Requisitos de un acto protocolario en un simposium
- 1. Tema: Requisitos de un acto protocolario en un simposio Materia: Protocolo Empresarial Y Relaciones Publicas Catedrático: Roció Margarita Uresti Marín Alumno : Eliseo Barrón Fortuna
- 2. En un acto ceremonial, se utilizan una serie de piezas, medios, materiales y escenarios para la celebración del evento, donde se debe cuidar el más mínimo detalle. Lo que se utilice debe ser uniforme y acorde con la de imagen institucional guardando la sobriedad, buscando siempre la sencillez y el buen gusto en la preparación de los escenarios.
- 3. El Protocolo institucional se convierte en la imagen de la organización en sus presentaciones sociales, se aplica en diferentes ámbitos organizacionales. Sin embargo, lo importante es su alineación con la estrategia que la universidad quiere transmitir como entidad y como marca, junto con el talento humano que la conforma.
- 4. Al momento de pensar en organizar una actividad de cualquier índole bien sea: académica, deportiva, social, cultural, etc., por mínimo que sea debemos cuidar nuestra imagen y saber qué clase de protocolo se necesita y se debe cumplir de acuerdo al tipo de evento y filosofía de la universidad. Es importante conocer las técnicas de la práctica protocolaria, a la planificación de cada uno de los tipos de actos, los cuales exigen aplicaciones específicas.
- 5. PLANEACIÓN: Es muy importante tener claro que se pretende con el evento, su filosofía, su finalidad y sus objetivos. Por lo anterior debemos identificar los siguientes aspectos para la organización de un acto Objetivo: clase de evento (comercial, cultural, académico, institucional, deportivo, social, religioso, familiar o de Estado), cuál es el propósito y a quién va dirigido
- 6. Actividades a desarrollar: Permite definir si se requiere salones alternos, ayudas audiovisuales, apoyo fotográfico, internet, diseño de imágenes o escenarios virtuales, Wi-Fi entre otros. Hora: Está sujeta a la característica del evento. Si es una rueda de prensa lo ideal es programarla para las 10 de la mañana. • Fecha: Revisar la programación institucional para evitar que el evento se cruce con otras actividades que le resten visibilidad.
- 7. PROTOCOLO: • Guión: Una vez se tiene claro lo que queremos decir, buscamos la idea central para hacer el guión y establecer el cómo lo hacemos. Esta herramienta permite ordenar por escrito el programa de la ceremonia y contiene la estructura del programa. El guión o libreto contempla cuatro (4) partes: Bienvenida Introducción (motivo que convoca a los invitados) Destacar la presencia del personaje que da realce a la ceremonia y demás miembros de la mesa principal o de honor. Despedida
- 8. Medios de Comunicación: es importante convocar a los Medios de Comunicación cuando el acto amerite difusión con medios externos y una vez conseguido, enamorarles con nuestro evento, impactarles y hacerles llegar plenamente los objetivos y los mensajes. Para ello, se debe diseñar el acto teniendo en cuenta las técnicas de interés periodístico y las necesidades de los medios: prensa escrita, fotógrafos, radio, televisión. Cada uno tiene sus propias exigencias. Todo acto tiene que interesar a los medios, buscando eso sí, que el máximo interés se concentre, desde el punto de vista gráfico, en aquello que recoja los objetivos y mensajes del evento y la venta de nuestra imagen
- 9. • Comprensión visual: Hace referencia a la comunicación no verbal. No olvidemos que los elementos son transmisores de información y deben complementar a las técnicas orales. En ocasiones lo visual impacta más que la palabra. Por ejemplo: la iluminación como valor descriptivo, expresivo y simbólico. El reflejo, las sombras, la temperatura. Todos ellos son elementos que nos obligan a plantearnos los materiales, las texturas, las formas de evitar distorsionar la imagen.
- 10. Sonido: Contratar o solicitar el sonido necesario para amplificar. Si el espacio es cerrado o abierto deben tener en cuenta las especificaciones de mayor o menor potencia. Hacer pruebas antes de dar inicio al evento. • Material POP: Garantizar la adecuada presencia institucional a través de pendones, pasacalles, camisetas, gorras, lapiceros, etc. Si es el caso debe prepararse material de apoyo (cartillas, carpetas, volantes, etc.) • Seguridad y equipos de emergencia: La planificación de este tipo de dispositivos ésta directamente vinculada con las dimensiones del acto que tenemos entre manos. Un espacio seguro no solo es el que está protegido, sino aquel en que se han puesto las medidas necesarias para que nada malo suceda. Eventos como una visita del Presidente, Ministro, Embajador y otros, están condicionados al diseño de un dispositivo de seguridad.
- 11. https://www.javerianacali.edu.co/sites/ujc/files/ node/.../manual_de_protocolo_0.pdf lagos.cl/.../017cfc85c9fc0f85e5b7498b62b57e6 2Manual%20de%20Procedimientos... www.protocolouniversitario.ub.edu/.../manual_p ara_la_organizacion_de_actos_en_la... https://www.protocolo.org › Ceremonial › Actos y eventos