Presentacion g.documental

TALLER DE GESTION DOCUMENTAL II
Grupo 4
PRESENTADO POR: MARÍA ELENA MARÍN
PRESENTADO A : LUZ MARINA ARIAS

1. GESTION DOCUMENTAL
Es un conjunto de tecnologías,
normas y técnicas que permiten a
las empresas administrar su flujo
de documentos a lo largo del ciclo
de vida del mismo, alcanzando un
óptimo rendimiento en eficiencia
administrativa, funcionalidad y
eficacia. Estos sistemas de gestión
documental, pueden ser
articulados a bases de datos de
otros sistemas, bibliotecas entre
otros.

GESTION DOCUMENTAL
Los sistemas de gestión
documental han de ofrecer
medios de almacenamiento,
seguridad, capacidad de
recuperación e indexación. Los
documentos han de estar
siempre disponibles que se
necesiten de manera rápida y
sencilla.

CONCEPTUALIZACIÓN
Gestión Documental: Conjunto de
actividades administrativas y
técnicas, tendientes a la
planificación, manejo y
organización de la documentación
producida y recibida por las
entidades, desde su origen hasta su
destino final con el objeto de
facilitar su utilización y
conservación.

PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL
Es un conjunto de
instrucciones en las que se
detallan las operaciones
para el desarrollo de los
procesos de la gestión
documental al interior de
cada entidad

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
ALGUNOS OBJETIVOS DEL PGD:
 Resaltar la importancia del
papel de los documentos y
archivos, como lenguaje natural
de la administración pública,
para el funcionamiento de la
misma, elementos necesarios
para la participación
ciudadana, apoyos decisivos
para la transparencia y el
control de la gestión pública y
garantía de los derechos
individuales y colectivos.

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
ALGUNOS OBJETIVOS PGD:
 Lograr una acertada
normalización en los
procedimientos para el
recibo, radicación y
distribución de la
correspondencia mediante
la utilización de sistemas
eficientes de correo y
mensajería
 Implementar el desarrollo de
procesos básicos de
aplicación de la tabla de
Retención Documental,
organización, transferencias
primarias, recuperación,
preservación, conservación
de la información y
disposición final de los
documentos.
 Facilitar la recuperación de la
información en forma rápida y
oportuna.

COMO INSTRUMENTO ARCHIVÍSTICO ESTÁ DESTINADO
A LOS SIGUIENTES USUARIOS:
Usuarios Externos
 Ciudadanos colombianos,
personas naturales o jurídicas,
públicas o privadas, veedurías
ciudadanas.
 Organismos de control,
operadores judiciales, de control
político y los facultados para
inspección y vigilancia de la
gestión documental.
Usuarios Internos
 Dirección Administrativa
 Gerencia General
 Oficina asesora de
comunicaciones
 Todas las dependencias
de la entidad

INSTRUMENTOS ARCHIVÍSTICOS
 • Cuadro de Clasificación Documental (CCD)
• Tablas de Retención Documental (TRD)
Programa de Gestión Documental (PGD)
• Plan Ins?tucionade Archivos
e
la
En?dad
• Inventario
Documental
• Modelo
de
requisitos
• Mapas
de
procesos

2. SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Son programas de
gestión de bases de
datos que disponen de
una tecnología idónea
para el tratamiento de
documentos científicos,
culturales y técnicos.
Conjunto de operaciones y de
técnicas, integradas en la gestión
administrativa general, basadas
en el análisis de la producción, la
tramitación y los valores de los
documentos, que se destinan a la
planificación, el control, el uso, la
conservación y la eliminación o la
transferencia de los documentos a
un archivo, con el objetivo de
racionalizar y unificar su
tratamiento y conseguir una
gestión eficaz y rentable.

R EQUI S I TOS PARA IMP L EMENTACIÓN PGD
 Requisitos Básicos:
 Escalabilidad
 Tolerancia
 Disponibilidad en plataformas
 Requisitos Básicos:
 Distintos dispositivos
 Formatos de entrada
 Requisitos Indexación:
 indexación manual o automática y si
cuenta con capacidad para realizar
resúmenes automáticos y su nivel de
efectividad
 Requisitos de Almacenamiento:
 Que permita definir ba
 ckups o copias de seguridad periódicos de las
bases de datos.
 Que el sistema permita seguir una estructura
jerarquizada de almacenamiento, que pueda
configurarse para ajustarla a la estructura de la
entidad.
 Requisitos de Búsqueda:
 Es uno de los requisitos más importantes ya que el
sistema no será útil si no es capaz de aportar los
documentos con su información en el momento
oportuno.
 El sistema debe soportar gran número de
búsquedas simultáneas, de no ser así, lo más seguro
es que no servirá para largo plazo.

