 MEMORANDUM Nº117-83-DIP Señor: VICENTE VARGAS PALOMINO Jefe de la Unidad de Planificación Asunto: Último plazo entrega Plan Educativo Considerando que hasta este momento usted no ha cumplido con enviar a esta división el Plan Educativo del tercer trimestre le doy un último plazo de dos días para remitirlo, a partir de la fecha; en su defecto, me veré obligado de comunicar esta irregularidad a la dirección. Atentamente, ING. JUAN SOTO ESCOBA Jefe DIV. PROGRAMACIÓN c.c Archivo JSE/kjg
- 15. Partes Complementarias Membrete Nombre del año Destinador Referencia Sello obligatorio Anexo «Año de la Integración Nacional y El Reconocimiento de Nuestra Diversidad»
- 16. Redacción del texto Formula de Apertura: que viene a ser una fase directa, concisa con la que se inicia la redacción del texto del memorándum. Por ejemplo, la frase “sírvase…” “Sírvase a comunicar a esta Dirección el récord de asistencia del Sr. Alain Tapia Aguilar, correspondiente a la semana que acaba de fenecer”.
- 17. apertura. El memorando Existen muchas formula de dirigido al subalterno generalmente empieza la redacción del texto con las formulas: “Sírvase…” (Como en el caso anterior) y “Comunico a Ud.…”, como en el siguiente: “Comunico a Ud. Que esta Jefatura ha visto por conveniente disponer su incorporación al equipo de trabajo que esta culminando el estudio sobre “El Desarrollo de la Vivienda en Ayacucho”, motivo por el cual estimaré integrarse en el acto al referido equipo”.
- 18. Mientras que los memorandos que se envían al superior o a servidores del mismo nivel, comienzan con la frase: “Por el presente…” “Por el presente, me dirijo a Ud. A fin de solicitarle permiso por tres días a partir de lunes 15 de los corrientes, por tener la urgente necesidad de viajar a la ciudad de Barranca”.
- 19. “Me dirijo a Ud.…” “Me dirijo a Ud. Con el objeto de comunicarle que el día de mañana, a las 17 horas, en la Sala de Profesores, se llevara a cabo una reunión para discutir la celebración de la semana Jubilar del plantel, razón por la que invoco su gentil asistencia”.
- 20. Exposición: que desarrolla el asunto que motiva el memorándum en forma breve, precisa y directa, sin eufemismos ni rodeos. Importante: El texto del memorándum no tiene “párrafo de cierre”.
- 22. Memorándum en formato A: Memorándum en formato B: ---,----------------- ---,----------------- ------------------------- ------------------------- Señor : Al : Asunto : Asunto : __________________________________________ ______________________________________________ __ -------------------------------------------------------------------------------- -------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------- -------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------- ---------------------------------------- -----------, ------------------- -----------, ---------- ------------------- -----/--------- ---------- -----/---------
- 23. Memorándum en formato C: Memorándum en formato D: ----------------------------------- ------------------------------- A : Al : De : Del : Asunto : Asunto : Fecha : Fecha : _______________________________________________ ___________________________________________________ ____ ---------------------------------------------------------------------------------------- -------------------------------------------------------------------------------- ---------------------------------------------------------------------------------------- -------------------------------------------------------------------------------- ---------------------- -------------------------------------- ---------------------, --------------, - ------------------ ------------------- ---------- ---------- -----/--------- -----/---------
- 24. Clases
- 25. Memorándum Simple Usos En general para informar asuntos diversos de trabajo a un solo destinatario
- 26. Enlace
- 27. Características Comparte las características con el oficio simple, pero con la diferencia que en el código lleva la palabra “memorándum” como nombre del documento
- 28. Estructuración según formatos En la administración publica , los formatos más empleados para redactar memorandos son cuatro, los que se diferencian por la manera peculiar que tienen de ofrecer las partes del encabezamiento
- 29. Formato A
- 31. Formato B
- 33. Formato C
- 35. Formato D
- 38. MEMORANDUM MULTIPLE USOS Se usa para hacer conocer disposiciones o cualquier otra información en forma simultanea a varios destinatarios. ENLACE Dentro de una dependencia, vincula al jefe con sus subordinados. Entre dependencias, une al jefe de una dependencia con a los de inferiores , y al jefe de una con a los de otras de igual jerarquía:
- 39. CARACTERISTICAS Tiene las mismas características que posee el oficio múltiple , con la diferencia que emplea «memorándum simple» como nombre del documento. ESTRUCTURACION SEGÚN FORMATOS Se estructura teniendo en cuenta los mismos formatos existentes para la redacción de memorandos simples.
