MEP-Sema11-OficinaProyecfffffftosV08.ppt
- 1. Gestión de Proyectos Master en Evaluación de Proyectos ITBA – UCEMA Semana 11: Organización y Funciones de la Semana 11: Organización y Funciones de la Oficina de Proyectos Oficina de Proyectos
- 2. Oficina de Proyectos Organización y Funciones • Misión, Objetivos y Responsabilidades de la Oficina de Proyectos. Factores clave en el diseño. Variables a considerar. Etapas en el Diseño. • Ejemplo de Puesta en Marcha y documentación del Plan del Proyecto
- 3. Preocupación inicial • ¿Cómo implementar proyectos en mi organización del modo más efectivo?
- 4. Requerimientos Crecimiento de la práctica de la Gestión de Proyectos Necesidad de un método sistemático de implementación
- 5. La Oficina de Proyectos • Proveer servicios o consultoría interna en todos los aspectos que la Organización debe generar aptitudes en la implementación de sus proyectos
- 6. Estrategia Modelo 5 fuerzas de M.Porter Competen cia Mercado Amenaza Amenaza Sustitutos Poder de Negociación Nuevos Competidores Proveedores Clientes Poder de Negociación
- 7. Uso de Recursos / Costos Tiempo Concepción Desarrollo Implementación Cierre Ciclo de vida de Proyectos
- 8. Iniciación Planeamiento Control Ejecución Cierre Procesos en la Gestión de Proyectos
- 9. Recursos Humanos Comunicación Abastecimiento Riesgos Gerenciamiento de Proyectos Alcance Visión Integral Calidad Costos Tiempos Modelo PMI Modelo PMI Areas de Areas de Conocimiento Conocimiento
- 10. Procesos Procesos Areas de Areas de Conocimiento Conocimiento Iniciación Iniciación Planeamiento Planeamiento Ejecución Ejecución Seguimiento Seguimiento y Control y Control Cierre Cierre 1.- Integración 1.- Integración 2.- Alcance 2.- Alcance 3.- Tiempos 3.- Tiempos 4.- Costos 4.- Costos 5.- Calidad 5.- Calidad 6.- Recursos 6.- Recursos Humanos Humanos 7.- Comuni- 7.- Comuni- cación cación 8.- Riesgos 8.- Riesgos 9.- Aprovisio 9.- Aprovisio namiento namiento
- 11. Oficina de Proyectos MISION Proveer todo el apoyo necesario a los Gerentes de Proyecto en el lanzamiento, implementación y conclusión exitosa de todos sus emprendimientos Asegurar que los proyectos son ejecutados alineados con las estrategias de la organización y respetando los procedimientos establecidos Proveer visión sistémica y metodología
- 12. 1.-Concepción Generación 2.- Desarrollo Preliminar 3.- Planeamiento 4.- Programación 5.-Ejecución Monitoreo 6.- Cambios 7.- Cierre del Proyecto Generado internamente como iniciativa de la organización Iniciado por un cliente a través de un requerimiento La organización formaliza su intención Se relevan los requerimientos Project Charter Se construye la Estructura del Proyecto WBS Se desarrolla el Cronograma del Proyecto Se definen los recursos y su organización Se especifican materiales, equipos e instalaciones Se establece el Presupuesto Se calculan los riesgos Se contratan los recursos Se ejecuta el Plan Se monitorean los resultados Se introducen los cambios y modificaciones y mejoras necesarias Se cierran formalmente todos los documentos Se registran las lecciones aprendidas HOJA DE RUTA
- 13. Uso de Recursos / Costos Tiempo Concepción Desarrollo Implementación Cierre 1.-Concepción Generación 2.- Desarrollo 3.- Planeamiento 4.- Programación Riesgos 5.-Ejecución Monitoreo 6.- Cambios 7.- Cierre del Proyecto
- 14. Soporte a los Soporte a los equipos equipos Consultoría Consultoría Métodos y Métodos y Estándares Estándares Capacitación Capacitación Project Project Managers Managers
- 15. Beneficios Reconocimiento Mejora Rentabilidad Efectividad de Equipos Mejora en la Organización Cambio cultural Profesionalismo Herramientas Validadas
