Ode 4,5,11 y 12

Definición
O Estructuración de acciones y funciones,
asignación de jerarquías y
establecimiento de puestos para lograr los
objetivos determinados previamente, con
la máxima eficiencia y ahorro de recursos
humanos, materiales y económicos.

Introducción
O Proceso administrativo se establecen
reglas políticas y procedimientos, así
como funciones y acciones que se
realizarán y el tiempo.
O Se determinan los recursos económicos
que se han asignado para cada acción.
O Etapa final del aspecto teórico, mecánico
o estructural del proceso administrativo de
reuniones.

Principios de organización.
O Principio de especialización.
O La división limitada y concreta de acciones
por desarrollar rinde mayor eficiencia y
destreza.
O La especialización es útil cuando se tiene
conocimiento general del campo del que
forma parte dicha especialización.
O La especialización está limitada a la
capacidad de la naturaleza humana; se
podrán desperdiciar talentos si no se ponen
en donde mejor se desmpeñan.

Principio de unidad de
mando.
O Para cada función debe existir un solo
jefe.
O Ningun subordinado podrá cumplir su
trabajo si sobre una misma acción recibe
instrucciones de 2 o más personas o si
debe rendir informe a 2 o más personas.

Principio de equilibrio de
autoridad –responsabilidad.
O Cada nivel jerárquico se establece y
precisa el grado de responsabilidad de
sus acciones y, la autoridad
correspondiente.
O Ejercer la autoridad sin responsabilidad
trastorna gravemente la organización,
además de ser riesgoso delegar
responsabilidad sin la autoridad
correspondiente.
O La autoridad se ejerce de arriba hacia
abajo, la responsabilidad va en línea
ascendente.

Principio de equilibrio de
dirección-control.
O En cada grado de delegación se deben
establecer los controles adecuados para
asegurar la unidad de mando y de acciones.
O Responsabilidad y autoridad dependen de
capacidad de la persona, naturaleza de
acción o función.
O La autoridad se delega mientras que la
responsabilidad se comparte; deben existir
controles de dirección, a fin de corregir
errores, orientar acciones y, limitar
responsabilidad o reubicar al responsable.

Funciones, Reglas y
Técnicas.
O Durante la planeación se establecen objetivos
y plan general de trabajo, incluirá una serie de
acciones primarias. Estas están sujetas en
cada caso a una serie de factores.
O Importancia numérica de los asistentes a la
reunión.
O Programa general de trabajo, técnica, social y
de acompañantes.
O Recursos humanos disponibles.
O Recursos económicos.

Reglas sobre la división de
funciones.
O Cada organizador deberá aplicar sus mejores
criterios y conocimientos para elegir la regla que
mejor convenga.
O Escribir todas las funciones y acciones que el plan
general de trabajo contiene en relación a la reunión.
O Considerar cualquier otra acción o función que
probablemente no se incluya en el plan general de
trabajo.
O Ampliar dicha lista, de modo que se abarque las
funciones y acciones en los niveles jerárquicos
inferiores.
O Integrar de acuerdo a sus características, acciones y
funciones en grupos. Cuando su función lo amerite.
O Definir las funciones de forma sencilla, como
hospedaje, recepción, relaciones públicas,
promoción, registro.

Unidad de Organización.
O Las unidades de organización se forman de
acuerdo con las funciones que se
desarrollarán en cada línea básica.
O El trabajo que se debe realizar.
O Las personas específicas de que se debe
disponer.
O Los lugares en que dicho trabajo se debe
ejercer.
O Las unidades de organización se nombran,
normalmente, División, departamento,
sección, grupo-subgrupo y unidad-subunidad.

Organización lineal o
militar
O La autoridad y la responsabilidad
correlativa se transmiten integrantemente
por una sola línea para cada persona o
grupo. De quien da las ordenes a quien
las recibe.

Ventajas y desventajas
O Es sencilla y clara O Carece de flexibilidad
O No hay conflicto de O Se presta a la
autoridad, ni fuga de arbitrariedad
responsabilidades O Descansa en los hombres
O Facilita la rapidez de y no en las institución.
acción. O No estimula
O Cada jefe adquiere una especialización.
autoridad

Organización funcional o
de Taylor
O Esta basada en funciones, actividades o
especialidades de la autoridad
correspondiente.

