Protección de datos personales en el entorno laboral
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Este documento trata sobre la protección de datos personales en el entorno laboral y el uso de herramientas TIC en el ámbito laboral. Explica qué es el teletrabajo y sus ventajas y desventajas, así como los límites del control del empleador sobre los trabajadores y los medios informáticos. También analiza el marco legal aplicable y las recomendaciones para implementar controles y proteger la privacidad de los empleados.
Protección de datos personales en el entorno laboral
- 1. MODULO: PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES EN EL ENTORNO LABORAL Por: Heidy Balanta Abogada TIC www.legaltics.com heidybalanta@legaltics.com
- 3. TENDENCIAS LABORALES A PARTIR DE LAS TIC • Teletrabajo • Trabajo Flexible • Nuevos trabajadores emergentes
- 4. TELETRABAJO ¿QUÉ ES? TIC Teletrabajo Fuera de la empresa Actividades laborales Legislación: Ley 1221 de 2008 Jurisprudencia: Sentencia C- 337 de 2011
- 5. TELETRABAJO VENTAJAS • Conciliación entre las laborales personales y familiares • Reducción del desplazamiento • Aumento de la productividad • Disminución del absentismo laboral • Facilidades en la contratación de personal cualificado • Racionalización del trabajo (trabajo por objetivos) DESVENTAJAS • Teledisponibilidad • Autoexplotación, trabajo en exceso • El costo que genera la implementación (inicialmente) • No hay supervisión directa • Problemas de confidencialidad de la información de la empresa
- 6. PARTICULARIDADES DE LA LEY 1221 Modalidades Garantías laborales, sindicales y de seguridad social Registro de Teletrabajadores Red Nacional de Fomento al empleo Política Pública de fomento al teletrabajo y de Población vulnerable • Decreto reglamentario • • • • •
- 7. RECOMENDACIONES JURÍDICAS AL IMPLEMENTAR UN PILOTO DE TELETRABAJO • • • • • • • • Carácter voluntario del teletrabajo Reversibilidad del Teletrabajo Garantías laborales Obligaciones de seguridad y previsión de riesgos profesionales Autorización de visitas Sistemas de vigilancia y control Protección de datos personales Uso adecuado de equipos y programas informáticos
- 8. ¿QUÉ DEBE CONTENER EL ACUERDO DE TELETRABAJO? • Duración • Procedimiento de reversibilidad • Lugar definido para teletrabajar • Supervisión • Comunicación • Asistencia técnica • Costos asociados con conexiones, líneas telefónica, internet, energía (empleador) • Red de atención de urgencias • Periodicidad de visitas domiciliarias
- 9. II PARTE USO DE HERRAMIENTAS TIC EN EL ÁMBITO LABORAL
- 10. CONFLICTO DEL USO DE LAS TIC EN EL LUGAR DE TRABAJO Uso de TIC para fines no laborales Medidas tecnológicas tomadas por el empleador en su facultad disciplinaria Equilibrio entre el uso de las TIC para supervisar y el respeto por los derechos fundamentales
- 11. MARCO LEGAL • No hay legislación especial. • Constitución Política • Código Sustantivo del Trabajo • Ley 1266 de 2008 • Sentencia C- 1011 de 2008 • Ley 1273 de 2009 • (Tener en cuenta la próxima ley de protección de datos personales)
- 12. LIMITES DEL EMPLEADOR EN EL CONTROL DE LOS TRABAJADORES Habeas Data Buen Intimidad nombre TIC Honra Propia imagen Información
- 13. CONSTITUCIÓN POLÍTICA • «Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privada (…) La correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables. Sólo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades que establezca la ley» (artículo 15 de la Constitución Política) • «Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su pensamiento y opiniones, la de informar y recibir información veraz e imparcial, y la de fundar medios masivos de comunicación…» (artículo 20 de la Constitución Política) • «Toda persona tiene derecho al reconocimiento de su personalidad jurídica» (artículo 14 de la Constitución Política)
