PM Course Time Management 5th ed
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Este documento presenta información sobre la gerencia del tiempo en proyectos. Explica conceptos clave como la definición y secuenciación de actividades, la estimación de recursos, duraciones y desarrollo de la programación. El autor, Hernan Ortiz, es un experto en gerencia de proyectos que imparte un diplomado sobre este tema, en el que cubre aspectos como la construcción de la red de actividades del proyecto y el cálculo de fechas tempranas, tardías e holguras.
PM Course Time Management 5th ed
- 1. Este Documento es propiedad de Hernan Ortiz, PMP 1 Diplomado en Gerencia de Proyectos Junio de2013 Módulo – Gerenciadel Tiempo Ing. Hernán Ortiz A. MBA, PMP jun-13 Estematerialespropiedadde HernanOrtizA.PMP jun-13 EsteMaterialespropiedadde HernanOrtizPMP Gerencia de Proyectos Gerencia del Tiempo jun-13 EsteMaterialespropiedadde HernanOrtizPMP Principios* • Un proyecto tiene una justificación de negocios continua • Los equipos de Proyecto aprenden de sus experiencias previas • Un proyecto tiene roles y responsabilidades definidos y acordados en una estructura organizacional que compromete los intereses del negocio, usuarios y proveedores • Un proyecto es planeado, monitoreado y controlado por etapas
- 2. Este Documento es propiedad de Hernan Ortiz, PMP 2 jun-13 EsteMaterialespropiedadde HernanOrtizPMP Principios* • Un proyecto tiene definidas tolerancias para cada objetivo del proyecto, que permitan establecer limites de delegación de autoridad • Un proyecto se focaliza en la definición y entrega de productos, en particular sus requerimientos de alcance y calidad • La metodología* es adaptada al ambiente del proyecto, su tamaño, complejidad, importancia, capacidad y riesgo *Tomado de Prince2 - OGC jun-13 EsteMaterialespropiedadde HernanOrtizPMP Contextualización • Cuales casos están llevando en el diplomado? • Como se definieron los resultados ? • Existe algún diseño o modelo de los resultados? • Tienen documentados los requerimientos ? • Esta claro el caso de negocio del proyecto? • Tienen definido un ciclo de vida o se ha tomado alguno de referencia? • Que tanto han adelantado en los temas de alcance? • Están listos para hacer la programación? jun-13 EsteMaterialespropiedadde HernanOrtizPMP • Definición de actividades Para estimar el tiempo del proyecto es necesario identificar las actividades y secuenciarlas en el correcto orden La identificación y definición de actividades consiste en descomponer los paquetes de trabajo del WBS Muchas veces este proceso se realiza durante la construcción del WBS
- 3. Este Documento es propiedad de Hernan Ortiz, PMP 3 jun-13 EsteMaterialespropiedadde HernanOrtizPMP • Secuenciación de actividades Una vez identificadas las actividades, es necesario secuenciarlas en orden lógico y encontrar las dependencias entre ellas El resultado mas importante de este proceso es un diagrama de red Actividad 1 Actividad 2 Actividad 3 Actividad 4 Actividad 5 jun-13 EsteMaterialespropiedadde HernanOrtizPMP 6.3 Secuenciar Actividades 6.6 Desarrollar Programación Diagrama de Flujo de Datos para Secuenciar Actividades 5.3 Definir Alcance • Lista de Actividades • Hitos • Atributos de actividades •Actualización Documentos 6.1 Planear Programación Organización Documentos Proyecto • Declaración del alcance •Activos de Proceso •Factores ambientales 6.2 Definir Actividades jun-13 EsteMaterialespropiedadde HernanOrtizPMP • Definiciones Importantes Dependencias Mandatorias (hard logic) Dependencias discrecionales (soft logic) Dependencias externas Red Gantt
- 4. Este Documento es propiedad de Hernan Ortiz, PMP 4 jun-13 EsteMaterialespropiedadde HernanOrtizPMP • Método de diagramación por precedencias (actividad en el nodo) Actividad 1 Actividad 2 Actividad 3 Actividad 4 Actividad 5Inicio Fin Relaciones lógicas: FS, FF, SS, SF jun-13 EsteMaterialespropiedadde HernanOrtizPMP • Método de diagramación por flechas (actividad en la flecha) Inicio Actividad 1 Actividad 2 Actividad 3 Actividad 4 Actividad 5 Actividad 6 (dummy) Fin jun-13 EsteMaterialespropiedadde HernanOrtizPMP • El proceso (*) consiste en determinar los recursos físicos requeridos: en que cantidades y cuando deben estar disponibles para realizar las actividades Estimación de Recursos