Ventajas y desventajas
O Implica mayor capacidad O Hay un de definición de
de especialidad de los areas de responsabilidad
jefes y autoridad en acciones
O Mayor eficiencia comunes a varias
O Simplificación de trabajos
personas.
complejos y difíciles O Implica una fuerte
O Adaptación rápida
duplicidad de mando.
O Existe fuga de
responsabilidad
O Falta de disciplina y
conflictos.

Organización lineal y staff
O Permite aprovechar las ventajas de los
dos sistemas anteriores. Se conserva la
autoridad y responsabilidad, transmitida
por el jefe para cada función. Y de la
funcional proporciona asesoría y servicio
de técnicos a cuerpos especiales para
cada funcion.

La integración de un sistema de organización con
ejecutivos o secciones de staff se fundamenta
en las razones siguientes :
O Los jefes de línea no tienen la preparación
técnica o profesional especifica que requiere la
acción de la cual son responsables
O Aun cuando los jefes de línea tuviesen dichos
conocimientos, por limitaciones de tiempo y/o
ejercicio de otras actividades, no les es permitido
concentrar sus esfuerzos para dedicarse a la
acción encomendada

ORGANIGRAMAS. GRAFICA DE
ORGANIZACIÓN O CARTA DE
ORGANIZACIÓN

UTILIDAD DE LOS
ORGANIGRAMAS
O División de funciones o acciones.
O Niveles jerárquicos.
O Líneas de autoridad y responsabilidad.
O Canales formales de comunicación.
O La naturaleza lineal o de staff del
departamento.
O Los responsables de cada comité o
subcomité y sección y la relación.

Tipos de organigramas
O Claros y limitados.
O Incluir necesariamente los puestos de
responsabilidad directa.
O Contener los nombres de los comités.
O Deben representar el numero mas
limitado de los elementos de la
organización.

TIPOS DE
ORGANIGRAMAS
VENTAJAS DESVENTAJAS
* Mas utilizado en reuniones. A veces es necesario generar cartas u
organigramas individuales para para
todos los niveles subsecuentes.
* Fácil de entender y apreciar
visualmente.
* Establece la jerarquía de los
puestos.

Organigrama horizontal
Ventajas
•Sigue la forma general de la lectura.
• disminuye la triangulación.
•Indica mejor la magnitud de los niveles de autoridad formal.

Organigrama Circular

O Consiste en una serie de círculos que va marcando las
jerarquías, en el cual el centro es la autoridad máxima.

Ventajas.
O Señala adecuadamente la importancia de los niveles
jerárquicos.

Desventajas.
O Limita a la colocación que ocupa un solo ejecutivo de
acción.

Niveles Jerárquicos.
O La administración representa la obligación
de delegar autoridad y responsabilidad.

O El grado de autoridad y responsabilidad
que se delega en cada nivel determina el
nivel de jerarquía de cada puesto.

Centralización y
Descentralización.

O La problemática de este tema es el grado en que se
debe o no centralizar la autoridad y las
responsabilidades.

O LA ADMINISTRACION CENTRALIZADA, delega poco y
conserva el máximo control en los altos niveles, de
manera que reserva a éstos el mayor número de
decisiones.

O LA ADMINISTRACIÓN DESCENTRALIZADA, delega
el mayor número de decisiones y conserva sólo los
controles necesarios en los altos niveles.

Definición de Funciones y
Obligaciones.
O En la descripción del puesto se distingue lo siguiente:
a) El encabezado o título que debe tener.
b) La descripción general del puesto
c) Especificar el puesto.
Las especificaciones del puesto deben contener:
a) La habilidad.
b) El esfuerzo.
c) La responsabilidad.
d) Las condiciones de trabajo.

Manuales e Instructivos.

Siempre es recomendable elaborar manuales instructivos
de las responsabilidades, obligaciones y autoridad que el
personal ejerce en cada puesto.

Consideraciones Generales
O Al realizar un evento, se debe tener
en cuenta la publicidad, ya que es
el medio que generara el interés de
asistir al mismo.

O La publicidad es un factor
determinante en las metas de
asistencia.

O Para la publicidad de un evento se deben
responder las siguientes preguntas: ¿A
quien nos dirigimos?, ¿Qué medios son
los mas prácticos para nuestro mercado?
Y ¿Cuál es su costo?

Medios Internos.

O Estos medios son la
vía de
comunicación que
se utiliza dentro de
una asociación,
institución o
empresa.

Medios Externos.

