Presentación sir definitiva

O
1
OFICINAS DE REGISTRO
INTEGRADAS POR LA EFICIENCIA:
SISTEMA DE INTERCONEXIÓN DE
REGISTROS EN CASTILLA Y LEÓN.
Consejería de Hacienda
Viceconsejería de Función Pública y Modernización
D.G. de Atención al Ciudadano, Calidad y Modernización
Servicio de Atención al Ciudadano y Gestión de la Calidad
4 diciembre de 2014

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Sistema de interconexión de registros
Qué es SIR?
El Sistema de Interconexión de Registros es la infraestructura que, de
acuerdo con la N. T. SICRES 3, permite digitalizar el papel que presenta
el ciudadano en las oficinas de registro y, previo cotejo y firma digital,
enviarlo electrónicamente al destino, al instante, y sea cual sea su
ubicación geográfica o nivel de administración competente.
La documentación en papel se devuelve al ciudadano, y no se custodia,
ni archiva, ni reenvía, solo se reenvía la imagen de los documentos. Es
decir, se elimina el papel en las oficinas de registro y atención al
ciudadano, que son la puerta de entrada a la Administración.

3
Por qué SIR?
El ciudadano necesita relacionarse con las distintas Administraciones
Públicas: complejidad, distintas competencias,…Suman más de 20.000
oficinas de registro a nivel estatal.
El manejo y envío de la documentación en papel repercute importantes
gastos para la Administración, retardos importantes y costes por
ineficiencia:
Un envío estándar puede costar 3.5- 4€ según tarifas oficiales de correos,
y aproximadamente el 33% de los asientos registrales, en la media estatal,
son reenviados entre Administraciones.
La documentación remitida puede llegar a tardar semanas en ser recibida
por la Administración competente para tramitarla.
Si el ciudadano se persona en su oficina, no dispone de información sobre
si su documentación se ha recibido por la Administración competente.

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Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del
Procedimiento Administrativo Común
Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos
Decreto 7/2013, de 14 de febrero, de utilización de medios electrónicos en la Administración de la
Comunidad de Castilla y León
Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad
en el ámbito de la Administración Electrónica
Orden HAP/566/2013, de 8 de abril, por la que se regula el Registro Electrónico Común
Fundamento de SIR?
-Norma Técnica de Digitalización y Copiado Auténtico.
-Norma Técnica de Firma Electrónica
-Norma Técnica de Interconexión de Registros (SICRES3)
-Norma Técnica de Red SARA…

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Convenio Marco entre la Administración General del Estado y la Comunidad
Autónoma de Castilla y León para la implantación de una Red de Oficinas
Integradas de Atención al Ciudadano en el ámbito territorial de Castilla y
León, de 31 de octubre de 2013
Protocolo de Entendimiento en materia de Administración Electrónica,
entre la Administración General del Estado y la Comunidad Autónoma de
Castilla y León, de 24 de noviembre de 2014
Convenio de Colaboración entre la Administración General del Estado y la
Comunidad Autónoma de Castilla y León para el suministro de la aplicación
“Oficina de Registro Virtual” (ORVE) como mecanismo de acceso al Registro
Electrónico Común y al Sistema de Interconexión de Registros, de 24 de
noviembre de 2014
Fundamento de SIR?

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Directorio Común (DIR 3)
•Existe un Directorio Común a nivel nacional , que
identifica todos los ORGANISMOS y OFICINAS DE
REGISTRO con códigos únicos para garantizar la
interoperabilidad.
•Cada administración debe mantener su propio
Directorio y compartir su información con este
Directorio Común nacional.
DIRECTORIO
Marco Legal
Artículo 9
del ENI – Inventarios de
Información
Administrativa

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Beneficios
Apagón paulatino del tránsito y
custodia del papel: se devuelve
inmediatamente al interesado
Sinergia de esfuerzos ya realizados,
gracias a la NTI SICRES 3.0
Fiabilidad y Seguridad. Las
comunicaciones están integradas en la
red SARA, por lo que se aprovechan sus
servicios y se garantiza la
confidencialidad.
Control. El sistema pone a disposición
de las administraciones un sistema de
consulta de traza nodo a nodo, para
controlar el estado del registro.
Eficiencia. Se minimizan los costes de
mensajería y transporte de papel, así
como el tiempo empleado en preparar
los envíos
… Para la Administración
Mejora de los tiempos de respuesta. El
asiento presentado puede estar en el
registro del organismo tramitador de
inmediato, independientemente de su
ubicación geográfica o nivel de
Administración
Mejora de la información al ciudadano.
Se puede consultar, en cualquier
momento, el estado del registro a través
de los mecanismos de traza.
Mejora de la relación AAPP - ciudadano.
Gracias a la NTI de SICRES 3.0, SIR
interconecta registros presenciales entre
sí. El servicio y los beneficios de SIR
aplican a todos los puntos de registro
integrados, ofreciendo una respuesta
unificada de la Administración.
… Para el Ciudadano

