5. 1. INTRODUCCION
El control es un mecanismo que permite corregir
desviaciones a través de indicadores cualitativos y
cuantitativos dentro de un contexto social amplio, a
fin de lograr el cumplimiento de los objetivos claves
para el éxito organizacional, es decir, el control se
entiende no como un proceso netamente técnico
de seguimiento, sino también como un proceso
informal donde se evalúan factores culturales,
organizativos, humanos y grupales.
CONTROL
CONTROL
6. Definición de control
El concepto de control es muy general y puede ser utilizado
en el contexto organizacional para evaluar el desempeño
general frente a un plan estratégico.
La palabra control tiene muchas connotaciones y su
significado depende de la función o del área en que se
aplique; puede ser entendida:
Como la función administrativa que hace parte del
proceso administrativo junto con la planeación, organización
y dirección, y lo que la precede.
7. Como los medios de regulación utilizados por un individuo o empresa,
como determinadas tareas reguladoras que un controlador aplica en
una empresa para acompañar y avalar su desempeño y orientar las
decisiones. También hay casos en que la palabra control sirve para
diseñar un sistema automático que mantenga un grado constante de
flujo o de funcionamiento del sistema total; es el caso del proceso de
control de las refinerías de petróleo o de industrias químicas de
procesamiento continuo y automático: el mecanismo de control
detecta cualquier desvío de los patrones normales, haciendo posible
la debida regulación.
8. ¿Don
de
Inicia
mos?
¿Qu
e
decis
ión
tomo
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Como la función restrictiva de un sistema para mantener
a los participantes dentro de los patrones deseados y
evitar cualquier desvío. Es el caso del control de
frecuencia y expediente del personal para evitar posibles
abusos. Hay una imagen popular según la cual la palabra
control está asociada a un aspecto negativo,
principalmente cuando en las organizaciones y en la
sociedad es interpretada en el sentido de restricción,
coerción, limitación, dirección, refuerzo, manipulación e
inhibición.
También hay otras connotaciones para la palabra
control:
Comprobar o verificar;
Regular;
Comparar con un patrón;
Ejercer autoridad sobre alguien (dirigir o
mandar);
Frenar o impedir.
9. IMPORTANCIA DEL
CONTROL
Una de las razones más evidentes de la importancia del control es porque
hasta el mejor de los planes se puede desviar. El control se emplea para:
Crear mejor calidad
Enfrentar el cambio
Producir ciclos más rápidos
Agregar valor
Facilitar la delegación y el trabajo en equipo
10. BASES DEL CONTROL
Podríamos decir que el control se basa en la consecución de las
siguientes actividades:
Planear y organizar.
Hacer.
Evaluar.
Mejorar.
Los objetivos son los programas que desea lograr la empresa, los
que facilitarán alcanzar la meta de esta. Lo que hace necesaria
la planificación y organización para fijar qué debe hacerse y
cómo.
El hacer es poner en práctica el cómo se planificó y organizó la
consecución de los objetivos.
11. El evaluar que no es más que la interpretación y
comparación de la información
La mejora es la puesta en práctica de las medidas
que resolverán las desviaciones que hacen perder
el equilibrio al sistema.
12. PASOS DEL PROCESO DE
CONTROL
El control administrativo: Es un esfuerzo sistemático para
establecer normas de desempeño con objetivos de
planificación, para diseñar sistemas de reinformación, para
comparar los resultados reales con las normas previamente
establecidas, para determinar si existen desviaciones y
para medir su importancia, así como para tomar aquellas
medidas que se necesiten para garantizar que todos los
recursos de la empresa se usen de la manera más eficaz y
eficiente posible para alcanzar los objetivos de la
empresa".
En ella se divide el control en cuatro pasos los cuales son:
13. Establecer normas y métodos para medir
el rendimiento.
Medir los resultados.
Tomar medidas correctivos .
Retroalimentación
14. Principios de control
Equilibrio: A cada grupo de delegación conferido debe
proporcionarle el grado de control correspondiente. De la
misma manera la autoridad se delega y la responsabilidad se
comparte.
De la oportunidad: El control, necesita ser oportuno, es decir,
debe aplicarse antes de que se efectúe el error, de tal
manera que sea posible tomar medidas correctivas, con
anticipación.
15. De los objetivos: Se refiere a que el control existe en función
de los objetivos.
De las desviaciones: Todas las variaciones o desviaciones
que se presenten en relación con los planes deben ser
analizadas detalladamente.
