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Sistemas de Gestión de Archivos y Museos Belarmina Benítez de Vendrell Posadas, Misiones (AR), 2005

Contenidos Archivos y Museos. Los archivos documentales. Sistemas de gestión de archivos

Archivos y Museos Archivo “ Lugar donde se reciben, conservan, describen, administran y utilizan la archivalía y eventualmente documentos históricos. Archivalía es el conjunto de documentos producidos o recibidos por una institución o individuos a partir de sus actividades y conservados orgánicamente.” (Manual de selección documental. Manuel Vázquez. Córdoba. CIDA, 1980)

Archivos y Museos Museos “ Los museos están destinados a la preservación, investigación y la comunicación de las evidencias materiales del hombre y su medio ambiente, esto es, su patrimonio cultural y natural”. (Vázquez, Manuel . Manual de selección documental . Córdoba. CIDA, 1980)

Semejanzas y diferencias entre archivos y museos En: Lena Vania Ribeiro Pinheiro. Estructuras de información en Museos y Archivos [Curso]. Montevideo: CRNTI, 1999 ARCHIVO MUSEO Tipo de documento Ejemplar único Ejemplar único Tipo de conjunto Fondos (origen) Colección (función y contenido) Productor Entidad Administrativa o individuo Actividad humana, individual y/o colectiva Tipos de producción Administrativa. Legal, jurídica, funcional Cultural, artística, funcional Objetivo Probar, testimoniar Instruir, informar, entretener Formas de ingreso al fondo o colección Pasaje natural, desde la fuente creadora / productora Compra, donación, canje, fuentes múltiples Público Entidad productora; público en general Público en general

2. Los archivos documentales 2.1. Concepto Conjunto de documentos reunidos por las personas jurídicas, publicas o privadas, en el ejercicio de sus actividades, con una determinada finalidad: gestión administrativa, información, cultura, investigación. Espacio físico donde se localizan los documentos. Institución encargada de la custodia, control y difusión de determinados fondos.

2. Los archivos documentales 2.1. Concepto Son conjuntos orgánicos de documentos que reflejan el orden interno de la institución que lo origina. Los documentos se producen como resultado del ejercicio de actividades concretas. Tienen por finalidad testimoniar o probar un hecho determinado.

2. Los archivos documentales 2.2. Clasificación s/documentación o edad documental Administrativo o de gestión Activos Central Intermedio Pasivos Histórico

2. Los archivos documentales 2.2. Clasificación Públicos Según órgano productor Privados Locales Según ámbito geopolítico Provinciales Regionales Generales

2. Los archivos documentales 2.3. Organización general

2. Los archivos documentales 2.4. Organización documental P R I N C I P I O S B A S I C O S Conservación Veracidad Custodia en la Información Reserva Integridad Respeto Gestión Honestidad Calidad del Servicio

2. Los archivos documentales 2.5. El procesamiento : Clasificación Instrumento de Clasificación : CUADRO DE CLASIFICACIÓN DE FONDOS Orgánica Funcional Tipos de clasificación: Mixta Sistemática

2. Los archivos documentales 2.5. El procesamiento : Clasificación Dentro de cada serie, los documentos y expedientes que la componen deberán ser individualizados y agrupados según el orden en que se han producido y respetando la serie y subserie documental definida en el Cuadro de Clasificación Documental .

2. Los archivos documentales 2.5. El procesamiento : Clasificación Un sistema de clasificación elaborado a partir de las funciones y procedimientos de la UNISALLE y en el cual se refleja la conformación orgánico-funcional del fondo

2. Los archivos documentales 2.5. El procesamiento: Ordenación Onomástica Geográfica De materias o temática mixta numérica cronológica alfabética ORDENACIÓN

2. Los archivos documentales 2.5. El procesamiento Signaturación y sellado Datación Numeración y foliación Agregación

3. Sistemas de gestión de archivos 3.1. Objetivos Descripción y recuperación de documentos. Control de la circulación de documentos. Gestión del calendario de conservación/eliminación Control del espacio disponible en el depósito.

3. Sistemas de gestión de archivos 3.1. Sistema de clasificación Cuadro de Clasificación y calendario de conservación Nombre de las secciones, series y subseries Código de clasificación Nivel jerárquico Normativa a la que está sujeta cada agrupación documental ( ordenación interna, plazos de conservación, valor legal e histórico)

Sistemas de gestión de archivos 3.2. Gestión de los documentos Módulo de descripción (define los tipos de registros) Módulo de consulta Módulo de visualización e impresión de documentos

3. Sistemas de gestión de archivos 3.3. Gestión archivística Transferencias Cambios de soporte Conservación / Eliminación

3. Sistemas de gestión de archivos 3.3. Gestión del espacio Codificación de depósitos Estanterías disponibles Unidades de instalación (cajas, legajos, etc.) Volumen de altas y bajas

3. Sistemas de gestión de archivos 3.4. Gestión de usuarios y préstamo Consulta y préstamo interno Investigadores externos Temas investigados

3. Sistemas de gestión de archivos 3.5. Estadísticas Operaciones de préstamo y consulta Estado documental Estado de espacio físico

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