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Es válido?
“COPIA AUTÉNTICA”:
Si el documento digitalizado respecto de un original
presentado en papel por el ciudadano tiene un nivel de
resolución mínimo de 200 ppp (píxeles por pulgada).
Si el documento digitalizado tiene garantía de “imagen fiel”, de
acuerdo a un proceso de cotejo y validación realizado por el
funcionario de registro, y avalado por la firma electrónica a
través de la aplicación.
Si la aplicación de registro utilizada garantiza que los datos
enviados siguen el formato y estructura de datos de las normas
técnicas aplicables (NTI SICRES 3.0 y derivadas).

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Es viable?
El 80% de la documentación presentada en un registro no excede las 10
hojas. Con un escáner de tipo bajo/medio, el tiempo de escaneo será de
entre 25-50 segundos.
Las Normas Técnicas de Interoperabilidad publicadas en BOE garantizan
la validez del documento digitalizado.
Media en
España: 90/95%
de los casos

10
Es viable?
Media en
España: 5/10%
de los casos
Cuando sea inviable la digitalización por el estado en que
se presenta la documentación.
Cuando el volumen de documentación presentada
implique un tiempo de digitalización superior al tiempo
estimado de atención al ciudadano.
Cuando el formato de la documentación presentada exija
su manipulación, y no se disponga del tiempo necesario
por afluencia de ciudadanos en la oficina.
Necesidad de aportar el papel en determinados
procedimientos específicos (sobres cerrados,
contratación…).

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Es viable?
-¿Qué hago si el papel no cabe en el escáner?
-¿Se pueden hacer fotocopias?
-¿Qué hago con los post-its?
-¿Qué hago si el papel está roto y atasca el escáner?
-¿Cómo marco el registro si no he podido digitalizarlo?
-¿Qué hago si el ciudadano presenta fotocopias sin
originales?
- ……….
….PROCEDIMIENTO

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• De las 276 oficinas y unidades de registro en funcionamiento y 530
puestos de registro asociados; 234 realizan atención ciudadana, con 481
usuarios de registro asociados a ellas
• 66% de oficinas cuenta con un solo puesto de registro
• 2.594.338 registros de entrada en 2013
• 2.040.402 registros de salida en 2013
• Algo más del 10% de los registros de entrada vienen de otras AAPP (casi
un 7% de EELL y más de un 3% de otras AAPP). El 12% de los registros de
salida van a otras AAPP (más de un 6% de EELL y otro 6% de otras AAPP).
• 60% de los registros entrada tienen de entre 1-5 hojas, y otro 20% entre
6-10 hojas: el 80% de registros son digitalizables.
• Tiempo medio actual de atención al público: 3ms 4 sgs.
• 36 oficinas cuentan con 1 escáner (equipo multifunción) de uso general
para todos sus empleados.
• No existe cultura de digitalización de documentos.
En la Administración de Castilla y León

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implantación de ORVE, gracias al Convenio firmado con el
MINHAP, con el objeto de integrar, con rapidez, gratuidad
y comodidad, a todas las administraciones presentes en
nuestro territorio
adaptación y certificación del aplicativo de Registro Único
de la ACCyL a la N.T. SICRES 3, con objeto de integrar con
una sola herramienta e idéntica operativa todo el tráfico
registral generado en la Administración autonómica
Cómo logramos SIR?

14
Servicio disponible en la nube que ofrece el MINHAP, en
tanto no se actualice el aplicativo de registro para cumplir
la norma SICRES 3.
Permite crear, remitir y recibir asientos registrales a través
de SIR, y digitalizar la documentación, con plenas
garantías jurídicas.
Se articula mediante convenio AGE- CCAA (que permite la
integración entidades locales respectivas) en términos de
gratuidad del servicio.
Qué es ORVE?

15
En marcha:

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•Disponer de conexión a Internet en los PCs de las oficinas de
registro que se determinen.
•Disponer de usuarios autorizados en el Portal de Entidades
Locales/Portal de CCAA.
•Disponer de certificado digital válido (necesario para acceder a
ORVE y para firmar la documentación).
•Disponer de equipamiento para digitalizar la documentación.
•Seguir los procedimientos de digitalización y uso de las oficinas
integradas en ORVE/SIR.
ORVE no requiere tareas de instalación ni mantenimiento por parte
del organismo interesado.
Requisitos para el uso ORVE

