Modulo 3

Módulo 3
Sistema Institucional de Archivos (SIA)

3.1 Elementos del Sistema
Institucional de Archivos (SIA)

▶ Séptimo. El Sistema Institucional de Archivos es el conjunto
de estructuras, funciones, registros,
procesos, procedimientos y criterios que desarrolla cada
sujeto obligado, a través de la ejecución de la
Gestión documental.
3
Sistema Institucional de Archivos3. Sistema Institucional de Archivos
Lineamientos para la Organización y
Conservación de los Archivos del
Sistema Nacional de Transparencia
(DOF 04/05/2016)
3.1.1 Definición del Sistema Institucional de Archivos (SIA)

II. CRITERIOS PARA LA SISTEMATIZACIÓN
3.1 Elementos del
Sistema Institucional
de
Archivos
Política interna del SIA
Grupo interdisciplinario de gestión
documental
Instrumentos de control y consulta archivística
Elementos de identificación de los documentos
Espacios y equipos para los archivos
Personal competente
Capacitación
Resguardo de documentos
3.1.2 Mapa general del SIA

Política Interna: Declaración de las más altas autoridades de la organización,
«con sus componentes normativos y operativos, para la debida
administración de sus archivos y gestión documental» (Lineamiento sexto,
fracción II).
Definiciones de los elementos
del Sistema Institucional de Archivos
3.1 Elementos del Sistema Institucional de
Archivos3.1.3 Política Interna del SIA

Grupo interdisciplinario: El conjunto de personas integrado por el titular del área
coordinadora de archivos; la unidad de transparencia; los titulares de las áreas de:
planeación estratégica, jurídica, mejora continua, órganos internos de control o sus
equivalentes, las áreas responsables de la información, así como el responsable del
Archivo histórico, con la finalidad de participar en la valoración documental.
(Lineamiento cuarto, fracción XXV).
Archivos3.1.4 Grupo interdisciplinario

Instrumentos de control y consulta
archivística: Cuadro general de clasificación
archivística, Catálogo de disposición
documental, los inventarios generales, de
transferencia o baja documental, así como
las guías de fondos y los catálogos
documentales. (Lineamiento Cuarto,
fracción XXVII).
Archivos
3.1.5 Instrumentos de
control y consulta
archivística

Elementos de identificación de expedientes: Los
expedientes deben incluir una portada o guarda
exterior, en la que se deben registrar los datos de
identificación del mismo, considerando el Cuadro
general de clasificación archivística. (Lineamiento
Décimo Quinto).
Archivos
3.1.6 Elementos de
identificación de expedientes

Espacios y equipos para los archivos:
Espacios «Infraestructura y equipamiento
para la administración de archivos y la gestión
Documental» (Lineamiento sexto, fracción
VIII).
Conservación de los Archivos del
Sistema Nacional de Transparencia
(DOF 04/05/2016)
Archivos
3.1.7 Espacios y equipos para
los archivos

❑ Comité de Transparencia
❑ Área Coordinadora de Archivos
❑ Responsable de Archivo de Trámite
❑ Responsable del Archivo de Concentración
❑ Responsable del Archivo Histórico
10
Lineamiento Décimo primero:
Conservación de los Archivos del Sistema
Nacional de Transparencia (DOF 04/05/2016).
Archivos
3.1.8 Instancias del Sistema Institucional de Archivos

Décimo primero. Las funciones generales de las áreas operativas que componen el
sistema institucional de archivos son las siguientes:
II. Responsable del Archivo de trámite:
a) Llevar a cabo la integración, organización, préstamo y consulta interna, así
como la disposición documental de los expedientes en su área o instancia de
adscripción, aplicando los instrumentos archivísticos respectivos;
11
Responsable del Archivo de Trámite
Archivos
3.1.9 Responsable del
archivo de trámite

b) Resguardar los expedientes y la información que haya sido clasificada, y
c) Las demás que establezcan las disposiciones jurídicas aplicables.
12
Responsable del Archivo de Trámite
Lineamientos para la Organización y Conservación de los
Archivos del Sistema Nacional de Transparencia (DOF
04/05/2016)
Archivos
3.1.9 El responsable del archivo
de trámite

Del Sistema Institucional de Archivos
Designación de Responsables
Ramírez, José Antonio (2016)
Metodología para la organización de los sistemas
institucionales de archivos. INAI-AGN, Ciudad de México
Cuaderno no. 1. Pp 65-85
Sistema
Institucional de
archivos
Designación del
Responsable por
el titular de la
dependencia o
entidad
Unidad de Correspondencia u
Oficialía de Partes
Área coordinadora de archivos
Archivo de concentración
Archivo histórico
Designación del
responsable por el
titular de la unidad
administrativa Archivo de trámite
3.1.10 Designación de responsables del SIA

3.2 Conformación de expedientes

- Hecho,
- Acto administrativo,
- Jurídico,
- Fiscal o Contable
Documento
de Archivo
3.2.1 El documento de archivo