- 40. Memorándum en formato A Señor: Asunto:
- 41. Arequipa, 05 e julio del 2012 Memorándum múltiple n° 087-83-MA/DGA Señor: Asunto: Uso uniforme de las comunicaciones escritas. Siendo norma en el Ministerio de Agricultura el uso uniforme de las comunicaciones escritas, hago notar a Ud. que los documentos elaborados por la Dirección Regional a su cargo , no están redactados conforme con las disposiciones impartidas. Motivo por el cual agradeceré a Ud. Tenga a bien instruir al personal de la Dirección Regional que dirige sobre las normas proporcionadas en el Manual de Instrucción N° 001-83-MA/DGA. Atentamente, Ing. MARCIAL GANOZA BORJA Director General de Administración DISTRIBUCION: Direcciones Regionales(16) Archivo. MGB/ljy
- 42. Memorándum en formato B Memorándum en formato B Al: Asunto:
- 43. Arequipa, 05 de julio del 2012 MEMORANDUM MULTIPLE N° 029-83-DZT Al : Asunto : Restricción licencias y permisos En vista de haber observado desajustes en el cumplimiento de las acciones encomendadas a esta Dirección , comunico a Ud. Que , de hoy en adelante , las licencias y permisos al personal se limitaran a los estrictamente necesarios justificados mediante documentos probatorios. Atentamente, Dr. SMUEL MENDOZA PINO Director Zonal DISTRIBUCION Jefaturas(05) Archivo SMP/lta.
- 44. Memorándum en formato C A: Asunto: Fecha:
- 45. MEMORANDUM MULTIPLE N° 109-83-VC-7271 A: Asunto :Coordinación colecta publica Fecha:05 de julio del 2012 Habiéndose programado una colecta publica en pro de la reforestación del cerro «La Picota», ruego a Ud. Coordinar con el Sr. Fidel Godoy Leguía la realización de la mencionada actividad para el 27 del mes en curso. Atentamente, HUMBERTO LAZARTE PECHO Jefe de Personal DISTRIBUCION: Sres.: Juan Paiva Tueros Consuelo Cabrera Delzo Julia Arteaga Solorzano Archivo HLP/hfs
- 46. Memorándum en formato D Al: Del: Asunto: Fecha:
- 47. MEMORANDUM MULTIPLE N° 098-83-R Al: Del: Rector Asunto: Prohibición traslado documentos Fecha: 05 de julio del 2012 Hago saber a Ud. Que a partir de la fecha , queda terminantemente prohibido trasladar a domicilio cualquier documento de la institución , por ser considerado patrimonio de la Universidad , salvo en casos debidamente justificados previa autorización del jefe de la dependencia respectiva. Sírvase informar la presente disposición al personal a su cargo. Atentamente Ing. JOSE ENRIQUEZ PAULET Rector DISTRIBUCION: Vicerrectorado Direcciones Universitarias (08) Direcciones de Programa(13) Jefaturas de Departamento(12) Archivo JEP/gti
- 48. El “destinatario” del memorándum Esta compuesto por los siguientes elementos: a) El tratamiento “señor” a los términos “A” o “Al”, según los formatos que se empleen, seguido de dos puntos; y b) La identificación de la persona a quien nos dirigimos . (esta identificación se efectúa de la misma manera que se singulariza el “destinatario” del oficio, pero sin mencionar la sede de la institución donde presta servicios la persona a quien nos dirigimos)
- 49. Observaciones: a) El “destinatario” del memorándum no especifica la sede en referencia, por que se sobrentiende que dicha sede es la misma localidad donde labora el remitente. b) La inclusión de la sede procede únicamente si el memorándum va ser remitido de un lugar a otro. c) Se suele simplificar el destinatario del memorándum con la sola mención del cargo de la persona .