- 5. Este Documento es propiedad de Hernan Ortiz, PMP 5 jun-13 EsteMaterialespropiedadde HernanOrtizPMP 6.4 Estimar Recursos de Actividades 6.6 Desarrollar Programación Diagrama de Flujo de Datos para Estimar Recursos 12.2 Hacer Compras • Calendarios de recursos • Disponibilidad • Capacidad •Actualización Documentos Organización Documentos Proyecto •Activos de Proceso •Factores ambientales 9.1 Hacer Plan de Recursos Humanos 12.1 Planear Compras 9.2 Armar Equipo Trabajo 6.5 Estimar Duraciones • Lista de Actividades •Atributos de actividades •Requerimientos de recursos 6.1 Planear Programación 6.2 Definir Actividades 7.2 Estimar Costos 11.2 Armar Identificar Riesgos jun-13 EsteMaterialespropiedadde HernanOrtizPMP • Un buen estimado de recursos tiene las siguientes entradas: Lista de actividades Atributos de las actividades Información Histórica Lista de recursos Políticas organizacionales jun-13 EsteMaterialespropiedadde HernanOrtizPMP • Las herramientas mas usadas son: Juicio de expertos Análisis de Alternativas Estimados publicados y Software de gerencia de proyectos
- 6. Este Documento es propiedad de Hernan Ortiz, PMP 6 jun-13 EsteMaterialespropiedadde HernanOrtizPMP • El resultado es la hoja de estimación de requerimientos de recursos: es una descripción de los tipos y cantidades de recursos necesarios para desarrollar cada actividad del cronograma o paquete de trabajo jun-13 EsteMaterialespropiedadde HernanOrtizPMP • Estimación de duración de Actividades El proceso toma las actividades definidas a partir del WBS y calcula el numero de periodos de trabajo necesarios para completarlas La duración estimada es el tiempo total transcurrido- tiempo del trabajo mas el tiempo de espera. Estos periodos se expresan en horas o días Para todas las estimaciones se debe utilizar una base de tiempo consistente como horas, días o semanas jun-13 EsteMaterialespropiedadde HernanOrtizPMP 6.5 Estimar Duración de Actividades 6.6 Desarrollar Programación Diagrama de Flujo de Datos para Estimar Duraciones 12.2 Hacer Compras • Calendarios de recursos • Disponibilidad • Capacidad •Actualización Documentos 6.2 Definir Actividades Organización Documentos Proyecto •Activos de Proceso •Factores ambientales 11.2 Identificar Riesgos 9.2 Armar Equipo Trabajo 5.3 Definir Alcance • Lista de Actividades •Atributos de actividades •Declaración del Alcance 6.4 Estimar Recursos • Requerimientos •de Recursos •Estimados de •Duración 11.2 Identificar Riesgos
- 7. Este Documento es propiedad de Hernan Ortiz, PMP 7 jun-13 EsteMaterialespropiedadde HernanOrtizPMP • Estimación de duración de Actividades El estimado se tiene que basar en la cantidad de recursos que se espera utilizar. En los proyectos que se tiene un alto grado de incertidumbre sobre la estimación de la duración, se recomienda utilizar tres calculos: uno optimista, uno pesimista el más probable. jun-13 EsteMaterialespropiedadde HernanOrtizPMP • Estimación de duración de Actividades Las herramientas mas comúnmente usadas son: • Juicio de experto • Estimación análoga • Estimación basada en cantidades • Contingencia Estimación Duraciones jun-13 EsteMaterialespropiedadde HernanOrtizPMP Calcular Areas Pañetar Paredes 1 5 2 7 Numero de la actividad Duración Estimada 1 2 3Calcular Areas Pañetar Paredes 5 7
- 8. Este Documento es propiedad de Hernan Ortiz, PMP 8 jun-13 EsteMaterialespropiedadde HernanOrtizPMP Taller : Construyendo la red • Paso 1: Reúna su equipo de trabajo nuevamente • Paso 2: Tome el WBS del ejercicio anterior y defina las actividades del proyecto • Paso 3: Elija un formato de red • Paso 4: Secuencie actividades y construya la red • Paso 5: Estime duraciones de las actividades • Paso 6: Presente resultados del grupo jun-13 EsteMaterialespropiedadde HernanOrtizPMP • Antes de desarrollar el cronograma es necesario haber realizado: Definir el alcance – Declaración Alcance Crear el WBS – WBS Planeación de recursos – Hoja de recursos Definición y secuenciación de actividades – Red Identificación de riesgos – Matriz (*) Estimación de la duración de actividades Estimación del costo de los recursos jun-13 EsteMaterialespropiedadde HernanOrtizPMP “ Desarrollar el cronograma o la programación significa determinar una fecha de inicio y una de fin para las actividades del proyecto”
