Planeador Gestión Documental
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El documento presenta el plan de estudios para el curso de Gestión Documental de 5 semanas de duración. El curso se llevará a cabo los sábados de 1:00 pm a 3:30 pm y cubrirá temas como la introducción a la gestión documental, archivística general, tratamiento documental, difusión documental y soluciones técnicas. El estudiante será evaluado a través de exámenes parciales y final, trabajos y participación.
Planeador Gestión Documental
- 1. PLANEADOR 1. FECHA: 16 DE FEBRERO DE 2013 2. LUGAR: INSTALACIONES UNIVERSIDAD CUN, APARTADÓ 3. HORA: 1:00 PM 4. ASISTENTES: VER LISTADO ANEXO 5. OBJETIVO: Conocer el contenido de la materia y acordar el trabajo que se desarrollará durante los cinco sábados siguientes, para consolidar el compromiso que los estudiantes tienen consigo mismo y con la universidad. 6. DESARROLLO OFERENTE: TODOS LOS PROGRAMAS PROGRAMA: ADMINISTRACIÓN PÚBLICA ACTIVIDAD ACADÉMICA: GESTIÓN DOCUMENTAL MODALIDAD- DISTANCIA CICLO: TÉCNICO PROFESIONAL CÓDIGO: 41041 BLOQUE: 1 NÚMERO DE CRÉDITOS: 3 PROFESOR: MANUEL ANTONIO BEDOYA DUQUE CORREO ELECTRÓNICO: manuel-bedoya@cun.edu.co CELULAR: 3006204824 HORARIO: sábado de 1:00 PM, a 3:30 PM PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA: Es de vital importancia que el futuro administrador municipal conozca que para realizar la gestión de documentos debe ceñirse a las normas nacionales e internacionales, sobre procesamiento y gestión de documentos; pues al trabajar en una oficina se suele utilizar gran cantidad de papeles y documentación que nos obligan a buscar una forma de clasificación y archivo para que en cualquier momento sea fácil encontrarla. PROPÓSITOS DE APRENDIZAJE Formar el talento humano competitivo, con convicción por el servicio público, centrado en el reconocimiento de la realidad socio-política, económica, cultural y ambiental de las entidades territoriales. Dotado de las competencias para abordar los problemas de gobernabilidad y enfrentar los acelerados cambios que afectan el desempeño institucional mediante la aplicación de nuevas técnicas y modelos de gestión que permitan una excelente calidad en los servicios, la optimización de los recursos y el mayor bienestar de las comunidades. PROPÓSITOS ESPECÍFICOS Conocer las características de los sistemas de gestión documental y su importancia en los programas de Gestión de la Información y del Conocimiento. Conocer los distintos tipos de soluciones tecnológicas disponibles para la gestión de documentos. Evaluar la aplicabilidad de las distintas soluciones tecnológicas en distintos contextos. Presentar la normatividad sobre gestión de documentos en las organizaciones. ARTICULACIÓN DE LA ACTIVIDAD ACADÉMICA CON OTRAS ÁREAS DE CONOCIMIENTO ADMINISTRACIÓN GENERAL PLANEACION MUNICIPAL ETICA Y FORMACIÓN CIUDADANA PRESUPUESTO PUBLICO
- 2. METODOLOGÍA DEL APRENDIZAJE Seleccionando estrategias didáctico-pedagógicas acordes al perfil del estudiante para acompañarlo en su aprendizaje, con base en material de apoyo y de acompañamiento al estudiante distribuido en cinco unidades. El docente- tutor estará en condiciones de acompañar al estudiante en cada uno de los temas de la asignatura y ampliar los temas que sucintan más interés o reorientando aquellos conceptos e información inmersos en el sentido común y que obstaculizan una correcta interpretación de la situación actual de la población en el país. Los sábados de 900 a 9:30 A.M se ofrece tiempo adicional para dudas e inquietudes Se atenderá al estudiante a través del correo electrónico asignado por la CUN, el correo personal y el celular. La ortografía será fundamental para la calificación de los trabajos escritos, por cada 5 errores se restará un punto de la calificación general. Las notas serán enviadas a los correos de los estudiantes antes de la clase siguiente. El estudiante debe guardar todos los trabajos y exámenes que se realicen durante el desarrollo de la asignatura, hasta que las notas sean ingresadas al portal correspondiente, con el fin de verificar cualquier inconveniente que se pueda presentar. Tanto el estudiante como el docente deben cumplir puntualmente con la hora de llegada a clases. Demás exigencias descritas en el reglamento estudiantil. El siguiente cronograma está sujeto a modificaciones. CRITERIOS DE EVALUACIÓN