- 50. APLICANDO TECNOLOGIA PARA LA REDACCION DE UN MEMORANDUM
- 51. • Correo electrónico o E-mail: es un mensaje enviado por un usuario a otro Originalmente diseñado como una manera de comunicarse informal y personal. Sin embargo, ahora se usa ampliamente en los negocios. Para uso en los negocios el e-mail no debe ser casual o informal. Utilizar e-mail requiere de un programa, dirección y acceso al Internet
- 52. • Para hacer más fácil la ASISTENTE PARA elaboración de memorandos, Microsof ELABORAR t Word incorpora un MEMORANDOS asistente que lleva a cabo esta labor según una secuencia de pasos, descargando plantillas siempre en cuando estés conectado a internet.
- 53. FORMATO DEL CORREO Es usado en las organizaciones ELECTRONICA E-MAIL comerciales. Debido a la facilidad de crear y la velocidad de envio los mensajes de correo electrónico han sustituido parcialmente los memos y la carta. en general la entrega de un mensaje de correo electrónico se lleva a cabo en cuestión de segundos, si el receptor esta en el mismo edificio o en cualquier parte del mundo
- 54. ENCABEZAMIENTO DEL CORREO ELECTRÓNICO – E-MAIL • TO:A quien se envía el mensaje. • SUBJECT: El asunto del mensaje. • C.c.: Nombre de la persona a quien se le va enviar copias. • FORWARD: Opción para enviar documentos, reportes adjuntos. • REPLY: Enviar a otra persona el correo que recibes
- 56. • Ejemplo • BA 324: E-mail • FECHA: Lunes 12/20/01 13:58 • A: Jane.Smith @ work.com • DE: John.Doe @ work.com • ASUNTO: Datos necesarios sobre los trabajadores temporales • Jane, • Por favor, conteste las siguientes preguntas sobre el uso de la ayuda temporal en su departamento. • Con sus ideas nos proponemos desarrollar una política que nos ayudarán a mejorar el proceso de elaboración de presupuestos, selección y contratación de temporeros. • 1.¿Cuál es el número medio de trabajadores temporales empleados de oficina en su departamento cada mes? • 2.¿Cuál es la duración media de la asignación de un trabajador temporal en su departamento? • 3.¿Qué habilidades específicas del trabajo son por lo general, buscan en sus temporales? • 4.¿Qué empresas de trabajo temporal están ahora utilizando? • Al responder antes del 20 de enero, tendrá una intervención directa en la nueva política, que vamos a desarrollar a finales de mes.Esta política de mejora le ayudará a llenar sus necesidades de empleo temporal más rápidamente y más eficientemente. • Gracias por su ayuda. • John Doe • Vicepresidente de Recursos Humanos • ext.1234 • ===========================================
- 57. • el programa de correo electrónico proporciona la fecha, Para, De y Asunto para que usted pueda llenar pulg • El Memorando de palabra no se utiliza en los correos electrónicos
- 58. 1.Mismo formato básico como un memorándum. Los correos electrónicos no debe ser mayor de 1 página. 2.En los correos electrónicos enviados a sólo una persona, incluye un saludo breve al principio consistente en nombre del receptor
- 59. 3.Poner fin a un correo electrónico con un cierre amable y su nombre completo. También es posible que desee incluir el título, el departamento y número de teléfono. Esto es especialmente importante si su dirección de correo electrónico no incluir su nombre completo 4.Nunca envíe un e-mail con una línea de asunto en blanco
- 60. Gracias…