Sistema de Gestión Docuemntal

La gestión documental es el conjunto de
principios, métodos y procedimientos orientados
a lograr una eficiente organización y
funcionamiento de los archivos lo cual permite
determinar cada uno de los ciclos de los
documentos y así identificar y asegurar su
conservación o eliminación.

Las entidades publicas deben contar con Sistema de Gestión
Documental que les permita:
 Organizar los documentos físicos y electrónicos: esto se logra con
a realización e implementación de cuadros de clasificación.
 Establecer plazos de conservación y eliminación: estos plazos los
podemos determinar con la implementación de las tablas de
retención documental (TRD) y las tablas de valoración documental
(TVD) en las cuales encontraremos los tiempos y procedimientos
de conservación de los documentos que manejemos.
 Ejecutar procesos de eliminación parcial o completa: Esto de
acuerdo con los tiempos establecidos en la TVD y TRD.

• Garantizar la autenticidad de los documentos de
archivo y la información a lo largo del ciclo de
vida de los documentos.
• Mantener la integridad de los documentos: Esto
se logra agrupando los documentos por series,
subseries y asuntos.
• Permitir y facilitar el acceso y disponibilidad de
los documentos: Se debe tener a disposición la
documentación para consulta ciudadana o de
entidades interesadas en la información de los
documentos.
• Preservar los documentos y sus agrupaciones:
Se debe tener en cuenta que los las series
documentales deben permanecer siempre juntas
independientemente de los procedimientos a los
cuales serán sometidos.

La gestión adecuada de los documentos debe basarse en
el desarrollo de las funciones de las entidades públicas,
sus dependencias y funcionarios, así como los
procedimientos, procesos y manuales administrativos de
acuerdos con las reglas establecidas. Para lograrlo
debemos tener en cuenta las siguientes características:

Conformidad: Lo primeros
que debemos hacer es
respaldar la
documentación partiendo
por los procesos que
realiza en la entidad.
Interoperabilida: Todos los
sistemas y programas
deben tener una
compatibilidad
Seguridad: Debemos
verificar que la
documentación
administrativa se encuentre
en un lugar seguro.
Metadescripción: Se debe
realizar la generación de
metadatos sean manuales
o digitales para recuperar
la información inicial de los
documentos.
Adición de contenido:
Debemos identificar que
nuevos contenidos
podemos agregar a los
documentos sin que se
altere su autenticidad
Diseño y Funcionamiento:
realizaremos un
sistema en el cual podamos
manejar la información de
una manera fácil y simple.
Gestión Distribuida: Se
buscara la manera y los
medios para lograr ofrecer
la capacidad de importar y
exportar los documentos.
Disponibilidad y Acceso:
debemos garantizar la
autenticidad, integridad e
inalterabilidad de los
documentos así como las
disponibilidad de los
mismos cuando sea
necesario.
Neutralidad tecnológica:
Podremos utilizar la
tecnología que creamos
conveniente siempre y
cuando cuente con las
recomendaciones y
normativas del ente rector.

Visita al Archivo general de la nación en la ciudad de Bogotá.
Investigación realizada en los procesos archivísticos del
grupo de gestión de proyectos.

VISITA A UNA ENTIDAD QUE IMPLEMENTA EL
SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Visita al Archivo general de la
nación en la ciudad de Bogotá.
Investigación realizada en los
procesos archivísticos del grupo
de gestión de proyectos.

El área de gestión de proyectos
es el encargado de llevar a
cabo procesos archivísticos de
otras entidades del estado
como por ejemplo: Presidencia
de la republica, Ministerio de
vivienda entre otros.

En mi visita al Archivo general
de la Nación tuve la oportunidad
de conocer acerca de los
procedimientos que se llevan a
cabo en la Gestión Documental
del Departamento
Administrativo de la Presidencia
de la Republica (DAPRE)
Guiada por el Coordinador del
proyecto el Señor Aycardo
Velaides quien me cuenta un
poco del trabajo realizado allí.

El señor Aycardo me cuenta que allí llevan a cabo todo el
proceso de organización de los documentos que están en un
Archivo de Gestión esto teniendo en cuenta las tablas de
retención documental (TRD) y las tablas de valoración
documental (TVD) realizadas por la Dapre. Este proyecto esta
conformado por dos grupos importantes en la ejecución del
programa de gestión documental uno directamente con
funcionarios de Dapre con quienes toman decisiones del
manejo y procedimientos a seguir con series documentales
que no están el las tablas y otro con el personal del Archivo
General de la Nación con quienes llevan a cabo la ejecución
de los procesos Archivísticos.

PROCEDIMIENTOS EN EL
PROYECTO
Aquí llevan a cabo diferentes
procedimientos archivísticos
tales como la clasificación,
ordenación, descripción,
almacenamiento de la
información en las bases de
datos para Dapre, encarpetado
y rotulación de las series
documentales.

Con esto concluye mi pequeña visita
al Archivo General de la Nación el
cual nos cuenta un poco acerca de
los procesos de Gestión Documental
que se llevan a cabo haciendo
claridad que para cada proyecto se
pueden manejar diferentes
procedimientos pero todos ellos
cumpliendo con la normatividad de
Archivos.

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