MLS cuestiones previas a la puesta en marcha
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Este documento detalla aspectos clave para la implementación de un sistema MLS en asociaciones inmobiliarias, abordando objetivos, gestión de exclusivas y políticas de colaboración. Se establecen recomendaciones para el registro de inmuebles, manejo de demandas de clientes y uso de marcas de agua en la publicación de propiedades. Además, se enfatiza la importancia de la comunicación y el posicionamiento web de la asociación para mejorar su proyección y efectividad en el mercado inmobiliario.
MLS cuestiones previas a la puesta en marcha
- 1. PANEL DE GESTIÓN MLS ASOCIACIONES INMOBILIARIAS CUESTIONES PREVIAS A LA PUESTA EN MARCHA DE UN SISTEMA MLS EN TU ZONA La presente comunicación quedan sujetos a confidencialidad entre Urbaniza S.A. y la asociación de Inmobiliarias, dirigiéndose exclusivamente como destinatario a éste último. Los datos son de exclusivo uso interno y queda prohibida su divulgación, copia, cesión, entrega, remisión o envío a terceros ajenos a la asociación de Inmobiliarias sin consentimiento previo y escrito de Urbaniza Interactiva S.A. Urbaniza interactiva S.A. A01306547
- 2. PREGUNTAS HABITUALES ¿Cuales son vuestros objetivos? … 4 Qué debe ser más exhaustivo: ¿MLS o Gestión propia? …. 5 ¿Todo en exclusiva o hay excepciones? ….. 6 Los datos de contacto de un inmueble en la web común deben ser… 7 ¿Qué hacer si se sospecha que hay quien trabaja sin exclusiva? O con exclusivas vendidas? ¿cómo demostrarlo? ….. 8 ¿Qué pasa cuando un comprador mío, al que he acompañado a una visita, acaba comprando con otra agencia el inmueble? …. 9 ¿Qué hacer con los inmuebles “Reservados”?¿Qué hacer con los inmuebles “Vendidos” / “Alquilados”? ….. 10 ¿Qué estado debe tener el inmueble cuando expira el contrato de exclusiva? …. 11 ¿Qué datos se usan para controlar la no duplicidad de inmuebles? ….. 12 ¿Un inmueble puede estar activo sin gestiones de compraventa, alquiler, traspaso,..? …13 ¿Qué hacer con las demandas de los clientes? … 14 ¿Qué criterios se usan para definir zonas? ….. 15 ¿Qué criterios se usan para establecer la tipología de inmuebles? … 16 ¿Los asociados pueden publicar inmuebles captados por otros? …. 17 ¿Se permite el uso de marcas de agua en Fotos y Videos? ….. 18 Posicionamiento de la web de la asociación en la página …. 19 Plan de comunicación …. 20 Otras recomendaciones ….. 21 Contacto ….. 22 Urbaniza interactiva S.A. A01306547
- 3. INTRODUCCIÓN Desde 2007, nuestra empresa está ofreciendo soluciones tecnológicas a agrupaciones inmobiliarias que basan su funcionamiento en el sistema MLS. La base es la exclusiva múltiple compartida, que supone un mayor compromiso con el cliente vendedores y que permite a otras agencias colaboradores, representar a sus clientes compradores, en busca de una operación compartida, tanto en el proceso como en los honorarios. A lo largo de estos años se han recogido dudas y consultas que aparecen de forma frecuente en distintas agrupaciones de varias zonas de España. Las diferentes asociaciones han tomado decisiones al respeto que sirven al resto de nuevos entrantes a darse cuenta de la complejidad de organizar la colaboración, pero también de encontrar soluciones y comprobar el resultado. Este documento es susceptible de ser ampliado con nuevas preguntas; al final del documento encontraréis nuestro contacto por si queréis sugerir nuevas preguntas o aportar vuestra visión. César Villasante Ochoa Urbaniza interactiva S.A. A01306547
- 4. 1. ¿Cuales son vuestros objetivos? – Colaborar de forma reglada – Dignificar la profesión, desmarcarse de las malas prácticas, – Comunicar la forma de trabajo a la sociedad, – Captar más en exclusiva, – Vender más en menor plazo, – Incrementar la cuota de mercado, – Obtener y usar un sello de calidad, – Expansión a territorios de la provincia, – Mayor difusión y representación ante entidades y organismos públicos – Tener un portal web de referencia en la zona – Otros Recomendación Urbaniza: Hay que priorizarlos, siendo ambiciosos pero creciendo de forma escalonada. Lo ideal es que el núcleo de colaboración sea reducido y se fortalezcan los lazos entre los participantes, antes de dar el paso a crecer en número de agencias participantes. Hay que concienciar a los propios agentes, a los clientes (los existentes y los nuevos), de que la forma de trabajar se basa en la exclusiva y que conlleva mayor compromiso, derechos pero también obligaciones. Cuando se llegue a ese momento, que la normativa sea clara, consensuada y probada durante un plazo de tiempo entre todos los participantes iniciales, se podrá abrir el abanico de colaboradores. Urbaniza interactiva S.A. A01306547
