Paso2_Sonia Espitia.docx
- 1. Unidad 1: Paso 2 - Elaborar las generalidades, planeación y Organización en la empresa Tostao Presentado por: Sonia Espitia Pineda 1033755083 Presentado a: Jaime Enrique Morales Fundamentos de Administración 100500_302 Universidad Nacional Abierta y a Distancia – UNAD Escuela de Ciencias Básicas, Tecnología e Ingeniería – ECBTI CEAD José Acevedo y Gómez Bogotá, D.C Marzo 2018
- 2. Objetivos General Comprender cuál es la importancia de la administración, la planeación y la organización en las empresas. Específicos Identificar cuál es el entorno general de las empresas. Conocer cuál es la importancia de la planeación empresarial. Conocer la importancia de las cinco fuerzas de Porter. Aprender la importancia de la organización en las empresas. Identificar como se clasifica la planeación empresarial.
- 3. 1. ¿De qué manera el análisis del entorno de la empresa ayuda a la administración a la toma de decisión? En la toma de decisiones en una empresa influyen diferentes factores ya sea directa o indirectamente y depende del entorno en que se den su complejidad, por esa razón es importante conocer bien ese entorno o ambiente para que las decisiones que se tomen sean acertadas y tener buenos resultados o por el contrario lleven a la bancarrota la empresa. Para los directivos de una empresa la toma de decisiones es una de las mayores responsabilidades ya que continuamente están decidiendo que debe hacerse, cuando y como debe hacerse. Las empresas se ven afectadas por los cambios de los entornos, los cambios pueden ser buenos o malos, es por tal razón que siempre que se realice una planeación dentro una empresa las estrategias deben estar bien desarrolladas para una mejora continua. El análisis del entorno de la empresa ayuda a la administración a la toma de decisiones porque permite detectar cuál es el origen del problema y a partir de ahí lo recomendable es analizar la información de forma lógica para identificar posibles problemas y oportunidades y no repetir errores del pasado por tomar decisiones equivocadas. En el entorno general de la empresa se pueden identificar 6 tipos de entornos o factores los cuales afeitan de manera directa a la empresa los cuales son: Factores económicos: hace referencia a Factores como la tasa de desempleo, la inflación, los tipos de interés los cuales condicionan los salarios que se van a pagar, el coste de un préstamo, la evolución de las ventas, etc. Factores tecnológicos: Los avances técnicos en maquinaria, electrónica, y especialmente en las nuevas tecnologías, hacen más fácil el trabajo de las empresas, reducen costes y abren nuevas oportunidades de negocio. Factores político-legales: se refieren a Normas legales sobre impuestos, contratación de trabajadores, especificaciones técnicas obligatorias... que hacen que la organización de la empresa se adapte para cumplirlas.
- 4. Factores demográficos: Edad de la población, distribución por sexos, nivel de ingresos... Todos estos factores influyen en la localización de la empresa y la adaptación de sus productos al mercado al que se dirigirán. Factores socioculturales: Estilo de vida, hábitos alimentarios, religión... son factores que condicionan el comportamiento de las personas y, en consecuencia, afectan a sus hábitos de consumo. Factores medioambientales: El daño causado al medio ambiente debido a la contaminación, al cambio cli - mático... supone un esfuerzo para las empresas para minimizar su impacto medioambiental y a la vez una oportunidad de nuevos negocios. Para que una empresa tenga una ventaja competitiva es importante que permanezca vigilante a los cambios que se producen en su entorno y ser ágil para alterar sus estrategias y planes cuando surge alguna dificultad y así responder a las amenazas del entorno antes de que se produzca un daño significativo. Además de todo lo anterior también es importante aplicar frecuentemente el análisis de las cinco fuerzas de Porter las cuales son un modelo estratégico que operan en el entorno inmediato de una organización, y afectan en la habilidad de esta para satisfacer a sus clientes, y obtener rentabilidad. Las cinco fuerzas de Porter son: 1. Poder de negociación de los Compradores o Clientes Si los usuarios son pocos, están muy bien organizados y se ponen de acuerdo en cuanto a los precios que están dispuestos a pagar se genera una amenaza para la empresa, ya que estos adquirirán la posibilidad de plantarse en un precio que les parezca oportuno pero que generalmente será menor al que la empresa estaría dispuesta a aceptar. Además, si existen muchos proveedores, los clientes aumentarán su capacidad de negociación ya que tienen más posibilidad de cambiar de proveedor de mayor y mejor calidad, por esto las cosas cambian para las empresas que le dan el poder de negociación a sus clientes de sus posiciones mecánicas con la finalidad de mejorar los servicios de una empresa.