3. FASES DEL SISTEMA DE
GESTIÓN DE ARCHIVO
 Fases de implementación:
Se refiere a Objetivos, metas y recursos

3. FASES DEL SISTEMA DE
GESTIÓN DE ARCHIVO
 Definición del proyecto
 Diseño de la herramienta: La
elaboración de los instrumentos básicos
para la gestión documental, cada uno
de los cuales va asociado a un proceso
de análisis y diseño diferenciado.
 Implantación: Estos procedimientos
se plasmarán en normas y
procedimientos de uso de la
documentación.
 Formación de usuarios:
internos y externos
 Explotación del sistema
de gestión de archivo-
SGA
 Acceso a la web

SISTEMA DE GESTIÓN DE
ARCHIVO

4 . GENERALIDADES DEL SISTEMA DE
GESTIÓN DOCUMENTAL DE ACUERDO CON
E L DECR E TO 2 6 0 9 DE 2 0 1 2
 Aspectos generales:
 Alcance
(Plan Estratégico Institucional y Plan de Acción Anual)
Audiencia
 Requerimientos:
Normativos, Económicos, Administrativos y Tecnológicos
 Fases de implementación
(Objetivos, metas y recursos)
 Programas específicos
 Armonización MECI+SGC

4 . GENERALIDADES DEL SISTEMA DE
GESTIÓN DOCUMENTAL DE ACUERDO CON
E L DECR E TO 2 6 0 9 DE 2 0 1 2

5. CARACTERÍSTICAS DE LOS SISTEMAS DE
GESTIÓN DOCUMENTAL
objetivo Es almacenar y gestionar documentos electrónicos, que
pueden ser originales o copias digitales de documentos en
formato papel.
Permite que: búsquedas de documentos de forma rápida y sencilla, a la
vez que habilita la consulta de histórico de modificaciones
de los usuarios para cada documento.
Conformidad Incluyen los sistemas de información y los documentos
electrónicos respaldan la gestión de la información a partir
de los procesos administrativos de las entidades.
Interoperabi
lidad
Interrelación tecnológica, el uso de formatos abiertos y
estándares nacionales o internacionales adoptados por las
instituciones.

CARACTERÍSTICAS DE LOS S I S T EMAS DE
Seguridad en la
gestión de
documentos
GESTIÓN DOCUMENTAL
Los sistemas de gestión documental incluyen módulos para la gestión
de los permisos y el acceso a los documentos. Documentos sólo
accesibles para determinados grupos de usuarios, versiones de sólo
lectura o documentos PDF sin posibilidad de ser editados, son algunas
de las protecciones que ofrece un buen gestor de documentos.
Adición de
contenidos.
Permitir que sean agregados nuevos contenidos a los documentos, en
forma de metadatos, sin que se altere la autenticidad,
valor evidencia e integridad de los documentos
Diseño y
funcionamiento.
La creación y captura de documentos en el sistema debe ser de fácil
manejo para los usuarios, haciéndola tan simple como sea posible.
Gestión Distribuida Los sistemas de gestión documental deben ofrecer capacidades para
importar y exportar masivamente los documentos de archivos y
respectivos expedientes.
Almacenaje de
metadatos en el
gestor documental
Los metadatos y la metadescripción almacenan información
identificativa del documento que se ha guardado, se debe procurar la
generación de metadatos normalizados, sean manuales o
automatizados, desde los mismos sistemas y aplicativos.