- 16. Soporte Administrativo • Complejidad en los canales de comunicación • Número de canales = n(n-1) / 2 • Grupo 20 personas = 20(20-1) / 2 = 190 Soporte a los Soporte a los equipos equipos Consultoría Consultoría Métodos y Métodos y Estándares Estándares Capacitación Capacitación Project Project Managers Managers
- 17. 2 2 D I V I S I Ó N E D U C A C I O N C O N T I N U A A d m in i s t r a c ió n d e P r o y e c t o s I n g P e d r o d e l C a m p o C a l i d a d C a l i d a d ¿ S e i d e n t if i c a n o p o r t u n i d a d e s d e m e j o r a ? 6 . ¿ S e p o n e n e n m a r c h a l a s m e d i d a s c o r r e c t i v a s c u a n d o s o n r e q u e r i d a s ? 5 . ¿ L o s s i s t e m a s d e o b t e n c i ó n d e i n f o r m a c i ó n d e c a l i d a d s o n p r e c i s o s ? 4 . ¿ S e c u m p l e n t o d a s la s l e y e s y r e g u la c i o n e s ? 3 . ¿ T o d o s l o s p r o d u c t o s o b t e n i d o s s o n a p t o s p a r a s u u s o p o r e l c li e n t e ? 2 . ¿ S e c u m p l e e l P l a n d e C a l i d a d d e l P r o y e c t o ? 1 . 5 m á x 4 3 2 1 m í n C o m p r o b a c i ó n N • Programación Proyectos • Actualización diagramas • Reportes de Progreso • Visibilidad Proyectos • Base de datos • Auditorías • Registro modificaciones • Operación Soft Project M anagem ent - Caso Productos Seleccionados S.A. 29 Id Nombre de tarea 1 1 Obtener especificaciones de Equipos 2 2 Definición de stock de P.T. 3 3 Selección de equipos 4 4 Compra de equipos 5 5 Instalación de equipos 6 6 Selección 7 7 Acondicionamiento 8 8 Obtener especificac. de Prod, M.P. Y Materiales 9 9 Definición de Stock para materia prima 10 10 Localizar y/o desarrollar proveedores 11 11 Seleccionar proveedores 12 12 Aprobar proveedores 13 13 Firma de contratos 14 14 Obtener especificaciones de procesos 15 15 Definición de perfiles 16 16 Búsqueda de personal 17 17 Selección de personal 18 18 Capacitación Recursos Humanos D L M M J V S D L M M J V S D L M M J V S may 25 '03 jun 1 '03 jun 8 '03 Soporte Administrativo Soporte Administrativo Soporte a los Soporte a los equipos equipos Consultoría Consultoría Métodos y Métodos y Estándares Estándares Capacitación Capacitación Project Project Managers Managers
- 18. Actividades semanales A realizar A realizar Con Atraso Con Atraso Críticas
- 19. Consultoría • Soporte desarrollo de propuestas procedimientos desarrollo para requerimientos de propuestas de trabajo revisiones de propuestas revisión desde el punto de vista externo fortalezas y debilidades Soporte a los Soporte a los equipos equipos Consultoría Consultoría Métodos y Métodos y Estándares Estándares Capacitación Capacitación Project Project Managers Managers
- 20. Consultoría • Asistencia en el lanzamiento • Disponibilidad ante eventualidades • Evaluación de riesgos • Recuperación de Proyectos
- 21. Consultores Estándar • Más de cinco años de experiencia • Expertos en: programación presupuestos asignación de recursos Senior • De diez a quince años de experiencia • Certificado Project Management Professional
- 23. Métodos y Estándares • Preparación procedimientos responsable equipo apoyo programación tareas aprobación divulgación Soporte a los Soporte a los equipos equipos Consultoría Consultoría Métodos y Métodos y Estándares Estándares Capacitación Capacitación Project Project Managers Managers
- 24. Procedimientos • Selección de Proyectos • Construcción Estructura de Trabajo • Cambios • Camino Crítico • Evaluación de Riesgos • Documentación apoyo
- 25. Recursos Humanos Comunicación Abastecimiento Riesgos MODELO Areas de Conocimiento Gerenciamiento de Proyectos Alcance Visión Integral Calidad Costos Tiempos Mejores Prácticas • Implementación y monitoreo • Actualizado en los últimos desarrollos PMI Universidades Literatura Simposios