De la costeabilidad: El establecimiento de un sistema de
control debe justificar el costo que este represente en
tiempo y dinero, en relación con las ventajas reales que
este reporte.
16. De excepción: El control debe aplicarse,
preferentemente, a las actividades
excepcionales o representativas, a fin de
reducir costos y tiempo, delimitando
adecuadamente que funciones estratégicas
requieren el control.
De la función controladora: La función
controladora por ningún motivo debe
comprender a la función controladora
17. Según Terry (1999) Libro “Principios de la
Administración”
Tipos de Control
Tipos de Control
RETROALIMENTACIÒN
CONCURRENTE
PRELIMINAR
18. Control preliminar, este tipo de control tiene
lugar antes de que principien las operaciones
e incluye la creación de políticas,
procedimientos y reglas diseñadas para
asegurar que las actividades planeadas serán
ejecutadas con propiedad. En vez de esperar
los resultados y compararlos con los objetivos
es posible ejercer una influencia controladora
limitando las actividades por adelantado.
19. Control concurrente, este tipo de control tiene lugar durante la fase de la
acción de ejecutar los planes e incluye la dirección, vigilancia y
sincronización de las actividades según ocurran, en otras palabras,
pueden ayudar a garantizar que el plan será llevado a cabo en el tiempo
específico y bajo las condiciones requeridas.
La forma mejor conocida del control concurrente es la supervisión directa.
20. Control de retroalimentación, este tipo de
control se enfoca sobre el uso de la información
de los resultados anteriores para corregir posibles
desviaciones futuras de estándar aceptable.
Control de retroalimentación, este tipo de control
se enfoca sobre el uso de la información de los
resultados anteriores para corregir posibles
desviaciones futuras de estándar aceptable.
21. Áreas del control
Las principales áreas de control en la empresa son:
Áreas de producción: Si la empresa es industrial,
el área de producción es aquella donde se
fabrican los productos; si la empresa fuera
prestadora de servicios, el área de producción es
aquella donde se prestan los servicios; los
principales controles existentes en el área de
producción son los siguientes:
22. Control de producción
Control de calidad
Control de costos
Control de los tiempos de producción
Control de inventarios
Control de operaciones Productivos
Control de mantenimiento y conservación
Control de desperdicios
23. Área comercial: Es el área de la empresa que se encarga de
vender o comercializar los productos o servicios producidos.
Control de ventas
Control de propaganda
Control de Costos
Área financiera: Es el área de la empresa que se encarga de
los recursos financieros, como el capital, la facturación, los
pagos, el flujo de caja, entre otros. Los principales controles en
el área financiera se presentan a continuación:
24. Control presupuestario
Control de costos
Área de recursos humanos: Es el área que administra al
personal, los principales controles que se aplican son los
que siguen:
Controles de asistencia y retrasos
Control de vacaciones
Control de salarios
25. Técnicas para el control
Entre las diferentes técnicas de control se pueden mencionar las siguientes:
Contabilidad
Auditoria
Presupuestos
Reportes, informes
Formas
Archivos (memorias de expedientes)
Computarizados
Mecanizados
Gráficas y diagramas
Proceso, procedimientos, Gannt, etc.
26. Procedimiento hombre maquina, mano izquierda,
mano derecha etc.
Estudio de métodos, tiempos y movimientos, etc.
Métodos cuantitativos
Redes
Modelos matemáticos
Investigación de operaciones
Estadística
Cálculos probabilísticas
27. Reportes e informes: Se clasifican en
Informes de control que se utilizan para el control directo de las operaciones.
Reportes de información que presentan datos más extensos a fin de que la gerencia
pueda formular planes.
Para diseñar un informe se considera:
Concentración sobre las acepciones
Claridad y concisión
Complementarse con presentaciones gráficas, audiovisuales y verbales
Equilibrio entre la uniformada y la variedad
Frecuencia de los reportes
Evaluación de la información
28. Administración por objetivos
Principios generales de la administración por objetivos:
La administración por objetivos constituye una especial
actitud, criterio o filosofía de la administración, que
consiste en que los jefes superiores discuten en común
con los jefes que dependen inmediatamente de ellos, la
cuantificación de los objetivos y estándares que deben
establecerse.
29. Descripción general del sistema
El requisito básico s que exista un pleno apoyo de la dirección o
gerencia general.
Ordinariamente deben operar por años.
Se requiere como primer paso identificar las metas generales de la
empresa en los términos más exactos que sea posible. Es necesario
convertir los objetivos en estándares.