- 9. Este Documento es propiedad de Hernan Ortiz, PMP 9 jun-13EsteMaterialespropiedadde HernanOrtizPMP 6.6 Desarrollar Programación 6.7 Controlar Programación 12.2 Hacer Compras • Calendarios de recursos • Disponibilidad • Capacidad •Actualización Documentos6.2 Definir Actividades Organización Documentos Proyecto •Activos de Proceso •Factores ambientales 7.2 Estimar Costos 9.2 Armar Equipo Trabajo 5.3 Definir Alcance • Lista de Actividades •Atributos de actividades •Declaración del Alcance 6.4 Estimar Recursos • Requerimientos de Recursos Diagrama de Flujo de Datos para Desarrollar Programación 6.3 Secuenciar Actividades 6.5 Estimar Duraciones • Estimados de duración •Red del Proyecto 4.2 Desarrollar Plan de Gerencia 12.1 Planear Compras 7.3 Determinar Presupuesto 8.1 Planear Calidad •Programación 11.2 Identificar Riesgos jun-13 EsteMaterialespropiedadde HernanOrtizPMP • El primer paso es definir el inicio y terminación estimado del proyecto de manera global • Teniendo la estimación de la duración para las actividades, se debe determinar si es posible realizar las actividades en el tiempo de terminación requerido • Para cada actividad es necesario definir los tiempos tempranos de inicio y terminación y los tiempos tardíos de inicio y terminación jun-13 EsteMaterialespropiedadde HernanOrtizPMP • El tiempo de inicio temprano (ES) es lo mas pronto que se puede iniciar una actividad, teniendo en cuenta las duraciones precedentes y la fecha de inicio del proyecto • El tiempo de terminación temprano (EF) es lo mas pronto que se puede terminar una actividad y se calcula sumando la duración estimada al tiempo de inicio temprano (EF= ES + Duración estimada) • Los tiempos ES y EF se calculan iendo de izquierda a derecha en la red
- 10. Este Documento es propiedad de Hernan Ortiz, PMP 10 jun-13 EsteMaterialespropiedadde HernanOrtizPMP • Regla 1: El tiempo de inicio más temprano de una actividad es el mayor tiempo de terminación temprana de todas las actividades precedentes inmediatas 1 5 2 10 3 4 4 2 0 5 0 0 10 4 10 12 jun-13 EsteMaterialespropiedadde HernanOrtizPMP • El tiempo de terminación más tardío (LF) es lo mas tarde que se puede completar una actividad, para que el proyecto concluya en la fecha acordad y se calcula sobre la base del tiempo de terminación requerido y la duración estimada. • El tiempo de inicio más tardío (LS) es la fecha más tardía en la que se puede iniciar una actividad y se calcula restando la duración del tiempo de terminación tardío (LS= LF - Duración estimada) • Los tiempos ES y EF se calculan iendo de derecha a izquierda en el diagrama de red jun-13 EsteMaterialespropiedadde HernanOrtizPMP • Regla 2: El tiempo de terminación más tardío para una actividad es el menor de los tiempos de inicio más tardíos de todas las actividades que surgen directamente de ésa actividad 2 10 3 5 1 8 25 30 20 30 12 20
- 11. Este Documento es propiedad de Hernan Ortiz, PMP 11 jun-13 EsteMaterialespropiedadde HernanOrtizPMP • En cada proyecto existe una diferencia entre la fecha de terminación más temprana calculada para la última actividad y la fecha de terminación requerida. Esta diferencia se denomina HOLGURA TOTAL. • Para cada tarea la holgura se calcula restando la finalización temprana de la finalización tardía o el inicio temprano del inicio tardío • HT= LF – EF o HT=LS - ES jun-13 EsteMaterialespropiedadde HernanOrtizPMP • Análisis matemático, incluye tres técnicas comúnmente conocidas: PERT CPM GERT jun-13 EsteMaterialespropiedadde HernanOrtizPMP • Definiciones Importantes “ CPM – Critical Path Method – El método de la Ruta Crítica es una técnica para estimar la duración de las actividades. CPM determina fechas tempranas y tardías, de inicio y finalización basadas en una secuencia especifica y una única duración estimada. El punto más importante consiste en determinar cuales actividades tienen la menor flexibilidad en la programación”