- 14. DERECHO A LA INTIMIDAD «La intimidad, el espacio exclusivo de cada uno, es aquella órbita reservada para cada persona y de que toda persona debe gozar, que busca el aislamiento o inmunidad del individuo frente a la necesaria injerencia de los demás, dada la sociabilidad natural del ser humano» (Sentencia T-969 de 1996) Formas de vulneración 1. Intromisión o intrusión a la orbita que la persona se ha reservado 2. Divulgación de hechos privados 3. Presentación mentirosa o deformada de circunstancias personales
- 15. DERECHO AL BUEN NOMBRE «La buena opinión o fama adquirida por un individuo en razón a la virtud y al mérito, como consecuencia necesaria de las acciones protagonizadas por él» «Este derecho está atado a todos los actos o hechos que una persona realice y por las cuales la sociedad hace un juicio de valor sobre sus virtudes y defectos» Sentencia T- 494 de 2002
- 16. DERECHO AL HABEAS DATA «Es aquel que otorga la facultad al titular de datos personales, de exigir a las administradoras de datos personales el acceso, inclusión, corrección, adición, actualización, y certificación de los datos, así como la limitación en las posibilidades de divulgación, publicación o cesión de los mismos, conforme a los principios que informan el proceso de administración de bases de datos»
- 17. DERECHO A LA PROPIA IMAGEN «La imagen o representación externa del sujeto tiene su asiento necesario en la persona de la cual emana y, por tanto, afecta lo que en estricto rigor constituye un derecho o bien personalísimo (…) De ahí que con las limitaciones legítimas deducibles de las exigencias de la sociabilidad humana, la búsqueda del conocimiento y demás intereses públicos superiores, se estime que toda persona tiene derecho a su propia imagen y que, sin su consentimiento, ésta no puede ser injustamente apropiada, publicada, expuesta, reproducida o comercializada por otro» (Sentencia T- 090 de 1996)
- 18. EL DERECHO A LA INTIMIDAD EN EL ÁMBITO LABORAL Derechos laborales específicos Se ejerce solo dentro del ámbito laboral, como el derecho a la negociación colectiva, derecho al salario, derecho de asociación sindical Derechos laborales inespecíficos Son aquellos que se ejercen fuera del ámbito laboral, pero se hacen efectivos dentro de la relación laboral en razón a la naturaleza jurídica que se pretenda hacer valer. Ej.: derecho a la intimidad, lo ejerce dentro y fuera de una relación laboral.
- 19. USOS Y COMPORTAMIENTOS LABORALES • Uso para los fines de la Empresa • Tareas exclusivamente relacionadas con la actividad profesional • Uso abusivo del correo electrónico e internet • A veces va en contra de los intereses de la compañía • Puede considerarse como situaciones de absentismo laboral • Pueden ser susceptibles de ser controlados por el empleador
- 20. SE DEBE TENER EN CUENTA TRES ASPECTOS AL MOMENTO DE IMPLEMENTAR UNA MEDIDA TECNOLOGICA IDONEIDAD PROPORCIONALIDAD NECESIDAD
- 21. LA FACULTAD DE DIRECCIÓN DEL EMPLEADOR C.S.T. Artículo 23 Elementos esenciales (…) b) La continuada subordinación o dependencia del trabajador respecto del empleador, que faculta a éste para exigirle el cumplimiento de órdenes, en cualquier momento, en cuanto al modo, tiempo o cantidad de trabajo, e imponerle reglamentos, la cual debe mantenerse por todo el tiempo de duración del contrato. Todo ello sin que afecte el honor, la dignidad y los derechos en concordancia con los trabados o convenidos internacionales que sobre derechos humanos relativos a la materia obliguen al país. LIMITES: La buena fe La ley