Lo anterior implica hacer revisiones y ajustes en los planes generales,
y sobre todo en la organización de la empresa.
Debe pedirse a cada jefe interior, que fije sus propios estándares u
objetivos.
El jefe superior deberá ensayar la fijación de los estándares o metas,
debidamente cuantificados, en cada uno de los campos que lo
están haciendo también sus subordinados.
30. Debe discutirse en cada uno de éstos lo que por ello ha sido
señalado. Cuando ambos jefes, superior o inferior coinciden en
los estándares, no habrá problemas.
Las decisiones adoptadas en estas juntas, pueden crear,
modificar o ajustar los objetivos generales, lo que constituye
retroalimentación.
Durante el desarrollo de los programas en el año, debe
revisarse cada determinado tiempo lo que se ha podido
obtener en los estándares prefijados y lo que se ha logrado.
Con los resultado de la revisión parcial antes mencionada,
podrá ocurrir que algunas metas esperadas deban reducirse, o
hasta desecharse, o bien, que se puedan aumentar otras o
ampliarlas.
Finalmente la revisión permitirá preparar los nuevos estándares
para el siguiente período.
31. Gráfica de Gantt: Uno de los elementos más importantes de
controlar es el desarrollo de la realización de actividades tanto al
tiempo que cada una de ellas implica para este efecto las cartas
o gráficas.
Las técnicas de trayectoria crítica: Entre los mayores y más
modernos avances en materia de técnicas de control planeación
se encuentran, las llamadas Técnicas de Trayectoria Crítica.
Aunque son métodos diversos, tienen elementos comunes que
permiten agruparlos bajo una denominación común: Se ha puesto
el término METRA (Método de Evaluación y Trayectorias en Redes
de Actividades). Estas técnicas constituyen un método para
controlar programas, costos, tiempos, secuencias, relación de
actividades, entre otros.
32. Técnica PERT: Recibe su nombre de las siglas
Program Evaluation and Revió Technique, que
traducido al español significa Técnica de
Evaluación y Revisión de Programas. Consiste en
un instrumento con bases en una red de
actividades y eventos, y mediante la estimación
de tres tiempos, se evalúa la probabilidad de
terminar un proyecto para una fecha
determinada.
33. La técnica CPM: CPM(Critical Path Method:
Método de la Ruta Crítica) es prácticamente igual al
PERT, del cual difiere porque trabaja solamente con un
tiempo probable de ejecución, basado en
experiencias previamente registradas,con el fin de fijar
el tiempo más conveniente de comportamiento en la
duración de un proyecto, para lograr el mínimo costo
posible.
34. La técnica RAMPS: Resource Allocation and
Multi Project Schedulling: Programa de
Proyectos Múltiples y Asignación de Recursos.
Tiene por objeto programar la forma en que
ciertos recursos limitados, deben ser
distribuidos entre varios proyectos simultáneos,
total o parcialmente, para obtener una
máxima eficiencia.
35. AUDITORIAS: El término auditoria va ligado a la
detección de fraudes. Las auditorias tienen
muchas aplicaciones importantes, desde
validar la honradez y justicia de los estados
financieros, hasta proporcionar una base
crítica para decisiones gerenciales. Existen dos
tipos de auditorias: las externas y las internas.
36. Auditorias externas: Es un proceso de verificación que implica la
evaluación independiente de las cuentas y los estados financieros
de la organización. Se revisan los activos y los pasivos, así como
también los informes financieros con el objetivo de verificar si
están completos y exactos. La auditoria es realizada por personal
contable.
Auditorias internas: Son realizadas por miembros d la organización.
Su propósito es ofrecer garantía razonable de que los activos de la
organización están debidamente protegidos y de que los registros
financieros son llevados con la precisión y la confiabilidad
suficiente para preparar los estados financieros.
37. Fallas en el proceso de control
Cacería de brujas: el sistema se encamina a la búsqueda de
síntomas y culpables en vez de causas y posibles soluciones.
Esparcimiento de la responsabilidad: el Proceso de control
puede no ser demasiado específico e involucrar al total del
Personal el cual al sentirse atacado, lejos de apoyar el
restablecimiento del equilibrio, reacciona negativamente.
Obsesión: el Proceso de control se vuelve obsesivo, hay
demasiadas inspecciones por lo que se vuelve costoso.
Nostalgia: el sistema pone demasiado énfasis en lo que pasó,
se vuelve recursivo, lo que limita una efectiva toma de
medidas correctivas.
