Proc manejo caja_chica
- 1. PROCEDIMIENTO Y POLITICAS PARA MANEJO DE CAJAS CHICAS OBJETIVO Establecer los pasos y los formatos para el manejo de la información del dinero que se usa en la caja chica. ALCANCE Este procedimiento abarca la caja chica de la administración general y la de los locales. Las personas que manejen este procedimiento y son responsable de la caja chica de administración general es el Asistente de Administración General. Para la caja chica de los locales este procedimiento y responsable es el Jefe de Alimentos y bebidas. En caso de haber un faltante en la caja chica, la debe reponer los responsables del manejo de la misma. Para esto, el administrador de local en el caso de la caja chica del local y el Gerente general en el caso de la administración general determinarán responsabilidades. POLITICAS Que los locales y las áreas que por la naturaleza de su trabajo la requieran, cuenten con un fondo de caja chica. Las áreas y los montos autorizados para este manejo estén expresamente autorizados por la Oficina de Administración local. Los fondos de caja chica deberán ser utilizados solamente para pagos de valores menores. Los pagos por caja chica se realizan mediante comprobantes de venta legalizados por la institución de rentas de cada país, recibos de caja, o como gastos internos (ej. Movilización mensajero). Está prohibido el cambio de cheques a través del fondo de caja chica. Está prohibido el pago de sueldos a través del fondo de caja chica. Las facturas no deben ser fraccionadas para eludir el monto de desembolsos. El fondo de caja chica sea usado estrictamente sólo para gastos derivados del trabajo, nunca para gastos personales. Los comprobantes de venta y las notas de gasto deben cumplir con todos los requisitos fiscales, de no ser así no podrán ser reembolsadas y se procederá al cobro de un vale de caja al solicitante. No se debe comprar con fondos de caja chica productos que los proveedores nos proporcionen. Esta política puede ser flexible en cuanto a la urgencia o necesidad de la compra. El fondo de caja chica debe mantenerse separado de cuales quiera otros fondos.
- 2. Los fondos de la caja chica pueden ser utilizados para cambiar billetes de denominaciones altas en denominaciones bajas para dar a los anfitriones y barman cuando ellos lo requiera. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO - El Asistente de administración general y la Jefe de alimentos y bebidas reciben el cheque respectivo. En cualquiera de las cajas chicas, se hace la reposición una vez por semana de acuerdo a los gastos realizados. El cheque deberá ser cobrado en el banco respectivo. El monto de este valor es de acuerdo a los gastos realizados dentro del periodo. - En el caso de la caja chica del local, podrán hacer uso de ella además del Jefe de alimentos y bebidas, también el Jefe de Servicio y el administrador del local. Todos ellos harán uso de los fondos respecto a las políticas descritas anteriormente en este procedimiento. - Para llevar el control del dinero en el que se gasta el fondo, los responsables deben solicitar facturas, recibos, notas de venta de las compras hechas y llenar el formulario adjunto en la sección de Documentos de Soporte. - Para los gastos de movilización en que incurra el mensajero y/o cualquier otra persona, se debe llenar la forma adjunta a este procedimiento en la sección de Documentos de soporte. - Al finalizar una semana desde la entrega del cheque, los responsables de recibir los mismos, presentan en limpio el documento de “Reposición de Caja Chica ciudad” para la administración del local, y el documento de “Reposición de Caja chica de administración” para la administración general. Junto con este documento, deben también adjuntar los recibos, notas de venta, facturas y el “Reporte de movilización” que justifiquen los gastos incurridos. - Posteriormente al punto anterior, los responsables de recibir los cheques recibirán una reposición de caja chica cuyo monto es el que han gastado. - Adjuntar a los documentos de reposición los respaldos respectivos (facturas, notas de venta, etc.) - Forma de llenar los documentos de reposición. En el encabezado del formato se indicará: El nombre de la compañía. El texto de Reposición de Caja Chica de la ciudad o departamento correspondiente. El número de reposición de caja chica. La fecha de reposición de caja chica. En el cuerpo del formato se indicará: Fecha: de la transacción Referencia: es el número, recibo y a quien se compró o donde se compró.
- 3. Detalle: es la descripción del gasto, tratando de detallar los más importante Código contable: sirve para la contabilización del gasto, se lo dejará en blanco. Valor: es el valor total del gasto. Subtotal: es la sumatoria de los gastos por grupos. Total: es la columna donde se acumula el total de los gastos. En el final del formato se indicará: Realizado, autorizado, aprobado. Deberá indicarse los nombres de las personas correspondientes, acompañados de las firmas respectivas. DOCUMENTOS DE SOPORTE 1. Procedimiento de elaboración de cheques 2. Reposición de Caja Chica ciudad 3. Reposición de Caja Chica de Administración