PresentacióN1
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Microsoft Outlook 2003 es una aplicación que proporciona una solución integrada para administrar mensajes de correo electrónico, programas, tareas, notas, contactos y otra información. Ofrece innovaciones como organizar comunicaciones, administrar el trabajo y colaborar mejor con otros usuarios desde un solo lugar.
PresentacióN1
- 1. proporciona una solución integrada para administrar y organizar mensajes de correo electrónico, programas, tareas, notas, contactos y demás información. Outlook 2003 ofrece innovaciones que puede utilizar para administrar las comunicaciones, organizar el trabajo y trabajar mejor con otros usuarios. Todo ello desde un único lugar. Outlook 2003
- 2. DEFINICION DE OUTLOOK Microsoft Outlook es una aplicación de gestión de correo , así como agenda personal , que nos permite la comunicación con miles de personas en todo el mundo a través de mensajes electrónicos. El correo electrónico tiene las ventajas frente al correo tradicional de ser fácil de utilizar, más barato y mucho más rapido. Por ejemplo puedes redactar una carta para celebrar una fiesta y mandársela en cuestión de minutos a un centenar de amigos sin necesidad de hacer copias de la carta y comprar multitud de sellos, simplemente con redactarla una vez, añadir la lista de contactos y hacer clic en enviar. Así de sencillo y rápido. Otra de las virtudes del correo electrónico es la posibilidad de mandar no solo texto en el mensaje, sino cualquier otro tipo de información, ya sea imágenes, documentos, archivos de música, aplicaciones, etc. (limitada por el tamaño del buzón de correo contratado con el servidor de correo). Al igual que una carta convencional hace escalas en distintas oficinas de
- 3. correo, el correo electrónico ( e-mail ) hace también escalas de computador a computador hasta llegar al servidor de correo contratado por el usuario. Aunque todo este proceso se hace de forma transparente para el usuario. Los correos electrónicos se almacenan en los servidores de correo mientras el usuario no hace uso de ellos. Existen diversos tipos de clientes de correo basados en aplicación como puede ser MS Outlook, Eudora, IncrediMail , (además estos dos últimos son gratuitos), son programas que instalas en tu ordenador y te permiten el acceso a tu correo y descargarlo en tu computador, pero también existen gestores de correo basados en Web (webmail), como puede ser Hotmail que nos permiten gestionar el correo directamente a través de una página web, desde cualquier lugar y desde cualquier ordenador.
- 4. CARACTERISTICAS DE OUTLOOK 2003 Organice la Bandeja de entrada: ya no tiene que guardar los mensajes de correo electrónico en la Bandeja de entrada para recordarle los elementos de acción. En su lugar, puede utilizar las Marcas rápidas para señalar los mensajes por prioridad o limitaciones de tiempo, y buscarlos en cualquier carpeta en la que se encuentren. • Ahorre tiempo y busque mensajes más rápidamente: puede buscar mensajes de correo electrónico de forma más sencilla agrupándolos por fecha, tamaño, conversación, asunto, importancia u otro criterio. • Imprima menos y lea más: Outlook 2003 hace más fácil y cómoda la lectura de mensajes en pantalla, incluidos los mensajes extensos. El Panel de lectura se ha trasladado a la parte derecha de la pantalla para mostrar el doble de contenido y reducir la necesidad de desplazarse al leer en pantalla mensajes largos de correo electrónico. • Administre todo el correo electrónico en un solo lugar: puede enviar, recibir y tener acceso a mensajes de correo electrónico con varias cuentas (incluidas cuentas de correo electrónico de trabajo, personales o basadas en el Web, como MSN® Hotmail®) en una única vista. •
- 5. Organice los mensajes y reciba recordatorios automáticamente: mediante las Reglas y alertas mejoradas, los mensajes de correo electrónico entrantes se organizan según sus preferencias y se pueden activar alertas automáticamente para recordarle o avisarle cuando sea necesario, por ejemplo, cuando se deba realizar una tarea o esté a punto de comenzar una reunión. Busque mensajes de forma sencilla: puede guardar los resultados de búsquedas utilizadas con frecuencia como Carpetas de búsqueda en lugar de tener que volver a ejecutar búsquedas comunes cada vez que las necesite. Las Carpetas de búsqueda ofrecen una forma automatizada de mantener juntos los mensajes de correo electrónico relevantes, sin moverlos a otra carpeta. Tenga acceso rápidamente a los contactos, calendarios y tareas: puede utilizar el nuevo Panel de exploración (o hacer clic en Ir en la barra de menús) para tener acceso a los Contactos, el Calendario, las Tareas, las Carpetas, los Accesos directos y el Diario, y buscar la información que necesite para completar los mensajes de correo electrónico, programar citas y finalizar proyectos.