O Son toda clase de
publicaciones
comerciales, que
subsisten por la
publicidad pagada.

 En cualquier publicidad que se piense hacer
se deben incluir las siguientes
recomendaciones:

 A) Integrar en el formato publicitario el logotipo y el lema de la reunión.
 B) Señalar claramente el lugar y fechas de la reunión.
 C) Indicar con precisión la dirección y el teléfono del comité organizador
para informes adicionales.
 D) Encontrar a un especialista creativo, para los efectos de imaginación,
creatividad y diseño.

 A veces, el presupuesto para la publicidad es
excesivamente limitado, por lo que se deben
considerar ciertos tipos de negociaciones a
fin de obtener un incremento en este renglón:

 A) Solicitar patrocinios
 B) intercambiar publicidad a través del reconocimiento público durante el
evento.

 Según el tipo de reunión que se vaya a
celebrar, se debe tener en cuenta la clase de
publicidad que se ha de realizar. La difusión
del evento a su debido tiempo, con
imaginación y creatividad, y con los medios
más adecuados, será una acción que formará
parte integral del programa de actividades de
una reunión.

 Secretaria de turismo a nivel nacional y/o
estatal.

Es importante dar atención y cortesía a los
funcionarios de dicha dependencia por su
apoyo y colaboración en el evento.

 Cartas de bienvenida
 Carteles y folletos de información turística
 Folletos SHELLS impresos sin textos
 Facilidades en los tramites aduanales y de migración
 Facilidades para la circulación de transito y estacionamiento
 Escolta y vigilancia especial
 Atención especial a visitas a museos, zonas arqueológicas y lugares de
interés turístico
 Facilidad para la autorización de rifas, sorteos, etc.
 Obtención de testimonios especiales
 Patrocinios o contribuciones materiales o económicas

 Existen diversas instituciones, asociaciones,
organismos, empresas y compañías del
sector privado que pueden tener un interés
especial en participar y colaborar.
 Sus apoyos y contribuciones obedecen a un
interés comercial o de imagen. Por lo que se
debe de aceptar la mención o el crédito
respectivo en la acción promocional ofrecida.

 Participan:

 Cámaras de comercio
 Asociaciones de restaurantes
 Cámaras industriales
 Bancos
 Entre otros

 Patrocinios de eventos sociales
 Apoyos publicitarios
 Patrocinios de materiales de la reunión: gafetes, portafolios, papelería
impresa
 Patrocinio de servicios: transportación, traslados, recesos de café,
eventos folklóricos, etc.
 Descuentos a los delegados participantes en tiendas, restaurantes,
clubes nocturnos, etc.

 Las limitaciones económicas que afronta un
OPR al realizar una reunión, sobre todo las
que se aplican a apoyos promocionales,
hacen necesario buscar externamente la
colaboración de instituciones públicas y
privadas. No debe descartarse la necesidad
de recurrir a estas organizaciones para
obtener tales beneficios.

Emergencias

Capitulo 12

ODE

 Se ha demostrado que en todo
tipo de reunión, existe la
posibilidad de una emergencia.

 Y la obligación esta en el OPR
prever las atenciones y trato que
en cada caso deben otorgarse
para evitar consecuencias
mayores.

Previsión
 Durante la etapa de la previsión
del proceso administrativo de
reuniones, el OPR debe prever las
atenciones de emergencias que
podrían presentarse en el
transcurso de la reunión.

 Inquietudes que deben tenerse en
cuenta:

 1.- Servicio medico.
 2.- Hospitales o sanatorios.
 3.- Servicios de ambulancias o paramédicos.
 4.- Servicio de seguridad de bomberos.
 5.- Servicio de seguridad publica.
 6.- Ministerio publico.
 7.- Representaciones consulares o diplomáticas.
 8.- Central de avisos de emergencias.
 9.- Información impresa.
 10.- Servicio de salvavidas.
 11.- Folleto de recomendaciones.
 12.- Coordinación con ejecutivos del hotel.

Principales Causas de
Emergencia
 A) Asfixia por atragantamiento

 B) Edad avanzada y problemas cardiovasculares
de los delegados participantes.

 C) Exceso en el consumo de bebidas
embriagantes, comidas, o en actividades que
exigen condiciones físicas fuera del alcance de la
persona.

 D) Estado mental y emocional

 E) Descuido en uso de cigarrillos y cerrillos.

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