Que se usa en el ejercicio de las facultades y actividades
Independientemente del soporte en el que se
encuentre (papel, foto, video, audio, etc.)
Documento
de Archivo

Fuster, F. (1999) Archivística, Archivo, Documento
de Archivo... Necesidad de Clarificar los
Conceptos. Universidad de Murcia, Pp. 105-109

Expediente
López, P., Galego, O. (2007) El documento de
archivo. Un estudio. Ed. Universidad de
Coruña. Monografías, no. 126. pp. 155-158.
3.2.2 El expediente

▪ Unidad documental constituida por uno o varios documentos de archivo.
▪ Ordenados y relacionados por un mismo asunto.
▪ Se identifica con una portada o guarda exterior.
III. DE LOS DOCUMENTOS CLASIFICADOS
Criterios de custodia y conservación
Expediente
3.2.3 Custodia y conservación de
expedientes

III. DE LOS DOCUMENTOS CLASIFICADOS
Criterios de custodia y conservación 3.2 Conformación
de expedientes
3.2.3 Custodia y conservación de
expedientes
Leyenda, en materia de clasificación
y desclasificación de la información

La descripción es la acción consisten en representar estructuradamente los materiales
archivísticos.
Es “la elaboración de una representación exacta de la unidad de descripción, y, en su
caso, de las partes que la componen mediante:
▶ La recopilación,
▶ Análisis,
▶ Organización y
▶ Registro de la información
Descripción
3.2 Conformación de expedientes3.2.4 La descripción

Lo anterior sirve para identificar, gestionar, localizar y explicar los documentos de
archivo, así como su contexto y el sistema que los ha producido”.
Descripción
Bonal, José Luis; Generelo, Juan José;
Travesí, Carlos (2006) “Manual de
Descripción Multinivel”, Junta de
Castilla y León, Consejería de Turismo y
Cultura, Pp. 15-20

La Gestión documental tiene un elemento articulador a lo largo del ciclo de vida de los
documentos y es precisamente la descripción.
En el antiguo paradigma archivístico, la descripción correspondía sólo a aquellas
unidades documentales que ameritaban su conservación durante el tiempo.
La Descripción: como función integrada de la gestión
documental.

“En los archivos administrativos, como en los intermedios, la descripción va dedicada a
servir a documentos puntuales, por lo que, con los índices que se van componiendo al
ordenar los documentos en sus series, los simples y los complejos (expedientes), por lo
que servicio de recuperación está resuelto”.
Cortés Alonso, Vicenta. (1989) La descripción en los
archivos hoy. B. Anabad XXXIX, num. 1, p. 21
La Descripción: como función integrada de la gestión
documental.

La descripción de los elementos que conforman la portada de los expedientes, se
realiza a partir de las recomendaciones de la norma ISAD-G. (Norma Internacional
General de Descripción Archivística), por sus siglas en inglés.
La descripción multinivel es una técnica de análisis documental consistente en
describir un fondo y, si es necesario, las partes que lo integran en cada nivel,
relacionando las descripciones resultantes de manera jerárquica.
Descripción multinivel
3.2 Conformación de expedientes3.2.5 Descripción multinivel

Dicho de otro modo: la descripción multinivel consiste en describir un fondo y las
agrupaciones, o niveles, que se encuentran dentro de él, hasta llegar, cuando sea
preciso, al nivel de documento.
Los diferentes niveles de descripción que pueden existir coinciden con los niveles de
organización documental.
Descripción multinivel
3.2 Conformación de expedientes3.2.5 Descripción multinivel

Niveles de Documentos
3.2 Conformación de expedientes3.2.6 Niveles de documentos

Dependiendo del nivel que describamos, distinguimos dos tipos de descripciones:
▶ 1. Macro-descripciones. Son las descripciones de los niveles intelectuales. Se
trata de descripciones de carácter colectivo, que presentan información
relativa al nivel objeto de descripción y a los niveles inferiores.
▶ 2. Micro-descripciones. Son las descripciones de los niveles físicos. Son
descripciones individuales, relativas expresamente al nivel descrito.
Tipo de descripciones
3.2 Conformación de expedientes3.2.7 Tipos de descripciones

Reglas teóricas que deben ser aplicadas a lo largo de
todo el proceso:
▶ 1. Regla de descripción de lo general a lo
específico. Según esta regla las descripciones
deben presentarse en orden jerárquico
descendente, comenzando por el fondo (nivel
superior) hasta el nivel de descripción más
detallado que sea preciso.
ISAD-G: Norma Internacional de Descripción Archivística
3.2 Conformación de expedientes3.2.8 Reglas de la Norma ISAD G

▶ 2. Regla de información pertinente. En cada nivel es preciso
proporcionar la información que afecte solamente a ese
nivel.
Sin embargo en los niveles inferiores normalmente será
necesario utilizar menos elementos informativos y las
descripciones, en consecuencia, serán más breves.
Reglas de la ISAD (G)
3.2.8 Reglas de la Norma ISAD G