- 5. 2. Poder de negociación de los Proveedores o Vendedores Este “poder de negociación” se refiere a una amenaza impuesta sobre la industria por parte de los proveedores, a causa del poder que estos disponen ya sea por su grado de concentración, por las características de los insumos que proveen, por el impacto de estos insumos en el costo de la industria, etc. La capacidad de negociar de los proveedores, se considera generalmente baja por ejemplo en cadenas de supermercados, que pueden optar por una gran cantidad de proveedores, en su mayoría indiferenciados. Algunos factores asociados a la segunda fuerza son: Cantidad de proveedores en la industria, Poder de decisión en el precio por parte del proveedor, Nivel de organización de los proveedores. 3. Amenaza de nuevos competidores entrantes Este punto se refiere a las barreras de entrada de nuevos productos/competidores. Cuanto más fácil sea entrar, mayor será la amenaza. O sea, que si se trata de montar un pequeño negocio será muy fácil la entrada de nuevos competidores al mercado. Porter identificó siete barreras de entradas que podrían usarse para crearle a la organización una ventaja competitiva: Economías de escala, Diferenciación del producto, Inversiones de capital, Desventaja en costes independientemente de la escala, Acceso a los canales de distribución, Política gubernamental, Barreras a la entrada. 4. Amenaza de productos sustitutos Como en el caso citado en la primera fuerza, las patentes farmacéuticas o tecnológicas muy difíciles de copiar, permiten fijar los precios en solitario y suponen normalmente alta rentabilidad. Por otro lado, mercados en los que existen muchos productos iguales o similares, suponen por lo general baja rentabilidad. Podemos citar, los siguientes factores: Propensión del comprador a sustituir, Precios relativos de los productos sustitutos, Coste o facilidad del comprador, Nivel percibido de diferenciación de producto o servicio, Disponibilidad de sustitutos cercanos y Suficientes proveedores. 5. Rivalidad entre los competidores Más que una fuerza, la rivalidad entre los competidores viene a ser el resultado de las cuatro anteriores. La rivalidad define la rentabilidad de un
- 6. sector: cuántos menos competidores se encuentren en un sector, normalmente será más rentable económicamente y viceversa. Porter identificó las siguientes barreras que podrían usarse: Gran número de competidores, Costos Fijos, Falta de Diferenciación, Competidores diversos y Barreras de salidas. 2. ¿Qué es la planeación? La planeación consiste en analizar una situación, establecer objetivos y definir las estrategias necesarias para alcanzar los objetivos propuestos. La planeación es importante para lograr el éxito ya que es la base de las demás funciones administrativas y permite reducir la incertidumbre y minimizar riesgos. La planeación es una herramienta que puede brindar múltiples beneficios si se utiliza en el momento y en la forma requerida. Planeación es la fijación de los objetivos, estrategias, políticas, programas, procedimientos y presupuestos; partiendo de una previsión, para que el organismo social cuente con las bases que se requieren encause correctamente las otras fases del proceso administrativo. La planeación se puede dividir en diferentes pasos como son: Análisis de la situación actual: debemos empezar por hacer un análisis externo que nos permite conocer cómo está la situación actual del entorno y de este modo detectar oportunidades y amenazas, y hacer un análisis interno el cual nos va permitir conocer el estado de la empresa para conocer sus debilidades y fortalezas. Establecer objetivos: con el análisis de la situación actual ya realizado nos disponemos a establecer los objetivos de la empresa según el análisis que hicimos al entorno externo y según los recursos que posea la empresa. Formular estrategias: como ya tenemos los objetivos establecidos ahora vamos a determinar las estrategias necesarias para lograr dichos objetivos para lo cual también debemos desarrollar planes de acción donde se especifiquen como se van a alcanzar los objetivos propuestos. La planeación representa el inicio y la base del proceso administrativo. Sin ésta lo que se realice en la organización, dirección y control no tiene razón