- 12. Este Documento es propiedad de Hernan Ortiz, PMP 12 jun-13 EsteMaterialespropiedadde HernanOrtizPMP • Definiciones Importantes “ Ruta Crítica – es la secuencia de actividades que determinar la mas temprana finalización del proyecto. Frecuentemente estas actividades tienen cero flexibilidad de programación, lo que quiere decir que un atraso en alguna de ellas atrasa el proyecto completo” jun-13 EsteMaterialespropiedadde HernanOrtizPMP • Definiciones Importantes “ PERT – Program Evaluation and Review Technique– La Técnica de Programación, Evaluación y Revisión es utilizada para estimar la duración de las actividades en los proyectos. PERT difiere de CPM en que utiliza la distribución media o valor esperado (p +4m +o)/6 en vez del estimado mas probable” jun-13 EsteMaterialespropiedadde HernanOrtizPMP • Compresión de la duración toma dos formas posibles: Crashing: es un “acuerdo” entre el tiempo y los costos (pej. adicionando recursos, limitando el alcance, cambiando la secuencia de las tareas) Fast Tracking: inicio en paralelo dos tareas que iniciarían en secuencia
- 13. Este Documento es propiedad de Hernan Ortiz, PMP 13 jun-13 EsteMaterialespropiedadde HernanOrtizPMP • Existen dos tipos de calendarios, el calendario del proyecto y los calendarios de los recursos • Lags (retraso) es tiempo adicional para que arranque una tarea dependiente • Leads (adelanto) es tiempo que resta del inicio o finalización de la tarea dependiente jun-13 EsteMaterialespropiedadde HernanOrtizPMP • Los resultados de este proceso son: El cronograma o programación (Gantt) El plan de gerencia del cronograma Detalles de soporte Actualización de los requerimientos de recursos jun-13 EsteMaterialespropiedadde HernanOrtizPMP Taller: Programando la red • Paso 1: Reúna su equipo de trabajo • Paso 2: Retome la red desarrollada en clase hasta el momento • Paso 3: Defina los inicios tempranos y terminaciones tempranas • Paso 4: Defina la terminación tardía e inico tardío • Paso 5: Cual es la ruta crítica del proyecto ? • Paso 6: Cual es la holgura total del proyecto ?
- 14. Este Documento es propiedad de Hernan Ortiz, PMP 14 jun-13 EsteMaterialespropiedadde HernanOrtizPMP Control de la programación 6.7 Controlar Programación •Actualización Documentos Organización Documentos Proyecto •Activos de Proceso •Factores ambientales 4.5 Hacer Control Int de Cambios 4.2 Desarrollar Plan de Gerencia 4.3 Dirigir y gestionar el trabajo •Información del trabajo 6.6 Desarrollar Programación Diagrama de Flujo de Datos para Controlar la Programación 4.4 Monitorear el Trabajo •Programación • Calendarios •Plan de Gerencia del proyecto Actualización de: •Activos de Proceso •Factores ambientales •Solicitudes de cambio • Medidas de desempeño del trabajo jun-13 EsteMaterialespropiedadde HernanOrtizPMP Taller MS Project - 1 • Cual es el ambiente de herramientas de su oficina de proyectos • Conociendo el panel de MS Project. Tipos de vistas • Cambiando tablas y campos • Creación de los datos de un proyecto • Asignas un calendario laboral al proyecto • Definir tareas. Tipos de tareas (resumen, normal, crítica) • Tareas de unidades, duración, trabajo fijo • Esquematizar tareas jun-13 EsteMaterialespropiedadde HernanOrtizPMP Taller MS Project - 2 • Duración de las tareas • Vínculos entre tareas – Predecesoras y sucesoras • Estableciendo restricciones • Clases de recursos, asignación de recursos desde diferentes vistas • Costos de los recursos • Disponibilidad y carga de los recursos • Análisis de la ruta crítica • Creación de líneas base
- 15. Este Documento es propiedad de Hernan Ortiz, PMP 15 jun-13 EsteMaterialespropiedadde HernanOrtizPMP Reflexión • Que esperar del Project Manager? • Que debo saber para aplicar la metodología ? • Como delegar autoridad sin perder el control ? • Que decisiones se espera que tome? • Que información debo tener para tomar decisiones? • Como adapto la metodología a diferentes proyectos? • Como conformar un efectivo comité de proyectos?