▶ 3. Regla de vinculación de las descripciones. Cada descripción
debe estar vinculada con el nivel inmediatamente superior.
Por esta razón la descripción multinivel.
▶ 4. Regla de no repetición de información. Toda información
proporcionada en un nivel superior (común, por tanto, a los
niveles. (Lo que resulta en descripciones reducidas).
Reglas de la ISAD (G)
3.2 Conformación de expedientes3.2.8 Reglas de la Norma ISAD G

ISAD(G) presenta 26 elementos informativos estructurados en
siete áreas:
▶ 1. Área de identificación. Presenta los datos básicos para
identificar cualquier unidad de descripción.
▶ 2. Área de contexto. Contiene información relativa al
contexto de producción y formación de la unidad de
descripción.
Áreas y elementos de descripción
3.2 Conformación de expedientes3.2.9 Áreas y elementos de
descripción de la ISAD G

▶ 3. Área de contenido y estructura. Cuenta con
elementos relativos a la organización y el contenido de
la unidad de descripción.
▶ 4. Área de acceso y utilización. Presenta información
de diferente tipo relacionada con el acceso a la unidad
de descripción.

▶ 5. Área de documentación asociada. Formada por un conjunto
de elementos relativos a la existencia de documentación
complementaria a la unidad de descripción.
▶ 6. Área de control de la descripción. Permite controlar el
proceso de creación y mantenimiento del registro descriptivo.
▶ 7. Área de notas. Se refiere a indicar cualquier otra información
relevante que no se señala en el resto de las áreas.

3.3 Instrumentos de Control y
Consulta Archivística

De la Gestión documental
Elaborados por el
Responsable del área
coordinadora de
archivos,
Cuadro de clasificación
archivística
Catálogo de disposición
documental
Inventarios documentales:
-General
-Transferencias 1ª y 2a
- Baja
3.3 Instrumentos de Control y Consulta
Archivística
3.3.1 ¿Cuáles son los Instrumentos de
control y conservación?

37
I. El cuadro general de clasificación archivística;
II. El catálogo de disposición documental;
III. Los inventarios documentales;
IV. La guía simple de archivos (o guía de archivo documental, a partir de la
nueva legislación en materia de transparencia).
¿Con qué vamos a organizar?
Archivística
3.3.1 ¿Cuáles son los Instrumentos de control y
conservación?

En particular, en la administración de los archivos de trámite, se utilizan:
▶ Cuadro de Clasificación Archivística
▶ Inventario General e Inventario de transferencia primaria
▶ Catálogo de disposición documental
38
Archivística
3.3.1 ¿Cuáles son los Instrumentos de control y
conservación?

Los instrumentos de control y consulta archivística que se
utilizan en la administración de los archivos son:
▶ Cuadro de Clasificación Archivística: Es el
instrumento técnico que refleja la estructura de un
archivo con base en las atribuciones y funciones de
cada sujeto obligado (LFA, Artículo 4, fracc. XVII).
Archivística
3.3.2 Cuadro de clasificación archivística

Archivística
3.3.4 Los inventarios
➢ Los Inventarios: Instrumentos de consulta que describen
las series y expedientes de un archivo y que permiten su
localización (inventario general), transferencia primaria
o secundaria (inventario de transferencia) o baja
documental (inventario de baja documental) (LFA,
artículo 4, fracción XXVII);

▶ Catálogo de disposición documental: Registro
general y sistemático que establece los valores
documentales, los plazos de conservación, la
vigencia documental, la clasificación de reserva o
confidencialidad y el destino final (LFA, artículo 4,
fracción X).
Archivística
3.3.3 Catálogo de disposición documental

42
Estructura del Cuadro General de Clasificación
Archivística
- Fondo.- conjunto de documentos producidos orgánicamente por
una dependencia o entidad, con cuyo nombre se identifica
Archivística

43
Archivística
- Sección.- cada una de las divisiones del fondo, basada en las
atribuciones (funciones) de cada dependencia o entidad de
conformidad con las disposiciones legales aplicables
Archivística

44
Archivística
- Serie.- división de una sección que corresponde al conjunto de
documentos producidos en el desarrollo de una misma atribución
general y que versan sobre una materia o asunto específico
Archivística

45
¿Cómo vamos a conservar?
FONDO
SECCIÓN SECCIÓN
SERIESERIE SERIE
SUBSERIESUBSERIESUBSERIE
EXPEDIENTE EXPEDIENTE EXPEDIENTE
UNIDAD
DOCUMENTAL
SECCIÓN
UNIDAD
DOCUMENTAL
UNIDAD
DOCUMENTAL

3.4 Ciclo de vida de la
documentación

Archivos de
Trámite
Expurgo
Archivos de
Trámite
Archivos de
Trámite
Fase Activa
Valores
Primarios
(Vigencia documental)
[Administrativo, legal, contable]
Archivo de
Concentración
Fase Semiactiva
Transferencia
Secundaria Archivo
Histórico
Valores
Secundarios
[testimonial, evidencial
informativo]
Fase Inactiva
Eliminación
(Baja documental)
3.4 Ciclo de vida de la documentación
3.4.1 Esquema del
ciclo de vida

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