- 7. de ser, dado que funcionaría sin haber determinado los resultados que persigue todo organismo social y esto sería poner en peligro su futuro. La planeación determina qué quiere ser la empresa, dónde se va establecer, cuándo va a iniciar operaciones y cómo lo va a lograr. Estas palabras representan y deben tener las respuestas correctas para no poner en riesgo al grupo social en el futuro, que siempre es el enfoque de la planeación. La planeación es un proceso mediante el cual se investiga hacia donde se dirige la investigación, con qué recursos, siguiendo qué pasos, y en cuánto tiempo. Este proceso inicia con una pequeña inspección de los hechos presentes, pasados y una estimación del futuro, tomando en cuenta en ámbito interno y externo de la empresa, para que, con base en esos datos, se conozcan los antecedentes y los diferentes elementos que deberán tomarse en cuenta, antes de fijar los objetivos. La planeación también facilita: Fijar objetivos Atender a los cambios del entorno Desarrollar acciones flexibles Organizar mejor las áreas y los recursos de la empresa Controlar y evaluar mejor los resultados La planeación de clasifica dependiendo del nivel jerárquico en donde se realice, por ejemplo: si es a nivel organizacional (estratégica), si es a nivel funcional o departamental (táctica) y si es a nivel de operaciones (operacional). La Planeación estratégica: se conoce como el proceso que consiste en decidir sobre la misión, visión, valores, objetivos y estrategias de una organización, sobre los recursos que serán utilizados y las políticas generales que orientarán la adquisición y coordinación de tales recursos, considerando a la empresa como una entidad total, es un mediano y largo plazo. La Planeación táctica: Se determina en los mandos medios de la empresa que, dependiendo su tamaño, pueden ser gerencias o departamentos, tomando como base la planeación estratégica. Se establece generalmente a corto y mediano plazos. La planeación táctica traduce los planes estratégicos en otros específicos que son relevantes para una parte particular de la organización, como son las áreas funcionales de mercadotecnia, recursos humanos, finanzas o producción. Los planes tácticos se ocupan de las
- 8. principales acciones que una unidad debe llevar a cabo para cumplir en forma efectiva su parte del plan estratégico. La Planeación operativa: Trata básicamente la asignación previa de las tareas específicas que deben realizar las personas de cada una de sus unidades operativas. La planeación operativa detecta procesos y procedimientos específicos necesarios en los niveles más bajos de la empresa. En conclusión, los administradores de nivel inferior desarrollan planes para periodos cortos y se centran en tareas de rutina. 3. ¿Por qué es importante la organización en una empresa? La organización consiste en el diseño y fijación de las estructuras, procesos, funciones, responsabilidades, métodos y técnicas que ayudan a simplificar el trabajo, con el propósito de obtener la maximización de los recursos materiales, financieros, tecnológicos y humanos, para la realización de los fines que la empresa persigue. La organización permite establecer líneas de comunicación e interrelación de cada uno de los departamentos para poder especificar las necesidades que tiene la empresa. La organización es uno de los elementos más prestigiadas para los negocios, porque es el diseño, estructuras y procesos para obtener los objetivos y las estrategias, ser más eficientes, incrementando la productividad y disminuyendo los esfuerzos. La organización es un grupo de personas con una meta común, unidos por un conjunto de relaciones de responsabilidad-autoridad. Una de las responsabilidades de la administración es organizar los recursos de la empresa disponibles para realizar operaciones efectivas. Organización es agrupar, estructurar y ordenar con base en el tamaño y giro de la empresa, el trabajo, la departamentalización, la autoridad-responsabilidad, los equipos y grupos, para que se cumplan con eficacia y eficiencia los planes definidos. El término organización está compuesto por muchos elementos básicos como son: Estructura: Implica el establecimiento del marco fundamental en la que opera el grupo social, ya que establece la disposición y la afinidad
- 9. de las funciones, jerarquías y las actividades necesarias para lograr los objetivos planteados. Sistematización: Todas las actividades y recursos de la empresa deben de coordinarse racionalmente al fin de facilitar el trabajo y la eficiencia. Agrupación y asignación de actividades y responsabilidades: Este simplemente ayuda agrupando y asignando a favorecer la especialización. Jerarquía: Origina la necesidad de establecer niveles de autoridad y responsabilidad dentro de la empresa. Simplificación de funciones: establecer los métodos más sencillos para realizar trabajos de la mejor manera posible. La organización trae como resultado una estructura formal que debe considerarse como marco que integra todas las funciones de acuerdo con el modelo elegido por los dirigentes, el cual sugiere orden, arreglo lógico y relación armónica. Los lineamientos generales de la organización de una empresa les sugiere esa estructura, ubicando el marco dentro del cual las personas pueden trabajar motivadas y en forma efectiva. El proceso de organizar es básico para todos los tipos de empresas. Una vez formulados los objetivos y planes, la administración debe crear una manera ordenada de reunir recursos físicos y humanos efectivos para alcanzar las metas de la empresa. La organización es importante porque: Define la estructura correcta de las empresas. Determina los niveles jerárquicos indicados para el funcionamiento eficiente de sus integrantes. Elimina la duplicidad de funciones en la departamentalización. Es un medio para lograr lo planeado. Coordina la división del trabajo para que se dé un orden. Determina la estructura, para que las fases de dirección y control tengan bases confiables. Una buena organización permitirá a las empresas conseguir unos mejores resultados con los recursos disponibles, disminuyendo los costes y mejorando los plazos de ejecución de los proyectos. La comunicación ocupa un lugar en la importancia de la organización empresarial. Con los distintos