6. VI S I TA A ENT IDAD S I S T EMA DE
GE S T IÓN DOCUMENTAL
EMPRESA: GOBERNACION DE ANTIOQUIA
Entrevistada:
Clara Luz Mejía Vélez
Secretaria General y presidenta del Consejo Departamental de Archivos.
Gobernación de Antioquia
Calle 42B No . 52-106 CAD- Piso 12 Oficina 1204
Medellín Antioquia

V I S I T A A E N T I D A D S I S T E M A D E G E S T I Ó N D O C U M E N T A L
¿ Q U É S E H A T E N I D O E N C U E N T A P A R A L A P R E S E R V A C I Ó N
D E D O C U M E N T O S E N A M B I E N T E S E L E C T R Ó N I C O S ?
Aplicaciones agrupadas denominadas
Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos (SGDE)
Nombres de los documentos-índice reflejo del orden original cronología
Modificación solo en la etapa del trámite
Solo documentos electrónicos nativos o según la necesidad documentos escaneados pero solo
estos quedarán en un registro de auditoría
Medios dispuestos o sede electrónica para el acceso al expediente - consulta
Conservación del expediente electrónico - valoración documental
La creación de los expedientes electrónicos deben estar regulados por una normatividad
especifica, responsabilidad de la entidad cumplirla
Código de identificación único
Puede contener documentos electrónicos que formen parte a su vez de otros expedientes
Posibilidad de ser transferidos a los repositorios del SGDE al SGDEA
Debe admitir firma electrónica

¿ Q U É S E H A T E N I D O E N C U E N T A P A R A L A P R E S E R V A C I Ó N
D E D O C U M E N T O S E N A M B I E N T E S E L E C T R Ó N I C O S ?
Documentos
electrónico
Índice
Firma
Metadatos
Que cumplen con las características de contenido, estructura y
contexto definidas.
Garantiza la integridad del expediente electrónico y permite
la recuperación siempre que sea necesario.
El índice se firma en el momento del cierre del
expediente, esta firma electrónica garantiza la
autenticidad e integridad del contenido del índice
y por extensión de los documentos que conforman
el expediente electrónico así como de su
estructura
Del expediente electrónico o información virtual
contenida en ellos

¿ D E Q U É M A N E R A L O G R A N G A R A N T I Z A R L A I N T E G R I D A D D E
L A I N F O R M A C I Ó N E N E L S I S T E M A ?
 Para la documentación de imagen análoga como
microfilmación, cintas fonográficas, cintas de video, rollos
cinematográficos o fotografía entre otros o digital como
disquetes, C.D. principalmente, se deben contemplar
sistemas de almacenamiento especiales como gabinetes,
armarios o estantes con diseños desarrollados acordes con
las dimensiones y tipo de soporte a almacenar y los
recubrimientos antioxidantes y antiestáticos a que haya
lugar. Realizar limpieza periódicamente de los soportes,
sobre todo luego de haberlos utilizados
En relación con los documentos electrónicos
de archivo:
 Debe garantizar que los componentes de los
documentos de archivo existirán durante todo el
tiempo necesario para que las estrategias de
preservación entren en aplicación.
 través de la Dirección Operativa de Sistemas,
debe considerar y atender los principios de
preservación en el tiempo, longevidad de los
medios de almacenamiento, valoración,
vulnerabilidad y disponibilidad.
 Obtener por medio de un inventario la
información necesaria para facilitar el acceso a la
información.
 Convertir los documentos electrónicos a
formatos protegidos.
En relación con los sistemas de monitoreo:
- Se debe incluir, dentro del plan de
capacitación y entrenamiento periódico, al
personal al que se debe indicar entre otros, la
ubicación y operación de válvulas de cierre de
tuberías de agua o conducciones eléctricas, el
manejo de los extintores, sistemas de alarma
y de evacuación.

C U Á L E S S O N L O S C R I T E R I O S Q U E S E H A N T E N I D O E N
C U E N T A P A R A L A S E L E C C I Ó N D E L S I S T E M A D E G E S T I Ó N
D E D O C U M E N T O S ?
Autenticación fuerte Cifrado de documentos Firma Digital
Estampado cronológico Correo certificado Protección de datos
Privacidad

C U Á L E S S O N L O S C R I T E R I O S Q U E S E H A N T E N I D O E N
C U E N T A P A R A L A S E L E C C I Ó N D E L S I S T E M A D E G E S T I Ó N
D E D O C U M E N T O S ?
A través de las sedes electrónicas (Decreto antitrámites 019 de 2012), deben
implementar aplicativos que permitan poner a disposición de los ciudadanos
interesados los expedientes electrónicos que requieran, cumpliendo así los
requisitos de interoperabilidad.
 Registro y almacenamiento de los metadatos asociados al expediente
electrónico
 Mecanismos para asegurar la autenticidad, fiabilidad, integridad y
disponibilidad
 Mecanismos de índice electrónico (creación expediente-cierre del mismo,
firma de índice)
 Mecanismos para la disposición de los expedientes y el intercambio de
información

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