- 5. 2. Dónde debe ser más exhaustivo el registro de datos de inmuebles – en la MLS o – en el sistema propio? Recomendación Urbaniza: Creemos que lo justo es aportar la información de manera inicial y original al sistema MLS; para que todos los colaboradores puedan tenerla desde el posible. Se trata de fomentar la colaboración en las gestiones, donde un agente es captador y el resto son vendedores. En el día a día de la MLS, se deben registrar las visitas a los inmuebles, propios o captados por otra agencia, indicar las reservas y las ventas y alquileres, para poder tener el histórico de los datos y consultar informes de actividad en el mercado local. Urbaniza interactiva S.A. A01306547
- 6. 3. ¿Todo en exclusiva o hay excepciones? – Producto bancario – Promociones de obra nueva – Alquileres – Inmuebles singulares o de propietarios que requieren confidencialidad Recomendación Urbaniza: Siempre que un inmueble esté en gestión de venta, debería ir con exclusiva. Si se da el caso excepcional de que el propietario, por su poder de negociación (bancos) no cede en los honorarios, se puede dar la excepción, pero siempre hay que intentar convencer de las ventajas del sistema y de la necesidad de los honorarios justos para poder compartir con la agencia vendedora. Urbaniza interactiva S.A. A01306547
- 7. 4. Los datos de contacto de un inmueble en la web común deben ser: – Los de la agencia captadora – Cualquiera menos los de la agencia captadora – Listado de oficinas asociadas – Una agencia de la zona, de forma rotatoria; criterios (ubicación, tipología inmueble,…? Recomendación Urbaniza: Lo más cómodo es que el captador sea quien reciba la solicitud de información del inmueble. Teóricamente lo justo es que sea justo lo contrario. La realidad marca la primera opción como más viable porque el resto suponen implicaciones que complican la selección (que una agencia tenga varias oficinas, más comerciales, esté especializada en un producto o cliente,…) Urbaniza interactiva S.A. A01306547
- 8. 5. ¿Qué hacer si se sospecha que hay quien trabaja sin exclusiva? O con exclusivas vendidas? ¿cómo demostrarlo? – El sistema custodia todas las exclusivas, la fechas de registro y la fechas de fin de mandato – El sistema permite que un usuario autorizado pueda revisarlas Recomendación Urbaniza: Las exclusivas se guardan de forma privada, sólo la agencia captadora puede tener acceso al documento cargado en el sistema, pero periódicamente se deben hacer comprobaciones, por parte de alguien designado por la Junta, para verificar el correcto cumplimiento de esa cuestión básica. Urbaniza interactiva S.A. A01306547
- 9. 6. ¿Qué pasa cuando un comprador mío, al que he acompañado a una visita, acaba comprando con otra agencia el inmueble? – El sistema registra las solicitudes de visitas a inmuebles captados por otra agencia, guardando la fechas de solicitud, de la visita, el inmueble y los datos de las agencias intervinientes – El sistema avisa si un mismo cliente ha realizado una visita previa al mismo inmueble Recomendación Urbaniza: Hay quien opina que si se ha hecho una visita, le corresponde parte de los honorarios cuando ese mismo cliente ha hecho la operación con otra agencia. El sistema lo que hace es registrar todas las peticiones, fechas y datos cliente (de forma privada) para que se demuestren los hechos cuando haya conflicto. Urbaniza interactiva S.A. A01306547
- 10. 7. ¿Qué hacer con los inmuebles “Reservados”? ¿Qué hacer con los inmuebles “Vendidos” / “Alquilados”? – Se pueden mostrar o no tanto en la MLS como en la web común – Se marcan con una imagen de “reservado” o “vendido” Recomendación Urbaniza: En el caso de reservados, seguir manteniéndolos activos en la MLS y en la web común, con la marca de Reservado. En el caso de vendidos, se pueden guardar datos para mostrar un listado de “últimas ventas” en la web común. Urbaniza interactiva S.A. A01306547
- 11. 8. ¿Qué estado debe tener el inmueble cuando expira el contrato de exclusiva? 15 y 7 días antes de la fecha fin de mandato, se envía al agente asignado al inmueble un email avisando de la próxima fecha de caducidad de la exclusiva. El agente puede modificar las fechas del contrato; si se trata de un nuevo contrato o renovación, se debe subir el contrato escaneado al programa, sustituyendo al anterior. Si la fecha fin de mandato se sobrepasa, el sistema puede obviarlo o modificar el estado del inmueble de forma automática, pasando a estar en “Desactivado/baja”. Se generaría una notificación del cambio de estado del inmueble a la agencia. Recomendación Urbaniza: Establecer que las exclusivas activas sean sólo las vigentes, para asegurar la calidad y actualización de la información . Renegociar con el propietario las condiciones y plazo de la exclusiva compartida y anotar la nueva fecha de vencimiento asociada a documento de exclusiva vigente. Urbaniza interactiva S.A. A01306547