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Se suministra un completo manual de procedimiento para
la digitalización e intercambio de registros a través de
ORVE/SIR, que incluye:
•Procedimiento de digitalización e incidencias habituales.
•Gestión de la documentación física requerida y
complementaria a los asientos que no hayan podido
digitalizarse.
•Envío y Recepción de registros a través de la aplicación
ORVE.
Como materiales de apoyo se incluirán:
-Alta en la “demo” de entidades locales.
-El manual de usuario y preguntas frecuentes.
-La guía rápida para la implantación de ORVE en la Oficinas
Procedimiento para el uso de ORVE

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Acceso a ORVE: Portal de EELL/Portal de CCAA

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PANTALLA DE INICIO ORVE (1)
Directorio
activo
Busqueda de asientos
por entidad,oficina…
Oficina de
registro de Ayto
Medina del
Campo

20
Directorio
activo
Iconos informativos de los
distintos estados del asiento
PANTALLA DE INICIO ORVE (2)

21
REALIZACIÓN DE UN ASIENTO NUEVO DE INTERCAMBIO
REGISTRAL A TRAVÉS DE ORVE (1)
Directorio
activo

22
O copia
REALIZACIÓN DE UN ASIENTO NUEVO DE INTERCAMBIO REGISTRAL
A TRAVÉS DE ORVE (2)

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TRAZA INFORMATIVA DE LA DOCUMENTACIÓN PRESENTADA A
LA QUE SE PODRÁ ACCEDER DESDE LAS OFICINAS DE REGISTRO
DE ORIGEN Y DESTINO
A
O copia
Fecha y hora de
registro de entrada
documentación.
Fecha y hora de
confirmación del asiento-
inicio computo de plazo
resolución.

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1.-Despliegue de un PLAN DE FORMACION , a impartir por provincias a
dos usuarios de cada una de nuestras oficinas junto con aquellas
entidades locales que deseen integrarse en ORVE.
2.1-Habilitación de 22 oficinas(9 generales,5 puntos y las 6+2
departamentales) para enviar y recibir asientos y documentación de otras
administraciones a través de Intercambio Registral(SIR).
2.2-El resto de oficinas del registro únicamente recibirán la documentación
que les llegue procedente de otras administraciones a través de ORVE
Implantación de ORVE

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OFICINAS GENERALES y PUNTOS
-Designación de, al menos, dos puestos ORVE en su propia oficina, y recopilación
de los designados en el resto de unidades de registro existentes en la capital de la
provincia y, en su caso, los de los Puntos de Información y Atención al Ciudadano
respectivos.
- Actualización de datos respectivos (bajas/altas puestos ORVE) mediante
asignación de un perfil “Usuario Administrador”.
-Planificación de turnos/citas de acreditación para la obtención de certificados
FNMT a los puestos ORVE.
-Apoyo y colaboración en suministro de información y formación de ORVE.
OFICINAS DEPARTAMENTALES
-Designación de los dos puestos de ORVE de su ámbito.
-Actualización de datos respectivos (bajas/altas puestos ORVE) mediante
asignación de un perfil “Usuario Administrador”.
Necesitamos vuestra colaboración...

26
Formulario para el alta de usuarios ACCyL

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1.-Digitalización de la documentación en papel, y devolución de originales
al ciudadano.
2.-Sustitución de la copia compulsada por la copia auténtica, firmada
electrónicamente por el funcionario.
3.-Eliminación de gastos de envío(postales, ordenanzas,conductores…)
4.-Reducción de plazos, lo que permitirá un inicio de los procedimientos,
casi inmediatamente a su presentación.
5.-Mayor seguridad jurídica y trasparencia, derivadas de la posibilidad de
consulta por el ciudadano del estado de su envío.
6.-Reducción de la brecha digital que separa las capitales de provincia y
grandes poblaciones de las zonas rurales más alejadas.
En resumen…ORVE

28
* Y mientras…adaptación del aplicativo de Registro Único autonómico a
la N.T.Sicres 3, que sumará a los beneficios de ORVE los que se deriven de
la gestión interna de todos los asientos y documentación registral que
genera de toda la Administración autonómica, en términos de ahorro
económico y sostenibilidad ambiental y agilidad de nuestros
procedimientos.
Actualización de la aplicación Registro Único
autonómica

29
Ventajas de actualizar la aplicación de
Registro Único autonómica
1. Interconexión dentro de la Administración de la
2. Distribución Interna a órganos de Gestión de la
Administración de la Comunidad
3. Consolidación de toda la operativa registral en una única
aplicación

30
•Disponer de conexión a Internet en los PCs de las oficinas de
registro.
•Disponer de certificado digital válido (necesario para firmar la
documentación).
•Disponer de equipamiento para digitalizar la documentación.
•Seguir los procedimientos de digitalización y envío de asientos
registrales recogidos en el manual de Registro y en las N.T.
Requisitos para la futura operativa
de Registro Único