- 22. LIMITES DE LA FACULTAD DE DIRECCIÓN DEL EMPLEADOR • C.S.T Articulo 57 núm. 5. Obligaciones del empleador. Son obligaciones especiales del patrono.: «Guardar absoluto respeto a la dignidad personal del trabajador, a sus creencias y sentimientos» • C.S.T Articulo 59 núm. 9 Prohibiciones del empleador «Se prohíbe a los patronos: Ejecutar o autorizar cualquier acto que vulnere o restrinja los derechos de los trabajadores o que ofenda su dignidad
- 23. CONDUCTAS DEL EMPLEADOR QUE PUEDEN CONSTITUIRSE COMO DELITOS • Artículo 192. Violación ilícita de comunicaciones. El que ilícitamente sustraiga, oculte, extravíe, destruya, intercepte, controle o impida una comunicación privada dirigida a otra persona, o se entere indebidamente de su contenido, incurrirá en prisión de uno (1) a tres (3) años, siempre que la conducta no constituya delito sancionado con pena mayor. • Artículo 269C: Interceptación de datos informáticos. El que, sin orden judicial previa intercepte datos informáticos en su origen, destino o en el interior de un sistema informático, o las emisiones electromagnéticas provenientes de un sistema informático que los transporte incurrirá en pena de prisión de treinta y seis (36) a setenta y dos (72) meses. • Artículo 269F: Violación de datos personales. El que, sin estar facultado para ello, con provecho propio o de un tercero, obtenga, compile, sustraiga, ofrezca, venda, intercambie, envíe, compre, intercepte, divulgue, modifique o emplee códigos personales, datos personales contenidos en ficheros, archivos, bases de datos o medios semejantes, incurrirá en pena de prisión de cuarenta y ocho (48) a noventa y seis (96) meses y en multa de 100 a 1000 salarios mínimos legales mensuales vigentes.
- 24. ¿PUEDE EL TRABAJADOR ACCEDER A INTERNET O UTILIZAR EL CORREO ELECTRÓNICO DENTRO DEL HORARIO DE TRABAJO? La regla general es que el trabajador puede utilizar el correo electrónico e internet para fines laborales y no personales. No esta permitido para fines personales, inclusive podría llegar al despido con justa causa, revisando el artículo 60 núm. 8 Se prohíbe a los trabajadores: «Usar útiles o herramientas suministradas por el patrono en objetos distintos del trabajo contratado» EL EMPLEADOR DEBE TOLERAR CIERTOS USOS, DEBIENDO EL TRABAJADOR USAR DE MANERA MODERADA LAS HERRAMIENTAS TECNOLOGICAS FACILITADAS POR LA EMPRESA, SIN INCURRIR EN ABUSOS
- 25. ¿PUEDE EL EMPLEADOR INGRESAR AL ORDENADOR DEL TRABAJADOR SIN VULNERAR DERECHOS FUNDAMENTALES? Los trabajadores deben conocer y aprobar con carácter previo, el posible control de las herramientas tecnológicas puestas a disposición por parte de la empresa. Clausula contractual/ otro si Reglamento interno de trabajo Hay una expectativa de intimidad, que en cualquier caso debe ser considerada
- 26. NECESIDAD DE CONTROL DE LOS MEDIOS INFORMÁTICOS POR PARTE DEL EMPLEADOR Controlar que se cumplen con las obligaciones encomendadas, inclusive los usos de los medios de producción, en este caso, los medios informáticos. Necesidad de coordinar y garantizar la continuidad de la actividad laboral en los supuestos de ausencia de los trabajadores Protección del sistema informático de la empresa Prevención de responsabilidades que pueden derivar de la empresa en algunas formas ilícitas de uso frente a terceros
- 27. VALIDEZ DEL CONTROL REALIZADO SOBRE LOS MEDIOS INFORMÁTICOS Necesidad de justificación o habilitación específica para el control Límites del control empresarial sobre los medios informáticos. Posible vulneración de la dignidad del trabajador Presencia de los representantes de los trabajadores Realización del registro en el espacio y horas de trabajo. En algunos casos será necesario