- 7. Trabajar con otros usuarios de forma más sencilla Puede colaborar mejor con otros usuarios y protegerse del uso indebido y la distribución no deseada de información clave de la empresa. Controle la distribución del trabajo confidencial: para proteger los activos de la compañía, puede impedir que los destinatarios reenvíen, copien o impriman mensajes de correo electrónico importantes mediante la funcionalidad de Administración de derechos de información (IRM, Information Rights Comuníquese con otros usuarios al instante: no es necesario salir de Outlook para averiguar si un contacto de Mensajería instantánea (IM, Instant Messaging) está conectado. Puede iniciar conversaciones de IM rápidamente desde los mensajes de correo electrónico de Outlook, Contactos de Outlook, Calendario de Outlook y otras áreas de Outlook. •
- 8. Management). Incluso puede especificar una fecha de caducidad para el mensaje, tras la cual nadie podrá verlo o actuar sobre él. La funcionalidad IRM requiere el uso de Windows Server™ 2003 con Microsoft Windows® Rights Management Services. Nota con Microsoft Office Professional Edition 2003, puede utilizar Outlook para crear mensajes de correo electrónico protegidos por IRM y conceder a otros usuarios permiso para tener acceso a los mensajes y modificarlos. También puede aplicar plantillas de directivas a los mensajes de correo electrónico protegidos por IRM que cree. Con Microsoft Office Standard Edition 2003, puede leer mensajes de correo electrónico protegidos mediante IRM; con los permisos, también puede modificarlos.
- 9. Dedique menos tiempo a coordinar programas: puede tener acceso a calendarios de equipo compartidos desde Outlook y ver varios calendarios juntos para agilizar y facilitar la programación de reuniones. Puede ver sus propios calendarios de trabajo y personales, calendarios de Windows SharePoint Services o calendarios de otros usuarios que le hayan concedido derechos para verlos. Para compartir calendarios de equipo es necesario Windows Server 2003 con Windows SharePoint Services. Trabaje mejor con otros usuarios: puede guardar datos adjuntos de mensajes de correo electrónico en áreas de trabajo compartidas, donde otros miembros del equipo pueden obtener las versiones más recientes, proteger o desproteger archivos o guardar listas de tareas, archivos relacionados, vínculos y listas de miembros. Incluso puede saber si los miembros del equipo están conectados y utilizar IM para enviarles un mensaje. Las áreas de trabajo compartidas requieren el uso de Windows Server 2003 con Microsoft Windows SharePoint Services. Obtenga movilidad: si dispone de un equipo Tablet PC, puede utilizar el marcado de entrada manuscrita para anotar los mensajes de correo electrónico con su propia escritura manual utilizando un dispositivo de entrada de tipo lápiz. Puede escribir notas para uso personal o mensajes de correo electrónico para enviar a otros usuarios.
- 11. Microsoft Office Outlook 2003 está formado por un conjunto de herramientas que permiten controlar de una forma cómoda y sencilla cualquiera de las labores necesarias para la gestión de nuestra información diaria: mensajes de correo electrónico, tareas, notas, contactos y demás información. Aunque una de las características más conocidas y utilizadas de Outlook es su herramienta de gestión de correo electrónico, no debemos olvidar que el programa incluye también numerosas aplicaciones imprescindibles para el manejo de diferentes tipos de información: calendario de citas y reuniones, organización de tareas, libreta de contactos, etc. Este libro está orientado tanto a los usuarios que desean iniciarse en el manejo de Outlook 2003 como a aquellos que ya han trabajado con versiones anteriores del programa y desean ampliar sus conocimientos o aprender a utilizar las nuevas características. Debido a su estructura, este libro puede ser empleado tanto como guía de aprendizaje paso a paso, como libro de consulta puntual. Esta guía se encuentra organizada en nueve capítulos que explican desde los aspectos más básicos del programa, o las técnicas para enviar y recibir mensajes de correo electrónico, hasta las opciones de configuración más avanzadas que le ofrece esta herramienta, entre otros muchos aspectos.
- 13. Para exportar la libreta de direcciones de un ordenador a otro, primero tienes que exportarla, desde el ordenador origen, a un fichero y luego importar ese fichero en el ordenador destino. - Entrar en la libreta de direcciones del ordenador "fuente" (del que quieres sacar las direcciones) Desde Ouklook Express seleccionamos "herramientas > libreta de direcciones" - En la libreta de direcciones seleccionamos la opción "archivo > Exportar > Libreta de direcciones (WAB) - Indicamos el lugar de nuestro PC donde guardar esta libreta de direcciones y el nombre del archivo que queremos asignarle. El nombre del archivo debe tener extensión .wab. Ese archivo lo debes enviar luego al ordenador donde deseas restaurarlo. Puedes enviarlo por email o bien guardarlo en un diskette. Para restaurar el archivo y agregar a todos los contactos debes hacer lo siguiente. - Guardar el archivo con la libreta de direcciones del otro ordenador en algún lugar de nuestro disco duro. - Entrar en la libreta de direcciones del ordenador "fuente" (del que quieres sacar las direcciones) Desde Ouklook Express seleccionamos "herramientas > libreta de direcciones" - En la libreta de direcciones seleccionamos "Archivo > importar > libreta de direcciones (WAB)" - Ahora hay que seleccionar el archivo .WAB que habíamos guardado en el disco duro. Con ello se habrán importado las direcciones del otro ordenador.