Para la evaluación se tomara en cuenta: Las habilidades adquiridas para el análisis normativo. La rigurosidad en la descripción. La participación en las sesiones. Evaluación sumativa: de acuerdo con la exigencia de la institución para cualificar el nivel de competencias y está compuesta por tres cortes, Primer corte 30%, segundo corte 30% y tercer corte 40% y la escala de las mismas es de 1 a 5. Cada uno de los cortes pueden estar conformados por una, dos o más actividades cuyo promedio constituye un corte Evaluación formativa: Se debe identificar las fortalezas y debilidades que pueda tener el conjunto de estudiantes. BIBLIOGRAFÍA CONDE, María Luisa: Manual de tratamiento de archivos administrativos. Madrid: Dirección de Archivos Estatales,1992 CORTÉS, Vicenta: Manual de archivos municipales. Madrid: ANABAD, 1982. CRUZ MUNDET, José Ramón: Manual de Archivística, Madrid: Fundación Germán Sánchez Ruipérez, 1994 DECRETO 1094 de 1996: Facturas Electrónicas. DECRETO 1145 de 2004: Disposiciones relacionadas con el desarrollo del Sistema General de información administrativa del sector público SUIP. Guarda y Custodia de las hojas de vida. (Artículo 12) DECRETO 1798 de 1990: Conservación de libros y papeles de los comerciantes. (Artículos 31 a 33)
- 3. DECRETO 2150 de 1995: Suprime autenticación de documentos originales y uso de sellos, prohíbe entre otros: exigir copias o fotocopias de documentos que la entidad tenga en u poder; prohíbe a las entidades públicas limitar el uso de tecnologías para el archivo documental por parte de los particulares, autoriza el uso de sistemas electrónicos de archivos y transmisión de datos. (Artículos 1, 13, 16, 18, 19, 26 y 29). DECRETO 2274 de 1988: Inventario patrimonio documental y facultad de inspección a los archivos. (Artículos 1 a 5) DECRETO 4124 de 2004: Por el cual se Reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, y se dictan otras disposiciones relativas a los Archivos Privados. FUSTER RUIZ, Francisco: Política y planificación de archivos. Murcia: Diego Marín, 1995. URREA ROMERO, Omar. Gerencia de Recursos Físicos. CUN Virtual, Filigrana, 2002. www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=1987
- 4. SEMANA PROPOSITO DE FORMACIÓN COMPETENCIAS ACTIVIDADES VALOR NOTAS FECHA 1. Gestión Introducción a la materia Conocer la metodología con la cual Lectura y socialización del acta de acuerdo Documental se desarrollará el curso de gestión pedagógica documental El estudiante de debe estar en ¿Qué es la gestión documental? Conceptuar sobre el manejo y gestión de capacidad de concretar y definir el documentos concepto de Gestión Documenta ¿Cómo se realiza? Comprender el proceso de trazabilidad documental 2.Archivística General Definirá los mecanismos de ¿Cómo se hace un archivo público Concepto y objetivos de la Archivística. archivo documental o privado? Principios y normas de la Archivística Terminología archivística. Funciones básicas del archivo. Planificación del personal. Política archivística. Sistemas de archivos. 3.Tratamiento Los estudiantes conocerán la ¿Cuáles herramientas permiten el El proceso documental. documental organización y control en el tratamiento de documentos? proceso documental Archivos administrativos: Archivo de oficina o gestión, Archivo central, Archivo intermedio. O2-de Valoración, selección y expurgo de los marzo de documentos. 2013 Organización de archivos. La organización en las diferentes etapas del ciclo documental
- 5. Instrumentos de descripción y control. Guías, Inventarios, Catálogos y otros instrumentos auxiliares de descripción 30% Trabajo 50% Examen parcial 50% 4. La difusión Los estudiantes podrán identificar ¿Cómo se difunden los Servicios del archivo. documental mecanismos de difusión documentos? documental Función administrativa y jurídica del archivo. Difusión de la información Aplicación de las tecnologías de la información 30% 09 de marzo a los archivos. de 2013 Examen parcial 50% 5. Soluciones técnicas Los estudiantes podrán identificar ¿Cómo puedo mejorar la gestión de Análisis de la organización y tecnológicas herramientas para mejorar la documentos? gestión documental Identificación de tipos documentales. Soluciones técnicas para la gestión electrónica de documentos Adopción tecnológica e implementación 40% 16 de marzo Trabajo 50% de 2013 Examen final 50% Firma del Docente