Pgd cleiver
- 1. PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL CLEIVER GERMAN ROJAS RAMIREZ TECNÓLOGO EN GESTIÓN DOCUMENTAL 1096522 Centro Agroempresarial y Desarrollo Pecuario del Huila
- 2. SUJETOS OBLIGADOS La entidad pública Los organismos y entidades estatales independientes Las personas naturales y jurídicas publicas o privadas Cualquier persona natural y que desempeñe función pública
- 3. ¿QUÈ ES UN PROGRAMA DE GESTIÒN DOCUMENTAL? Es un instrumento archivístico que formula y documenta a corto y a mediano plazo la documentación de una entidad con el objeto de facilitar su utilización y conservación.
- 4. POLÌTICA DE GESTIÒN DOCUMENTAL Plan estratégico Plan de acción Plan institucional de archivo ( PINAR)
- 5. BENEFICIOS DEL PDG Reducir el volumen de documentos Administrar la información Cumplir con los requisitos legales Apoyar la transparencia Facilitar el acceso y disposición al público
- 6. PRERREQUISITOS PARA LA ELABORACION DEL PGD Designar la responsabilidad Contar con profesionales calificados Conformar asesores de alta dirección Establecer metodologías Definir estrategias Alinear el PGD Elaborar, aprobar, publicar e implementar los instrumentos archivísticos
- 7. ¿CON QUIÈNES INTERACTUA EL ÀREA DE ARCHIVO PARA LA ELABORACION DEL PDG? Área de gestión de calidad Oficina jurídica Oficina de gestión de la calidad Área de talento humano Área de gestión ambiental Área de comunicaciones Alta dirección Área de planeación Oficina de control interno
- 8. ELABORACIÒN Y PUBLICACION DEL PDG
- 9. ELEMENTOS DEL PGD Obedecen a una Estructura Caratula Cuerpo y contenido Aspectos Generales a) Introducción b) Alcance c) Público dirigido d) Requerimientos para el PGD 1. Normativos 2. Económico 3. Administrativos 4. Tecnológicos 5. Gestión del cambio
- 11. FASES DE IMPLEMENTACIÓN DEL PGD La implementación y seguimiento del PGD debe establecerse a corto, mediano y largo plazo, y está bajo la responsabilidad del área de archivo de la entidad en coordinación con la oficina de control Interno. Las fases son las siguientes del PGD. Fase de Elaboración Fase de Ejecución y Puesta en Marcha Fase de Seguimiento Fase de Mejora
- 12. PROGRAMAS ESPECIFICOS Los Programas Específicos tienen como propósito orientar a las entidades que lo requieran, en aspectos especiales relacionados con el tratamiento de los tipos de información y documentos físicos y electrónicos, así como los sistemas, medios y controles asociados a su gestión. Cada entidad podrá adoptar los programas que considere, de acuerdo con sus propias necesidades o requerimientos. Es importante establecer un marco metodológico para la elaboración de los programas y que incluyan como mínimo: propósito, objetivos, justificación, alcance, beneficios, lineamientos, metodología, recursos, cronograma, responsables, entre otros.
- 13. ARMONIZACIÒN CON PLANES Y SISTEMAS DE GESTIÒN DE LA ENTIDAD En el marco de la política de eficiencia administrativa, la gestión documental está dirigida a identificar, racionalizar, simplificar y automatizar trámites, así como optimizar el uso de recursos; se articula con el Modelo Integrado de Planeación y Gestión, el Plan Estratégico Institucional, el Plan de Inversión, el Plan de Acción Anual, el Plan Institucional de Archivos de la Entidad – PINAR y con los demás modelos y sistemas de la entidad.
- 14. ANEXOS
- 15. NORMATIVIDAD Ley 594 de 2000. Ley General de Archivo Titulo V Gestión de Documentos. Art. 21(Programa de Gestión Documental). Decreto 2609 de 2012. Reglamenta el Titulo V de la ley 594 de 2000. Ley 1712 de 2014 ley de transparencia y de derecho del acceso a la información pública nacional. Ley 527 de 1999 “Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones”. Ley 1474 de 2011 “Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública”. Ley 1437 de 2011 “Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo”. Ley 1564 de 2012 “Por medio de la cual se expide el Código General del Proceso y se dictan otras disposiciones”. Ley 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”.
- 16. GRACIAS