- 12. 9. ¿Qué datos se usan para controlar la no duplicidad de inmuebles? Al dar de alta un inmueble, independientemente de la gestión, se solicitan los datos registrales, el Idufir o la referencia catastral , para evitar duplicidades. Se ha sugerido usar los datos catastrales, porque resultan más fáciles de obtener, en especial para alquileres. Recomendación Urbaniza: Al dar de alta el inmueble, añadir la dirección completa y algún dato identificativo de los posibles: datos registrales, referencia catastral o Idufir. Urbaniza interactiva S.A. A01306547
- 13. 10. ¿Un inmueble puede estar activo sin gestiones de compraventa, alquiler, traspaso,..? La cuestión es que si se da de alta un inmueble y puede estar si asociar ninguna gestión (compraventa, alquiler, traspaso, alquiler con opción a compra) o que cuando se finaliza una gestión, se debe mantener activa la propiedad. Recomendación Urbaniza: Cuando se tramita una gestión y ya no quedan otras gestiones activas (el ejemplo más claro es cuando un inmueble está en venta y se registra la venta, sin que esté además puesto en alquiler), se solicita al agente que desactive manualmente el inmueble, salvo que quiera añadir una nueva gestión (cuando se alquila pero se sigue queriendo mantener en venta). El sistema puede automatizar la baja inmediata del inmueble sin gestiones activas, pasando a estar en estado “tramitado”, pero lo hemos desestimado hasta ahora porque hay usuarios que quieren mantener temporalmente el inmueble en estado activo. Al registrar la finalización de una gestión, el sistema lo guarda para consultas posteriores, pudiendo desactivar el inmueble. En el caso de querer volver a gestionar la venta o alquiler del mismo inmueble, se aconseja crear uno nuevo, usando la herramienta “Duplicar” del sistema, con una nueva referencia. Urbaniza interactiva S.A. A01306547
- 14. 11. ¿Qué hacer con las demandas de los clientes? – No se comparten los datos de contacto de los clientes – Se comparte la información de las demandas, para conocer qué se solicita – En el panel hay informes para ver todas las demandas y filtrarlas por tipos, zonas,… – En la web común se puede mostrar un listado con las últimas demandas activas Recomendación Urbaniza: Dado que no se comparten datos de personas, se puede compartir el resto de información, en la MLS, para poder sacar informes de qué se pide en cada momento y zona. En la web se puede mostrar parte de esa información, con las últimas demandas, o “tenemos compradores interesados en estas zonas”, mostrando un listado de demandas recientes sobre inmuebles y ubicaciones (sin datos de las personas) Para asegurar la calidad y actualización de la información, se establece un periodo máximo de vigencia de las demandas de los clientes, que pueden renovarse en cualquier momento. Urbaniza interactiva S.A. A01306547
- 15. 12. ¿Qué criterios se usan para definir zonas? – Códigos Postales – Datos oficiales de cada Diputación/ Ayuntamiento – Uso habitual en la zona – Consenso entre participantes Recomendación Urbaniza: Las zonas consensuadas por los agentes de cada zona, que son las que entienden los clientes. Hay que indicar que esas zonas no tienen porqué coincidir con las que tienen otros portales o programas de gestión, pero siempre que esté geolocalizadas (latitud y longitud), se podrán exportar a otros entornos. Urbaniza interactiva S.A. A01306547
- 16. 13. ¿Qué criterios se usan para establecer la tipología de inmuebles? Recomendación Urbaniza: Lo idóneo es tener un listado corto de tipos de inmuebles, tratando de que se amolde al estandar (cuando lo haya); Luego puede haber subtipos o etiquetas que especifiquen los datos del inmueble. A la hora de exportar, se debe usar un listado de mínimos y se puede ampliar la información con subtipos o etiquetas, teniendo en cuenta que tiene que haber una relación entre emisor y receptor de los datos, a través de tablas de conversión. Urbaniza interactiva S.A. A01306547