- 26. Capacitación • Básico • Avanzado • Preparación para el examen de certificación PMI • Software • Visión General de Negocios Soporte a los Soporte a los equipos equipos Consultoría Consultoría Métodos y Métodos y Estándares Estándares Capacitación Capacitación Project Project Managers Managers
- 27. Project Managers • Identificar competencias requeridas • Identificar personas competentes • Asignar personas a proyectos • Incorporación de líderes de proyecto • Evaluar las capacidades project ......managers Soporte a los Soporte a los equipos equipos Consultoría Consultoría Métodos y Métodos y Estándares Estándares Capacitación Capacitación Project Project Managers Managers
- 28. Proyectos Virtuales Proyecto A Proyecto A Base Datos Proyecto A Project Manager Oficina Proyectos Base Datos Of Proyectos Otros Departamentos Sistemas Información Métodos Estándares Equipo A Equipo B Equipo C Sitios Remotos Sitio Central Sitios Remotos Sitio Central
- 29. • FACTORES CLAVE EN EL DISEÑO Tamaño de la Organización Resultados esperados Barreras a su implementación Características de la Organización que serán potenciadas con la creación de la oficina de proyectos Oficina de Proyectos
- 30. • VARIABLES A TENER EN CUENTA Contexto , tipo de organización y antecedentes Ubicación dentro de la Organización Cobertura de responsabilidades Origen del personal Tamaño del área Oficina de Proyectos
- 31. • VARIABLES A TENER EN CUENTA Alcance de las funciones de soporte desarrollo implementación Sistema de Información a mantener Alcance de la Ejecución Carácter de la Gestión de Cambio Oficina de Proyectos
- 32. Documentación del Proyecto Proyecto: P.M.O. Oficina de Proyectos
- 33. Area: Revisado : Project Management Sección MANUAL PROYECTOS Propuesta de Proyecto Project Charter Hoja 1 / 9 Propuesta Iniciada por Fecha Denominación Proyecto Gerencia General 2 mayo 2007 Oficina de Proyectos Líder de Proyecto Inicio proyecto Nro Gcia Proyectos inmediato P0723 Decisión autorización para Persona designada Fecha Firma 1.- Elaborar Plan Inicial 2.- Elaborar Plan Proyecto Gcia Proyectos 09-Feb-07 3.- Iniciar el Proyecto Grupo de Proyecto 28-May-07 Proyectos relacionados Nombre del Proyecto Nro Proyecto Referenci Proyecto(s) precedente(s) Gestión por Objetivos p0412 Proyecto(s) siguiente(s) Proyecto(s) alternativo(s)
- 34. Importancia del Proyecto Proveer todo el apoyo necesario a los Gerentes de Proyecto en el lanzamiento, implementación y conclusión exitosa de todos sus emprendimientos Asegurar que los proyectos son ejecutados alineados con las estrategias de la organización y respetando los procedimientos establecidos Proveer visión sistémica y metodología Necesidades del Negocio Concentrar los esfuerzos Aumentar la eficacia de la Gestión de Proyectos Estrategias Poner en marcha la Oficina de Proyectos en forma progresiva sin afectar los proyectos en curso Area: Revisado : Project Management Sección MANUAL PROYECTOS Plan del Proyecto Project Charter Hoja 3 / 9
- 35. Objetivo del Proyecto Producto Poner en marcha PMO Oficina de Proyectos Características del Producto del Proyecto Alcance Proveer servicio o consultoría interna en: Planeamiento y programación Monitoreo Preparación y administración de contratos Administración de Cambios Herramientas y métricas Gestión de documentación Monitoreo de activos Auditorías de Proyectos Area: Revisado : Project Management Sección MANUAL PROYECTOS Plan del Proyecto Project Charter Hoja 4 / 9
- 36. Requerimientos servicio de apoyo al producto Sistema Informático Software ´PMO Límites Toda la Organización Productos Entregables Plan de Comunicaciones Documentación de Proyectos Procedimientos de Gestión Procedimientos solicitud de servicios de PMO Area: Revisado : Project Management Sección MANUAL PROYECTOS Plan del Proyecto Project Charter Hoja 5 / 9