- 28. ¿QUÉ HA DICHO LA CORTE? Sentencia T -405/07 «El hecho de que se tratara de una herramienta de trabajo compartida, no autorizaba a ningún miembro de la Institución el ingreso, no consentido, a archivos personales ajenos, y mucho menos la extracción, manipulación, exhibición y uso de esa información personal» «Le hubiese bastado con emitir un informe sobre lo que consideraba uso indebido o no autorizada de los elementos de trabajo para adoptar las determinaciones de contenido disciplinario o laboral que pudieran derivarse de tal comportamiento» «La información se encontraba guardada en una carpeta personal, no expuesta a la vista pública por voluntad de la actora, quienes ingresaron a ella debieron superar los controles técnicos usuales para el acceso a un archivo de computador. De tal manera que sí hubo una indebida intromisión en una información que sólo concernía a su titular, y que estaba amparada por la reserva que impone el derecho a la intimidad personal. La relación laboral existente entre actora y demandada no autorizaba esta invasión a aspectos de la vida privad»
- 29. PROCEDIMIENTO Como lo pone de presente la doctrina especializada, la prueba ilícita, más específicamente, “...es aquella cuya fuente probatoria está contaminada por la vulneración de un derecho fundamental o aquella cuyo medio probatorio ha sido practicado con idéntica infracción de un derecho fundamental. En consecuencia,... el concepto de prueba ilícita se asocia a la violación de los citados derechos fundamentales", hasta el punto que algunos prefieren denominar a esta prueba como inconstitucional (Vid: 'Corte Constitucional, sentencia SU-159-02)
- 30. REGLAMENTO PARA EL TRABAJADOR • Uso del PC´s y ordenadores portátiles • Uso responsable de Internet • Uso razonable y responsable del correo electrónico y otras formas de mensajería electrónica • Uso de teléfonos móviles o fijos • Puesto de trabajo seguro y escritorio limpio • Uso de impresoras y otros equipos de la oficina
- 31. RECOMENDACIONES • Manual: Sistemas de gestión de la seguridad de la información • Otrosi al contrato laboral • Campañas masivas en la compañía, en educación, concientización de los riesgos del uso no adecuado de las TIC • Manuales de usos y procedimientos, estrictos, y que sepan que están siendo monitoreados • Filtros técnicos y legales
- 32. III PARTE PROTECCIÓN DE DATOS Y SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
- 33. PROTECCIÓN DE DATOS EN COLOMBIA. LEGISLACIÓN • Ley 1266 de 2008 • Sentencia C- 1011 de 2008 • Ley 1273 de 2009 • «Ley de protección de datos personales» Proyecto de ley No. 241 DE 2011 Senado, acumulado con el proyecto de ley No. 229 de 2011 Senado
- 34. PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES. ELEMENTOS Autorización Base de datos Dato personal Encargado del tratamiento Responsable del tratamiento Titular Tratamiento
- 36. DEBERES DE LOS RESPONSABLES DE DATOS Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
- 37. DEBERES DE LOS RESPONSABLES DE DATOS Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
- 38. DEBERES DE LOS RESPONSABLES DE DATOS Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley.
- 41. RECOMENDACIONES JURÍDICAS • Diseño de Políticas de Protección de Datos y Privacidad en las empresas. • Auditorias de cumplimiento de la ley de Protección de Datos. • Registro de las bases de datos personales y de los operadores y administradores de las mismas ante la Autoridad Nacional de Protección de Datos personales. • Contratos relacionados con la protección de datos entre los distintos sujetos: fuentes, operadores, usuarios. • Reclamaciones, peticiones administrativas y litigios relacionados con la protección de datos personales. • Autoria de incidentes relacionados con la administración de datos personales.