31
Vamos por partes…
1º: Modernización Aplicación
2º: SIR
3º: Interconexión ACCyL
• La adaptación del aplicativo de Registro Único a
la norma SICRES 3.0. (Certificación MINHAP)
• Ofrecer un canal de comunicación directo
entre las oficinas de registro con los órganos
de gestión de la ACCyL.
• Interconexión electrónica de los registros de la
ACCyL con los de otras AAPP.
1º: Firma del convenio.
2º: Difusión y formación de las
EELL. Coordinación de su
integración en el Portal EELL.
3º: Implantación solución ACCyL *
• Tramitación convenio.
• Firma y publicación
• Ofrecer un canal de envío y recepción vía
ORVE en nuestra ACCyL.
*Solución temporal
¡En tanto se adapta el aplicativo a SICRES 3!
SICRES 3.0

32
Fase 1: Actualización aplicación de registro a
la N.T. SICRES 3
1. Gestión más sencilla (aplicación Web frente a cliente-servidor)
2. Nuevas funcionalidades (informes, búsquedas)
3. Asienta la infraestructura necesaria para la integración en SIR y la
interconexión en la Administración de la Comunidad de CyL.
En esta fase se realiza la actualización de la aplicación a una versión más moderna y
la formación a todas las oficinas y usuarios de registro.

33
Fase 1: Actualización aplicación de registro a la N.T.
SICRES 3

34
1. Intercambio registral electrónico efectivo con otras
“administraciones SIR”.
2. Reducción acusada de los tiempos de tramitación para el
ciudadano al simplificar el movimiento de papel entre
administraciones.
3. Ahorro de costes.
4. Control completo del estado de los asientos registrales
intercambiados y posibilidad de consulta.
5. Proceso de consolidación totalmente automático.
Fase 2: Sistema de Interconexión de Registros
OBJETIVO: Intercambio registral electrónico con otras AAPP
que están integradas en SIR.

35
Fase 2: Sistema de Interconexión de Registros

36
Fase 3: Interconexión Administración de la
OBJETIVO: Ofrecer un canal de comunicación directo entre las
oficinas de registro y los órganos de gestión de la Administración de
la Comunidad de CyL .
El asiento registral y la documentación adjunta se digitaliza y se traslada de forma
electrónica tanto para órganos internos de la Administración de la Comunidad de CyL como
para otras administraciones SIR, y además se distribuye directamente al órgano gestor de
manera electrónica y automática.

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1. Apagón paulatino del tránsito y custodia de papel.
2. Reducción drástica de tiempos.
3. Control completo del estado de los asientos registrales y posibilidad de consulta.
4. Más fiabilidad y seguridad.
Para la Administración
Para el ciudadano
1. Mejora de los tiempos de respuesta.
2. Mejora de la información al ciudadano.
3. Mejora de la relación AAPP-Ciudadano

38
Fase 2Fase 3

39
RESULTADOS ESPERADOS ...
•Nuevo modelo de gestión de la atención al ciudadano en Castilla y León, basado en la
innovación tecnológica, la eficiencia, la transparencia, sostenibilidad y la agilidad de un
servicio público que desea contar con la satisfacción y la plena confianza de nuestros
ciudadanos.
•Acercamiento de la Administración Autonómica al ciudadano, proporcionando trato
equitativo a la ciudadanía y reducción sustancial de la brecha digital, al integrar la atención
en zonas rurales con grandes núcleos de población, a golpe de “clic”, gracias a la
transmisión y recepción electrónica de documentos al órgano que los tramita en segundos,
tan positivo y tan necesario en una Comunidad de la dimensión y características de la
nuestra.
•Mejora de la colaboración interadministrativa, superando los obstáculos derivados de la
compleja estructura territorial de la comunidad y de las diferentes competencias.
• Seguridad jurídica: Se puede consultar de inmediato el estado y ubicación del registro
enviado. Los documentos digitalizados tienen la misma validez jurídica que el documento
en papel , garantizado por el cumplimiento de requisitos de la norma técnica.
…CALIDAD DE LOS SERVICIOS PÚBLICOS AUTONÓMICOS
En Castilla y León

40
RESULTADOS ESPERADOS ...
•Ahorro muy elevado de costes para la Administración en envíos postales o
por mensajería, además de la logística necesaria (recepción, almacenaje,
transporte y archivo).
•Reducción de plazos de recepción de la documentación de semanas a
segundos: El asiento registral y los documentos escaneados que se remiten
llegan de inmediato a la oficina encargada de su tramitación.
…EFICIENCIA DE LOS SERVICIOS PÚBLICOS AUTONÓMICOS
En Castilla y León

O
41
OFICINAS INTEGRADAS EN
CASTILLA Y LEÓN POR LA
EFICIENCIA: SISTEMA DE
INTERCONEXIÓN DE REGISTROS.

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