- 37. Criterios de Aceptación Políticas de la Organización Asunciones o Hipótesis Eficacia de la Nueva Función Aceptación por parte de todas las áreas que intervienen Restricciones No interferir la operación y controles actuales Area: Revisado : Project Management Sección MANUAL PROYECTOS Plan del Proyecto Project Charter Hoja 6 / 9
- 38. Roles y responsabilidades Ver Matriz de Responsabilidades Equipo de trabajo del proyecto Integrado por: Area: Revisado : Project Management Sección MANUAL PROYECTOS Plan del Proyecto Project Charter Hoja 7 / 9
- 39. Equipamiento e instalaciones asignadas - Equipamiento en operación - Oficina de Proyectos sector X Comunicaciones / Documentación / Informes - Plan de Comunicación - Documento Start up - Procedimientos - Informes de Avance Area: Revisado : Project Management Sección MANUAL PROYECTOS Plan del Proyecto Hoja 8 / 9
- 40. Riesgos del Proyecto • Falta de claridad en la Transición • Falta de coordinación en el Start up • Fallas en el Funcionamiento Area: Revisado : Project Management Sección MANUAL PROYECTOS Plan del Proyecto Project Charter Hoja 9 / 9
- 45. Procesamiento
- 46. Investigación 1999 – PMNetwork Ag 2001 University of Management and Technology in Arlington Nro de respuestas en % Personas full time OP 68 0 a 5 21.6 6 a 10 8.1 10 a 20 2.7 > 20
- 47. Investigación 1999 – PMNetwork Ag 2001 University of Management and Technology in Arlington INDUSTRIAS Construcción Transportes Productos Farmacéuticos Consultoría Comunicaciones Seguros Gobierno Manufactura Bancos / Servicios Financieros Información& Tecnología 0 5 10 15 20 25 30
- 48. Investigación 1999 – PMNetwork Ag 2001 University of Management and Technology in Arlington SERVICIOS OFICINA PROYECTOS Mantener un lugar para PM´s Mantenimiento herramientas PM Mantenimiento Project Web site Project Portfolio Management Soporte Administrativo Tracking Proyectos Entrenamiento Mentoring Consultoría Establecer Métodos y Estándares 0 10 20 30 40 50 60 70 80
- 49. Investigación 1999 – PMNetwork Ag 2001 University of Management and Technology in Arlington CONTRIBUCIONES PARA EL ÉXITO DE OP Y2K Requerimiento de Clientes Entrenamiento Lecciones Aprendidas Validación y negociación Project Managers Mejorar resultados de Proyectos Satisfacer los requerimientos de la Compañía Soporte a Alta Gerencia Profesionales competentes en la Oficina Proyectos 0 10 20 30 40 50 60
- 50. Visión Futura Presiones del Mercado Competencia Tecnología Estándares Calidad Factores Políticos Sociales Resultados Financieros Presiones Económicas Cuestiones Legales Preocupaciones Stockholders
- 51. Visión Futura Enfoques Organizacionales Tradicional •Pocos Proyectos •Rentabilidad de la Producción •Largos ciclos de vida •Organización funcional por islas Orientada a Producto Project Management •Proyectos generadores •de Ingresos •PM responsable de la rentabilidad •PM reconocido como profesión Orientada a Proyectos
- 52. Los 6 componentes de la Excelencia Educación & Educación & Entrenamiento Entrenamiento Cultura Cultura Integración Integración Procesos Procesos Comportamiento Comportamiento PM PM Apoyo de Apoyo de la Gerencia la Gerencia
- 53. Gestión de Proyectos Oportunidades Oportunidades Mejora Mejora Actualización Actualización Metodología Metodología Gestión Gestión Aceptación Aceptación Organización Organización Integración Integración Procesos Procesos Benchmarking Benchmarking Mejora Mejora Software Software •Lealtad Usuarios •Atraer nuevos adeptos •Desalentar métodos paralelos •mostrar beneficios •mostrar costos •Integrar procesos actuales •Integrar nuevos procesos •Industrias similares •Industrias no similares •nuevas ideas •nuevas aplicaciones •Actualización Interna •Adquisición