- 10. niveles de administración, los mensajes se confundirían al pasar de un área a otra, acarreando confusiones, incidencias o una nefasta atención al usuario. En la mayoría de las ocasiones podría originar las quejas de los clientes y la reducción de negocios y demandas. Existen principios fundamentales para establecer una buena organización, algunos de ellos son: Especialización: Este principio afirma que el trabajo de una persona debe limitarse, hasta donde sea posible, a la ejecución de una sola actividad. Unidad de mando: se debe establecer un centro de autoridad y decisión para cada función, asignándose un solo jefe y que los subordinados no deberán reportarse a más de un superior. Jerarquía: Es necesario establecer centros de autoridad de la que emane la comunicación necesaria para lograr los objetivos previstos. Del objetivo: Todas y cada una de las actividades establecidas deben relacionarse con los objetivos y propósitos de la empresa, es decir, la existencia de un puesto solo es justificable si sirve para alcanzar realmente los objetivos. Paridad de autoridad y responsabilidad: A cada grado de responsabilidad conferido, debe corresponder al grado de autoridad necesario para cumplir dicha responsabilidad. Difusión: las obligaciones de cada puesto deben publicarse y ponerse por escrito a disposición de todos aquellos miembros de la empresa que tengan relación con las mismas. Amplitud o tramo de control: Hay un límite en cuanto al número de subordinados que deben reportar a un ejecutivo, de tal manera que se puedan realizar las tareas eficientemente De la coordinación: todas las unidades de la organización deben tener un equilibrio. Continuidad: La estructura organizacional deben mantenerse, mejorarse y ajustarse a las condiciones del medio ambiente.
- 11. Conclusiones Es importante hacer un estudio de viabilidad, realizando un análisis en todos los entornos a la hora de crear una empresa para evitar que hayan pérdidas y fracasos en los negocios esto ayudara a que realmente se conozca la factibilidad de crear una empresa en determinado lugar y razón social. Hacer una buena planificación y entender el entorno que nos rodea nos permite conocer las debilidades y fortalezas a las que nos podemos ver enfrentados en cada uno de los entornos empresariales. La organización es la estructuración técnica de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social, con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos propuestos. El inicio de una empresa comienza con el análisis de los entornos empresariales porque permite detectar cuál es el origen del problema y a partir de ahí analizar la información de forma lógica para identificar posibles problemas y oportunidades, luego sigue la planificación la cual nos indica que es lo que vamos hacer y por ultimo está la etapa de la organización la cual nos indicara de qué forma lo haremos.
- 12. Referencias Bibliográficas Elísea, f. (12 de diciembre de 2011). Análisis del entorno. Recuperado de: https://www.slideshare.net/bajacamping/anlisis-del-entorno- 10568136 Cipriano, Luna González, Alfredo. Proceso administrativo, Grupo Editorial Patria, 2014. ProQuest Ebook Central, http://ebookcentral.proquest.com/lib/unadsp/detail.action?docID=322 8564 Cipriano, L. G. A. (2014). Proceso administrativo. Páginas 32-33. Editorial Larousse Grupo Patria. México, D.F. Recuperado de http://bibliotecavirtual.unad.edu.co:2077/lib/unadsp/reader.action?pp g=9&docID=11038651&tm=1481730690410 Gutiérrez, A. O. (2013). Fundamentos de Administración de Empresas. Páginas 46-49. Editorial Pirámide. Madrid, España. Recuperado de http://bibliotecavirtual.unad.edu.co:2077/lib/unadsp/reader.action?pp g=50&docID=11072839&tm=1480214983157 Cipriano, L. G. A. (2014). Proceso administrativo. Páginas 58-72. Editorial Larousse Grupo Patria. México, D.F. Recuperado de http://bibliotecavirtual.unad.edu.co:2077/lib/unadsp/reader.action?pp g=9&docID=11038651&tm=1481730690410 Cipriano, L. G. A. (2014). Proceso administrativo. Páginas 72- 91. Editorial Larousse Grupo Patria. México, D.F. Recuperado de http://bibliotecavirtual.unad.edu.co:2077/lib/unadsp/reader.action?pp g=9&docID=11038651&tm=1481730690410