Programas y procedimientos
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Los programas establecen la secuencia de actividades y el tiempo requerido para alcanzar los objetivos de una organización, sirviendo como herramienta de control. Los procedimientos determinan el orden lógico para realizar actividades rutinarias de manera eficiente. Tanto los programas como los procedimientos son importantes para orientar a los trabajadores, identificar responsabilidades, evitar duplicidad de esfuerzos y lograr los objetivos de una organización de manera ordenada.
Programas y procedimientos
- 1. proceso administrativo Tema: programas y procedimientos
- 2. Programas Un esquema en donde se establecen: la secuencia de actividades específicas que habrán de realizarse para alcanzar los objetivos y el tiempo requerido para efectuar cada una de sus partes y todos aquellos eventos involucrados en su consecución.
- 3. La importancia de los programas es que: 1:Suministran información e indican el estado de avance de las actividades. 2:Mantienen en orden las actividades, sirviendo como herramienta de control. 3: Identifica a las personas responsables de llevarlos a cabo, ya que se determina un programa para cada centro de responsabilidad. 4:Determinan los recursos que necesitan. 5:Disminuyen los costos. 6:Orientan a los trabajadores sobre las actividades que deben realizarse específicamente.
- 4. 7:Determinan el tiempo de iniciación terminación de actividades. 8:Se incluyen únicamente las actividades que son necesarias. 9:Evitan la duplicidad de esfuerzos. Lineamientos: Deben participar en su formulación: tanto el responsable del programa, como aquellos que intervendrán en la ejecución. La determinación de los recursos y el periodo para completarlo, deben estar relacionados con las posibilidades de la empresa .
- 5. La aprobación del desarrollo y ejecución del programa, debe comunicarse a todos aquellos que estén involucrados en el mismo. ºDeben ser factibles ºEvitar que los programas se contrapongan entre sí ºDeben establecerse por escrito, graficarse y ser precisos y de fácil comprensión . ºEl programa debe ser adaptable a las modificaciones o cambios que se presenten, así mismo, debe considerarse las consecuencias que operarán en el futuro.
- 6. PROCEDIMIENTOS: Permiten establecer la secuencia para efectuar las actividades rutinarias y especificas; se establecen de acuerdo con la situación de cada empresa, de su estructura organizacional, clase de producto, disponibilidad de equipo, turno de trabajo, incentivos y muchos otros factores. Los procedimientos establecen el orden cronológico que debe seguirse en la realización de un trabajo.
- 7. Importancia del procedimiento: ºDeterminan el orden lógico que deben seguir las actividades. ºPromueven la eficiencia y la especialización. ºDelimitan responsabilidades, evitan duplicidades. ºDeterminan como deben ejecutarse las actividades. ºSon aplicables en actividades que se presentan repetitivamente.
- 8. Los procedimientos, entre otros, tienen como objetivo entregar pautas de acción en los trabajos rutinarios y repetitivos, logrando con esto obtener mayor eficiencia, puesto que las actividades se ordenan de un solo modo. A modo de ejemplo, un procedimiento de administración de caja chica por parte de la secretaria del área de ventas sería: * La secretaria de ventas solicitará a la Unidad de Finanzas, a través de un memorándum, la emisión de un cheque para caja chica. * En base al memorándum el Jefe de Finanzas dispondrá la emisión de un cheque hasta por un valor de $ 50.000,- * El encargado de la cuenta corriente bancaria emitirá el cheque y el comprobante de egreso (original y tres copias) y los entregará al Jefe de Finanzas para su aprobación. * Una vez aprobado, entregará el cheque y una copia del comprobante de egreso a la secretaria de ventas, previa
- 9. Conclusión: programas y procedimientos son muy importantes, cuando se realiza un programa (esquema)establece las actividades que habrán de realizarse, ayuda alcanzar los objetivos en un tiempo requerido sirviendo como herramienta de control. el procedimiento es la secuencia en realizar una actividad.es el orden cronológico que debe seguirse para realizar un trabajo.
- 10. Bibliografía Elementos de Administración Harold Koontz Introducción a la Teoría General de la Administración Idalberto Chiavenato Administración Moderna Reyes Ponce, Agustín MURDICK, Robert y E. ROSS, Joel. Sistemas de informacion basados en computadoras para la administración moderna. 2da. Edición. Cáp. 4. México. Editorial diana. 1974.