- 17. 14. ¿Los asociados pueden publicar inmuebles captados por otros a. En su propia web? b. En su oficina / escaparate? c. En portales inmobiliarios? d. En anuncios en otros medios? Recomendación Urbaniza: Habitualmente en los estatutos se establece esa libertad de publicación, que debería hacerse extensible a cualquier medio. El problema surge con portales inmobiliarios que permiten duplicidades y el mismo inmueble se publica por varias agencias de forma simultánea. Nuestro módulo de exportación a portales permite a cada Asociación elegir si se pueden seleccionar inmuebles de otros. Cada asociación tiene parametrizadas varias opciones para poder personalizar estos aspectos y determinar qué y dónde se pueden publicar los inmuebles; usamos cuestionarios como este: Criterios (por orden de prioridad): o o o INMUEBLE Exclusividad: Con o sin exclusividad Gestión: Compraventa, Alquiler, Traspaso, Alquiler con opción a compra Marcas: Producto bancario / VPO/ Producto Propio EXCLUSIVA WEB PROPIA Todos / Gestión Alquiler Si No Todos / Gestión Traspaso Si No Todos / Gestión Alquiler Op Compra Si No Todos / Gestión Si Compraventa No Producto bancario Si No Producto PROPIO PUBLICACIÓN WEB PORTALES COMÚN Si No Urbaniza interactiva S.A. A01306547 RED ASOCIACIONES
- 18. 15. ¿Se permiten marcas de agua en Fotos y Videos? Es práctica habitual en portales inmobiliarios la inserción de marcas de agua en la que se muestre el nombre y/o logotipo del portal que publica la información del inmueble. Esta práctica es legítima en las webs propias y en soportes gestionados por la propia inmobiliaria, como la página de empresa en Facebook o el canal de empresa en Youtube. La cuestión es si se debe mantener la marca de agua con el nombre comercial y/o logotipo de la agencia captadora en soportes colectivos, como la web de la Asociación y en la propia MLS interna. Recomendación Urbaniza: En los medios colectivos, como la MLS y la Web de la Asociación, no deberían añadirse esas marcas, que identifican a la agencia inmobiliaria captadora. En el sistema MLS se permite la publicación de fichas de inmuebles de cualquier agencia en diferentes soportes, como escaparate, web propia, blog, en los envíos por email a clientes,… Por lo tanto, no tiene sentido publicar, entregar ni enviar información de una propiedad marcada por otra agencia, porque crea confusión en el comprador y además impide una correcta comercialización por parte de la agencia colaboradora. Urbaniza interactiva S.A. A01306547
- 19. 16. Posicionamiento de la web de la asociación: o Portal de viviendas en la zona o Espacio para la difusión de sus servicios y ventajas A clientes vendedores A clientes compradores A otras agencias inmobiliarias A la opinión pública, medios, instituciones o En una primera fase es importante crear marca, difundir las ventajas de trabajar con agencias asociadas o A medio plazo, se podría posicionar el producto, porque está muy concentrado en una zona y el volumen es grande Recomendación Urbaniza: A largo plazo la web común debe ser la referencia de la zona, pero a corto plazo es importante posicionar los objetivos, valores y misión de la asociación y de los asociados. El contenido que se pueda generar es esencial para ello; contenido local generado desde la propia web o sumando esfuerzos de los asociados desde sus propias webs y blogs. Cuando se consiga ese posicionamiento de “asesores inmobiliarios en” se podrá pasar a un posicionamiento más de producto “pisos en”. Urbaniza interactiva S.A. A01306547
- 20. 17. Plan de comunicación de la actividad: – Qué? – Cómo? – A quien? – Dónde? – Cuando? – Quien? Recomendación Urbaniza: Es importante que hay aun responsable de esta área que tenga la confianza del resto para difundir la visión y misión de la asociación. Según los objetivos marcados en el punto 1, se establece el público objetivo, se confeccionan los mensajes y se usan los canales apropiados para ello. Urbaniza interactiva S.A. A01306547
- 21. OTRAS RECOMENDACIONES • Reparto de tareas – • Más allá del cliente - • Evangelización desde el interior (personal de la empresa) al exterior (clientes, otras agencias) Disciplina – • Contar con los Comercios de la zona, medios de comunicación locales, para que so ayuden en la difusión de vuestros servicios Difusión de forma de trabajo y ventajas – • Designar responsables por áreas: Tecnología, Administraciones, Jurídico, Comunicación,… Registro de información: "HAZ DEL CAMBIO UN HÁBITO" Selección Proveedor por Diferenciación – Formación, – Soporte/Atención, – Plan Marketing, – Contrato (datos, propiedad web), – Independencia,… Urbaniza interactiva S.A. A01306547
- 22. URBANIZA INTERACTIVA S.A. • Desde el año 2.000, especializados en tecnología y marketing digital para el sector inmobiliario. www.urbanizainteractiva.com 902 180 654 CÉSAR VILLASANTE OCHOA cesar@urbaniza.com